Theo khảo sát từ tập đoàn KPMG trên 100 doanh nghiệp, có tới 70% đơn vị triển khai thất bại ít nhất 1 dự án trong 1 năm. Đặc biệt, nguyên nhân thất bại không nằm ở nguồn vốn hay nhân lực mà đến từ sự hạn chế trong việc kết nối thông tin khi làm việc. Để giải quyết vấn đề trên, doanh nghiệp cần hiểu biết sâu sắc hơn về vòng đời dự án và có phương pháp quản lý đồng bộ, khoa học.
I. Vòng đời dự án là gì?
Vòng đời dự án là chuỗi các giai đoạn một dự án phải trải qua từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mỗi dự án sẽ có số lượng chu trình khác nhau dựa trên nhu cầu của tổ chức. Tuy nhiên, chúng đều được quy định khoảng thời gian hoàn thiện nhất định.
Hiện nay, vòng đời dự án thường được chia thành 4 giai đoạn chính bao gồm: Bắt đầu, Lập kế hoạch, Thực hiện và Kết thúc. Mặc dù còn nhiều tranh cãi khi quy định số lượng giai đoạn nhưng đây là cách thiết lập cơ bản phù hợp với nhiều tính chất dự án nhất.
II. Các giai đoạn chính của quản lý vòng đời dự án
1. Giai đoạn bắt đầu
Giai đoạn bắt đầu sẽ đặt nền tảng cho tất cả các bước đi tiếp theo trong tương lai. Vì vậy, doanh nghiệp cần làm rõ những vấn đề cốt lõi, vạch ra hướng đi rõ ràng. Giai đoạn này chủ yếu tập trung vào hai hoạt động là xác định mục tiêu và thành phần tham gia.
Xác định mục tiêu dự án bao gồm các hoạt động là:
- Mô tả mục tiêu một cách dễ hiểu.
- Chỉ định người quản lý toàn bộ dự án.
- Công bố ngân sách.
- Nêu tóm tắt tiến trình thực hiện cùng các dấu mốc quan trọng.
Trong khi đó, các bên tham gia sẽ được tổng hợp vào một văn bản chung với thông tin như:
- Vai trò trong dự án (Nhà cung cấp, kỹ thuật viên, nhà phân tích kinh doanh hay khách hàng…).
- Chức vụ cụ thể của người đại diện liên hệ giữa các bên.
- Mức độ ảnh hưởng tới dự án chung (Đơn vị hỗ trợ, quyết định hay ảnh hưởng).
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể nghiên cứu thị trường để tìm ra các rủi ro tiềm ẩn. Điều này giúp ban lãnh đạo dự án chủ động đề xuất hướng đi cùng mục tiêu khả thi ngay từ đầu.
2. Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch triển khai thường chiếm tỷ trọng khoảng 50% khả năng thành công của dự án. Do đó, doanh nghiệp phải thực hiện lập kế hoạch chi tiết, bám sát với thực tế.
2.1. Phân chia công việc
Đối với bất kỳ dự án nào, phân chia công việc đều là nhiệm vụ quan trọng. Người quản lý tiến hành liệt kê tất cả các đầu việc cùng các thành viên tham gia.
Sau đó, những cá nhân có chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn sẽ được phân bổ vào vị trí chủ chốt. Đồng thời, yếu tố cấp bậc trong từng đội nhóm, phòng ban cũng cần được quy định rõ ràng. Điều này giúp mọi người nắm được nhiệm vụ của bản thân và quá trình quản lý dự án diễn ra chặt chẽ, thuận lợi hơn.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý tiến độ dự án tốt nhất hiện nay
2.2. Xác định hoạt động và trình tự thực hiện
Từ các gói công việc lớn, người quản lý phân chia chúng thành lịch biểu nhỏ hơn với hoạt động cụ thể. Đây là giai đoạn phát triển nên sơ đồ, thông số đo lường và chiến lược phát triển ngắn hạn cho dự án.
Danh sách công việc này không chỉ cần hoạch định chi tiết mà còn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên. Kế hoạch càng rõ ràng thì đội ngũ nhân sự càng hoàn thiện mục tiêu quan trọng sớm hơn.
Ví dụ, để thành lập một doanh nghiệp, người lãnh đạo phải xin giấy phép kinh doanh, thuê địa điểm trước khi mua sắm nội thất khai tổ chức khai trương.
2.3. Lập thời gian biểu
Lập thời gian biểu đồng nghĩa với việc ước tính thời lượng khoảng thời gian làm việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ theo cá nhân, đội nhóm. Để làm được việc đó, doanh nghiệp cần đảm bảo một số yếu tố sau:
- Ước tính các nguồn lực hiện có như máy móc, công cụ, tài chính…
- Ước tính thời gian cần có để cho từng nhiệm vụ.
- Ước tính năng suất trung bình của một nhân viên.
3. Giai đoạn thực hiện
Giai đoạn thực hiện chiếm nhiều thời gian và yêu cầu doanh nghiệp phải chú trọng từng chi tiết để đặt nền móng vững chắc cho dự án. Bởi vậy, người quản lý nên chú trọng những công việc sau:
- Giao nhiệm vụ và đặt KPI cho từng thành viên, đội nhóm.
- Tổ chức quy trình làm việc liên kết hợp lý.
- Truyền động lực cho đội ngũ bằng cách khen thưởng, phê bình kịp thời.
- Tận dụng các nguồn lực một cách tối ưu.
- Đảm bảo tiến độ dự án.
- Phản ứng linh hoạt, luôn sẵn sàng các phương án xử lý khủng hoảng.
- Cập nhật thông tin tức thời để các bên liên quan nắm được bức tranh tổng quan.
4. Giai đoạn kết thúc
Giai đoạn kết thúc bao gồm việc theo dõi, đánh giá kết quả và điều tiết tiến độ để đáp ứng mục tiêu cuối cùng của dự án. Trọng tâm ở bước này là tổng kết tất cả hoạt động đã triển khai và cải thiện những phần còn hạn chế.
Nhìn chung, checklist của người quản lý cho giai đoạn kết thúc thường bao gồm:
- Bàn giao sản phẩm của dự án.
- Đảm bảo hoàn thành mọi khía cạnh trong dự án.
- Làm bảng đánh giá kết quả theo từng cá nhân và nhóm.
- Gửi báo cáo tới các bên liên quan.
- Phân tích, đánh giá và rút kinh nghiệm dựa vào thành tựu – yếu điểm của đội ngũ.
III. Quản lý dự án hiệu quả với phần mềm MISA AMIS Công việc
MISA AMIS Công Việc là ứng dụng quản lý dự án nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Với mục tiêu hỗ trợ nhà quản lý giải quyết khó khăn, tăng năng suất cùng hiệu quả công việc, phần mềm MISA AMIS Công việc sở hữu nhiều tính năng quản lý dự án toàn diện doanh nghiệp không thể bỏ qua.
1. Phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên ngay từ giai đoạn bắt đầu
Phần mềm cho phép tạo mới dự án hoặc sử dụng những form mẫu tiêu biểu đã được ghi nhớ để tiết kiệm thời gian thao tác. Trong mỗi dự án lớn, bạn lại có thể tạo ra các nhóm dự án nhỏ hơn đính kèm nhiệm vụ, dữ liệu và thông tin liên quan.
Mỗi thành viên được thêm vào dự án đều có công việc chi tiết và cùng nhau theo dõi tiến độ chung. Người quản cũng được giới hạn quyền chỉnh sửa, bình luận của thành viên để đảm bảo sự minh bạch, bảo mật cao.
2. Lập kế hoạch thông minh với các công cụ tối ưu
MISA AMIS Công việc cung cấp đa dạng chức năng lập kế hoạch dự án, quản lý công việc theo timeline, bảng biểu hoặc danh sách việc cần làm… Bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên, theo dõi các nhiệm vụ theo tên người phụ trách cùng giới hạn thời gian.
Khi có bất cứ thay đổi gì trên dự án chung như cảnh báo đến hẹn deadline thì các thông báo sẽ tự động được gửi tới những người liên quan. Nhờ vậy, việc lập kế hoạch cho cả vòng đời dự án trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.
3. Quản lý nhiệm vụ, thời gian và vai trò từng thành viên trong suốt quá trình thực hiện dự án
Trong giai đoạn thực hiện, doanh nghiệp tiếp tục quản lý thời gian, giám sát nhiệm vụ, quản lý vai trò theo thành viên và ứng dụng một số tác vụ nâng cao với MISA AMIS Công việc.
Người quản lý chủ động phân bổ thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ, theo dõi báo cáo thực tế thời lượng hoàn thành. Việc quản lý chặt chẽ này giúp dự án luôn đi đúng kế hoạch và tiến độ. Đồng thời, người đứng đầu cũng kịp thời giải quyết những nguy cơ gây ra tình trạng chậm deadline.
Thêm vào đó, phần mềm còn có chức năng kiểm tra tiến độ tức thời, mọi lúc mọi nơi. Mỗi thao tác cập nhật thông tin của nhân sự đều được đồng bộ và thông báo tới người quản lý.
4. Sử dụng các báo cáo đa chiều để đánh giá kết quả hoàn thành dự án
Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý dự án này là khả năng xuất bản báo cáo đa chiều. Người quản lý sẽ nắm được mọi thông tin từ báo cáo của các bộ phận đến báo cáo công việc cá nhân. Bằng cách này, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức tổng hợp thủ công. Sau mỗi giai đoạn, công tác đánh giá mức độ thành công diễn ra chính xác, khách quan hơn.
IV. Kết luận
Trên đây là khái niệm cùng các giai đoạn chính trong một vòng đời dự án mà doanh nghiệp cần biết. Mỗi dự án thường bị giới hạn thời gian nhất định nhưng lại bao gồm nhiều công việc con. Vì vậy, người quản lý không chỉ cần có kỹ năng dẫn dắt đội ngũ mà còn phải biết cách ứng dụng công nghệ để theo dõi, giám sát công việc tối ưu.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
