Quản lý - điều hành Công nghệ & đổi mới sáng tạo Hướng dẫn sử dụng ERP: 7 bước triển khai thành công cho...

Hướng dẫn sử dụng ERP: 7 bước triển khai thành công cho doanh nghiệp

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã triển khai ERP nhưng chưa khai thác hết tất các tính năng và phân hệ. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những hướng dẫn sử dụng ERP chi tiết và tối ưu hơn. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay! 
hướng dẫn sử dụng ERP trong doanh nghiệp
Tìm hiểu các bước hướng dẫn sử dụng ERP trong doanh nghiệp
I. Phân loại phần mềm ERP ở Việt Nam hiện nay 

Các phần mềm quản lý ERP được sử dụng ở Việt Nam chia làm 2 loại sau đây:

• Các phần mềm ERP nước ngoài: Các phần mềm này do các công ty nước ngoài phát triển và cung cấp. Chúng có ưu thế là sở hữu các công nghệ tiên tiến nhất và xây dựng dựa trên những mô hình quản lý tiêu chuẩn. Thế nhưng, do sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa, địa lý mà việc ứng dụng tại Việt Nam sẽ xuất hiện những trở ngại.

• Các phần mềm ERP trong nước: Các phần mềm ERP do các công ty công nghệ nội địa sản xuất sẽ có ưu thế về ngôn ngữ, chi phí hợp lý. Đặc biệt, nó vừa học hỏi được sự phát triển của thế giới, vừa có sự điều chỉnh phù hợp nhất với tình hình kinh tế trong nước.

Sự ra đời và phát triển của hệ thống ERP là như cầu tất yếu của quá trình công nghiệp hóa, tự động hóa trong mọi lĩnh vực đời sống. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực và thực hiện chuyển đổi số để tiếp cận khách hàng tốt hơn, tối ưu quy trình và tăng nhanh năng suất. Nhờ vậy, doanh nghiệp mới đạt được mực tiêu phát triển bền vững và thu về doanh thu cao.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

II. Tầm quan trọng của hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP

ERP không chỉ đơn thuần là một công nghệ mà còn tích lũy rất nhiều kiến thức quản lý doanh nghiệp. Để phát triển được hệ thống này, nhà cung cấp đã phải không ngừng học học những kinh nghiệm thực chiến và thể hiện nó qua các tính năng.

tầm quan trọng của ERP
Tầm quan trọng của ERP

Vì thế, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP làm trợ thủ đắc lực của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Thậm chí, nhiều người lãnh đạo sẵn sàng đầu tư chi phí lớn để sử dụng các phần mềm nước ngoài.

Tuy nhiên, khó khăn cho người quản lý chính là phải nắm được hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP sao cho đem lại hiệu quả cao nhất. Như vậy, doanh nghiệp mới tránh lãng phí tiền bạc và nhân lực.

AMIS CÔNG VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP – HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ TOÀN DIỆN, CHÍNH XÁC, TỨC THỜI 

III. 3 bước lựa chọn phần mềm ERP phù hợp 

1. Xác định rõ nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng đầu tư của doanh nghiệp

Đầu tiên, doanh nghiệp cần hiểu chính bộ máy của mình. Bạn cần xác định rõ vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.

Đó có thể là việc quản lý cấp cao không nắm bắt được tiến độ công việc dẫn đến quyết định chậm trễ. Hoặc nó nằm ở việc quản lý cấp trung chịu quá nhiều áp lực, không theo sát được cấp dưới và mất quá nhiều thời gian tổng hợp thông tin lên cấp trên.

nhu cầu sử dụng ERP
Mỗi doanh nghiệp cần ERP để giải quyết khó khăn riêng

Dựa trên những nhu cầu giải quyết khó khăn thực tế đó, doanh nghiệp có thể soi chiếu sang đặc thù nghiệp vụ và khả năng đầu tư. Cách làm này giúp doanh nghiệp xác định được phần mềm ERP nào thích hợp nhất.

Mặc khác, khi phân tích rõ các đặc điểm như vậy cũng tạo nên tiền đề vững chắc cho doanh nghiệp triển khai dùng thử phần mềm ERP trong tương lai.

2. Lựa chọn nhà cung cấp

Bước tiếp theo vô cùng quan trọng bới doanh nghiệp cần đánh giá và lựa chọn một nhà cung cấp uy tín nhất. Bởi lẽ, nó sẽ ảnh hưởng đến giá cả và những hoạt động sau này như cập nhật công nghệ mới, bảo trì định kỳ…

Tại Việt Nam, trong hàng loạt những cái tên nổi bật, AMIS.VN tự hào là một trong những đơn vị cung cấp và ứng dụng phần mềm ERP thành công cho hơn 12.000 doanh nghiệp. Các phân hệ của AMIS luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nghiệp vụ quản trị cũng như nhiều ngành nghề khác nhau như Kế toán, Nhân sự, Bán hàng…

Đặc biệt, đội ngũ tư vấn và chuyên gia của AMIS sẽ luôn đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động với những hướng dẫn sử dụng ERP chi tiết nhất.

3. Triển khai dự án

Sau khi xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp chất lượng, doanh nghiệp sẽ cần tập trung triển khai ERP. Giai đoạn này có hàm lượng kỹ thuật và tính chiến lược cao. Vì vậy, nhà quản lý và đội ngũ cần chú trọng thực hiện.

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP, HIỆU QUẢ VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

IV. 7 bước hướng dẫn sử dụng ERP cho doanh nghiệp

Thấu hiểu vai trò của việc áp dụng thực tế, MISA AMIS giới thiệu đến bạn 7 bước hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP như sau:

1. Cài đặt phần mềm ERP

Hiện nay, nhờ sự phát triển của công nghệ và xu hướng ưu tiên sự tiện ích, việc cài đặt phần mềm ERP trở nên vô cùng dễ dàng.

Nếu việc cài đặt phần mềm ERP quá phức tạp, các đơn vị cung cấp sẽ có đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ từ A-Z. Đối với những phần mềm online thì doanh nghiệp chỉ cần tải về hệ thống máy tính, điện thoại. Sau khi được cấp mã đăng nhập bạn có thể sử dụng ngay và theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi.

2. Chuẩn hóa quy trình hoạt động

Hệ thống ERP sẽ cung cấp tất cả các ứng dụng để doanh nghiệp đồng bộ thông tin giữa các phòng ban. Nó cho phép người quản lý theo dõi tiến độ trên một nền tảng thống nhất.

Vì vậy, doanh nghiệp cần thống nhất các quy trình hoạt động theo một quy chuẩn chung. Mọi phòng ban, đội ngũ hay cá nhân đều phải bám sát quy định này. Nếu không chuẩn hóa, mô hình ERP sẽ không phát huy được tối đa hiệu quả.

>> Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của phần mềm quản trị ERP với doanh nghiệp

3. Phân quyền cho các cá nhân

Phần mềm ERP sẽ tạo điều kiện cho nhân viên truy cập các dữ liệu liên phòng ban để phục vụ cho công việc chung. Điều này giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin liên tục, tiết kiệm thời và đơn giản thủ tục hành chính.

ERP phân quyền cho các cá nhân
ERP phân quyền cho các cá nhân theo vị trí và nhiệm vụ được giao

Bởi vậy, ban lãnh đạo cần có sự phân quyền hợp lý nhằm đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru. Đồng thời, việc phân quyền cũng giúp bảo mật các nội dung kinh doanh trước đối thủ cạnh tranh hoặc các hacker có ý đồ xấu.

4. Khai thác workflow bằng phần mềm ERP

Workflow có nghĩa là luồng công việc. Nó được hiểu là thứ tự các bước, sự kiện cần làm để tạo nên một quy trình công việc. Quy trình này có thể bao gồm nhiều bộ phận, cá nhân tham gia để đạt được mục tiêu chung.

Trong đó, các tài liệu hoặc nhiệm vụ được hoàn thành và chuyển giao từ đối tượng này sang đối tượng khác. Khi ứng dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp sẽ tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình này.

Các ứng dụng ERP phổ biến trên thị trường đều cung cấp khả năng workflow. Nó tạo nên sự thay đổi vượt bậc so với các công đoạn truyền thống. Thay vì chuyển giao công việc qua nhiều người, ERP đẩy nhanh tốc độ hoàn thành công việc chỉ bằng một vài thao tác.

Một doanh nghiệp khai thác thành công workflow sẽ tăng năng suất làm việc, đạt được hiệu quả tích cực hơn. Vì vậy, đây được xem là một phần không thể thiếu trong tài liệu hướng dẫn sử dụng ERP.

CTA MGM 02

5. Kết nối với khách hàng và nhà cung cấp

Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp có mục đích chính là nâng cao kết quả hoạt động, tiếp cận nhiều khách hàng và tạo ra trải nghiệm tốt hơn. Từ đó, doanh nghiệp mới có cơ hội đạt được mục tiêu doanh số.

Mặt khác, việc kết nối chặt chẽ cùng nhà cung cấp phần mềm cũng cần được doanh nghiệp lưu tâm. Việc sử dụng ERP hàng ngày không tránh khỏi sai sót và các lỗi phát sinh. Khi đó, nhà cung cấp cần tiếp cận và xử lý vấn đề ngay lập tức để doanh nghiệp không bị gián đoạn.

Hướng dẫn sử dụng ERP cho thấy các phần bây giờ đều đang làm tốt công tác này. Họ không chỉ duy trì liên kết từ xa mà còn duy trì được nhiều biện pháp bảo mật dữ liệu cao cho đối tác.

6. Ứng dụng tính năng phân tích của ERP

ERP hoạt động với một mô hình dữ liệu tập trung cho phép doanh nghiệp giảm thiểu áp lực quản lý công việc. Lúc này, đội ngũ lãnh đạo sẽ có thêm thời gian để xem xét kết quả, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch chung.

ứng dụng ERP để phân tích hiệu quả
Doanh nghiệp dễ dàng ứng dụng ERP để phân tích hiệu quả

Công cụ phân tích của phần mềm ERP đem đến cái nhìn đa chiều, khách quan và kịp thời. Nhờ đó, việc ra quyết định cũng trở nên nhanh chóng, chính xác và nắm bắt được các cơ hội mới.

7. Theo dõi và điều chỉnh 

Ở bước cuối cùng, doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả công việc đạt được khi sử dụng ERP so với trước đây. Thông thường, các phần mềm hiện đại đều mang đến những sự tăng trưởng khả quan. Ví dụ, với phân hệ AMIS Công việc, doanh nghiệp có thể tiết kiệm khoảng 70% thời gian tổng hợp báo cáo hay đạt hiệu suất tăng gấp 3 lần.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cũ không kịp tái thiết quy trình hoặc chuẩn hóa chưa toàn diện vẫn dẫn đến những sự bất cập. Đây cũng là sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải.

Do đó, việc theo dõi để đánh giá kịp thời sự phù hợp của hệ thống ERP là nhiệm vụ thiết yếu. Các nhà quản lý cần lên một danh sách chi tiết để kiểm tra tất cả yếu tố liên quan.

Mặt khác, thị trường luôn luôn thay đổi nên việc triển khai ERP cũng phải cập nhật theo sự phát triển chung.  Như vậy, bạn mới có thể nhanh chóng sửa đổi sai lầm, điều chỉnh hoạt động và bám đuổi mục tiêu doanh số.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

V. Kết luận

Hệ thống ERP với công nghệ và tính năng ưu việt cho phép doanh nghiệp thiết kế các quy trình hoạt động dựa trên nhu cầu kinh doanh thực tế. Trong bối cảnh công nghệ hóa như hiện nay, nó còn đáp ứng tốt nhất yêu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa quá trình vận hành.

Như vậy, với hướng dẫn sử dụng ERP qua 7 bước bước trên đây, doanh nghiệp đã có thêm cơ sở để lựa chọn phần mềm ERP. Hãy theo dõi các bài viết mới nhất của MISA AMIS để tìm hiểu thêm về hệ thống ERP và ứng dụng thành công cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, MISA luôn cập nhật các kiến thức hữu ích nhất về quản lý điều hành cho bạn đọc.

MISA AMIS – phần mềm ERP hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý – vị trí luôn phải thực hiện đa tác vụ để đảm bảo một bộ máy lớn hoạt động ổn định. Với AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn theo dõi quy trình làm việc của tất cả các cá nhân, phòng ban trên một nền tảng hợp nhất. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 01


Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này