Flowchart là gì? 3 nguyên tắc cần nắm vững khi xây dựng quy trình theo Flowchart

Flowchart là gì không phải khái niệm mới đối với các doanh nghiệp. Đây là công cụ quan trọng giúp ban quản lý trình bày và mô tả các quy trình, kế hoạch một cách trực quan, rõ ràng và dễ hiểu. Thế nhưng làm thế nào để xây dựng và ứng dụng Flowchart vào tối ưu quy trình vận hành chính xác? Hãy cùng MISA tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Tặng bạn eBook Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

I. Tổng quan về Flowchart

1. Flowchart là gì?

Flowchart hay còn được gọi là biểu đồ luồng, là công cụ hình ảnh được sử dụng để biểu diễn dòng chảy logic của một quy trình hoặc một hệ thống. Nó trực quan hóa các bước, quyết định và luồng dữ liệu trong một công việc hoặc quy trình cụ thể. Flowchart sử dụng các biểu tượng và kết nối chúng để mô tả một cách rõ ràng và dễ hiểu cách mà thông tin hoặc công việc được xử lý từ đầu đến cuối.

2. Lịch sử phát triển của Flowchart

Lịch sử của Flowchart bắt đầu từ thập kỷ 1920 và đã trải qua nhiều giai đoạn như:

• 1920s – 1940s: Khởi đầu của khái niệm Flowchart là gì gắn liền với phát triển của khoa học máy tính và công nghệ thông tin. Thời điểm này khái niệm Flowchart là gì được sử dụng để biểu diễn quy trình sản xuất và quản lý trong ngành công nghiệp.
• 1940s – 1950s: Flowchart trở nên phổ biến trong cả ngành công nghiệp và quân sự. Chúng được dùng để mô tả các quy trình phức tạp như lập kế hoạch, quản lý dự án, kiểm soát chất lượng.
• 1960s – 1970s: Flowchart tiếp tục phát triển trong lĩnh vực phát triển phần mềm và quản lý dự án. Các chuyên gia biểu diễn thuật toán cùng các quy trình lập trình.
• 1980s – 1990s: Trong giai đoạn này, sự phát triển của phần mềm và công nghệ máy tính đã dẫn đến sự phổ biến của các phần mềm vẽ Flowchart tự động. Flowchart được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực hơn, bao gồm cả quản lý dự án, kỹ thuật, tài chính và quản trị doanh nghiệp.
• 2000s đến hiện tại: Với sự phát triển của công nghệ thông tin, người dùng dễ dàng thiết lập, chia sẻ các Flowchart trên phần mềm vẽ Flowchart hoặc phần mềm biểu đồ hóa dữ liệu.

3. Flowchart được áp dụng trong những tình huống nào?

Flowchart là một công cụ linh hoạt, có thể ứng dụng cho nhiều mục đích khác nhau trong doanh nghiệp. Chẳng hạn như: 

• Flowchart biểu diễn một quy trình hoặc quá trình làm việc cụ thể của các bộ phận, phòng ban. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách hoạt động của quy trình và tuân thủ quy định một cách chính xác.
• Khi một quy trình mới được đưa vào hoặc một dự án mới được triển khai, Flowchart được áp dụng vào quá trình đào tạo nhân viên mới về cách thực hiện quy trình tiêu chuẩn.
• Flowchart cung cấp giao diện hiển thị trực quan, cho phép người dùng phân tích quy trình hiện tại của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo, người quản lý phát hiện các vấn đề, điểm yếu và cơ hội cải tiến quy trình nhanh chóng.
• Flowchart minh họa từng bước cụ thể và mối quan hệ giữa chúng trong quá trình lập kế hoạch và triển khai một dự án. Nhờ đó, doanh nghiệp đảm bảo tất cả các phần tử cần thiết được xem xét và thực hiện một cách hợp lý.
• Flowchart có thể được sử dụng trong các bài thuyết trình hoặc báo cáo để minh họa cách thức thực hiện một quy trình hoặc quá trình cụ thể đến khán giả.

4. Lợi ích khi áp dụng công cụ Flowchart trong doanh nghiệp

• Dễ dàng nắm bắt và hiểu quy trình: Flowchart cung cấp các hình ảnh trực quan về cách thực hiện quy trình nghiệp vụ trong tổ chức. Nhân viên mới hoặc bất kỳ ai tham gia đều dễ dàng hiểu được thứ tự các bước cần thực hiện, các yếu tố quan trọng và sự liên quan giữa chúng. Bằng cách này, doanh nghiệp giảm thiểu sự nhầm lẫn, sai sót trong quá trình phối hợp công việc.
• Xác định đầu vào và đầu ra rõ ràng: Flowchart làm cho đầu vào và đầu ra của mỗi quy trình trở nên rõ ràng, dễ xác định. Khi xem Flowchart, người đọc biết chính xác những gì cần thiết để bắt đầu quy trình và những kết quả cần có. Như vậy, tính chất lượng, uy tín của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng luôn được đảm bảo.
• Cải tiến và tối ưu hóa quy trình: Flowchart mang đến cho người quản lý cái nhìn tổng quan về quy trình, cho phép nhận biết các bước không cần thiết, trùng lặp hoặc “nút thắt cổ chai” trong quy trình. Khi doanh nghiệp đẩy mạnh cải tiến, Flowchart cũng có thể được sử dụng như một công cụ hướng dẫn tái thiết kế quy trình hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức tốt hơn.

Tóm lại, việc hiểu rõ khái niệm và cách ứng dụng của Flowchart là gì trong doanh nghiệp không chỉ giúp công tác xây dựng quy trình làm việc trở nên dễ hiểu, minh bạch mà còn tối ưu hóa, tiêu chuẩn hóa quy trình, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.

II. Các dạng Flowchart phổ biến nhất trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp thường có khá nhiều quy trình khác nhau. Dựa vào từng đặc thù chuyên môn, đội ngũ thiết lập sẽ chọn ra một dạng Flowchart để áp dụng:

• Cây quyết định (Decision Tree): Cây quyết định là biểu đồ dạng cây có nút gốc đại diện cho quyết định, các nút lá đại diện cho các kết quả có thể xảy ra sau mỗi quyết định. Loại Flowchart này được sử dụng để biểu diễn các tình huống có nhiều phương án hoặc lựa chọn và giúp trong việc định hướng hành động.

• Lưu đồ logic (Logic Flowchart): Lưu đồ logic trình bày các bước cụ thể của một quy trình hoặc công việc. Nó xác định rõ ràng chuỗi các bước và tương quan giữa chúng, cho phép người dùng phát hiện sai sót và kịp thời cải tiến.
• Lưu đồ hệ thống (System Flowchart): Lưu đồ hệ thống biểu diễn cách dữ liệu chạy qua hệ thống hoặc quá trình. Nó thường được sử dụng trong các quy trình liên quan đến nhiều dữ liệu và thông tin phức tạp, chẳng hạn như quy trình kế toán.

• Lưu đồ sản phẩm (Product Flowchart): Lưu đồ sản phẩm mô tả quy trình sản xuất hoặc phát triển sản phẩm từ bước thiết kế, sản xuất, kiểm tra chất lượng cho đến khi sản phẩm cuối cùng được nhập kho hoặc giao cho khách hàng.
• Lưu đồ quy trình (Process Flowchart): Lưu đồ quy trình là một trong những loại phổ biến nhất, biểu diễn cách thức thực hiện một quá trình hay hoạt động cụ thể. Nó bao gồm các bước cụ thể, đầu vào, đầu ra và quyết định trong quá trình đó.

III. Ba nguyên tắc cơ bản phải nắm vững khi xây dựng Flowchart

1. Tính nhất quán trong các thành phần

• Hình elip: Thường được sử dụng để biểu thị điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc của một quy trình hoặc hoạt động
• Hình chữ nhật: Được sử dụng để biểu thị các bước hoặc hành động cần thực hiện trong quy trình
• Hình bình hành: Biểu thị đầu vào hoặc đầu ra
• Hình thoi: Thường được sử dụng để biểu thị các quyết định hoặc điểm chia nhánh trong quy trình
• Đường dẫn và các mũi tên: Được sử dụng để chỉ hướng đi của các bước trong quy trình

Khi xây dựng Flowchart, người dùng cũng có thể tùy chỉnh màu sắc của các hình khối và mũi tên để làm cho biểu đồ trở nên hấp dẫn, thu hút hơn. Tuy nhiên, quan trọng nhất là đảm bảo rằng mọi thành phần trong Flowchart được sử dụng một cách nhất quán và logic để giúp người đọc dễ dàng theo dõi mọi quy trình hoặc hoạt động.

2. Sắp xếp và trình bày logic hợp lý

• Sử dụng từ ngữ ngắn gọn và dễ hiểu: Khi viết nội dung trong các hình khối của Flowchart, hãy sử dụng từ ngữ rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hay ngôn ngữ chuyên ngành để đảm bảo rằng tất cả người đọc có thể nắm bắt thông tin.
• Lựa chọn phông chữ và cỡ chữ thích hợp: Chọn phông chữ và cỡ chữ phù hợp để đảm bảo rằng văn bản trong Flowchart có thể đọc được. Người dùng không nên chọn những phông chữ quá phức tạp hoặc quá nhỏ, vì điều này có thể gây khó khăn khi đọc, hiểu của người xem.
• Sắp xếp thứ tự từ trái sang phải và từ trên xuống dưới: Sắp xếp các hình khối của Flowchart theo thứ tự từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Điều này giúp người đọc theo dõi luồng logic của quy trình một cách tự nhiên, logic.
• Chia thành lưu đồ tổng quát và lưu đồ con: Trong trường hợp có quy trình lớn bao gồm nhiều phần nhỏ, hãy chia nhỏ các lưu đồ con riêng biệt và liên kết chúng với lưu đồ tổng quát. Cách vẽ này tạo ra một cái nhìn tổng quan về quy trình, đồng thời giúp người đọc tập trung vào từng phần cụ thể.
• Sử dụng màu sắc một cách hợp lý: Nếu cần, người thiết lập có thể sử dụng màu sắc để làm nổi bật các thành phần quan trọng hoặc để tạo sự tương phản trong biểu đồ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc sử dụng màu sắc không nên làm cho biểu đồ trở nên mất tính nhất quán hoặc khó đọc.

3. Sắp xếp mũi tên trả về một cách logic

Đặt các dòng trả về bên dưới lưu đồ giúp cho người đọc có thể theo dõi quy trình một cách tự nhiên theo hướng từ trên xuống dưới, tương tự như cách đọc văn bản. Nhờ đó, việc theo dõi luồng logic và quy trình trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn.

Nếu có hai bước cần trả về bước phía trước, hãy thể hiện các dòng trả về này không trùng nhau hoặc chồng chéo để tránh làm cho biểu đồ trở nên rối rắm. Thay vào đó, người thiết lập chỉ cần sắp xếp chúng theo thứ tự logic và tạo ra một sự dễ dàng định vị giữa các bước.

IV. Bốn bước xây dựng Flowchart trong doanh nghiệp

4.1. Xác định các quy trình cần thiết

Thu thập ý kiến từ các phòng ban và bộ phận trong công ty để xác định danh sách các quy trình cần thiết cho Flowchart.

4.2. Tổng hợp thông tin chi tiết

Thu thập thông tin liên quan đến mỗi quy trình, bao gồm mục đích, đầu vào, đầu ra, các bước, người chịu trách nhiệm và thời gian. Các câu hỏi người thiết lập cần trả lời bao gồm: 

• Mục đích của quy trình là gì?
• Tên gọi để nhận diện quy trình
• Quy trình cần có bao nhiêu bước?
• Tên gọi của từng bước và người chịu trách nhiệm của từng giai đoạn là ai?
• Hướng dẫn mô tả cụ thể cách thức thực hiện từng bước là gì?
• Ban quản lý có giới hạn thời gian giữa các bước chuyển tiếp quy trình không?
• Các điều kiện chấp nhận hoặc từ chối bước tiếp theo là gì?

4.3. Vẽ Flowchart

Xây dựng Flowchart dựa trên thông tin đã thu thập. Doanh nghiệp có thể tự vẽ thủ công bằng tay hoặc sử dụng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS) để tạo ra biểu đồ rõ ràng và sinh động.

4.4. Thu thập phản hồi và tinh chỉnh

Xác thực Flowchart và thu thập ý kiến phản hồi từ những người liên quan. Cân nhắc tổ chức buổi họp để trao đổi ý kiến và cải tiến Flowchart dựa trên phản hồi nhận được.

V. Ví dụ về biểu đồ Flowchart

1. Quy trình mua hàng 

Quy trình mua hàng là các bước mà doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện để phục vụ sản xuất hoặc mua sắm trang thiết bị làm việc. Quy trình này yêu cầu các công việc như: nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung hàng hóa, đàm phán và đề xuất lên cấp trên phê duyệt mua hàng.

Mẫu quy trình mua hàng theo Flowchart:

2. Quy trình tạm ứng 

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ luôn phát sinh các nghiệp vụ cần thanh toán tiền trước cho đối tác hoặc chi trả chi phí di chuyển,… Vì vậy, nhân viên công ty sẽ lập quy trình xin tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ này:

3. Quy trình nhập kho

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm sẽ được thực hiện qua các bước sau:

• Bước 1: Sau khi hàng hóa về tới kho, nhân viên nhập hàng lập phiếu yêu cầu nhập kho gửi đến kế toán
• Bước 2: Kế toán tiến hành kiểm tra, xem xét và phê duyệt/từ chối yêu cầu (Nếu yêu cầu bị từ chối, kế toán trưởng sẽ gửi lại lý do để nhân viên nhập hàng bổ sung)
• Bước 3: Nếu được phê duyệt, đội ngũ phụ trách khi tiến hành nhập hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng và bàn giao cho nhân viên kho
• Bước 4: Các bộ phận liên quan sẽ ký xác nhận, kết thúc quy trình

VI. MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tối ưu hóa quy trình phối hợp liên phòng ban bằng Flowchart hiệu quả 

MISA AMIS Quy trình là giải pháp thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình toàn diện, phù hợp với cả doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa và lớn. Được đúc kết từ kinh nghiệm tư vấn chuyển đổi số cho hơn 170.000 khách hàng, MISA AMIS Quy trình chính là ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán tiêu chuẩn hóa, tự động hóa quy trình, giám sát quá trình tuân thủ của nhân viên trên một nền tảng.

Đặc biệt, phần mềm được thiết kế theo dạng No-code, có sẵn nhiều mẫu quy trình để người dùng dễ dàng thiết kế, tùy chỉnh linh hoạt. Từng bước công việc sẽ được mô hình hóa thành các Flowchart trực quan. Điều này cho phép tất cả nhân sự nhanh chóng làm quen với thao tác trên phần mềm và thực hiện các quy trình chính xác, tăng nhanh năng suất. Đồng thời, người quản lý cũng giám sát toàn bộ tiến độ đang ở giai đoạn nào, do ai phụ trách để chỉ đạo kịp thời.

Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek là một trong những đơn vị quyết định ứng dụng phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS từ rất sớm để cải tiến hiệu suất công việc.

Anh Phạm Huy Nam, Giám đốc công ty cho biết, trước đây Novatek từng hoạt động chậm trễ, thiếu hiệu quả vì nhân sự không nắm được quy trình, người quản lý thì tốn nhiều thời gian đào tạo. Sau khi ứng dụng phần mềm, luồng phối hợp giữa các bộ phận đã trở nên rõ ràng, mượt mà hơn, từ đó tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng.

Hãy cùng lắng nghe câu chuyện chuyển đổi số và tối ưu vận hành của Novatek ngay dưới đây:

Dùng thử ngay phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS giúp tối ưu vận hành phòng kinh doanh hiệu quả

Dùng ngay miễn phí

VII. Kết luận

Như vậy, với sự hỗ trợ của Flowchart, ban quản lý có thể tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn, từ những quy trình cơ bản đến những chi tiết phức tạp. Các phòng ban dễ dàng tương tác, phối hợp xử lý công việc hiệu quả xuyên suốt mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Hy vọng rằng những thông tin về khái niệm, lợi ích của Flowchart là gì sẽ là nguồn tư liệu bổ ích giúp người quản lý xây dựng hệ thống lưu đồ thông minh và tìm thấy giải pháp hỗ trợ đắc lực, góp phần thúc đẩy sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.