Sơ đồ PERT là gì? Các bước vẽ sơ đồ PERT chi tiết

Khi dự án có nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau, chậm trễ ở một khâu có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch. Sơ đồ PERT hỗ trợ nhà quản lý xác định trình tự thực hiện, mối liên hệ giữa các công việc và ước tính thời gian hoàn thành dự án. Vậy sơ đồ PERT là gì và cách áp dụng ra sao? Bài viết dưới đây của MISA AMIS sẽ hướng dẫn cách xây dựng sơ đồ cùng những ứng dụng thực tế trong lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ.

1. Sơ đồ PERT là gì? Lợi ích của sơ đồ mạng PERT

PERT được viết tắt từ cụm từ “Program Evaluation and Review Technique“, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình. PERT do Hải quân Hoa Kỳ phát triển vào những năm 1950 để quản lý chương trình tên lửa tàu ngầm Polaris.

Sơ đồ PERT là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để lập kế hoạch, phân tích và điều phối các nhiệm vụ trong một dự án. PERT biểu diễn trực quan các hoạt động của dự án dưới dạng mạng lưới, cho phép người quản lý:

• Xác định rõ các nhiệm vụ cần thực hiện.
• Thiết lập mối quan hệ giữa các hoạt động.
• Ước tính thời gian hoàn thành.
• Xác định đường găng (critical path) của dự án.

PERT minh họa dòng thời gian dưới dạng bản vẽ giúp doanh nghiệp tổ chức một dự án phức tạp thành nhiều phần nhỏ hơn, trực quan hóa sự liên kết giữa các bước của quy trình. Từ đó, người quản lý có thể dễ dàng kết nối nhiệm vụ, dự đoán những sự cố và đánh giá rủi ro trong tương lai.

2. Khi nào nên sử dụng sơ đồ PERT?

Biểu đồ mạng PERT được ứng dụng phổ biến trong các dự án có quy mô lớn, nhiều nhiệm vụ và độ phức tạp cao. Ví dụ, doanh nghiệp thường phải quy hoạch hệ thống nhân sự, thay đổi cơ cấu tiền lương, chi phí, cùng các hoạt động tương tự.

Một số lĩnh vực có thể ứng dụng sơ đồ PERT gồm:

Ngành	Mục đích sử dụng
Xây dựng	Lập kế hoạch thi công, quản lý dự án sửa chữa và cải tạo công trình
Sản xuất	Lập kế hoạch sản xuất, quản lý các dự án phát triển sản phẩm mới
Công nghệ thông tin (IT)	Lập kế hoạch bảo trì hệ thống, phát triển và ra mắt phần mềm mới
Logistics	Lập kế hoạch cho quá trình xuất khẩu một đơn hàng quốc tế
Giáo dục	Lập kế hoạch triển khai chương trình ngoại khóa

Ngoài ra, biểu đồ PERT cũng được đưa vào những dự án có mức đầu tư lớn, đòi hỏi sự kết hợp giữa nhiều bộ phận và chủ đầu tư khác nhau. Triển khai dự án dựa trên biểu đồ mạng PERT giúp đơn giản hóa quy trình và hỗ trợ người quản lý thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

[Tặng tài liệu đặc biệt] 5 giai đoạn và các phương pháp tiếp cận quản lý dự án hiệu quả Mẫu file Excel quản lý dự án chuẩn quốc tế

3. Những yếu tố chính khi lập sơ đồ PERT

Sự kiện

Sự kiện trong sơ đồ PERT là các cột mốc quan trọng để đánh dấu sự khởi đầu hoặc kết thúc của một hoặc nhiều công việc. Trong biểu đồ PERT, sự kiện được biểu diễn bằng các hình tròn có đánh số thứ tự. Sự kiện đầu tiên chỉ có cung đi ra và sự kiện kết thúc chỉ có cung đi vào. Các sự kiện khác được đánh dấu vừa có cung đi vào, vừa có cung đi ra.

Công việc 

Công việc đại diện cho thời gian và nguồn lực cần thiết để chuyển tiếp từ một sự kiện này đến sự kiện khác. Trên sơ đồ PERT, các công việc được biểu diễn bằng mũi tên chỉ hướng, độ dài của cung đại diện cho thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. 

Thời gian dự trữ 

Thời gian dự trữ là yếu tố quan trọng xác định khả năng điều chỉnh và ứng phó với sự cố chậm trễ. Người quản lý sẽ quy định một khoảng thời gian giới hạn cho mỗi nhiệm vụ được phép chậm trễ nhưng không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể. Điều này nghĩa là công việc có thể bị trì hoãn, nhưng vẫn cần đảm bảo hoàn thành theo đúng kế hoạch tiến độ chung.

Đường găng

Đường găng là đường dẫn dài nhất từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc trong sơ đồ mạng PERT. Đây là chuỗi các công việc liên kết với nhau theo thứ tự để hoàn thành dự án. Nếu xảy ra chậm trễ trong quá trình thực hiện bất kỳ công việc nào trên đường găng, tiến độ dự án sẽ bị trì hoãn tương ứng. 

4. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ PERT 

Bước 1: Thu thập thông tin dự án

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc xây dựng sơ đồ PERT là thu thập đầy đủ thông tin về dự án.

Thông tin cơ bản	Tài nguyên sẵn có	Các ràng buộc và điều kiện
Mục tiêu và phạm vi dự án Các yêu cầu của stakeholder Các ràng buộc về thời gian và nguồn lực Ngân sách dự án	Nhân lực và kỹ năng Trang thiết bị và công cụ Các nguồn lực tài chính	Deadline và các mốc thời gian quan trọng Các quy định và tiêu chuẩn cần tuân thủ Các rủi ro tiềm ẩn

Bước 2: Xác định các hoạt động

Sau khi có đầy đủ thông tin, bước tiếp theo là phân tích và xác định các hoạt động cần thực hiện.

Phương pháp xác định hoạt động	Các yêu cầu khi xác định hoạt động	Danh sách kiểm tra
Phân tích WBS (Work Breakdown Structure) Brainstorming với team Tham khảo các dự án tương tự Tư vấn từ chuyên gia	Mỗi hoạt động phải có đầu ra cụ thể Phải đo lường được Phải có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng Phải phân công được người thực hiện	Hoạt động có đủ chi tiết không? Có bỏ sót hoạt động nào không? Các hoạt động có độc lập với nhau không?

Sắp xếp hoạt động theo thứ tự thực hiện, bắt đầu từ sự kiện khởi động và kết thúc ở sự kiện hoàn thành dự án. Mỗi hoạt động là một mũi tên nối hai nút sự kiện, hoặc một hộp nếu vẽ theo kiểu hoạt động trên nút. Cần kiểm tra để không bỏ sót công việc và không tạo vòng lặp trong sơ đồ.

Bước 3: Thiết lập mối quan hệ

Việc xác định mối quan hệ giữa các hoạt động là bước quan trọng để tạo nên cấu trúc của sơ đồ PERT.

Các loại mối quan hệ	Nguyên tắc thiết lập quan hệ
Finish to Start (FS): Hoạt động B chỉ có thể bắt đầu sau khi hoạt động A kết thúc Start to Start (SS): Hoạt động B có thể bắt đầu khi hoạt động A bắt đầu Finish to Finish (FF): Hoạt động B chỉ có thể kết thúc sau khi hoạt động A kết thúc Start to Finish (SF): Hoạt động B chỉ có thể kết thúc sau khi hoạt động A bắt đầu	Xác định các hoạt động tiền nhiệm Xác định các hoạt động kế nhiệm Xác định các hoạt động có thể thực hiện song song Xác định các điểm phụ thuộc bắt buộc

Nối các hoạt động theo quan hệ phụ thuộc đã xác định. Việc nào phải xong trước, việc nào có thể làm song song. Hoạt động chỉ thể hiện sự phụ thuộc, không tiêu tốn thời gian và nguồn lực, được vẽ bằng mũi tên đứt đoạn.

Bước 4: Ước tính thời gian

Thay vì chỉ đưa ra một con số duy nhất, phương pháp PERT sử dụng ba mức ước tính để phản ánh tính bất định của dự án. Việc xác định chính xác ba giá trị này là cơ sở để tính toán thời gian kỳ vọng cho từng hoạt động.

• Thời gian lạc quan (O – Optimistic): Thời gian hoàn thành ngắn nhất nếu mọi việc diễn ra thuận lợi, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
• Thời gian thường gặp (M – Most likely): Thời gian thực tế nhất, có khả năng xảy ra cao nhất dựa trên các điều kiện làm việc bình thường.
• Thời gian bi quan (P – Pessimistic): Thời gian dài nhất có thể xảy ra khi gặp phải các rủi ro, sự cố hoặc trở ngại không mong muốn.

Sau khi có ba giá trị trên, nhà quản lý tính toán thời gian kỳ vọng (Te – Time expected) cho mỗi hoạt động theo công thức:

Te = (O + 4M + P) / 6

Trong đó, giá trị M được nhân với trọng số 4 vì đây là kịch bản có xác suất xảy ra cao nhất, còn số 6 là tổng trọng số của ba mức ước tính. Giá trị Te sau đó được ghi trực tiếp lên từng hoạt động trên sơ đồ để làm căn cứ tính toán đường găng và tổng thời gian hoàn thành dự án.

Ví dụ: Hoạt động “Viết báo cáo” có thời gian lạc quan 2 ngày (O), thường gặp 5 ngày (M) và bi quan 14 ngày (P). Áp dụng công thức: Te​=(2+4×5+14)/6=6 ngày. Con số 6 ngày được dùng để ghi vào sơ đồ.

Tham khảo: Design Thinking là gì? 5 bước xây dựng quy trình Design Thinking

Bước 5: Thực hiện vẽ sơ đồ

Hiện thực hóa sơ đồ bằng các công cụ hỗ trợ. Tùy vào độ phức tạp của dự án, bạn có thể vẽ thủ công trên giấy/bảng trắng hoặc sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Microsoft Project, Lucidchart, hoặc Visio để dễ dàng chỉnh sửa và quản lý. Thao tác vẽ bao gồm:

• Đặt các nút (Nodes): Vẽ các nút đại diện cho sự kiện bắt đầu, kết thúc của các hoạt động.
• Nối các hoạt động: Sử dụng mũi tên (liền cho hoạt động thực tế, đứt đoạn cho hoạt động giả) để kết nối các nút theo đúng trình tự logic và mối quan hệ phụ thuộc đã thiết lập ở Bước 3.
• Ghi thông tin: Điền giá trị thời gian kỳ vọng (Te​) đã tính ở bước trước lên từng mũi tên hoặc hộp hoạt động.

Bước 6: Phân tích và tối ưu hóa sơ đồ

Khi sơ đồ đã hoàn thiện về mặt hình ảnh, nhà quản lý cần thực hiện thêm các phép tính toán để rút ra các thông tin chiến lược cho dự án:

Xác định đường găng (critical path)

Cộng tổng thời gian kỳ vọng trên từng đường đi liên tục từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc. Đường có tổng thời gian lớn nhất chính là đường găng. Đây là lộ trình quyết định thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án. Mọi sự chậm trễ trên đường găng đều sẽ làm chậm toàn bộ dự án, vì vậy các hoạt động này cần được ưu tiên nguồn lực và giám sát chặt chẽ.

Tính toán thời gian dư

Đối với các hoạt động nằm ngoài đường găng, hãy xác định thời điểm bắt đầu sớm nhất và muộn nhất để tính toán:

Thời gian dư = Bắt đầu muộn nhất – Bắt đầu sớm nhất

Chỉ số này cho biết một hoạt động có thể trì hoãn tối đa bao lâu mà không gây ảnh hưởng đến ngày hoàn thành cuối cùng. Đây là căn cứ quan trọng để nhà quản lý điều chuyển nhân sự hoặc thiết bị từ các khâu dư dả thời gian sang các khâu đang nằm trên đường găng khi cần thiết.

Ví dụ một hoạt động ngoài đường găng có thời điểm bắt đầu sớm nhất là ngày 5 và bắt đầu muộn nhất là ngày 8.

Thời gian dư = $8-5=3$ ngày. Nghĩa là hoạt động này có thể chậm trễ tối đa 3 ngày mà vẫn đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.

5. Ví dụ về sơ đồ PERT

Để hình dung rõ hơn về việc thể hiện sơ đồ PERT, bạn có thể tham khảo dự án tổ chức một sự kiện nhằm ra mắt sản phẩm mới.

Nhiệm vụ	Tên hoạt động	Thời gian (Te​)	Điều kiện thực hiện (Mối quan hệ)
A	Lên ý tưởng và chủ đề tiệc	3 ngày	Bắt đầu ngay
B	Thuê địa điểm	5 ngày	Làm sau khi xong A
C	Lên danh sách khách mời	2 ngày	Làm sau khi xong A
D	Gửi thư mời	3 ngày	Làm sau khi xong B và C
E	Đặt tiệc và trang trí	4 ngày	Làm sau khi xong B
F	Tổng duyệt chương trình	2 ngày	Làm sau khi xong D và E
G	Tổ chức sự kiện	1 ngày	Làm sau khi xong F

Đường găng của dự án là A → B → E → F → G, với tổng thời gian 15 ngày. Đây là thời gian tối ưu để hoàn thành toàn bộ dự án.

Hoạt động D – Gửi thư mời không nằm trên đường găng. Nhánh chứa D hoàn thành trong 14 ngày, ngắn hơn dự án 1 ngày, nên D có thể chậm tối đa 1 ngày mà không làm lùi ngày tổ chức.

Đường A → C → D → F → G mất 11 ngày, nhưng không thể lấy 15 trừ 11 để kết luận D có 4 ngày dư. Do D vẫn phải chờ cả B và C hoàn thành, nên thời gian dư thực tế của D chỉ là 1 ngày.

Như vậy, A, B, E, F và G không có thời gian dư, cần được theo dõi sát. Riêng D có 1 ngày dự trữ và có thể gửi thư mời chậm 1 ngày mà dự án vẫn hoàn thành đúng kế hoạch.

6. Lưu ý khi vẽ sơ đồ PERT

Sử dụng các ký hiệu chuẩn

• Hình chữ nhật/hình tròn cho các sự kiện
• Mũi tên cho các hoạt động
• Đường đứt đoạn cho các hoạt động giả

Đảm bảo tất cả các hoạt động đã được kết nối

• Kiểm tra kỹ từng hoạt động trên sơ đồ để chắc chắn rằng chúng đều có các mối liên kết cần thiết.
• Một hoạt động không được kết nối có thể khiến tiến trình bị gián đoạn, vì nó có thể bị bỏ qua hoặc không thực hiện đúng thời điểm.

Kiểm tra tính logic của các mối quan hệ

• Xem xét lại các mối liên kết để đảm bảo chúng phù hợp với thứ tự thực hiện và không có sự mâu thuẫn trong trình tự hoạt động.
• Đôi khi, các hoạt động có thể vô tình được đặt sai vị trí hoặc có mối quan hệ không hợp lý, dẫn đến tiến trình dự án bị chậm trễ.

Xác nhận thông tin thời gian

• Kiểm tra từng hoạt động để đảm bảo rằng thời gian được ghi chính xác, dựa trên các thông tin thực tế và khả năng hoàn thành.
• Thời gian thực hiện là yếu tố quan trọng giúp xác định đường găng và thời gian hoàn thành dự án, vì vậy mọi sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ.

Kiểm tra tính đầy đủ của thông tin

• Đảm bảo rằng sơ đồ đã bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết như tên hoạt động, thời gian, và các mối liên hệ.
• Một sơ đồ PERT đầy đủ phải cung cấp đầy đủ thông tin để bất kỳ ai xem cũng có thể hiểu rõ và sử dụng nó làm hướng dẫn cho tiến trình dự án.

Cập nhật sơ đồ thường xuyên

• Vẽ sơ đồ đơn giản trước, sau đó bổ sung chi tiết để tránh rối và dễ theo dõi.
• Thường xuyên họp định kỳ để đảm bảo tất cả hiểu rõ tiến trình và kịp thời điều chỉnh khi cần.
• Mỗi khi dự án thay đổi, cập nhật sơ đồ để phản ánh đúng thực tế.
• Giữ lại các phiên bản cũ để dễ so sánh, rút kinh nghiệm và cải thiện trong tương lai.

7. Ưu và nhược điểm của sơ đồ PERT 

Biểu đồ PERT đem lại những lợi ích sau cho người quản lý dự án và doanh nghiệp:

• Sơ đồ PERT cung cấp khả năng đánh giá thời gian và nguồn lực cần thiết cho một dự án nhờ theo dõi chi tiết từng giai đoạn, cũng như bao quát toàn bộ quá trình dự án diễn ra.
• Biểu đồ PERT giúp các công ty hiểu rõ thứ tự của quy trình công việc và dễ dàng chọn ra con đường hiệu quả, thuận lợi nhất.
• Việc phân tích biểu đồ PERT yêu cầu phân tích dữ liệu từ các phòng ban trong tổ chức. Việc kết hợp dữ liệu cho phép người quản lý đánh giá chính xác nhóm chịu trách nhiệm, đồng thời tạo điều kiện cho mỗi bộ phận phát huy tối đa vai trò của mình.
• Sơ đồ PERT làm rõ những thời hạn mơ hồ, làm rõ sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và thiết lập thứ tự nhiệm vụ trong một dự án phức tạp.
• Đạt được tiến độ như dự định, mọi người đều biết rõ trách nhiệm của mình cùng thời điểm cần hoàn thành.

Tuy nhiên, phương pháp sơ đồ PERT cũng có một số hạn chế như sau:

• Cách vẽ sơ đồ PERT đòi hỏi người quản lý tốn nhiều thời gian, công sức để hoạch định chi tiết, chính xác.
• Khi có sự thay đổi trong dự án như thêm nhiệm vụ mới hoặc điều chỉnh thời gian dự kiến, sơ đồ PERT phải được cập nhật một cách chính xác. Điều này khiến người quản lý luôn phải quan tâm sát sao và cẩn thận để tránh gây ra lỗi không nhất quán trong biểu đồ.
• Biểu đồ PERT có thể trở nên phức tạp khi dự án có quy mô lớn và nhiều mối quan hệ chồng chéo giữa những nhiệm vụ. Việc quản lý và cập nhật biểu đồ trong trường hợp này sẽ trở nên khó khăn, dễ phát sinh sai sót.

8. So sánh biểu đồ Gantt và PERT 

Cả biểu đồ PERT và Gantt đều giúp đơn giản hóa quy trình quản lý thông qua cấu trúc phân chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Chúng cho phép người quản lý gia tăng năng suất và đảm bảo quản lý thời gian, tiến độ hiệu quả.

Sơ đồ PERT đôi khi được ưa chuộng hơn biểu đồ Gantt vì minh họa rõ ràng các yếu tố phụ thuộc của nhiệm vụ. Thế nhưng, PERT lại khó giải thích hơn đối với các dự án phức tạp. Do đó, thông thường các nhà quản lý dự án kết hợp sử dụng cả hai kỹ thuật.

Biểu đồ PERT được sử dụng tốt nhất trước khi dự án bắt đầu lập kế hoạch và ước tính thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ, biểu đồ Gantt được sử dụng tốt nhất trong khi dự án đang chạy. Trong suốt dự án, các nhà quản lý sử dụng biểu đồ Gantt để lên lịch các nhiệm vụ theo ngày và trực quan hóa khối lượng công việc đã hoàn thành.

Tiêu chí so sánh	Biểu đồ Gantt	PERT
Định dạng	Biểu đồ cột	Biểu đồ mạng lưới
Loại dự án phù hợp	Dự án nhỏ, phân chia đơn giản	Dự án lớn, phức tạp, nhiều dữ liệu
Yếu tố chính	Chú trọng vào thời gian cần để hoàn thành các nhiệm vụ nhất định	Chú trọng vào các sự kiện, công việc để hình thành mối quan hệ
Thời điểm ứng dụng	Trong khi dự án đang chạy	Trước khi dự án bắt đầu, người quản lý bắt đầu lập kế hoạch và ước tính thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ
Đặc điểm	Đơn giản, dễ thực hiện	Cần ghi nhớ nhiều nguyên tắc phức tạp, người dùng phải có kiến thức, kinh nghiệm dày dặn

9. MISA AMIS Công việc – Giải pháp quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

MISA AMIS Công việc là ứng dụng quản lý dự án, công việc toàn diện nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số. Giải pháp này sẽ hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch, giao nhiệm vụ và giám sát tiến độ nhanh chóng, tức thời theo từng dự án. Dù không tích hợp sẵn tính năng vẽ sơ đồ PERT, MISA AMIS Công việc cũng cung cấp các tính năng tương tự giúp doanh nghiệp quản lý dự án tối ưu.

Lập kế hoạch thông minh 

MISA AMIS Công việc cung cấp chức năng lập kế hoạch dự án, quản lý công việc theo timeline, bảng biểu hoặc to do list. Cả nhà quản lý và nhân viên đều có thể chủ động sắp xếp công việc ưu tiên, theo dõi tiến độ cùng người phụ trách nhiệm vụ.

Khi dự án chung có cập nhật thay đổi như cảnh báo đến hạn deadline thì tất cả các thành viên đều nhận được thông báo tự động. Nhờ vậy, từ khâu lập kế hoạch đến khâu giám sát, quản lý cả vòng đời dự án trở nên đơn giản, trực quan hơn.

Xem thêm tính năng

Quản lý dự án đa chiều từ chi tiết đến tổng quan

Khi ứng dụng MISA AMIS Công việc, các công việc hoàn toàn có thể được tổ chức theo dự án. Người quản lý không chỉ theo dõi đầu việc, vai trò của thành viên mà còn có thể xuất khẩu từng dự án thành file Excel để làm báo cáo, gửi khách hàng…

Hay với những dự án con có tính chất tương tự, người quản lý chỉ cần nhân bản dự án để chỉnh sửa nhanh mà không tốn thời gian thao tác lại trên phần mềm. Phần mềm cũng trang bị tính năng kiểm tra tiến độ tức thời, mọi lúc mọi nơi. Mỗi thao tác mới của nhân sự đều được đồng bộ và thông báo tới quản lý. 

Sử dụng mẫu báo cáo trực quan, đánh giá kết quả dự án dựa trên số liệu

Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của MISA AMIS Công việc là khả năng xuất bản báo cáo đa chiều dưới dạng bảng biểu, sơ đồ trực quan. Bằng cách này, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức tổng hợp dữ liệu sau mỗi giai đoạn nhỏ của dự án. 

Hơn 400.000 doanh nghiệp và hộ kinh doanh tin dùng giải pháp phần mềm từ MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Sơ đồ PERT giúp nhà quản lý nhìn rõ trình tự công việc, mối phụ thuộc giữa các hoạt động và những khâu có thể kéo dài tiến độ dự án. Khi được xây dựng dựa trên ước tính thời gian hợp lý và cập nhật thường xuyên, sơ đồ trở thành căn cứ để phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và xử lý sớm các rủi ro. Hy vọng những hướng dẫn trong bài sẽ giúp bạn áp dụng sơ đồ PERT vào dự án thực tế, lập kế hoạch sát hơn và kiểm soát công việc chủ động hơn.