Quản lý - điều hành Công nghệ & đổi mới sáng tạo Dashboard là gì? Cách tạo báo cáo Dashboard cho từng phòng, ban

Dashboard là gì? Cách tạo báo cáo Dashboard cho từng phòng, ban

Trong thời đại ngày nay, phân tích và sử dụng dữ liệu hiệu quả là chìa khóa thành công của tất cả doanh nghiệp. Để phát huy tối đa tiềm năng từ dữ liệu lớn, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phổ biến báo cáo Dashboard giúp đơn giản và trực quan hóa thông tin. 

Vậy Dashboard là gì? Vai trò, cách thức hoạt động và xây dựng mẫu Dashboard cho từng phòng, ban như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

dashboard là gì trong doanh nghiệp
Ứng dụng Dashboard trong doanh nghiệp

I. Dashboard là gì?

1. Định nghĩa 

Dashboard là một bảng điều khiển kỹ thuật số dùng để thu thập, tổng hợp dữ liệu trong tổ chức. Cụ thể hơn, khái niệm Dashboard là gì mô tả hình thức báo cáo trên giao diện trực quan, hiển thị tất cả dữ liệu dưới dạng bảng biểu, sơ đồ. 

Dashboard cung cấp bức tranh tổng quan về mọi mặt sản xuất kinh doanh hay vận hành nội bộ của doanh nghiệp. Nó giúp người đứng đầu nắm được thông tin ngắn gọn nhưng đầy đủ ý nghĩa về hoạt động chung . 

Với đặc tính linh hoạt, Dashboard cho phép doanh nghiệp xây dựng thước đo tốc độ tăng trưởng chính xác theo thời gian. Người dùng không chỉ tiết kiệm thời gian so sánh thủ công mà còn dễ dàng đánh giá công việc chuẩn xác. 

2. Một số khái niệm liên quan

2.1. KPI Dashboard

KPI là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, công cụ đo lường phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận và cá nhân. Việc theo dõi đánh giá KPI sát sao tạo nên động lực phấn đấu cho đội ngũ nhân sự, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ. 

kpi dashboard trong doanh nghiệp
Bảng KPI Dashboard dùng để đánh giá hiệu suất, kết quả làm việc của nhân sự

Do đó, KPI Dashboard cần đảm bảo đo lường được chỉ số hiệu suất của nhân viên, nhóm làm việc đến các phòng, ban. Một KPI Dashboard chỉ đạt tiêu chuẩn khi làm rõ mục tiêu, trách nhiệm và cập nhật số liệu theo thời gian thực. 

2.2. Project Dashboard

Song hành cùng với KPI Dashboard, bảng điều khiển Project Dashboard tập trung theo dõi số liệu tổng quan của dự án. Người quản lý theo dõi các số liệu cụ thể liên quan đến tiến độ và mức độ hoàn thành thông qua những thông tin sau:

  • Thời hạn hoàn thành của dự án.
  • Nhiệm vụ và tiến độ của từng thành viên.
  • Ngân sách và các khoản chi tiêu thực tế. 
  • Số phần trăm hoàn thành mục tiêu.

III. Dashboard làm việc như thế nào?

Cách tiếp cận phổ biến nhất để thiết kế Dashboard là xây dựng bằng định dạng câu hỏi kinh doanh. Vì vậy, bảng dữ liệu Dashboard có nhiệm vụ làm rõ các vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp. 

Dữ liệu sẽ được hiển thị dưới nhiều dạng thức khác nhau như bảng, biểu đồ đường, biểu đồ thanh hoặc thước đo. Bảng hiển thị tạo điều kiện cho người quản lý giám sát và phát hiện lỗi sai nhanh chóng.

cách thức hoạt động của Dashboard
Cách thức hoạt động của Dashboard

Hình thức trình bày Dashboard được chú trọng biểu hiện qua màu sắc, ký tự đa dạng. Doanh nghiệp dễ dàng  thấu hiểu tình hình kinh doanh dựa trên dấu hiệu trực quan. Ví dụ, hình tam giác đỏ hướng xuống thường biểu thị sự sụt giảm, hình tam giác màu xanh lục hướng lên biểu thị sự tăng trưởng.

Ngoài ra, mọi thông tin và số liệu đều ưu tiên trình bày trên một màn hình duy nhất. Người dùng có quyền lựa chọn mẫu cố định hoặc tùy chỉnh để tương tác trực tiếp và gửi báo cáo liên thông đến nhiều bộ phận khác nhau. 

>> Xem thêm: IoT là gì? Những điều bạn cần biết về ứng dụng của IoT

III. Vai trò của Dashboard là gì?

Dashboard có vai trò hỗ trợ mạnh mẽ cho nhà quản lý, nhà lãnh đạo điều hành doanh nghiệp. Nhờ hệ thống sơ đồ tóm tắt thông tin mà các nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về thực trạng hoạt động của tổ chức. Từ đó, họ xác định được thách thức, cơ hội và thúc đẩy tinh thần làm việc hiệu quả. 

Một số ưu điểm nổi bật khi ứng dụng Dashboard trong doanh nghiệp là: 

  • Giúp nhà quản lý tìm ra vấn đề hạn chế, khắc phục lỗi sai một cách nhanh chóng. 
  • Giảm áp lực báo cáo, hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến lược dài hạn cho tổ chức.
  • Phù hợp với nhiều yêu cầu công việc nhờ sự linh hoạt, tương tác dễ dàng.
  • Ưu điểm lớn nhất của Dashboard là tự động lập báo cáo theo mẫu có sẵn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình làm việc. 
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần sẵn sàng những tri thức và nguồn lực để tham gia vào quá trình chuyển đổi số. Chính vì vậy, MISA AMIS mời bạn tham khảo nhay Ebook chuyên sâu dưới đây:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

IV. So sánh báo cáo Dashboard với báo cáo truyền thống

Việc thấu hiểu Dashboard là gì đặt ra câu hỏi: Doanh nghiệp nên ứng dụng báo cáo Dashboard hay báo cáo truyền thống? Trên thực tế, điều này tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp, song nhìn chung, Dashboard sở hữu nhiều tính năng ưu việt hơn cả. 

Báo cáo truyền thống Báo cáo Dashboard
Định nghĩa Các tài liệu tĩnh chứa dữ liệu ở dạng văn bản hoặc bảng biểu.  Công cụ trực quan hóa dữ liệu, bảng thông tin tổng hợp kết hợp nhiều báo cáo trên một màn hình duy nhất.
Thiết kế Báo cáo thường có nhiều trang, việc trình bày và theo dõi số liệu tốn nhiều thời gian. Doanh nghiệp không sắp xếp được nhiều thông tin so sánh đồng thời. Thiết kế bắt mắt, trình bày khoa học để người dùng đọc hiểu và so sánh đồng thời nhiều khối dữ liệu.  
Ưu điểm Báo cáo cung cấp thông tin theo dạng nghiên cứu chuyên sâu, chính xác và chi tiết. Dashboard giúp doanh nghiệp cập nhật số liệu biến đổi liên tục theo thời gian thực. Người dùng được quyền chỉnh sửa theo ý muốn, chia sẻ liên thông trong nội bộ và quyết định chính xác dựa trên dữ liệu khách quan. 
Nhược điểm Người dùng không thể tùy chỉnh, quá trình chỉnh sửa hay chia sẻ thường mất nhiều thời gian để in ấn hoặc gửi lại file gốc. Ngoài ra, hình thức này chỉ phù hợp với các thông số ổn định, không biến động liên tục.  Dashboard cần được thiết lập bởi các nhà phân tích dựa trên nền tảng công nghệ thông minh. 

>> Đọc thêm: Công nghệ số là gì? Lợi ích của công nghệ số với doanh nghiệp

V. Mẫu Dashboard cho các phòng, ban trong doanh nghiệp

1. Mẫu Dashboard cho Kế toán 

Đối với nghiệp vụ kế toán, nếu kế toán viên cộng sổ sách sai lệch thì toàn bộ báo cáo tài chính liên quan đều phải làm lại từ đầu. Điều này khiến thời gian quyết toán bị kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ doanh nghiệp. 

Bằng cách ứng dụng Dashboard, kế toán viên chỉ cần cung cấp số liệu ban đầu, hệ thống sẽ tự nhập hình thành các biểu đồ như biểu đồ chi phí, thu chi, lợi nhuận hay công nợ… Như vậy, kế toán có cơ sở đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, toàn diện.

mẫu Dashboard Kế toán
Mẫu Dashboard của bộ phận Kế toán

2. Mẫu Dashboard cho Nhân sự

Báo cáo Dashboard Nhân sự tổng hợp đầy đủ các thông tin cơ bản từ số lượng, cơ cấu nhân viên đến hình thức hợp đồng, tình trạng làm việc…. Ngoài ra, nó còn cung cấp thông tin về quy mô nhân sự thông qua các key metrics hay insights. Mục tiêu của Dashboard là giúp bộ phận quản trị nắm được dữ liệu cần thiết phục vụ việc tuyển dụng, kết nối, đảm bảo phúc lợi và giữ chân nhân sự tài năng. 

mẫu Dashboard nhân sự
Mẫu Dashboard quản lý thông tin nhân sự
mẫu Dashboard chấm công
Mẫu Dashboard theo dõi chấm công của nhân viên

3. Mẫu Dashboard Bán hàng

Sales Dashboard quản lý nhiều dữ liệu bán hàng quan trọng cho phép ban lãnh đạo kiểm soát và theo dõi kết quả hoạt động của đội ngũ. Thông qua lịch sử mua hàng, nội dung trao đổi… doanh nghiệp sẽ hiểu rõ nhu cầu người mua và tiếp cận bán hàng hiệu quả hơn. 

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các mẫu Dashboard Bán hàng để theo dõi hiệu suất, đánh giá KPI bán hàng, đo lường chu kỳ đơn hàng hay theo dõi tỷ lệ chuyển đổi. 

mẫu báo cáo bán hàng AMIS
Mẫu báo cáo Dashboard bán hàng doanh nghiệp cần biết

4. Mẫu Dashboard quản lý điều hành doanh nghiệp

Đối với nhà quản lý, bảng Data Dashboard cho phép họ tổ chức công việc, theo dõi báo cáo liên thông, cảnh báo tiến độ chung. Đồng thời, Dashboard còn giúp người đứng đầu dẫn dắt các bộ phận hướng tới mục tiêu, chiến lược kinh doanh phù hợp theo từng giai đoạn. 

mẫu Dashboard quản lý dự án
Mẫu Dashboard quản lý dự án công việc
mẫu Dashboard quản lý theo nhóm
Mẫu Dashboard quản lý theo các đội nhóm, phòng ban khác nhau
mẫu Dashboard quản lý công việc cá nhân
Mẫu Dashboard quản lý công việc cá nhân

Để sử dụng trực tiếp các các mẫu báo cáo tự động, thông minh và chính xác bên trên, doanh nghiệp cần đăng ký và trải nghiệm tại nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Đây là gói giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp hàng đầu tích hợp đầy đủ phần mềm quản lý trên 1 nền tảng duy nhất. Doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai đồng bộ hoặc sử dụng từng nghiệp vụ chủ chốt như Kế toán, Nhân sự, Bán hàng hay Điều hành. 

Bên cạnh tính năng cập nhật số liệu tức thời, xuất bản báo cáo Dashboard đa chiều, nền tảng MISA AMIS còn có thể lập kế hoạch, giao việc chi tiết và phối hợp toàn diện giữa các phòng ban. Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí đầu tư vào chuyển đổi số, từng bước tối ưu năng suất và tăng trưởng doanh số vượt bậc.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ TRẢI NGHIỆM GÓI GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP NGAY HÔM NAY

VI. Lời kết 

So cách báo cáo công việc truyền thống, việc thấu hiểu Dashboard là gì giúp doanh nghiệp cải tiến hiệu quả vượt trội nhờ hệ thống xử lý thông tin hiện đại, tức thời. Dashboard không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kinh doanh dễ dàng mà còn tạo ưu thế cho quá trình hoạch định chiến lược phát triển trong tương lai. 

.

 288 

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này