Quản lý - điều hành ERP: Hoạch định nguồn lực Phần mềm ERP là gì? Lợi ích và hướng dẫn triển khai...

Phần mềm ERP là gì? Lợi ích và hướng dẫn triển khai ERP chuẩn nhất

Ứng dụng phần mềm ERP vào trong quá trình hoạt động và vận hành đang trở thành xu hướng trong doanh nghiệp. ERP là bộ công cụ mạnh mẽ đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích từ tối ưu hóa quy trình sản xuất kinh doanh, gia tăng hiệu suất, kiểm soát tốt chi phí và các nguồn lực cũng như gia tăng năng lực cạnh tranh.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về ERP, cách lựa chọn và triển khai để hệ thống thực sự đem lại hiệu quả. Vậy ERP là gì? Khi nào nên triển khai, các bước triển khai như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này.

Khám phá nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện MISA AMIS

1. Tổng quan về phần mềm ERP

1.1 ERP là gì?

ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) là một hệ thống giúp hoạch định nguồn lực hay quản lý tất cả hoạt động của doanh nghiệp.

  • Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là đơn vị áp dụng hệ thống phần mềm để sử dụng các nguồn tài nguyên và hoạt động một cách tốt nhất.
  • Resource (Nguồn lực): Là những tài nguyên của doanh nghiệp, bao gồm nhân lực, những tài sản có sẵn, liên quan đến tổ chức hoặc là những giá trị được tạo ra mỗi ngày. Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp là tận dụng được tài nguyên, nhất là nhân lực.
  • Planning (Hoạch định): ERP hỗ trợ lên kế hoạch các nội dung công việc, tài nguyên doanh nghiệp cần trong sản xuất, kinh doanh. Ngoài ra, phần mềm còn tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong tương lai.

Như vậy, phần mềm ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp gồm nhiều công cụ: quản lý nhân sự, kế hoạch sản phẩm, chi phí, giao vận, bán hàng, quản lý kho, kế toán,… hỗ trợ doanh nghiệp quản trị toàn diện mọi hoạt động trên 1 nền tảng duy nhất.

ERP là gì?
ERP là mô hình all-in-one, hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tất cả hoạt động trên 1 nền tảng duy nhất

1.2 Các thành phần của ERP

Một hệ thống phần mềm ERP thường sẽ bao gồm các phân hệ sau:

  • Finance – Kế toán tài chính
  • Sales and Distribution – Quản lý phân phối và bán hàng
  • Purchase Control – Quản lý mua hàng
  • Stock Control – Quản lý tồn kho
  • Production Planning and Control – Lập kế hoạch và quản lý sản xuất
  • Project Management – Quản lý dự án
  • Service Management – Quản lý dịch vụ
  • Human Resource Management – Quản lý nhân sự
  • Management Reporting – Báo cáo quản trị
  • Tax Reports – Báo cáo thuế

Ở mỗi phân hệ sẽ có các module với chức năng nhỏ hơn và được liên kết với nhau để tạo ra báo cáo đầy đủ và tổng quan nhất về tất cả hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ đó, người quản lý chỉ cần thông qua hệ thống ERP có thể nắm bắt được bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp.

Tìm hiểu chi tiết các phân hệ quan trọng của erp

1.3 Đặc trưng của phần mềm ERP

Là một hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể, ERP có những đặc điểm nổi bật như sau:

  • Có khả năng hợp nhất mọi quy trình để quản lý, sản xuất kinh doanh. Các phòng ban, cá nhân và quy trình làm việc được kết nối thành một hệ thống rõ ràng, liền mạch.
  • Hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động và quản lý tốt hơn chứ không thể thay thế hoàn toàn con người.
  • ERP được hoạt động theo nguyên tắc là kế hoạch cụ thể. Mỗi thành viên chỉ cần xác định đúng nhiệm vụ của mình từ đó có thể dễ dàng áp dụng vào việc sản xuất kinh doanh đã được lập trình sẵn (tuần, tháng, quý, năm).
  • Do các phân hệ chức năng có tính liên kết chặt chẽ và linh hoạt với nhau nên doanh nghiệp có thể phối hợp dễ dàng và nâng cao hiệu suất làm việc.

2. Phân loại phần mềm ERP

phân loại phần mềm erp

Trên thị trường Việt Nam hiện nay, ERP được chia thành 2 loại chính là ERP trong nước và ERP nước ngoài.

2.1 Phần mềm ERP trong nước

Thị trường ERP trong nước hiện nay khá sôi động với sự xuất hiện của nhiều nhà cung cấp mới. Nhà cung cấp cũng ngày càng phát triển và nâng cấp để đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp Việt. Phần mềm ERP trong nước có ưu và nhược điểm như sau:

  • Ưu điểm: Chi phí hợp lý, hệ thống báo cáo theo chuẩn mực tại Việt Nam, phù hợp với thực trạng quản trị của doanh nghiệp Việt Nam, dễ dàng tùy tiến và đáp ứng được nhu cầu tổng thể theo ngành nghề,…
  • Nhược điểm: So với các phần mềm nước ngoài thì tính chuẩn hóa và vận hành chưa cao.

2.2  Phần mềm ERP nước ngoài

Một số thương hiệu phần mềm ERP nước ngoài có thể nhắc đến như SAP, Oracle, Sage,… hầu hết đều có chi phí rất cao so với các doanh nghiệp quy mô vừa ở Việt Nam.

  • Ưu điểm: Áp dụng nhiều thành tựu công nghệ cao, vận hành theo một quy trình chuẩn hóa, nhà tư vấn nhiều kinh nghiệm.
  • Nhược điểm: Chi phí cao, thời gian triển khai lâu, cần nhiều nguồn lực, ngôn ngữ tiếng Anh gây khó khăn cho người sử dụng, kém tương thích với các tiêu chuẩn ở Việt Nam.

3. Sự khác biệt của phần mềm quản trị ERP và những phần mềm quản lý rời rạc?

Điểm khác biệt rõ nhất của ERP so với những phần mềm rời rạc khác đó là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống gồm nhiều module có các chức năng giống như các phần mềm rời rạc, nhưng nó được tích hợp và liên kết với nhau. Trong hệ thống ERP các phần mềm sẽ được liên kết chặt chẽ với nhau giống như những bộ phận trên cơ thể người. Vì vậy mà thông tin sẽ được liên thông, cập nhật nhanh chóng từ bộ phần này tới bộ phận khác đảm bảo tính chính xác.

Các phần mềm rời rạc chỉ phục vụ cho công việc của một phòng ban. Khi các phần mềm này không có sự liên kết với nhau, dữ liệu doanh nghiệp sẽ trở nên rời rạc, việc lưu chuyển thông tin sẽ được thực hiện thủ công dẫn đến năng suất thấp, dễ sai số và khó kiểm soát. Đồng thời, công việc các phòng ban cũng bị chồng chéo.

Ngược lại ERP hay các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể như MISA AMIS thì đảm bảo được tính chính xác và kiểm soát tốt hơn. Phần mềm có thể tổng hợp thông tin từ các phòng ban và tổng hợp thành báo cáo chính xác nhất. Chính vì thế mà việc quản lý thông tin dễ dàng và hiệu quả hơn.

Trải nghiệm nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện MISA AMIS

4. Vai trò và lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

ERP đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm quản trị ERP được xây dựng lên là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban, giữa các khâu hoạt động như: quản lý tài chính, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

Nhờ có ERP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các quy trình hoạt động, phối hợp giữa các phòng ban để cùng hướng đến mục tiêu chung và gia tăng năng suất một cách hiệu quả. Cùng khám phá những lợi ích cụ thể của ERP nhé.

4.1 Quản trị tài chính – kế toán

Để nắm được những thông tin tài chính của cả doanh nghiệp, người quản lý sẽ phải tổng hợp báo cáo, số liệu từ nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau nên tốc độ xử lý thường chậm, việc sai sót, chênh lệch điều không thể tránh khỏi.

Phân hệ tài chính - kế toán của phần mềm ERP
Tài chính – Kế toán là phân hệ quan trọng của ERP

Với phần mềm kế toán là phân hệ của ERP thì mọi dữ liệu liên quan đến tài chính của doanh nghiệp sẽ được kết nối xuyên suốt giữa các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh và quản lý tập trung, tự động tổng hợp dưới dạng các báo cáo đa chiều

Khi có bất kì một sự thay đổi nào từ các phòng ban, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và cập nhật, giúp hạn chế những sai sót.

Khi áp dụng phần mềm quản lý ERP, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến cuối tháng, cuối quý để có thể tổng hợp được các số liệu, báo cáo. Thay vì thế, bất cứ lúc nào muốn xem thì người lãnh đạo đều có thể theo dõi và bám sát tình hình tài chính của công ty. Từ đó, kịp thời có những phân tích, đánh giá, sửa đổi để có những hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.

4.2 Quản lý quan hệ khách hàng 

Trong kỷ nguyên 4.0 hiện nay, khách hàng không chỉ là thượng đế mà còn là nguồn tài sản vô hình, là yếu tố cạnh tranh của doanh nghiệp. Bởi vậy mà các hoạt động chăm sóc khách hàng cần phải được coi trọng để họ tiếp tục sử dụng sản phẩm, dịch vụ và trung thành với thương hiệu.

Quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả với ERP
ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả

ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt nhất nhiệm vụ này bằng cách lưu trữ thông tin khách hàng như: Họ tên, tuổi, địa chỉ, sử dụng những sản phẩm gì, đang gặp những vướng mắc gì,… để có thể chăm sóc và phục vụ khách hàng một cách tối ưu nhất, nâng cao sự hài lòng. Điều này giúp doanh nghiệp giải bài toán quản lý các tương tác với khách hàng của mình nhằm cải thiện mối quan hệ kinh doanh, giữ chân khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng doanh số.

Trên phần mềm ERP doanh nghiệp không chỉ lưu trữ dữ liệu khách hàng mà còn có thể phân tích dữ liệu đó hay dựa vào các báo cáo để đưa ra các chiến dịch tiếp thị, chuyển đổi, chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Ngoài ra dữ liệu khách hàng lưu trữ trên phần mềm ERP còn đáp ứng tính bảo mật cao hạn chế tình trạng thất thoát.

4.3 Quản trị nguồn nhân lực

Để quản lý nhân sự không phải là điều dễ dàng, nhất là với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân sự lên đến hàng nghìn người. Việc theo dõi sát sao từng nhân sự như: giờ làm việc, khối lượng công việc, mức độ hoàn thành công việc,… là điều bất khả thi.

Quản trị tốt nguồn nhân lực với ERP
Quản trị tốt nguồn nhân lực

Nhưng với phần mềm quản lý ERP, công tác quản lý này sẽ trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Người quản lý hoàn toàn có thể nắm được khung giờ làm việc, khối lượng và chất lượng công việc của nhân viên để có thể đưa ra mức lương và chính sách đãi ngộ sao cho phù hợp nhất.

Mọi công tác liên quan đến quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm xã hội,…. cũng đều được cập nhật tự động hóa, giúp cho việc tra cứu, kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trở nên dễ dàng.

Không những thế, phần mềm quản trị ERP còn cho phép chủ doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên thông qua mạng xã hội nội bộ để luôn thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng cũng như kịp thời giải đáp mọi thắc mắc của đội ngũ.

4.4 Nâng cao năng suất làm việc

Trong khi vận hành và sản xuất, doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc càng nhiều, các khâu, các công đoạn làm việc sẽ càng trở nên phức tạp. Lúc này, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ là một công cụ tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều công đoạn khác.

ERP hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động
ERP hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động

Sử dụng hệ thống máy tính duy nhất nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm được khối lượng thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết trong công ty.

4.5 Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Việc kiểm soát hàng tồn kho, nguyên vật liệu,…. sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và nhân lực nếu thực hiện kiểm kê thủ công. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý ERP, việc quản lý sẽ được thực hiện tự động hóa mà không hề tốn thời gian hay công sức.

quản lý kho trực quan
Quản lý kho hàng hiệu quả

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp giúp kiểm soát xem trong kho hiện tại đang còn bao nhiêu hàng, hàng hóa nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra làm sao. Từ đó, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm được tình hình hàng hóa trong kho và điều chỉnh lượng hàng nhập vào sao cho phù hợp để tránh sự lãng phí, thất thoát.

Tương tự các phần mềm quản lý kho khác, ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo mã quy cách, đơn vị tính khác nhau, thời gian nhập kho, thời hạn sử dụng…

4.6 Giao tiếp, phối hợp công việc giữa các bộ phận hiệu quả

Phần mềm quản trị ERP sẽ giúp cho việc giao tiếp, liên lạc và tương tác giữa các phòng ban trong công ty trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đồng thời, hệ thống cũng giúp cho việc xung đột quyền lợi giữa các bộ phận giảm thiểu đi rất nhiều.

ERP có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận
ERP có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận

Không những thế, phần mềm quản lý ERP còn được kỳ vọng thay thế toàn bộ các phần mềm quản lý rời rạc khác nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.

ERP còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, bắt đầu bằng việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa thông tin. Phần mềm quản trị ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp ở mọi mặt khác nhau khi vận hành.

Như vậy, khi được đầu tư và triển khai đúng cách, ERP mang lại hiệu quả rất lớn, giúp các bộ phận hoạt động hiệu quả, giảm chi phí vận hành, gia tăng năng suất.

Tiêu chí đánh giá Tỷ lệ hiệu quả
Giảm chi phí tồn kho 10%
Giảm chi phí quản lý 30%
Giảm chi phí phát sinh do giao hàng trễ 60%
Giảm đầu tư công nghệ thông tin cho các năm tiếp theo 20%
Hệ thống báo cáo online giảm chi phí giấy tờ 20%
Giảm thời gian chuẩn bị báo cáo tài chính và quản trị Còn 5 ngày

So sánh hiệu quả trước và sau khi triển khai ERP (nguồn: Sổ tay đầu tư ERP, ICTRoi)

5. Các câu hỏi ERP thường gặp

5.1 Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng ERP?

Phần mềm ERP đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng cần cân nhắc thêm các vấn đề trước khi đưa vào sử dụng. Để xác định xem doanh nghiệp của mình đã cần sử dụng ERP hay chưa, bạn có thể dựa trên các dấu hiệu sau:

Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng ERP
Doanh nghiệp cần đưa ra câu trả lời cho nhiều câu hỏi trước khi quyết định triển khai ERP
  • Doanh nghiệp của bạn đang có một lượng các giao dịch “khổng lồ”, quy mô lớn và khó khăn trong việc quản lý thì phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh được những rủi ro không đáng có.
  • Tình trạng sai sót trong khi nhập liệu thường xuyên xảy ra. Ví dụ như: số lượng hoàng hóa chênh lệch, sai tỷ giá, giao nhầm đơn hàng, thông tin hóa đơn lẫn lộn, không xác định được hàng tồn kho hoặc số lượng quá lớn, nhiều khách hàng khiếu nại về chất lượng dịch vụ, sản phẩm.
  • Bộ máy quản lý cồng kềnh, không linh động trong công việc.
  • Khó khăn khi sử dụng các ứng dụng hoặc công cụ rời rạc để quản lý. Tốn nhiều chi phí nhưng không đem lại hiệu quả.
  • Các doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, đem lại hiệu quả tức thì có thể áp dụng ERP để hỗ trợ điều hành và quản lý công việc.

5.2 Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP là gì?

Thị trường ERP Việt Nam có sự tham gia của các công ty cung cấp khác nhau. Lợi thế mà phần mềm trong nước đem lại đó là sở hữu quy trình xử lý tài chính – kế toán theo đúng quy định, chuẩn mực của kế toán Việt Nam đang lưu hành. Đồng thời, phần mềm quản lý ERP của nhà cung cấp trong nước sẽ nhanh chóng cập nhật kịp thời những thay đổi từ các quyết định, thông tư,… của chính phủ, phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam.

Để lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp với mình, doanh nghiệp cần dựa trên những tiêu chí sau:

  • Quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp
  • Khả năng tài chính
  • Cơ sở hạ tầng của công ty
  • Kế hoạch triển khai

Lời khuyên của chúng tôi đó là doanh nghiệp không nhất thiết phải áp dụng tất cả các module của ERP. Tùy thuộc vào nhu cầu quản trị hiện tại, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm phù hợp nằm trong nền tảng quản trị tổng thể để tránh lãng phí. Lấy ví dụ nếu doanh nghiệp cần quan tâm đến việc tối ưu năng suất lao động thì nên cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý công việc, quản lý hoạt động bán hàng thì triển khai phần mềm AMIS CRM,…

6. Hướng dẫn triển khai phần mềm ERP chuẩn nhất cho doanh nghiệp

Việc triển khai ERP không chỉ đơn giản là áp dụng công nghệ, mà đây là quá trình áp dụng những kiến thức đã tích lũy và kinh nghiệm quản lý, tác nghiệp. Tại Việt Nam đã nhiều doanh nghiệp triển khai ERP, bỏ ra nhiều chi phí lớn nhưng lợi ích mang lại chưa tương xứng. Vậy làm thế nào để triển khai được thuận tiện và cần chuẩn bị những gì để ứng dụng ERP hiệu quả nhất.

6.1 Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP?

Để đi đến quyết định triển khai ERP, doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc rất nhiều yếu tố và có sự chuẩn bị kỹ càng.

  • Xác định rõ nhu cầu và khả năng tài chính của doanh nghiệp: Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến tất cả quyết định cũng như hiệu quả của việc sử dụng phần mềm ERP. Điều này cũng giúp doanh nghiệp hình dung ra được phần mềm như thế nào sẽ phù hợp với mình.
  • Lựa chọn nhà cung cấp: Dựa trên nhu cầu, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp. Một trong những điểm mà doanh nghiệp cần tìm hiểu nhà cung cấp đó là năng lực và một số dự án mà họ đã triển khai thành công.
  • Triển khai dự án: Khi triển khai dự án cần sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.

6.2 Các bước triển khai ERP

Để triển khai ERP, các doanh nghiệp có thể kết hợp với mô hình thác nước Waterfall hoặc mô hình Agile. Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình triển khai ERP như sau:

Các bước triển khai ERP
Doanh nghiệp nên xác định rõ các bước triển khai ERP
  • Bước 1: Khảo sát thực tế 

Doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp với các bộ phận để hiểu được quy trình và nhu cầu từ đó xác định được yêu cầu của các bộ phận đối với hệ thống.

  • Bước 2: Phân tích thiết kế hệ thống ERP

Với những khảo sát ở bước 1 thì đội ngũ BA sẽ tổng hợp thành tài liệu mô tả yêu cầu của người dùng. Tài liệu này sẽ được đội dự án ký thống nhất trước khi đưa sang đơn vị thi công ERP.

  • Bước 3: Lập trình hệ thống

Dựa vào tài liệu yêu cầu của doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ tiến hành lập trình để thiết kế các chức năng theo yêu cầu. Thời gian thiết kế phụ thuộc vào mức độ phức tạp và các chức năng cần có trong phần mềm dựa theo nhu cầu của doanh nghiệp.

  • Bước 4: Test hệ thống ERP

Sau khi đội lập trình của nhà cung cấp đã hoàn thiện các chức năng của phần mềm thì đội ngũ kiểm thử (Tester) sẽ tiến hành kiểm tra, tìm kiếm các lỗi. Đến khi phần mềm hoàn hảo nhất thì sẽ được chuyển giao cho doanh nghiệp để tiến hành kiểm thủ.

  • Bước 5: Vận hành thử (Go-Live)

Sau khi nhà cung cấp bàn giao phần mềm thì doanh nghiệp sẽ đưa nhân sự chủ chốt ở các bộ phận vào để đào tạo và sử dụng thử. Mặc dù phần mềm đã được kiểm thử nhưng trong quá trình hoạt động thực tế thì sẽ giúp cả hai bên sẽ có có được những đánh giá thực tế nhất để điều chỉnh kịp thời.

Để triển khai thành công, các nhà quản lý cần phải giám sát liên tục, kiểm tra kỹ lưỡng cũng như đo lường hiệu quả khi áp dụng giải pháp này vào thực tế. Từ đó, đội ngũ có thể đưa ra những điều chỉnh thích hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

  • Bước 6: Nghiệm thu hệ thống ERP

Sau khi vận hành thử, nếu không gặp khó khăn gì thì đơn vị cung cấp và doanh nghiệp tiến hành tổng kết và nghiệm thu kết thúc dự án. Nếu phát sinh trục trặc thì sẽ tiến hành chỉnh sửa và quay lại bước sử dụng thử.

6.3. Những lưu ý khi triển khai ERP cho doanh nghiệp

Để quá trình triển khai ERP được tốt nhất, doanh nghiệp nên lưu ý một vài điều dưới đây:

Có kế hoạch về tài chính, nguồn lực và thời gian trước khi triển khai

Trước khi bắt tay vào thực hiện ERP doanh nghiệp cần hoạch định và lên kế hoạch về nguồn lực, tài chính và thời gian bởi:

  • Chi phí triển khai ERP lớn

Chi phí triển khai ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố từ số lượng người dùng, chi phí bản quyền, triển khai thực hiện cho đến chi phí bảo trì, nâng cấp. Chi phí này cũng phụ thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn ERP nước ngoài hay trong nước, ERP đóng gói hay viết theo yêu cầu.

Theo ERP Report 2022 từ Panorama, thì một doanh nghiệp quy mô vừa khi triển khai ERP tổng thể sẽ cần bỏ ra từ $150.000 đến $750.000. Tất nhiên đó là chi phí khi triển khai các nền tảng ERP nước ngoài kết hợp với các yêu cầu riêng khác.

Các phần mềm ERP được triển khai bởi nhà cung cấp trong nước hiện nay có chi phí hợp lý hơn. Hệ thống cũng linh hoạt tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu quản trị, văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đánh giá chung, chi phí cũng đang ở mức tương đối cao.

chi phi triển khai erp
Tỷ lệ phân bổ chi phí khi triển khai ERP

Thông thường tỷ lệ chi phí cho ERP thường được phân bổ như sau: 5-10% cho quản lý hệ thống, 10-20% là cơ sở hạ tầng, 15-30% là chi phí phần mềm và 40-60% thuộc về đội ngũ nhân sự triển khai vận hành.

Với chi phí đầu tư lớn, các doanh nghiệp có xu hướng ứng dụng các nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện như MISA AMIS vào trong hoạt động. Đây được coi là một phiên bản khác hoặc một dạng mini ERP. Các phần mềm này cũng đáp ứng hầu hết nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Việt Nam nhưng có mức chi phí hợp lý, thời gian triển khai nhanh chóng và mọi nhân sự đều dễ dàng sử dụng.

  • ERP tốn nhiều thời gian triển khai

Cũng trong ERP Report 2022 từ Panorama, để triển khai hệ thống ERP thì thời gian triển khai sẽ rơi vào khoảng từ 2 – 5 năm bởi phải trải qua nhiều quá trình kiểm thử, cải tiến nhiều lần trước khi áp dụng. Doanh nghiệp cũng cần trang bị thêm nhiều thiết bị, cơ sở hạ tầng chu đáo và đầy đủ nhất để có thể đáp ứng được việc thực hiện. Đồng thời nhân sự cũng cần thời gian học hỏi và thích nghi.

Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể cân nhắc các nền tảng quản trị toàn diện, cung cấp đầy đủ các phân hệ quản lý nhưng có thể triển khai một cách nhanh chóng.

Có phương án phòng trừ rủi ro tiềm ẩn của ERP

Dù ERP giúp tăng sự chính xác trong công việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình, công đoạn; song việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro lớn về mặt kỹ thuật. Cụ thể, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, sẽ kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Hoặc nếu doanh nghiệp đem một quy trình chưa được chuẩn hóa áp dụng vào trong hoạt động có thể gây ra những thất thoát lớn.

Trong một hệ thống ERP, tất cả các phân hệ như: Kế toán tài chính, lập kế hoạch và quản lý sản xuất quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý dự án,… đều sử dụng chung một dòng dữ liệu. Điều này cũng đồng nghĩa với một thay đổi nhỏ sẽ kéo theo sự thay đổi của cả hệ thống; và một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đem lên ERP có thể biến tướng thành lỗi diện rộng.

ERP cũng có những rủi ro riêng

Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai trước khi bắt tay vào xây dựng ERP. Lý do là bởi ERP là một hệ thống “gần như cố định”, việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi đã đưa ERP vào sử dụng cần hạn chế hết sức có thể.

Việc thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy sẽ tốn kém thời gian, chi phí ngang với hệ thống mới. Nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng, các thay đổi khi đưa vào cấu trúc của ERP có thể gây xung đột với các phần còn lại, tạo ra lỗi hoặc tệ hơn là tê liệt toàn hệ thống.

Thay đổi ERP sau khi khởi chạy gây gián đoạn quy trình làm việc của doanh nghiệp vì hệ thống sẽ cần phải tạm ngưng.

Tuy nhiên trong một số trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn buộc phải thay đổi và nâng cấp hệ thống quản trị vận hành để đáp ứng được công việc như:

  • Trường hợp hệ thống ERP hiện tại chưa đáp ứng được tất cả nhu cầu hiện tại trong doanh nghiệp.
  • Trường hợp doanh nghiệp có những thay đổi mới nhằm phục vụ mục tiêu phát triển, ví dụ như: mở rộng quy mô, chuyển sang thị trường mới, đổi sang kinh doanh sản phẩm dịch vụ mới,…

Khi đó, thay vì phải trực tiếp thực hiện thay đổi trên hệ thống ERP gốc, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp sử dụng song song ERP cũ và phần mềm hỗ trợ – được coi là một lựa chọn an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.

TẢI NGAY MIỄN PHÍ BỘ TÀI LIỆU VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP

7. MISA AMIS – Nền tảng quản trị toàn diện phù hợp với mọi doanh nghiệp

ERP là nền tảng cần thiết cho nhiều doanh nghiệp có quy trình đặc thù như sản xuất. ERP đem lại rất nhiều lợi thế, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng cần đến một nền tảng viết theo yêu cầu và tốn kém như ERP.

Nền tảng doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS với với hơn 30+ phần mềm chuyên biệt, hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tất cả các hoạt động hiệu quả trên một hệ thống duy nhất. MISA AMIS đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản trị Tài chính – Kế toán, Marketing – bán hàng, Quản lý nhân sự, quản lý – điều hành công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi từ cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp.

Tương tự như một hệ thống ERP, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa, tối ưu toàn bộ hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh một cách hiệu quả.

  • Toàn bộ dữ liệu được hội tụ, liên thông giữa các bộ phận để phục vụ điều hành và giải quyết bài toán lệch số liệu (đặc biệt là doanh số giữa phòng Kinh doanh và Kế toán, tồn kho).
  • Phối hợp chặt chẽ, trơn tru giữa các bộ phận, nâng cao trải nghiệm khách hàng, nhân viên; năng suất, tối ưu chi phí và nguồn lực, nâng cao sức cạnh tranh.
  • Cung cấp báo cáo đa chiều, chính xác, tạo ra bức tranh hoàn chỉnh để chủ doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời.

Trải nghiệm miễn phí nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện MISA AMIS

MISA AMIS đáp ứng các yêu cầu quản trị toàn diện của doanh nghiệp tương tự như ERP. Tuy nhiên, với các phần mềm có sẵn, MISA AMIS đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi thế, loại bỏ hoàn toàn các nỗi lo về chi phí, khả năng mở rộng tích hợp,…

  • Chi phí hợp lý phù hợp với nhu cầu & quy mô của từng doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và tương lai khi doanh nghiệp mở rộng.
  • Hệ thống có khả năng kết nối linh hoạt với các nghiệp vụ bên ngoài doanh nghiệp như Ngân hàng, Thuế, sàn eCommerce, Logistics,… cùng các phần mềm khác mà đội ngũ đang sử dụng.
  • Được kế thừa các quy trình quản trị tiên tiến đã được các doanh nghiệp trong và ngoài nước ứng dụng thành công.
  • Thời gian triển khai nhanh chóng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng phù hợp cho mọi đối tượng.
  • Bảo mật tuyệt đối với tiêu chuẩn Tier 3, ISO 27000, CMMi, SSL, CSA STAR,…

 

Lợi ích nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS

  • Tiết kiệm ngay 25% chi phí:  Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ, hạn chế đầu tư lãng phí vào cơ sở hạ tầng và quản trị hệ thống.
  • Tăng trưởng 32% lợi nhuận: Giúp doanh nghiệp quản lý kinh doanh dễ dàng, tối ưu hóa lợi nhuận và tăng trưởng 47% năng suất vượt bậc.
  • Làm việc trên một nền tảng: Cung cấp đầy đủ các ứng dụng trên 1 nền tảng giúp dữ liệu được liên thông, đồng nhất giữa các phòng ban.
  • Làm việc Online mọi lúc, mọi nơi: Nhiều người có thể làm việc cùng lúc, quản lý dữ liệu Online, tránh rủi ro mất dữ liệu do sự cố máy tính.
  • Sử dụng được trên hầu hết các thiết bị phổ biến nhất hiện nay.
  • Chi phí triển khai và sử dụng phần mềm hợp lý.
  • Nhiều kênh hỗ trợ miễn phí trong suốt quá trình sử dụng giúp khách hàng an tâm, tin tưởng (tổng đài hỗ trợ MISA Support, Website help.amis.vn, group cộng đồng trên Facebook…).

8. Kết luận

Mong rằng với những thông tin về phần mềm ERP là gì ở bên trên sẽ hữu ích đối với doanh nghiệp của bạn trong việc lựa chọn và áp dụng phần mềm ERP. Nếu đang cần tìm một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện với chi phí hợp lý, triển khai dễ dàng và đã được chứng minh thành công với 250.000+ doanh nghiệp tin dùng, đăng ký tư vấn để trò chuyện với chuyên gia MISA AMIS ngay nhé.


Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 7 Trung bình: 4.4]
Câu hỏi thường gặp
  • Phần mềm ERP là gì ?
  • ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one. Để giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động kinh doanh, thu thập và phân tích dữ liệu, lưu trữ một cách tự động hoá từ A đến Z.
    Là loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.
    Lời khuyên của chúng tôi đó là doanh nghiệp nên cân nhắc nhu cầu sử dụng và đầu tư vào các gói module nhỏ của ERP để tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí. Lấy ví dụ nếu doanh nghiệp cần quan tâm đến việc tối ưu năng suất lao động thì nên cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý công việc, phần mềm CRM ( quản lý bán hàng), phần mềm HRM ( quản lý nhân sự),...