Phần mềm quản lý y tế: Tối ưu quy trình, nâng cao hiệu suất

Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ giới thiệu các phần mềm quản lý y tế với tính năng tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất làm việc cho các bệnh viện, cơ sở khám chữa bệnh. Phần mềm này đảm bảo sự chính xác, phối hợp thông tin chặt chẽ giữa các bộ phận trong tổ chức.

1. Tổng quan về mô hình làm việc của các cơ sở y tế, bệnh viện 

Mô hình làm việc của bệnh viện hay cơ sở y tế thường có sự tổ chức phân cấp theo các phòng ban chức năng. Cách tổ chức này cho phép quá trình quản lý công việc và thực hiện khám, chữa bệnh diễn ra nhanh chóng, chuyên môn hóa cao. 

Dưới đây là một mô hình tổ chức cơ bản của một bệnh viện hoặc cơ sở y tế:

• Ban Giám đốc: Cơ quan quản lý cao nhất trong bệnh viện, Ban Giám đốc có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động và định hướng chiến lược cho cơ sở 
• Phòng hành chính: Phòng ban chịu trách nhiệm về các hoạt động hành chính của bệnh viện như quản lý tài chính, nhân sự, hợp đồng, quản lý hồ sơ bệnh nhân cùng các vấn đề pháp lý
• Phòng quản lý chất lượng: Bộ phận đảm bảo việc đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế, giám sát tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn y tế, cải tiến hoạt động liên quan đến chất lượng chăm sóc bệnh nhân
• Phòng khám và khoa: Bệnh viện thường có các phòng khám và khoa chuyên môn khác nhau như phòng khám Nội khoa, phòng khám ngoại khoa, phòng khám răng hàm mặt, các chuyên khoa như khoa Nhi, khoa Phụ sản, khoa yim mạch,… Mỗi phòng khám hoạt động dưới sự quản lý của các bác sĩ chuyên môn và nhân viên y tế.
• Phòng xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh: Phòng ban thực hiện các xét nghiệm và quy trình chẩn đoán hình ảnh như X-quang, siêu âm, CT Scanner, MRI, xét nghiệm máu, xét nghiệm nước tiểu,… để đánh giá và chẩn đoán tình trạng sức khỏe bệnh nhân
• Nhà thuốc: Nhà thuốc trong bệnh viện chuyên quản lý, cung cấp các loại thuốc và vật tư y tế cần thiết cho bệnh nhân

Mỗi phòng ban trên được quản lý bởi một nhóm chuyên gia, bao gồm bác sĩ chuyên môn, quản lý y tế, quản lý hành chính. Các quy trình làm việc hay quản lý công việc cần được quy định rõ ràng, giám sát liên tục để đảm bảo hoạt động hiệu quả, an toàn.

2. Một số quy trình làm việc chính cần phần mềm quản lý y tế 

Quản lý công việc và quy trình phối hợp giúp bệnh viện, cơ sở y tế tối ưu hóa tài nguyên nhờ phân bổ nguồn nhân lực, vật liệu, thiết bị và thời gian hợp lý. Với khối lượng công việc cùng áp lực cao, ban lãnh đạo cùng đội ngũ cán bộ nhân viên cần có những phần mềm quản lý y tế phù hợp để tránh lãng phí thời gian, tăng cường hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, bằng cách thiết lập quy trình, quy định và hướng dẫn rõ ràng, tổ chức y tế đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện đúng các tiêu chuẩn, quy định. Dịch vụ y tế được cung cấp liên tục và không bị gián đoạn.

2.1. Quy trình mua sắm thiết bị mới

Bộ phận phụ trách: Phòng hành chính hoặc Phòng quản lý tài sản

• Xác định nhu cầu mua sắm:
  • Các khoa và phòng khám đề xuất nhu cầu mua sắm thiết bị mới dựa trên yêu cầu công việc cùng tình trạng thiết bị hiện tại
  • Phòng hành chính tiếp nhận yêu cầu, xác định tính chất, số lượng, chất lượng của thiết bị
• Lập danh sách và mô tả yêu cầu:
  • Phòng hành chính tạo danh sách các thiết bị cần mua, bao gồm mô tả chi tiết, thông số kỹ thuật,…
  • Danh sách được xem xét và phê duyệt bởi Ban Giám đốc hoặc Trưởng khoa trước khi tiến hành quy trình mua sắm
• Đấu thầu hoặc lựa chọn nhà cung cấp:
  • Phòng hành chính tiến hành quy trình đấu thầu hoặc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng, giá cả, dịch vụ hậu mãi, thời gian giao hàng
• Kiểm tra, chấp nhận và thanh toán:
  • Phòng hành chính kiểm tra chất lượng hàng hóa đã mua, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật và chất lượng.
  • Sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được chấp nhận, chuyển tiếp yêu cầu sang bộ phận tài chính tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo quy định của bệnh viện

2.2. Quy trình tuyển dụng

Bộ phận phụ trách: Phòng nhân sự hoặc bộ phận quản lý nhân sự

• Xác định nhu cầu và đăng tuyển:
  • Phòng nhân sự tiếp nhận yêu cầu từ các khoa và phòng khám liên quan về nhu cầu tuyển dụng nhân sự
  • Đăng tuyển công việc trên các kênh tuyển dụng, bao gồm trang web của bệnh viện, trang web việc làm tại trường đại học, diễn đàn cùng các nguồn tuyển dụng khác.
• Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ:
  • Bộ phận nhân sự tiếp nhận hồ sơ ứng viên và tiến hành sàng lọc, đánh giá nhằm lựa chọn các ứng viên có kinh nghiệm, năng lực đúng với yêu cầu công việc
• Phỏng vấn và kiểm tra:
  • Các ứng viên được chọn sẽ tham gia quá trình phỏng vấn, có thể bao gồm phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn nhóm hoặc các bài kiểm tra thực hành.
  • Bộ phận chuyên môn tiến hành đánh giá các ứng viên dựa trên tiêu chí như kỹ năng, kinh nghiệm….
• Kiểm tra tham chiếu và đề xuất tuyển dụng:
  • Bộ phận nhân sự tiến hành kiểm tra tham chiếu của ứng viên được chọn để xác minh thông tin và đánh giá thêm về quá trình làm việc trước đó
  • Nếu được duyệt, tiến hành đề xuất với ứng viên được chấp thuận để bắt đầu đi làm
• Thỏa thuận hợp đồng và quy trình đào tạo:
  • Bộ phận nhân sự tiến hành thương thảo và thỏa thuận về điều khoản hợp đồng lao động với ứng viên được chọn
  • Sau khi hợp đồng được ký kết, bộ phận nhân sự hướng dẫn ứng viên cung cấp thông tin và giấy tờ cần thiết
  • Hướng dẫn cho ứng viên mới về các quy định, chính sách và quy trình của bệnh viện
  • Ứng viên mới được chuyển về đào tạo, làm quen với công việc cụ thể tại bộ phận, phòng khám mình phụ trách

2.3. Quy trình quản lý cơ sở vật chất và thiết bị

• Lập kế hoạch và quản lý cơ sở vật chất: 
  • Ban lãnh đạo làm việc với bộ phận quản lý cơ sở vật chất để lập kế hoạch, xây dựng và quản lý cơ sở vật chất của bệnh viện
  • Bộ phận quản lý tài sản xác định nhu cầu về không gian, trang thiết bị và các yêu cầu về môi trường

• Cập nhật và bảo trì thiết bị: 
  • Ban lãnh đạo phối hợp với bộ phận Kỹ thuật y tế và quản lý cơ sở vật chất để cập nhật và bảo trì thiết bị y tế.
  • Tiến hành theo dõi hiệu suất, bảo trì định kỳ và đảm bảo tuân thủ các quy định an toàn và chất lượng

• Đảm bảo an toàn chất lượng, bảo vệ môi trường làm việc: 
  • Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn chất lượng, an toàn lao động và bảo vệ môi trường trong bệnh viện
  • Tiến hành đào tạo nhân viên sử dụng vật tư mới, theo dõi mức tuân thủ và thực hiện biện pháp phòng ngừa hư hỏng tài sản

3. Giải pháp phần mềm quản lý y tế hiệu quả, tăng cường sự phối hợp trong tổ chức 

3.1. Tối ưu hóa quy trình làm việc của ban lãnh đạo

Một hệ thống phần mềm quản lý y tế đáng tin cậy, tiện lợi có thể giúp ban lãnh đạo quản lý công việc mọi lúc mọi nơi. Dưới đây là gợi ý một số giải pháp phần mềm quản lý y tế có thể hỗ trợ ban giám đốc bệnh viện, cơ sở:

Quản lý quy trình: Phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS cho phép người lãnh đạo phê duyệt các quy trình đề xuất, đề nghị nhanh chóng. Ban giám đốc không cần có mặt tại văn phòng để ký duyệt giấy tờ thủ công. Nó đảm bảo rằng không có nhiệm vụ nào bị bỏ quên và duy trì sự phối hợp tốt giữa các bộ phận.

Theo dõi hiệu suất: MISA AMIS Công việc là ứng dụng giao việc, quản lý tiến độ và theo dõi hiệu suất của các bộ phận, nhân viên. Ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi các chỉ số hiệu suất, đánh giá công việc, đồng thời đưa ra các biện pháp cải thiện.

Quản lý tài liệu: Phần mềm quản lý tài liệu MISA AMIS Văn Thư  số hóa, quản lý và sắp xếp toàn bộ văn bản chính thức của tổ chức. Nhờ đó, phần mềm giải phóng sức lao động và thời gian của đội ngũ cán bộ nhân viên. 

Giao tiếp nội bộ: Nếu Ban Giám đốc cần một nền tảng giao tiếp nội bộ tích hợp hệ thống thông báo chủ trương, chính sách, tuyên dương cá nhân xuất sắc và tích hợp danh bạ tra cứu thông tin, MISA AMIS Mạng xã hội là giải pháp không thể bỏ qua.

3.2. Tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên y tế

Quản lý lịch làm việc, thứ tự ưu tiên và deadline: Phần mềm MISA AMIS Công việc giúp nhân viên y tế tổ chức và quản lý lịch làm việc cá nhân. Họ chủ động nắm bắt các nhiệm vụ được giao, cập nhật tiến độ theo thời gian thực cho quản lý tức thời. Đặc biệt, với các nhiệm vụ quan trọng, mọi thành viên có thể trao đổi trực tiếp ngay trên phần mềm mà không cần đợi đến lịch họp giao ban. 

Quản lý quy trình làm việc: Phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS giúp cán bộ nhân viên trong cơ sở y tế, bệnh viện phối hợp liền mạch. Họ không còn tốn thời gian tìm kiếm người phụ trách hay chờ đợi phê duyệt khiến công việc chậm trễ. 

Giao tiếp và cộng tác: Phần mềm MISA AMIS Mạng xã hội tạo điều kiện để nhân viên liên lạc, trao đổi thông tin và xây dựng văn hóa làm việc số tích cực, gắn kết. 

Quản lý tài sản, đề nghị cấp phát, thu hồi hoặc bàn giao tài sản: MISA AMIS Tài sản số hóa tra cứu tình hình sử dụng, quản lý số lượng tài sản ở từng bộ phận, vị trí để điều chuyển, phân bổ hợp lý, tối đa hóa giá trị sử dụng của tài sản. 

Tất cả các giải pháp phần mềm trên hiện đang được tích hợp trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số. Khi sử dụng đồng bộ các phần mềm quản lý y tế trên, tổ chức sẽ xây dựng được môi trường làm việc loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công.

Việc kết nốicác ứng dụng trong và ngoài nền tảng MISA AMIS cũng giúp tổ chức tránh tình trạng nhập liệu chồng chéo trên nhiều hệ thống. Mọi dữ liệu hội tụ tập trung giúp Ban giám đốc ra quyết định chính xác, khách quan hơn.

Tìm hiểu MISA AMIS Văn Phòng Số ngay