Vận hành doanh nghiệp hiệu quả và bứt phá trong thời đại số: Lời giải nào cho nhà quản lý? 

Thay đổi cách thức vận hành doanh nghiệp là yêu cầu tất yếu đối với các nhà quản lý hiện đại. 

Để duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cần phải liên tục cải tiến quy trình nội bộ, đào tạo nhân sự và triển khai chuyển đổi số đồng đều. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu kỹ hơn về quá trình này qua các yếu tố cơ bản, các bước thiết lập cùng bí quyết tối ưu vận hành của những doanh nghiệp tiêu biểu. 

I. Hiểu đúng về vận hành doanh nghiệp 

Vận hành doanh nghiệp là việc thiết kế, điều phối mọi hoạt động trong tổ chức. Nhà lãnh đạo, quản lý sẽ quyết định cách sử dụng nguồn lực và thiết lập quy trình liên kết các bộ phận phối hợp làm việc, hướng tới hoàn thành một mục tiêu chung. 

Có thể nói, hệ thống vận hành chính là mạch máu trong doanh nghiệp. Nó đóng vai trò định hướng, dẫn dắt đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả, đem lại giá trị hữu ích. Một doanh nghiệp chỉ phát triển mạnh mẽ khi có hệ thống vận hành bài bản, sẵn sàng cải tiến để tồn tại trong thị trường biến động.  

Vận hành doanh nghiệp thường được xây dựng dựa trên 4 trụ cột sau: 

• Quy trình làm việc: Các quy trình giống như những mắt xích liên kết từng bộ phận giúp bộ máy hoạt động trơn tru. Trên thực tế, những doanh nghiệp siêu nhỏ không có quy trình phối hợp luôn gặp khó khăn vì làm việc rời rạc, không đảm bảo tiến độ và phục vụ khách hàng chậm trễ. Ngược lại, những công ty đã thiết kế quy trình xác định các bước nhân viên phải tuân thủ sẽ dễ dàng quản lý hoạt động theo trình tự, giảm thiểu tối đa sai phạm.
• Yếu tố con người: Con người không chỉ là nguồn lực thực thi công việc mà còn là chủ thể chính trong hệ thống vận hành. Doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư vào đội ngũ bằng cách tuyển dụng nghiêm ngặt, đảm bảo nhân sự vững chuyên môn, nghiệp vụ cùng tinh thần trách nhiệm cao.
• Trang thiết bị, phần mềm quản trị: Công nghệ hiện đang giữ vai trò không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp vì những lợi ích to lớn như tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao năng suất lao động. Những phần mềm quản trị  thông minh mang đến cho nhà quản lý cái nhìn tổng thể, theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình vận hành toàn diện.
• Cơ sở hạ tầng: Cơ sở hạ tầng sẽ cung cấp những điều kiện cần thiết để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, yếu tố này phải được đầu tư bài bản ngay từ đầu để doanh nghiệp có nền tảng phát triển vững chắc.

II. Tại sao phải cải tiến vận hành doanh nghiệp? 

Nếu nhìn vào các mô hình vận hành doanh nghiệp truyền thống, bạn sẽ nhận ra những hạn chế cố hữu đang ngăn cản doanh nghiệp bứt phá: 

• Thời gian ra quyết định dài: Doanh nghiệp phân chia nhiều cấp quản lý, nhiều phòng ban nhưng quy trình ký duyệt giấy tờ, phê duyệt thủ công. Nhân viên phải gặp gỡ trực tiếp các đầu mối để làm việc dẫn đến tốn nhiều thời gian chờ đợi. 
• Thông tin giao việc vị bóp méo hoặc lãng quên: Khi di chuyển qua hệ thống phân cấp truyền thống, yêu cầu hoặc hướng dẫn công việc có thể bị bóp méo. Mỗi nhà quản lý có cách diễn giải khác nhau nên thông tin tới cấp dưới thường bị thay đổi. Ngay cả việc sử dụng công cụ chat thì quá trình giao việc vẫn bị chèn lên bởi những nguồn tin khác nhau mỗi ngày. Cả quản lý và nhân viên đều rơi vào tình trạng bỏ lỡ nhiệm vụ, không nắm được tiến độ.
• Giao tiếp đứt quãng: Quản lý truyền thống tạo nên sự tách biệt rõ ràng giữa cấp quản lý và nhân viên, giữa các phòng ban của công ty. Điều này đi ngược lại xu hướng khuyến khích giao tiếp cởi mở để xử lý công việc liền mạch, cải thiện năng suất tốt hơn. 
• Không có khả năng thích ứng toàn cầu: Doanh nghiệp truyền thống chỉ duy trì hình thức làm việc trực tiếp tại trụ sở. Điều này làm giảm tính linh hoạt khiến nhân sự luôn bị giới hạn bởi thời gian, địa điểm. 

Như vậy, vận hành doanh nghiệp truyền thống không thể đáp ứng được sự gia tăng hoạt động kinh doanh, sự mở rộng mẫu mã sản phẩm, dịch vụ hay số lượng nhân viên tăng cao, kịch bản bán hàng phức tạp hơn… Đặc biệt, từ sau đại dịch những mô hình vận hành không đáp ứng được yêu cầu làm việc từ xa, quản lý công việc tự động đang trở thành “điểm nóng” doanh nghiệp cần thay đổi ngay. 

>> Đọc thêm: Chuyển đổi mô hình làm việc – Thách thức và giải pháp cho doanh nghiệp

III. 5 bước cải thiện vận hành doanh nghiệp 

1. Xác định và đo lường các số liệu chính

Trước khi bắt đầu cải tiến, nhà quản lý cần xác định và đo lường các chỉ số hiệu suất chính. Bảng đo lường tiêu chuẩn cho phép bạn đánh giá chính xác kết quả hoạt động và khắc phục khó khăn kịp thời.

Các số liệu đo lường cũng nên được điều chỉnh phù hợp với từng lĩnh vực, chuyên môn khác nhau. Ví dụ, KPI cho quản lý chuỗi cung ứng có thể bao gồm:

• Tỷ lệ hàng tồn kho
• Doanh thu đạt được
• Rút ngắn chu kỳ cung ứng, giao hàng đúng giờ cho khách hàng… 

2. Xác định điểm hạn chế tăng trưởng

Việc xác định, theo dõi và phân tích KPI sẽ cho thấy điểm thiếu hiệu quả trong hoạt động hoặc giúp nhà quản lý phát hiện ra những vấn đề đang cản trở công ty tăng trưởng. 

Chẳng hạn, nếu quá trình vận hành chuỗi cung ứng luôn hoạt động kém hiệu quả, chu kỳ đặt hàng kéo dài ảnh hưởng đến trải nghiệm người mua thì bạn có thể cần đánh giá lại quy trình, nhân sự phụ trách và thiết bị tại khâu đó. 

3. Phân tích và cải thiện các quy trình hiện có

Phân tích quy trình là hành động tiến hành đánh giá hoạt động trong quá trình vận hành kinh doanh từ quy trình phối hợp, yếu tố ảnh hưởng, công cụ hỗ trợ, dữ liệu đến kênh tương tác của doanh nghiệp đang ứng dụng.

Phân tích quy trình kinh doanh cần được thực hiện bởi một đội ngũ đã làm việc lâu năm, có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng như lãnh đạo các bộ phận, chuyên viên, leader. Đồng thời, bạn có thể tiến hành phỏng vấn một số khách hàng, đối tác để khai thác góc nhìn đa chiều, cải thiện quy trình chuẩn xác nhất. 

4. Thiết kế, ban hành quy trình mới

Bên cạnh việc cải thiện các quy trình hiện có, doanh nghiệp cũng cần bổ sung các quy trình mới.

Ví dụ, công ty bạn luôn có mức độ hài lòng của khách hàng sau khi mua thấp hơn giai đoạn tìm hiểu, quyết định mua hàng. Điều này nghĩa là quy trình chăm sóc khách hàng sau bán chưa đáp ứng đúng mong đợi. Lúc này chắc chắn bạn phải tạo thêm quy trình gửi email, gọi điện chăm sóc định kỳ để duy trì mối quan hệ và tạo ra chuyển đổi từ những khách hàng cũ. 

5. Cập nhật xu hướng thay đổi của thị trường

Cập nhật xu hướng kinh doanh mới cũng giúp bạn tối ưu hóa quy trình hiệu quả. Hiện nay, sự phát triển của công nghệ được xem là động lực lớn nhất thúc đẩy cải tiến vận hành doanh nghiệp. Bạn sẽ nâng cao sức cạnh tranh so với đối thủ, cắt giảm tình trạng lãng phí, tận dụng tối đa nguồn lực và nắm bắt cơ hội tăng trưởng doanh thu nhanh hơn. 

>> [Tải eBook] Chuyển đổi số tinh gọn: Cẩm nang dành cho CEO tồn tại và bứt phá năm 2023

III. Ví dụ thành công về các mô hình vận hành doanh nghiệp hiện đại

Như đã đề cập ở trên, các mô hình vận hành truyền thống đang vấp gặp phải thách thức lớn do tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Trong bối cảnh đó, vận hành doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển dịch để tồn tại và phát triển. 

1. Pizza Domino 

Vào năm 2008, Domino gặp khó khăn trong việc lan tỏa danh tiếng thương hiệu và giữ chân khách hàng. Thế nhưng nhờ thay đổi mô hình vận hành kịp thời, công ty đã xoay chuyển tình thế ngoạn mục.

Một số quản lý tại cửa hàng nhận thấy xu hướng ngày càng nhiều khách hàng muốn đặt hàng từ xa nên đã thuyết phục ban lãnh đạo chuyển sang xây dựng trải nghiệm trực tuyến. Động thái này khiến họ khác biệt với những nhà hàng Pizza vào thời điểm đó.

Sự thành công bước đầu đối đã truyền cảm hứng, quyết tâm chuyển đổi số đến toàn bộ tổ chức. Ban lãnh đạo công ty quyết định triển khai thêm nhiều công nghệ mới. Người mua dần dần có thể đặt hàng qua cả tin nhắn sms, Alexa, Google Home, Twitter, Facebook và Smart TV. Tiếp theo, công ty tận dụng nguồn dữ liệu phong phú về khách hàng để phát triển chương trình khách hàng thân thiết, tiếp tục thúc đẩy doanh số tăng cao.

Cho đến nay, Domino vẫn sẵn sàng đổi mới quy trình vận hành dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại. Họ đang thử nghiệm hình thức giao hàng bằng máy bay không người lái và robot, đồng thời hợp tác với Ford về các tùy chọn giao hàng tự lái.

2. Facebook

Câu trả lời đằng sau sự hùng mạnh của gã khổng lồ công nghệ Facebook bắt nguồn từ chính bộ máy vận hành. Công tác quản trị vận hành tại Facebook được phát triển theo một chiến lược và mục tiêu rõ ràng nhằm nâng cao hiệu quả tất cả các lĩnh vực mà công ty theo đuổi. 

Nhìn chung, Facebook đã thay đổi toàn diện hệ thống vận hành: 

• Cải tiến sản phẩm: Công ty liên tục đưa ra các bản cập nhật mới, tối ưu hóa trải nghiệm và đáp ứng thị hiếu người dùng mới. Cách tiếp cận này đảm bảo khả năng cạnh tranh của công ty trong dài hạn, giúp Facebook khắc phục, hoàn thiện lỗ hổng sản phẩm.
• Tự động hóa quy trình: Với tiềm lực công nghệ lớn mạnh, Facebook đã phát triển hệ thống AI để “theo dấu” người dùng, ghi nhận lại sở thích và thói quen của họ để đưa ra đề xuất phù hợp. Nhờ đó nhân viên công ty giảm bớt thời gian phân tích dữ liệu để tập trung nghiên cứu chiến lược tiếp cận hiệu quả hơn. 
• Phát triển nguồn nhân lực: Mô hình vận hành của Facebook lấy con người làm trung tâm. Vì vậy, công ty sử dụng chiến lược tuyển dụng liên tục, tổ chức nhiều chương trình thực tập cho sinh viên nhằm tìm kiếm, nuôi dưỡng ứng viên tiềm năng từ sớm.

>> Xem thêm: Chuyển đổi mô hình làm việc – Thách thức và giải pháp cho doanh nghiệp

IV. Tối ưu vận hành doanh nghiệp với bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số 

Như vậy, các yếu tố mà doanh nghiệp cần chú trọng để linh hoạt vận hành là tái cấu trúc doanh nghiệp, tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất nguồn nhân lực và đầu tư vào công nghệ. Trong đó, chiến lược ứng dụng công nghệ thông minh cho phép doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc, tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh cũng như tinh gọn bộ máy vận hành vốn có.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý chuyển đổi số đồng đều, tránh áp dụng phần mềm rời rạc khiến dữ liệu bị phân mảnh, quy trình làm việc vẫn trải qua nhiều bước phức tạp. MISA AMIS Văn phòng số là giải pháp kiến tạo không gian làm việc số tinh gọn, đáp ứng đầy đủ chức năng cho nhà lãnh đạo, các cấp quản lý và nhân viên làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi. 

Bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số cung cấp 7 phần mềm quản lý nghiệp vụ quan trọng: 

• MISA AMIS Công việc: Phần mềm giao việc, cập nhật tiến độ, xuất bản báo cáo nhanh chóng, tức thời giúp doanh nghiệp tăng ngay 20% năng suất.
• MISA AMIS Quy trình: Phần mềm tự động hóa quy trình liên phòng ban, hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến cách thức vận hành vượt trội.
• MISA AMIS WeSign: Giải pháp ký kết, phê duyệt hợp đồng điện tử từ xa uy tín, được Bộ Công thương chứng nhận tính pháp lý.  
• MISA AMIS Ghi chép: Phần mềm lưu trữ tài liệu khoa học, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin.
• MISA AMIS Mạng xã hội: Nền tảng mạng xã hội nội bộ giúp ban lãnh đạo truyền thông chủ trương, chính sách, xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhất quán.

• MISA AMIS Tài sản: Ứng dụng quản lý, kiểm kê tài sản tập trung, nhanh chóng loại bỏ công tác kiểm đếm thủ công, tăng hiệu suất công việc.
• MISA AMIS Phòng họp: Phần mềm tìm kiếm, đặt trước và quản lý hệ thống phòng họp của doanh nghiệp.

MISA AMIS Văn phòng số thông minh sẽ đồng hành cùng nhà quản lý trong lộ trình cải tiến vận hành, tối ưu hóa quy trình làm việc trong toàn bộ tổ chức, giải quyết những vấn đề nhức nhối còn tồn đọng và xây dựng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

V. Kết luận

Bài viết trên đã cung cấp những thông tin chi tiết về vận hành doanh nghiệp. Đồng thời, hy vọng các bước phân tích, định hướng giải pháp công nghệ do MISA AMIS giới thiệu sẽ giúp nhà lãnh đạo, quản lý cải thiện vận hành doanh nghiệp hiệu quả.