Nghiên cứu từ nhà cung cấp nội thất văn phòng Steelcase cho thấy, 40% nhân viên tại văn phòng lãng phí tới 30 phút mỗi ngày, tương đương 10 giờ mỗi tháng để tìm kiếm không gian họp.
Giải pháp quản lý và đặt lịch họp thông minh như AMIS Phòng họp với khả năng tự động hóa và tối ưu hóa quy trình đặt lịch, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân sự một cách đáng kể. Đồng thời, ban lãnh đạo có thể đánh giá được hiệu quả sử dụng phòng họp để đưa ra các quyết định tối ưu. Trong bài viết này, mời bạn đọc cùng MISA AMIS tìm hiểu kỹ hơn về AMIS Phòng họp và cách giải pháp này có thể giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích lớn hơn.
1. Những thách thức của việc quản lý phòng họp truyền thống
Đội ngũ HR hoặc CNTT thường được giao nhiệm vụ quản lý các phòng họp và quy trình đặt lịch. Việc thiếu một hệ thống quản lý đặt phòng họp đang khiến cả nhân viên và những người phụ trách đối mặt với một số khó khăn, thách thức như:
1.1. Nhân viên đặt phòng khó khăn, thường xuyên xảy ra tình trạng trùng lịch
Thông thường, khi đặt phòng họp với một cá nhân phụ trách cụ thể, nhân viên không thể chủ động tra cứu tình trạng sẵn có của phòng họp. Điều này dẫn đến việc, nhiều cuộc họp được đặt trong cùng một thời gian. Tình trạng này không chỉ gây ra sự bất tiện mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc và sự hài lòng của nhân viên khi họ mất thời gian để giải quyết các vấn đề đặt phòng thay vì tập trung vào công việc chính.
1.2. Lãng phí nguồn lực
Nếu không có hệ thống quản lý phòng họp, doanh nghiệp sẽ cần có một nhân viên quản lý việc đặt lịch. Việc đặt phòng họp qua sổ sách, email, bảng thông báo khiến nhân viên hành chính loay hoay trong việc tổng hợp và sắp xếp lịch phòng họp. Họ có thể nhầm lẫn do thiếu sự cập nhật thông tin thời gian thực và không có cơ chế xác nhận tự động. Đồng thời, người đặt cũng mất thời gian giao tiếp và chờ đợi phản hồi.
1.3. Sử dụng không đúng mức hoặc sử dụng quá mức
Một số phòng có thể được đặt liên tục trong khi những phòng khác vẫn chưa được sử dụng, dẫn đến việc sử dụng không gian không hiệu quả. Ngoài ra, các phòng họp lớn có thể được đặt trước cho các cuộc tụ họp nhỏ, trong khi nó có thể được sử dụng với những cuộc họp phù hợp hơn.
1.4. Quên, hủy dẫn đến bỏ trống phòng họp
Nhân viên có thể đặt phòng rồi quên việc hoặc hủy cuộc họp mà không cập nhật lượt đặt phòng. Điều này dẫn đến các phòng họp bị bỏ trống trong khi thực tế chúng có thể sẵn sàng để sử dụng.
1.5. Quản lý khách truy cập
Khi tổ chức các cuộc họp trực tiếp cho khách bên ngoài, việc đảm bảo họ có quyền vào đúng phòng vào đúng thời điểm và cung cấp những tiện nghi cần thiết cũng có thể là một thách thức. Hệ thống đặt phòng đi kèm với khả năng quản lý khách có thể mang lại cho khách truy cập trải nghiệm mà bạn muốn họ có.
1.6. Kiểm soát truy cập
Vì lý do bảo mật, việc kiểm soát ai có quyền truy cập vào một số phòng họp nhất định là rất quan trọng. Cân bằng khả năng tiếp cận cho nhân viên và duy trì an ninh có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Ngoài ra, một số phòng họp hoặc phòng hội thảo có thể chỉ dành cho người quản lý. Việc ngăn chặn những nhân viên không phải người quản lý đặt những phòng đó có thể khó khăn nếu không có hệ thống tốt.
2. Quản lý phòng họp thông minh và nâng cao hiệu quả quản lý tài nguyên với AMIS Phòng họp
AMIS Phòng họp là giải pháp công nghệ thông minh được thiết kế để quản lý và đặt lịch họp một cách hiệu quả và tự động. Phần mềm giúp tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng quản lý lịch họp, phòng họp và tài nguyên liên quan mà không cần mất nhiều công sức.
Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, AMIS Phòng họp cung cấp cho người dùng khả năng truy cập nhanh chóng vào lịch trình phòng họp, cho phép đặt lịch, thay đổi hoặc hủy bỏ cuộc họp một cách linh hoạt.
Đặc biệt, AMIS Phòng họp cung cấp các báo cáo để banh lãnh đạo có cái nhìn tổng quan hiệu quả sử dụng phòng họp để đưa ra những phương án tối ưu phù hợp.
2.1. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý phòng họp – AMIS Phòng họp
Là sản phẩm của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, AMIS Phòng họp được nghiên cứu và thiết kế đáp ứng nhu cầu quản lý phòng họp của mọi doanh nghiệp từ quy mô nhỏ có 1 – 2 phòng họp cho đến các doanh nghiệp lớn có nhiều phòng họp ở những chi nhánh/trụ sở khác nhau.
Quản lý và đặt phòng họp theo nhiều khu vực, địa điểm
Doanh nghiệp chỉ có 1 trụ sở với 1 – 2 phòng họp hoặc doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều phòng họp đều gặp những khó khăn trong quá trình quản lý phòng họp nếu không có một hệ thống hỗ trợ.
Phần mềm AMIS Phòng họp được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và đặt phòng họp một cách linh hoạt, bao gồm cả việc quản lý theo nhiều khu vực, địa điểm khác nhau.
Trường hợp có nhiều văn phòng, chi nhánh, doanh nghiệp vẫn có thể quản lý tập trung tất cả các phòng họp trên cùng một hệ thống. Người dùng được phân quyền để dễ dàng đặt phòng họp ở chi nhánh của mình với tình trạng sẵn có và thông tin chi tiết. Còn người quản lý dễ dàng theo dõi và điều phối phòng họp tại nhiều địa điểm.
Tìm kiếm và đặt phòng họp nhanh chóng ngay trên mọi thiết bị
Với khả năng tương thích trên mọi thiết bị từ desktop, tablet cho đến mobile, AMIS Phòng họp cho phép nhân viên tìm kiếm và đặt phòng họp nhanh chóng mọi lúc mọi nơi.
Thao tác đặt phòng họp cũng vô cùng nhanh chóng. Người dùng dễ dàng kiểm tra tình trạng sẵn có của phòng họp, lựa chọn phòng phù hợp với các yêu cầu như thời gian, địa điểm, sức chứa, chức năng. Để hoàn tất quá trình đặt phòng, người dùng chỉ cần thêm mô tả và thành viên tham gia cuộc họp.
Quá trình này giúp đội ngũ tiết kiệm đến 90% thời gian đặt phòng họp so với trước đây.
Tự động gửi email cho người tham dự và thêm lịch vào calendar
AMIS Phòng họp có khả năng tự động gửi email cho người tham dự và thêm sự kiện vào lịch (calendar) giúp tự động hóa quy trình quản lý lịch hẹn cuộc họp.
Từ email hoặc truy cập nhanh vào lịch hẹn, người dùng sẽ có đầy đủ thông tin chi tiết về cuộc họp như phòng họp, thời gian, nội dung, người tham dự. Trước khi cuộc họp diễn ra, hệ thống tiếp tục gửi thông báo nhắc nhở để đảm bảo các thành viên tham gia cuộc họp không bị quên lịch.
Tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian trong việc thông báo và quản lý lịch họp mà còn đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được cập nhật thông tin một cách kịp thời.
Đặt phòng họp định kỳ
Tính năng đặt phòng họp định kỳ trong AMIS Phòng họp cho phép người dùng lên lịch các cuộc họp hoặc sự kiện định kỳ mà không cần mất thời gian thiết lập từng cuộc họp riêng lẻ.
Đây là cách hiệu quả để đảm bảo rằng phòng họp được đặt trước cho các cuộc họp hàng tuần hoặc bất kỳ sự kiện định kỳ nào khác.
Hiển thị thông tin phòng họp trên thiết bị
AMIS Phòng họp được kết nối với các thiết bị như máy tính bảng, màn hình hiển thị khác. Khi đặt các thiết bị này bên ngoài phòng họp, các thông tin như cuộc họp đang diễn ra (Tên cuộc họp, người đặt phòng, thời gian đặt phòng) và tình trạng sẵn có sẽ được hiển thị đầy đủ.
Tính năng này giúp tăng cường sự minh bạch và thuận tiện trong việc quản lý không gian họp, giúp nhân viên dễ dàng xác định phòng nào đang trống, thời gian sẵn có mà không cần phải truy cập vào hệ thống. Việc hiển thị thông tin này ngay tại cửa phòng họp cũng giúp giảm thiểu nhầm lẫn và xung đột lịch trình giữa các nhóm.
Báo cáo hiệu suất sử dụng
AMIS Phòng họp cung cấp cho ban lãnh đạo báo cáo chi tiết về hiệu suất sử dụng của từng phòng họp để có cái nhìn rõ ràng về tình trạng sử dụng, từ đó lên kế hoạch và quản lý không gian làm việc một cách hiệu quả.
2.2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng AMIS Phòng họp?
Một hệ thống mạnh mẽ như AMIS Phòng họp giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn những khó khăn khi quản lý thủ công và mang lại những lợi ích về hiệu suất, chi phí cũng như cải thiện khả năng đưa ra quyết định.
Cải thiện năng suất
AMIS Phòng họp giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và đặt phòng họp nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản.
Hệ thống cũng cung cấp đầy đủ các thông tin rõ ràng về cuộc họp, gửi thông báo đến những người tham dự để tránh mất quá nhiều thời gian trao đổi, xác nhận thủ công và tránh trường hợp vắng mặt khiến các phòng bị bỏ trống.
Tiết kiệm chi phí
Quy trình phòng họp kém hiệu quả khiến nhân viên mất nhiều thời gian hơn để trao đổi về việc thay đổi chi tiết cuộc họp. Đối với các cuộc họp lớn hơn, điều này gây lãng phí rất nhiều thời gian của nhân viên. Atlassian nhận thấy rằng các công ty đang phải chi thêm 1.800 USD mỗi năm cho mỗi nhân viên do liên lạc qua email quá nhiều.
Vì hệ thống đặt phòng họp tích hợp với lịch và hệ thống email nên mọi thay đổi đối với cuộc họp như địa điểm, thời gian, người được mời,… sẽ tự động được gửi đến tất cả những người tham gia cuộc họp. Điều này làm giảm sự giao tiếp không cần thiết và sự thất vọng khi cố gắng tìm hiểu xem mọi thứ đã thay đổi như thế nào.
Ngoài ra, các hệ thống này giúp lãnh đạo xác định những không gian chưa được sử dụng đúng mức để họ có thể tìm ra cách cải thiện việc sử dụng hoặc tái sử dụng không gian chưa sử dụng để làm việc hiệu quả hơn, từ đó quản lý không gian tốt hơn.
Tăng cường khả năng hợp tác của nhân viên
Bằng cách cung cấp một hệ thống tập trung để đặt phòng và chia sẻ tài nguyên, AMIS Phòng họp khuyến khích sự hợp tác hiệu quả hơn giữa các nhóm làm việc. Các tính năng như mời tham gia và chia sẻ lịch tự động giúp đảm bảo mọi thành viên đều được thông báo và chuẩn bị cho cuộc họp.
Lãnh đạo có khả năng đưa ra quyết định tốt hơn
Phòng họp là trung tâm của sự hợp tác tại nơi làm việc. Đối với doanh nghiệp đang triển khai mô hình hybrid working, để đánh giá tiến độ hay hiệu quả, điều quan trọng là lãnh đạo phải hiểu cách thức (và số lượng) nhân viên sử dụng phòng họp.
Hệ thống đặt phòng họp sẽ cung cấp phân tích về việc sử dụng phòng họp để người quản lý có thể theo dõi các cuộc họp được tổ chức theo thời gian. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chiến lược sử dụng không gian của doanh nghiệp, cũng như cung cấp thông tin chi tiết về chiến lược RTO/hybrid tổng thể đang tiến triển tốt như thế nào.
3. Bảng giá phần mềm AMIS Phòng họp
AMIS Phòng họp đang được MISA cung cấp với một gói duy nhất. Theo đó, chỉ với 4.950.000 VND/Năm, doanh nghiệp sẽ được:
- Quản lý tối đa 5 phòng họp
- Không giới hạn người dùng
- Không giới hạn tính năng
Trường hợp có nhiều hơn 5 phòng họp, doanh nghiệp có thể mua thêm số lượng phòng họp cần thiết với mức giá 510.000 VND/Phòng họp/Năm.
4. Tạm kết
AMIS Phòng họp là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn, tăng cường hiệu suất thông qua việc tự động hóa các quy trình đặt phòng, quản lý lịch họp, và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên. Đặc biệt, với tính năng báo cáo thông minh, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và phân tích tình trạng sử dụng phòng, từ đó đưa ra các quyết định quản lý chính xác và kịp thời.
——————–
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số và AMIS Phòng họp, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của AMIS Phòng họp tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
0904 885 833
https://www.misa.vn/
