Kiến thức Quản lý - điều hành Các kỹ năng giao tiếp trong công việc hiệu quả nhất bạn...

Các kỹ năng giao tiếp trong công việc hiệu quả nhất bạn nên áp dụng

Dù bạn không phải một người khéo léo trong giao tiếp bẩm sinh, nhưng bài viết này sẽ giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp trong công việc của bạn. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu bí quyết ngay dưới đây! 

MISA AMIS xin dành tặng bạn Bộ tài liệu miễn phí: Kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo

I. Kỹ năng giao tiếp là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong công việc

Đầu tiên chúng ta cùng đi tìm hiểu xem kỹ năng giao tiếp là gì, tầm quan trọng của cách giao tiếp hiệu quả trong công việc.

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp được hiểu là tập hợp các quy tắc, hành vi, cách thức ứng xử, tương tác giữa mọi người với nhau. Kỹ năng giao tiếp còn được biết đến với tên gọi “nghệ thuật giao tiếp”, bởi để giao tiếp hiệu quả, cần đến nhiều kỹ năng khác nhau như: kỹ năng quan sát, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng diễn đạt,… và nó đúng thực sự là một môn nghệ thuật.

Giao tiếp công sở

2. Tầm quan trọng của giao tiếp trong công việc

Trong công việc, bất kể bạn đảm nhận vị trí nào thì hàng ngày bạn vẫn thường xuyên tiếp xúc với rất nhiều người ở phạm vi công việc. Đó có thể là sếp, đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác. Dưới đây là một số ý nghĩa to lớn của kỹ năng giao tiếp trong công việc hiệu quả trong công việc:

  • Thông tin được truyền đạt rõ ràng, chính xác, đi đúng hướng giữa người truyền thông tin và người tiếp nhận.
  • Tạo thiện cảm với người nghe, nhờ đó các tương tác công việc trở nên thuận lợi.
  • Lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc của người khác, khiến người đối diện cảm thấy được quan tâm, trân trọng. Nhờ đó các mối quan hệ trong công việc trở nên gần gũi, gắn kết hơn. 
  • Tạo dựng cho mình một phong cách riêng, khiến bản thân trở nên thu hút, nổi bật trong tập thể.
  • Tạo cảm giác tự tin khi trò chuyện và chia sẻ với người khác.
  • Hạn chế những hiểu lầm dẫn đến tình huống mâu thuẫn, xung đột không đáng có. 
Người lãnh đạo sẽ phải trao đổi với rất nhiều người khác nhau như cấp dưới, nhân viên, đối tác hay cả đối thủ. Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng để người lãnh đạo thành công trong công việc. MISA AMIS trân trọng gửi tới bạn tài liệu chuyên sâu về lĩnh vực này:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO 

II. Các kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc

Dưới đây là một số phương pháp để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong công việc của bạn hiệu quả hơn.

1. Chào hỏi và tạm biệt đồng nghiệp

Một lời chào hỏi thân thiện trong buổi gặp mặt đầu tiên hay mỗi sáng gặp nhau nơi công sở luôn lấy được thiện cảm của người đối diện. Chào hỏi là bước đầu tiên để bắt đầu một mối quan hệ, là cách để mọi người giao tiếp với nhau trước khi bắt đầu ngày làm việc mới. 

Chào hỏi đồng nghiệp
Chào hỏi nhiệt tình là cách bắt đầu ngày làm việc mới hoàn hảo

Bên cạnh chào hỏi là tạm biệt, nếu không biết cách nói lời tạm biệt trước khi tiễn một đối tác, khách hàng ra về hay chào tạm biệt nhau giờ tan ca, chúng ta sẽ dễ trở thành người bất lịch sự và làm mất cơ hội cho một cuộc nói chuyện lần sau. Chào hỏi hay tạm biệt nghe chừng là những quy tắc ứng xử khá tối thiểu và đơn giản, tuy nhiên bạn vẫn nên thực sự chú tâm đến nó, đặc biệt là những bạn thuộc tuýp người “kiệm lời”.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

2. Quan sát và lắng nghe là chìa khóa

Quan sát là chìa khóa giúp nắm bắt, cập nhật thông tin xoay quanh công việc, tình huống đang diễn ra cũng như cảm xúc, tâm lý của người đối diện. 

Quan sát tốt đồng nghĩa với việc bạn thu thập được đầy đủ dữ liệu về công việc mà các bộ phần phòng ban đang triển khai, sự cố một vị trí nào đó đang gặp phải hay nhu cầu tìm kiếm của một vị khách đến cửa hàng. Từ đó, bạn sẽ có cơ sở đưa ra những lời nói, hành động phù hợp nhất với bối cảnh bạn quan sát được. 

Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu nơi công sở

Song hành với kỹ năng giao tiếp trong công việc bằng mắt, chính là kỹ năng lắng nghe bằng tai. Bản chất, nghệ thuật giao tiếp không phải tất cả nằm ở quá trình bạn nói mà quan trọng ở cách bạn lắng nghe người khác nói.

Khi trao đổi với đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác, bạn cần thực sự lắng nghe họ nói gì, họ góp ý cho bạn ra sao. Thành thạo kỹ năng quan sát và lắng nghe giúp cho cuộc hội thoại của bạn với cấp trên, đồng cấp hay cấp dưới hiệu quả hơn.

Đặc biệt kỹ năng này phát huy sức mạnh tuyệt đối khi teamwork (làm việc nhóm) trong các công việc chung. Lắng nghe, suy ngẫm, chọn lọc từ ý kiến của mọi người để đưa ra phương án phù hợp nhất giúp đội nhóm làm việc tốt hơn. 

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay! 

3. Lịch sự, lễ phép nhưng đừng xu nịnh

Nhiều người bước vào môi trường làm việc mới hết sức bỡ ngỡ và không biết phải nói chuyện như thế nào để tạo ấn tượng tốt trong lòng người khác. Cách tốt nhất là hãy lịch sự với tất cả mọi người, từ cấp trên đến những người ngang cấp bậc và những người có vị trí thấp hơn bạn. 

Đặc biệt lưu ý, khen ngợi thái quá không phải là một cách hay ho. Chỉ nên khen một người đúng lúc, đúng thời điểm, đúng chỗ cần khen. Ở nơi công sở, nên khen về chuyên môn, tính cách trong công việc, khả năng làm việc hơn là khen vẻ bề ngoài, cách ăn mặc của một người nào đó. Những lời khen về bề ngoài nếu không đúng ý với người được khen và nếu quá lạm dụng, bạn sẽ dễ dàng bị mất điểm với tập thể. 

4. Phê bình mang tính chất xây dựng

Nhiều người trong chúng ta có thói quen chỉ trích người khác một cách quá vô tư, không để ý đến lời nói cá nhân hoặc thậm chí là có ác ý. Điều này trong cuộc sống nói chung và đặc biệt trong công việc sẽ làm xấu đi mối quan hệ của bạn với những người xung quanh.

Chỉ trích phê bình
Phê bình một cách khéo léo và mang tính chất xây dựng

Nên nhớ, tất cả mọi người đều đang đi làm và mọi người có mặt ở công ty vì mục đích công việc. Khen ngợi hay phê bình chốn công sở đều cần hướng đến một mục tiêu chung: hoàn thành công việc tốt hơn.

Do vậy, bạn chỉ nên phê bình, phản bác một cách chính xác, có lý lẽ và mang tính xây dựng để công việc hiệu quả hơn. Trong những trường hợp như vậy, sự chân thành mà bạn thể hiện trong lời nói là rất quan trọng. Bạn cần tránh việc phê bình quá gay gắt, ác ý, hay thể hiện thái độ bài trừ.

CTA MGM 02

5. Phản hồi kịp thời cho những nhiệm vụ “bất thường” sếp giao

Đôi khi cấp trên có thể giao cho bạn những việc nằm ngoài chuyên môn. Nó cũng có thể do bạn chưa thực sự hiểu đầu bài được giao hay nó đang quá sức so với khả năng thực tế của bạn. 

Thay vì răm rắp làm theo một cách máy móc, hãy chủ động nhờ sếp giải thích rõ hơn lý do, cách thức thực hiện nếu bạn thực sự không biết cách thực hiện. Điều này khiến cấp trên đánh giá cao bạn vì thấy được sự chủ động, ham học hỏi trong công việc của nhân viên. Đối với bản thân, bạn đã can đảm vượt qua những nỗi sợ nhất định của bản thân để sử dụng kỹ năng giao tiếp trong công việc với cấp trên. 

6. Đặt lịch trước cho mỗi cuộc trao đổi, họp hành

Trong môi trường công việc, chắc hẳn mỗi chúng ta đều có những công việc cần xử lý. Không phải lúc nào bạn cũng có những khoảng thời gian rảnh rỗi hiếm hoi để giao tiếp, trao đổi với mọi người xung quanh.

Do vậy, trước khi muốn trao đổi chuyện gì hoặc tổ chức một buổi nói chuyện với ai, hãy đặt lịch với họ trước. Nếu cuộc trao đổi của bạn dự kiến kéo dài thì bạn nên thông báo trước cho họ một khoảng thời gian vừa đủ để họ thu xếp. 

Đặt lịch cho mỗi cuộc trao đổi
Đặt lịch trước là phép lịch sự và tôn trọng những người cùng làm

Họ có thể không phải là người quá bận rộn nhưng cách hẹn này sẽ giúp bạn được đánh giá cao và đồng nghiệp cũng cảm thấy thời gian của họ được coi trọng. Đặc biệt, nếu bạn là cấp trên thì cũng nên tuân theo nguyên tắc này.

Nó thể hiện tính dân chủ, tôn trọng nhân viên của người lãnh đạo. Khi đó, bạn sẽ giành được thiện cảm tốt từ cấp dưới của mình.

>> Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện nay – MISA AMIS

7. Giao tiếp rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu

Thực tế thì đây là nguyên tắc cốt lõi của kỹ năng giao tiếp trong công việc. Điều này càng có ý nghĩa khi chúng ta thực hiện những cuộc hội thoại quan trọng, như đàm phán với đối tác, lãnh đạo truyền thông chính sách mới cho nhân viên, nhân viên bán hàng giải thích tính năng sản phẩm cho khách… 

Hãy vạch sẵn trong đầu những ý chính cần trao đổi và tập trung phân tích sâu vào chúng, tránh việc nói chuyện lan man, dài dòng, gây tốn thời gian cho đôi bên. Trong mỗi diễn đạt, cần dùng các dẫn chứng, lập luận đầy đủ làm thoát ý và toát hết mục đích bạn muốn truyền đạt.

Nếu bạn cảm thấy không tự tin trong những cuộc gặp mặt như vậy, hãy cố gắng chuẩn bị thật tốt từ trước. Cách này làm cho tinh thần bạn thả lỏng và giữ mình luôn trong trạng thái bình tĩnh trong suốt cuộc nói chuyện.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

8. Giao tiếp mềm mỏng nhưng quyết đoán

Khi tham gia vào những câu chuyện ngoài công việc, bạn có thể vui vẻ, thoải mái, đôi khi là nhường nhịn đối tượng giao tiếp. Nhưng trong giao tiếp công việc, hãy thể hiện năng lực cá nhân bằng các nhận định rõ ràng, đúng đắn, trao đổi thẳng thắn.

Nghệ thuật giao tiếp công sở
Nghệ thuật giao tiếp công sở: mềm mỏng nhưng quyết đoán

Điều này không có nghĩa bạn phải cạnh tranh gay gắt với đồng nghiệp khi thảo luận về công việc. Bạn chỉ cần tỏ rõ lập trường, quan điểm, chứng minh được ý kiến của mình là đúng đắn.

Đó mới là biểu hiện của người có năng lực và rạch ròi giữa xã giao và công việc. Dĩ nhiên, nếu có điểm nào bạn chưa chính xác và nhận được góp ý thì không nên ngại tiếp thu ý kiến của người đối diện. 

9. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Kỹ năng giao tiếp trong công việc bằng ngôn ngữ cơ thể hay còn gọi giao tiếp “phi ngôn ngữ”. Đây là yếu tố cần thiết giúp nâng cao chất lượng cuộc hội thoại của bạn với mọi người. Nó đặc biệt quan trọng cho kỹ năng thuyết trình, phát biểu trước đám đông.

Khi nói, bạn cần hướng mắt vào người nghe, luôn mỉm cười, thể hiện sự thoải mái, tự tin và tôn trọng người đối diện. Thể hiện ngôn ngữ, nội dung bạn muốn truyền đạt thông qua hành động, điệu bộ của tay, chân, hay kết hợp những chức năng cơ thể khác.

Tất cả sẽ giúp cuộc nói chuyện của bạn và mọi người trở nên tự nhiên, thú vị, vui vẻ hơn. Tuy nhiên, cũng nên biết cách kiểm soát để tránh sự lạm dụng quá mức ngôn ngữ cơ thể. Nó có thể dẫn đến gây ra những ấn tượng xấu trong mắt người khác vì vô tình thể hiện sự thái quá, bất cẩn của bạn.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

CTA MGM 01

III. Tạm kết

Bên cạnh năng lực chuyên môn tốt, kỹ năng giao tiếp trong công việc chính là chìa khóa thành công cho mỗi chúng ta. Để có thể giao tiếp tốt ở thực tế, ngoài các kỹ năng giao tiếp trong công việc được chia sẻ trên đây bạn cũng cần quan sát, học hỏi và rèn luyện. 


Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này