Quy định về mã định danh hợp đồng lao động điện tử 2026

Theo quy định mới nhất, quy trình giao kết và quản lý hợp đồng lao động đã có sự thay đổi mang tính bước ngoặt. Cụ thể, từ ngày 01/07/2026, phải thực hiện gắn mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) duy nhất do cơ quan nhà nước cấp. Quy định này nhằm tăng cường tính pháp lý, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý lao động toàn quốc. Bài viết dưới đây, MISA AMIS WeSign sẽ làm rõ quy định nêu trên.

1. Mã định danh hợp đồng lao động điện tử là gì?

Căn cứ theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP nêu rõ mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) là dãy số duy nhất được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Vai trò, lợi ích của mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) có chức năng nhận diện từng hợp đồng trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, phục vụ việc quản lý, tra cứu và liên kết dữ liệu. Việc sử dụng mã định danh mang lại các lợi ích chủ yếu sau:

• Bảo đảm khả năng nhận diện và quản lý thống nhất: Mã định danh giúp phân biệt các hợp đồng, hỗ trợ đối chiếu thông tin và hạn chế nhầm lẫn trong quá trình quản lý hồ sơ lao động.
• Hỗ trợ tra cứu, truy xuất thông tin: Việc gắn mã định danh tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm, đối chiếu hợp đồng và các dữ liệu liên quan, phục vụ quá trình thực hiện hợp đồng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quan hệ lao động.
• Tăng cường tính liên kết của hồ sơ hợp đồng: Mã định danh hỗ trợ liên kết hợp đồng với phụ lục và các thông tin về sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng, qua đó thuận lợi cho việc theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.
• Phục vụ quản lý nhà nước về lao động: Mã định danh hỗ trợ chuẩn hóa, kết nối và khai thác dữ liệu hợp đồng, phục vụ công tác báo cáo, kiểm tra và quản lý lao động theo quy định.

2. Quy định về mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID)

2.1. Phải gắn mã định danh cho HĐLĐ điện tử từ 1/7/2026

Căn cứ theo khoản 4 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định:

4. Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều này. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

Theo đó, hợp đồng lao động điện tử phải được ký và lưu trữ không chỉ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ mà còn phải được chuyển đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID) theo quy định của Bộ Nội vụ. Trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn tất ký số, nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử có trách nhiệm chuyển hợp đồng đã hoàn thiện lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Việc gắn mã định danh ID là yêu cầu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, xác thực pháp lý và phục vụ hoạt động kiểm soát, tra cứu, báo cáo hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật. Cụ thể:

• Xác thực và nhận diện duy nhất

Mã định danh (ID) giúp xác định duy nhất mỗi hợp đồng lao động điện tử, loại bỏ nguy cơ trùng lặp hoặc nhầm lẫn giữa các hợp đồng.

• Quản lý, tra cứu thuận tiện

Việc gắn mã ID tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, tra cứu, kiểm tra, đối chiếu hợp đồng của các cơ quan có thẩm quyền và các bên liên quan.

• Tăng cường tính pháp lý và minh bạch

Mã ID đảm bảo tính minh bạch, công khai và an toàn pháp lý cho hợp đồng điện tử, phục vụ mục đích kiểm soát và giám sát theo quy định nhà nước.

• Phục vụ công tác thống kê, phân tích

Hỗ trợ công tác thống kê, báo cáo và tổng hợp dữ liệu hợp đồng lao động trên phạm vi toàn quốc.

→ Đọc thêm:

---

• Nghị định 337/2025/NĐ-CP: Quy định về hợp đồng lao động điện tử
• Chính thức đưa nền tảng hợp đồng lao động điện tử vào vận hành từ 1/7/2026
• Hợp đồng điện tử Econtract là gì?- 5 điều doanh nghiệp NHẤT ĐỊNH phải nắm rõ

2.2. Về nguyên tắc cấp mã định danh (ID)

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV, nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ 1/7/2026 như sau:

• Mỗi hợp đồng lao động điện tử được gửi đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và đáp ứng các quy định được cấp một mã định danh (ID) duy nhất, không trùng lặp với ID của bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.
• ID được cấp một lần và không thay đổi, kể cả khi hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục hợp đồng, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn với ID của hợp đồng lao động điện tử đó.
• Cơ quan nhà nước sử dụng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết.
• ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động hoặc mã số thuế của người sử dụng lao động để phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu. Các mã hiển thị hoặc mã tra cứu này không thay thế ID.

2.3. Về cấu trúc mã định danh

Theo quy định tại điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV, mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tạo theo thuật toán tự động, gồm 13 ký tự, bao gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số, cụ thể như sau:

• Ký tự chữ đầu tiên

Ký tự chữ đầu tiên là A, B hoặc C, được xác định theo từng trường hợp:

• • Chữ A: Áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua các eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.
  • Chữ B: Áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
  • Chữ C: Áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026.

• 12 ký tự số tiếp theo

Phần ký tự số được cấu thành từ hai nhóm:

• • 02 ký tự số đầu tiên: Là hai số cuối của năm hợp đồng lao động điện tử được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp ID.
  • 10 ký tự số còn lại: Là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên theo thuật toán của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Như vậy, năm thể hiện trong ID là năm cấp mã định danh, không phải năm giao kết hợp đồng.

• Ví dụ minh họa

Giả định dãy số ngẫu nhiên được cấp là 1234567890, các mã định danh được minh họa như sau:

• • A261234567890: Hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua eContract đáp ứng quy định nêu trên và được cấp ID trong năm 2026.
  • B261234567890: Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và được cấp ID trong năm 2026.
  • C271234567890: Hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026 và được cấp ID trong năm 2027.

Các mã trên chỉ có tính chất minh họa cấu trúc, không phải mã định danh đã được Nền tảng cấp thực tế.

2.4. Về yêu cầu xác thực trong HĐLĐ điện tử

Để bảo đảm tính pháp lý và hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử, các chủ thể tham gia giao kết phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về định danh và xác thực dưới đây:

➤ Người lao động và người sử dụng lao động

Căn cứ theo khoản 2 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định:

2. Người sử dụng lao động và người lao động phải bảo đảm các điều kiện sau:

a) Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

b) Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

c) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, chủ thể giao kết hợp đồng là cá nhân phải được xác thực danh tính một cách chính xác thông qua một trong các loại giấy tờ hoặc tài khoản định danh hợp lệ sau:

• Đối với cá nhân: Phải có một trong các giấy tờ định danh hợp lệ: CCCD/Căn cước/Tài khoản định danh điện tử mức 2/Hộ chiếu. (Người nước ngoài cần thêm thị thực hoặc giấy tờ miễn thị thực).
• Đối với tổ chức: Phải có giấy tờ pháp lý (Quyết định thành lập/GCNĐKDN) và giấy tờ định danh của người đại diện theo pháp luật như quy định đối với cá nhân.
• Bắt buộc có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

➤ Doanh nghiệp

• Về tư cách pháp nhân: Phải cung cấp và bảo đảm tính xác thực, hợp pháp của hồ sơ pháp lý liên quan đến doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.
• Về thẩm quyền ký kết: Hợp đồng phải được ký bởi chữ ký số hợp lệ của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo quy định của pháp luật và điều lệ hoạt động của tổ chức.

➤ Nhà cung cấp eContract

Nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm pháp lý trong việc bảo đảm nền tảng kỹ thuật và an toàn cho quá trình giao kết. Căn cứ theo khoản 3 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về các điều kiện bắt buộc của nhà cung cấp eContract như sau:

• Điều kiện hoạt động: Phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Nghĩa vụ xác thực: Bắt buộc phải áp dụng các giải pháp công nghệ để đối chiếu và xác thực thông tin định danh của các bên tham gia ký kết, bao gồm cả việc sử dụng dữ liệu sinh trắc học nhằm bảo đảm xác thực đúng chủ thể giao kết hợp đồng.
• Yêu cầu kỹ thuật hệ thống: Hệ thống eContract phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật cốt lõi, bao gồm:

• • Sử dụng phần mềm ký số hợp pháp.
  • Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin và toàn vẹn dữ liệu.
  • Lưu trữ và cho phép tra cứu, quản lý hợp đồng đã ký kết.
  • Có chức năng bảo đảm định danh chủ thể và thực hiện xác thực danh tính
  • Có biện pháp kỹ thuật ghi nhận sự đồng ý của tổ chức, cá nhân đã được định danh với nội dung hợp đồng.
  • Có chức năng chứng thực hợp đồng điện tử trước khi gửi về Nền tảng HĐLĐ điện tử để gắn ID.
  • Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ điện tử và HĐLĐ giấy theo pháp luật giao dịch điện tử.
  • Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
  • Hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo giao thức, định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
  • Tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch HĐLĐ điện tử.
  • Kết nối API tiêu chuẩn với Nền tảng HĐLĐ điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.
  • Bảo đảm an toàn thông tin theo pháp luật về an toàn thông tin mạng.

Tóm lại, việc hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh là một quy định pháp lý bắt buộc, đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc số hóa và chuẩn hóa quản lý lao động. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định này không chỉ đảm bảo tính hiệu lực của hợp đồng mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy trình và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ eContract uy tín để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp luật hiện hành.

Giá trị pháp lý rõ ràng – tiết kiệm 100% chi phí in ấn & chuyển phát! Trải nghiệm miễn phí MISA AMIS WeSign ngay để tự động hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động điện tử theo đúng Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

3. Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ theo quy định tại điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, việc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) được thực hiện thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo các bước sau:

Bước 1. Chuẩn bị và gửi hợp đồng, dữ liệu lên Nền tảng

Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử và dữ liệu kèm theo lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tương ứng với từng trường hợp:

• Đối với hợp đồng được giao kết từ ngày 01/7/2026

Hợp đồng phải được giao kết thông qua eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP. Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng cùng các dữ liệu quy định tại điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định này, không bao gồm thông tin về ID, theo quy định tại khoản 4 Điều 6 của Nghị định 337/2025/NĐ-CP

• Đối với hợp đồng được chuyển đổi từ văn bản giấy

Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng đã được chuyển đổi theo khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, cùng dữ liệu quy định tại điểm c khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và thông tin nhật ký chuyển đổi, gồm:

• • Tên hệ thống hoặc phần mềm thực hiện chuyển đổi.
  • Họ tên, chức vụ của cá nhân hoặc tên tổ chức thực hiện chuyển đổi.
  • Ngày, tháng, năm và giờ hoàn thành chuyển đổi.
  • Định dạng tệp tin, dung lượng và số trang tài liệu được chuyển đổi.
  • Chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, kèm dấu thời gian đính kèm vào tệp tin nhằm niêm phong và xác nhận tính toàn vẹn kể từ thời điểm hoàn thành chuyển đổi.
  • Trạng thái hệ thống xác nhận nội dung bản chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu và khớp hoàn toàn với bản giấy gốc.
• Đối với hợp đồng được giao kết trước ngày 01/7/2026

Nhà cung cấp eContract hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát, bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract theo khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.

Sau khi hoàn thành việc rà soát, bổ sung, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng cùng các dữ liệu quy định tại điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, không bao gồm thông tin về ID, lên Nền tảng.

Bước 2. Tiếp nhận và kiểm tra thông tin

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tiếp nhận hợp đồng và kiểm tra các thông tin sau:

• Thông tin xác thực định danh của người lao động và người sử dụng lao động.
• Dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết.
• Chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract.

Bước 3. Cấp mã định danh hoặc thông báo lý do không cấp mã

Nền tảng thực hiện cấp ID tự động trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận. Trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ, việc cấp ID được thực hiện ngay sau khi sự cố được khắc phục.

Nền tảng không cấp ID và tự động gửi thông báo lý do về hệ thống của Nhà cung cấp eContract nếu:

• Hợp đồng giao kết từ ngày 01/7/2026 không bảo đảm khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP hoặc điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV.
• Hợp đồng chuyển đổi từ văn bản giấy không bảo đảm khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP hoặc điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV.
• Hợp đồng giao kết trước ngày 01/7/2026 không bảo đảm điểm c khoản 1 Điều 6 được trích dẫn hoặc có thông tin xác thực định danh không đúng.

Bước 4. Đồng bộ và lưu trữ mã định danh

Thông tin về ID được cấp đồng thời được gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng hợp đồng lao động điện tử.

Thời hạn lưu trữ được xác định theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên, nhưng không được ngắn hơn thời hạn lưu trữ trên Nền tảng quy định tại khoản 3 Điều 18 của Thông tư có Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV (10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt).

Bước 5. Gắn cùng mã định danh cho các tài liệu phát sinh

Phụ lục hợp đồng, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng được cấp cùng ID với hợp đồng lao động điện tử đó, theo trình tự gửi, kiểm tra, cấp mã và lưu trữ nêu trên.

4. Giải đáp một số thắc mắc về mã định danh hợp đồng lao động điện tử

➤ Mã định danh có thay đổi khi sửa hợp đồng không?

Không, mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) không thay đổi khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung. Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư số 08/2026/TT-BNV, ID được cấp một lần và được giữ nguyên, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục sửa đổi, bổ sung hợp đồng được gắn với ID của hợp đồng lao động điện tử đó, không được cấp ID riêng.

➤ Hợp đồng ký trước 01/7/2026 có bắt buộc gắn mã không?

Không thể xác định nghĩa vụ gắn mã chỉ căn cứ vào việc hợp đồng được ký trước ngày 01/7/2026. Đối với hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp cần phân biệt:

• Hợp đồng giao kết trước ngày 01/7/2026: Điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư số 08/2026/TT-BNV quy định việc rà soát, bổ sung chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu trước khi gửi hợp đồng lên Nền tảng để cấp ID. Quy định này không đồng nghĩa với yêu cầu mọi hợp đồng cũ phải được gắn ID ngay từ ngày 01/7/2026.
• Hợp đồng giao kết trong thời gian chờ kết nối Nền tảng: Theo điểm b khoản 2 Điều 24 Thông tư 08/2026/TT-BNV, hợp đồng phải được gửi để cấp ID ngay sau khi Nhà cung cấp eContract hoàn thành kết nối; trong thời gian chờ, hợp đồng vẫn có giá trị pháp lý theo quy định.

Như vậy, không nên khẳng định tất cả hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026 đều bắt buộc gắn mã, mà phải đối chiếu loại hợp đồng và trường hợp áp dụng cụ thể.

➤ Mất bao lâu để được cấp mã ID?

Mã ID được cấp trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tiếp nhận hợp đồng, nếu hợp đồng đáp ứng các điều kiện cấp mã, theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV. Việc cấp mã được thực hiện tự động. Trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ, mã ID được cấp ngay sau khi sự cố được khắc phục.

Như vậy, thời hạn 24 giờ được tính từ thời điểm Nền tảng tiếp nhận, không phải từ thời điểm các bên ký hợp đồng.

➤ Mã ID có thay thế được hợp đồng giấy không?

Không. Mã định danh (ID) không thay thế hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. ID là mã nhận diện, phục vụ quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Theo khoản 3 Điều 4 Thông tư số 08/2026/TT-BNV, việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hoặc thời điểm có hiệu lực của hợp đồng đã được các bên giao kết.

Cần phân biệt mã ID với hợp đồng lao động điện tử. Hợp đồng lao động điện tử đáp ứng quy định pháp luật có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy; còn mã ID chỉ là thông tin gắn với hợp đồng, không phải bản thân hợp đồng và không thay thế nội dung thỏa thuận giữa các bên.

➤ Doanh nghiệp tự tạo mã ID được không?

Doanh nghiệp không được tự tạo mã để thay thế mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) do Nền tảng cấp. Theo Điều 5 và khoản 2 Điều 6 Thông tư số 08/2026/TT-BNV, ID được tạo theo thuật toán theo cấu trúc quy định và được cấp tự động thông qua hệ thống thông tin của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, sau khi tiếp nhận, kiểm tra thông tin hợp đồng.

Doanh nghiệp có thể sử dụng mã quản lý hợp đồng nội bộ để phục vụ quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, mã này không phải ID theo quy định pháp luật và không thay thế ID do Nền tảng cấp, kể cả khi được tạo theo cấu trúc tương tự.

Phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign – Sẵn sàng đáp ứng Nghị định 337/2025/NĐ-CP