Phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm kê và quản lý tập trung tài sản như thiết bị, máy móc, công cụ dụng cụ, phương tiện,… Nhờ đó, nhà quản trị dễ dàng kiểm soát tình trạng sử dụng, bảo trì, điều chuyển, khấu hao và chi phí liên quan. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý Top 7 phần mềm quản lý tài sản hiệu quả để doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp.
1. Phần mềm quản lý tài sản là gì?
Phần mềm quản lý tài sản là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ, theo dõi hiện trạng và xử lý các nghiệp vụ phát sinh trong vòng đời sử dụng tài sản. Tùy giải pháp, hệ thống có thể hỗ trợ từ tiếp nhận, cấp phát, điều chuyển, thu hồi đến kiểm kê, bảo dưỡng và thanh lý.
Trong phạm vi bài viết, tài sản được đề cập chủ yếu gồm máy tính, thiết bị văn phòng, máy móc, phương tiện và công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý hàng hóa tồn kho, dòng tiền hay danh mục đầu tư là những nhu cầu khác, cần xem xét các phần mềm chuyên biệt tương ứng.
2. Phần mềm quản lý tài sản có thể quản lý những gì?
Quản lý tài sản doanh nghiệp là quá trình theo dõi, kiểm soát, khai thác và bảo trì toàn bộ tài sản mà doanh nghiệp sở hữu hoặc sử dụng. Mục tiêu là tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài sản, hạn chế thất thoát, đảm bảo tuân thủ pháp lý và tăng cường năng suất vận hành. Một phần mềm hiệu quả cần quản lý được 3 nhóm tài sản chính sau.
| Quản lý tài sản cố định |
|
| Quản lý tài sản lưu động |
|
| Quản lý tài sản vô hình |
|
Xem thêm: Báo giá phần mềm MISA AMIS Tài sản
3. Top 8 phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp phổ biến hiện nay
Quản lý tài sản thiết bị là khó khăn chung của hầu hết các doanh nghiệp. Bởi lẽ số lượng máy móc, trang thiết bị đa dạng thường phân tán cho từng bộ phận, cơ sở khác nhau. Vì vậy, quản lý tài sản công là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp vận hành sản xuất – kinh doanh thuận lợi.
3.1. Phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS
MISA AMIS Tài sản là phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ vòng đời tài sản trên một nền tảng, từ ghi nhận, cấp phát, điều chuyển, kiểm kê, bảo dưỡng đến thanh lý.
Giải pháp đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh, kho, văn phòng hoặc số lượng tài sản lớn cần kiểm soát chặt chẽ.
Nhờ ứng dụng QR Code và quy trình đề xuất, phê duyệt trực tuyến, MISA AMIS Tài sản giúp giảm thất thoát, hạn chế cấp phát trùng lặp, tối ưu hiệu suất sử dụng tài sản và hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh hơn.
Một số lợi ích nổi bật của MISA AMIS Tài sản:
- Đối với chủ doanh nghiệp: Dễ dàng nắm bắt toàn cảnh tình hình tài sản theo từng bộ phận, chi nhánh, phòng ban như số lượng đang sử dụng, tài sản nhàn rỗi, tài sản hỏng, tài sản cần bảo dưỡng hoặc cần thay mới. Từ đó, lãnh đạo có cơ sở điều phối tài sản hợp lý, tránh mua sắm dư thừa và chủ động lập kế hoạch ngân sách.
- Đối với cán bộ quản lý tài sản: Quản lý tài sản bằng QR Code, kiểm tra và cập nhật thông tin ngay trên điện thoại. Mọi nghiệp vụ như cấp phát, thu hồi, điều chuyển, báo hỏng, báo mất, sửa chữa, bảo dưỡng và kiểm kê đều được ghi nhận tập trung, giúp giảm thao tác thủ công, hạn chế nhầm lẫn và rút ngắn thời gian xử lý.
- Đối với nhân viên: Nhân viên được phân quyền có thể tra cứu tài sản đang sử dụng, gửi đề nghị cấp phát, báo hỏng hoặc phản hồi tình trạng tài sản trực tiếp trên hệ thống. Các yêu cầu được chuyển đến đúng người phụ trách và cập nhật trạng thái minh bạch, giúp quá trình phối hợp nhanh hơn.
- Kiểm kê nhanh chóng, dữ liệu minh bạch: Cuối kỳ, doanh nghiệp có thể truy xuất dữ liệu tài sản, đối chiếu thực tế và lập báo cáo kiểm kê nhanh chóng. Lịch sử sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng, điều chuyển được lưu trữ đầy đủ, hỗ trợ kiểm soát nội bộ và ra quyết định xử lý tài sản chính xác hơn.
- Tối ưu chi phí và hạn chế thất thoát: Khi toàn bộ tài sản được quản lý tập trung, doanh nghiệp dễ phát hiện tài sản sử dụng kém hiệu quả, tài sản thất lạc hoặc cấp phát không đúng nhu cầu. Nhờ đó, AMIS Tài sản hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả khai thác tài sản trong vận hành.
Với những tính năng và lợi ích nổi bật, AMIS Tài sản tự hào là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm 90% tình trạng thất thoát, sử dụng không hiệu quả và cấp phát tài sản rời rạc, lãng phí.
3.2. Phần mềm quản lý tài sản EZO EAM
EZO EAM, trước đây được biết đến với tên EZOfficeInventory, hỗ trợ quản lý vòng đời tài sản từ mua sắm đến ngừng sử dụng.
Các chức năng đáng chú ý:
- Theo dõi vị trí và lịch sử tài sản.
- Quản lý giao nhận, đặt trước và bảo dưỡng.
- Tạo nhãn, quét barcode và QR.
- Nhập, xuất dữ liệu và sử dụng trường thông tin tùy chỉnh.
Gợi ý sử dụng: Doanh nghiệp có thiết bị luân chuyển giữa nhiều địa điểm hoặc cần kiểm soát việc giao nhận có thể xem xét giải pháp.
Điểm cần làm rõ: Phân quyền, phạm vi ứng dụng di động, khả năng tích hợp và tính năng thuộc từng gói.
Chi phí: Đối chiếu bảng giá hiện hành theo số lượng tài sản và chức năng cần sử dụng.
3.3. Phần mềm quản lý tài sản Asset Panda
Asset Panda là nền tảng đám mây hỗ trợ quản lý hồ sơ và hoạt động liên quan đến tài sản trên web, thiết bị di động.
Các chức năng đáng chú ý:
- Theo dõi hồ sơ và lịch sử vòng đời tài sản.
- Quản lý hoạt động kiểm tra, kiểm kê.
- Hỗ trợ quy trình trên thiết bị di động.
- Cấu hình thông tin và báo cáo theo nhu cầu.
Gợi ý sử dụng: Doanh nghiệp có nhiều nhóm tài sản với yêu cầu dữ liệu khác nhau có thể đánh giá khả năng cấu hình của hệ thống.
Điểm cần làm rõ: Những nội dung người dùng tự cấu hình được, phần cần hỗ trợ và cách phân quyền cập nhật dữ liệu.
Chi phí: Liên hệ nhà cung cấp để xác nhận gói và phạm vi sử dụng.
3.4. Phần mềm quản lý tài sản, thiết bị Sortly
Sortly hỗ trợ theo dõi tài sản bằng hình ảnh, thư mục và trường thông tin tùy chỉnh. Phần mềm có công cụ quét barcode, QR trên ứng dụng.
Các chức năng đáng chú ý:
- Lưu hình ảnh và thông tin thiết bị.
- Phân loại theo vị trí, nhóm hoặc nhu cầu quản lý.
- Theo dõi giao nhận tài sản.
- Lưu lịch sử hoạt động và thiết lập nhắc việc theo ngày.
Gợi ý sử dụng: Đơn vị cần nhận diện trực quan công cụ, thiết bị tại nhiều địa điểm có thể tìm hiểu Sortly.
Điểm cần làm rõ: Giới hạn dữ liệu, tài khoản, phân quyền và mức độ đáp ứng nghiệp vụ tài sản cố định.
Chi phí: Kiểm tra gói phù hợp với số lượng mục và người dùng.
3.5. Phần mềm theo dõi tài sản AssetTiger
AssetTiger hỗ trợ quản lý tài sản bằng tem nhãn, ứng dụng di động và cơ sở dữ liệu dùng chung.
Các nội dung đáng chú ý:
- Theo dõi tài sản doanh nghiệp đang sở hữu.
- Xác định vị trí và người đang giữ tài sản.
- Quét tem để hỗ trợ cập nhật, tra cứu.
- Tập trung dữ liệu thay cho bảng tính rời rạc.
Gợi ý sử dụng: Doanh nghiệp cần xây dựng danh mục tập trung và quản lý thiết bị qua mã nhận diện có thể khảo sát giải pháp.
Điểm cần làm rõ: Giới hạn gói, quy trình kiểm kê, phân quyền và khả năng xuất dữ liệu.
Chi phí: Có phương án bắt đầu miễn phí với giới hạn tài sản; cần kiểm tra điều kiện và chi phí mở rộng tại thời điểm đăng ký.
3.6. Phần mềm quản lý tài sản CNTT Snipe-IT
Snipe-IT là phần mềm mã nguồn mở phục vụ quản lý tài sản CNTT và giấy phép phần mềm, có phương án tự triển khai hoặc sử dụng dịch vụ hosting.
Các nội dung đáng chú ý:
- Quản lý dữ liệu thiết bị CNTT.
- Theo dõi việc giao nhận tài sản.
- Quản lý giấy phép phần mềm.
- Hỗ trợ API để phát triển tích hợp.
Gợi ý sử dụng: Bộ phận IT cần kiểm soát thiết bị và muốn chủ động phương án vận hành có thể đánh giá Snipe-IT.
Điểm cần làm rõ: Khi tự triển khai, cần phân công quản trị máy chủ, cập nhật, sao lưu và hỗ trợ người dùng.
Chi phí: Phân biệt phần mềm mã nguồn mở với chi phí hạ tầng, vận hành hoặc dịch vụ hosting.
3.7. Giải pháp quản lý tài sản IBM Maximo Application Suite
IBM Maximo Application Suite là giải pháp quản lý tài sản và cơ sở vật chất, kết hợp bảo trì, kiểm tra và quản lý độ tin cậy của thiết bị.
Các nội dung đáng chú ý:
- Tập trung lịch sử và thông tin tài sản.
- Quản lý công việc, quy trình bảo trì.
- Hỗ trợ quản lý hiệu suất tài sản.
- Kết hợp dữ liệu phục vụ quyết định vận hành và đầu tư.
Gợi ý sử dụng: Doanh nghiệp có máy móc, cơ sở hạ tầng quan trọng và yêu cầu bảo trì chuyên sâu nên đưa giải pháp vào quá trình khảo sát.
Điểm cần làm rõ: Phạm vi ứng dụng, dữ liệu đầu vào, tích hợp và nguồn lực triển khai.
Chi phí: Xác định theo cấu hình và phạm vi giải pháp.
Tham khảo: Quy trình quản lý vật tư chi tiết từ A-Z cho doanh nghiệp
4. Các bước triển khai phần mềm quản lý tài sản
Bước 1: Xác định phạm vi và người chịu trách nhiệm
Chốt nhóm tài sản cần quản lý, đơn vị tham gia và nghiệp vụ triển khai trước. Đồng thời, phân công đầu mối phụ trách dữ liệu, quy trình và nghiệm thu.
Nếu phạm vi lớn, doanh nghiệp có thể triển khai thử tại một phòng ban hoặc địa điểm trước khi mở rộng.
Bước 2: Chuẩn hóa danh mục ban đầu
Tổng hợp dữ liệu từ các nguồn hiện có, loại bỏ bản ghi trùng và thống nhất cách đặt mã. Mỗi tài sản nên có thông tin đủ để nhận diện, xác định nơi sử dụng và người chịu trách nhiệm.
Với dữ liệu chưa chắc chắn, cần đối chiếu thực tế trước khi nhập chính thức. Chuyển toàn bộ file cũ lên phần mềm mà không làm sạch dữ liệu có thể khiến sai lệch tiếp tục kéo dài.
Bước 3: Thiết lập quy trình và phân quyền
Cấu hình các bước đề nghị, phê duyệt, thực hiện và xác nhận đối với từng nghiệp vụ. Thống nhất những trường thông tin bắt buộc và thời điểm phải cập nhật.
Ví dụ, tài sản chỉ chuyển sang trạng thái đã bàn giao sau khi hoàn tất bước xác nhận theo quy định nội bộ.
Bước 4: Kiểm thử bằng tình huống thực tế
Chạy thử các nghiệp vụ thường gặp và các trường hợp ngoại lệ. Đối chiếu báo cáo với kết quả mong muốn, kiểm tra quyền truy cập và cách xử lý sai sót.
Đây cũng là thời điểm xác nhận các chức năng tích hợp đã hoạt động đúng phạm vi thỏa thuận.
Bước 5: Đào tạo và theo dõi sau triển khai
Hướng dẫn theo từng vai trò: cán bộ quản lý, người phê duyệt, người sử dụng và nhóm kiểm kê. Sau khi vận hành, theo dõi các chỉ tiêu như:
- Tỷ lệ hồ sơ có đủ thông tin bắt buộc.
- Thời gian xử lý một yêu cầu cấp phát.
- Số tài sản chưa xác định được người sử dụng.
- Thời gian hoàn thành đợt kiểm kê.
- Số chênh lệch chưa được xử lý.
Các chỉ tiêu nên được đo trước và sau triển khai trên cùng phạm vi để đánh giá hiệu quả.
| [Tải miễn phí] 7+ mẫu File quản lý tài sản bằng Excel doanh nghiệp cần có |
5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài sản cho doanh nghiệp
Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm quản lý tài sản khác nhau, nhưng để lựa chọn được phẩn mềm chất lượng và phù hợp với doanh nghiệp, thì cần đánh giá dựa trên:
- Đặc điểm tài sản và loại hình doanh nghiệp: Có nhiều loại phần mềm chỉ phù hợp với một số loại tài sản nhất định. Vì vậy mà cần nắm rõ đặc điểm của tài sản để lựa chọn phần mèm phù hợp.
- Quy mô doanh nghiệp: Quy mô doanh nghiệp phản ánh phần nào số lượng và giá trị của các tài sản cố định. Từ đó doanh nghiệp sẽ chọn được gói phần mềm có giá thành phù hợp với ngân sách cho phép.
- Tính năng của phần mềm: Mọi nghiệp vụ cần phải được tích hợp và liên kết với các hệ thống khác như: nhân sự, kế toán để đảm bảo tài sản được quản lý toàn diện.
- Dễ sử dụng: Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi cập nhật thông tin và kiểm kê tài sản.
Kết luận
Bài viết trên đã tổng hợp đầy đủ danh sách các phần mềm quản lý tài sản, thiết bị phổ biến và hiệu quả hiện nay. Hy vọng doanh nghiệp có thể chọn lựa được phần mềm phù hợp để tối ưu công việc toàn diện. Chúc bạn thành công!
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
