Kiến thức Chuyển đổi số Tất tần tật các loại chi phí triển khai ERP cho doanh...

Tất tần tật các loại chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp

Giải pháp erp là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện việc quản trị và điều hành doanh nghiệp hiệu quả. Tuy nhiên, để triển khai giải pháp này, chi phí là một vấn đề khiến nhiều lãnh đạo băn khoăn. Vậy chi phí triển khai ERP là bao nhiêu, doanh nghiệp nên bỏ ra bao nhiêu tiên như là hợp lý, hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

I. 5 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Khi thực hiện triển khai ERP có rất nhiều các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí. Dưới đây sẽ là 5 yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí để triển khai ERP trong doanh nghiệp

5 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai erp
Các loại chi phí triển khai erp bạn nên biết

1. Số lượng người dùng

Thông thường các phàn mềm ERP thường được định giá dựa trên só lương người dùng (user). Thông thường số lượng người dùng càng nhiều thì chi phí cho hệ thống ERP phải trả cao hơn. Chính vì vậy khi công ty lớn nhiều nhân sự thì doanh nghiệp có thể đàm phán giá cả với nhà cung cấp phần mềm.

2. Chi phí bản quyền

Chi phí bản quyền khi triển khai ERP hay còn được gọi là chi phí cấp phép khi sử dụng phần mềm. Giấy phéo có thể dành cho một số người dùng cụ thể, hoặc cho đơn vị hay toàn bộ doanh nghiệp.

3. Chi phí triển khai

Khoản chi phí này, hầu hết các doanh nghiệp đều tự nguyện trả để được nhà cung cấp cử nhân viên đến đơn vị đào tạo chi tiết cho từng bộ phận, phòng ban cách sử dụng phần mềm ERP. Nên bỏ thêm ngân sách để được đào tạo chuyên sâu, giải đáp mọi thắc mắc trong quá trình sử dụng là khoản chi hợp lý.

4. Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Sau khi hết thời gian triển khai và bảo hành sản phẩm phần mềm ERP, doanh nghiệp cần cân nhắc đến các loại phí hỗ trợ này. Doanh nghiệp thường hay nhầm lẫn trách nhiệm “hỗ trợ” của nhà cung cấp giải pháp bao gồm cả việc đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và an toàn. Trong khi thực tế, bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai khoản mục cần tách bạch rõ.

Các loại chi phí khi triển khai ERP
Các loại chi phí khi triển khai ERP

a. Chi phí bảo trì phần mềm ERP

Chi phí bảo trì bao gồm tất cả các khoản chi phí gắn với công việc duy tu, bảo trì hệ thống và sửa lỗi phát sinh cho phần mềm ERP.

  • Bảo trì cho sản phẩm (thường gắn vào giá bản quyền PM và quy định trước, ví dụ: Với Oracle, 15% phí là của bản quyền phần mềm, bao gồm cả cơ sở dữ liệu)
  • Bảo trì dịch vụ triển khai (bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho doanh nghiệp). Tất nhiên, lỗi phát sinh thuộc “nhà” nào (nhà cung cấp sản phẩm hay nhà triển khai) thì bên đó sẽ khắc phục.

Tùy chính sách của nhà cung cấp mà việc sửa lỗi có tính phí hay không. Một số phần mềm lớn của nước ngoài thường tính phí sửa lỗi, trừ một số lỗi nghiêm trọng mà hãng đưa ra chính sách cập nhật bản sửa lỗi miễn phí.

>> Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của phần mềm quản trị ERP với doanh nghiệp

b. Chi phí nâng cấp phần mềm ERP

Chi phí nâng cấp sẽ gắn với các yêu cầu phát sinh của doanh nghiệp, hoặc nhu cầu nâng cấp phiên bản mới. Và cũng tương tự như bảo trì, việc nâng cấp tách làm hai phần:

  • Nâng cấp phần mềm (thêm chức năng, tiện ích, nâng phiên bản…)
  • Phát sinh trong triển khai (thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…)

Phần nâng cấp bao gồm cả triển khai thêm cho các phòng ban, đơn vị mới hoặc thêm quy trình tác nghiệp mới. Vấn đề này thường phát sinh khi công ty phần mềm ERP và đơn vị triển khai là 2 đơn vị độc lập. Như vậy, khi doanh nghiệp đưa yêu cầu mới thì cần phân biệt nó thuộc đối tượng nào xử lý.

5. Chi phí quản lý nội bộ

Do ERP là phần mềm tích hợp nhiều chức năng nâng cao, nhân viên trong công ty cần phải trải qua quá trình đào tạo để có thể vận hành được sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc cả khoản phí này trong việc triển khai ngân sách cho ERP.

Sự ra đời và phát triển của hệ thống ERP là như cầu tất yếu của quá trình công nghiệp hóa, tự động hóa trong mọi lĩnh vực đời sống. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực và thực hiện chuyển đổi số để tiếp cận khách hàng tốt hơn, tối ưu quy trình và tăng nhanh năng suất. Nhờ vậy, doanh nghiệp mới đạt được mực tiêu phát triển bền vững và thu về doanh thu cao.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

II. Giá phần mềm và chi phí triển khai ERP

  1. Chi phí triển khai ERP dựa trên đặc thù của doanh nghiệp

Một báo cáo của SAP, đã chỉ ra rằng một tổ chức lớn thường cần khoảng 3 năm để thấy được hiệu quả. Còn đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn thì từ 8 tháng – 1,5 năm là thấy được kết quả.

Chính vì vậy trước khi xác đình sẽ triển khai ERP chủ doanh nghiệp nên xác định rõ xem doanh nghiệp của mình thuộc quy mô nào để triển khai. mức đầu tư hợp lý cho hệ thống ERP thường chiếm từ 1-2% tổng doanh thu.

chi phí dựa trên đặc thù doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mức chi phí khác nhau cho ERP
Quy mô doanh nghiệp Doanh thu/ Vốn điều lệ Mức đầu tư phù hợp cho ERP
Lớn Vốn điều lệ >100 tỷ 1-2% tổng doanh thu
Vừa Doanh thu dưới 200-300 tỷ/ năm 2-6 tỷ
Nhỏ Doanh thu 50-100 tỷ/ năm 500triệu – 2 tỷ

Bảng tham khảo chi phí triển khai ERP theo mô hình doanh nghiệp

2. Chi phí dựa trên số lượng phân hệ ERP

Dựa theo số lượng phòng ban, ngân sách đầu tư nhà cung cấp sữ ưu tiên tư vấn những phân hệ quan trọng thường được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp. Thông thường tại các phòng ban như: dự án, kế toán, mua hàng, kho,.. sẽ được ưu tiên áp dụng phần mềm ERP

Bạn có thể tham khảo bảng giá các phân hệ được áp dụng trong các phòng ban ở bên dưới đây:

STT Phân hệ Mức giá
1 Quản trị hệ thống ~114 – 230 triệu VNĐ
2 Kế toán ~250 – 323 triệu VNĐ
3 Quản lý bán hàng ~138 – 176 triệu VNĐ
4 Quản lý mua hàng ~115 – 146 triệu VNĐ
5 Quản lý kho ~92 – 117 triệu VNĐ
6 Quan hệ khách hàng ~115 – 146 triệu VNĐ

Lưu ý: Thông tin này chỉ mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để xác định chi phí chính xác cho từng phân hệ.

3. Chi phí triển khai ERP theo gói cấp phép

Việc triển khai erp cũng có thể dựa theo gói đăng ký, gói vĩnh viễn hoặc theo gói

3.1. Triển khai ERP vĩnh viễn

ERP vĩnh viễn hay còn được gọi là ERP tại chỗ, hay ERP on premise. Có nghĩa là phần mềm ERP sẽ đươc cài đặt cục bộ trên hệ thóng phần cứng của công ty và được quản lý bởi nhân viên công nghệ thông tin.

Đối với việc sử dụng ERP vĩnh viễn, doanh nghiệp sẽ phải trả phí cho 1 giấy phép sử dụng vĩnh viễn với số lượng người và quy mô triển khai nhất định. Lưu ý rằng giấy phép này chưa bao gồm phần bảo trì, nâng cấp, triển khai,…

Ưu điểm khi triển khai ERP vĩnh viễn

  • Chi phí dễ xác định, rõ ràng
  • Mua giấy phép sử dụng 1 lần để sử dụng vĩnh viễn, không phát sinh thêm phụ phí khi sử dụng lâu dài
  • Chi phí sẽ tiết kiệm hơn so với việc chia nhỏ theo thời gian

Lưu ý khi triển khai ERP vĩnh viễn

  • Sẽ có chi phí phát sinh về mặt bảo trì và nâng cấp. Chính vì thế khi chạy ERP tại chỗ cần cài đặt thêm các phần mềm và thiết bị hỗ trợ máy chủ hoạt động ổn định.
  • Cần có nhiều thời gian để lên kế hoạch thực hiện

Vì thế mà ERP vĩnh viễn sẽ hợp với những doanh nghiệp vừa hoặc lớn, bở có cơ sở vật chất hạ tầng đầy đủ.

3.2. Triển khai ERP theo gói dịch vụ

ERP theo gói dịch vụ được nhà cung cấp thực hiện vận hành và quản lý dựa trên hệ thống điện toán đám mây. Khi sử dụng các doanh nghiệp sẽ được cung cấp các bản cập nhật liên tục để đảm bảo hệ thống được diễn ra ổn định.

Erp đám mây
ERP đám mây

Ưu điểm của ERP theo gói dịch vụ có:

  • Chủ động chi phí phát sinh hàng tháng dựa trên số lượng người dùng
  • Tiết kiệm ngân sách do không phải đầu tư phần cứng và sự hỗ trợ của nhân viên công nghệ thông tin
  • Chi phí chi trả cho giấy phép ban đầu thấp hơn

Lưu ý khi triển khai ERP đám mây

  • Cần cân đối và tập trung vào những phân hệ quan trọng khi nhu cầu sử dụng ERP tăng lên đột biến

Chính vì thế mà ERP đám mây phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ tới vừa. Đang trên đà phát triển và có thể thích ứng với thị trường.

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP – HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ TOÀN DIỆN, CHÍNH XÁC, TỨC THỜI 

4. Triển khai giải pháp ERP trong nước và nước ngoài

Dựa vào nguồn gốc xuất xứ, phần mềm ERP được chia thành 2 loại là: trong nước và nước ngoài. Mỗi loại đều có những ưu điểm riêng

ERP nước ngoài

Một số phần mềm ERP của nước ngoài nổi tiêng như của Business One, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Epico, … Các phần mềm của nhà cung cấp nước ngoài có sức hút với rất nhiều doanh nghiệp Việt, đặc biệt nó có cả phiên bản localization dành riêng cho Việt Nam.

Với các sản phẩm ERP trong nước, phải kể đến như Misa, Bravo, Fast, DiginetERP, Sinnova,… Điểm mạnh của những phần mềm nay là được phát triển trong nước, chính vì vậy mà việc hỗ trợ quản lý hệ thống cũng rất dễ dàng.

Với lịch sử phát triển lâu đời, nền tảng công nghệ cao và quy trình quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, phần mềm ERP nước ngoài sẽ mang lại tỉ lệ thành công cao, hệ thống vận hành cũng thông minh và hiệu quả.

5. Chi phí triển khai dựa trên ngành nghề kinh doanh

Đối với từng ngành nghề kinh doanh tùy thuộc vào đặc thù và yêu cầu mà chi phí triển khai sẽ khác nhau. Đối với các công ty có nhiều phòng ban kế toán như du lịch lữ hành, xuất khẩu, sản xuất, logistics, … sẽ có những yêu cầu riêng về việc vận hành phần mềm ERP trong hoạt động để đáp ứng những nhu cầu về bảo mật cũng như chuyên môn nghiệp vụ.

phần việc của ERP
Kế hoạch ERP

III. Phần mềm ERP ở Việt Nam giá bao nhiêu là hợp lý?

Hệ thống giải pháp phần mềm của các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam (hệ thống giải pháp ERP) ra đời giúp thỏa mãn nhu cầu nâng cao, hoàn thiện và thống nhất công việc quản lý của doanh nghiệp trong nước với chi phí hợp lý hơn so với các phần mềm nước ngoài.

Hiện nay trên thị trường có khoảng 40 nhà cung cấp khác nhau của Việt Nam, tuy nhiên chỉ có hơn chục doanh nghiệp trong số đó cung cấp được hệ thống ERP  theo chuẩn và có 2 loại phổ biến là:

• Phần mềm đóng gói

• Phần mềm viết theo yêu cầu

Giải pháp ERP viết theo yêu cầu giá cao hơn rất nhiều so với ERP đóng gói. Thông thường giá dao động từ 3.000 USD trở lên, tùy theo mô hình và quy mô sử dụng của doanh nghiệp.

IV. Phần mềm ERP được ưa chuộng nhất hiện nay

Còn với giải pháp ERP đóng gói (như phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN) chi phí rẻ hơn, chỉ từ 1.000 USD trở lên.

Ngoài ra với hệ thống giải pháp ERP Việt các doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn tính năng, tiện ích, phân hệ phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm, cũng như phù hợp với văn hóa, yêu cầu của người sử dụng trực tiếp.

Hệ thống giải pháp ERP Việt ngoài việc đáp ứng các chuẩn mực của một hệ thống ERP toàn cầu còn đáp ứng được các tiêu chuẩn, chuẩn mực của hệ thống pháp lý, kế toán tài chính của Nhà Nước.

MISA AMIS – GÓI TRANG BỊ CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP

Gói trang bị chuyển đổi số doanh nghiệp MISA AMIS là bộ công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong mọi công việc như Tài chính – Kế toán, Marketing Bán hàng, Nhân sự và Quản lý điều hành toàn diện. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí chuyển đổi số mà còn tối ưu quy trình làm việc, tăng ngay hiệu quả doanh số. 

V. Lời kết

Như vậy, phần mềm ERP giá bao nhiêu không phải là câu hỏi không có câu trả lời mà phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của chính doanh nghiệp bạn.

.

 396 

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này