Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết nhất cho doanh nghiệp Việt Nam

14/07/2023

Loading

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết nhất cho doanh nghiệp Việt Nam

ERP là một trong những phần mềm mạnh nhất trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp. ERP đem lại rất nhiều lợi ích, đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với độ phức tạp cao, sử dụng ERP để đem đến hiệu quả trong hoạt động sản xuất, kinh doanh được coi là một trong những thách thức đối với doanh nghiệp.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP dưới đây sẽ trang bị cho doanh nghiệp những định hướng đúng đắn để khai thác sức mạnh của hệ thống một cách triệt để.

1. Những thách thức doanh nghiệp đang gặp phải khi sử dụng ERP

Triển khai ERP vốn đã là một quá trình phức tạp, đưa ERP vào sử dụng, doanh nghiệp tiếp tục gặp không ít thách thức.

Là giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể, ERP được ứng dụng ở hầu hết các phòng ban. Việc đội ngũ sử dụng hệ thống ERP có hiệu quả hay không sẽ ảnh hưởng đến công việc sản xuất, kinh doanh cũng như hiệu suất của toàn doanh nghiệp.

Phần lớn, doanh nghiệp khi bắt đầu ứng dụng ERP đều gặp những thách thức sau:

1.1 Phạm vi áp dụng quá lớn

Khi triển khai giải pháp ERP, toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp buộc phải thay đổi cách làm việc theo thói quen sang làm việc theo quy trình chuẩn chỉnh. Phạm vi triển khai lớn mà không được quản lý tốt, việc triển khai có thể trở nên rườm rà, kéo dài và dẫn đến chi phí cao, làm ảnh hưởng đến hiệu quả.

1.2 Hệ thống phức tạp, giao diện thiếu thân thiện

Một trong những trở ngại lớn nhất khiến cho việc sử dụng hệ thống ERP trở nên kém hiệu quả đó là giao diện phức tạp. Điều này làm cho nhân viên rất khó thao tác trên hệ thống. Một số hệ thống khác lại có quá nhiều tính năng không cần thiết, làm rối mắt người dùng khi họ chỉ cần tập trung vào các tính năng cơ bản.

1.3 Năng lực công nghệ của nhân viên hạn chế

ERP là một hệ thống phức tạp và tích hợp nhiều chức năng. Để sử dụng một cách hiệu quả, đội ngũ nhân viên cần có thói quen và năng lực công nghệ nhất định. Nếu không, họ sẽ gặp trở ngại, không hiểu logic và cảm thấy phần mềm khó dùng.

1.4 Đội ngũ khó chấp nhận sự thay đổi trong quy trình làm việc và văn hóa doanh nghiệp

Các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp có thể đã sử dụng phần mềm và quy trình riêng biệt trước đó. Việc ứng dụng phần mềm ERP vào trong hoạt động sẽ làm thay đổi cả quy trình kinh doanh lẫn văn hóa của doanh nghiệp. Một số nhân viên có thể không chấp nhận những thay đổi trong quy trình làm việc và phản đối việc thích ứng với hệ thống mới.

1.5 Thiếu sự hỗ trợ và đào tạo

Để sử dụng ERP hiệu quả, nhân viên cần được đào tạo về cách sử dụng hệ thống và hiểu biết về lợi ích mà nó mang lại. Điều này đòi hỏi đầu tư thời gian và nguồn lực để đào tạo nhân viên một cách tốt nhất. Nếu không có đào tạo đủ hoặc không có hỗ trợ liên tục, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng và tận dụng tối đa tiềm năng của ERP.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO DOANH NGHIỆP

2. Nguyên tắc chung khi sử dụng phần mềm ERP

Triển khai ERP là một quá trình đòi hỏi sự đầu tư cả về thời gian lẫn công sức. Để sử dụng phần mềm ERP đạt hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cần thiết.

tầm quan trọng của ERP
Tầm quan trọng của ERP

2.1 Xây dựng đội ngũ tham gia dự án

ERP tác động tới toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên việc triển khai ERP cần có đội ngũ tham gia triển khai từ khi lên kế hoạch cho đến vận hành.

Họ là những thành viên nòng cốt của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Với việc hiểu rõ các vấn đề cũng như quy trình của các bộ phận, đội ngũ tham gia dự án có thể đưa ra được những yêu cầu đối với phần mềm cũng như hỗ trợ, đào tạo các thành viên khác trong quá trình sử dụng ERP.

2.2 Khảo sát và đánh giá cẩn trọng

Rút ngắn thời gian khảo sát, đánh giá phần mềm có thể khiến cả doanh nghiệp và nhà cung cấp bỏ qua những phát sinh trong quá trình sử dụng. Điều này đồng nghĩa với việc, khi đưa phần mềm vào hoạt động, nhiều sự cố có thể phát sinh.

Do đó, doanh nghiệp nên dành ra một khoảng thời gian nhất định để dùng thử, đánh giá phần mềm phát hiện các lỗ hổng và đưa ra phương án xử lý thích hợp.

Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp 

2.3 Vận hành và kiểm soát theo đúng quy trình

Sau khi trải qua quá trình thử nghiệm, đội ngũ quản lý dự án có thể đánh giá được quy trình nào phù hợp và đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Tuân thủ theo quy trình này, nhân viên có thể thao tác trên hệ thống một cách đơn giản, hạn chế tối đa các vướng mắc hay sai sót có thể gặp phải.

2.4 Đào tạo và hỗ trợ người dùng

Một trong những nguyên tắc mà doanh nghiệp không thể bỏ qua đó là đào tạo nhân viên từng phòng ban về cách sử dụng ERP và đảm bảo rằng họ hiểu cách sử dụng hệ thống một cách chính xác.

Cung cấp cho nhân viên sự hỗ trợ liên tục có thể giúp người dùng giải quyết các vấn đề phát sinh và tận dụng tối đa tiềm năng của ERP.

3. Cách sử dụng phần mềm ERP

Bất kỳ phần mềm nào dù có hiện đại đến đâu đều sẽ không đem lại hiệu quả như kỳ vọng nếu doanh nghiệp không sử dụng đúng cách. ERP cũng không ngoại lệ. Dưới đây là cách sử dụng ERP.

3.1 Cài đặt phần mềm ERP

Hiện nay, nhờ sự phát triển của công nghệ và xu hướng ưu tiên sự tiện ích, việc cài đặt phần mềm ERP trở nên vô cùng dễ dàng.

Nếu việc cài đặt phần mềm ERP quá phức tạp, các đơn vị cung cấp sẽ có đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ từ A-Z. Đối với những phần mềm online thì doanh nghiệp chỉ cần tải về hệ thống máy tính, điện thoại. Sau khi được cấp mã đăng nhập, đội ngũ có thể truy cập và theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi.

Mỗi doanh nghiệp nên cài đặt phần mềm ERP để giải quyết khó khăn riêng
Mỗi doanh nghiệp nên cài đặt phần mềm ERP để giải quyết khó khăn riêng

3.2 Chuẩn hóa quy trình hoạt động

Hệ thống ERP sẽ cung cấp tất cả các ứng dụng để doanh nghiệp đồng bộ thông tin giữa các phòng ban. Nó cho phép người quản lý theo dõi tiến độ trên một nền tảng thống nhất.

Vì vậy, doanh nghiệp cần thống nhất các quy trình hoạt động theo một quy chuẩn chung. Mỗi phòng ban, đội ngũ hay cá nhân đều phải bám sát quy định này. Nếu không chuẩn hóa, mô hình ERP sẽ không phát huy được tối đa hiệu quả.

3.3 Phân quyền cho các cá nhân

Phần mềm ERP sẽ tạo điều kiện cho nhân viên truy cập các dữ liệu liên phòng ban để phục vụ cho công việc chung. Điều này giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin liên tục, tiết kiệm thời và đơn giản thủ tục hành chính.

Bởi vậy, ban lãnh đạo cần có sự phân quyền hợp lý nhằm đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru. Đồng thời, việc phân quyền cũng giúp bảo mật các nội dung kinh doanh trước đối thủ cạnh tranh hoặc các hacker có ý đồ xấu.

Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của phần mềm quản trị ERP với doanh nghiệp

3.4 Khai thác workflow bằng phần mềm ERP

Workflow có nghĩa là luồng công việc. Nó được hiểu là thứ tự các bước, sự kiện cần làm để tạo nên một quy trình công việc. Quy trình này có thể bao gồm nhiều bộ phận, cá nhân tham gia để đạt được mục tiêu chung.

Trong đó, các tài liệu hoặc nhiệm vụ được hoàn thành và chuyển giao từ đối tượng này sang đối tượng khác. Khi ứng dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp sẽ tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình này.

Các ứng dụng ERP phổ biến trên thị trường đều cung cấp khả năng workflow. Nó tạo nên sự thay đổi vượt bậc so với các công đoạn truyền thống. Thay vì chuyển giao công việc qua nhiều người, ERP đẩy nhanh tốc độ hoàn thành công việc chỉ bằng một vài thao tác.

Một doanh nghiệp khai thác thành công workflow sẽ tăng năng suất làm việc, đạt được hiệu quả tích cực hơn. Vì vậy, đây được xem là một phần không thể thiếu trong tài liệu hướng dẫn sử dụng ERP.

Xem thêm: Top 20+ phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

3.5 Kết nối với khách hàng và nhà cung cấp

Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp có mục đích chính là nâng cao kết quả hoạt động, tiếp cận nhiều khách hàng và tạo ra trải nghiệm tốt hơn. Từ đó, doanh nghiệp mới có cơ hội đạt được mục tiêu doanh số.

Mặt khác, việc kết nối chặt chẽ cùng nhà cung cấp phần mềm cũng cần được doanh nghiệp lưu tâm. Việc sử dụng ERP hàng ngày không tránh khỏi sai sót và các lỗi phát sinh. Khi đó, nhà cung cấp cần tiếp cận và xử lý vấn đề ngay lập tức để doanh nghiệp không bị gián đoạn.

Hướng dẫn sử dụng ERP cho thấy các phần bây giờ đều đang làm tốt công tác này. Họ không chỉ duy trì liên kết từ xa mà còn duy trì được nhiều biện pháp bảo mật dữ liệu cao cho đối tác.

Xem thêm: Phần mềm AMIS Công việc hỗ trợ quản lý công việc tốt nhất

3.6 Ứng dụng tính năng phân tích của ERP

ERP hoạt động với một mô hình dữ liệu tập trung cho phép doanh nghiệp giảm thiểu áp lực quản lý công việc. Lúc này, đội ngũ lãnh đạo sẽ có thêm thời gian để xem xét kết quả, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch chung.

Công cụ phân tích của phần mềm ERP đem đến cái nhìn đa chiều, khách quan và kịp thời. Nhờ đó, việc ra quyết định cũng trở nên nhanh chóng, chính xác và nắm bắt được các cơ hội mới.

ERP phân quyền cho các cá nhân

3.7 Theo dõi và điều chỉnh

Ở bước cuối cùng, doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả công việc đạt được khi sử dụng ERP so với trước đây. Thông thường, các phần mềm hiện đại đều mang đến những sự tăng trưởng khả quan. Ví dụ, với phần mềm kế toán, doanh nghiệp có thể tiết kiệm khoảng 70% thời gian tổng hợp báo cáo hay đạt hiệu suất tăng gấp 3 lần.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cũ không kịp tái thiết quy trình hoặc chuẩn hóa chưa toàn diện vẫn dẫn đến những sự bất cập. Đây cũng là sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải.

Do đó, việc theo dõi để đánh giá kịp thời sự phù hợp của hệ thống ERP là nhiệm vụ thiết yếu. Các nhà quản lý cần lên một danh sách chi tiết để kiểm tra tất cả yếu tố liên quan.

Mặt khác, thị trường luôn luôn thay đổi nên việc triển khai ERP cũng phải cập nhật theo sự phát triển chung. Như vậy, bạn mới có thể nhanh chóng sửa đổi sai lầm, điều chỉnh hoạt động và bám đuổi mục tiêu doanh số.

4. Kết luận

Với công nghệ và tính năng ưu việt, ERP trở thành một trong những phần mềm được các doanh nghiệp theo đuổi. Đặc biệt, trong bối cảnh công nghệ hóa như hiện nay, ERP cũng đáp ứng tốt yêu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa quá trình vận hành.

Tuy nhiên, ERP là một hệ thống phức tạp, quá trình triển khai thường kéo dài, chi phí lớn. Đồng thời, nhiều hệ thống phức tạp, đội ngũ khó thao tác, phối hợp và ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng.

Hiện nay, với xu hướng ứng dụng các phần mềm quản trị toàn diện tương tự ERP như MISA AMIS, doanh nghiệp có thể loại bỏ hoàn toàn những nỗi lo trên. MISA AMIS đáp ứng mọi nhu cầu quản trị của doanh nghiệp ở cả 4 phân hệ Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Quản lý – Điều hành vừa có mức chi phí hợp lý, phù hợp với quy mô. Đặc biệt, hệ thống có giao diện thân thiện, đội ngũ nhân viên dễ dàng thao tác và phối hợp với nhau theo quy trình để tối ưu hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, đem lại hiệu quả tương xứng khi đầu tư vào phần mềm.

sơ đồ quản trị tổng thể misa amis

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP – HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ TOÀN DIỆN, CHÍNH XÁC, TỨC THỜI 

Hy vọng rằng, với tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP trên đây, doanh nghiệp của bạn đã có thêm cơ sở để lựa chọn được hệ thống phù hợp với yêu cầu quản trị cũng như có định hướng để nâng cao hiệu quả sử dụng ERP.

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả