Thay đổi cách thức vận hành doanh nghiệp là yêu cầu tất yếu đối với các nhà quản lý hiện đại. Để duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cần phải liên tục cải tiến quy trình nội bộ, đào tạo nhân sự và triển khai chuyển đổi số đồng đều.
Trong bài viết dưới đây, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu kỹ hơn về quá trình này qua các yếu tố cơ bản, các bước thiết lập cùng bí quyết tối ưu vận hành của những doanh nghiệp tiêu biểu.
1. Vận hành doanh nghiệp là gì?
Vận hành doanh nghiệp là quá trình thiết kế và điều phối toàn bộ các hoạt động trong tổ chức để đảm bảo sự hoạt động trơn tru và hiệu quả. Đây là một chuỗi các công việc mà nhà lãnh đạo, quản lý sẽ xác định cách sử dụng tối ưu nguồn lực, thiết lập các quy trình kết nối giữa các bộ phận, từ đó hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Nói một cách cụ thể hơn, vận hành doanh nghiệp chính là mạch máu của tổ chức. Nó định hướng, dẫn dắt đội ngũ nhân sự làm việc đồng bộ, giúp doanh nghiệp tạo ra giá trị hữu ích và cạnh tranh trên thị trường. Chỉ khi hệ thống vận hành được xây dựng bài bản và liên tục cải tiến, doanh nghiệp mới có thể phát triển mạnh mẽ và tồn tại bền vững trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi.
Vận hành doanh nghiệp thường dựa trên 4 trụ cột quan trọng sau:
Quy trình làm việc: Quy trình vận hành doanh nghiệp giống như những mắt xích kết nối các bộ phận, giúp bộ máy hoạt động mượt mà. Nếu thiếu đi quy trình phối hợp, doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn với sự rời rạc, tiến độ chậm trễ, và khả năng phục vụ khách hàng kém. Ngược lại, doanh nghiệp có quy trình rõ ràng sẽ dễ dàng kiểm soát hoạt động theo trình tự, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất.
Yếu tố con người: Nhân sự không chỉ là người thực hiện công việc, mà còn là trung tâm của hệ thống vận hành. Đầu tư vào con người là đầu tư cho sự phát triển của doanh nghiệp. Một quy trình tuyển dụng kỹ lưỡng, chú trọng chuyên môn và tinh thần trách nhiệm sẽ giúp xây dựng đội ngũ nhân sự mạnh mẽ, góp phần thúc đẩy vận hành hiệu quả.
Trang thiết bị, phần mềm quản trị: Công nghệ là trợ thủ đắc lực trong vận hành doanh nghiệp ngày nay. Việc ứng dụng các phần mềm quản trị thông minh không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn mang đến khả năng giám sát, đánh giá, và cải tiến toàn diện quy trình hoạt động. Nhờ công nghệ, nhà quản lý có cái nhìn tổng thể, theo dõi sát sao mọi khía cạnh vận hành.
Cơ sở hạ tầng: Cơ sở hạ tầng chính là nền móng cho mọi hoạt động kinh doanh. Một nền tảng hạ tầng được đầu tư bài bản ngay từ đầu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và ổn định trong tương lai.
Xem thêm: Quản trị vận hành doanh nghiệp – Các bước cần thiết & kỹ năng cần có để đạt hiệu quả
2. Tại sao phải cải tiến vận hành doanh nghiệp?
Nếu nhìn vào các mô hình vận hành doanh nghiệp truyền thống, bạn sẽ nhận ra những hạn chế cố hữu đang ngăn cản doanh nghiệp bứt phá:
- Thời gian ra quyết định dài: Doanh nghiệp phân chia nhiều cấp quản lý, nhiều phòng ban nhưng quy trình ký duyệt giấy tờ, phê duyệt thủ công. Nhân viên phải gặp gỡ trực tiếp các đầu mối để làm việc dẫn đến tốn nhiều thời gian chờ đợi.
- Thông tin giao việc vị bóp méo hoặc lãng quên: Khi di chuyển qua hệ thống phân cấp truyền thống, yêu cầu hoặc hướng dẫn công việc có thể bị bóp méo. Mỗi nhà quản lý có cách diễn giải khác nhau nên thông tin tới cấp dưới thường bị thay đổi. Ngay cả việc sử dụng công cụ chat thì quá trình giao việc vẫn bị chèn lên bởi những nguồn tin khác nhau mỗi ngày. Cả quản lý và nhân viên đều rơi vào tình trạng bỏ lỡ nhiệm vụ, không nắm được tiến độ.
- Giao tiếp đứt quãng: Quản lý truyền thống tạo nên sự tách biệt rõ ràng giữa cấp quản lý và nhân viên, giữa các phòng ban của công ty. Điều này đi ngược lại xu hướng khuyến khích giao tiếp cởi mở để xử lý công việc liền mạch, cải thiện năng suất tốt hơn.
- Không có khả năng thích ứng toàn cầu: Doanh nghiệp truyền thống chỉ duy trì hình thức làm việc trực tiếp tại trụ sở. Điều này làm giảm tính linh hoạt khiến nhân sự luôn bị giới hạn bởi thời gian, địa điểm.
Như vậy, vận hành doanh nghiệp truyền thống không thể đáp ứng được sự gia tăng hoạt động kinh doanh, sự mở rộng mẫu mã sản phẩm, dịch vụ hay số lượng nhân viên tăng cao, kịch bản bán hàng phức tạp hơn… Đặc biệt, từ sau đại dịch những mô hình vận hành không đáp ứng được yêu cầu làm việc từ xa, quản lý công việc tự động đang trở thành “điểm nóng” doanh nghiệp cần thay đổi ngay.
Xem thêm: 15+ Hệ thống quản lý tổng thể cho doanh nghiệp tốt nhất 2025
3. 5 bước cải thiện vận hành doanh nghiệp
Cải thiện vận hành doanh nghiệp là yếu tố then chốt giúp tối ưu hóa hiệu suất, giảm thiểu chi phí, và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, việc cải thiện này đòi hỏi một kế hoạch chiến lược với những bước đi cụ thể và hiệu quả. Dưới đây là 5 bước cải thiện vận hành doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đánh giá lại hệ thống hiện tại, tìm ra các điểm cần khắc phục và triển khai những cải tiến nhằm đạt được sự linh hoạt, hiệu quả trong mọi hoạt động.
3.1. Xác định và đo lường các số liệu chính
Trước khi bắt đầu cải tiến, nhà quản lý cần xác định và đo lường các chỉ số hiệu suất chính. Bảng đo lường tiêu chuẩn cho phép bạn đánh giá chính xác kết quả hoạt động và khắc phục khó khăn kịp thời.
Các số liệu đo lường cũng nên được điều chỉnh phù hợp với từng lĩnh vực, chuyên môn khác nhau. Ví dụ, KPI cho quản lý chuỗi cung ứng có thể bao gồm:
- Tỷ lệ hàng tồn kho
- Doanh thu đạt được
- Rút ngắn chu kỳ cung ứng, giao hàng đúng giờ cho khách hàng…
3.2. Xác định điểm hạn chế tăng trưởng
Việc xác định, theo dõi và phân tích KPI sẽ cho thấy điểm thiếu hiệu quả trong hoạt động hoặc giúp nhà quản lý phát hiện ra những vấn đề đang cản trở công ty tăng trưởng.
Chẳng hạn, nếu quá trình vận hành chuỗi cung ứng luôn hoạt động kém hiệu quả, chu kỳ đặt hàng kéo dài ảnh hưởng đến trải nghiệm người mua thì bạn có thể cần đánh giá lại quy trình, nhân sự phụ trách và thiết bị tại khâu đó.
Tham khảo: Kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp sản xuất hiệu quả dành cho nhà quản lý
3.3. Phân tích và cải thiện các quy trình hiện có
Phân tích quy trình là hành động tiến hành đánh giá hoạt động trong quá trình vận hành kinh doanh từ quy trình phối hợp, yếu tố ảnh hưởng, công cụ hỗ trợ, dữ liệu đến kênh tương tác của doanh nghiệp đang ứng dụng.
Phân tích quy trình kinh doanh cần được thực hiện bởi một đội ngũ đã làm việc lâu năm, có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng như lãnh đạo các bộ phận, chuyên viên, leader. Đồng thời, bạn có thể tiến hành phỏng vấn một số khách hàng, đối tác để khai thác góc nhìn đa chiều, cải thiện quy trình chuẩn xác nhất.
3.4. Thiết kế, ban hành quy trình vận hành doanh nghiệp mới
Bên cạnh việc cải thiện các quy trình hiện có, doanh nghiệp cũng cần bổ sung các quy trình mới.
Ví dụ, công ty bạn luôn có mức độ hài lòng của khách hàng sau khi mua thấp hơn giai đoạn tìm hiểu, quyết định mua hàng. Điều này nghĩa là quy trình chăm sóc khách hàng sau bán chưa đáp ứng đúng mong đợi. Lúc này chắc chắn bạn phải tạo thêm quy trình gửi email, gọi điện chăm sóc định kỳ để duy trì mối quan hệ và tạo ra chuyển đổi từ những khách hàng cũ.
3.5. Cập nhật xu hướng thay đổi của thị trường
Cập nhật xu hướng kinh doanh mới cũng giúp bạn tối ưu hóa quy trình hiệu quả. Hiện nay, sự phát triển của công nghệ được xem là động lực lớn nhất thúc đẩy cải tiến vận hành doanh nghiệp. Bạn sẽ nâng cao sức cạnh tranh so với đối thủ, cắt giảm tình trạng lãng phí, tận dụng tối đa nguồn lực và nắm bắt cơ hội tăng trưởng doanh thu nhanh hơn.
Tải miễn phí: 70+ quy trình vận hành doanh nghiệp đầy đủ cho mọi phòng ban
4. Các mô hình vận hành doanh nghiệp hiện đại
4.1. Mô hình vận hành xây dựng chiến lược
Phân tích và lựa chọn chiến lược trong doanh nghiệp được chia thành 3 giai đoạn như sau:
- Giai đoạn thu thập thông tin: Doanh nghiệp tổng hợp tất cả yếu tố bên trong và bên ngoài để lượng hóa sự tác động của chúng đến tình hình kinh doanh. Người lãnh đạo có thể sử dụng ma trận EFE và ma trận IFE khi xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ. Tuy nhiên, việc lượng hóa này vẫn mang tính chủ quan dựa trên quan điểm cá nhân của người hoạch định.
- Giai đoạn phân tích, hình thành chiến lược: Người lãnh đạo sử dụng nhiều công cụ, ma trận khác nhau để tìm ra nhóm chiến lược phù hợp nhất. Các chiến lược được lựa chọn ở đây gần như căn cứ hoàn toàn vào kết quả của giai đoạn trên. Một số ma trận phân tích phổ biến nhất là ma trận SWOT, ma trận BCG, ma trận McKinsey, …
- Giải đoạn quyết định chiến lược: Do nguồn lực của mỗi doanh nghiệp chỉ có giới hạn nên người lãnh đạo cần quyết định một chiến lược phù hợp. Lúc này, ma trận QSPM là công cụ hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp.
4.2. Mô hình phân tích kinh doanh 9 yếu tố
Thiết lập mô hình kinh doanh 9 yếu tố yêu cầu người lãnh đạo trả lời những câu hỏi dưới đây:
- Phân khúc sản phẩm: Doanh nghiệp đang tập trung giải quyết nhu cầu hoặc mang lại lợi ích cho nhóm đối tượng nào? Chân dung khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp có những đặc điểm nào: giới tính, tuổi tác, công việc, thu nhập, vấn đề khó khăn đang gặp phải?
- Giải pháp: Sản phẩm, dịch vụ sẽ giải quyết nhu cầu hoặc khó khăn người dùng gặp phải như thế nào? Điểm nổi bật trong chất lượng, giá thành của sản phẩm, dịch vụ? Đâu là ưu điểm khác biệt nhất mà doanh nghiệp muốn nói về sản phẩm, dịch vụ của mình?
- Nhà cung cấp: Các đơn vị cung cấp, cung ứng hiện tại là ai? Doanh nghiệp có dự phòng các đơn vị cung cấp khác không? Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp là gì?
- Kênh phân phối: Doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng mục tiêu qua những kênh truyền thông nào? Cách thức đo lường, đánh giá hiệu quả phân phối? Doanh nghiệp dự kiến đầu tư ngân sách cho các kênh phân phối như thế nào?
- Hình thức thu hút khách hàng: Doanh nghiệp sẽ làm gì để thu hút và giữ chân khách hàng trung thành? Công thức tính toán hiệu quả thu hút là gì ( ví dụ: chi phí đầu tư vào kênh truyền thông và số lượng khách hàng thu về)?
- Hoạt động chủ yếu: Danh sách các hoạt động chính doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo nguồn thu?
- Nguồn lực: Doanh nghiệp cần những nguồn lực, tài nguyên, thiết bị nào để vận hành và kinh doanh thành công?
- Doanh thu: Mức sẵn sàng chi tiêu của khách hàng mục tiêu là bao nhiêu? Có những cách thức thanh toán nào cho khách hàng lựa chọn? Xác định các nguồn doanh thu mà doanh nghiệp mong muốn?
- Chi phí: Doanh nghiệp sẽ cần đầu tư chi phí cho những hoạt động nào? Hoạt động nào chiếm tỷ trọng chi phí lớn nhất?
4.3. Mô hình chuỗi giá trị
Mô hình chuỗi giá trị được Michael Porter đưa ra vào năm 1985 với hai bước cơ bản:
- Xác định từng hoạt động cụ thể trong tổ chức
- Phân tích giá trị tăng thêm của từng hoạt động và liên hệ chúng với khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
Những hoạt động chính của doanh nghiệp bao gồm:
- Quản lý đầu vào: Nhận hàng từ nhà cung cấp, lưu kho, phân phối, sử dụng nguyên vật liệu
- Sản xuất: Chuyển hóa các nguyên vật liệu thô thành các sản phẩm hoàn thiện
- Quản lý đầu ra: Phân phối sản phẩm ra thị trường/đến tay người tiêu dùng
- Tiếp thị, bán hàng: Sử dụng đa dạng hình thức tiếp thị nhằm thu hút nhiều khách hàng mua sản phẩm
- Dịch vụ đi kèm: Cung cấp các dịch vụ trước, trong và sau bán như tư vấn miễn phí, bảo trì, bảo dưỡng, cài đặt, lắp lắp, đổi trả hàng hóa…
- Mua hàng: Doanh nghiệp đặt mua hàng hóa, nguyên liệu để phục vụ sản xuất, chế biến
- Phát triển công nghệ: Phát triển các công nghệ hiện đại vào quản lý vận hành, quản lý tài chính, thu thập thông tin khách hàng, tối ưu quy trình cung cấp dịch vụ…
- Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, ban hành chế độ đãi ngộ, ký kết hợp đồng lao động, đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao
- Xây dựng cơ sở hạ tầng: Tổ chức tài chính, cơ sở tài sản cùng các cơ chế thưởng, phạt phù hợp
Từ mô hình trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn củng cố khả năng cạnh tranh của mình theo hai hướng:
- Cạnh tranh về chi phí: Sau khi xác định được chi phí cho từng hoạt động, doanh nghiệp có thể tính toán mối liên hệ giữa các hoạt động. Nếu chi phí giảm trong một lĩnh vực, chúng có thể giảm thêm ở các khoản khác. Nhờ đó, doanh nghiệp có cơ hội để giảm chi phí.
- Cạnh tranh về sự khác biệt: Doanh nghiệp đưa hoạt động tạo ra giá trị cao nhất cho khách hàng vào ưu tiên trong chiến lược Marketing và chăm sóc khách hàng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể thực hiện hàng loạt hoạt động nâng cao giá trị như cung cấp ưu đãi, cải tiến tính năng sản phẩm… Cuối cùng, sự khác biệt được xác lập và duy trì để khách hàng luôn ghi nhớ, coi doanh nghiệp là lựa chọn đầu tiên.
4.4. Mô hình bản đồ chiến lược
- Mục tiêu tài chính:
- Chiếc lược cải thiện năng suất: Chiến lược năng suất có tính ngắn hạn, tập trung vào việc giảm chi phí tiền mặt, hạn chế lãng phí, tăng số lượng sản phẩm khi tận dụng tối ưu tài sản, nguồn lực sẵn có
- Chiến lược tăng trưởng bền vững: Chiến lược dài hạn hướng đến mở rộng cơ cấu doanh thu, nâng cao giá trị khách hàng
- Mục tiêu khách hàng:
- Khách hàng hài lòng với giá cả, chất lượng sản phẩm
- Khách hàng đánh giá cao sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và không lựa chọn đối thủ khác
- Khách hàng ưu tiên lựa chọn vì doanh nghiệp có đầy đủ các sản phẩm, dịch vụ trọn gói
- Khách hàng tham gia vào hệ thống, trở thành khách hàng trung thành (đối với những sản phẩm, dịch vụ giá trị cao)
- Mục tiêu chuẩn hóa quy trình:
- Tối ưu quy trình quản lý vận hành để người quản lý và nhân viên làm việc hiệu quả, đúng tiến độ, tập trung vào các công việc quan trọng tạo ra giá trị lớn cho tổ chức
- Tối ưu quy trình quản lý khách hàng để gia tăng giá trị, giữ chân khách hàng và đáp ứng chính xác nhu cầu mua hàng
- Thiết lập quy trình đổi mới chất lượng vì tương lai dài hạn, khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường
- Quy trình hoạt động xã hội bài bản giúp doanh nghiệp tạo dựng trách nhiệm cộng động, kinh doanh bền vững hơn
- Mục tiêu học tập, phát triển
- Phát triển nhân lực – những người trực tiếp vận hành các quy trình và phục vụ khách hàng
- Hiện đại hóa hệ thống thu thập, lưu trữ thông tin và tổ chức thông tin khoa học để phục vụ quá trình vận hành
4.5. Mô hình quản lý tài chính
Mô hình quản lý tài chính là bảng tổng hợp kết quả hoạt động của doanh nghiệp từ các yếu tố đầu vào cùng một số giả định cụ thể giúp người lãnh đạo dự đoán tình hình tài chính trong tương lai. Mô hình này bao gồm 3 loại báo cáo là báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo dòng tiền.
4.6. Mô hình phân chia cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức gồm có sơ đồ tổ chức, mô tả công việc, quy trình công việc và ma trận phân quyền. Các bước để xây dựng cơ cấu tổ chức:
- Bước 1: Xác định chiến lược chung, chiến lược kinh doanh, chiến lược nhân sự và chiến lược vận hành
- Bước 2: Phân bổ các phòng ban từ việc phân tích chuỗi giá trị và ma trận chức năng
- Bước 3: Lập sơ đồ tổ chức, đánh giá và xem xét các yếu tố: quy mô, công nghệ, năng lực nhân sự, bối cảnh…
- Bước 4: Làm rõ các chức năng của từng bộ phận
- Bước 5: Vẽ ma trận phối hợp và ma trận phân quyền để định hướng sơ đồ tổ chức từng bộ phận
- Bước 6: Giao nhiệm vụ cụ thể xuống các vị trí (nhiệm vụ, trách nhiệm cùng quyền hạn của từng nhân sự)
- Bước 7: Hoàn thiện văn bản mô tả công việc
- Bước 8: Hoàn thiện quy trình và ban hành đến tất cả thành viên
4.7. Mô hình lãnh đạo
Mô hình lãnh đạo (POLC) chỉ ra bốn chức năng cốt lõi của quản trị là: Lập kế hoạch – Tổ chức – Lãnh đạo – Kiểm soát:
- Lập kế hoạch: Chức năng đầu tiên đóng vai trò quan trọng quyết định toàn bộ quá trình công việc về sau. Người lãnh đạo phải thiết lập mục tiêu và hoạch định những hành động để đạt được các mục tiêu đó.
- Tổ chức: Chức năng phát triển cấu trúc bộ máy, phân bổ nguồn lực nhằm đảm bảo mọi người đều hoàn thành mục tiêu
- Lãnh đạo: Các nhà lãnh đạo giỏi không chỉ dẫn dắt, tạo động lực mà còn có khả năng truyền cảm hứng cho nhân viên
- Kiểm soát: Quá trình giám sát, đánh giá và chỉ đạo kịp thời để hiệu suất không đi chệch so với kế hoạch
Việc thay đổi mô hình vận hành là một trong những yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp thích ứng với môi trường công nghệ và bám sát nhu cầu khách hàng. Do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý những định hướng dưới đây:
- Ưu tiên mô hình vận hành thích ứng nhanh để hình thành cơ chế tự điều chỉnh, cải tiến liên tục
- Phát huy tư duy đổi mới sáng tạo, gắn với áp dụng công nghệ giúp nhân sự xử lý các công việc liên quan đến khách hàng và hoàn thiện sản phẩm, tiết kiệm chi phí tốt hơn
- Xây dựng môi trường và văn hóa số để thu hút nhân lực Gen Z (91% nhân lục Gen Z coi trọng môi trường thông minh, công nghệ – Theo nghiên cứu của Top CV)
5. Ví dụ về mô hình vận hành doanh nghiệp thành công
Một ví dụ điển hình về mô hình vận hành doanh nghiệp thành công là Toyota với mô hình vận hành tinh gọn (Lean). Toyota đã áp dụng phương pháp Lean trong hoạt động sản xuất của mình, giúp doanh nghiệp trở thành một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới. Dưới đây là phân tích chi tiết về cách Toyota đã xây dựng và triển khai mô hình vận hành của mình:
Xây dựng quy trình sản xuất tối ưu
Toyota đã phát triển quy trình sản xuất “Just-in-Time” (JIT), một trong những trụ cột của hệ thống Lean. Theo quy trình này, chỉ sản xuất những gì cần thiết, đúng số lượng, và vào đúng thời điểm để tránh tồn kho dư thừa.
Điều này không chỉ giúp Toyota tiết kiệm chi phí lưu kho mà còn linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường. Hệ thống JIT của Toyota cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với các thay đổi trong nhu cầu khách hàng.
Tặng bạn ebook: Giải pháp tối ưu vận hành & xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho CEO
Triết lý Kaizen – Cải tiến liên tục
Một yếu tố quan trọng trong mô hình vận hành của Toyota là triết lý Kaizen, tức là “cải tiến liên tục.” Toyota khuyến khích tất cả nhân viên, từ cấp quản lý đến công nhân, tham gia vào việc tìm kiếm và đề xuất các cách để cải thiện quy trình làm việc.
Mỗi thay đổi, dù nhỏ, đều được ghi nhận và triển khai nếu mang lại lợi ích. Điều này giúp Toyota không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Quản lý chất lượng toàn diện
Toyota đã áp dụng hệ thống, quy trình quản lý chất lượng toàn diện (TQM) để đảm bảo mỗi sản phẩm đều đạt tiêu chuẩn cao nhất. Tại mọi công đoạn trong quy trình sản xuất, Toyota triển khai các công cụ kiểm soát chất lượng nhằm phát hiện và khắc phục lỗi ngay lập tức.
Toyota còn thực hiện nguyên tắc “Jidoka” – tự động hóa với trí tuệ con người. Nếu phát hiện sự cố hoặc sai sót, máy móc sẽ dừng hoạt động ngay lập tức và thông báo để nhân viên xử lý. Điều này đảm bảo chất lượng sản phẩm và giảm thiểu chi phí sửa chữa.
Hệ thống nhân sự tự chủ và chuyên nghiệp
Trong mô hình của Toyota, nhân viên được trao quyền tự chủ để đóng góp vào quy trình cải tiến. Toyota đầu tư vào đào tạo nhân viên về quy trình sản xuất và quản lý chất lượng, giúp họ nắm vững kỹ năng cần thiết và chủ động trong công việc.
Toyota cũng xây dựng văn hóa làm việc tập trung vào sự hợp tác, sự cởi mở trong việc chia sẻ ý kiến và thúc đẩy tư duy sáng tạo.
Ứng dụng công nghệ và hệ thống thông tin
Toyota không ngừng áp dụng các công nghệ mới vào quy trình sản xuất, từ tự động hóa dây chuyền sản xuất đến sử dụng hệ thống quản lý thông tin để theo dõi, phân tích, và tối ưu hóa hoạt động sản xuất.
Sự kết hợp giữa tự động hóa và hệ thống thông tin giúp Toyota vận hành một cách linh hoạt, từ khâu đặt hàng nguyên liệu đến khâu lắp ráp và phân phối sản phẩm ra thị trường.
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng
Toyota đã xây dựng một chuỗi cung ứng linh hoạt và chặt chẽ với sự hợp tác từ các nhà cung cấp. Thay vì dự trữ một lượng lớn nguyên liệu, Toyota chỉ giữ số lượng nguyên liệu vừa đủ cho quy trình sản xuất “Just-in-Time.”
Mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp cũng giúp Toyota đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu và khả năng đáp ứng nhanh khi có nhu cầu đột biến.
Kết quả thành công của mô hình vận hành Toyota
- Tối ưu hóa chi phí: Toyota đã giảm thiểu chi phí lưu kho, tăng cường hiệu quả sản xuất, và giảm lãng phí nhờ áp dụng mô hình vận hành tinh gọn.
- Chất lượng sản phẩm: Với triết lý Kaizen và quản lý chất lượng nghiêm ngặt, Toyota liên tục cải tiến và duy trì chất lượng sản phẩm, tạo dựng lòng tin với khách hàng.
- Linh hoạt: Mô hình vận hành tinh gọn giúp Toyota linh hoạt trong việc thay đổi sản phẩm và quy trình sản xuất theo nhu cầu thị trường.
- Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa làm việc với tinh thần cải tiến liên tục đã trở thành một phần quan trọng của Toyota, đóng góp vào sự thành công bền vững của doanh nghiệp.
Toyota Production System (TPS) đã trở thành hình mẫu cho nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất. Thành công của Toyota chứng minh rằng việc xây dựng một mô hình vận hành doanh nghiệp tinh gọn, hiệu quả, và cải tiến liên tục là chìa khóa để duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.
6. Tối ưu vận hành doanh nghiệp với bộ giải pháp MISA AMIS văn phòng số
Như vậy, các yếu tố mà doanh nghiệp cần chú trọng để linh hoạt vận hành là tái cấu trúc doanh nghiệp, tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất nguồn nhân lực và đầu tư vào công nghệ. Trong đó, chiến lược ứng dụng công nghệ thông minh cho phép doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc, tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh cũng như tinh gọn bộ máy vận hành vốn có.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý chuyển đổi số đồng đều, tránh áp dụng phần mềm rời rạc khiến dữ liệu bị phân mảnh, quy trình làm việc vẫn trải qua nhiều bước phức tạp. MISA AMIS Văn phòng số là giải pháp kiến tạo không gian làm việc số tinh gọn, đáp ứng đầy đủ chức năng cho nhà lãnh đạo, các cấp quản lý và nhân viên làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi.
Bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số cung cấp 7 phần mềm quản lý nghiệp vụ quan trọng:
- MISA AMIS Công việc: Quản lý công việc/dự án tối ưu từ lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và phối hợp thực hiện, trao đổi tập trung,… trên một phần mềm duy nhất
- MISA AMIS Quy trình: Phần mềm tự động hóa quy trình liên phòng ban, hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến cách thức vận hành vượt trội.
- MISA AMIS WeSign: Giải pháp ký kết, phê duyệt hợp đồng điện tử từ xa uy tín, được Bộ Công thương chứng nhận tính pháp lý.
- MISA AMIS Ghi chép: Phần mềm lưu trữ tài liệu khoa học, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin.
- MISA AMIS Mạng xã hội: Nền tảng mạng xã hội nội bộ giúp ban lãnh đạo truyền thông chủ trương, chính sách, xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhất quán.
- MISA AMIS Tài sản: Ứng dụng quản lý, kiểm kê tài sản tập trung, nhanh chóng loại bỏ công tác kiểm đếm thủ công, tăng hiệu suất công việc.
- MISA AMIS Phòng họp: Phần mềm tìm kiếm, đặt trước và quản lý hệ thống phòng họp của doanh nghiệp.
Với một bộ giải pháp duy nhất, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng tối ưu, tự động hóa toàn bộ hoạt động vận hành để nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí và gia tăng hiệu quả hoạt động.
Tại “Tọa đàm Công nghệ tiên phong – Vận hành tối ưu” với sự tham gia của gần 1000 khách mời là lãnh đạo Hiệp hội, chuyên gia tư vấn quản trị, lãnh đạo doanh nghiệp và các cơ quan báo chí, truyền thông, rất nhiều khách mời đã để lại những chia sẻ vô cùng tích cực sau khi trực tiếp trải nghiệm bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
7. Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp những thông tin chi tiết về vận hành doanh nghiệp. Đồng thời, hy vọng các bước phân tích, định hướng giải pháp công nghệ do MISA AMIS giới thiệu sẽ giúp nhà lãnh đạo, quản lý cải thiện vận hành doanh nghiệp hiệu quả.
Mời bạn tải bộ tài liệu vận hành tối ưu cho doanh nghiệp và đừng bỏ lỡ cơ hội dùng thử miễn phí bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS Văn phòng số.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
