Quản lý - điều hành Công nghệ & đổi mới sáng tạo Jira là gì? Cách sử dụng phần mềm Jira tối ưu nhất

Jira là gì? Cách sử dụng phần mềm Jira tối ưu nhất

Trong thị trường phần mềm quản lý, Jira đã và đang trở nên rất được ưa chuộng. Phần mềm này được xem như trợ thủ đắc lực của nhiều doanh nghiệp. Vậy Jira có những tính năng gì nổi bật? Hãy theo dõi bài viết dưới đây!

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀN THÀNH NHIỆM XUẤT SẮC

I. Jira là gì?

Jira là một phần mềm có nhiệm vụ quản lý lỗi, phát hiện khó khăn trong dự án công việc. Phần mềm này được phát triển từ công ty phần mềm Atlassian nổi tiếng tại Úc.

phần mềm Jira
Jira Software – Phần mền quản lý dự án nổi tiếng hiện nay

Vì thế, không ngạc nhiên Jira giúp người dùng thuận tiện trong việc sửa đổi, theo dõi và quản lý dự án mọi lúc mọi nơi. Hiện nay, nó được xem là một trong những ứng dụng nước ngoài phổ biến nhất tại Việt Nam.

CTA MGM 02

II. Chức năng chính của phần mềm Jira

Các công ty sử dụng Jira nhằm mục đích vận hành các dự án cũng như điều chỉnh những thiếu sót khi làm việc. Phần mềm cung cấp các tính năng cơ bản, phù hợp với nhu cầu theo dõi, quản lý của người dùng như:

  • Quản lý, theo dõi tiến độ của dự án một cách nhanh chóng với các loại bảng Scrum Kanban, Bug tracking.
  • Quản lý lỗi, quản lý thay đổi hoặc bất kỳ vấn đề phát sinh trong mỗi dự án một cách nhanh chóng.
  • Nghiên cứu và xây dựng các quy trình làm việc thích hợp với yêu cầu của mỗi dự án.
  • Cung cấp báo cáo, thống kê qua nhiều mô hình biểu đồ khác nhau. Hình thức đa dạng thích hợp cho nhiều loại hình dự án, nhiều đối tượng người dùng.
  • Jira có thể mở rộng nhanh chóng và dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như Email, Excel, RSS…
  • Tạo lập và lưu giữ các bộ lọc cấu hình cao xuyên suốt mọi hệ thống dự án. Đồng thời, nó cho phép chia sẻ bộ lọc với người dùng khác một cách dễ dàng. Doanh nghiệp có thể đăng ký để nhận được các kết quả định kỳ qua hệ thống thư điện tử.
  • Hệ thống bảo mật thông tin cao nhờ yêu cầu xác minh 2 bước.
  • Tìm kiếm thông tin nhanh chóng qua bộ lọc Jira Query Language.

Ngoài ra, người sử dụng Jira còn được tận hưởng nhiều tính năng nâng cao khác khi nâng cấp lên phiên bản Premium.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

III. Cấu tạo của Jira

1. Xác định vai trò (Roles)

Người dùng có thể thiết lập các vai trò theo dự án bao gồm người tham gia, người liên quan… Những người được thêm vào mới có quyền chỉnh sửa hay bổ sung thông tin. Ngoài ra, phần mềm cũng có tính năng thêm nhiều người vào một vai trò.

2. Xác định vấn đề (Issues) 

Jira sẽ xác định các nhiệm vụ, lỗi (bugs) hay đặc điểm liên quan trong một dự án. Những yếu tố này sẽ xuất hiện xuyên suốt từ khi khởi tạo dự án cho đến khi hoàn thành.

giao diện của phần mềm Jira
Giao diện và các cấu tạo chức năng cơ bản của phần mềm Jira

3. Bảng (Board)

Bảng là nơi cung cấp cho các thành viên một cái nhìn tổng quan nhất về tiến trình thực hiện của một dự án Jira. Tại đây, nhà quản lý sẽ nắm bắt nhanh chóng các thay đổi và theo dõi toàn diện công việc. Bảng có thể tùy chỉnh để thích ứng với các phương pháp Agile khác nhau.

4. Dự án (Project pages) 

Với chức năng dự án chung, mỗi thành viên trong nhóm sẽ có một nhật ký tổng hợp tất cả các công việc. Trưởng nhóm và người quản lý sẽ có quyền phê duyệt, chấp thuận khi các công việc trên được hoàn thành. Nhờ đó, tiến độ luôn được cập nhật liên tục và chính xác nhất.

5. Các khu vực của dự án (Components)

Component được hiểu là các khu vực của dự án. Tính năng này cho phép kết nối nhiều nhóm trong một dự án khi cần thiết. Người quản lý cũng kịp thời giao nhiệm vụ giải quyết vấn đề phát sinh cho các thành viên cụ thể.

6. Báo cáo (Report)

Dựa vào những số liệu trực quan của báo cáo, doanh nghiệp có thêm cơ sở để cải thiện hiệu suất công việc.

7. Mức độ ưu tiên (Priority)

Nếu một dự xuất hiện nhiều lỗi liên tiếp, phần mềm sẽ hiển thị mức độ ưu tiên của các lỗi này. Như vậy, người quản lý và đội nhóm phụ trách dự án có thể xử lý nhanh chóng các điểm nóng. Điều này đảm bảo dự án luôn diễn ra đúng tiến độ và đạt mục tiêu đề ra.

Việc triển khai các phần mềm quản lý công việc thông minh sẽ giúp các đội nhóm của doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc. Từ đó, các nhiệm vụ luôn được hoàn thành đúng hạn, hiệu quả hơn và giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀN THÀNH NHIỆM XUẤT SẮC

IV. Các thuật ngữ cần nắm khi sử dụng Jira

Là một ứng dụng phát triển bởi công ty nước ngoài, Jira được tạo lập hoàn toàn bằng tiếng Anh. Do đó, người dùng cần nắm được nhiều thuật ngữ công nghệ.

thuật ngữ trong phần mềm quản lý Jira
Các thuật ngữ bạn cần biết khi sử dụng Jira

Bên cạnh các từ dễ hiểu như User – người dùng, Bug – lỗi phần mềm hay Task – tác vụ…, bạn cũng cần ghi nhớ một số thuật ngữ chuyên dụng sau:

  • Sprint: Là vòng lặp ngắn hạn từ 2-4 tuần mà đội nhóm có thể thực hiện đầy đủ những thao tác cần thiết như lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, triển khai,… Sprint tạo ra các phần nhỏ của dự án.
  • Scrum: Một phương pháp Agile phổ biến trong Jira. Tại đây, sản phẩm được xây dựng theo các vòng lặp của một sprint.
  • Scrum of Scrums: Dùng để mở rộng quy mô của Scrum, các dự án gồm nhiều đội còn được gọi là program management.
  • Burndown Chart: Là bảng số lượng ước tính và thực tế cho tổng số công việc cần được hoàn thành trong một sprint.
  • Daily stand-up: Một cuộc họp khoảng 15 phút trước khi bắt đầu ngày làm việc mới. Thời điểm này đội nhóm sẽ tổng kết lại tiến độ công việc của ngày hôm qua.
  • Swimlane: Phân loại mức độ ưu tiên của các công việc, để xem xét và sắp xếp các bước thực hiện.
  • Velocity: Dùng để đo lường khối lượng công việc một đội có thể hoàn thành trong khoảng thời gian xác định.
  • Cumulative Flow Diagram (CFD): Một biểu đồ thể hiện các trạng thái khác nhau của những mục công việc trong một khoảng thời gian. Cột ngang x là thời gian, và cột dọc y là công việc hoặc vấn đề cần giải quyết. Mỗi màu sắc của biểu đồ tương đương với trạng thái hiện tại của công việc .
  • Wallboard: Một bảng lưu ý được đặt tại nơi thuận tiện để thành viên nắm bắt dữ liệu quan trọng trong hoạt động của toàn đội.

>> Tìm hiểu ngay: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

V. Ưu điểm và khuyết điểm của Jira 

Jira là một phần mềm quản lý toàn diện cho các dự án được đánh khá cao hiện nay. Vì thế, doanh nghiệp khó có thể bỏ qua những điểm cộng và điểm trừ xuất hiện khi sử dụng Jira.

1. Ưu điểm

  • Jira có chức năng phân quyền rất chi tiết. Không chỉ phân quyền trong dự án chung, mà nó còn phân quyền đối với từng nhiệm vụ nhỏ. Điều này giúp đội nhóm và các thành viên bảo vệ thông tin độc quyền của mình.
  • Dễ dàng tích hợp Jira với các hệ thống khác nên việc quản lý thuận tiện hơn.
  • Hệ thống Module và bộ công cụ phát triển bổ trợ cho phép tùy biến, mở rộng và tích hợp Jira vào trong hệ thống đang được sử dụng.
  • Jira được phát triển để có thể sử dụng tại mọi HTML (nền tảng lập trình). Nó đã được thử nghiệm với tất cả các trình duyệt phổ biến hiện nay.
  • Phần mềm có thể chạy trên hầu hết các nền tảng về phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
  • Mỗi màn hình trong Jira có một phiên bản có thể in ấn. Sự tiện lợi này giúp việc chuyển đổi thành bản cứng dễ dàng, nhanh chóng hơn.
  • Có thể tích hợp trực tiếp với code và phù hợp với các developer trong phần mềm Jira.
  • Mọi thông tin đều được lưu trữ trên hệ thống đám mây của Jira hoặc hệ thống tự quản lý. Doanh nghiệp có thể yên tâm về độ an toàn và bảo mật.

>> Xem thêm: TOP 10 phần mềm báo cáo công việc hiệu quả năm 2022

2. Khuyết điểm

  • Doanh nghiệp phải chi trả một khoảng tiền khá cao sau khi kết thúc gói miễn phí 7 ngày dùng thử. Cụ thể, chi phí sẽ là $10 mỗi tháng dành cho tối đa 10 tài khoản. Với số lượng từ 11 đến 100 tài khoản thì mức phí là $7/tài khoản/tháng.
  • Công đoạn ứng dụng tiêu tốn nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp. Do đó, Jira chỉ phát huy hiệu quả với các dự án lớn.
  • Ngôn ngữ lập trình hoàn toàn bằng tiếng Anh với nhiều thuật ngữ chuyên ngành khiến người dùng Việt khó làm quen và sử dụng.
  • Phần mềm bao gồm các quy trình làm việc phức tạp với nhiều bước sắp xếp.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

VI. Hướng dẫn các bước sử dụng Jira cho người mới bắt đầu

Các dự án trong Jira được phân theo dự án chung và các nhóm riêng biệt. Tuy nhiên, cách thức sử dụng tương đồng nhau với 5 bước cơ bản. Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết của chúng tôi:

hướng dẫn sử dụng Jira
Jira có những thao tác tương đồng giữa các đội nhóm và toàn bộ dự án

 1. Tạo lập một Issue mới

  • Click vào nút “Create” ở phía cuối thanh công cụ.
  • Nhập đầy đủ các thông tin như: tên dự án, phân loại vấn đề, mức độ ưu tiên, thời gian hoàn thành, người lãnh đạo,…
  • Chọn cấu hình theo ý muốn.
  • Click vào “Configure Fields” và chuyển đến “Custom”.
  • Lựa chọn trường thông tin muốn ẩn/hiện hoặc chọn “All” để hiển thị tất cả các trường.

2. Cách thao tác với Issue

2.1. Đăng tải, sắp xếp và quản lý các file liên quan

2.2. Sao chép vấn đề

  • Mở “Issue” cần sao chép.
  • Chọn “More” và chuyển đến “Clone”.

2.3. Thay đổi Sub-task thành Issue và ngược lại

  • Chọn “Sub-task”/”Issue” muốn chuyển đổi.
  • Chọn “More” và chuyển sang “Convert to Issue/Convert to Sub-Task”.

2.4. Bình chọn Issue yêu thích (dựa trên mức độ ưu tiên)

2.5. Theo dõi Issue thông qua nhãn dán để dễ dàng phân loại, tìm kiếm

  • Chọn “Issue”
  • Chọn “More” và chuyển sang “Labels” để thêm hoặc xóa nhãn

3. Tìm kiếm Issue

  • Tìm kiếm nhanh: Nhập từ khoá vào ô “Quick Search” và ấn “Enter”
  • Tìm kiếm cơ bản: Chọn “Search for Issue” trên “Menu Issues”.
  • Tìm kiếm nâng cao: Tương tự tìm kiếm cơ bản nhưng chọn thêm “Advanced”.

Một số thao tác với kết quả tìm kiếm:

  • Tùy chỉnh khả năng hiển thị: “List view/Detail view”
  • Thay đổi sắp xếp trên cột: Nhấp đúp chuột vào tên cột
  • Ẩn / Hiển thị cột: Chọn “Columns” và chọn cột cần ẩn / hiển thị
  • Di chuyển cột: Kéo thả chuột
  • Xem chi tiết: chọn vào từ khoá hoặc tên của “Issue”

4. Tạo bộ lọc tìm kiếm

Phân loại các bộ lọc:

  • Bộ lọc hệ thống (system filter): Có sẵn trên hệ thống Jira như “All Issue”, các mục đã xem gần đây, báo cáo của bạn,…
  • Bộ lọc yêu thích (favorite filter): Do người dùng tạo ra theo nhu cầu, được sắp xếp theo thứ tự Alphabet.

Các thao tác với bộ lọc: Sau khi đã tạo bộ lọc, Jira cho phép người dùng thực hiện các thao tác bao gồm: tìm kiếm, cập nhật, xóa, tạo ẩn danh,…

5. Báo cáo

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm Jira là khả năng cung cấp cho người dùng hơn 10 loại hình báo cáo khác nhau. Chúng giúp những người quản lý dự án có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết. Dưới đây là một số loại báo cáo quan trọng nhất:

  • Thống kê số lượng vấn đề theo cột mốc thời gian.
  • Hiển thị số lượng vấn đề được tạo ra và số lượng vấn đề được hoàn thành trong khoảng thời gian xác định.
  • Hiển thị báo cáo dưới dạng biểu đồ hình tròn, dựa trên tiêu chí thống kê tùy chọn.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TOÀN DIỆN, CHÍNH XÁC, TỨC THỜI VỚI PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 01

VII. Kết luận

Thông qua những thông tin trên, mong rằng các doanh nghiệp đã có thêm những hiểu biết cơ bản về phần mềm quản lý dự án Jira. Để cập nhật thêm những kiến thức quản lý điều hành hữu ích nhất, đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất tại MISA AMIS.


Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này