Tổng quan về hệ thống ERP và ứng dụng hiệu quả trong doanh nghiệp

Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ như hiện nay, hệ thống ERP dần được nhiều doanh nghiệp triển khai và ứng dụng. Với khả năng liên kết chặt chẽ các phân hệ chức năng, ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản trị toàn diện các hoạt động, gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót.

ERP không lạ nhưng triển khai ERP không phải là một quá trình đơn giản. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu các khía cạnh của ERP và quy trình để triển khai thành công.

1. Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP hay ERP system là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, đây là hệ thống cho phép doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động trên một nền tảng duy nhất.

Nếu như phần đa các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận và không tạo được sự kết nối thì với ERP, các phân hệ chức năng trong hệ thống được kết nối với nhau. Chỉ cần thông qua một hệ thống duy nhất, người quản lý có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của các phòng ban, doanh nghiệp.

2. Các thành phần của ERP

Có nhiều phân hệ khác nhau trong cùng một hệ thống ERP. Tùy vào đặc thù, doanh nghiệp sẽ ứng dụng các phân hệ khác nhau. Dưới đây là các phân hệ phổ biến được doanh nghiệp sử dụng.

• Phân hệ Tài chính – Kế toán: Phân hệ xử lý các quy trình tài chính như sổ cái, các khoản thu chi, xuất hóa đơn, quản lý tiền mặt, lập báo cáo tài chính, xây dựng kế hoạch tài chính cho từng phòng ban,… Điều này hỗ trợ bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu và tự động hóa các nghiệp vụ quan trọng
• Phân hệ quản lý Sản xuất: Với việc cập nhật dữ liệu từ nhà máy, phân hệ này hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát hoạt động của phân xưởng, phân bổ nguồn lực hợp lý, tối ưu chi phí sản xuất, đưa ra các cảnh báo lỗi hỏng, dự đoán bảo trì,… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất, tối ưu hóa tài nguyên, nhân lực và vật tư hiệu quả, đồng thời nhanh chóng khắc phục các vấn đề phát sinh, đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn.
• Phân hệ quản lý Bán hàng: Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, nhân viên và khách hàng như quản lý số lượng hàng tồn kho, thống kê tình hình lãi/lỗ của sản phẩm, đo lường hiệu quả của chiến lược marketing. Nhờ những biểu đồ, báo cáo trong hệ thống ERP, nhà quản lý có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời.
• Phân hệ quản lý Mua hàng: Phân hệ Mua hàng được tích hợp trong hệ thống ERP và liên kết chặt chẽ với phân hệ sản xuất và quản lý kho. Doanh nghiệp có thể quản lý mọi hoạt động bán hàng như thiết lập quy trình mua hàng, xác định các nhà cung cấp tiềm năng, kiểm soát số lượng/chất lượng nguyên liệu đầu vào, đàm phán giá cả, lên đơn mua hàng,…
• Phân hệ quản lý Quan hệ khách hàng: Phân hệ này cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ cần thiết như phần mềm quản trị khách hàng CRM để quản lý dữ liệu khách hàng, thiết lập các chiến dịch tiếp thị, chăm sóc khách hàng qua các kênh một cách hiệu quả.
• Phân hệ quản lý Kho vận: Phân hệ này tập trung vào việc quản lý quản lý số lượng hàng hóa trong kho, đơn giản hóa quy trình xuất/nhập kho. Với hệ thống báo cáo lượng hàng tồn kho theo từng giờ, từng tuần, phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát kho một cách chặt chẽ, tính toán hiệu quả sử dụng vốn, dự báo lượng tồn kho để đưa ra kế hoạch sản xuất/nhập hàng hiệu quả.
• Phân hệ quản lý Nhân sự: Ở hệ thống ERP, phân hệ này hỗ trợ đội ngũ quản lý các nghiệp vụ liên quan đến nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý phúc lợi, đào tạo, tuyển dụng,… Nhờ có ERP, nhiều nghiệp vụ thủ công trước đây sẽ hoàn toàn được tự động hóa, đội ngũ nhân sự có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức.
• Phân hệ quản lý Dự án: Phân hệ quản lý Dự án cho phép nhà quản lý lập kế hoạch dự án đồng thời phân bổ nguồn lực, thiết lập ngân sách, giao việc, theo dõi tiến độ và báo cáo về tình trạng và lợi nhuận của dự án.

Xem thêm: Các thành phần cốt lõi của ERP giúp doanh nghiệp phát triển vượt bậc

Doanh nghiệp của bạn đang chưa biết nên bắt đầu chuyển đổi số như thế nào?DÙNG THỬ NGAY GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP

3. Phân loại hệ thống ERP

ERP có thể được phân loại theo rất nhiều tiêu chí từ nhà cung cấp, yêu cầu, ngành, kiến trúc và cơ sở hạ tầng,… Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến cách phân loại ERP theo kiến trúc và cơ sở hạ tầng. Bởi hiểu rõ các loại ERP này, doanh nghiệp có thể đưa ra được lựa chọn hợp với ngân sách, các yêu cầu bảo mật,…

3.1 Hệ thống ERP triển khai tại chỗ (On-premise ERP)

On-premise là mô hình triển khai phần mềm tại chỗ. Có nghĩa rằng, hệ thống được triển khai trên cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Phần mềm, cơ sở dữ liệu được cài đặt, lưu trữ và chạy trên các máy chủ của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp sẽ phải tự quản lý, bảo trì và nâng cấp hệ thống này.

Ưu điểm của On-premise ERP

• Doanh nghiệp hoàn toàn kiểm soát được hệ thống vì nó được quản lý trên máy chủ thuộc sở hữu của nội bộ.
• Hệ thống cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và phát triển các tính năng và chức năng theo nhu cầu quản trị.
• Chi phí đầu tư ban đầu lớn nhưng về lâu dài lại tiết kiệm hơn rất nhiều.
• Dữ liệu có độ bảo mật cao, tránh được các nguy cơ rò rỉ khi lưu trữ trên nền tảng của bên thứ ba.

Nhược điểm của On-premise ERP

• Chi phí triển khai ban đầu cao nên sẽ phù hợp với những doanh nghiệp lớn có nguồn vốn dồi dào.
• Cần có nhân viên IT để triển khai và bảo trì hệ thống.

Xem thêm: Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

3.2 Hệ thống ERP điện toán đám mây (Cloud ERP)

Đây là hệ thống ERP được triển khai trên nền tảng đám mây. Phần mềm và dữ liệu sẽ được lưu trữ và quản lý trên máy chủ của các nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Với mô hình này, doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp Cloud ERP và truy cập vào phần mềm thông qua internet. Hệ thống này sẽ có những ưu và nhược điểm như sau:

Ưu điểm của Cloud ERP

• Do không cần đầu tư vào phần cứng và phần mềm máy chủ nên nên chi phí triển khai ban đầu thấp hơn.
• Dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị có kết nối internet.

Nhược điểm của Cloud ERP

• Về lâu dài, chi phí hoạt động có thể cao hơn On-premise ERP nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài nguyên.
• Mức độ ổn định của hệ thống ERP và sự bảo mật của dữ liệu phụ thuộc vào nhà cung cấp.

3.3 Phần mềm ERP kết hợp (Hybrid ERP)

Đây là mô hình ERP có sự kết hợp giữa 2 mô hình trên. Một số dữ liệu và ứng dụng sẽ được lưu trữ trên đám mây, một số khác sẽ được triển khai tại chỗ, trên máy chủ riêng của doanh nghiệp.

Ưu điểm của Hybrid ERP

• Tối ưu chi phí và tài nguyên của doanh nghiệp do không phải đầu tư phần cứng và chỉ đầu tư vào các ứng dụng dựa trên đám mây mới mà doanh nghiệp cần.
• Tận dụng được tính linh hoạt và khả năng mở rộng từ ERP dựa trên đám mây và tính ổn định và tích hợp sâu từ ERP truyền thống.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng cập nhật và nâng cấp từng phần riêng lẻ của hệ thống mà không ảnh hưởng đến các phần khác.

Nhược điểm của Hybrid ERP

• Đòi hỏi các nhà quản lý phải có kiến thức và kỹ năng đối với nhiều hệ thống khác nhau và làm việc với các nhà cung cấp khác nhau.
• Việc tích hợp giữa các hệ thống có thể phức tạp, để đảm bảo tính tương thích và khả năng làm việc đúng đắn giữa các phần mềm, doanh nghiệp cần quá trình đánh giá cẩn thận.
• Việc tích hợp giữa các hệ thống khác nhau trong Hybrid ERP có thể làm gia tăng rủi ro về an ninh và bảo mật thông tin.

4. Đặc điểm của hệ thống ERP

Khác với các phần mềm riêng lẻ, ERP được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tổ chức mọi hoạt động kinh doanh. Chính vì thế, ERP có những đặc điểm rất riêng mà không phải nền tảng nào cũng có được.

• Tính tích hợp: Hệ thống ERP tích hợp nhiều ứng dụng và chức năng khác nhau vào một nền tảng duy nhất. Thông tin và dữ liệu được liên kết và chia sẻ nhanh chóng giữa các bộ phận và quy trình khác nhau trong doanh nghiệp.
• Quản lý toàn diện: ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý kho hàng, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và nhiều khía cạnh khác.
• Tự động hóa quy trình: Hệ thống ERP tự động hóa các quy trình kinh doanh, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên và giảm thiểu sai sót trong các hoạt động.
• Quản lý dựa trên dữ liệu: ERP cung cấp thông tin và dữ liệu theo thời gian thực để hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và chính xác.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng, từ mua hàng và quản lý nhà cung cấp đến phân phối và quản lý hàng tồn kho.
• Hỗ trợ quản lý quan hệ khách hàng: ERP thường tích hợp các chức năng CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) để giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển quan hệ khách hàng một cách hiệu quả.
• Bảo mật và quản lý truy cập: ERP cung cấp các tính năng bảo mật để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.
• Dễ dàng mở rộng: Hệ thống ERP được thiết kế để dễ dàng mở rộng và điều chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp khi mở rộng quy mô hoạt động.
• Hỗ trợ pháp lý và quy định: ERP hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và quy định liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Tích hợp với các hệ thống bên ngoài: ERP có thể tích hợp với các hệ thống bên ngoài khác, chẳng hạn như hệ thống tài chính, hệ thống CRM, hệ thống quản lý dự án,… để đảm bảo sự liên kết hoạt động một cách hiệu quả.

5. Vai trò của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Công nghệ 4.0 bùng nổ và tác động lên mọi mặt của kinh tế, xã hội. Đây là cơ hội lớn để thúc đẩy nền kinh tế phát triển nhưng cũng là một thách thức đối với doanh nghiệp bởi sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt.

Trong bối cảnh này, các tập đoàn hàng đầu thế giới cũng như trong nước đã và đang đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ vào các hoạt động của doanh nghiệp. Và ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp hướng đến.

Với ERP, mọi hoạt động từ quản trị con người, quản lý dây chuyền sản xuất, quản lý tài chính, việc bán hàng, phần mềm quản trị khách hàng crm, quản lý vận hành,… đều được đồng bộ và thực hiện trên một nền tảng duy nhất. ERP hiện được coi là một giải pháp quản trị doanh nghiệp tốt nhất. Vì vậy nếu doanh nghiệp triển khai ERP thành công sẽ giúp tiết kiệm ngân sách, tăng khả năng cạnh tranh và có thêm nhiều cơ hội phát triển.

• Đầu tiên, ERP giúp doanh nghiệp có thể dự báo, tính toán các khả năng có thể phát sinh trong quá trình vận hành sản xuất/kinh doanh. Cụ thể như ERP sẽ giúp nhà máy có thể tính toán được khả năng cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng, tiến độ, khả năng và năng suất cung ứng,… Điều này hỗ trợ doanh nghiệp luôn đảm bảo được vật tư và không bị tình trạng tồn kho quá lớn.
• Hệ thống ERP còn giúp việc lập kế hoạch nội dung cho các đầu việc cần thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh như: chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua bán,… đây là biện pháp giúp doanh nghiệp có thể hạn chế sai sót trong việc xử lý các nghiệp vụ.
• ERP còn là cầu nối giúp các phòng ban trong công ty hoạt động một cách gắn kết, linh hoạt hơn, các quy trình được thực hiện một cách nhanh chóng hơn.
• ERP được hoạt động dựa trên hệ thống máy tính, chính vì thế mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ được thực hiện một cách tự động, kịp thời, tiết kiệm thời gian.

Xem thêm: Tìm hiểu về chi phí triển khai ERP

6. Quy trình triển khai hệ thống ERP

Triển khai ERP là một quy trình phức tạp và đòi hỏi doanh nghiệp cần kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện một cách cẩn thận thì mới có thể đi đến thành công. Dưới đây là các bước chính trong quy trình triển khai hệ thống ERP.

• Lập kế hoạch và phân tích yêu cầu: Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và yêu cầu đối với hệ thống ERP. Đội ngũ triển khai cần phải thu thập yêu cầu, phân tích trình kinh doanh hiện tại của các bộ phận và xác định các vấn đề cần cải thiện và tối ưu hóa.
• Chọn nhà cung cấp và giải pháp ERP: Dựa vào yêu cầu và phân tích, doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp và giải pháp ERP phù hợp nhất. Quá trình này đòi hỏi đánh giá các tùy chọn, xem xét hiệu suất và tính năng của từng giải pháp và đưa ra quyết định thông minh.
• Tùy chỉnh và cấu hình: Sau khi chọn giải pháp ERP, đội ngũ triển khai sẽ tiến hành tùy chỉnh và cấu hình hệ thống ERP sao cho phù hợp với nhu cầu, quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi thảo đội ngũ triển khai cần luận sâu với các bộ phận và nhóm người dùng để đảm bảo tính đáp ứng cao nhất.
• Phát triển và kiểm thử: Sau khi cấu hình xong, hệ thống ERP được triển khai và kiểm thử toàn diện để đảm bảo hoạt động một cách ổn định và chính xác. Các lỗi và vấn đề được xử lý và sửa chữa trước khi triển khai chính thức.
• Đào tạo và chuyển giao: Các nhóm người dùng được đào tạo để sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng hệ thống ERP trong quy trình kinh doanh hàng ngày.
• Triển khai chính thức: Sau khi kiểm thử và đào tạo hoàn tất, hệ thống ERP được triển khai chính thức vào môi trường sản xuất, kinh doanh. Quá trình này đòi hỏi toàn bộ nhân viên chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới và yêu cầu đảm bảo tính ổn định và tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Hỗ trợ và duy trì: Sau khi triển khai chính thức, hệ thống ERP cần được hỗ trợ và duy trì để đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả. Điều này bao gồm giải quyết các vấn đề, cập nhật và nâng cấp hệ thống theo thời gian.

Quy trình triển khai hệ thống ERP là một quá trình dài đòi hỏi sự hợp tác giữa các bộ phận và đội ngũ triển khai. Điều quan trọng là có một kế hoạch rõ ràng và tỉ mỉ để đảm bảo triển khai thành công và hệ thống thật sự đem lại hiệu quả.

7. Giải pháp ERP tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp Việt

ERP đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để triển khai ERP thành công và ứng dụng một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần bỏ ra chi phí rất lớn đồng thời cân nhắc rất nhiều yếu tố xung quanh như khả năng tùy chỉnh/ tích hợp, mức độ đáp ứng trong tương lai, mức độ phức tạp của hệ thống,…

Chính vì vậy, ERP phù hợp với doanh nghiệp đặc thù, có quy mô lớn. Còn lại, các nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất như MISA AMIS có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp.

MISA AMIS sở hơn 30+ phần mềm chuyên biệt. Tương tự như ERP, hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tất cả các hoạt động từ Tài chính – Kế toán, Marketing – bán hàng, Quản lý nhân sự, quản lý – điều hành công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi.

Đặc điểm nổi bật của nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS:

• Chi phí hợp lý phù hợp với nhu cầu & quy mô của từng doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và tương lai khi doanh nghiệp mở rộng.
• Hệ thống có khả năng kết nối linh hoạt với các nghiệp vụ bên ngoài doanh nghiệp như Ngân hàng, Thuế, sàn eCommerce, Logistics,… cùng các phần mềm khác mà đội ngũ đang sử dụng.
• Được kế thừa các quy trình quản trị tiên tiến đã được các doanh nghiệp trong và ngoài nước ứng dụng thành công.
• Cung cấp báo cáo đa chiều, chính xác, tạo ra bức tranh hoàn chỉnh để chủ doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời.
• Thời gian triển khai nhanh chóng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng phù hợp cho mọi đối tượng.
• Bảo mật tuyệt đối với tiêu chuẩn Tier 3, ISO 27000, CMMi, SSL, CSA STAR,…

Xem thêm: TOP 6 tính năng ưu việt của nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS

Với MISA AMIS, doanh nghiệp dễ dàng tối ưu toàn bộ hoạt động, phối hợp chặt chẽ các bộ phận, tối ưu chi phí và nguồn lực và nâng cao sức cạnh tranh một cách hiệu quả.

8. Kết luận

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, hệ thống ERP đã trở thành trở thành nền tảng định hình tương lai của doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng hiệu quả, ERP giúp doanh nghiệp đối mặt và vượt qua những thách thức khó khăn của thị trường và từng bước chinh phục thành công các mục tiêu.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một nền tảng mạnh mẽ như ERP nhưng có chi phí hợp lý, dễ dàng triển khai, hãy đăng ký tư vấn và trò chuyện với đội ngũ MISA AMIS ngay nhé.