Kiến thức Quản lý - điều hành Task Manager là gì? Các cách sử dụng Task Manager trong quản...

Task Manager là gì? Các cách sử dụng Task Manager trong quản lý dự án

Task Manager là hoạt động xuyên suốt các công việc trong doanh nghiệp. Vậy Task Manager là gì? Làm thế nào để ứng dụng Task Manager một cách hiệu quả? Hãy cùng MISA tìm hiểu ngay dưới đây!

Task Management là gì cách quản lý hiệu quả
Task Manager là yêu cầu thường thấy trong công việc

I. Task Manager là gì?

1. Định nghĩa Task Manager là gì?

Task Manager là gì? dịch ra tiếng Việt có nghĩa là quản lý tác vụ. 

Quản lý tác vụ là quá trình theo dõi xuyên suốt các nhiệm trong dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Quá trình này liên quan đến việc chủ động đưa ra quyết định về nhiệm vụ để thích ứng linh hoạt, hoàn thành mục tiêu.

Quản lý tác vụ cũng có nghĩa là quản lý tất cả các khía cạnh của một nhiệm vụ. Chúng bao gồm ngân sách, thời gian, phạm vi, nguồn lực, thời gian lặp lại,… 

Task Manager yêu cầu tính kỷ luật và sự phức tạp. Nó đòi hỏi sự chú ý lớn đến chi tiết, tính linh hoạt và các công cụ quản lý dự án phù hợp.

2. Phân biệt Task Manager và Project Manager

Các mô hình quản lý dự án khác nhau có những yêu cầu riêng, Tuy nhiên, người quản lý vẫn phải quan tâm đến các yếu tố tổng thể như chi phí, phạm vi dự án, thời hạn và các nguồn lực sẵn có. 

Trong khi đó, quản lý tác vụ có nghĩa là xử lý tất cả các khía cạnh của một nhiệm vụ duy nhất. Bạn bắt đầu từ việc lập kế hoạch nhiệm vụ, sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân công chúng để đảm bảo hoàn thành thành công. Một nhóm các nhiệm vụ như vậy cùng nhau đóng góp vào việc thực hiện một dự án. 

Task manager va Project manager phân biệt
Task Manager có thể xem như một chức năng của Project Manager

Đối với Task Manager, bạn đặt thời hạn, ưu tiên nhiệm vụ, chọn thành viên trong nhóm để phân công, theo dõi tiến độ dự án. Bạn sẽ đảm bảo không có sự chậm trễ nào xảy ra. 

Quản lý tác vụ thường được sử dụng riêng trong khi giải quyết các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và độc lập. Quản lý dự án lại được áp dụng khi bạn cần lên kế hoạch phạm vi dự án, theo dõi nguồn lực và tiến độ, thương lượng với các bên khác nhau, tạo hóa đơn…

Như vậy, Task Manager có thể xem như một chức năng của Project Manager – quản lý dự án. Task Manager sẽ góp phần quan trọng để đạt được mục đích cuối cùng nhưng không cấp thiết. Đó có thể là mục tiêu doanh số, nhận diện về lâu dài của doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: Các phương pháp quản lý dự án: Lựa chọn nào phù hợp với người quản lý

II. Vai trò của Task Manager trong doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu Task Manager là gì? chúng ta sẽ cần nắm được vai trò Task Manager theo từng vị trí. Trong doanh nghiệp, những ai cần sử dụng Task Manager? 

Hệ thống quản lý tác vụ mang lại lợi ích cho bất kỳ ai có nhiệm vụ phải hoàn thành. Do đó, nó cần thiết với tất cả mọi người. 

  • Ban lãnh đạo dự án: Task Manager giúp người lãnh đạo cập nhật được tiến độ công việc của các thành viên. Từ đó, họ có thể phân bổ hoặc giao thêm công việc cho phù hợp.
  • Đội nhóm: Quản lý tác vụ phân quyền các nhiệm vụ trong một nhóm. Nó điều phối các thành viên trong nhóm để làm việc hiệu quả hơn, hướng tới một mục tiêu chung.
  • Quản lý công việc cá nhân: Task Manager cho phép cá nhân nhận thông báo và cập nhật tức thì về tất cả công việc cần làm. 

III. Tại sao cần có Task Manager trong công việc

Quản lý tác vụ cải thiện quy trình làm việc của bạn bằng nhiều cách:

1. Tăng hiệu quả công việc

Sự kém hiệu quả thường xuất phát từ những giây phút xao nhãng. Các nguyên tắc quản lý công việc của Task Manager sẽ giúp cải thiện đáng kể năng suất.

Bởi lẽ, nó đảm bảo sử dụng đúng nguồn lực vào đúng thời điểm. Điều này bao gồm việc giao cho các thành viên trong nhóm những nhiệm vụ và trách nhiệm phù hợp.

ỨNG DỤNG TASK MANAGER HIỆU QUẢ VỚI PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC

2. Tập trung vào mục tiêu được giao

Cho dù bạn làm việc với tư cách cá nhân hay cho một tổ chức, các nhiệm vụ đều được đề ra nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể. Tuy nhiên, nhiều khi chúng ta trở nên mệt mỏi trước quá nhiều đầu việc. 

Task manager vai trò
Task manager góp phần hoàn thành tốt từng công việc, đạt được mục tiêu chung

Do đó, bạn nên có một hệ thống tiếp cận các hạng mục công việc cần làm. Như vậy, bạn sẽ sắp xếp được đâu là nhiệm vụ ưu tiên và nhìn rõ mục tiêu cuối cùng. Nó cũng góp phần thúc đẩy khả năng tập trung, quyết tâm chạy về đích của bạn.

3. Sắp xếp tổ chức 

Như đã nói ở trên, một cá nhân rất dễ bị quá tải trước khối lượng công việc lớn của dự án. Điều này càng khó khăn hơn khi phải quản lý một đội nhóm hay một tổ chức.

Lúc này, sử dụng Task Manager sẽ giúp bạn phân bổ các nhiệm vụ một cách logic, thông minh. Nó cho phép bạn hợp lý hóa quy trình làm việc, trở nên hiệu quả hơn và nhân sự sớm hoàn thành mục tiêu.

IV. Cách sử dụng Task Manager hiệu quả

Trong cuộc khảo sát về Quản lý dự án toàn cầu năm 2017 của PMI, 37% lãnh đạo điều hành có cùng một nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong các dự án. Đó là thiếu mục tiêu và cột mốc được xác định rõ ràng để đo lường tiến độ. Mặt khác, đội ngũ còn thiếu kỷ luật khi thực hiện chiến lược. 

Nếu bạn cũng rơi vào tình trạng đó, hãy tham khảo những bước sử dụng Task Manager sau đây: 

1. Chọn ra tác vụ ưu tiên

Mỗi doanh nghiệp có những cách thức quản lý nhiệm vụ riêng. Một số doanh nghiệp lớn đã chuyển sang số hóa bằng phần mềm thông minh. Trong khi đó, các đơn vị nhỏ hơn vẫn sử dụng văn bản, công cụ đơn giản. 

Tuy nhiên, dù bạn sử dụng phương thức nào để quản lý tác vụ, khía cạnh quan trọng nhất của Task Manager là ưu tiên. Bạn cần có sự ưu tiên cho các nhiệm vụ chính, nền tảng nhất.  

Điều này giúp bạn hoàn thành một cách hiệu quả các nội dung quan trọng của kế hoạch. Đồng thời, nó là cơ sở để các tác vụ liên quan khác phát triển.

2. Theo dõi sự kiện quan trọng

Thực tế cho thấy rằng việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng là điều cần thiết để một dự án thành công. Trong quản lý tác vụ, nó là việc xác định các mốc quan trọng.

Việc này giúp bạn phân bổ nhiệm vụ hợp lý hơn. Tập trung cao độ vào các hoạt động, sự kiện lớn và lần lượt hoàn thiện các Task nhỏ hơn. 

>> Xem thêm: Quản lý thời gian là gì? 9 cách áp dụng thời gian trong công việc hiệu quả

3. Quản lý lịch trình 

Đảm bảo rằng nhiệm vụ của bạn được hoàn thành đúng thời hạn có tác động đến tình trạng tổng thể của dự án. Phân bổ khung thời gian phù hợp là điều cần làm khi thực hiện Task Manager.

Task manager quản lý lịch trình hiệu quả
Phân bổ thời gian để đảm bảo dự án diễn ra đúng kế hoạch

4. Phân bổ tài nguyên

Quản lý tài nguyên tối ưu là bước tiếp theo để đảm bảo Task Manager hiệu quả. Tùy thuộc vào ngân sách và lịch trình, hãy phân công các tài nguyên như thiết bị, chi phí,… vào đúng cá nhân, đội nhóm để hoàn thành công việc.

5. Cộng tác 

Đối với tất cả các bước được đề cập ở trên, cộng tác với nhau là chìa khóa thành công. 

Mặc dù việc quản lý theo nhóm thường khó khăn do số lượng thành viên và công việc nhiều hơn. Song, bạn có thể sử dụng các phương pháp tối ưu để giữ cho nhóm của mình đoàn kết, thống nhất. 

Nó có thể là các phần mềm Task Manager hỗ trợ quản lý mọi lúc mọi nơi. Các thành viên sẽ trở nên chủ động và việc hợp tác diễn ra trơn tru, nhịp nhàng hơn. 

V. Các công cụ quản lý tác vụ hiệu quả

1. Tính năng chung của các công cụ Task Manager

Hiện nay, các công cụ Task Manager đang dần trở nên phổ biến nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ. Khi không còn quản lý thủ công, bạn giảm thiểu áp lực về quy trình và tiết kiệm thời gian. 

Từ lập kế hoạch nhiệm vụ đến quản lý từ xa, phần mềm quản lý tác vụ giúp bạn theo dõi mọi thông tin liên quan đến dự án. 

Nó có khả năng cập nhật các nhiệm vụ, thời hạn, cuộc họp và trách nhiệm… Các tính năng bổ sung như nhắn tin riêng, diễn đàn hay lưu trữ tài liệu cũng được đánh giá cao. Chúng giúp mọi thành viên luôn kết nối và cập nhật những phát triển mới nhất.

2. Lợi ích của việc sử dụng công cụ quản lý tác vụ

  • Sắp xếp, phân công và ưu tiên các công việc bằng cách sử dụng mã màu.
  • Theo dõi tiến trình và đánh dấu các mốc quan trọng. Nó giữ cho dự án của bạn đúng tiến độ.
  • Cho phép bạn đặt mục tiêu, theo dõi các sản phẩm đã phân phối và quản lý thời hạn.
  • Cung cấp lịch trình toàn diện. Bạn có thể tùy chỉnh thay đổi để quy trình làm việc không bị gián đoạn.
  • Ghi nhớ tất cả các nhiệm vụ, giúp bạn theo dõi công việc với những lời nhắc kịp thời.

3. Một số công cụ Task Manager tốt nhất hiện nay

  • Phần mềm AMIS công việc: Phần mềm này đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý điều hành và giám sát công việc. Làm việc mọi lúc – mọi nơi, giao việc trực tiếp, thảo luận tập trung, báo cáo đa chiều, cảnh báo tiến độ thông minh. Bạn có thể sử dụng AMIS công việc cho cá nhân, đội nhóm hoặc cả doanh nghiệp lớn.
  • Phần mềm Trello: Phần mềm quản lý dự án thân thiện, dễ tiếp cận. Phân công nhiệm vụ đơn giản, thích hợp cho các nhóm nhỏ. 
  • Phần mềm Todoist: Phần mềm cho phép lên lịch, nhắc thời gian và tự động sắp xếp nhiệm vụ logic. Ứng dụng thiết kế bắt mắt, sử dụng dễ dàng. Nó cũng đa năng trong cả công việc và cuộc sống. 

Trên đây là các thông tin chi tiết nhất về Task Manager là gì? Cách sử dụng và một số công cụ Task Manager lý tưởng nhất. Hy vọng bạn đã được những kiến thức thiết thực, ứng dụng thành công vào việc quản lý tác vụ của doanh nghiệp mình.

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

CTA MGM 01

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này