Chuyển đổi số là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết từ toàn bộ tổ chức. Đây không chỉ là việc áp dụng công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh mà còn là quá trình tái định hình cách thức doanh nghiệp tạo ra giá trị, tương tác với khách hàng và cạnh tranh trên thị trường.
Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp sẽ cần hiểu rõ bản chất của quá trình này cũng như cách thức để tiếp cận và thực hiện nó một cách hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu các giai đoạn trong chuyển đổi số và đi sâu vào lộ trình 10 bước chuyển đổi số của McKinsey. Đây sẽ là những hướng dẫn toàn diện để doanh nghiệp của bạn đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số và nhanh chóng đạt được lợi thế.
Ebook miễn phí: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN 1 TRANG GIẤY – TỪ MINDSET ĐẾN TOOLSET
1. 3 giai đoạn trong chuyển đổi số của doanh nghiệp
Nghiên cứu của Microsoft về tác động của chuyển đổi số cho thấy: Chuyển đổi số đóng góp 15% vào khả năng tăng trưởng năng suất lao động. Đến năm 2020, con số này đã tăng lên 21%.
Theo một báo cáo SAP được công bố tại Las Vegas, nhờ chuyển đổi số mà đã có hơn 80% doanh nghiệp đã tăng lợi nhuận, 85% doanh nghiệp tăng được thị phần trong ngành của họ (nguồn: SAP Center for Business Insights and Oxford Economics).
Chuyển đổi số mang lại rất nhiều lợi thế cho doanh nghiệp, tuy nhiên đây là một quá trình phức tạp, thường được chia thành nhiều giai đoạn để giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và triển khai. Các giai đoạn chính trong chuyển đổi số cơ bản sẽ bao gồm: Số hóa thông tin, Số hóa quy trình và Số hóa toàn diện.
1.1. Giai đoạn 1: Số hóa thông tin (Digitization)
Số hóa thông tin là bước nền tảng, đơn giản và dễ thực hiện nhất trong quá trình chuyển đổi số.
Có thể hiểu, số hóa thông tin là quá trình chuyển đổi dữ liệu và thông tin từ dạng vật lý (analog) sang dạng số (digital), cho phép thông tin được lưu trữ, xử lý và truyền đạt dễ dàng thông qua các thiết bị điện tử và hệ thống máy tính.
Quá trình này bao gồm việc scan tài liệu, thông tin dạng giấy sang lưu trữ ở dạng số như PDF, Excel,… Các tài liệu này được lưu trữ trong hệ thống máy tính để dễ dàng truy cập, phân tích và chia sẻ.
Số hóa thông tin giúp cải thiện hiệu quả trong quản lý, truy cập thông tin, tăng cường khả năng tương tác và phân tích dữ liệu. Đây là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, mở ra cơ hội tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện dịch vụ khách hàng và phát triển các mô hình kinh doanh mới dựa trên dữ liệu.
1.2. Giai đoạn 2: Số hóa quy trình (Digitalization)
Giai đoạn tiếp theo của chuyển đổi số là số hóa quy trình. Số hóa quy trình là quá trình chuyển đổi các quy trình làm việc truyền thống, thủ công sang các quy trình tự động, dựa trên công nghệ thông tin và kỹ thuật số.
Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu, tài liệu đã được số hóa trước đó để thay đổi quy trình làm việc của đội ngũ. Đồng thời, sử dụng phần mềm để tự động hóa và cải thiện hiệu quả của các hoạt động kinh doanh, từ quản lý dự án, giao tiếp nội bộ, quản lý khách hàng, đến quản lý chuỗi cung ứng và tài chính.
Ví dụ, thay vì ký hợp đồng giấy, mất thời gian trình ký thủ công, tốn chi phí in ấn và vận chuyển, sau khi số hóa hợp đồng sang định dạng số, doanh nghiệp có thể ứng dụng AMIS WeSign để ký điện tử, tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết.
Số hóa quy trình giúp giảm thiểu lỗi, tăng tốc độ xử lý, cải thiện khả năng theo dõi, phân tích và tăng cường sự hài lòng của khách hàng cũng như nhân viên. Tuy nhiên, nếu số hóa những nghiệp vụ riêng lẻ, doanh nghiệp rất khó đạt được những kết quả tương xứng. Chính vì vậy, một nền tảng chuyển đổi số toàn diện, có khả năng đáp ứng nhu cầu và kết nối các nghiệp vụ như MISA AMIS sẽ là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Trên đây là một ví dụ về việc tự động hóa quy trình phối hợp liên phòng ban với MISA AMIS. Chỉ với một nền tảng duy nhất, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ quy trình của mình từ Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự,… cho đến các quy trình liên phòng ban.
Xem thêm: 5 bước để số hóa quy trình thành công
1.3. Giai đoạn 3: Số hóa toàn diện (chuyển đổi số)
Số hóa toàn diện đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, công nghệ số và các quy trình số hóa được tích hợp sâu rộng vào mọi khía cạnh của tổ chức, từ hoạt động sản xuất, quản lý, dịch vụ khách hàng đến chiến lược phát triển sản phẩm và mô hình kinh doanh.
Số hóa toàn diện không chỉ là việc áp dụng công nghệ, mà còn là sự chuyển mình trong tư duy và văn hóa doanh nghiệp, hướng tới một mô hình hoạt động linh hoạt, hiệu quả.
Khi vượt qua được giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ có được lợi thế cạnh tranh vững chắc và khả năng thích nghi cao với môi trường kinh doanh ngày càng biến đổi.
2. Lộ trình chuyển đổi số 10 bước của McKinsey
Để hỗ trợ doanh nghiệp trên hành trình này, McKinsey đã phát triển một lộ trình 10 bước chi tiết, giúp mọi tổ chức có thể chuyển đổi số một cách thành công.
Dưới đây là nội dung khái quát về lộ trình này. Mời bạn đọc tải miễn phí ebook HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN 1 TRANG GIẤY – TỪ MINDSET ĐẾN TOOLSET để khám phá thêm các phân tích và case study chi tiết trong từng bước.
Bước 1: Đảm bảo cam kết của ban lãnh đạo
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong bất kỳ lộ trình chuyển đổi số nào là có được sự ủng hộ mạnh mẽ từ lãnh đạo cấp cao. Cam kết của CEO và ban lãnh đạo sẽ giúp giải quyết mọi vấn đề lớn trong doanh nghiệp, tạo ra tinh thần chung cho toàn bộ tổ chức, đảm bảo rằng chuyển đổi số là ưu tiên hàng đầu cho tổ chức.
Các nhà lãnh đạo không thể chỉ giao phó việc chuyển đổi số cho một nhân sự cụ thể; ban lãnh đạo phải làm rõ tầm nhìn, mục đích và lý do để thuyết phục rằng chuyển đổi số là một ưu tiên quan trọng, thúc đẩy các nhà lãnh đạo khác, đồng thời chịu trách nhiệm trong quá trình chuyển đổi số. Các nhà lãnh cần trở thành hình mẫu điển hình trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Bước 2: Thiết lập mục tiêu tham vọng và rõ ràng
Sự đầu tư cho chuyển đổi số cần phải gắn với những mục tiêu rõ ràng nhưng cũng phải đầy tham vọng. Điều này giúp ích trên ba phương diện:
- Thứ nhất, việc đặt mục tiêu sẽ chỉ ra quy mô ảnh hưởng mà chuyển đổi số sẽ mang lại cho doanh nghiệp.
- Thứ hai, việc đặt mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu giúp ngăn chặn sự thoái lui và chùn bước khi gặp khó khăn.
- Thứ ba, nó áp đặt kỷ luật lên quá trình quyết định cho những hoạt động cần phải thực hiện nhằm tạo ra kết quả cuối cho doanh nghiệp.
Các mục tiêu nên được đặt ra trên các trục tạo giá trị cho doanh nghiệp, ví dụ tiết kiệm chi phí, tăng trưởng doanh thu, cải thiện hiệu suất, nâng cao sự hài lòng của nhân viên,… Các mục tiêu có thể tối ưu, tùy chỉnh và được thiết lập cho từng giai đoạn khác nhau.
Bước 3: Đảm bảo ngân sách đầu tư
Chuyển đổi số hầu như sẽ đòi hỏi sự đầu tư lớn từ doanh nghiệp. Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp cần phải xác định và dành ra một ngân sách cụ thể để đầu tư vào công nghệ, hệ thống, đào tạo nhân sự, các nguồn lực khác cần thiết cho chuyển đổi số.
Việc lập ngân sách đầu tư một cách thông minh và hiệu quả không chỉ hỗ trợ triển khai các sáng kiến kỹ thuật số mà còn giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro, tối ưu hóa ROI.
Bước 4: Bắt đầu với các dự án tiền đề – dự án “ngọn hải đăng” (lighthouse project)
Để sớm nhận được sự ủng hộ (từ lãnh đạo, từ nhân sự công ty…), các công ty nên bắt đầu chuyển đổi số với các dự án tiền đề – những dự án có tiềm năng mang lại lợi ích lớn mà nếu có rủi ro thì cũng trong khả năng quản lý của mình. Một số ví dụ: thiết kế lại dịch vụ khách hàng, thiết kế lại quy trình khiếu nại, từ lúc khách hàng cần nộp đơn khiếu nại cho đến lúc được hoàn tiền,…
Case study từ khách hàng của McKinsey cho thấy kết quả rằng:
Các dự án ngọn hải đăng do McKinsey tư vấn đã đem đến cho khách hàng sự hài lòng và thậm chí có dự án đã tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp lên tới tới 40%.
Bước 5: Xây dựng đội ngũ chuyển đổi số tài năng
Để quá trình chuyển đổi số thành công, việc xây dựng một đội ngũ triển khai chuyển đổi số giỏi là bước quan trọng tiếp theo.
Doanh nghiệp có thể tuyển dụng vị trí Giám đốc kỹ thuật số (Chief Digital Officer – CDO) để điều phối quá trình chuyển đổi. Tuy nhiên, vai trò của CDO thường chỉ là tạm thời. Một lựa chọn khác là xây dựng một nhóm dự án chuyển đổi số, bao gồm giám đốc sản phẩm, chuyên gia phần mềm, chuyên gia thiết kế trải nghiệm người dùng, nhà khoa học dữ liệu,…
Bước 6: Tổ chức và thúc đẩy phương pháp làm việc mới
Cách thức tổ chức của doanh nghiệp là yếu tố then chốt quyết định sự thành công cho quá trình chuyển đổi số. Một phương pháp được đề xuất là thành lập một đội kỹ thuật số độc lập trong tổ chức. Đội ngũ này cần có quyền lực để tạo ra ảnh hưởng nhanh chóng, thường là quyền tự quyết trong dự án để thúc đẩy những phương pháp làm việc mới có ý nghĩa quan trọng với chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Bước 7: Nuôi dưỡng văn hóa số trong doanh nghiệp
Khi triển khai chuyển đổi số, sẽ có rất nhiều thứ cần thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần hướng sự quan tâm vào nhu cầu của khách hàng hơn là tập trung vào quy trình và thủ tục, tìm kiếm sự phản hồi liên tục từ khách hàng, tạo môi trường chấp nhận việc thử nghiệm và học hỏi, chấp nhận sự thất bại, đẩy cao tinh thần hợp tác sự hợp tác,…
Sẽ có doanh nghiệp cảm thấy họ đang bị yêu cầu từ bỏ nền văn hóa doanh nghiệp đã làm nên sự thành công của họ và đang bị yêu cầu áp dụng một nền văn hóa mới chưa được kiểm chứng. Tất nhiên, doanh nghiệp sẽ không bị yêu cầu từ bỏ những đặc tính nổi trội đã làm họ trở nên thành công. Điều họ cần làm là “làm mới” những di sản họ đã có với phong cách tư duy đổi mới sáng tạo.
Bước 8: Sắp xếp trình tự hóa các sáng kiến cần triển khai
Việc triển khai các sáng kiến chuyển đổi số theo hướng tuần tự liên tiếp là chìa khóa để tạo sự tăng trưởng nhanh chóng cho doanh nghiệp. Tư duy thông thường của doanh nghiệp là sẽ triển khai đồng bộ các sáng kiến chuyển đổi số, nhưng việc này thường là bất khả thi do tài nguyên hữu hạn. Lời khuyên của McKinsey là sắp xếp các sáng kiến chuyển đổi số triển khai theo lộ trình tuần tự và nối tiếp nhau.
Những sáng kiến có tầm quan trọng chiến lược, có thể mang lại lợi nhuận nhanh chóng và giảm độ phức tạp là những sáng kiến cần được ưu tiên triển khai. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần theo dõi tỷ suất lợi nhuận của các sáng kiến để đảm bảo rằng chúng đang mang lại giá trị mong muốn. Nếu một sáng kiến không hiệu quả, doanh nghiệp nên loại bỏ nó càng sớm càng tốt.
Bước 9: Xây dựng khung năng lực
Để mở rộng quy mô tác động của các chuyển đổi số, doanh nghiệp cần đầu tư vào nhiều thứ hơn là chỉ công nghệ. Theo Marcus Ryu, co-founder và CEO của Guidewire Software, doanh nghiệp cần hiện đại hóa các nền tảng vận hành cốt lõi và đào tạo nhân viên về các kỹ năng cần thiết cho chuyển đổi số.
Kết quả của chuyển đổi số là thiết lập một mô hình vận hành linh hoạt trên toàn bộ tổ chức; do đó, đào tạo nội bộ là vô cùng quan trọng. Các chương trình đào tạo cần được triển khai cho toàn bộ tổ chức nhằm cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sự hiểu biết về giá trị chiến lược của chuyển đổi số và trang bị cho nhân viên những kỹ năng cần thiết để phát triển trong các quy trình kinh doanh mới.
Bước 10: Áp dụng mô hình hoạt động mới
Khi bước vào thế giới số, cấu trúc silo (phân tầng) truyền thống có thể cản trở khả năng phát triển của doanh nghiệp. Trong thời đại số, nơi nhu cầu và xu hướng của khách hàng thay đổi với tốc độ nhanh chóng, các công ty phải nhanh chóng đổi mới cách thức làm việc với khả năng kết nối liên phòng ban để chia sẻ kinh nghiệm, dữ liệu và năng lực lẫn nhau.
Doanh nghiệp cần xem xét áp dụng mô hình hoạt động mới (Operation Model) phù hợp với thời đại số hiện nay. Điều này có thể liên quan đến việc xác định lại các quy trình, áp dụng tự động hóa và ra quyết định dựa trên dữ liệu cũng như tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng trên các kênh digital. Thay thế ma trận quản lý cứng nhắc hiện tại bằng hình thức quản lý linh hoạt hơn.
3. Nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện
Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần từng bước chuyển đổi số toàn diện mọi hoạt động. Có thể thực hiện từng bước nhưng điều quan trọng, doanh nghiệp cần có một lộ trình cụ thể để tránh những sai lầm như:
- Sử dụng các phần mềm rời rạc, không liên thông với nhau và không kết nối với các hệ thống bên ngoài khác khiến cho quá trình chuyển đổi số trở nên khó khăn, không nhìn thấy hiệu quả.
- Ứng dụng các giải pháp chỉ phù hợp với một giai đoạn phát triển nhất định, khi quy mô mở rộng, thì không thể đáp ứng. Đồng thời, khi cần thay thế thì các giải pháp này khó kế thừa dữ liệu lịch sử.
- Chi phí đầu tư vào các giải pháp công nghệ và chi phí triển khai, duy trì tương đối cao trong khi hiệu quả không thể hiện rõ trong thời gian ngắn.
Thấu hiểu những trở ngại đó, MISA đã và đang tham gia mạnh mẽ vào chương trình Chuyển đổi số quốc gia bằng việc cung cấp các giải pháp chuyển đổi số toàn diện. Trong đó, MISA AMIS là một trong số ít nền tảng chuyển đổi số toàn diện nhất hiện nay.
Vinh dự là 1 trong 4 Giải pháp Đổi mới sáng tạo xuất sắc nhất Việt Nam 2023, MISA AMIS đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số toàn diện của doanh nghiệp ở mọi quy mô với các nghiệp vụ cốt lõi như: Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Quản trị Nhân sự, Văn phòng số.
Đặc biệt, các ứng dụng được tích hợp với nhau thành một hệ thống hợp nhất và có khả năng mở rộng kết nối với nhiều ứng dụng bên ngoài. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết những bài toán trên để chuyển đổi số dễ dàng – nhanh có hiệu quả – chi phí hợp lý.
Về tốc độ triển khai: MISA AMIS được thiết kế phù hợp với nhu cầu chuyển đổi số toàn diện của SMEs tại Việt Nam. Nền tảng bao gồm 4 phân hệ chính là Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Quản trị nguồn nhân lực, Văn phòng số và được tách nhỏ với hơn 40 ứng dụng. Các ứng dụng trong nền tảng kết nối chặt chẽ với nhau và mở cổng kết nối với các phần mềm bên ngoài. Đặc biệt, MISA AMIS được nghiên cứu phù hợp hệ thống tài chính – kế toán – thuế và các thông tư, nghị định, luật tại Việt Nam. Chính vì vậy, việc triển khai MISA AMIS nhanh chóng (theo từng ứng dụng), độ tương thích cao, nhân viên dễ dàng sử dụng mà không mất nhiều thời gian đào tạo.
Về tính hiệu quả: Với khả năng kết nối bên trong chặt chẽ, bên ngoài linh hoạt, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp hội tụ dữ liệu và quản trị mọi hoạt động trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, đội ngũ tránh được chồng chéo công việc, phối hợp với nhau một cách trơn tru. Đây là cơ sở quan trọng nhất để doanh nghiệp gia tăng năng suất lao động và khả năng cạnh tranh. Theo khảo sát của MISA, chỉ sau một thời gian ngắn triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, nhiều doanh nghiệp ghi nhận tăng 47% năng suất làm việc và 32% lợi nhuận.
Về chi phí: Với hơn 40 ứng dụng, MISA AMIS cho phép doanh nghiệp lựa chọn triển khai một số nghiệp vụ theo nhu cầu ở thời điểm hiện tại. Trong tương lai, khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bổ sung thêm các nghiệp vụ khác. Không chỉ phù hợp với ngân sách đầu tư ở mỗi giai đoạn, việc chuyển đổi số toàn diện trên một nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm đến 25% chi phí so với triển khai các phần mềm riêng lẻ.
4. Tạm kết
Chuyển đổi số là một hành trình đầy thách thức nhưng cũng chứa đựng nhiều cơ hội mở ra cho doanh nghiệp. Với các giai đoạn trong chuyển đổi số cùng với lộ trình 10 bước của McKinsey đã được trình bày ở trên, hy vọng bạn đọc đã có những thông tin cần thiết để từng bước chuyển đổi số thành công.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
