Một trường học sẽ có hàng nghìn tài sản, thiết bị cần quản lý và bảo trì. Quản lý cơ sở vật chất thiết bị giáo dục được coi là một trong những công việc phức tạp và là chìa khóa để trường học tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí cũng như nâng cao chất lượng dạy và học.
Tuy nhiên, hiện nay nhiều đơn vị giáo dục vẫn đang thực hiện công việc này một cách thủ công, tốn nhiều thời gian, công sức. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS khám phá những nguyên tắc, giải pháp để quản lý cơ sở vật chất thiết bị giáo dục hiệu quả.
1. Đặc thù của công tác quản lý vật chất thiết bị giáo dục
Quản lý cơ sở vật chất, thiết bị trường học là việc thực hiện quản lý và bảo trì tất cả cơ sở vật chất và tài sản của trường.
Vai trò chính của công việc này là đảm bảo cơ sở vật chất luôn hoạt động tốt. Điều này không chỉ là quản lý các tài sản cố định như tòa nhà, phòng học, thư viện, phòng thí nghiệm, khu vực thể thao mà còn bao gồm cả việc quản lý thiết bị, công cụ và tài nguyên giáo dục khác.
Chính vì vậy, công tác quản lý vật chất thiết bị giáo dục có những đặc thù riêng biệt, phản ánh các yêu cầu chuyên biệt trong việc duy trì một môi trường học tập hiệu quả. Dưới đây là một số đặc thù chính:
- Đa dạng thiết bị và cơ sở vật chất: Các trường học và cơ sở giáo dục có nhiều loại thiết bị cần quản lý khác nhau từ bảng đen, máy chiếu, máy tính, đến các thiết bị chuyên dụng trong phòng thí nghiệm và phòng thể dục. Điều này khiến cho công tác quản lý trở nên phức tạp.
- Bảo trì và bảo dưỡng: Do tính chất thường xuyên sử dụng và mức độ quan trọng của thiết bị đối với quá trình giảng dạy và học tập, việc bảo trì định kỳ và sửa chữa kịp thời là cần thiết. Điều này đảm bảo thiết bị luôn trong tình trạng tốt và sẵn sàng sử dụng.
- Nhu cầu cập nhật và hiện đại hóa: Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và phương pháp giáo dục, việc cập nhật và hiện đại hóa thiết bị định kỳ là cần thiết để đáp ứng nhu cầu giảng dạy và học tập.
- Quản lý tài chính: Việc quản lý tài chính trong mua sắm, bảo trì và nâng cấp thiết bị yêu cầu sự minh bạch và hiệu quả, thường phải tuân theo ngân sách có hạn của trường học hoặc cơ sở giáo dục.
Công tác quản lý vật chất thiết bị đòi hỏi cán bộ nhân viên cần có sự cẩn thận, chi tiết để tạo ra môi trường giáo dục hiệu quả và an toàn cho tất cả mọi người.
2. Những thách thức trong quản lý cơ sở vật chất giáo dục
Quản lý cơ sở vật chất giáo dục, đặc biệt trong bối cảnh của nhà trường có nhiều thiết bị khiến cho cán bộ nhân viên phải đối mặt với những thách thức đáng kể. Dưới đây là một số thách thức cụ thể mà nhiều nhà trường và đội ngũ đang phải đối mặt.
- Khó khăn trong kiểm kê và theo dõi: Việc theo dõi và kiểm kê thủ công hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn thiết bị có thể gặp phải sai sót, mất mát và khó khăn trong việc cập nhật, đồng bộ thông tin.
- Bảo trì và sửa chữa: Khi số lượng thiết bị lớn, việc theo dõi tình trạng bảo trì và lịch sửa chữa cho từng thiết bị cụ thể trở nên bất cập. Điều này có thể dẫn đến việc bỏ sót, làm gián đoạn quá trình học tập.
- Quản lý phân phối và sử dụng thiết bị: Việc phân phối thiết bị đến các phòng học và bảo đảm sử dụng hiệu quả là một thách thức, đặc biệt khi một thiết bị cần được sử dụng bởi nhiều lớp học khác nhau.
- Cập nhật công nghệ và nâng cấp: Với số lượng lớn thiết bị, việc theo kịp các bản cập nhật công nghệ mới và thực hiện nâng cấp cần thiết là một công việc đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực.
- Quản lý tài chính và ngân sách: Việc lên kế hoạch và phân bổ ngân sách hiệu quả cho mua mới, bảo trì, nâng cấp thiết bị trong số lượng lớn cũng là một nhiệm vụ không mấy dễ dàng khi nhà trường đang áp dụng cách quản lý thủ công.
Chính vì vậy, việc áp dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý tài sản AMIS Tài sản để quản lý, kiểm kê, theo dõi và bảo trì có thể giúp nhà trường giảm bớt những thách thức này.
3. 6 phương pháp quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục
Quản lý cơ sở vật chất và thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và nâng cao chất lượng giáo dục. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản để nhà trường tối ưu hiệu quả công tác này.
3.1. Thực hiện các giải pháp xanh
Thực hiện các giải pháp xanh trong quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục không chỉ góp phần vào việc bảo vệ môi trường, tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra một không gian học tập lành mạnh, lan tỏa nếp sống xanh trong học đường.
Để làm được điều này, các nhà trường có thể lắp các hệ thống năng lượng mặt trời, sử dụng vật liệu xây dựng bền vững, thiết lập hệ thống phân loại rác thải và tái chế tại trường học, cũng như giảm thiểu việc sử dụng các vật liệu dùng một lần, lắp đặt các thiết bị tiết kiệm nước, áp dụng các giải pháp như cách nhiệt, thông gió tự nhiên,…
3.2. Cải thiện phân tích dữ liệu
Khi nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất của mình, việc thu thập và sử dụng dữ liệu trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Dán nhãn cho các tài sản cố định hoặc không cố định bằng thẻ cho phép trường học tự động hóa việc nhận dạng tài sản và thu thập dữ liệu để có kế hoạch bảo trì chính xác và hợp lý. Nhiều thiết bị hiện đại cũng có sẵn kết nối Internet-of-Things (IoT) và có thể cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về trạng thái thiết bị.
Người quản lý cơ sở vật chất và nhân viên bảo trì nên làm quen với các công cụ, công nghệ mới này nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản. Các phân tích, dự đoán có thể cải thiện việc lập kế hoạch bảo trì, mở rộng và xây dựng trường học.
3.3. Theo dõi tổng chi phí sở hữu
Tổng chi phí sở hữu (TCO) là thước đo hữu ích để hiểu hiệu quả quản lý cơ sở vật chất, thiết bị trong nhiều năm.
Hiểu rõ hơn về tổng chi phí sở hữu cũng giúp việc lập ngân sách và lập kế hoạch nâng cấp cơ sở hạ tầng trở nên dễ dàng hơn. Những dự báo tài chính nên được xem xét trước khi tiến hành công việc bảo trì để xác định tác động đến tuổi thọ của tài sản so với chi phí sửa chữa theo kế hoạch.
3.4. Tiến hành kiểm tra cơ sở vật chất và thiết bị thường xuyên
Kiểm tra tình trạng sử dụng là công việc cần thiết trong quản lý cơ sở vật chất của các trường học thuộc mọi quy mô.
Không đánh giá kỹ lưỡng tình trạng của tòa nhà, tài sản, thiết bị có thể dẫn đến các vấn đề về an toàn hoặc khiến hệ thống rơi vào tình trạng hư hỏng. Bất kỳ vấn đề nào với cơ sở vật chất của đều làm ảnh hưởng đến trải nghiệm học tập của học sinh và có thể dẫn đến mối lo ngại của phụ huynh, xã hội về khả năng đáp ứng các nhu cầu cần thiết của trường học.
Nhà trường có thể ứng dụng các giải pháp công nghệ để tiến hành kiểm tra tài sản, cơ sở vật chất và đặt lịch bảo trì phòng ngừa thường xuyên cho tất cả các hệ thống thiết bị quan trọng. Nếu một vấn đề lớn xảy ra, bạn cũng nên tiến hành xem xét kỹ lưỡng và thực hiện các biện pháp đối phó cụ thể để ngăn chặn sự cố đó xảy ra lần nữa.
3.5. Thúc đẩy giao tiếp giữa các phòng ban
Thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban trong quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phối hợp và nâng cao hiệu suất làm việc.
Các đơn vị có thể tổ chức các cuộc họp định kỳ giữa các phòng ban, thậm chí là nhà thầu để cập nhật tiến trình, chia sẻ thông tin và thảo luận về các vấn đề cần giải quyết.
Đồng thời việc quản lý, bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất và thiết bị cần phải giảm thiểu sự gián đoạn trong lớp học. Ngoài việc sửa chữa, đội ngũ chịu trách nhiệm quản lý cũng cần truyền đạt những cải tiến trong tương lai tới giáo viên để giảm bớt những điều bất ngờ và tạo cơ hội cho mọi người đóng góp vào các hoạt động lập kế hoạch.
3.6. Ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý cơ sở vật chất thiết bị giáo dục
Như đã đề cập đến ở trên, với phương pháp thủ công, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều thách thức trong việc quản lý cơ sở vật chất và thiết bị của trường học.
Lúc này, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý tài sản như AMIS tài sản có thể hỗ trợ nhà trường quản lý cơ sở vật chất, thiết bị giáo dục một cách hiệu quả.
Thay vì mất hàng giờ đồng hồ để kiểm kê, theo dõi thủ công và lãng phí hàng tỷ đồng cho việc mua sắm, sửa chữa do cơ sở vật chất, thiết bị thường xuyên mất, hỏng,… với AMIS Tài sản, các nhà trường dễ dàng quản lý mọi tài sản trong tầm tay.
- Số hóa và quản lý mọi tài sản từ lớn (các tòa nhà, ô tô,…) cho đến các thiết bị phòng học (máy tính, máy chiếu, bàn ghế,…), thiết bị văn phòng (máy fax, máy photocopy), thiết bị phòng thí nghiệm, thiết bị thể thao,… trên một nền tảng duy nhất.
- Tự động hóa và quản lý tập trung các quy trình: Cấp phát, thu hồi, điều chuyển, sửa chữa/bảo dưỡng, kiểm kê, mất/hủy/thanh lý, phân bổ chi phí,… giúp cán bộ quản lý tài sản xử lý yêu cầu một cách tức thời triệt để.
- Cho phép tra cứu đơn giản mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị.
- Dễ dàng kiểm tra số lượng tài sản ở từng bộ phận, chi nhánh để phân bổ, điều chuyển hợp lý, tiết kiệm chi phí đầu tư, mua sắm tài sản.
- Tra cứu thông tin nhà cung cấp, ngày mua, hạn bảo hành, lịch sử sửa chữa tức thời để quyết định sửa chữa hay thanh lý.
- Lịch bảo dưỡng, bảo trì tài sản được nhắc nhở một cách thông minh giúp giảm thiểu nguy cơ sự cố bất ngờ, giảm chi phí và thời gian sửa chữa.
- Tích hợp quét mã QR code và tổng hợp kết quả, thông tin tự động giúp giảm thiểu đến 80% thời gian kiểm kê, kiểm đếm cho doanh nghiệp.
- Sẵn sàng kết nối với phần mềm AMIS Kế toán và các ứng dụng quản trị khác, đảm bảo công tác quản trị trong doanh nghiệp được triển khai một cách đồng bộ, thống nhất.
Như vậy, chỉ với một phần mềm duy nhất, các nhà trường, đơn vị giáo dục dễ dàng chuẩn hóa quy trình trong công tác quản lý tài sản, nâng cao năng suất và tối ưu chi phí tài sản, giảm mất mát, hư hỏng.
Hơn 25.000+ doanh nghiệp đã tin chọn giải pháp MISA AMIS Tài sản (thuộc Bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có hệ thống giáo dục Ban Mai, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Giáo dục Con Tự Học (CTH),.. và nhiều đơn vị giáo dục khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:
4. Kết luận
Quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục cung cấp cho các đơn vị cơ hội để cải thiện môi trường học tập, nâng cao hiệu quả sử dụng và tối ưu chi phí vận hành. Hy vọng 6 phương pháp hay nhất được chia sẻ trong bài viết này có thể hỗ trợ các trường học, cơ sở giáo dục hiện công tác quản lý vật chất, thiết bị một cách dễ dàng.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
