Ứng dụng sơ đồ PERT là phương pháp quản lý dự án giúp doanh nghiệp định lượng và phân tích các yếu tố phụ thuộc trong một dự án. Bằng cách sử dụng sơ đồ mạng lưới PERT, ngưởi quản lý có thể tối ưu hóa từ bước lập kế hoạch đến khi theo dõi tiến độ, đưa ra các quyết định quan trọng dựa trên dữ liệu.
I. Sơ đồ PERT là gì?
1. Khái niệm
PERT được viết tắt từ cụm ký thuật đánh giá đánh giá chương trình do Hải quân Hoa Kỳ phát triển vào những năm 1950 để quản lý chương trình tên lửa tàu ngầm Polaris. Đến nay, sơ đồ PERT là công cụ quản lý dự án được sử dụng để lên lịch, tổ chức và điều phối các nhiệm vụ trong một dự án.
PERT minh họa dòng thời gian dưới dạng bản vẽ giúp doanh nghiệp tổ chức một dự án phức tạp thành nhiều phần nhỏ hơn, trực quan hóa sự liên kết giữa các bước của quy trình. Từ đó, người quản lý có thể dễ dàng kết nối nhiệm vụ, dự đoán những sự cố và đánh giá rủi ro trong tương lai.
2. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng sơ đồ PERT?
Biểu đồ mạng PERT được ứng dụng phổ biến trong các dự án có quy mô lớn, nhiều nhiệm vụ và độ phức tạp cao. Ví dụ, doanh nghiệp thường phải quy hoạch hệ thống nhân sự, thay đổi cơ cấu tiền lương, chi phí, cùng các hoạt động tương tự.
Ngoài ra, biểu đồ PERT cũng được đưa vào những dự án có mức đầu tư lớn, đòi hỏi sự kết hợp giữa nhiều bộ phận và chủ đầu tư khác nhau. Triển khai dự án dựa trên biểu đồ mạng PERT giúp đơn giản hóa quy trình và hỗ trợ người quản lý thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
| [Tặng bạn] Bộ Template mẫu quản lý dự án 2023 |
II. 4 yếu tố chính khi lập sơ đồ PERT
1. Sự kiện
Sự kiện trong sơ đồ PERT là các cột mốc quan trọng để đánh dấu sự khởi đầu hoặc kết thúc của một hoặc nhiều công việc.
Trong biểu đồ PERT, sự kiện được biểu diễn bằng các hình tròn có đánh số thứ tự. Sự kiện đầu tiên chỉ có cung đi ra và sự kiện kết thúc chỉ có cung đi vào. Các sự kiện khác được đánh dấu vừa là cung đi ra và vừa là cung đi vào.
2. Công việc
Công việc đại diện cho thời gian và nguồn lực cần thiết để chuyển tiếp từ một sự kiện này đến sự kiện khác. Trên sơ đồ PERT, các công việc được biểu diễn bằng mũi tên chỉ hướng, độ dài của cung đại diện cho thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
3. Thời gian dự trữ
Thời gian dự trữ là yếu tố quan trọng xác định khả năng điều chỉnh và ứng phó với sự cố chậm trễ.
Người quản lý sẽ quy định một khoảng thời gian giới hạn cho mỗi nhiệm vụ được phép chậm trễ nhưng không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể. Điều này nghĩa là công việc có thể bị trì hoãn, nhưng vẫn cần đảm bảo hoàn thành theo đúng kế hoạch tiến độ chung.
4. Đường găng
Đường găng là đường dẫn dài nhất từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc trong sơ đồ mạng PERT. Đây là chuỗi các công việc liên kết với nhau theo thứ tự để hoàn thành dự án. Nếu xảy ra chậm trễ trong quá trình thực hiện bất kỳ công việc nào trên đường găng, tiến độ dự án sẽ bị trì hoãn tương ứng.
>> Bài viết không thể bỏ lỡ: Vòng đời dự án và cách quản lý dự án doanh nghiệp hiệu quả
III. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ PERT
Mẫu biểu đồ PERT sử dụng các nút được vẽ dưới dạng hình chữ nhật hoặc hình tròn để biểu thị các sự kiện và mốc quan trọng xuyên suốt dự án. Các nút được kết nối bằng các vectơ được vẽ dưới dạng các đường biểu thị các nhiệm vụ khác nhau cần được hoàn thành.
Ngoài ra, người quản lý có thể biểu thị các mũi tên có hướng chỉ trình tự của nhiệm vụ. Các mũi tên phân kỳ cho thấy đội ngũ cần hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc.
Ví dụ, trong sơ đồ, các nhiệm vụ giữa các nút 1, 2, 4, 8 và 10 phải được hoàn thành theo trình tự. Chúng được gọi là các nhiệm vụ phụ thuộc hoặc nối tiếp. Các nhiệm vụ giữa các nút 1 và 2 và các nút 1 và 3 không phụ thuộc vào việc hoàn thành nút này để bắt đầu nút kia nên được thực hiện đồng thời.
Để lập sơ đồ PERT, người quản lý dự án cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Liệt kê tất cả các sự kiện và công việc cần thực hiện.
- Bước 2: Ưu tiên các sự kiện theo thứ tự ưu tiên.
- Bước 3: Kết nối các sự kiện phụ thuộc vào nhau bằng cách sử dụng đồ thị.
- Bước 4: Tính toán thời gian hoàn thành cụ thể cho mỗi sự kiện.
- Bước 5: Thiết lập các đường dẫn quan trọng một cách chính xác.
Sau khi hoàn thiện, người quản lý dự án sử dụng sơ đồ PERT để phát triển khung thời gian thực tế cho dự án bằng cách:
- Xác định đường đi dài nhất bao gồm tất các nhiệm vụ ước tính phải mất nhiều thời gian nhất để hoàn thành
- Tính tổng thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ để đi đến kết luận tổng thời gian toàn bộ dự án sẽ cần để thực thi
>>Xem thêm: Công cụ quản lý dự án nào tốt và dễ dùng nhất hiện nay?
IV. Ưu và nhược điểm của sơ đồ PERT
Biểu đồ PERT đem lại những lợi ích sau cho người quản lý dự án và doanh nghiệp:
- Sơ đồ PERT cung cấp khả năng đánh giá thời gian và nguồn lực cần thiết cho một dự án nhờ theo dõi chi tiết từng giai đoạn, cũng như bao quát toàn bộ quá trình dự án diễn ra
- Biểu đồ PERT giúp các công ty hiểu rõ thứ tự của quy trình công việc và cdễ dàng chọn ra con đường hiệu quả, thuận lợi nhất
- Việc phân tích biểu đồ PERT yêu cầu phân tích dữ liệu từ các phòng ban trong tổ chức. Việc kết hợp dữ liệu cho phép người quản lý đánh giá chính xác nhóm chịu trách nhiệm, đồng thời tạo điều kiện cho mỗi bộ phận phát huy tối đa vai trò của mình
- Sơ đồ PERT làm rõ những thời hạn mơ hồ, làm rõ sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và thiết lập thứ tự nhiệm vụ trong một dự án phức tạp
- Đạt được tiến độ như dự định, mọi người đều biết rõ trách nhiệm của mình cùng thời điểm cần hoàn thành
Tuy nhiên, phương pháp sơ đồ PERT cũng có một số hạn chế như sau:
- Đòi hỏi sự đầu tư ban đầu: cách vẽ sơ đồ PERT đòi hỏi người quản lý tốn nhiều thời gian, công sức để hoạch định chi tiết, chính xác
- Yêu cầu cập nhật kịp thời: Khi có sự thay đổi trong dự án như thêm nhiệm vụ mới hoặc điều chỉnh thời gian dự kiến, sơ đồ PERT phải được cập nhật một cách chính xác. Điều này khiến người quản lý luôn phải quan tâm sát sao và cẩn thận để tránh gây ra lỗi không nhất quán trong biểu đồ
- Tính phức tạp khi mở rộng quy mô: Biểu đồ PERT có thể trở nên phức tạp khi dự án có quy mô lớn và nhiều mối quan hệ chồng chéo giữa những nhiệm vụ. Việc quản lý và cập nhật biểu đồ trong trường hợp này sẽ trở nên khó khăn, dễ phát sinh sai sót
V. So sánh biểu đồ Gantt và PERT
Sơ đồ PERT đôi khi được ưa chuộng hơn biểu đồ Gantt vì minh họa rõ ràng các yếu tố phụ thuộc của nhiệm vụ. Thế nhưng, PERT lại khó giải thích hơn đối với các dự án phức tạp. Do đó, thông thường các nhà quản lý dự án kết hợp sử dụng cả hai kỹ thuật.
Cả biểu đồ PERT và Gantt đều giúp đơn giản hóa quy trình quản lý thông qua cấu trúc phân chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Chúng cho phép người quản lý gia tăng năng suất và đảm bảo quản lý thời gian, tiến độ hiệu quả.
Biểu đồ PERT được sử dụng tốt nhất trước khi dự án bắt đầu lập kế hoạch và ước tính thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ, biểu đồ Gantt được sử dụng tốt nhất trong khi dự án đang chạy. Trong suốt dự án, các nhà quản lý sử dụng biểu đồ Gantt để lên lịch các nhiệm vụ theo ngày và trực quan hóa khối lượng công việc đã hoàn thành.
| Biểu đồ Gantt | PERT | |
| Định dạng | Biểu đồ cột | Biểu đồ mạng lưới |
| Loại dự án phù hợp | Dự án nhỏ, phân chia đơn giản | Dự án lớn, phức tạp, nhiều dữ liệu |
| Yếu tố chính | Chú trọng vào thời gian cần để hoàn thành các nhiệm vụ nhất định | Chú trọng vào các sự kiện, công việc để hình thành mối quan hệ |
| Thời điểm ứng dụng | Trong khi dự án đang chạy | Trước khi dự án bắt đầu, người quản lý bắt đầu lập kế hoạch và ước tính thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ |
| Đặc điểm | Đơn giản, dễ thực hiện | Cần ghi nhớ nhiều nguyên tắc phức tạp, người dùng phải có kiến thức, kinh nghiệm dày dặn |
VI. MISA AMIS Công việc – Giải pháp quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp
MISA AMIS Công Việc là ứng dụng quản lý dự án, công việc toàn diện nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số. Giải pháp này sẽ hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch, giao nhiệm vụ và giám sát tiến độ nhanh chóng, tức thời theo từng dự án.
1. Lập kế hoạch thông minh
MISA AMIS Công việc cung cấp chức năng lập kế hoạch dự án, quản lý công việc theo timeline, bảng biểu hoặc Todolist… Cả nhà quản lý và nhân viên đều có thể chủ động sắp xếp công việc ưu tiên, theo dõi tiến độ cùng người phụ trách nhiệm vụ.
Khi dự án chung có cập nhật thay đổi như cảnh báo đến hạn deadline thì tất cả các thành viên đều nhận được thông báo tự động. Nhờ vậy, từ khâu lập kế hoạch đến khâu giám sát, quản lý cả vòng đời dự án trở nên đơn giản, trực quan hơn.
2. Quản lý dự án đa chiều từ chi tiết đến tổng quan
Khi ứng dụng MISA AMIS Công việc, các công việc hoàn toàn có thể được tổ chức theo dự án. Người quản lý không chỉ theo dõi đầu việc, vai trò của thành viên mà còn có xuất khẩu từng dự án thành file Exel để làm báo cáo, gửi khách hàng…
Hay với những dự án con có tính chất tương tự, người quản lý chỉ cần nhân bản dự án để chỉnh sửa nhanh mà không tốn thời gian thao tác lại trên phần mềm.
Phần mềm cũng trang bị tính năng kiểm tra tiến độ tức thời, mọi lúc mọi nơi. Mỗi thao tác mới của nhân sự đều được đồng bộ và thông báo tới quản lý.
3. Sử dụng mẫu báo cáo trực quan, đánh giá kết quả dự án dựa trên số liệu
Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của phần mềm quản lý dự án MISA AMIS là khả năng xuất bản báo cáo đa chiều dưới dạng bảng biểu, sơ đồ trực quan. Bằng cách này, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức tổng hợp dữ liệu sau mỗi giai đoạn nhỏ của dự án.
KHÁM PHÁ SỨC MẠNH QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA MISA AMIS CÔNG VIỆC NGAY HÔM NAY
VII. Tổng kết
Có thể thấy, sơ đồ PERT là một công cụ quản lý dự án lý tưởng cho người quản lý xác định thời gian, lập kế hoạch dự án chính xác. Việc ứng dụng biểu đồ PERT phù hợp chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng quản lý dự án, giảm rủi ro và nâng cao năng suất tổng thể.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
