Định nghĩa SOP là gì có lẽ vẫn còn xa lạ với khá nhiều người. Tuy nhiên, SOP lại có vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp, khách sạn hay nhà hàng. Hãy cùng MISA tìm hiểu khái niệm này ngay dưới đây!
I. Khái niệm SOP là gì
SOP là gì viết tắt cho cụm Standard Operating Procedure – Quy trình thao tác chuẩn. Nó là một hệ thống các quy trình và các bước được thiết kế để hướng dẫn nhân viên và cải thiện hiệu suất của họ.
Nếu bạn tuân theo tiêu chuẩn SOP, mọi thứ sẽ chuyên nghiệp hơn và nhanh chóng. Đào tạo nhân viên mới bằng SOP được xem là một cách tiết kiệm thời gian rất hiệu quả.
Ngoài ra, việc sử dụng SOP sẽ giúp nhân viên thích ứng nhanh hơn với công việc và môi trường mới. Đây là một trong những yếu tố tiền đề trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.
SOP là một trong những yếu tố mang lại rất nhiều giá trị, ý nghĩa và được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau. Điển hình nhất là sử dụng trong lĩnh vực khách sạn. Ngoài ra, có nhiều ngành cũng áp dụng SOP như: hàng không vũ trụ, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp và quân sự.
Như các bạn đã biết, SOP có nhiều ứng dụng trong đa dạng lĩnh vực. Vì vậy, trong phần tiếp theo chúng ta sẽ trình bày sâu hơn về vai trò của SOP trong các ngành nghề.
Tặng bạn eBook Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành
II. Ứng của SOP trong các lĩnh vực
1. SOP là gì trong sản xuất
SOP là gì trong sản xuất là câu hỏi được nhiều người quan tâm. Có thể nói, SOP chịu trách nhiệm đảm bảo quá trình sản xuất và dịch vụ để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ, sản phẩm tiêu chuẩn.
Từ đó nó đảm bảo chất lượng của sản phẩm và hạn chế sai sót xảy ra. Mặt khác, người lao động sẽ làm việc theo tiêu chuẩn chung, góp phần tăng năng suất lao động đáng kể.
Lợi ích của SOP đối với sản xuất là:
- Tiết kiệm thời gian và tối đa hóa năng suất.
- Dễ dàng ngăn chặn các tình huống lãng phí tài nguyên.
- Đóng vai trò giúp giới thiệu tới các khách hàng khác.
- Giúp duy trì và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
- Tối ưu hóa bảo mật.
- Giúp giảm thiểu rủi ro vay nợ.
- Góp phần xây dựng thương hiệu tích cực khác cho sản phẩm của bạn.
2. SOP là gì trong ngành dược
2.1. Khái niệm SOP trong ngành dược
SOP trong nhà thuốc được định nghĩa là một quy trình hay thao tác chuẩn, thể hiện dưới dạng văn bản. Nó bao gồm: đặt hàng và vận hành trong nhà thuốc, kiểm soát chặt chẽ quá trình mua bán thuốc, định hình chất lượng sản phẩm,… Mục tiêu của SOP ở đây là đạt được hiệu quả vận hành cao nhất.
Các quy trình tiêu chuẩn này cần có ý kiến đóng góp của nhân viên. Họ cần được lắng nghe để hình thành quy trình SOP hoàn chỉnh và chính xác nhất. Sau đó, SOP sẽ qua phê duyệt của dược sĩ hay chủ nhà thuốc mới có hiệu lực. Quyết định công bố cần ghi rõ thời gian: ngày, tháng, năm.
Đây là một vấn đề quan trọng vì SOP được coi là tiêu chuẩn giúp đảm bảo chất lượng dược phẩm. Nếu thực hiện đúng cách sẽ tạo được niềm tin cho người dùng có nhu cầu sử dụng thuốc.
2.2. Lợi ích của SOP trong ngành dược
Những ích lợi khi áp dụng SOP với hiệu thuốc và ngành dược là:
- Định vị và chỉ đạo công việc, giúp nhân viên y tế đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn hoạt động tốt nhất.
- SOP là cơ sở tiêu chuẩn để đánh giá trình độ và khả năng của một nhân viên.
- SOP cung cấp một hệ thống các quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả nhân viên ghi nhớ công việc của họ. Từ đó, quá trình đào tạo nhân viên mới có thể tiết kiệm thời gian hơn. Dựa vào nền tảng trên, thông tin chất lượng thuốc có thể được truy vấn và hệ thống nhà thuốc được xác minh.
- Tạo nền tảng để sửa đổi, thêm hoặc cải thiện quy trình kinh doanh.
- SOP hỗ trợ quản lý các tài liệu kinh doanh quan trọng. Ngoài ra, SOP cũng hỗ trợ phân loại các khiếu nại, thu hồi các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn trong quá trình lưu thông hoặc nhập khẩu thuốc.
TỐI ƯU QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
3. SOP là gì trong logistic
Logistics là một chuỗi cung ứng bao gồm nhiều công việc khác nhau. Nó liên quan đến: hàng hóa, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản cho đến khi chúng được tiêu thụ bởi người dùng cuối.
Do đó, việc vận hành chuẩn hóa SOP sẽ giúp các công ty tiết kiệm thời gian, năng lượng và tiền bạc một cách hiệu quả nhất. Quy trình vận hành tiêu chuẩn Các SOP trong lĩnh vực hậu cần/logistic sẽ bao gồm:
- Cung cấp dịch vụ cho khách hàng
- Dự báo nhu cầu
- Cập nhật thông tin tại thời điểm phân phối
- Kiểm soát các yêu cầu lưu trữ
- Vận chuyển nguyên liệu thô
- Quản lý tối đa quy trình đặt hàng
- Lựa chọn địa điểm nhà máy và nhà kho
- Biên nhận và thu gom hàng hóa
- Đóng gói và hỗ trợ xếp dỡ.
- Phân loại hàng hóa
4. SOP là gì trong dịch vụ nhà hàng – khách sạn
4.1. Khái niệm SOP trong dịch vụ nhà hàng – khách sạn
SOP là quy trình tiêu chuẩn riêng cho từng bộ phận của nhà hàng – khách sạn do người quản lý thiết lập. Nó sẽ hướng dẫn nhân viên thực hành công việc, đảm bảo chất lượng công việc tốt nhất và tiết kiệm nguồn lực.
Mỗi bộ phận sẽ có các SOP khác nhau. Thế nhưng về cơ bản phải đảm bảo các yêu cầu sau: khối lượng công việc, thời gian thực hiện, đặc điểm chuyên môn, kỹ năng và trình độ của nhân viên,…
Theo đó, người lao động cần thực hiện đúng và đầy đủ quy trình đã đặt ra. Đồng thời họ cần phát hiện và báo cáo những điều chưa hợp lý trong SOP với cấp trên để kịp thời xử lý.
Người quản lý có trách nhiệm giải thích chi tiết từng quy trình cho nhân viên và giám sát chặt chẽ việc thực hiện SOP. Đồng thời tiếp thu các ý kiến, phân tích điều chỉnh SOP theo tình hình thực tế.
Xem thêm: 5 bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp chuẩn nhất năm 2023
4.2. Lợi ích của SOP trong nhà hàng – khách sạn
Có thể kể đến những lợi ích của SOP trong nhà hàng – khách sạn như sau:
- Hỗ trợ cố vấn và đào tạo nhân viên mới để giúp họ hiểu rõ hơn về nhiệm vụ.
- Tiết kiệm thời gian đào tạo và nâng cao hiệu quả công việc.
- Nâng cao ý thức tự giác và tinh thần trách nhiệm của nhân viên.
- Việc đánh giá chính xác khả năng thực hiện công việc của nhân viên là cơ sở để đề bạt, khen thưởng hoặc phê bình.
- Giúp người quản lý theo dõi chi tiết công việc hàng ngày và thu thập thông tin đầu vào. Sau đó họ có thể cải thiện chính sách lợi ích của nhân viên.
- Giúp nhà quản lý xác định được điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên. Từ đây họ đưa ra các giải pháp đào tạo phù hợp.
III. Cách vận hành quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?
Bất cứ ngành nghề hay phòng ban nào, nếu muốn xây dựng được một quy trình thao tác chuẩn SOP điều cần trải qua những bước sau đây:
- Bước 1: Lập một danh sách hoàn chỉnh cho các quy trình công việc
- Bước 2: Lập kế hoạch cụ thể cho SOP
- bước 3: Trao đổi và truyền đạt với nhân viên về quy trình SOP
- Bước 4: Ghi chú trong khi xem xét quá trình
- Bước 5: Cập nhật và cải thiện SOP thường xuyên
Bên cạnh đó để việc vận hành quy trình SOP đạt hiệu quả cần lưu ý một số điểm sau:
- Tất cả nội dung công việc phải rõ ràng và dễ hiểu. Như vậy nhân viên dễ dàng tiếp thu và có khả năng thực hiện.
- Các SOP cần được xem xét phê duyệt và ban hành bởi những người có thẩm quyền. Bên cạnh đó, người phụ trách phải luôn xem xét và cập nhật thường xuyên nội dung và hình thức của quy trình. SOP có thể thay đổi linh hoạt phù hợp với từng bộ phận phòng ban.
1. Dành cho nhân viên
Nhân viên là đối tượng trực tiếp đảm nhận công việc ở nhiều bộ phận khác nhau. Vậy nên họ cần có trách nhiệm lắng nghe những lời nói và việc làm chỉ đạo của cấp trên.
Ngoài ra, người lao động cũng cần có ý thức thực hiện và hoàn thành tốt công việc được giao, làm việc có ý thức, không làm sai công việc. Để một nhân viên được đánh giá tốt, họ cần có những biểu hiện: có trách nhiệm với công việc, luôn hoàn thành công việc đúng chất lượng và tiến độ đã định, có góp ý, đề xuất cải tiến.
Bạn cũng cần lưu ý rằng nhân viên không phải là người thiết lập quy trình SOP. Do đó, bạn không nên thoải mái tạo hoặc thay đổi các quy trình mà doanh nghiệp đã thực hiện cho đến nay.
Mọi thay đổi đều cần được phản ánh và thúc đẩy với cấp trên. Mặt khác, để xây dựng quy trình SOP hiệu quả, bạn nên lắng nghe khách hàng và người tiêu dùng để giúp quy trình SOP có nội dung khách quan nhất.
2. Dành cho người quản lý
Ban quản lý là bộ phận truyền đạt quy trình SOP nhờ có kiến thức, kinh nghiệm và chuyên môn cao. Đây là những yếu tố quyết định trong việc huấn luyện và giao tiếp tốt nhất với nhân viên cấp dưới.
Người quản lý sẽ kiểm soát công việc chặt chẽ, phát hiện kịp thời những sai sót để chỉnh sửa. Họ cũng lý nên lắng nghe phản hồi của cấp dưới về các vấn đề nảy sinh trong doanh nghiệp.
Đối với các vị trí quản lý doanh nghiệp, SOP là cơ sở để hướng dẫn, đào tạo nhân viên mới. Cũng với đó, nó cũng là tiêu chuẩn để đánh giá năng lực hoặc phân loại nhân viên.
Từ quy trình SOP của từng bộ phận, lãnh đạo có cơ sở để đề bạt, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên. Chính vì vậy, các công ty phải tuân thủ việc thực hiện SOP.
Để làm đảm bảo quá trình thiết lập, thực hiện theo tiêu chuẩn SOP diễn ra hiệu quả, người quản lý có thể ứng dụng ngay phần mềm MISA AMIS Quy trình. Đây là giải pháp tự động hóa các luồng công việc đơn giản, trực quan giúp doanh nghiệp nâng cao nghiệp vụ quản lý vận hành, tiết kiệm thời gian, chi phí.
IV. Cách viết quy trình vận hành tiêu chuẩn
1. Cách chọn định dạng SOP
Khi tạo quy trình vận hành tiêu chuẩn, bạn cần quyết định định dạng nào sẽ phù hợp nhất với doanh nghiệp. Ngoài ra, nó cũng phụ thuộc vào việc quy trình đó đơn giản hay, phạm vi của quy trình vận hành tiêu chuẩn nhỏ hay lớn.
Tiếp theo, các bước viết quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP bao gồm:
- Bước 1: Xác định cách mọi hoạt động hiện có. Nếu bạn không trực tiếp tham gia vào quy trình này hàng ngày, hãy phỏng vấn các bên liên quan để hiểu chính xác cách thức hoạt động của quy trình. Một hệ thống SOP tuyệt vời chỉ được bắt đầu bằng một bức tranh rõ ràng về cả thuận lợi và thách thức trong quá trình vận hành.
- Bước 2: Xác định đối tượng. Quy trình, thủ tục này được sử dụng bởi một hay nhiều bộ phận? Người quản lý phải đảm bảo tính liên tục quy trình nếu có nhiều bên tham gia. Vì vậy, bạn nên xây dựng một quy trình chi tiết, đáp ứng từng bước theo yêu cầu công việc, trình độ kỹ năng và công nghệ được sử dụng.
- Bước 3: Viết SOP. Bây giờ bạn đã biết mình đang viết quy trình cho ai, mục đích viết là gì, bạn có thể soạn thảo một SOP để hoàn thiện tài liệu hướng dẫn cho đội ngũ.
- Bước 4: Tìm ra công cụ quản lý phù hợp. Nếu chỉ truyền thông quy trình bằng văn bản, việc đào tạo nhân sự sẽ tốn nhiều thời gian, công sức. Đặc biệt, người quản lý không theo dõi được tình hình tuân thủ thực tế. Lúc này, một ứng dụng quản lý toàn diện như MISA AMIS Quy trình sẽ tối ưu mọi công tác thiết lập, chạy quy trình, cập nhật kết quả, báo cáo sự tuân thủ…
- Bước 5: Cải thiện quy trình. Sau một thời gian thử nghiệm, đội ngũ nhân sự có thể tìm ra những điểm mong muốn cải tiến. Người quản lý cần lắng nghe, kịp thời điều chỉnh để nâng cao năng suất, tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng.
- Bước 6: Cập nhật SOP của bạn. Trong phần mềm MISA AMIS Quy trình, bạn có thể nhanh chóng cập nhật hệ thống các quy trình vận hành của mình một cách dễ dàng. Lưu ý rằng, chỉ có người phụ trách hoặc chuyên viên IT quản trị phần mềm mới có thể truy cấp các chức năng viết/sửa quy trình.
- Bước 7: Tiếp tục tinh chỉnh và cập nhật. SOP không bao giờ “hoàn thành”, người quản lý nên cập nhật quy trình định kỳ hàng năm nhằm bắt kịp xu hướng thay đổi, phát triển chung của hoạt động kinh doanh.
V. Ưu điểm khi sử dụng quy trình SOP
Mục đích chính của việc thiết lập các tiêu chuẩn SOP là nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và duy trì chất lượng công việc trong toàn hệ thống. Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, mỗi bộ phận sẽ có các SOP khác nhau. Đồng thời, việc áp dụng SOP trong doanh nghiệp còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguyên liệu, tránh lãng phí nguồn lực.
Hy vọng rằng qua những chia sẻ trên, mọi người đã hiểu hơn về SOP là gì? Cách sử dụng SOP trong sản xuất, khách sạn, nhà thuốc, kho vận chuyển,… như thế nào? Việc thiết lập các quy trình vận hành chuẩn trong mọi hoạt động kinh doanh là vô cùng cần thiết và hữu ích. Nó giúp cả doanh nghiệp vận hành hiệu quả và khoa học hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
