Chuyển đổi số Hợp đồng số Hợp đồng lao động điện tử là gì? Tính pháp lý của...

Hợp đồng lao động điện tử là gì? Tính pháp lý của HĐ lao động điện tử

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, ngoài hình thức giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản, lời nói hay hành vi, pháp luật còn cho phép người sử dụng lao động và người lao động được giao kết hợp đồng lao động điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu.

Vậy hợp đồng lao động điện tử là gì? Nó có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không? Mời doanh nghiệp tham khảo các thông tin quan trọng trong bài viết sau đây của MISA AMIS.

I. Hợp đồng lao động điện tử được hiểu như thế nào?

hợp đồng lao động điện tử là gì

Từ ngày 01/01/2021, Bộ Luật Lao động 2019 chính thức có hiệu lực thi hành. Trong đó, có nhiều điểm thay đổi về hợp đồng lao động để đảm bảo tốt hơn quyền và lợi ích chính đáng của người lao động và người sử dụng lao động.

Khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 quy định về khái niệm hợp đồng lao động như sau:

1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.

Bên cạnh đó, Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định:

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.

Trong đó, thông điệp dữ liệu chính là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Như vậy, hợp đồng lao động điện tử được định nghĩa như sau:

Hợp đồng lao động điện tử là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động và được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

>>> Bài viết liên quan: Hợp đồng lao động là gì? Những quy định mới nhất của Hợp đồng lao động

II. Căn cứ pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

căn cứ pháp lý hợp đồng lao động điện tử

Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định về hình thức hợp đồng lao động như sau:

1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Như vậy, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Theo đó, mọi tranh chấp phát sinh giữa người sử dụng lao động và người lao động đều được giải quyết theo quy định của các luật liên quan, không phân biệt hình thức hợp đồng mà hai bên đã ký kết.

III. Đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử

Về cơ bản, hợp đồng lao động điện tử có 03 đặc điểm sau:

03 Đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử
Về luật điều chỉnh Ngoài các quy định chung về hợp đồng trong Bộ luật Dân sự 2019, hợp đồng lao động điện tử còn chịu sự điều chỉnh của Luật Giao dịch điện tử, Luật về Giao kết hợp đồng điện tử, Luật về Thương mại điện tử, Luật về Chữ ký điện tử.
Về quy trình giao kết Thay vì các bên phải gặp mặt trực tiếp và ký hợp đồng bằng tay, hợp đồng điện tử sẽ được giao kết bằng phương tiện tử và hợp đồng sẽ được ký bằng chữ ký điện tử.
Về điều kiện hợp pháp Hợp đồng lao động điện tử hợp pháp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số sử dụng theo Luật giao dịch điện tử 2015. Cụ thể:
  • Nội dung của hợp đồng điện tử được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh và được hai hoặc nhiều bên ký số.
  • Nội dung của hợp đồng điện tử được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;
  • Nội dung của hợp đồng điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

IV. Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử hợp pháp

Như đã đề cập trên đây; ngoài các điều kiện về nội dung hợp đồng, nguyên tắc ký kết hợp đồng…; khi người lao động và người sử dụng lao động lựa chọn ký hợp đồng lao động qua phương tiện điện tử sẽ cần đáp ứng đầy đủ điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số được sử dụng. Cụ thể:

Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc như sau:

Điều 13. Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc

Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

1. Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;

2. Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Còn Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP giải thích về chữ ký số:

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

Như vậy, khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, cả người lao động và người sử dụng lao động cần lưu ý về sự toàn vẹn của hợp đồng cũng như chữ ký số của mình, đảm bảo chữ ký đó có giá trị pháp lý.

V. Ưu thế của hợp đồng lao động điện tử so với hợp đồng lao động truyền thống

ưu thế của hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích trong việc tuyển dụng nói riêng và hoạt động kinh doanh hiện nay, đặc biệt là khi hầu hết các doanh nghiệp đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số. So với hợp động lao động bằng văn bản giấy, hợp đồng lao động điện tử có những lợi thế vượt trội sau đây:

HĐLĐ điện tử HĐLĐ giấy truyền thống
Quy trình ✔️Quy trình trực tuyến – online ❌Quy trình trực tiếp – phức tạp
Hình thức ✔️Không giấy ❌Giấy
  • Ký Online từ xa, ký mọi lúc mọi nơi.
  • Ký trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh.
  • Ký nhiều hợp đồng cùng lúc.
  • Ký kết trực tiếp trên hợp đồng giấy.
  • Chỉ thực hiện ký bằng tay khi gặp mặt trực tiếp.
  • Phải ký từng hợp đồng.
Phương thức ký kết ✔️Ứng dụng với mọi chữ ký số ❌Phải ký bằng tay
  • Chữ ký hình ảnh
  • Chữ ký số bằng USB Token.
  • Chữ ký số thông qua Server HSM.
  • Chữ ký số từ xa.
  • Phải ký trực tiếp bằng tay.
Lưu trữ hợp đồng ✔️Lưu trữ tập trung, bảo mật tối đa, dễ dàng tìm kiếm ❌Lưu kho hợp đồng giấy
  • Lưu trữ trực tuyến an toàn với hệ thống bảo mật đạt tiêu chuẩn quốc tế.
  • Tìm kiếm, tra cứu dễ dàng
  • Lưu trữ trực tiếp trong kho tài liệu, tốn không gian lưu trữ và rủi ro mất mát, thất lạc, mối mọt,…
  • Khó tìm kiếm.
Chi phí ✔️Tiết kiệm thời gian và chi phí ❌Tốn kém thời gian và chi phí
  • Tiết kiệm 90% thời gian và 85% chi phí.
  • Không phải trả phí chuyển phát, in ấn, lưu kho.
  • Lãnh đạo có thể linh động về thời gian và địa điểm ký kết.
  • Không lo lắng về rủi ro thất lạc, hỏng.
  • Tốn các chi phí như chuyển phát, in ấn và lưu kho.
  • Phải tốn thời gian chờ đợi các cấp xem xét, phê duyệt, phụ thuộc thời gian của lãnh đạo, thời gian chuyển phát hợp đồng, rủi ro thất lạc khi lưu kho.

VI. Các vấn đề cần chú trọng khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử

Mặc dù hợp đồng lao động điện tử mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, song vẫn còn những vấn đề doanh nghiệp cần chú trọng để phòng ngừa rủi ro cũng có thể xảy ra. Cụ thể là:

1 Tăng cường nhận thức về việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử.
2 Nắm rõ các quy định hiện hành về hợp đồng lao động điện tử.
3 Tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực am hiểu hợp đồng lao động điện tử.
4 Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, an toàn, bảo mật thông tin cao, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Đặc biệt, việc xác thực chứng thư số trên hợp đồng lao động điện tử cũng cực kỳ quan trọng vì chứng thư hết hạn, chứng thư giả có thể khiến các bên tham gia gặp trở ngại khi có tranh chấp phát sinh. Vì vậy, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần kiểm tra chứng thư số cẩn thận để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng lao động.

Trên đây là các thông tin quan trọng mà Doanh nghiệp cần biết về hợp đồng lao động điện tử. Bên cạnh đó, trong nền kinh tế số như hiện nay, phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng lao động điện tử đang dần trở thành phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống bởi một số lợi ích đáng kể như:

  • Tiết kiệm được tới 90% thời gian ký kết
  • Tiết kiệm 85% chi phí
  • Đảm bảo giá trị pháp lý theo pháp luật quy định
  • Đảm bảo tiến độ ký kết ngay trong đại dịch Covid 19

AMIS WeSign 1

MISA tự hào là đơn vị cung cấp nền tảng hợp đồng điện tử AMIS WeSign tiên phong và uy tín nhất, hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp. Nếu muốn tìm hiểu rõ hơn về giải pháp hỗ trợ ký kết hợp đồng điện tử ưu việt này, doanh nghiệp hãy click ngay vào nút dưới đây để đến với bài viết.

Tìm hiểu thêm về phần mềm AMIS WeSign

Ngoài ra, bạn cũng có thể để lại thông tin trong biểu mẫu bên dưới để được tư vấn trực tiếp. Bộ phận tư vấn của MISA sẽ liên hệ trong thời gian sớm nhất.


 

 

Luật sư Nguyễn Xuân Nhất

Các thông tin trong bài viết được tham khảo từ Luật sư Nguyễn Xuân Nhất.

Tôi là luật sư Nguyễn Xuân Nhất. Tôi tốt nghiệp chuyên ngành luật tổng hợp và có hơn 5 năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp về lĩnh vực luật dân sự, luật lao động, luật kinh tế.

 

Xem thêm các nội dung liên quan

>>> Bài viết liên quan: Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

Lưu ý: Những thông tin trên đây chỉ mang tính chất tham khảo và không thể thay thế được ý kiến chuyên gia. Bạn đọc vẫn cần tham khảo chuyên gia để có được ý kiến tư vấn chính xác nhất khi đưa ra quyết định.

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này