Quản lý tài liệu: Cách thức đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả

29/09/2023

Loading

Khi doanh nghiệp càng phát triển, số lượng văn bản, tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ sẽ càng tăng cao. Lúc này, công tác quản lý tài liệu cần được đầu tư bài bản để tránh lãng phí thời gian, công sức bảo quản. 

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp quản lý hồ sơ, văn bản hiệu quả nhất? Các công cụ nào có thể hỗ trợ bộ phận văn thư tối ưu hiệu suất, xử lý văn bản nhanh chóng? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 

cách thức quản lý tài liệu hiệu quả
Cách thức quản lý tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp

I. Các vấn đề trong quản lý văn bản giấy tờ của doanh nghiệp

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích như trên, song nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa coi trọng việc quản lý tài liệu chặt chẽ. Từ đó nảy sinh ra nhiều vấn đề bất cập như: 

1. Sắp xếp tài liệu lộn xộn, không theo quy tắc

Do thiếu hệ thống quy định, quy chuẩn nên bộ phận tiếp nhận, luân chuyển tài liệu không thể sắp xếp tài liệu hợp lý. Nhân sự quản lý sẽ phân loại văn bản, hồ sơ theo logic riêng. Trong trường hợp nhân sự nghỉ việc, quá trình bàn giao, tiếp nhận thông tin sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, công sức. 

các vấn đề khi quản lý tài liệu
Một số vấn đề thường gặp khi quản lý tài liệu trong doanh nghiệp

Việc này vừa ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, vừa dẫn đến tình trạng tài liệu dễ bị thất lạc, lẫn lộn với nhau. 

2. Lơ là việc quản lý phiên bản và sự thay đổi tài liệu

Khi nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu, việc kiểm soát phiên bản và sự thay đổi trở nên phức tạp. Nếu doanh nghiệp không theo dõi lịch sử phiên bản hay sự thay đổi tài liệu thì dễ dẫn đến nhầm lẫn, mất mát dữ liệu. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án lớn hoặc các nhóm làm việc đa phòng.

3. Không bảo mật, phân quyền truy cập tài liệu

Bảo mật thông tin cũng như cấp quyền truy cập là một thách thức trong quản lý văn bản. Các tài liệu nhạy cảm cần được bảo vệ khỏi truy cập trái phép. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo rằng người có quyền thì dễ dàng tiếp cận thông tin. Lúc này, quản lý theo kiểu truyền thống sẽ khó đảm bảo cả tính bảo mật và dễ truy cập. 

II. Ý nghĩa và lợi ích của quản lý tài liệu trong doanh nghiệp

Quản lý tài liệu không đơn giản là việc tổ chức, lưu trữ các tài liệu một cách hợp lý. Hoạt động này còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp: 

ý nghĩa của việc quản lý tài liệu khoa học
Ý nghĩa của việc quản lý tài liệu khoa học
  • Tăng hiệu suất làm việc: Quản lý văn bản hiệu quả giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, đặc biệt là bộ phận văn thư. Nhờ tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh, chính xác, văn thư sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Họ tập trung tối ưu những nhiệm vụ khác như luân chuyển, trình ký, lưu kho thay vì mất thời gian loay hoay trong giấy tờ hỗn độn.
  • Tăng tính tổ chức: Công tác quản lý văn thư đảm bảo các tài liệu được sắp xếp, lưu trữ theo hệ thống tiêu chuẩn nhất định. Điều này tạo ra một môi trường làm việc gọn gàng, có tổ chức.
  • Kiểm soát phiên bản và sự thay đổi: Quản lý chặt chẽ cho phép người dùng theo dõi sát sao các phiên bản và sự thay đổi tài liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng nhầm lẫn, mất mát dữ liệu. Đồng thời, lịch sử thay đổi của tài liệu cũng được hiển thị rõ ràng.
  • Bảo mật và quyền truy cập: Quản lý tài liệu đảm bảo tính bảo mật và quyền truy cập đúng người, đúng lúc. Các tài liệu kinh doanh quan trọng sẽ được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép hoặc lạm dụng. Người quản lý dễ dàng phân quyền, chỉ những người được cấp phép mới có thể truy cập.

III. Các phương pháp quản lý tài liệu hiệu quả

1. Xây dựng chiến lược quản lý thông minh

Mục tiêu quản lý văn bản có thể là tăng cường hiệu suất làm việc, cải thiện tổ chức thông tin, đảm bảo tính bảo mật và quyền truy cập. Xác định mục tiêu và định rõ phạm vi giúp bộ phận văn thư tập trung vào những hoạt động chính, tránh lãng phí tài nguyên.

2. Đổi mới và tự động hóa quy trình quản lý tài liệu

Để đổi mới và tự động hóa quy trình quản lý tài liệu, doanh nghiệp cần triển khai các bước sau:

2.1. Đánh giá quy trình hiện tại

Đầu tiên, hãy xem xét quy trình quản lý giấy tờ hiện tại của tổ chức. Xác định rõ các khía cạnh mà doanh nghiệp muốn cải thiện như sự chậm trễ trong việc tìm kiếm tài liệu, mất mát tài liệu hay khó khăn trong việc chia sẻ, trình ký văn bản đến/đi…

2.2. Nghiên cứu các phần mềm quản lý tự động

Trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào tối ưu vận hành là tương lai tất yếu của mọi doanh nghiệp. Công tác văn thư cũng không nằm ngoài xu hướng này. 

giải pháp quản lý văn bản
Phần mềm quản lý tài liệu là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận văn thư

Vì vậy, người quản lý nên sớm tìm hiểu, lựa chọn các phần mềm quản lý văn bản có tính năng, độ tin cậy và phù hợp với nhu cầu làm việc. 

Xem thêm: 15+ phần mềm quản lý văn bản dễ sử dụng cho doanh nghiệp

2.3. Lập kế hoạch triển khai 

Tiếp theo, người quản lý cần lập kế hoạch chi tiết để thực hiện quản lý, lưu trữ dữ liệu văn bản. Điều này bao gồm việc xác định nguồn lực, phân công nhiệm vụ cho các thành viên và quy định công việc cụ thể. 

Kế hoạch triển khai nên đi theo hệ thống tổ chức minh bạch, yêu cầu sự tương tác và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Mặt khác, nó cũng đảm bảo rằng việc triển khai phần mềm diễn ra suôn sẻ, không gây gián đoạn cho hoạt động hàng ngày của nhân sự.

3. Giải pháp phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả

Phần mềm quản lý tài liệu (Electronic Document Management System – EDMS) là công cụ hỗ trợ phổ biến nhất để doanh nghiệp số hóa, quản lý và làm việc với tài liệu số. 

Phần mềm này giúp tổ chức, lưu trữ và truy xuất tài liệu dễ dàng theo danh mục, thẻ, hoặc hệ thống phân loại khác nhau. Người dùng cũng có thể tìm kiếm thông tin dựa trên từ khóa, quản lý phiên bản và kiểm soát quyền truy cập.

Bên cạnh đó, đối với các tài liệu cần được xử lý và phê duyệt theo quy trình nhất định, phần mềm cung cấp luồng luân chuyển tài liệu đến và đi thuận tiện. Hệ thống cho phép người dùng tiếp nhận, đăng ký và trình ký văn bản đến, văn bản đi tiện lợi. 

Mọi thông báo sẽ được gửi đến cho các bên liên quan, đảm bảo tính chuẩn mực và minh bạch trong quá trình xử lý tài liệu.

Để đánh giá và lựa chọn phần mềm phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo một số tính năng sau đây:

  • Nhập khẩu văn bản, tài liệu từ file excel lên phần mềm
  • Phân quyền quản lý văn thư theo vị trí, trách nhiệm
  • Cập nhật công văn, tài liệu đi/đến lên hệ thống quản lý chung
  • Tra cứu, tìm kiếm các văn thư đi/đến trong kho lưu trữ
  • Tự động lưu lại tất cả các thao tác của người dùng (thêm, sửa, xóa) 
  • Thiết lập quy tắc đánh mã văn bản nhất quán
  • Phân loại văn thư để quản lý 

Hiện nay, MISA AMIS Văn thư là một trong những ứng dụng đáp ứng đầy đủ các tính năng quản lý tài liệu với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Người dùng không chỉ tìm kiếm nhanh các tài liệu đi/đến trên hệ thống văn thư của đơn vị mà còn theo dõi văn thư chặt chẽ, tối ưu các vấn đề đã nêu trên.

Phần mềm có phân quyền truy cập, chỉnh sửa quản lý văn thư, đồng thời kiểm soát cả việc đăng nhập sửa đổi nội dung văn bản thông qua lịch sử truy cập. Thêm vào đó, MISA AMIS Văn thư mang sẵn những báo cáo vô cùng trực quan, rõ ràng về tình trạng xử lý, mức độ bảo mật hoặc mức độ khẩn cấp của văn bản.

4. Đào tạo và hỗ trợ nhân viên về quy trình và công cụ quản lý tài liệu

Người quản lý phải tổ chức truyền thông, đào tạo và hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, từ cách tải lên và lưu trữ tài liệu đến cách tìm kiếm, chia sẻ và cộng tác tập trung. 

Sau buổi đào tạo ban đầu, doanh nghiệp cũng nên khuyến khích nhân viên chia sẻ, gợi ý và tư vấn với nhau về việc sử dụng phần mềm theo quy trình mới. Đây là cách thức hiệu quả để nhân viên nhanh chóng tiếp nhận sự thay đổi, chủ động thay đổi cách thức làm việc. 

5. Đánh giá và cải tiến

Cuối cùng, doanh nghiệp tiến hành đánh giá hiệu quả của phần mềm quản lý văn bản và quy trình mới. Xem xét phản hồi từ người dùng và tìm hiểu cách để tối ưu hóa và cải thiện quy trình sao cho phần mềm đáp ứng tốt yêu cầu, mục tiêu của tổ chức.

IV. Kết luận

Như vậy, việc quản lý tài liệu chính xác và hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc, cải thiện việc tìm kiếm thông tin, đảm bảo tính bảo mật, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xử lý văn bản đến/đi. Đặc biệt, ứng dụng công nghệ và phần mềm sẽ tiết kiệm tối đa công sức và thời gian tiêu tốn cho công việc so với quản lý tài liệu kiểu truyền thống.

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả