Kiến thức Quản lý - điều hành Các kỹ năng giao tiếp trong công việc hiệu quả nhất bạn...

Các kỹ năng giao tiếp trong công việc hiệu quả nhất bạn nên áp dụng

Dù bạn không phải một người “khéo” giao tiếp bẩm sinh, nhưng tôi tin nếu đọc hết bài viết này, vận dụng từng điều tôi viết dưới đây và kết hợp quan sát thực tế, kỹ năng giao tiếp trong công việc của bạn chắc chắn sẽ cải thiện rất nhiều. Đừng bất ngờ nếu công việc của bạn trở nên thuận lợi hơn và bạn dần chinh phục những thành công nhất định trong sự nghiệp nhờ giao tiếp hiệu quả nhé!

Giao tiếp công sở

>> Đọc thêm: 7 bí kíp giao tiếp công sở hiệu quả – yếu tố quyết định văn hóa doanh nghiệp

I. Kỹ năng giao tiếp là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong công việc

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp được hiểu là tập hợp các quy tắc, hành vi, cách thức ứng xử, tương tác giữa mọi người với nhau. Kỹ năng giao tiếp còn được biết đến với tên gọi “nghệ thuật giao tiếp”, bởi để giao tiếp hiệu quả, cần đến nhiều kỹ năng khác nhau như: kỹ năng quan sát, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng diễn đạt, … và nó đúng thực sự là một môn nghệ thuật.

2. Tầm quan trọng của giao tiếp trong công việc

Trong công việc, bất kể bạn đảm nhận vị trí nào thì hàng ngày bạn vẫn thường xuyên tiếp xúc với rất nhiều người ở phạm vi công việc. Đó có thể là sếp, đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác. Dưới đây là một số ý nghĩa to lớn của việc giao tiếp hiệu quả trong công việc:

  • Thông tin được truyền đạt rõ ràng, chính xác, đi đúng hướng giữa người truyền thông tin và người tiếp nhận.
  • Tạo thiện cảm với người nghe, nhờ đó các tương tác công việc trở nên thuận lợi, việc ký kết thành công hợp đồng hay đạt được thỏa thuận nào đó sẽ dễ dàng hơn nhiều.
  • Lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc của người khác, khiến người đối diện cảm thấy được quan tâm, trân trọng. Nhờ đó các mối quan hệ trong công việc trở nên gần gũi, gắn kết hơn, bạn sẽ được những người xung quanh yêu quý. 
  • Tạo dựng cho mình một phong cách riêng, khiến bản thân trở nên thu hút, nổi bật trong tập thể.
  • Tạo cảm giác tự tin khi trò chuyện và chia sẻ với người khác, nhất là trong những tình huống mà lần đầu bạn tiếp xúc với ai đó. 
  • Hạn chế những hiểu lầm dẫn đến tình huống mâu thuẫn, xung đột không đáng có. Đặc biệt với văn hóa giao tiếp của người Việt, ưa sự tế nhị, ý tứ và đôi khi dùng tình cảm làm nguyên tắc ứng xử.

Tầm quan trọng của giao tiếp

Vai trò của giao tiếp đến đây có lẽ đã được khắc họa rõ nét. Giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm con người cần tập trung rèn luyện, phát triển nhất nếu muốn công việc trở nên dễ dàng, thuận lợi. Hãy cùng tìm ra các kỹ năng giao tiếp ứng xử tốt trong công việc, giúp bạn làm việc hiệu quả và nhanh chóng thăng tiến trong sự nghiệp nhé!

>> Đọc thêm:

II. Các kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc

1. Chào hỏi và tạm biệt đồng nghiệp

Một lời chào hỏi thân thiện trong buổi gặp mặt đầu tiên hay mỗi sáng gặp nhau nơi công sở luôn lấy được thiện cảm của người đối diện. Chào hỏi là bước đầu tiên để bắt đầu một mối quan hệ, là cách để mọi người giao tiếp với nhau trước khi bắt đầu ngày làm việc mới. Kỹ năng chào hỏi cần áp dụng linh hoạt đối với từng đối tượng trong những trường hợp giao tiếp khác nhau: sếp, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác kinh doanh…

Chào hỏi đồng nghiệp
Chào hỏi nhiệt tình là cách bắt đầu ngày làm việc mới hoàn hảo

Bên cạnh chào hỏi là tạm biệt, nếu không biết cách nói lời tạm biệt trước khi tiễn một đối tác, khách hàng ra về hay chào tạm biệt nhau giờ tan ca, chúng ta sẽ dễ trở thành người bất lịch sự và làm mất cơ hội cho một cuộc nói chuyện lần sau.

Chào hỏi hay tạm biệt nghe chừng là những quy tắc ứng xử khá tối thiểu và đơn giản, tuy nhiên bạn vẫn nên thực sự chú tâm đến nó, đặc biệt là những bạn thuộc tuýp người “kiệm lời”.

2. Quan sát và lắng nghe là chìa khóa

Quan sát là chìa khóa giúp nắm bắt, cập nhật thông tin xoay quanh công việc, tình huống đang diễn ra cũng như cảm xúc, tâm lý của người đối diện. 

Quan sát tốt đồng nghĩa với việc bạn thu thập được đầy đủ dữ liệu về công việc mà các bộ phần phòng ban đang triển khai, sự cố một vị trí nào đó đang gặp phải, tâm trạng ngày hôm nay của sếp, nhu cầu tìm kiếm của một vị khách đến cửa hàng. Và điều này cũng có nghĩa, bạn sẽ có cơ sở đưa ra những lời nói, hành động phù hợp nhất với bối cảnh bạn quan sát được. Như vậy được xem là giao tiếp hiệu quả rồi!

Song hành với kỹ năng quan sát bằng mắt, chính là kỹ năng lắng nghe bằng tai. Bản chất, nghệ thuật giao tiếp không phải tất cả nằm ở quá trình bạn nói, mà rất quan trọng ở cách bạn lắng nghe người khác nói. Khi trao đổi với đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác, bạn cần thực sự lắng nghe họ nói gì, họ góp ý cho bạn ra sao.

Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu nơi công sở

Đặc biệt kỹ năng này phát huy sức mạnh tuyệt đối khi teamwork (làm việc nhóm) trong các công việc chung hoặc dự án. Lắng nghe, suy ngẫm, chọn lọc từ ý kiến của mọi người để đưa ra phương án phù hợp nhất giúp đội nhóm làm việc tốt hơn. 

Thành thạo kỹ năng quan sát và lắng nghe giúp cho cuộc hội thoại của bạn với cấp trên, đồng cấp hay cấp dưới hiệu quả hơn.

3. Lịch sự, lễ phép nhưng đừng xu nịnh

Nhiều người bước vào môi trường làm việc mới hết sức bỡ ngỡ và không biết phải nói chuyện như thế nào để tạo ấn tượng tốt trong lòng người khác. Cách tốt nhất là hãy lịch sự với tất cả mọi người, từ cấp trên đến những người ngang cấp bậc và những người có vị trí thấp hơn bạn. Hạn chế đưa ra lời chê bai, song vẫn có thể góp ý thực tế trong khuôn khổ cho phép và hoàn cảnh phù hợp. 

Đặc biệt lưu ý, khen ngợi thái quá không phải là một cách hay ho. Chỉ nên khen một người đúng lúc, đúng thời điểm, đúng chỗ cần khen. Ở nơi công sở, nên khen về chuyên môn, tính cách trong công việc, khả năng làm việc hơn là khen vẻ bề ngoài, cách ăn mặc của một người nào đó. Những lời khen về bề ngoài nếu không đúng ý với người được khen và đặc biệt nếu quá lạm dụng, bạn dễ bị đánh giá là đang lấy lòng, xu nịnh họ. Đây chắc chắn là điểm trừ rất lớn và sẽ mất rất nhiều thời gian để có thể thay đổi định kiến của đồng nghiệp về bạn.

>> Tham khảo: “Vén màn” 4 nguyên nhân trực tiếp gây mất tập trung trong công việc

4. Phê bình mang tính chất xây dựng

Nhiều người trong chúng ta có thói quen chỉ trích người khác một cách quá vô tư, không để ý đến lời nói cá nhân hoặc thậm chí là có ác ý. Điều này trong cuộc sống nói chung và đặc biệt trong công việc là không tốt và làm xấu đi nhanh chóng mối quan hệ của bạn với những người xung quanh, nhất là với người bị chỉ trích.

Chỉ trích phê bình
Phê bình một cách khéo léo và mang tính chất xây dựng

Nên nhớ, tất cả mọi người đều đang đi làm và mọi người có mặt ở công ty vì mục đích công việc. Khen ngợi hay phê bình chốn công sở đều cần hướng đến một mục tiêu chung: công việc. Do vậy, bạn chỉ nên phê bình, phản bác một cách chính xác, có lý lẽ và mang tính xây dựng để công việc hiệu quả hơn. 

Trong những trường hợp như vậy, sự chân thành mà bạn thể hiện trong lời nói là rất quan trọng, và cố gắng đừng để cảm xúc lấn át quá nhiều. Tuyệt đối tránh việc phê bình quá gay gắt, ác ý, hay thể hiện thái độ bài trừ.

5. Phản hồi kịp thời cho những nhiệm vụ “bất thường” sếp giao

Đôi khi cấp trên có thể giao cho bạn những việc nằm ngoài công việc thường xuyên, chuyên môn của bạn hoặc không có trong kế hoạch chung của công ty. Cũng có thể bạn chưa thực sự hiểu đầu bài được giao hay nó đang quá sức so với khả năng thực tế của bạn. 

Thay vì răm rắp làm theo một cách máy móc, hãy chủ động nhờ sếp giải thích rõ hơn lý do, cách thức thực hiện nếu bạn thực sự không biết nguyên nhân và cách làm. Điều này không những khiến cấp trên đánh giá cao bạn vì thấy được sự chủ động, ham học hỏi trong công việc của nhân viên, mà đối với bạn, chính bản thân bạn đã can đảm vượt qua những nỗi sợ nhất định của bản thân để giao tiếp một cách trực tiếp, thẳng thắn với cấp trên. 

6. Đặt lịch trước cho mỗi cuộc trao đổi, họp hành

Trong môi trường công việc, chắc hẳn mỗi chúng ta đều có những công việc cần xử lý trong ca làm việc, không phải lúc nào cũng có những khoảng thời gian rảnh rỗi hiếm hoi để giao tiếp, trao đổi với mọi người xung quanh. Do vậy, trước khi muốn trao đổi chuyện gì hoặc tổ chức một buổi nói chuyện với ai, hãy đặt lịch với họ trước. Nếu cuộc trao đổi của bạn dự kiến kéo dài thì bạn nên thông báo trước cho họ một khoảng thời gian vừa đủ để họ thu xếp. 

Đặt lịch cho mỗi cuộc trao đổi
Đặt lịch trước là phép lịch sự và tôn trọng những người cùng làm

Dù họ không phải là người quá bận rộn nhưng cách hẹn này sẽ giúp bạn được đánh giá cao và đồng nghiệp cũng cảm thấy thời gian của họ được coi trọng. Đặc biệt nếu bạn là cấp trên, bạn càng cần tuân theo nguyên tắc này vì nó thể hiện tính dân chủ, tôn trọng nhân viên của người lãnh đạo. Khi đó, bạn sẽ giành được thiện cảm tốt từ cấp dưới của mình.

7. Giao tiếp rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu

Thực tế thì đây là nguyên tắc cốt lõi của giao tiếp nói chung, trong cuộc sống, công việc hay bất cứ mối quan hệ nào. Điều này càng có ý nghĩa khi chúng ta thực hiện những cuộc hội thoại quan trọng, như đàm phán với đối tác, lãnh đạo truyền thông chính sách mới cho nhân viên, nhân viên bán hàng giải thích tính năng sản phẩm cho khách… 

Hãy vạch sẵn trong đầu những ý chính cần trao đổi và tập trung phân tích sâu vào chúng, tránh việc nói chuyện lan man, dài dòng, gây tốn thời gian cho đôi bên. Trong mỗi diễn đạt, cần dùng các dẫn chứng, lập luận đầy đủ làm thoát ý và toát hết mục đích bạn muốn truyền đạt. Nếu bạn cảm thấy không tự tin trong những cuộc gặp mặt như vậy, hãy cố gắng chuẩn bị thật tốt từ trước, làm cho tinh thần vui vẻ và giữ mình luôn trong trạng thái bình tĩnh trong suốt cuộc nói chuyện.

8. Giao tiếp mềm mỏng nhưng quyết đoán

Khi trò chuyện xã giao những câu chuyện ngoài công việc, bạn có thể vui vẻ, thoải mái, mềm mỏng, đôi khi là nhường nhịn đối tượng giao tiếp. Nhưng trong giao tiếp công việc, hãy thể hiện năng lực cá nhân bằng các nhận định rõ ràng, đúng đắn, trao đổi thẳng thắn.

Nghệ thuật giao tiếp công sở
Nghệ thuật giao tiếp công sở: mềm mỏng nhưng quyết đoán

Điều này không có nghĩa bạn phải ăn thua với đồng nghiệp khi thảo luận về công việc. Chỉ cần bạn tỏ rõ lập trường, quan điểm, chứng minh được ý kiến của mình là đúng đắn và vì mục đích công việc – đó mới là biểu hiện của người có năng lực và rạch ròi giữa xã giao và công việc. Dĩ nhiên, nếu có điểm nào bạn chưa đúng lắm và nhận được góp ý thì cũng đừng ngại tiếp thu ý kiến của người khác nhé

>> Tham khảo: 15 cách tăng năng suất cá nhân và đội nhóm 100% hiệu quả

9. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể hay còn gọi giao tiếp “phi ngôn ngữ”, là yếu tố cần thiết giúp nâng cao chất lượng cuộc hội thoại của bạn với mọi người, và đặc biệt quan trọng cho kỹ năng thuyết trình, phát biểu trước đám đông.

Bạn đang là người nói, bạn cần hướng mắt vào người nghe, luôn mỉm cười, thể hiện sự thoải mái, tự tin và tôn trọng người đối diện. Thể hiện ngôn ngữ, nội dung bạn muốn truyền đạt thông qua hành động, điệu bộ của tay, chân, hay kết hợp những chức năng cơ thể khác. Tất cả sẽ giúp cuộc nói chuyện của bạn và mọi người trở nên tự nhiên, thú vị, vui vẻ hơn. Tuy nhiên, cũng nên biết cách kiểm soát để tránh sự lạm dụng quá mức ngôn ngữ cơ thể, dẫn đến gây ra những ấn tượng xấu trong mắt người khác, vô tình thể hiện sự thái quá, bất cẩn của bạn.

Tạm kết:

Bên cạnh năng lực chuyên môn tốt, kỹ năng giao tiếp trong công việc một cách hiệu quả chính là chìa khóa thành công cho sự nghiệp mỗi chúng ta. Hy vọng bài viết đã giúp bạn tìm ra những điểm nên phát huy và cần khắc phục trong kỹ năng giao tiếp ở môi trường công việc.

Để có thể giao tiếp tốt ở thực tế, ngoài các kỹ năng được chia sẻ trên đây, bạn cũng cần quan sát thật nhiều, va chạm, học hỏi và rèn luyện. Từ đó sẽ thực sự thành thạo và áp dụng được hết các kỹ năng trong lý thuyết. Chúc các bạn thành công!

 

Trải nghiệm ngay 15 ngày miễn phí trọn bộ tính năng AMIS Công Việc – phần mềm quản lý công việc, dự án mọi lúc mọi nơi tại đây:

 

 

Hội thảo Quản trị nguồn nhân lực: Tối ưu hiệu suất - Đẩy mạnh tốc độ - Triển khai nghiệp vụ phúc lợi & đãi ngộ
Chia sẻ bài viết hữu ích này