Quản lý tài liệu: Cách đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả

Khi doanh nghiệp càng phát triển, số lượng văn bản, tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ sẽ càng tăng cao. Lúc này, công tác quản lý tài liệu cần được đầu tư bài bản để tránh lãng phí thời gian, công sức bảo quản. 

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp quản lý hồ sơ, văn bản hiệu quả nhất? Các công cụ nào có thể hỗ trợ bộ phận văn thư tối ưu hiệu suất, xử lý văn bản nhanh chóng? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 

1. Các vấn đề trong quản lý tài liệu của doanh nghiệp

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích như trên, song nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa coi trọng việc quản lý tài liệu chặt chẽ. Từ đó nảy sinh ra nhiều vấn đề bất cập như: 

• Lưu trữ chiếm không gian lớn: Quản lý tài liệu giấy thường yêu cầu không gian lưu trữ đáng kể, dẫn đến chi phí cao và khó khăn trong việc mở rộng.
• Khó truy cập và tìm kiếm: Tìm kiếm tài liệu giấy có thể mất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt nếu không có hệ thống lưu trữ và chỉ mục hiệu quả.
• Rủi ro mất mát, hư hại: Tài liệu giấy có nguy cơ cao bị mất mát hoặc hư hại do các yếu tố như hỏa hoạn, nước, hoặc sự cố vật lý khác.
• Bảo mật thấp, dễ thất lạc: Việc bảo mật tài liệu giấy thường kém hiệu quả hơn so với tài liệu số, dễ dẫn đến rò rỉ hoặc thất lạc thông tin.
• Tuân thủ phức tạp, khó kiểm soát: Việc đảm bảo tài liệu giấy tuân thủ các quy định pháp lý có thể phức tạp và khó kiểm soát.
• Quy trình xử lý chậm, tốn kém: Xử lý tài liệu giấy thường chậm và tốn kém hơn so với tài liệu số, từ việc sao chép đến phân phối và lưu trữ.

Xem thêm: 15+ phần mềm quản lý văn bản dễ sử dụng cho doanh nghiệp

2. Lợi ích của việc quản lý tài liệu khoa học trong doanh nghiệp

Quản lý tài liệu không đơn giản là việc tổ chức, lưu trữ các tài liệu một cách hợp lý. Hoạt động này còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp: 

• Tăng tính tổ chức: Công tác quản lý văn thư đảm bảo các tài liệu được sắp xếp, lưu trữ theo hệ thống tiêu chuẩn nhất định. Điều này giúp tìm kiếm và truy xuất dữ liệu dễ dàng hơn.
• Tăng cường khả năng hợp tác: Quản lý tài liệu hiệu quả thúc đẩy sự cộng tác giữa các bộ phận và nhân viên trong tổ chức, giúp chia sẻ và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu tự động hóa nhiều quy trình và giảm thiểu sự trùng lặp công việc, từ đó tiết kiệm thời gian làm việc, tăng năng suất và giảm chi phí vận hành.
• Tăng khả năng truy xuất thông tin: Việc quản lý tài liệu cải thiện khả năng truy cập và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, đáp ứng nhanh các yêu cầu kinh doanh và pháp lý. Nhờ tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh, chính xác, văn thư sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Họ tập trung tối ưu những nhiệm vụ khác như luân chuyển, trình ký, lưu kho thay vì mất thời gian loay hoay trong giấy tờ hỗn độn.
• Bảo tồn thông tin: Quy trình quản lý tài liệu hiệu quả giúp đảm bảo thông tin quan trọng được bảo quản an toàn, giảm nguy cơ mất mát dữ liệu do các sự cố không lường trước.
• Cải thiện bảo mật: Quản lý tài liệu đảm bảo tính bảo mật và quyền truy cập đúng người, đúng lúc, theo dõi sát sao các phiên bản và sự thay đổi tài liệu. Các tài liệu kinh doanh quan trọng sẽ được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép hoặc lạm dụng. Người quản lý dễ dàng phân quyền, chỉ những người được cấp phép mới có thể truy cập.

Tải ngay: Bộ tài liệu vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia

3. Các phương pháp quản lý tài liệu hiệu quả

Áp dụng những phương pháp tiên tiến trong quản lý tài liệu không chỉ giúp tổ chức lưu trữ và truy cập thông tin một cách an toàn mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số phương pháp quản lý tài liệu hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường bảo mật và cải thiện khả năng hợp tác.

3.1 Xây dựng chiến lược quản lý thông minh

Mục tiêu quản lý văn bản có thể là tăng cường hiệu suất làm việc, cải thiện tổ chức thông tin, đảm bảo tính bảo mật và quyền truy cập. Xác định mục tiêu và định rõ phạm vi giúp bộ phận văn thư tập trung vào những hoạt động chính, tránh lãng phí tài nguyên.

3.2 Đổi mới và tự động hóa quy trình quản lý tài liệu

Để đổi mới và tự động hóa quy trình quản lý tài liệu, doanh nghiệp cần triển khai các bước sau:

Đánh giá quy trình hiện tại

Đầu tiên, hãy xem xét quy trình quản lý giấy tờ hiện tại của tổ chức. Xác định rõ các khía cạnh mà doanh nghiệp muốn cải thiện như sự chậm trễ trong việc tìm kiếm tài liệu, mất mát tài liệu hay khó khăn trong việc chia sẻ, trình ký văn bản đến/đi…

Nghiên cứu các phần mềm quản lý tự động

Trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào tối ưu vận hành là tương lai tất yếu của mọi doanh nghiệp. Công tác văn thư cũng không nằm ngoài xu hướng này. 

Vì vậy, người quản lý nên sớm tìm hiểu, lựa chọn các phần mềm quản lý văn bản có tính năng, độ tin cậy và phù hợp với nhu cầu làm việc. 

Lập kế hoạch triển khai 

Tiếp theo, người quản lý cần lập kế hoạch chi tiết để thực hiện quản lý, lưu trữ dữ liệu văn bản. Điều này bao gồm việc xác định nguồn lực, phân công nhiệm vụ cho các thành viên và quy định công việc cụ thể. 

Kế hoạch triển khai nên đi theo hệ thống tổ chức minh bạch, yêu cầu sự tương tác và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Mặt khác, nó cũng đảm bảo rằng việc triển khai phần mềm diễn ra suôn sẻ, không gây gián đoạn cho hoạt động hàng ngày của nhân sự.

3.3 Giải pháp phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả

Phần mềm quản lý tài liệu (Electronic Document Management System – EDMS) là công cụ hỗ trợ phổ biến nhất để doanh nghiệp số hóa, quản lý và làm việc với tài liệu số. 

Phần mềm này giúp tổ chức, lưu trữ và truy xuất tài liệu dễ dàng theo danh mục, thẻ, hoặc hệ thống phân loại khác nhau. Người dùng cũng có thể tìm kiếm thông tin dựa trên từ khóa, quản lý phiên bản và kiểm soát quyền truy cập.

Bên cạnh đó, đối với các tài liệu cần được xử lý và phê duyệt theo quy trình nhất định, phần mềm cung cấp luồng luân chuyển tài liệu đến và đi thuận tiện. Hệ thống cho phép người dùng tiếp nhận, đăng ký và trình ký văn bản đến, văn bản đi tiện lợi. 

Mọi thông báo sẽ được gửi đến cho các bên liên quan, đảm bảo tính chuẩn mực và minh bạch trong quá trình xử lý tài liệu.

Để đánh giá và lựa chọn phần mềm phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo một số tính năng sau đây:

• Nhập khẩu văn bản, tài liệu từ file excel lên phần mềm
• Phân quyền quản lý văn thư theo vị trí, trách nhiệm
• Cập nhật công văn, tài liệu đi/đến lên hệ thống quản lý chung
• Tra cứu, tìm kiếm các văn thư đi/đến trong kho lưu trữ
• Tự động lưu lại tất cả các thao tác của người dùng (thêm, sửa, xóa) 
• Thiết lập quy tắc đánh mã văn bản nhất quán
• Phân loại văn thư để quản lý 

Hiện nay, MISA AMIS Văn thư (sản phẩm của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm) là một trong những ứng dụng đáp ứng đầy đủ các tính năng quản lý tài liệu với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Người dùng không chỉ tìm kiếm nhanh các tài liệu đi/đến trên hệ thống văn thư của đơn vị mà còn theo dõi văn thư chặt chẽ, tối ưu các vấn đề đã nêu trên.

Dùng thử miễn phí

Phần mềm có phân quyền truy cập, chỉnh sửa quản lý văn thư, đồng thời kiểm soát cả việc đăng nhập sửa đổi nội dung văn bản thông qua lịch sử truy cập. Thêm vào đó, MISA AMIS Văn thư mang sẵn những báo cáo vô cùng trực quan, rõ ràng về tình trạng xử lý, mức độ bảo mật hoặc mức độ khẩn cấp của văn bản.

Đặc biệt, doanh nghiệp có thể thiết lập và tự động hóa quy trình xử lý văn bản một cách liền mạch để mỗi văn bản luôn được ghi nhận trạng thái, nhật ký hoạt động và người đang xử lý. Nhờ đó, tình trạng bỏ sót công văn được loại bỏ hoàn toàn.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn thư để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản. Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn thư tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

3.4 Đào tạo và hỗ trợ nhân viên về quy trình và công cụ quản lý tài liệu

Người quản lý phải tổ chức truyền thông, đào tạo và hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng hệ thống quản lý tài liệu, từ cách tải lên và lưu trữ tài liệu đến cách tìm kiếm, chia sẻ và cộng tác tập trung. 

Sau buổi đào tạo ban đầu, doanh nghiệp cũng nên khuyến khích nhân viên chia sẻ, gợi ý và tư vấn với nhau về việc sử dụng phần mềm theo quy trình mới. Đây là cách thức hiệu quả để nhân viên nhanh chóng tiếp nhận sự thay đổi, chủ động thay đổi cách thức làm việc. 

3.5 Đánh giá và cải tiến

Cuối cùng, doanh nghiệp tiến hành đánh giá hiệu quả của phần mềm quản lý văn bản và quy trình mới. Xem xét phản hồi từ người dùng và tìm hiểu cách để tối ưu hóa và cải thiện quy trình sao cho phần mềm đáp ứng tốt yêu cầu, mục tiêu của tổ chức.

4. Tạm kết

Như vậy, việc quản lý tài liệu chính xác và hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc, cải thiện việc tìm kiếm thông tin, đảm bảo tính bảo mật, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xử lý văn bản đến/đi. Đặc biệt, ứng dụng công nghệ và phần mềm sẽ tiết kiệm tối đa công sức và thời gian tiêu tốn cho công việc so với quản lý kiểu truyền thống.