Mẫu File quản lý tài sản bằng Excel là công cụ quản lý tài sản giúp doanh nghiệp theo dõi và sắp xếp trạng thái của tất cả tài sản chung. Việc sử dụng File quản lý tài sản không chỉ đơn giản hóa công tác kiểm kê, kiểm đếm mà còn tiết kiệm thời gian, tăng cường độ chính xác so với việc ghi sổ sách thủ công.
I. Tổng quan về mẫu quản lý tài sản bằng Excel
1. Định nghĩa
Mẫu quản lý tài sản bằng Excel sử dụng Microsoft Excel để tập hợp các biểu đồ, bảng tính và công cụ giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi tình trạng tài sản của mình. Mẫu này cung cấp khung làm việc và công thức tính toán được thiết kế sẵn để ghi lại thông tin tài sản bao gồm mã số, mô tả, giá trị, ngày mua, nguồn gốc…
Mẫu quản lý tài sản trong Excel là một công cụ linh hoạt và tiện lợi cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bộ phận hoặc nhân viên hành chính có thể tổ chức quản lý tài sản cố định một cách hiệu quả.
2. Chức năng
Với Excel, người dùng có thể quản lý tài sản một cách hiệu quả. Các chức năng tiêu biểu của mẫu này là tạo danh sách, sắp xếp, tìm kiếm và lọc dữ liệu, tính toán tổng giá trị tài sản, theo dõi thông tin về tài sản hao mòn cần thay thế và tạo báo cáo thống kê:
2.1. Tạo danh sách tài sản
Người dùng có thể tự tạo danh sách tài sản từ việc trên các bảng tính mới, nhập thông tin tài sản tương ứng. Các cột thông tin dễ dàng thêm/bớt bao gồm tên tài sản, mã tài sản, ngày mua, giá trị, số lượng, vị trí lưu trữ, trạng thái sử dụng….
2.2. Sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu
Chức năng này giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn và dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp các tài sản trong danh sách. Việc sắp xếp các tài sản theo các thuộc tính như tên, giá trị, ngày mua và tìm kiếm các tài sản chỉ cần dựa trên từ khóa hoặc điều kiện cụ thể.
2.3. Tính toán tổng giá trị tài sản
Quản lý tài sản bằng Excel cho phép bạn tính tổng giá trị của các tài sản trong danh sách bằng cách sử dụng những công thức tính toán như hàm SUM hoặc AVERAGE.
2.4. Theo dõi thông tin về tài sản hao mòn, thay thế
Người dùng theo dõi thông tin về tình trạng hao mòn của tài sản và thời gian cần thay thế tài sản.
2.5. Tạo báo cáo thống kê về tài sản
Quản lý tài sản công ty bằng Excel giúp bạn xuất bản báo cáo dưới dạng biểu đồ, đồ thị hoặc bảng thống kê để chia sẻ chúng với các bên liên quan.
MISA AMIS Tài sản là giải pháp đơn giản hóa công tác quản lý tài sản, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng. Phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS cung cấp nhiều tính năng hữu ích.
Đầu tiên, nó cho phép dễ dàng tra cứu tình hình sử dụng và quản lý số lượng tài sản theo từng bộ phận và vị trí. Điều này giúp trong việc điều chuyển và phân bổ tài sản một cách hợp lý, tối ưu hóa giá trị sử dụng của chúng.
MISA AMIS giám sát và nắm bắt tức thì tình trạng của tài sản để có thể tiến hành sửa chữa và nâng cấp kịp thời. Phần mềm hỗ trợ người dùng bảo dưỡng đúng hạn, đảm bảo rằng tài sản luôn hoạt động ở trạng thái tốt nhất.
Một ưu điểm khác của MISA AMIS Tài sản là chuẩn hóa quy trình và đồng nhất thông tin về tài sản giữa các bộ phận. Điều này giảm thời gian trao đổi và tương tác giữa các bộ phận trong công tác quản lý tài sản.
Từ đó, MISA AMIS Tài sản nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong các hoạt động như kiểm kê, kiểm đếm và lập báo cáo tình hình sử dụng tài sản.
3. Vai trò
3.1. Phòng tránh thất thoát
Nhiều doanh nghiệp hiện nay không nắm được tất cả số lượng tài sản mà họ sở hữu và vận hành. Điều đó dẫn đến nguy cơ thất lạc hoặc mất mát. Vì vậy, bước đầu tiên để đảm bảo quản lý tài sản chính xác là thu thập thông tin và theo dõi định kỳ.
Mẫu quản lý tài sản bằng Excel sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh tình trạng này. Bằng cách ghi chép chi tiết về tài sản, người dùng có thể theo dõi và kiểm soát số lượng tài sản hiện có.
3.2. Tăng cường hiệu quả sử dụng
Đối với những tài sản được thiết kế phức tạp như máy móc, thiết bị văn phòng tự động hoặc thiết bị công nghệ thông tin, nhân viên có thể không hiểu hết về tính năng. Kết quả là, những tài sản đó vẫn chưa được sử dụng tối đa, ảnh hưởng xấu đến lợi tức đầu tư trong suốt vòng đời của chúng.
Cách tốt nhất để giải quyết rủi ro trên là thống kê các loại tài sản, lưu lại hướng dẫn sử dụng để hướng dẫn cho nhân viên. Nhờ đó, bạn có thể đảm bảo nhân viên sử dụng tài sản hợp lý, hiệu quả trong quá trình làm việc.
3.3. Lập ngân sách
Mẫu quản lý tài sản bằng Excel cung cấp cơ sở dữ liệu chi tiết cho phép người dùng lập ngân sách chính xác. Người quản lý có thể dự đoán các chi phí thay thế và bảo trì trong tương lai khi theo dõi giá trị, tuổi thọ và tình trạng hao mòn của tài sản. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng tối ưu, giảm thiểu tình trạng lãng phí ngân sách.
Xem thêm: Thiết lập quy trình quản lý tài sản: Cách hiệu quả để tối ưu hóa tài nguyên doanh nghiệp
II. Cấu trúc của file quản lý tài sản bằng excel
Để quản lý tài sản công ty bằng Excel, mẫu quản lý tài sản cố định cần bao gồm các thành phần sau:
Tài sản:
- Mã số tài sản: Định danh duy nhất cho từng tài sản
- Tên tài sản: Mô tả ngắn gọn để dễ nhận biết
- Loại tài sản: Phân loại tài sản vào các nhóm cụ thể, ví dụ: phần cứng, phần mềm máy tính
Vị trí đang sử dụng/được cấp tài sản:
- Bộ phận: Liệt kê vị trí của từng tài sản theo phòng ban hoặc nhân sự
- Không gian: Cung cấp thông tin vị trí chính xác của từng tài sản theo cơ sở/tòa nhà
Lịch sử mua hàng:
- Ngày đặt hàng cuối cùng: Ngày ghi nhận lần đặt hàng gần nhất
- Nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp cung cấp lô hàng/thiết bị
Giá mua: Giá mua của từng mặt hàng
Ngày hết hạn bảo hành sản phẩm: Thông tin về ngày hết hạn bảo hành sản phẩm.
Số lượng/giá trị tài sản:
- Tình trạng: Trạng thái của từng tài sản (đang sử dụng, bảo trì, hư hỏng, v.v.)
- Tính khả dụng của từng tài sản: Số lượng tài sản hiện có
- Giá trị tiền tệ của từng tài sản: Thông tin về giá trị tiền tệ của từng tài sản
- Giá trị tích lũy cho từng tài sản: Tính tổng giá trị tích lũy của từng tài sản bằng cách nhân số lượng với giá trị tài sản
Thông tin kỹ thuật:
- Model: Thông tin chi tiết về thiết kế sản phẩm.
- Mã số nhà cung cấp: Ghi lại số nhà cung cấp cho từng tài sản.
- Notes: Ghi chú các thông tin liên quan
Tổng giá trị tài sản: Tự động tính tổng giá trị tài sản trong kho.
Ngoài ra, mẫu quản lý tài sản, thiết bị công ty bằng Excel còn có thể bao gồm các thành phần khác như:
- Tình trạng mua mới: Thông tin về trạng thái của trang thiết bị để đánh giá có cần mua mới hay không
- Số lượng tài sản cần sắp xếp, lưu trữ: Nhập số lượng tài sản cần lưu kho hoặc cấp phát
- Trạng thái sản xuất: Xác định trạng thái của tài sản với nhà cung cấp để dự phòng cho quý mới (có sẵn hoặc đã ngừng sản xuất)
III. Mẫu file quản lý tài sản cho doanh nghiệp
Dưới đây là một số mẫu File phổ biến mà doanh nghiệp thường sử dụng. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý hoặc lĩnh vực ngành nghề, người quản lý có thể tùy chỉnh thông tin để theo dõi chuẩn xác hơn:
IV. Nhược điểm của cách quản lý tài sản công ty bằng excel và cách giải quyết
Mẫu quản lý tài sản cố định bằng Excel mang lại nhiều ưu điểm như tính dễ sử dụng, chi phí thấp và linh hoạt. Tuy nhiên, cùng với những lợi ích đó, cũng tồn tại một số hạn chế như sau:
- Hạn chế sự linh hoạt: Mẫu quản lý tài sản cố định bằng Excel thường được thiết kế theo một khuôn mẫu chung, khó linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Điều này làm hạn chế khả năng mở rộng theo quy mô, hệ thống quy trình hay yêu cầu quản lý tài sản riêng của mỗi tổ chức. Nếu doanh nghiệp muốn theo dõi các thuộc tính tài sản cụ thể hoặc xây dựng các báo cáo tùy chỉnh thì Excel không thể đáp ứng toàn bộ.
- Dễ phát sinh sai sót: Việc nhập liệu thủ công khi quản lý tài sản bằng excel thường tồn tại khả năng xảy ra sai sót. Ngay cả với tính toán đơn giản như tính tổng giá trị tài sản, việc nhập sai số liệu có thể gây ra sự không chính xác và ảnh hưởng đến quá trình quản lý. Với số lượng tài sản lớn, hoạt động kiểm tra, kiểm đếm và sửa lỗi trở nên phức tạp và tốn thời gian.
- Vấn đề bảo mật: File quản lý tài sản bằng Excel lưu trữ dữ liệu trên máy tính cá nhân của người dùng. Do đó, dữ liệu có thể bị ảnh hưởng trong trường hợp máy tính bị nhiễm virus, bị mất mát hoặc truy cập trái phép từ người khác. Ngoài ra, việc chia sẻ dữ liệu và cập nhật thông tin giữa các thành viên trong tổ chức cũng không liền mạch, tự động cập nhật.
Do đó, để giải quyết những hạn chế này, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp. Phần mềm này cung cấp tính năng kiểm soát tài sản thông minh, cho phép tùy chỉnh dễ dàng theo yêu cầu. Đặc biệt, nó cung cấp tính năng bảo mật cao, bảo vệ dữ liệu tài sản khỏi các rủi ro và cho phép quản lý dễ dàng ngay trên điện thoại.
MISA AMIS Tài sản tự hào là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu đến 90% tình trạng thất thoát, sử dụng không hiệu quả và cấp phát tài sản không hiển thị.
Phần mềm mang đến những lợi ích đặc biệt cho mọi bộ phận trong doanh nghiệp:
- Đối với chủ doanh nghiệp: MISA AMIS Tài sản cung cấp thông tin nhanh chóng về tình trạng, số lượng và sử dụng tài sản của từng bộ phận và chi nhánh. Chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định điều phối tài sản chính xác và lập kế hoạch, dự toán ngân sách phù hợp.
- Đối với cán bộ quản lý tài sản: MISA AMIS Tài sản hỗ trợ xử lý và tiếp nhận các yêu cầu như cấp phát, báo hỏng, báo mất… Cán bộ quản lý có thể truy xuất thông tin, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản và tiến hành kiểm kê một cách nhanh chóng.
- Đối với nhân viên: Đội ngũ nhân viên được cấp quyền truy cập để theo dõi tài sản, lập đề nghị cấp phát và phát ngay trên phần mềm.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
