Tự động hóa doanh nghiệp là gì? Các bước cơ bản để tự động hóa

Khái niệm tự động hóa doanh nghiệp là gì được “sinh ra” để giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, thời gian hoạt động mà vẫn nâng cao được hiệu quả kinh doanh. Theo dõi bài viết sau để hiểu hơn về thuật ngữ này nhé.

I. Giới thiệu tổng quan về tự động hóa doanh nghiệp 

1. Khái niệm tự động hóa doanh nghiệp là gì? 

Có thể hiểu đơn giản tự động hóa doanh nghiệp là gì mô tả quá trình sử dụng các phần mềm hoặc công nghệ tân tiến trong công việc. 

Quy trình tự động hóa doanh nghiệp xác định các khâu đang mất nhiều thời gian, các công việc được lặp lại và thực hiện thay thế chúng bằng máy móc. Việc áp dụng tự động hóa doanh nghiệp yêu cầu phải có mục đích rõ ràng và nhất quán ngay từ lúc khởi tạo.

Sự phát triển của xu hướng tự động hóa doanh nghiệp là nhu cầu tất yếu khi công nghệ kỹ thuật hiện đại đem đến nhiều cơ hội đổi mới. Giờ đây, doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi hoạt động, tối ưu thời gian và quy trình làm việc truyền thống để nâng cao hiệu suất, tối ưu hiệu quả kinh doanh. Do đó, bất kỳ ai cũng cần sẵn sàng những tri thức và nguồn lực để tiếp tục bứt phá cùng chuyển đổi số trong tương lai. TẶNG BẠN MIỄN PHÍ BỘ TÀI LIỆU VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP

2. Vai trò của tự động hóa doanh nghiệp

Với những đặc điểm trên, tự động hóa giúp cấp trên có thể dễ dàng theo dõi đúng tiến độ của mỗi nhân viên. Đồng thời, nó nâng cao năng suất, hạn chế rủi ro để đạt được mục tiêu chung là phát triển doanh nghiệp.

Trong hệ thống tự động hóa cũng phân công các nhiệm vụ của mỗi cá nhân và đặt ra từng mốc thời gian hoàn thành. Từ đó, doanh nghiệp đảm bảo các công việc đi đúng tiến độ và đạt được chất lượng cao nhất. 

Hiện nay, khá nhiều nhân viên đang nhầm lẫn việc tự động hóa doanh nghiệp sẽ thay thế con người. Thế nhưng, thực chất việc chuyển đổi số sang tự động hóa sẽ làm tăng hiệu quả cũng như đem lại sự an toàn, tiện lợi hơn cho nhân viên. 

II. Các xu hướng tự động hóa doanh nghiệp 

Năm 2023 là bước ngoặt đánh dấu sự bùng nổ của các giải pháp tự động hóa, hướng đến sự tối giản và năng động. Điều này không chỉ áp dụng cho các sản phẩm và dịch vụ mà còn ảnh hưởng sâu rộng đến phần mềm, quy trình vận hành và cả quá trình logistics.

Phó Tổng thư ký của Hội Tự động hóa Việt Nam, ông Đỗ Mạnh Cường, đã đưa ra quan sát rằng Việt Nam hiện đang ở giai đoạn thứ ba trong quá trình tự động hóa. Giai đoạn này bao gồm việc triển khai các công nghệ số như phân tích dữ liệu, kết nối mạng nhanh, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong tự động hóa, tích hợp công nghệ thông tin và công nghệ vận hành, tự động trong việc đưa ra quyết định.

Hội Tự động hóa Việt Nam chỉ ra, trong bảy bước tự động hóa, hầu hết các công ty Việt Nam đang hoạt động ở cấp độ 3 đến 5. Nghĩa là chỉ mới áp dụng tự động hóa một phần. Đây là giai đoạn mà việc tiếp nhận công nghệ mới như AI còn tồn tại nhiều thách thức.

Đối mặt với thời đại số hóa, các mô hình doanh nghiệp truyền thống sẽ dần được chuyển đổi sang các mô hình kinh doanh số hóa hiện đại. Mọi quy trình trong doanh nghiệp chuyển sang tự động hóa, dựa trên dữ liệu để vận hành giúp đội ngũ phản ứng linh hoạt hơn với những thay đổi của thị trường.

1. Trí tuệ nhân tạo (AI)

Trí tuệ nhân tạo là nền tảng cho ngành công nghiệp tự động hóa. Độ phức tạp của các giải pháp phân tích sẽ biến đổi tùy thuộc vào từng ứng dụng cụ thể.

Các doanh nghiệp cần chủ động đầu tư vào công nghệ AI nếu muốn nâng cao sức cạnh tranh với những đối thủ trẻ sớm ứng dụng tự động hóa hiện nay. Dự kiến trong tương lại sẽ có sự tăng trưởng đột biến trong thiết kế chip hỗ trợ AI, nâng cao khả năng tích hợp vào phần cứng.

2. Blockchain và tự động hóa doanh nghiệp

Blockchain mang lại sự quản lý phi tập trung, tăng tốc độ tự động hóa trong hai phạm trù chính:

• Truy xuất nguồn gốc và quản lý chuỗi cung ứng: Blockchain cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu phân tán và đơn giản hóa giao tiếp giữa các nút, làm giảm khả năng sai sót trong nhập liệu. Điều này dẫn đến việc theo dõi chuỗi cung ứng theo thời gian thực và đáng tin cậy.
• Tích hợp thiết bị IoT với vận hành: Sự kết hợp của 5G, Internet vạn vật (IoT), và điện toán biên sẽ đưa tự động hóa doanh nghiệp lên tầm cao mới. Khi điều kiện được xác lập, các thiết bị IoT có thể tự vận hành, tự thực hiện giao dịch và giải quyết vấn đề sản xuất mà không cần sự can thiệp của con người.

3. Robotics

Robotics cung cấp giải pháp thay thế lao động, đặc biệt là trong các tác vụ phức tạp và nguy hiểm.

Thị trường robot toàn cầu có giá trị 98 tỷ USD vào năm 2018 và dự kiến sẽ tăng lên trên 275 tỷ USD vào năm 2025. Người tiêu dùng và các nhà đầu tư hiện tại nên hướng đến đầu tư vào các công nghệ và dự án mới, với sự nghiên cứu và phát triển tính năng mới cùng chi phí thấp để tăng khả năng cạnh tranh và thích nghi.

3. Big Data và ứng dụng phân tích số liệu

Chuyên gia đánh giá rằng tự động hóa đã chứng kiến sự chuyển mình từ một thời kỳ đặc trưng bằng việc tự động hóa quy trình kinh doanh sang một kỷ nguyên mới – kỷ nguyên của dữ liệu lớn. Ví dụ, trong ngành công nghiệp sản xuất, việc sử dụng phân tích dữ liệu lớn có thể  tối ưu hóa quy trình sản xuất, cải thiện chất lượng sản phẩm và giảm thời gian lãng phí. Nó cũng giúp dự đoán bảo dưỡng, giảm chi phí và tăng hiệu suất.

III. Những hình thức tự động hóa phổ biến nhất

Nếu bạn đang băn khoăn tìm kiếm hình thức tự động hóa doanh nghiệp là gì, hãy tham khảo 3 hình thức phổ biến nhất. Chúng bao gồm tự động hóa đường ống bán hàng, tự động hóa quá trình kinh doanh và tự động hóa email. 

1. Tự động hóa đường ống bán hàng 

1.1. Tìm hiểu định nghĩa tự động hóa đường ống bán hàng

Tự động hóa đường ống bán hàng có nguồn gốc từ cụm từ “Sales Pipeline” hay còn gọi là đường ống bán hàng. Do đó, nó được hiểu là quá trình đưa các khách hàng tiềm năng bước sang những giai đoạn khác nhau trong tiến trình mua hàng của họ. 

Tự động hóa doanh nghiệp Sales Pipeline cho phép các đội ngũ lãnh đạo và nhân viên nắm được các nhiệm vụ cần làm để tiếp cận khách hàng tiềm năng. Công việc sẽ được thực hiện nhờ vào các thông tin liên hệ và có ghi chú của phòng kinh doanh. 

1.2. Ưu điểm của tự động hóa đường ống bán hàng

Hình thức này giúp doanh nghiệp đáp ứng đúng nhu cầu của các khách hàng tiềm năng bằng các dữ liệu có tính dự báo. Nhờ vào đó, doanh nghiệp tạo ra các bước nhảy vọt thành công trong suốt quá trình kinh doanh. 

Ngoài ra, tự động hóa đường ống bán hàng còn giúp cho doanh nghiệp chốt được nhiều đơn hàng hơn. Thậm chí công việc này có khả năng duy trì hoạt động bán hàng ổn định, bảo đảm hiệu quả phát triển bền vững cho các doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

2. Tự động hóa quá trình kinh doanh (BPA)

Với hình thức tự động hóa quá trình kinh doanh, doanh nghiệp sẽ tối ưu năng suất cao hơn. Thay vì để nhân viên thực hiện các công việc thủ công đơn giản, giờ đây các tính năng tự động cho phép họ hoàn thành đúng công việc nhanh chóng, chính xác.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng chức năng phân công nhiệm vụ ở phần mềm quản lý công việc. Như vậy, các cá nhân vừa nhận thức được trách nhiệm của bản thân vừa báo cáo liên tục.

3. Tự động hóa email 

Theo các con số thống kê từ nguồn Wispond.com, có khoảng 3,2 tỷ tài khoản email trên toàn thế giới. Đồng thời, có tới 91% người dùng kiểm tra thư mới mỗi ngày. Dựa vào những số liệu trên, chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy tự động hóa email là một phần không thể nào thiếu trong nỗ lực tự động hóa doanh nghiệp ngày nay.

Những email có nội dung phù hợp với từng người dùng sẽ được tự động gửi đi. Không những vậy, doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra được quá trình nhận email của khách hàng. Nó bao gồm các thông tin từ thời gian, số lần mở email hay họ có click vào link đính kèm theo không.

Trong công cuộc tự động hóa doanh nghiệp, sử dụng email là hình thức tiếp thị đem lại hiệu quả cao. Vì vậy, hầu hết mọi doanh nghiệp hiện đại đều dùng phương thức này để tiếp cận được số lượng khách hàng rộng lớn hơn.

TRẢI NGHIỆM SỨC MẠNH VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP HỢP NHẤT VÀ HIỆU QUẢ TRÊN NỀN TẢNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN MISA AMIS 

IV. Các bước cơ bản để tự động hóa 

Sau khi tìm hiểu tự động hóa doanh nghiệp là gì, doanh nghiệp cần lựa chọn các bước triển khai phù hợp. Ở mỗi ngành nghề, cách thức kinh doanh đặc thù sẽ khiến doanh nghiệp phải vận dụng tự động hóa khác nhau. 

Ví dụ, các ngành nghề đã có sẵn nền tảng kỹ thuật số như ngành bán lẻ, truyền thông, dịch vụ hay công nghệ sẽ dễ tiếp cận quy trình tự động hóa doanh nghiệp hơn. Hãy tham khảo 5 bước tự động hóa cơ bản trong doanh nghiệp dưới đây:

1. Xác định được công việc không hiệu quả và đặt ra mục tiêu 

Bước đầu tiên, ban lãnh đạo cần làm là tìm ra các công việc hoạt động không hiệu quả hoặc lặp đi lặp lại trong suốt quá trình làm việc. 

Bạn có thể quan sát danh sách việc làm tương ứng với thời gian hoàn thành công việc. Khi đối chiếu với kết quả cuối cùng, doanh nghiệp sẽ tìm ra vị trí của nút thắt. 

Từ đó, người quản lý nhanh chóng tìm ra phương pháp cải thiện chất lượng công việc. Việc này cũng đem đến hướng chuyển đổi tốt nhất cho tự động hóa doanh nghiệp. 

2. Xây dựng một quy trình phù hợp

Khi doanh nghiệp có một quy trình bài bản ngay từ những bước đầu, quá trình hoạt động phát triển cũng trở nên bền vững hơn. Do đó, bước tiếp theo của việc xác định công việc cần tự động hóa là doanh nghiệp phải thiết lập trình tự thực hiện dựa vào nguồn lực và mục tiêu cụ thể.

>> Xem Thêm: Vận hành doanh nghiệp hiệu quả và bứt phá trong thời đại số: Lời giải nào cho nhà quản lý?

3. Lựa chọn các phần mềm để triển khai

Kế tiếp, doanh nghiệp phải chọn ra các phần mềm phù hợp để giải bài toán chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Một phần mềm toàn diện sẽ giúp bạn giao nhiệm vụ, quản lý đa tác vụ cũng như giám sát hiệu suất của nhân viên một cách tổng thể.

Trên thị trường hiện nay, AMIS Công việc tự hào là lựa chọn hàng đầu của hơn 170.000 doanh nghiệp. Với các tính năng tự động hóa thông minh, phần mềm quản lý công việc cho phép người đứng đầu quản lý mọi lúc mọi nơi, nhân viên phối hợp thuận lợi và phát hiện vấn đề tức thời.

>> Xem thêm: TOP 4 Phần mềm theo dõi công việc nhân viên + biểu mẫu download miễn phí

4. Đào tạo và hướng dẫn nhân viên 

Nhân viên là những người trực tiếp thực hiện, làm việc hàng ngày theo quy trình tự động. Vì thế, điều cơ bản nhất là đội ngũ của bạn có kiến thức về tự động hóa doanh nghiệp là gì. Đồng thời, họ phải phát triển được kỹ năng sử dụng công cụ, vận hành hệ thống.

Nhìn chung, nếu một doanh nghiệp mong muốn thay đổi chuyển đổi toàn bộ sang tự động hóa thì nhất định phải có sự đồng thuận của nhân viên. Vậy nên, các cuộc họp hay những buổi đào tạo, hướng dẫn là vô cùng cần thiết.

5. Đo lường trước hiệu quả thực hiện 

Bước cuối cùng cùng để tự động hóa doanh nghiệp là tiến hành đo lường, đánh giá kết quả thu được. Thông thường, doanh nghiệp sẽ phân công cho một quản lý cấp cao hoặc chính người lãnh đạo công ty phải đảm nhiệm vai trò này.  

Đầu tiên, họ kiểm tra sự tích cực và khả năng vận hành của mỗi nhân viên trên quy trình làm việc mới. Thứ hai, họ cần giám sát liên tục những chỉ số nhằm nhận định kịp thời về  hiệu quả cũng như cải thiện các điểm còn thiếu sót. 

Giải pháp chuyển đổi số nào tốt nhất cho doanh nghiệp – Đăng ký tư vấn và khám phá sức mạnh của gói giải pháp MISA AMIS ngay hôm nay! 

Gói giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp MISA AMIS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc như kế toán, marketing bán hàng, quản lý nhân sự, điều hành doanh nghiệp, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

V. Kết luận 

Bên trên là toàn bộ thông tin về tự động hóa doanh nghiệp là gì và các bước cơ bản trong việc tự động hóa. Hy vọng bài viết đã giúp cho các doanh nghiệp biết thêm nhiều kiến thức hữu ích để hội nhập trong thời đại mới.