Kiến thức Kiến thức Chuyển đổi số Hệ thống ERP là gì? Lợi ích của ERP với doanh nghiệp

Hệ thống ERP là gì? Lợi ích của ERP với doanh nghiệp

Hệ thống ERP là một khái niệm không còn xa lạ với các doanh nghiệp đặc biệt là trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ như hiện nay. Vậy hệ thống ERP là gì hay ERP system là gì? nó có vai trò như thế nào với doanh nghiệp. Cùng đọc bài viết này để giải đáp các thắc mắc trên.

1. Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP hay erp system là gì? Đây là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và lớn nếu muốn gia tăng doanh số. Dưới đây là những kiến thức tổng quan nhất về hệ thống quản lý ERP sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác. ERP là tổng hợp của các từ khóa dưới đây:

>>Xem thêm về: Khái niệm ERP là gì?

Hệ thống erp doanh nghiệp
Các phân hệ của ERP

2. Các thành phần của ERP

Cùng đi tìm hiểu các phân hệ trực thuộc trong hệ thống ERP gồm những gì

2.1 Enterprise (Doanh nghiệp)

Đây chính là đối tượng sử dụng ERP. ERP system liên kết các bộ phận, phòng ban chức năng của doanh nghiệp vào trong một hệ thống máy tính duy nhất giúp các cán bộ nhân viên, cán bộ quản lý lẫn lãnh đạo có thể dễ dàng và kịp thời truy cập sử dụng, kiểm tra, kiểm soát trong giới hạn quyền của mình.

2.2 Resource (Nguồn lực)

Nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực và tài chính. Cũng bao gồm cả tài nguyên phần cứng, phần mềm, dữ liệu của hệ thống mà con người có thể truy cập và sử dụng được. Và một khi doanh nghiệp đã chọn cách xây dựng ERP vào trong hoạt động của mình tức là phải biến tất cả các nguồn lực đó thành tài nguyên. Để làm gì?

  • Để tất cả bộ phận, phòng ban đều có thể khai thác nguồn lực của công ty, phục vụ cho công việc, trách nhiệm của mình.
  • Để lập kế hoạch và xây dựng quy trình khai thác nguồn lực hiệu quả, nhịp nhàng và chặt chẽ.
  • Để thường xuyên cập nhật một cách chính xác, kịp thời các thông tin và tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp.

2.3 Planning (Hoạch định)

Là khả năng hoạch định chiến lược, kế hoạch trong kinh doanh của các doanh nghiệp. Planning trong hệ thống quản trị ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tính toán, dự báo, lập kế hoạch trong sản xuất, thu mua, cung ứng, xây dựng chính sách giá, chiết khấu,…một cách hiệu quả và chặt chẽ nhất, hạn chế tối đa những sai sót, nhầm lẫn trong xử lý nghiệp vụ.

ERP là một giải pháp công nghệ thông tin hiện đại thay thế các phần mềm chức năng riêng lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng,…

MISA tặng bạn Bộ tài liệu hướng dẫn chuyển đổi số các ngành nghề

3. Lợi ích khi sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Được mô tả đồ sộ và có thể thay thế được tất cả các phần mềm đơn lẻ và đem lại nhiều lợi ích hơn khi sử dụng trong quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp

lợi ích khi triển khai hệ thống erp
Công dụng khi sử dụng ERP của MISA

3.1 Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn thông tin quản trị chính xác và kịp thời

Nguồn dữ liệu từ các phòng ban sẽ được tập trung vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và được chia sẻ dùng chung một cách dễ dàng giữa tất cả các bộ phận dựa vào tính năng phân quyền.

Công tác kế toán tài chính dễ dàng hơn, giảm thiểu những thất thoát, sai sót trong thu chi: so với việc tính toán bằng thủ công dẫn đến nhiều sai sót, phân hệ kế toán trong ERP system là một chức năng hỗ trợ hiệu quả cho bộ phận kế toán doanh nghiệp hiện nay.

3.2 Chuẩn hóa thông tin hành chính nhân sự và tiền lương

Thông thường ở các công ty quy mô vừa và lớn có nhiều chi nhánh ở các khu vực địa lý xa nhau, nhân sự sẽ được quản lý bởi một phòng nhân sự ở trụ sở chính nên việc theo dõi công, tiền lương, chế độ thưởng phạt, chế độ tiền lương và phúc lợi từ một phân hệ chức năng trong ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Đồng thời, thông qua ERP, chủ doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự ở công ty từ tỷ lệ biến động nhân sự, tỷ lệ giới tính hay toàn bộ quá trình công tác của một nhân viên nào đó để có các quyết định bổ nhiệm, khen thưởng phù hợp.

3.3 Nâng cao hiệu suất sản xuất

Với nguồn thông tin quản trị được cập nhật minh bạch, rõ ràng. Qua phần mềm quản lý công việc sẽ giúp cho các nhân viên bộ phận kế hoạch sản xuất có thể nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất trước đó, rút kinh nghiệm cho một quy trình sản xuất mới hiệu quả và đạt hiệu suất kinh kế cao hơn.

3.4 Giảm lượng hàng tồn kho

Chức năng kiểm soát kho của hệ thống ERP là xác định và nắm bắt nhanh chóng hàng tồn kho để từ đó có những chiến lược thúc đẩy giải phóng hàng tồn, giảm nhu cầu lưu động vốn, từ đó góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Tính năng quản lý kho liên kết trực tiếp với bộ phận kế toán và bán hàng còn giúp hai bộ phận này nhanh chóng lên đơn hàng, báo giá và lập hợp đồng; mang lại sự hải lòng cho khách hàng.

4. Quy trình triển khai ERP

Để triển khai đòi hỏi chủ doanh nghiệp và các đơn vị cung cấp cần phải hiểu rõ về quy trình cũng như nghiệp vụ. Việc phân tích rõ ác yếu tố này trươc khi bắt tay vào việc tiến hành đó là điều vô cùng cần thiết.

quy trình triển khai hệ thống ERP
Các bước áp dụng hệ thống ERP

Quy trình áp dụng hệ thống erp bao gồm những bước sau:

  • Nghiên cứu và khảo sát hiện trạng của doanh nghiệp về việc sử dụng CNTT trong tổ chức.
  • Báo cáo hiện trạng doanh nghiệp về mọi mặt
  • Tư vấn và lựa chọn các giải pháp ERP phù hợp
  • Tiến hành triển khai
  • Theo dõi và điều chỉnh

>> Xem Thêm: Kinh nghiệm triển khai ERP thành công các doanh nghiệp cần biết

5. Đặc điểm nổi bật của ERP System là gì

Môt trong những điểm đặc trưng nhất khi so sánh ERP và các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác đó là tính tùy biến. Do đó mà hệ thống ERP phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp từ lớn đến vừa và nhỏ. Hiện nay, các doanh nghiệp có thể tự xây dựng cấu trúc hệ thống áp dụng cho riêng doanh nghiệp của mình.

Tùy chỉnh này đã mang đến nhiều tác dụng như: Thân thiện với người dùng,Nâng cao vị thế cạnh tranh hơn so với những đơn vị cung cấp khác. Nhưng cùng với đó là thời gian thiết lập của hệ thống sẽ tốn thời gian hơn, nó cũng hạn chế sự kết nối liền mạch giữa các nhà cung cấp cũng như khách hàng sử dụng.

Hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào quản trị, bởi nó có nhiều ưu điểm nổi bật mà các phần mềm khác không có được đó là:

  • Tích hợp nhiều chức năng chỉ trong một hệ thống
  • Hỗ trợ việc điều chỉnh và đưa ra quyết đinh nhanh chóng
  • Quá trình nhập liệu hoặc chuyển tiếp thông tin giữa các phòng ban hạn chế gặp phải sai sót
  • Truy cập dữ liệu ở bất cứ đâu
  • Cung cấp cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp
  • Bảo vệ dữ liệu an toàn
  • Đánh giá nhân viên một cách minh bạch và hiệu quả
  • Dễ dàng gắn kết các phòng ban
  • Tăng cường kinh doanh

6. Ngân sách dành cho hệ thống ERP là bao nhiêu?

Ngân sách thực hiện hệ thống ERP phụ thuộc vào việc doanh nghiệp chọn mua hệ thống nào. Hiện nay trên thị trường có 2 loại là: ERP đóng gói (ERP may sẵn) và ERP viết theo yêu cầu (ERP may đo). Và tất nhiên, chi phí viết sẽ lớn hơn rất nhiều từ 3-4 lần so với đóng gói.

>> Tìm hiểu ngay: Tất tần tật các loại chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp

7. Thời gian triển khai hệ thống ERP kéo dài bao lâu?

Đừng bị lừa phỉnh khi các nhà cung cấp ERP viết theo các nhu cầu cam đoan rằng thời gian thực hiện dự án chỉ mất từ 3 đến 6 tháng.

Nhưng với ERP đóng gói thì chỉ cần ký xong hợp đồng và doanh nghiệp đã có thể sử dụng được ngay.Để thực hiện thành công ERP, bạn phải thay đổi phương thức làm việc cũng như cách thức làm việc của nhân viên.

Việc thực thi dự án trong thời gian ngắn đều tùy thuộc vào từng mức độ: công ty triển khai hệ thống quản lý ERP chỉ giới hạn cho những khu vực nhỏ của công ty hay công ty chỉ sử dụng những mảng về Tài chính trong hệ thống ERP (trong trường hợp này ERP không hơn gì một phần mềm kế toán mắc tiền).

8. Lý do triển khai thất bại erp system là gì?

Rất nhiều doanh nghiệp thất bại khi triển khai ERP, nguyên nhân tại sao lại như vậy. Cùng tìm hiểu ở biên dưới nhé.

ly do trien khai erp that bai
Lý do triển khai hệ thống ERP thất bại

8.1 Lập kế hoạch sơ sài

  • Bạn phải đánh giá được quy trình của công ty bạn có ứng dụng được hệ thống quản lý ERP hay không? Cần có những hoạt động kiểm soát, đánh giá lại quy trình từng phòng ban, nếu không, sự đầu tư quá lớn của bạn cho dự án chỉ là sự lãng phí.
  • Ngân sách để triển khai của doanh nghiệp là bao nhiêu? Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn nhà cung cấp
  • Thời điểm thích hợp để doanh nghiệp triển khai là thời gian nào?

8.2 Lựa chọn sai nhà cung cấp

Khi một doanh nghiệp muốn lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm phù hợp, họ rất khó đưa ra quyết định. Bởi thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp hệ thống quản lý ERP (trong lẫn ngoài nước). Bản thân những nhà cung cấp luôn đưa ra được những ưu điểm vượt trội của mình, và điều này vô hình làm nhà đầu tư hoang mang khi lựa chọn giải pháp ERP. Các yếu tố thường được đánh giá cao khi doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp hệ thống quản lý ERP là:

  • Độ uy tín của nhà cung cấp
  • Số lượng khách hàng nhà cung cấp đã đáp ứng được
  • Dịch vụ hỗ trợ sau khi triển khai
  • Cuối cùng mới là chi phí

8.3 Đánh giá thấp thời gian và chi phí triển khai

Sai lầm này thường xảy ra ở những doanh nghiệp mua hệ thống quản lý ERP theo nhu cầu, bởi quy trình diễn ra bao gồm: NCC xác nhận nhu cầu – viết phần mềm – chuyển lại cho doanh nghiệp – sửa lại theo yêu cầu – bàn giao bản final.

Quy trình này thường kéo dài ít nhất 6 tháng và chi phí cũng bị đội lên rất nhiều so với dự toán ban đầu. Thông thường, mức giá triển khai hệ thống ERP riêng tối thiểu cũng từ vài nghìn USD trở lên, chưa kể chi phí bảo trì, viết sửa,…

Nếu doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc áp dung tất cả các phân hệ trong hệ thống ERP là khó vì vậy nếu là đoanh nghiệp nhỏ thì nên triển khai một phẩn nhỏ trong ERP như hệ thống CRM, phần mềm giao công việc, hệ thống HRM …thì sẽ tốt và tối ưu hơn.

8.4 Không đầu tư cơ sở hạ tầng

Đối với doanh nghiệp sử dụng loại đóng gói sẽ không mắc phải sai lầm này, còn với hệ thống viết theo đơn đặt hàng thì doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Khi doanh nghiệp lựa chọn phương án đặt server tại trụ sở công ty thì phải xác định các khoản ngân sách chi thường xuyên cho việc nâng cấp hệ thống, bảo trì máy móc,… ngoài chi phí mua hệ thống quản lý ERP.

Ngày nay, để tiết kiệm chi phí hạ tầng, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP đóng gói dựa trên nền tảng công nghệ đám mây. Các ứng dụng dựa trên nền tảng đám mây cho phép người dùng sử dụng dễ dàng, linh hoạt, khả năng mở rộng và tiết giảm tối đa chi phí tổng thể.

8.5 Thiếu vắng nhân sự đứng đầu

Khi bắt đầu triển khai một dự án ERP, doanh nghiệp cần sắp xếp nhân sự phụ trách tổng thể công việc này: ví dụ như giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng IT. Người này có đủ kiến thức về công ty, am hiểu tường tận các quy trình cũng như những vướng mắc mà công ty đang gặp phải để trao đổi với nhà cung cấp.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN, TỨC THỜI VỚI MISA AMIS

 Gói giải pháp MISA AMIS công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc vận hành và phát triển công ty. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA MISA AMIS

VI. Kết luận 

MISA AMIS là một hệ thống ERP quản lý doanh nghiệp hợp nhất, gồm đầy đủ các giải pháp như Kế toán – Bán hàng – Nhân sự,… Trong đó, giải pháp quản trị tài chính kế toán đáp ứng tất cả các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, kê khai thuế…thuộc mọi lĩnh vực (Thương mại, Dịch vụ, Xây lắp, Sản xuất).


 1,236 

4.8/5 - (6 bình chọn)

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này