Quản lý - điều hành Quản trị công việc - dự án Quản lý dự án xây dựng: Phạm vi, kinh nghiệm và kỹ...

Quản lý dự án xây dựng: Phạm vi, kinh nghiệm và kỹ năng toàn diện nhất

MISA AMIS sẽ chia sẻ thông tin từ tổng quan tới chi tiết về quản lý dự án xây dựng – Tất tần tật những điều nhà quản lý cần biết để thành công. Hi vọng sẽ mang tới nhiều kiến thức hữu ích giúp các nhà quản lý dự án áp dụng thành công cho công trình của đội nhóm mình. 

[TẶNG BẠN] TEMPLATE QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG BẰNG EXCEL

Mục lục Ẩn

I. Tổng quan về quản lý dự án xây dựng

Quản lý dự án xây dựng là công việc quan trọng được thực hiện bởi các nhà quản lý dự án, bao gồm các quá trình từ những giai đoạn đầu tiên (hình thành ý tưởng và lập kế hoạch) cho tới giai đoạn nghiệm thu cuối cùng, nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu và dự định nhất định của dự án xây dựng theo đúng tiến độ đã xác định.

Quản lý dự án xây dựng là một trong những công việc có vai trò rất quan trọng nhất của một dự án xây dựng, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và tiến độ thực hiện của dự án.

Trong ngành xây dựng, để quản lý tốt các dự án xây dựng qua toàn bộ các giai đoạn từ khi bắt đầu tới kết thúc, đòi hỏi nhà quản lý nắm vững các kiến thức chuyên ngành liên quan và sở hữu các kỹ năng, công cụ cần thiết cho công việc.

CTA MGM 02

II. Các mô hình quản lý dự án xây dựng phổ biến nhất hiện nay 

1. Waterfall – mô hình thác nước

  • mô hình quản lý dự án liên tiếp, trong đó mỗi giai đoạn dự án phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
  • Ứng dụng nhiều trong xây dựng, vì các dự án xây dựng có cách tiếp cận cố định, theo cấu trúc và ít thay đổi trong suốt quá trình thực hiện.
  • Giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh do công việc tại mỗi giai đoạn đều cần hoàn thành tuần tự và có bước kiểm tra lại.
  • Thiếu linh hoạt là nhược điểm lớn nhất của Waterfall bởi các giai đoạn cần hoàn thành đúng tuần tự và khi mỗi giai đoạn đã kết thúc sẽ rất khó khăn và tốn kém để quay lại thực hiện thay đổi.

2. Agile – quản trị linh hoạt

  • Là mô hình ưu tiên tính linh hoạt, chia nhỏ dự án thành các các chu kỳ con để tập trung cải tiến liên tục, từ đó phát triển, hoàn thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.
  • Cũng có thể ứng dụng trong dự án xây dựng nhưng phù hợp hơn với ngành công nghệ thông tin, bởi ngành này yếu tố thời gian là ưu tiên hàng đầu.
  • Agile tập trung tăng cường tương tác thường xuyên với khách hàng, lắng nghe để ứng phó với những thay đổi đột ngột.

3. Lean – quản trị tinh gọn

  • Lean là một mô hình quản trị tập trung vào việc tạo giá trị cho đối tác, khách hàng, loại bỏ tối đa những lãng phí trong quá trình sản xuất, xây dựng, cung cấp sản phẩm, dịch vụ
  • Ưu điểm của Lean là giảm tối đa chi phí tồn kho, các hao phí không tạo ra giá trị.
  • Đây cũng là nhược điểm lớn nhất của mô hình này bởi nó ảnh hưởng tới vấn đề cung ứng, khi chỉ có số lượng nhỏ hàng tồn kho được lưu trữ sẽ dễ gây gián đoạn trong quá trình xây dựng nếu như nhà cung ứng không đáp ứng đủ hàng liên tục.

4. Six Sigma – quản lý chất lượng dự án

  • Mục tiêu của Six Sigma là quản lý chất lượng, cải thiện các quy trình dự án, lường trước và ngăn ngừa các lỗi và vấn đề xảy ra ngay khi chưa phát sinh.
  • Six Sigma đòi hỏi cần có định hướng cụ thể và rõ ràng từ giai đoạn đầu, các thành viên dự án đi sâu phân tích và kiểm soát các tác nhân chính có thể ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể.
  • Mô hình này giúp giảm thiểu tối đa lỗi và chi phí sửa hàng, tăng cường sự ổn định về quản trị, gia tăng sự hài lòng cho khách hàng.
  • Song, nhược điểm là Six Sigma tập trung nhiều vào chất lượng nên không tối ưu về chi phí, đòi hỏi đầu tư nhiều vào hệ thống máy móc, trang thiết bị, các khâu kiểm tra chất lượng chặt chẽ hơn.
[TẶNG BẠN] TEMPLATE QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG BẰNG EXCEL

III. Các giai đoạn cơ bản của quy trình quản lý dự án xây dựng

Một dự án xây dựng có thể khác nhau về quy mô, các bên liên quan, ngân sách … nhưng đều cần có một quy trình quản lý rõ ràng. Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng là các bước được vạch ra chi tiết để đảm bảo sự thành công và tiến độ thực hiện. Quy trình này có thể chia thành 5 giai đoạn cơ bản dưới đây: 

1. Giai đoạn bắt đầu

Giai đoạn này bao gồm toàn bộ các bước cần thực hiện trước khi một dự án xây dựng được phê duyệt và đi vào hoạt động:

  • Thiết lập mục tiêu và tính khả thi: Các thành viên trong ban quản lý dự án xây dựng vạch ra các mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể mà dự án xây dựng cần đạt được, đo lường tính khả thi khi thực hiện chúng.
  • Thiết kế sơ đồ: Một bản phác thảo thiết kế xây dựng sẽ được tạo ra ở bước này, trong đó có thể hiện các yếu tố về chất liệu, màu sắc, kích thước, không gian,…
  • Tài liệu hợp đồng: Tài liệu này gồm các bản vẽ, thông số kỹ thuật cuối cùng được những người đặt thầu sử dụng để làm việc khi tiến hành dự án.

2. Giai đoạn tiền xây dựng

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cần phải xác định rõ ràng các nguồn lực của dự án như: phạm vi dự án, nhân lực, ngân sách,… và thiết lập các bản kế hoạch triển khai dự án xây dựng chi tiết. Ban quản lý đầu tư xây dựng sẽ làm việc với các cơ quan liên quan và chính quyền địa phương xin phê duyệt bản thiết kế công trình và xin cấp phép xây dựng sẽ được thực hiện. Khảo sát xây dựng, chuẩn bị mặt bằng trước xây dựng cũng được thực hiện ở giai đoạn này.

Sau khi đã hoàn thành xin cấp giấy phép, quy chuẩn xây dựng,… nhà quản lý dự án cần tổ chức quản lý, lưu trữ những tài liệu này xuyên suốt quá trình để dự án được đảm bảo thực thi đúng về mặt pháp lý.

3. Giai đoạn mua sắm vật tư

Nhóm dự án sẽ đặt mua hoặc thuê tất cả các vật tư xây dựng, công cụ, và dịch vụ cần thiết để sẵn sàng thi công công trình.

4. Giai đoạn xây dựng

Đây là giai đoạn thực thi tất cả các kế hoạch đã vạch ra trước đó. Việc lựa chọn nhà thầu, kiến trúc sư, kỹ sư uy tín là công việc rất quan trọng bởi đây sẽ là lực lượng trực tiếp thực hiện dự án.

Khi dự án được hoàn thành cơ bản, trước khi bàn giao cho chủ sở hữu, công trình cần được vận hành, chạy thử và thực hiện các công việc cần thiết để hạn chế tối đa những lỗi thi công, sự cố phát sinh.

5. Giai đoạn kết thúc

Nghiệm thu, kiểm định chất lượng công trình, quyết toán hoàn thành dự án. Nhà quản lý dự án và những người trong ban quản lý sẽ rà soát lại lần cuối những tồn đọng trong quá trình thi công công trình xây dựng, những hạn chế cần khắc phục để rút kinh nghiệm cho các dự án mới trong tương lai.

Kết thúc dự án nhưng những giấy tờ, dữ liệu có liên quan đến dự án xây dựng vẫn cần được lưu trữ và quản lý chặt chẽ, bởi lâu dài những tài liệu này có giá trị đặc biệt đối với chủ sở hữu công trình xây dựng.

QUẢN LÝ Dự án TOÀN DIỆN, TĂNG NĂNG SUẤT VỚI AMIS CÔNG VIỆC

IV. Quản lý tiến độ dự án xây dựng sao cho hiệu quả?

1. Các bước quản lý tiến độ dự án xây dựng

  • Lập kế hoạch quản lý tiến độ
  • Xác định các công việc cần thực hiện
  • Sắp xếp thứ tự thực hiện công việc
  • Dự tính nguồn lực thực hiện công việc
  • Dự tính thời hạn thực hiện công việc
  • Xây dựng tiến độ
  • Theo dõi và quản lý tiến độ

Sau khi nắm được quy trình và các công việc cần thực hiện, doanh nghiệp cần thể hiện những nội dung này khớp với thực tế bằng văn bản, bảng biểu, mẫu báo cáo thay vì bằng mắt nhìn hay báo cáo miệng.

[TẶNG BẠN] TEMPLATE QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG BẰNG EXCEL

2. Các hình thức báo cáo quản lý tiến độ dự án xây dựng phổ biến

a. Ứng dụng chat: Zalo, Skype, SMS…

Các nền tảng, ứng dụng chat được sử dụng phổ biến để báo cáo tiến độ, bởi sự đơn giản, dễ sử dụng, dễ kết nối và hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên lại tồn tại nhiều hạn chế:

  • Nếu một dự án có nhiều đầu việc, tỷ trọng công việc & mức độ quan trọng khác nhau, nhà quản lý sẽ không nhìn được tiến độ tổng quan của dự án theo luồng tiến độ.
  • Dễ bị trôi tin, nhà quản lý khó nắm bắt tình hình thực hiện hoặc dễ bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
  • Không có cái nhìn tổng quan về nguồn lực (con người và chi phí) bởi sự báo cáo rời rạc, khó kiểm soát công việc đã giao, tình hình phân bổ nguồn lực cụ thể để điều chỉnh kịp thời.

b. Excel

Quản lý dự án xây dựng bằng Excel là một công cụ miễn phí tuyệt vời giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin tổng quan về dự án xây dựng dễ dàng:

  • Ai đang thực hiện những công việc gì
  • Tiến độ thực hiện của từng công việc
  • Mức độ ưu tiên cho từng công việc…
  • Quản lý lịch làm việc thông qua biểu đồ Gantt, Calendar…

So với các ứng dụng chat, Excel là phương pháp tối ưu hơn, tuy nhiên vẫn tồn tại nhiều nhược điểm, đặc biệt là rất khó thao tác trên mobile. Như vậy, việc trao đổi thông tin về dự án vẫn phải sử dụng công cụ chat bên ngoài, khiến việc quản lý thông tin bị rời rạc

c. Phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý dự án xây dựng hiện nay được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng, đặc biệt với những dự án có quy mô, giá trị vừa và lớn. Tuy rằng đây là những phần mềm mất phí nhưng nó lại khắc phục được hầu hết nhược điểm khi giao việc, quản lý tiến độ qua Chat, Excel, giá trị đem lại hoàn toàn tương xứng với chi phí đầu tư. Chẳng hạn như:

  • Ứng dụng nhiều phương pháp quản trị tiến độ dự án: Biểu đồ Gant, bảng Kanban, Calendar, Eisenhower….
  • Tự động hóa quá trình quản lý tiến độ: tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con, tự động chuyển giai đoạn khi công việc ở giai đoạn trước hoàn thành
  • Thể hiện nội dung tiến độ công việc khoa học, trực quan, đầy đủ thông tin
  • Quản lý mọi công việc trong một hay nhiều dự án chỉ trên một hệ thống
  • Thích hợp sử dụng với mọi nền tảng máy tính, di động…

>> Xem Thêm: Quản lý tiến độ dự án xây dựng – cách thức triển khai hiệu quả và khoa học

V. Các kỹ năng quản lý dự án xây dựng nhà quản lý cần có

1. Lập kế hoạch linh hoạt và rõ ràng

Trong suốt vòng đời một dự án xây dựng từ sẽ có rất nhiều thay đổi và phát sinh, ảnh hưởng đến ngân sách, tiến độ, chất lượng công trình. Do vậy, kỹ năng đầu tiên nhà quản lý dự án cần có là lập kế hoạch một cách linh hoạt, rõ ràng và minh bạch. 

2. Sở hữu trí tuệ cảm xúc

Nhà quản lý dự án xây dựng cần có khả năng điều khiển được cảm xúc bản thân một cách hiệu quả nhằm đảm bảo được lợi ích của các mục tiêu dự án. Trí tuệ cảm xúc, còn được gọi là chỉ số cảm xúc EQ, tập trung vào các kỹ năng của con người trong quản lý dự án vượt xa các kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian đơn giản.

3. Tầm nhìn xa trong quản lý rủi ro

Rủi ro trong dự án xây dựng có thể xảy ra bất cứ lúc nào và cần một kế hoạch kỹ lưỡng để chuẩn bị cho những tình huống đó. Lường trước những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thi công sẽ giảm bớt những chi phí phát sinh không đáng có, giảm tỷ lệ tai nạn lao động cho con người, dự án sẽ chạy đều nhịp độ và đạt chất lượng tối đa.

4. Kỹ năng lãnh đạo xuất sắc

Quản lý dự án xây dựng cũng giống như điều hành một doanh nghiệp. Mỗi dự án đều có những thách thức riêng và có nhiều nhóm cùng thực hiện. Nhân viên cấp dưới tìm đến người quản lý để xin tham vấn lập kế hoạch, thực hiện các quy trình, giám sát công việc, khắc phục các vấn đề phát sinh. Cần có tư duy, kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án xuất sắc để có thể đạt được thành công khi bạn đang quản lý nhiều dự án ở nhiều quy mô, nhiều khách hàng và nhiều nhóm làm việc khác nhau.

5. Bỏ qua quản lý vi mô

Hãy chủ động trao quyền cho nhân viên, cho họ thấy họ hoàn toàn được cấp trên tin tưởng. Mặc dù có thể cảm thấy khó khăn khi không kiểm soát 100% mọi hoạt động xây dựng của dự án, nhưng người quản lý hãy bỏ qua việc bị cuốn vào những việc vụn vặt hàng ngày và thay vào đó tập trung nhiều hơn vào mục tiêu cuối cùng. Thay vào đó, người quản lý hãy tìm ra một vài người quản lý cấp trung, và quản lý toàn bộ đội nhóm thông qua các “đầu mối” này. 

6. Sự nhiệt tình

Xây dựng là một trong những nghề vất vả, áp lực cả về tay chân lẫn trí óc, đối với cả nhà quản lý và từng kỹ sư, công nhân. Vì vậy, họ rất dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, tinh thần giảm sút, nhất là khi thời tiết, môi trường làm việc khắc nghiệt. Người quản lý dự án nên có sự lạc quan, năng động và nhiệt tình, nâng cao tinh thần và thúc đẩy sự tự tin của đội nhóm, giúp các thành viên có thêm động lực và niềm vui để nuôi dưỡng sự nhiệt tình trong công việc.

>> Xem Thêm: 12 kỹ năng quản lý dự án xây dựng nhà quản lý cần có

7. Giao tiếp hiệu quả

Nhiều sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện dự án xây dựng là do lỗi của sự giao tiếp không hiệu quả. Việc giao tiếp kém với các thành viên trong nhóm có thể khiến các thông tin bị bỏ sót, điều này đặc biệt nghiêm trọng khi “teamwork” (làm việc nhóm).

Người quản lý dự án xây dựng cần có kỹ năng giao tiếp tốt, cả trong và ngoài công trường. Việc sử dụng công nghệ phù hợp cũng có thể hỗ trợ trong giao tiếp. Cộng tác nhờ công nghệ sẽ giúp các kỹ sư quản lý dự án giữ liên lạc thường xuyên với đội nhóm dù họ ở bất kỳ đâu, đồng thời giúp họ chủ động giải quyết những vấn đề xảy ra khi họ chưa kịp đến công trình để xử lý trực tiếp. 

8. Biết cách nói “không”

Việc biết cách nói “không” với những yêu cầu đặt ra từ nhà thầu, tư vấn thiết kế thi công hay các bên liên quan cũng là một sự khẳng định bản thân có chính kiến và đang kiểm soát rất tốt dự án của mình, đồng thời cho họ thấy họ là người có kiến thức và am hiểu sâu về các vấn đề đối với dự án. Ngoài ra, việc từ chối cũng nhằm bảo vệ cho kế hoạch và đội nhóm của mình làm việc không bị lệch khỏi quỹ đạo định sẵn ban đầu nếu như đó là những yêu cầu không cần thiết. 

9. Khả năng kết thúc dự án

Việc dự án bị bỏ mặc để cho kéo dài mãi mà không xác định được thời gian nghiệm thu gây tốn rất nhiều chi phí như: chi phí bảo lưu, chi phí theo dõi, chi phí duy trì những phần đã hoàn thiện… Để có thể hoàn thành dự án đúng hạn, người quản lý luôn cần theo sát quá trình triển khai dự án sau khi thiết kế xong kế hoạch. 

10. Không ngừng học hỏi

Các kỹ sư quản lý dự án xây dựng hàng đầu luôn nhận thức sâu sắc về những chiến lược, công nghệ, máy móc, phương pháp luận nào xuất hiện trong lĩnh vực có thể vận dụng được trong khâu thuộc công trình của họ. Các nhà quản lý dự án là những người học hỏi thường xuyên khi họ theo kịp tất cả các thay đổi chiến lược và những gì đang phát triển trong ngành.

11. Nắm bắt công nghệ

Có rất nhiều đổi mới dành cho các nhóm dự án để cải thiện hiệu quả, giao tiếp và chất lượng công trình, trong đó công nghệ chính là sự cải tiến vượt bậc của nền công nghiệp 4.0 dành cho lĩnh vực xây dựng. 

Thay vì ngồi suy nghĩ “Làm thế nào công nghệ có thể giúp tôi hoàn thành công việc của mình tốt hơn?”, nhà quản lý hãy chủ động tìm hiểu cách thức mà công nghệ có thể trao quyền cho các nhóm thực thi dự án hiệu quả hơn. Bạn sẽ tìm ra được công cụ nào có thể hỗ trợ cho việc triển khai công việc của mình được tối ưu và tạo ra nhiều năng suất. 

12. Không ngừng xây dựng lòng tin

Khi các thành viên trong nhóm nhận được sự tin tưởng từ người quản lý, điều đó tạo ra nền văn hóa trung thực và minh bạch. Việc này tác động đến mọi thứ, từ giao tiếp đến động lực làm việc của họ. Ngoài việc xây dựng sức khỏe tinh thần và tình cảm của người lao động, sự tin tưởng có thể làm cho nhóm làm việc cống hiến và hiệu quả hơn rất nhiều. Hơn nữa, các nhà quản lý dự án xây dựng tạo được niềm tin với khách hàng và đối tác của họ sẽ giúp ích cho việc xây dựng các dự án và công ty mạnh mẽ hơn.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay! 

VI. Hướng dẫn lưu trữ và quản lý tài liệu quản lý dự án xây dựng

1. Phân loại hồ sơ công trình xây dựng

Việc phân loại hồ sơ công trình xây dựng giúp công việc của người triển khai trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là 03 cách phân loại hồ sơ xây dựng phổ biến:

  • Phân loại theo dự án: chia giấy tờ theo chi tiết từng dự án (khu vực triển khai, thời gian triển khai (tháng, năm, quý, đối tác kết hợp…)
  • Phân loại theo chủ đề: Các tài liệu liên quan đến dự án xây dựng thường sẽ có cùng chủ đề hoặc cùng đối tác kết hợp hoạt động trong lĩnh vực giống nhau. Hãy tận dụng những điểm chung từ chủ đề dự án để quản lý hồ sơ xây dựng của mình dễ dàng nhất.
  • Phân loại theo thời gian: Mỗi dự án sẽ có mốc thời gian cụ thể, theo tháng/ quý/ năm…. Dựa vào thời gian triển khai dự án hoặc thời hạn cần hoàn thiện là một cách phân loại hồ sơ rất đáng tham khảo.

2. Sắp xếp hồ sơ công trình xây dựng

Sau khi phân loại hồ sơ, nắm được trong hồ sơ công trình xây dựng gồm những gì, công việc tiếp theo cần làm là sắp xếp hồ sơ lên tủ đựng, giá đựng hồ sơ sao cho khoa học và hợp lý, dễ tìm kiếm khi cần. Chia sẻ với bạn 3 cách sắp xếp hồ sơ lần lượt theo thời gian, bảng chữ cái và tính chất của chúng:

  • Sắp xếp hồ sơ theo thời gian: sắp xếp theo thời gian tăng dần hoặc giảm dần, thứ tự từ trái qua phải hay từ trên xuống dưới để dễ dàng xác định. Hãy có sự thống nhất trong việc sắp xếp để khiến việc tìm kiếm trở nên đơn giản hơn.
  • Sắp xếp theo bảng chữ cái: Dựa theo tên tài liệu được ghi bên ngoài, đánh dấu tại gáy tài liệu, bạn dễ dàng sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái để có thể tìm kiếm dễ dàng
  • Sắp xếp hồ sơ theo tính chất: cần căn cứ vào mục đích sử dụng, giá trị của tài liệu đó để đưa chúng về vị trí phù hợp.

3. Lập danh mục hồ sơ xây dựng

Tại bước này, bạn có thể áp dụng công nghệ để giúp việc lập danh mục, cập nhật thông tin trở nên đơn giản hơn cũng như có thể  bổ sung vào kho thuận tiện hơn so với làm thủ công. Đây chính là lúc một phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng phát huy tối đa năng lực của nó, giúp con người tiết kiệm thời gian và sức lực.

4. Lưu trữ hồ sơ xây dựng

Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng sẽ tùy thuộc vào sự sắp xếp của mỗi doanh nghiệp và tính chất tài liệu. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng để lưu trữ hồ sơ tập trung, khoa học nhất. Dưới đây sẽ là một vài gợi ý về cách lưu trữ hồ sơ hiệu quả:

  • Lưu trữ hồ sơ bằng phương thức đánh dấu số thứ cho mỗi tập tài liệu bạn sắp xếp.
  • Sử dụng cách thức dán nhãn hay ghi chú để tạo dấu hiệu nhận biết khi tìm kiếm tài liệu.
  • Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ bằng excel, tạo danh mục cho hồ sơ để có thể dễ dàng kiểm soát được quá trình xuất hay nhập kho lưu trữ tài liệu.

VII. Mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng tốt nhất dành cho nhà quản lý

Có nhiều mẫu file quản lý dự án xây dựng phù hợp với từng giai đoạn và các mục đích khác nhau trong dự án. Dưới đây là một số mẫu phổ biến nhất cho bạn tham khảo:

1. Mẫu báo cáo hiện trạng theo tuần 

Báo cáo hiện trạng dự án hàng tuần được tạo ra trong suốt vòng đời của một dự án để minh họa mọi thay đổi, phát sinh dù là nhỏ nhất. Báo cáo hiện trạng hàng tuần là bước đầu tiên để hiểu liệu một dự án có diễn ra suôn sẻ hay không.

Báo cáo hiện trạng theo tuần – theo mẫu của Project Manager
Báo cáo hiện trạng theo tuần – theo mẫu của Project Manager

Mẫu báo cáo này bao gồm các chi tiết chính như tóm tắt quy trình, các mốc quan trọng của dự án, các vấn đề, rủi ro, các dự báo trong quá khứ, tương lai… và trình bày thông tin một cách logic. 

2. Mẫu bảng điều khiển dự án (Dashboard)

Bảng điều khiển dự án là một trong những công cụ quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất. Đây là công cụ trực quan để xem trạng thái hiện tại, “sức khỏe”, lịch trình của dự án và hơn thế nữa. Tuy nhiên, dashboard lại có thể gây “hiệu quả ngược” tới năng suất nếu chúng quá phức tạp và khó điều hướng. 

Hầu hết mọi người thường có xu hướng đưa tối đa có thể các thông tin vào đây, tuy nhiên điều này đang làm giảm vai trò thực sự của dashboard. Trang tổng quan của dashboard nên bao gồm các nhiệm vụ, độ dài nhiệm vụ, chi phí và khối lượng công việc chung, nó không nhất thiết phải minh họa tất cả những chi tiết vụn vặt. Sau trang tổng quan, hãy tạo các trang chức năng khác trên cùng một dashboard và chi tiết hóa ở các trang chức năng tương ứng.

[TẶNG BẠN] TEMPLATE QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG BẰNG EXCEL
Bảng điều khiển dự án (dashboard) theo mẫu Project Manager
Bảng điều khiển dự án (dashboard) theo mẫu Project Manager

3. Mẫu dự báo rủi ro

Trong tiến trình thực hiện dự án xây dựng, các rủi ro phát sinh sẽ tăng lên. Thậm chí trong giai đoạn lập kế hoạch dự án cũng khó có cách để lường trước mọi rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra sau này, vì vậy cần phải báo cáo ngay tức thì về các vấn đề mới khi chúng xuất hiện. Bằng cách này, các vấn đề được xác định, xử lý một cách kịp thời và chúng ta có thể hiểu rõ hơn về những điều cần chú ý trong các dự án tương lai.

Mẫu dự báo rủi ro cần thể hiện rõ từng rủi ro tiềm ẩn và tác động của nó đến dự án như thế nào, nguyên nhân do đâu. Đồng thời, nó cần phân loại và mô tả những bước đã được thực hiện để phòng tránh cho tương lai.

Mẫu dự báo rủi ro – Project Manager
Mẫu dự báo rủi ro – Project Manager

4. Mẫu nhật ký thay đổi 

Một nhật ký thay đổi có chức năng tương tự như mẫu dự báo rủi ro. Tuy nhiên, mẫu dự báo rủi ro đề cập đến rủi ro tiềm ẩn, còn trong nhật ký thay đổi là những thay đổi thực tế đã diễn ra. Mẫu này nhằm lưu lại toàn bộ những thay đổi lớn trong dự án, những hành động nào đã được thực hiện để giải quyết chúng, vấn đề đã được giải quyết khi nào, các chi tiết liên quan khác.

Nhật ký thay đổi theo mẫu của Project Manager
Nhật ký thay đổi theo mẫu của Project Manager

Mẫu nhật ký thay đổi sắp xếp thông tin về các thay đổi và các bước đã được thực hiện để giải quyết chúng trong một danh sách theo trình tự thời gian. Cần nhớ rằng, một báo cáo dự án xây dựng được coi là điểm tham chiếu cho các nhà quản lý dự án khi gặp phải những thay đổi trong các dự án trong tương lai, nó thực sự rất quan trọng.

5. Mẫu kết thúc dự án 

Khi kết thúc dự án cũng là lúc các bên liên quan nhận được mẫu kết thúc dự án. Báo cáo này là bước chạy nước rút cuối cùng của “cuộc đua marathon” trong việc hoàn thành một dự án thành công. Một báo cáo đóng dự án phải chứa đầy đủ tài liệu về mọi thứ cần thiết để hoàn thành dự án, cũng như tất cả các chi tiết đang treo chưa hoàn thành. 

Bản báo cáo này tổng hợp các mục tiêu, bao gồm các mục tiêu đã hoàn thành, thành công, thất bại và bài học rút ra. Nó cũng nên cung cấp thông tin về thời gian sử dụng, ngân sách, phạm vi và thời gian biểu.

Mẫu báo cáo đóng dự án của Project Manager
Mẫu báo cáo đóng dự án của Project Manager

VIII. Phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên dụng tốt nhất hiện nay

1. Lợi ích của phần mềm quản lý dự án xây dựng

Trong suốt vòng đời của dự án, các đội nhóm hoặc doanh nghiệp xây dựng thường xuyên gặp phải nhiều vấn đề, có thể kể đến những phát sinh trong quá trình nhận và thực thi nhiều công trình, dự án thiết kế, thi công,… Cụ thể hóa những khó khăn thường gặp như:

  • Không quản lý hết các đầu việc trong từng dự án, số thành viên và thông tin thành viên trong dự án
  • Không có kế hoạch thực hiện dự án, lịch trình thực hiện rõ ràng
  • Năng suất nhân viên ít được cải thiện, tính cá nhân hóa trong công việc cao, khiến hiệu quả cộng tác ở mức thấp
  • Triển khai nhiều dự án xây dựng, kiến trúc cùng lúc khiến việc quản lý tiến độ và quy trình chồng chéo, khó khăn trong phân bổ nguồn lực, chi phí…
  • Mất nhiều thời gian cho nhà quản lý họp hành để nắm bắt tiến độ, phê duyệt công việc của cấp dưới đệ trình…

Phần mềm quản lý dự án xây dựng có những tính năng được coi là giải pháp toàn diện giúp giải quyết toàn bộ những khó khăn nêu trên.

Ngoài việc khắc phục khó khăn cho doanh nghiệp, một số ít phần mềm tiêu biểu còn hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc đánh giá năng suất nhân viên, mức độ sắp xếp ưu tiên công việc giúp người thực hiện lập kế hoạch làm việc khoa học, tối ưu về thời gian.

2. Top 5 phần mềm quản lý dự án xây dựng phổ biến nhất

Dưới đây là top 5 phầm mềm quản lý dự án xây dựng đang được các doanh nghiệp Việt Nam tin dùng, ứng dụng vào các dự án nhằm tăng hiệu quả đầu tư, tối ưu hoá các nguồn lực và đánh giá một cách chính xác năng lực của từng cá nhân, bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.

a, AMIS Công Việc – quản lý dự án xây dựng hiệu quả

Phần mềm quản lý dự án AMIS Công Việc: là phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng/ thiết kế nói chung quản lý tiến độ dự án, phân bổ nguồn lực, giao việc, quản lý năng suất nhân viên và hiệu quả dự án chi tiết. Nhà quản lý có thể triển khai nhiều dự án cùng lúc, phê duyệt công việc và chủ động lên kế hoạch phân bổ nguồn lực trên các thiết bị có kết nối mạng.

* Quản lý đa dự án

Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhiều dự án cùng lúc, ngay cả khi công ty có nhiều chi nhánh, văn phòng phân bổ rải rác ở vùng địa lý khác nhau. AMIS Công Việc cũng đáp ứng việc thiết lập phòng ban, dự án mới một cách dễ dàng. Dễ tìm kiếm thông tin dự án thông qua từ khóa.

* Giao – nhận việc tức thời

Vấn đề giao và nhận việc là tính năng được nhiều chủ doanh nghiệp, nhà quản lý lưu tâm bởi họ mong muốn có một công cụ đẩy nhanh tốc độ giao, nhận việc đến cấp dưới. Thấu hiểu điều đó, AMIS Công Việc đáp ứng tính năng này gần như tức thời. Người nhận việc  ngay lập tức nhận được notification (thông báo) và email tự động về công việc được giao.

* Tự động báo cáo tiến độ

AMIS Công Việc cho phép người dùng quản lý tiến độ dự án từ tổng quan đến chi tiết nhất thông qua dạng bảng Kanban hoặc biểu đồ Gantt. Phần mềm tự động tính toán tiến độ công việc cha từ công việc con. Ở giao diện tổng quan, AMIS Công Việc cũng giúp người dùng tổng hợp toàn bộ thông tin về các công việc đến hạn, đang thực hiện, đã hoàn thành hay chưa thực hiện để có thể review nhanh chóng các đầu việc và có bức tranh tổng quan về tiến độ dự án cũng như tốc độ làm việc của nhân viên.

* Hệ thống báo cáo đầy đủ

AMIS Công Việc cung cấp hệ thống báo cáo đầy đủ giúp nhà quản lý nắm bắt tiến độ, tình hình phân bổ nguồn lực và năng suất nhân viên một cách chính xác nhất. Hệ thống báo cáo được thể hiện qua các dạng:

  • Quản lý dưới dạng danh sách (List)
  • Quản lý dưới dạng bảng (Kanban)
  • Quản lý dưới dạng lịch (Calendar)
  • Quản lý dưới dạng sơ đồ (Gantt)
  • Quản lý qua tài liệu (tổng hợp toàn bộ tài liệu của dự án)

* Hiệu quả khi sử dụng AMIS Công việc trong quản lý dự án xây dựng

Bằng việc ứng dụng công nghệ vào quản lý dự án, nhiều doanh nghiệp xây dựng, kiến trúc, bất động sản đánh giá cao về những lợi ích mà AMIS Công Việc đem lại sau một thời gian sử dụng.

Những hiệu quả được các doanh nghiệp phản hồi:

  • Giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, từ đó giải quyết phát sinh kịp thời hơn trong việc điều chỉnh chi phí và nhân sự
  • Sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, biết đâu là dự án đang thừa, thiếu nhân sự để điều chuyển hợp lý
  • Là giải pháp giúp tiết kiệm 80% thời gian họp hành, review công việc hàng ngày và vấn đề đệ trình, phê duyệt công việc tới nhà quản lý, lãnh đạo
  • Nâng cao đến 47% năng suất nhân viên

* Đánh giá của khách hàng khi sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng AMIS

Chị Vũ Ân Hà – Trưởng phòng HCNS, Công ty CP MGLand VN chia sẻ: Ứng dụng công việc trên nền tảng MISA AMIS là ứng dụng được MG Land đánh giá cao bởi nó giúp nhân viên của chúng tôi chủ động trong công việc, giao và nhận việc nhanh chóng.

Việc quản lý các dự án, ai đang làm gì, năng suất ra sao nhà quản lý đều nắm được thông tin. Nhờ có phần mềm mà cấp quản lý như chúng tôi có thể điều chỉnh về nguồn lực hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian hơn rất nhiều”.

2, Ibom

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý thi công Ibom:

  • Phần mềm quản lý xây dựng Ibom cung cấp số liệu cụ thể của từng dự án
  • Phân chia các công việc cụ thể cho từng đối tượng liên quan, trong từng dự án
  • Tiến độ theo dõi chi tiết cập nhật liên tục
  • Hệ thống cảnh báo khi công việc bị quá hạn được trình bày một cách trực quan
  • Hồ sơ của các dự án đều được lưu trữ trên cùng một giao diện, để việc tìm kiếm dễ dàng hơn.

3, Diginet

Tính năng nổi bật của phần mềm Diginet

  • Diginet có khả năng lưu trữ tất cả các dự án của doanh nghiệp, giúp việc kiểm tra nhanh chóng, dễ dàng nhất.
  • Tính năng sắp xếp kiểm soát tất cả các thông tin đầu vào như nhà thầu, giá thành, dự án, hoá đơn….
  • Gắn thẻ các nhân viên liên quan tham gia chịu trách nhiệm, phần công công việc rõ ràng.
  • Dù doanh nghiệp có bao nhiều công trình đi nữa thì khi sử dụng Diginet, bạn có thể quản lý chúng một cách dễ dàng nhanh chóng.

4, Sinnova

Tính năng nổi bật của phần mềm Sinnova

  • Dễ dàng hơn trong việc sử dụng và quản lý tất cả dự án với phần mềm Sinnova
  • Cung cấp cho quản lý dự án có được đầy đủ thông tin để nắm bắt tình hình hoạt động của các dự án đang thi công.
  • Thống kê báo cáo đầy đủ để quản lý có thể cần đối được chi phí và nguồn lực với từng dự án.
  • Chạy rất mượt trên trình duyệt Website, thao tác nhanh chóng dễ dàng.

5, SmartBuild

Tính năng nổi bật của phần mềm SmartBuild

  • Phù hợp với các nhà thầu công trình xây dựng, nhằm quản lý tiến độ hoạt động dự án trực tiếp nhất.
  • Giúp các nhà thầu lập kế hoạch tài chính, tính trước được các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu về tiến độ đặt ra.
  • Tích hợp thêm các tính năng rất đặc thù ngành, như: quản lý vật tư đầu vào, máy móc, lượng nhân công cần thiết cho dự án.
  • Hoạt động ổn định trên hầu hết các thiết bị.

Tổng kết

Quản lý dự án xây dựng không phải công việc đơn giản, nó đòi hỏi kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng toàn diện từ người quản lý. Hi vọng những nội dung tổng hợp và chi tiết trên đây sẽ giúp các nhà quản lý xây dựng hiểu sâu hơn về công việc của mình cũng như những phần mềm quản lý dự án xây dựng hàng đầu được ưa chuộng nhất, từ đó ứng dụng thành công vào quản lý dự án để tối ưu hóa mọi nguồn lực, gặt hái được nhiều thành công mới trong tương lai.

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

CTA MGM 01


 

 509 

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này