5 bước ký hợp đồng lao động CHUẨN quy định

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu, được tạo lập, ký kết qua nền tảng eContract (hệ thống hợp đồng điện tử đáp ứng điều kiện pháp luật về giao dịch điện tử, an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ…).

Bài viết dưới đây AMIS WeSign sẽ làm rõ khái niệm hợp đồng lao động điện tử và điều kiện pháp lý cũng như các bước ký hợp đồng lao động chuẩn quy định. Xem ngay!

1. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Không, hợp đồng lao động điện tử không bắt buộc tại Việt Nam. Cụ thể Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định như sau:

• Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử chỉ mang tính khuyến khích, thay thế cho hợp đồng bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến lao động.
• Pháp luật không bắt buộc mọi quan hệ lao động phải sử dụng hình thức điện tử.
• Hợp đồng lao động bằng giấy vẫn được công nhận đầy đủ giá trị pháp lý, không bị cấm hay bãi bỏ.
• Nghị định chỉ quy định cơ chế, điều kiện kỹ thuật (như chữ ký số, định danh điện tử, kết nối nền tảng quốc gia do Bộ Nội vụ quản lý) để khi các bên tự nguyện chọn hình thức điện tử thì phải tuân thủ nghiêm ngặt.

Một số nguồn nhầm lẫn vì từ 1/7/2026 nền tảng phải vận hành và hợp đồng điện tử (nếu ký) phải kết nối nền tảng, nhưng điều này không đồng nghĩa với bắt buộc ký điện tử cho tất cả hợp đồng.

Tóm lại các bên (người lao động và người sử dụng lao động) tự do lựa chọn hình thức giấy hay điện tử, miễn tuân thủ Bộ luật Lao động. Hợp đồng điện tử là lựa chọn tiện lợi, hỗ trợ chuyển đổi số, nhưng không bắt buộc.

Giá trị pháp lý rõ ràng – tiết kiệm 100% chi phí in ấn & chuyển phát! Trải nghiệm miễn phí AMIS WeSign ngay để tự động hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động điện tử theo đúng Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

2. Quy định về hợp đồng lao động điện tử từ 01/07/2026

Căn cứ Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư số 08/2026/TT-BNV quy định chi tiết về hợp đồng lao động điện tử từ 01/07/2026 như sau:

Về giá trị pháp lý

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

1. Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Về điều kiện áp dụng

Để sử dụng hợp đồng lao động điện tử thì các bên cần đáp ứng các điều kiện được quy định tại điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư số 08/2026/TT-BNV hướng dẫn như sau:

• Điều kiện về hệ thống giao kết (eContract – nền tảng ký hợp đồng điện tử) (Căn cứ theo khoản 1):
  • Sử dụng phần mềm chữ ký số, kiểm tra chữ ký số hợp pháp.
  • Có biện pháp bảo mật thông tin, dữ liệu; phương án khắc phục sự cố.
  • Lưu trữ an toàn, giữ nguyên vẹn dữ liệu, cho phép tra cứu hợp đồng.
  • Định danh và xác thực đúng danh tính người lao động + người sử dụng lao động.
  • Xác nhận người ký đã được định danh và đồng ý nội dung.
  • Chứng thực hợp đồng trước khi chuyển về Nền tảng quốc gia để gắn mã định danh (ID).
  • Hỗ trợ chuyển đổi giữa điện tử và giấy.
  • Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử theo luật.
  • Hỗ trợ báo cáo sử dụng lao động theo định dạng Bộ Nội vụ quy định.
  • Có chức năng thống kê, báo cáo quản lý.
  • Kết nối API tiêu chuẩn với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
  • Đáp ứng yêu cầu an toàn thông tin mạng.
• Điều kiện đối với các bên ký kết (Căn cứ theo khoản 2):
  • Người lao động (cá nhân): Phải có giấy tờ định danh hợp lệ như:
    • Thẻ căn cước công dân/căn cước điện tử/giấy chứng nhận căn cước.
    • Tài khoản định danh điện tử mức 2.
    • Hộ chiếu còn hạn.
    • Người nước ngoài: thêm thị thực hoặc giấy miễn thị thực.
  • Người sử dụng lao động (doanh nghiệp/tổ chức): Có giấy tờ pháp lý như:
    • Quyết định thành lập, giấy đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư, đăng ký hộ kinh doanh…
    • Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật (tương tự cá nhân).
    • Tài khoản định danh điện tử của tổ chức.
  • Điều kiện chung: Có chữ ký số hợp lệ và sử dụng dịch vụ dấu thời gian theo luật giao dịch điện tử.
• Điều kiện đối với nhà cung cấp dịch vụ eContract (Căn cứ theo khoản 3):
  • eContract phải đáp ứng đầy đủ điều kiện ở khoản 1.
  • Có giải pháp công nghệ thu thập, kiểm tra, đối chiếu thông tin định danh (bao gồm sinh trắc học) để đảm bảo khớp đúng với giấy tờ tùy thân, xác thực danh tính theo luật định danh điện tử.
  • Có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy (cụ thể: cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu) theo luật giao dịch điện tử.

Mã định danh (ID) hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ Điều 4, Điều 5, điều 6 Thông tư số 08/2026/TT-BNV quy định về mã định danh (ID) hợp đồng lao động điện tử như sau:

• ID duy nhất và vĩnh viễn: Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi gửi về Nền tảng sẽ được cấp một mã ID duy nhất, không thay đổi ngay cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt.
• Phân loại hợp đồng qua cấu trúc ID: Mã ID gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số. Ký tự chữ giúp nhận diện loại hợp đồng:
  • Ký tự A: Hợp đồng điện tử mới giao kết từ ngày 01/7/2026.
  • Ký tự B: Hợp đồng được chuyển đổi từ văn bản giấy.
  • Ký tự C: Hợp đồng điện tử đã giao kết trước ngày 01/7/2026.
• Thời hạn cấp: Nền tảng thực hiện cấp ID tự động trong vòng 24 giờ kể từ khi tiếp nhận thông tin hợp lệ

Về quy trình ký kết

Giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy trình sau:

• Tạo lập → Xác thực định danh → Ký số (có dấu thời gian) → Chứng thực → Gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID trong vòng 24 giờ để gắn ID.
• Hiệu lực thường từ thời điểm bên sau cùng ký số + dấu thời gian + chứng thực (trừ khi các bên thỏa thuận khác).

Một số quy định khác

Bên cạnh các quy định trên, Nghị định 337/2025/NĐ-CP  và thông tư 08/2026/TT-BNV cũng quy định và hướng dẫn một số vấn đề sau:

• Gửi và thông báo: eContract phải gửi hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu qua phương tiện điện tử đã thỏa thuận cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
• Lưu trữ: Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử và các văn bản liên quan được lưu trữ trên Nền tảng trong 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.
• Tra cứu: Người lao động và người sử dụng lao động có quyền dùng tài khoản của mình để khai thác, chia sẻ thông tin về hợp đồng của chính mình trên Nền tảng.
• Chuyển đổi giữa điện tử và giấy (Điểm b, điểm c Khoản 1 Điều 6 thông tư 08/2026/TT-BNV):
  • Từ giấy sang điện tử: 
    • Phải có Nhật ký chuyển đổi ghi rõ: hệ thống thực hiện, người thực hiện, thời gian hoàn thành, định dạng tệp, dung lượng, số trang và phải có chữ ký số niêm phong kèm dấu thời gian để bảo đảm tính toàn vẹn.
    • Đối với hợp đồng ký trước 01/7/2026: Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ các bên rà soát, bổ sung chữ ký số và dấu thời gian trước khi gửi lên Nền tảng để cấp ID quản lý
  • Từ điện tử sang giấy: Tương tự, đảm bảo giá trị như bản gốc khi đáp ứng điều kiện. Hợp đồng sau chuyển đổi vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý.
• Báo cáo lao động trực tuyến (Khoản 2 Điều 19 thông tư 08/2026/TT-BNV):
  • Nhà cung cấp dịch vụ eContract:
    • Báo cáo định kỳ theo Phụ lục IV;
    • Báo cáo kết quả kiểm thử kỹ thuật.
  • Người sử dụng lao động: Báo cáo thay đổi lao động qua nền tảng theo Nghị định 145/CP.
  • Sở Nội vụ & Ban Quản lý Khu Công nghiệp (KCN): Báo cáo tình hình sử dụng lao động

Khám phá và dùng thử miễn phí AMIS WeSign ngay hôm nay để chuẩn bị sẵn sàng cho quy định HĐLĐ điện tử từ 01/07/2026. Đăng ký dùng thử ngay tại đây.

Dùng ngay miễn phí

3. Mẫu hợp đồng lao động điện tử mới nhất hiện nay

Pháp luật Việt Nam không ban hành mẫu hợp đồng lao động điện tử cố định, bắt buộc. Doanh nghiệp và người lao động có thể tự soạn thảo hoặc tham khảo các mẫu tham khảo mới nhất (thường dựa trên Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư cũ), miễn là đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Dưới đây là mẫu hợp đồng lao động điện tử bạn có thể tham khảo và tải về sử dụng TẠI ĐÂY

4. Hướng dẫn ký hợp đồng lao động điện tử trên AMIS WeSign

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ký hợp đồng lao động điện tử trên AMIS WeSign đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Bước 1: Thiết lập thông tin doanh nghiệp

• Trên AMIS WeSign, truy cập tab HĐLĐ điện tử.

• Khi truy cập tab HĐLĐ điện tử lần đầu, người dùng nhấn Bắt đầu ngay để bắt đầu sử dụng hợp đồng lao động điện tử.

Lưu ý: Tính năng này chỉ hiển thị đối với Quản trị ứng dụng AMIS WeSign và Quản trị hệ thống MISA AMIS.

• Tại màn hình Khai báo thông tin doanh nghiệp, người dùng nhập các thông tin của doanh nghiệp. Khi nhập Mã số thuế, hệ thống tự động truy xuất và hiển thị các thông tin liên quan.

• Sau khi hoàn tất việc khai báo, nhấn Lưu thông tin.

Hệ thống kiểm tra thông tin đã khai báo. Trường hợp thông tin hợp lệ, hệ thống gửi thông tin doanh nghiệp sang Bộ Nội vụ.

Bước 2: Tạo mẫu hợp đồng lao động

✅ Đối với hợp đồng lao động mới, bắt đầu ký từ 1/7/2026 (Tính năng đang phát triển)

Trên hệ thống AMIS WeSign, truy cập tab HĐLĐ điện tử.

Chọn Mẫu hợp đồng, sau đó nhấn Tạo mẫu.

➤ Chọn mẫu

Tại màn hình chọn mẫu, chọn loại mẫu Hợp đồng lao động mới (Bắt đầu ký từ 1/7/2026), sau đó nhấn Tiếp theo.

➤ Tạo tài liệu mẫu

Để bảo đảm việc tạo mẫu hợp đồng lao động (HĐLĐ) có trường trộn thông tin được thực hiện nhanh chóng, chính xác, người dùng cần chèn các trường trộn vào đúng vị trí tương ứng trong mẫu HĐLĐ của tổ chức trước khi tải lên hệ thống AMIS WeSign.

Chèn trường trộn vào mẫu HĐLĐ

Người dùng nên tải danh sách trường trộn do hệ thống cung cấp để sử dụng đúng trường trộn. Việc chèn trường trộn được thực hiện như sau:

• Tại Bước 2, nhấn Tải danh sách trường trộn tại đây. Tệp do hệ thống cung cấp bao gồm các trường trộn tương ứng với 10 trường thông tin bắt buộc cần đồng bộ sang Bộ Nội vụ.

• Sao chép các trường trộn và chèn vào đúng vị trí tương ứng trong tệp mẫu HĐLĐ của tổ chức.
• Đối với thông tin không có trong danh sách trường trộn mẫu, tự tạo trường trộn theo cấu trúc #ten_truong#. Ví dụ: trường thông tin Địa chỉ thường trú có thể được đặt là #dia_chi_thuong_tru#.

• Sau khi hoàn tất việc chèn trường trộn, lưu tệp mẫu HĐLĐ.

Tải lên tài liệu mẫu

Tại mục Mẫu hợp đồng lao động, tải lên các tài liệu sau:

• Hợp đồng lao động: Tệp mẫu HĐLĐ của doanh nghiệp.
• Phụ lục hợp đồng: Tệp phụ lục HĐLĐ, nếu có.

Lưu ý về định dạng tệp:

• Đối với HĐLĐ, hệ thống chỉ hỗ trợ các định dạng: .doc, .docx.
• Đối với phụ lục HĐLĐ, hệ thống chỉ hỗ trợ các định dạng: .pdf, .docx, .doc, .txt, .xlsx, .tif, .gif, .bmp, .png, .jpeg, .jpg, .rtf.

Thiết lập mẫu

Tại mục Thiết lập mẫu, khai báo các thông tin sau:

• Tên mẫu: Nhập tên mẫu hợp đồng.
• Loại tài liệu: Hệ thống mặc định là Hợp đồng lao động.
• Mẫu áp dụng: Chọn một trong hai loại:

• • Mẫu có chứa trường trộn: Áp dụng đối với tệp mẫu HĐLĐ đã có sẵn trường trộn.
  • Mẫu không chứa trường trộn: Áp dụng đối với tệp mẫu HĐLĐ không có trường trộn.
• Các trường trộn: Sau khi tệp mẫu HĐLĐ được tải lên, hệ thống tự động trích xuất các trường trộn có trong tệp.

Để đối chiếu và chèn đúng các trường trộn của phần mềm vào mẫu HĐLĐ, nhấn Tải danh sách trường trộn tại đây để tải danh sách về.

Phân quyền sử dụng mẫu

Tại mục Phân quyền sử dụng mẫu, thực hiện các thiết lập sau:

• Chọn Vai trò được sử dụng mẫu HĐLĐ.
• Trường hợp cho phép sửa luồng ký khi sử dụng mẫu, tích chọn Cho phép sửa luồng ký khi áp dụng mẫu.

Sau khi hoàn tất, nhấn Tiếp theo.

➤ Khai báo người nhận

Hệ thống mặc định yêu cầu có 02 người ký, gồm Người lao động và Người sử dụng lao động.

Người dùng khai báo thông tin của Người sử dụng lao động và Người lao động.

Đối với Người lao động, nếu chưa xác định được thông tin người nhận tại thời điểm tạo mẫu, chọn Chưa biết thông tin người nhận. Khi tạo lô HĐLĐ, người dùng tải lên tệp Excel chứa đầy đủ thông tin của từng người lao động để hệ thống trộn dữ liệu vào hợp đồng.

Sau khi hoàn tất việc khai báo người nhận, nhấn Tiếp theo.

➤ Thiết lập vị trí ký

Thiết lập vị trí ký trên tài liệu/hợp đồng cho từng người ký.

Lưu ý: Người lao động và Người sử dụng lao động phải được thiết lập ít nhất 01 chữ ký số cho mỗi người trên hợp đồng.

Sau khi hoàn tất, nhấn Tiếp theo.

➤ Thiết lập trước khi gửi

Thực hiện thiết lập gửi email trước khi tài liệu được gửi đến người ký.

Sau khi hoàn tất các thiết lập, nhấn Lưu mẫu hợp đồng để lưu mẫu HĐLĐ điện tử.

✅Tạo mẫu chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng lao động điện tử (Tính năng đang phát triển)

Trên AMIS WeSign, truy cập tab HĐLĐ điện tử, chọn Mẫu hợp đồng

Chọn Mẫu hợp đồng, sau đó nhấn Tạo mẫu.

➤ Chọn mẫu

Tại màn hình chọn mẫu, chọn loại mẫu Chuyển đổi HĐLĐ giấy sang HĐLĐ điện tử, sau đó nhấn Tiếp theo.

➤ Thiết lập mẫu

Tại mục Thiết lập mẫu (1), khai báo các thông tin sau:

• Tên mẫu: Nhập tên mẫu hợp đồng.
• Loại tài liệu: Hệ thống mặc định là Hợp đồng lao động.

Tại mục Phân quyền sử dụng mẫu (2), thực hiện các thiết lập sau:

• Chọn Vai trò được sử dụng mẫu HĐLĐ.
• Trường hợp cho phép sửa luồng ký khi sử dụng mẫu, tích chọn Cho phép sửa luồng ký khi áp dụng mẫu.

Sau khi hoàn tất, nhấn Tiếp theo.

➤ Khai báo người nhận

Do người lao động và người sử dụng lao động đã ký trên HĐLĐ bản giấy, HĐLĐ điện tử chỉ cần chữ ký số của người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác thực.

Người dùng khai báo thông tin của người có thẩm quyền của người sử dụng lao động.

Trường hợp có người nhận bản sao HĐLĐ, nhấn Thêm người nhận bản sao và khai báo các thông tin tương ứng.

Sau khi hoàn tất việc khai báo người nhận, nhấn Tiếp theo.

➤ Thiết lập trước khi gửi

Thực hiện thiết lập gửi email trước khi tài liệu được gửi đến người ký.

Sau khi hoàn tất các thiết lập, nhấn Lưu mẫu hợp đồng để lưu mẫu HĐLĐ điện tử.

✅ Tạo mẫu chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử đã ký trước 1/7/2026 (Tính năng đang phát triển)

Trên AMIS WeSign, truy cập tab HĐLĐ điện tử, chọn Mẫu hợp đồng, sau đó nhấn Tạo mẫu.

➤ Chọn mẫu

Tại màn hình chọn mẫu, chọn loại mẫu Chuyển đổi HĐLĐ điện tử đã ký trước 1/7/2026, sau đó nhấn Tiếp theo.

➤ Thiết lập mẫu

Tại mục Thiết lập mẫu (1), khai báo các thông tin sau:

• Tên mẫu: Nhập tên mẫu hợp đồng.
• Loại tài liệu: Hệ thống mặc định là Hợp đồng lao động.

Tại mục Phân quyền sử dụng mẫu (2), thực hiện các thiết lập sau:

• Chọn Vai trò được sử dụng mẫu HĐLĐ.
• Trường hợp cho phép sửa luồng ký khi sử dụng mẫu, tích chọn Cho phép sửa luồng ký khi áp dụng mẫu.

➤ Khai báo người nhận

Hệ thống mặc định yêu cầu có 02 người ký, gồm Người lao động và Người sử dụng lao động.

Người dùng khai báo thông tin của Người sử dụng lao động và Người lao động.

Đối với Người lao động, trường hợp chưa xác định được thông tin cụ thể của người nhận tại thời điểm tạo mẫu, chọn Chưa biết thông tin người nhận. Khi tạo lô HĐLĐ, người dùng tải lên tệp Excel chứa đầy đủ thông tin của từng người lao động để hệ thống trộn dữ liệu vào hợp đồng.

Sau khi hoàn tất việc khai báo người nhận, nhấn Tiếp theo.

➤ Thiết lập trước khi gửi

Thực hiện thiết lập gửi email trước khi tài liệu được gửi đến người ký.

Sau khi hoàn tất các thiết lập, nhấn Lưu mẫu hợp đồng để lưu mẫu HĐLĐ điện tử.

Xem video dưới đây để hình dung rõ hơn về các bước thực hiện

Bước 3: Tạo lô hợp đồng lao động điện tử

✅ Đối với hợp đồng lao động ký từ 1/7/2026 trở đi (Tính năng đang phát triển)

Trên AMIS WeSign, truy cập tab HĐLĐ điện tử, chọn Quản lý hợp đồng, sau đó nhấn Tạo hợp đồng lao động.

➤ Chọn mẫu

Chọn 01 mẫu HĐLĐ ký từ 1/7/2026 trong danh sách mẫu HĐLĐ điện tử đã được tạo trên hệ thống.

Trường hợp cần tạo mẫu HĐLĐ mới, nhấn Tạo mẫu. 

Sau khi chọn mẫu, nhấn Tiếp theo.

➤ Khai báo người nhận

Hệ thống mặc định yêu cầu có 02 người ký, gồm Người lao động và Người sử dụng lao động.

• Đối với Người sử dụng lao động: Hệ thống tự động lấy thông tin Người sử dụng lao động từ mẫu HĐLĐ.
• Đối với Người lao động: Người dùng khai báo danh sách người lao động trong lô hợp đồng theo trình tự sau:

• • Tải tệp mẫu dữ liệu do hệ thống cung cấp.

• • Nhập thông tin người ký và các trường trộn vào tệp mẫu dữ liệu vừa tải.
• 
  • Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu, nhấn TẢI LÊN để tải tệp lên phần mềm và thực hiện trộn dữ liệu vào mẫu hợp đồng.
• 
  • Trường hợp tệp dữ liệu có bản ghi của Người lao động chứa thông tin không hợp lệ, hệ thống không tạo lô hợp đồng đối với các bản ghi này; các bản ghi hợp lệ vẫn có thể được tạo lô. Đồng thời, hệ thống trả về tệp kết quả không hợp lệ để người dùng kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu.

Lưu ý: Hệ thống không hỗ trợ cập nhật các bản ghi không hợp lệ vào lô đang tạo. Sau khi chỉnh sửa dữ liệu, người dùng phải tạo luồng ký mới cho các bản ghi này.

Sau khi hoàn tất việc khai báo người nhận, nhấn Tiếp theo.

➤ Thiết lập vị trí ký

Mỗi bản ghi hợp lệ tại bước trước được tạo thành một tài liệu ký, trong đó các trường thông tin được tự động bổ sung vào văn bản.

Người dùng kiểm tra lại thông tin vị trí ký.

Lưu ý: Người lao động và Người sử dụng lao động phải được thiết lập ít nhất 01 chữ ký số cho mỗi người trên hợp đồng.

Sau khi hoàn tất việc thiết lập, nhấn Tiếp theo.

➤ Gửi hợp đồng

Hệ thống lấy các thiết lập gửi email từ mẫu HĐLĐ. Người dùng nhấn Gửi ký để gửi tài liệu đến người ký.

Trước khi gửi, hệ thống yêu cầu xác minh danh tính của người gửi ký. Tham khảo hướng dẫn xác minh danh tính tại đây.

Sau khi người ký hoàn tất việc ký, hệ thống tự động đồng bộ thông tin HĐLĐ sang Nền tảng HĐLĐ của Bộ Nội vụ.

✅ Đối với hợp đồng lao động chuyển đổi HĐLĐ giấy sang HĐLĐ điện tử

Sau khi tạo mẫu, thực hiện bước tải lên các tệp HĐLĐ giấy cần chuyển đổi. Sau khi tải xong, nhấn Tiếp theo.

Lưu ý: Hệ thống chỉ hỗ trợ tệp có định dạng pdf, docx, doc, txt, xlsx, tif, gif, bmp, png, jpeg, jpg, rtf.

Các bước tiếp theo thực hiện người dùng thực hiện tương tự như trường hợp đối với hợp đồng lao động ký sau ngày 01/07/2026 nêu trên.

✅ Đối với hợp đồng lao động điện tử đã ký trước 1/7/2026

Sau khi “Tạo mẫu”, ở mục Hợp đồng lao động, nhấn Thêm hợp đồng đã ký trên AMIS WeSign.

Các bước tiếp theo thực hiện người dùng thực hiện tương tự như trường hợp đối với hợp đồng lao động ký sau ngày 01/07/2026 nêu trên.

Bước 4: Người sử dụng lao động và Người lao động ký HĐLĐ ký hợp đồng

✅ Đối với người sử dụng lao động

Trên AMIS WeSign, truy cập tab HĐLĐ điện tử, chọn Quản lý hợp đồng.

➤ Lựa chọn hợp đồng cần ký

• Trường hợp ký 01 HĐLĐ: Nhấn Ký ngay tại dòng hợp đồng tương ứng.

• Trường hợp ký hàng loạt HĐLĐ: Tích chọn các hợp đồng cần ký, sau đó nhấn Ký hàng loạt.

➤ Xác minh danh tính

Theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trước khi ký HĐLĐ điện tử, Người sử dụng lao động cần thực hiện xác minh danh tính. Người dùng nhấn Xác minh ngay.

Hệ thống cung cấp 02 phương thức xác minh, gồm:

• Xác minh bằng CCCD.
• Xác minh bằng VNeID.

Chọn Xác minh bằng VNeID, sau đó nhấn Áp dụng.

Nhập số CCCD đã định danh mức 2 hoặc số Hộ chiếu của Người sử dụng lao động, sau đó nhấn Tạo yêu cầu.

Người dùng mở ứng dụng VNeID trên điện thoại, tích chọn Tôi đã đọc và hiểu rõ mục đích, sau đó nhấn Xác nhận chia sẻ để đồng ý chia sẻ thông tin xác minh.

Sau khi thông tin được chia sẻ thành công, AMIS WeSign hiển thị thông tin cá nhân của Người sử dụng lao động.

Người dùng kiểm tra thông tin hiển thị trên hệ thống. Trường hợp thông tin chính xác, nhấn Xác nhận để hoàn tất việc xác minh danh tính.

➤ Thực hiện ký hợp đồng

Sau khi xác minh danh tính thành công, hệ thống mở giao diện ký HĐLĐ điện tử.

Người dùng kiểm tra vị trí chữ ký trên hợp đồng, sau đó nhấn Ký hàng loạt để thực hiện ký các hợp đồng đã chọn.

✅ Đối với người sử dụng lao động

➤ Truy cập tài liệu cần ký

Người lao động nhận được Email/SMS thông báo về hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử cần ký. Người lao động mở Email/SMS và nhấn Ký tài liệu.

➤ Xác minh danh tính

Theo nội dung viện dẫn Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trước khi ký HĐLĐ điện tử, Người lao động cần thực hiện xác minh danh tính. Người lao động nhấn Xác minh ngay.

Nhập số CCCD đã định danh mức 2 hoặc số Hộ chiếu của Người sử dụng lao động, sau đó nhấn Tạo yêu cầu.

Người lao động mở ứng dụng VNeID trên điện thoại, tích chọn Tôi đã đọc và hiểu rõ mục đích, sau đó nhấn Xác nhận chia sẻ để đồng ý chia sẻ thông tin xác minh.

Sau khi chia sẻ thông tin thành công trên ứng dụng VNeID, người lao động quay lại giao diện xác minh danh tính. Tại thời điểm này, AMIS WeSign hiển thị thông tin cá nhân của Người lao động.

Khi sử dụng HĐLĐ điện tử trên AMIS WeSign, mỗi người lao động được cấp 01 chứng thư số MISA eSign để ký HĐLĐ.

Người lao động kiểm tra thông tin hiển thị trên hệ thống. Trường hợp thông tin chính xác, nhấn Xác nhận để hoàn tất việc xác minh danh tính.

Nhập mã OTP được gửi đến số điện thoại của Người lao động để xác nhận.

➤ Kích hoạt chứng thư số

Sau khi hoàn tất việc xác minh, Người lao động nhận được email Thông báo cấp chứng thư số và hướng dẫn ký HĐLĐ điện tử.

Tại email, nhấn Kích hoạt tài khoản MISA ID để kích hoạt tài khoản chứng thư số.

Người lao động tải ứng dụng MISA eSign và đăng nhập bằng tài khoản MISA ID vừa kích hoạt.

Trên ứng dụng MISA eSign, người lao động kiểm tra thông tin chứng thư số, nhấn Xác nhận, sau đó nhập mã OTP được gửi đến số điện thoại để hoàn tất việc kích hoạt chứng thư số.

➤ Ký hợp đồng lao động điện tử

Sau khi kích hoạt chứng thư số thành công, người lao động quay lại tài liệu HĐLĐ, nhấn vào vị trí ký, sau đó nhấn Xác nhận.

Người lao động truy cập ứng dụng MISA eSign trên điện thoại và nhấn Đồng ý để xác nhận ký hợp đồng.

Sau khi HĐLĐ được ký thành công, hệ thống hiển thị thông báo ký thành công trên giao diện. Đồng thời, Người lao động nhận được Email/SMS thông báo hợp đồng đã được ký thành công.

Bước 5: Tra cứu HĐLĐ sau ký kết

✅ Xem mã ID hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ cấp (Tính năng đang phát triển)

➤ Tra cứu Mã ID của hợp đồng lao động

Tại danh sách Quản lý hợp đồng

Trên AMIS WeSign, truy cập tab HĐLĐ điện tử, chọn Quản lý hợp đồng.

Cột Mã ID hiển thị mã định danh của hợp đồng lao động (HĐLĐ) do Bộ Nội vụ cấp.

Lưu ý: Thông tin Mã ID chỉ hiển thị đối với HĐLĐ có trạng thái trên Bộ Nội vụ là Tiếp nhận thành công.

Tại chi tiết hợp đồng lao động

Đối với tài liệu HĐLĐ đã được Bộ Nội vụ tiếp nhận thành công, tab Tổng quan tại giao diện chi tiết tài liệu hiển thị thông tin Mã ID trên Nền tảng HĐLĐ điện tử quốc gia.

Lưu ý: Thông tin Mã ID chỉ hiển thị đối với HĐLĐ có trạng thái trên Bộ Nội vụ là Tiếp nhận thành công.

➤ Nhận thông báo về Mã ID

• Thông báo qua Email/SMS

Khi HĐLĐ được Bộ Nội vụ tiếp nhận thành công, hệ thống AMIS WeSign gửi thông báo qua Email/SMS đến tất cả người tham gia luồng ký. Nội dung thông báo bao gồm Mã ID do Bộ Nội vụ cấp.

Trường hợp người ký không có thông tin Email, hệ thống gửi thông báo bằng tin nhắn SMS.

• Thông báo trên AMIS WeSign

Khi HĐLĐ được Bộ Nội vụ tiếp nhận thành công, AMIS WeSign gửi thông báo tại biểu tượng chuông trên phần mềm đến tất cả người tham gia luồng ký.

Người dùng nhấn vào biểu tượng chuông thông báo để xem thông tin Mã ID do Bộ Nội vụ cấp.

➤ Lưu ý về thiết lập kênh nhận thông báo

Để thiết lập kênh nhận thông báo khi HĐLĐ được Bộ Nội vụ tiếp nhận, người dùng truy cập Thiết lập, chọn Thông báo cá nhân. Tại mục Khi Hợp đồng lao động đã được Bộ Nội vụ tiếp nhận, thực hiện Bật/Tắt kênh nhận thông báo theo nhu cầu.

Lưu ý: Người dùng không thể thiết lập kênh SMS, do đây chỉ là kênh thông báo thay thế trong trường hợp người ký không có thông tin Email.

✅ Tra cứu và quản lý hợp đồng lao động điện tử đồng bộ lên Bộ Nội vụ (Tính năng đang phát triển)

Trên AMIS WeSign, truy cập tab HĐLĐ điện tử, chọn Quản lý hợp đồng.

➤ Tra cứu HĐLĐ điện tử

Tab Quản lý hợp đồng hiển thị danh sách hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử trên phần mềm AMIS WeSign.

Tại danh sách này, người dùng có thể theo dõi thông tin đồng bộ HĐLĐ lên Nền tảng Bộ Nội vụ thông qua các cột sau:

• Mã ID: Mã định danh HĐLĐ trên Nền tảng HĐLĐ điện tử của Bộ Nội vụ. Thông tin này chỉ hiển thị khi trạng thái HĐLĐ trên Bộ Nội vụ là Tiếp nhận thành công.
• TT HĐLĐ trên Bộ Nội vụ: Trạng thái HĐLĐ trên Bộ Nội vụ.

Người dùng có thể tìm kiếm theo Tên hợp đồng, Người nhận, Mã ID hợp đồng,… hoặc lọc theo loại Tài liệu, Thời gian cập nhật, Thời gian hoàn thành.

➤ Xem lịch sử chứng thực thông điệp dữ liệu

Tại danh sách Quản lý hợp đồng lao động, nhấn biểu tượng dấu ba chấm, sau đó chọn Lịch sử chứng thực dữ liệu.

AMIS WeSign hiển thị các lần chứng thực dữ liệu từ hệ thống ERDS theo thứ tự từ mới nhất đến cũ nhất.

Lưu ý: Mỗi cặp Người gửi và Người nhận được ghi nhận là một lần chứng thực độc lập, với các mã bằng chứng riêng.

Tại từng sự kiện chứng thực, nhấn Tải bằng chứng để tải xuống tệp bằng chứng ở định dạng XML.

5. AMIS WeSign – Sẵn sàng đáp ứng Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Ngay từ khi Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP (ngày 24/12/2025, hiệu lực từ 01/01/2026 và chính thức vận hành nền tảng từ 01/7/2026), AMIS WeSign đã chuẩn bị kỹ lưỡng để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử một cách hợp pháp, an toàn và hiệu quả nhất.

Nền tảng được tích hợp chặt chẽ với Trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, bảo mật thông tin, chống chối bỏ và giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy theo quy định tại Nghị định. Đặc biệt, AMIS WeSign đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về xác thực định danh chủ thể, chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu – những yếu tố cốt lõi mà Nghị định 337 nhấn mạnh.

Lợi ích vượt trội khi sử dụng AMIS WeSign:

• Ký kết mọi lúc, mọi nơi chỉ qua email/SMS, trên điện thoại hoặc máy tính – không cần gặp mặt, in ấn.
• Tiết kiệm đến 85% thời gian và chi phí quản lý hợp đồng lao động.
• Đảm bảo tuân thủ 100% quy định pháp luật mới nhất, giảm rủi ro phạt hành chính.
• Hỗ trợ quy trình trình ký linh hoạt, lưu trữ an toàn, tra cứu dễ dàng.

Doanh nghiệp nào muốn chuyển đổi số mạnh mẽ trong quản trị nhân sự, sẵn sàng cho kỷ nguyên hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026? Hãy chọn AMIS WeSign – giải pháp đáng tin cậy, đã được hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam tin dùng! Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử!

Dùng ngay miễn phí