CRM cho giáo dục: Xu hướng chuyển đổi số trong ngành đào tạo

Trong thời đại số hóa, việc ứng dụng CRM cho giáo dục đang trở thành xu hướng tất yếu giúp các trung tâm đào tạo và trường học nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu tuyển sinh và cải thiện trải nghiệm học tập. Không chỉ là công cụ lưu trữ thông tin, CRM còn đóng vai trò như một “trợ lý số” giúp kết nối dữ liệu giữa nhà trường, giảng viên và học viên một cách thông minh và tự động.

Trong bài viết này hãy cùng MISA AMIS phân tích rõ vai trò, tính năng nổi bật, tiêu chí lựa chọn và gợi ý giải pháp CRM phù hợp nhất cho ngành giáo dục hiện nay. Nếu bạn là nhà quản lý, giảng viên hay chủ trung tâm đào tạo đang tìm hướng đi mới trong chuyển đổi số giáo dục, đừng bỏ qua nội dung dưới đây!

1. Vai trò của CRM trong chuyển đổi số giáo dục

1.1. Chuyển đổi số trong giáo dục là gì?

Chuyển đổi số trong giáo dục là quá trình ứng dụng công nghệ để đổi mới toàn diện hoạt động dạy, học và quản lý đào tạo. Đây không chỉ là việc chuyển từ sách giấy sang học online, mà còn là việc xây dựng hệ sinh thái số, nơi dữ liệu được kết nối, phân tích và phục vụ ra quyết định. Các xu hướng nổi bật của chuyển đổi số trong giáo dục hiện nay bao gồm: học trực tuyến (e-learning), hệ thống quản lý đào tạo (LMS), phần mềm tự động hóa quy trình tuyển sinh và phần mềm CRM cho giáo dục.

Đặc biệt, trong bối cảnh các trung tâm đào tạo, trường học cần tối ưu hiệu quả quản trị và nâng cao trải nghiệm học viên, phần mềm CRM trong giáo dục trở thành một “mảnh ghép” quan trọng không thể thiếu.

>> Tìm hiểu: Phần mềm CRM là gì? Quy trình triển khai CRM chi tiết

1.2. CRM – Trợ thủ đắc lực trong hành trình số hóa giáo dục

CRM cho giáo dục (Customer Relationship Management) là một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các tổ chức giáo dục như trường học, trung tâm đào tạo trong việc quản lý, tuyển sinh và chăm sóc học viên, phụ huynh, cựu sinh viên, nhân viên và các bên liên quan khác

Một trong những vai trò nổi bật của phần mềm CRM trong giáo dục là tự động hóa quy trình tuyển sinh. Hệ thống cho phép nhân viên tư vấn theo dõi từng giai đoạn – từ tiếp cận đến chốt đăng ký – giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

Ngoài ra, CRM quản lý học viên hiệu quả thông qua việc lưu trữ lịch sử học tập, điểm số, phản hồi, và nhắc lịch học, học phí… Từ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá chất lượng giảng dạy, giám sát tiến độ đào tạo và xây dựng chính sách giữ chân học viên phù hợp

Dùng thử phần mềm CRM

2. Những tính năng nổi bật của phần mềm CRM trong giáo dục

Với khả năng tự động hóa và phân tích dữ liệu sâu, CRM cho giáo dục đang trở thành trợ thủ đắc lực giúp các trung tâm nâng cao hiệu suất vận hành và tối ưu trải nghiệm học tập cho học viên. Dưới đây là những tính năng nổi bật mà bạn không nên bỏ qua.

2.1. Tự động hóa quy trình tuyển sinh

Một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm CRM trong giáo dục là khả năng tự động hóa quy trình tuyển sinh. Hệ thống cho phép ghi nhận thông tin học viên từ nhiều kênh (website, mạng xã hội, hotline…), phân loại nhu cầu học theo cấp độ, thời gian, mục tiêu học tập, từ đó tự động gửi email/SMS phù hợp để chăm sóc từng nhóm đối tượng.

Nhân viên tư vấn có thể theo dõi tỷ lệ chuyển đổi của từng chiến dịch, đo lường hiệu quả từng bước trong hành trình học viên từ lần liên hệ đầu tiên đến khi đăng ký. Nhờ vậy, các trung tâm dễ dàng tối ưu quy trình tư vấn, nâng cao chất lượng tuyển sinh mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác thủ công.

2.2. CRM quản lý học viên hiệu quả

Sau khi học viên đăng ký, phần mềm CRM giúp trung tâm theo dõi toàn bộ quá trình học tập một cách hệ thống: lịch học, kết quả bài kiểm tra, đánh giá năng lực định kỳ, các phản hồi từ giảng viên… Đồng thời, phần mềm cho phép quản lý học phí, tích hợp tài liệu học tập và theo dõi trạng thái thanh toán để đảm bảo minh bạch và thuận tiện.

Không chỉ hỗ trợ ban quản lý, phần mềm CRM cho giáo dục còn giúp giảng viên nắm bắt tiến độ từng học viên, từ đó cá nhân hóa phương pháp giảng dạy. Điều này góp phần nâng cao trải nghiệm học tập và cải thiện tỷ lệ hoàn thành khóa học.

2.3. Tích hợp chăm sóc học viên và marketing giáo dục

Ngoài quản lý học viên, phần mềm CRM trong giáo dục còn tích hợp các công cụ marketing tự động. Trung tâm có thể dễ dàng gửi thông báo nhắc học, ưu đãi khóa mới, nội dung học tập qua email, Zalo hoặc SMS. Đặc biệt, hệ thống giúp nuôi dưỡng học viên cũ bằng chiến dịch chăm sóc định kỳ, từ đó tăng tỷ lệ tái đăng ký và xây dựng mối quan hệ lâu dài với học viên.

Trải nghiệm phần mềm bán hàng phổ biến nhất Việt NamTạo tài khoản dùng thử miễn phí MISA AMIS CRM ngay!

3. Tiêu chí lựa chọn và lợi ích của CRM trong giáo dục

Trong quá trình chuyển đổi số, việc lựa chọn một phần mềm CRM trong giáo dục phù hợp không chỉ giúp các đơn vị đào tạo vận hành hiệu quả hơn mà còn nâng cao trải nghiệm học tập cho học viên. Tuy nhiên, giữa rất nhiều lựa chọn trên thị trường, làm sao để biết phần mềm CRM nào phù hợp cho giáo dục? Câu trả lời nằm ở các tiêu chí rõ ràng và lợi ích thực tế mà giải pháp đó mang lại.

3.1. Tiêu chí lựa chọn phần mềm CRM trong giáo dục

Trước hết, CRM cho giáo dục cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng với cả nhân viên tư vấn lẫn giảng viên. Một phần mềm tốt không chỉ phục vụ quản lý mà còn phải đồng hành cùng người dùng hàng ngày – từ thao tác tuyển sinh đến theo dõi kết quả học tập.

Thứ hai, khả năng tùy chỉnh linh hoạt là yếu tố quan trọng. Mỗi trung tâm đào tạo hay trường học có mô hình khác nhau, do đó phần mềm CRM trong giáo dục cần cho phép điều chỉnh các trường dữ liệu, quy trình theo đúng nhu cầu thực tế.

Tiếp theo, tính bảo mật cao và hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng là điều không thể bỏ qua. Dữ liệu học viên là tài sản quan trọng, do đó phần mềm cần đảm bảo an toàn thông tin và có đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng khi cần thiết.

Cuối cùng, hãy ưu tiên những giải pháp có tích hợp đa nền tảng như kế toán, nhân sự, quản lý đào tạo… giúp đồng bộ dữ liệu và tiết kiệm chi phí vận hành

3.2. Lợi ích thực tế khi ứng dụng CRM trong giáo dục

Khi áp dụng đúng cách, CRM quản lý học viên mang lại giá trị rõ ràng cho cả nhà quản lý, giảng viên lẫn học viên. Ban giám hiệu có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động trung tâm thông qua hệ thống báo cáo trực quan. Bộ phận tư vấn dễ dàng theo dõi tiến độ tuyển sinh, phân loại và chăm sóc học viên tiềm năng hiệu quả hơn.

Giảng viên có thể dễ dàng truy cập và theo dõi toàn bộ thông tin liên quan đến lớp học, bao gồm lịch giảng dạy, danh sách học viên, tiến độ học tập, điểm số và các phản hồi từ từng học viên. Việc này giúp họ nắm bắt nhanh tình hình học tập thực tế, từ đó chủ động điều chỉnh phương pháp giảng dạy phù hợp với năng lực và nhu cầu của từng nhóm học viên. Không chỉ cải thiện hiệu quả giảng dạy, điều này còn giúp nâng cao chất lượng đào tạo tổng thể.

Về phía học viên, việc được theo dõi sát sao và chăm sóc cá nhân hóa qua hệ thống CRM khiến họ cảm thấy được quan tâm, hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn trong quá trình học. Nhờ đó, học viên không chỉ có trải nghiệm học tập tích cực hơn mà còn xây dựng được mối liên kết lâu dài với trung tâm đào tạo. Đây chính là nền tảng để tăng tỷ lệ hoàn thành khóa học, quay lại đăng ký khóa tiếp theo và lan tỏa hình ảnh thương hiệu qua truyền miệng.

>> Tìm hiểu ngay: Phần mềm quản lý quy trình giáo dục đào tạo tốt nhất 2025

4. MISA AMIS CRM – Giải pháp cho trung tâm đào tạo

Giữa làn sóng chuyển đổi số, việc ứng dụng CRM cho giáo dục đã không còn là lựa chọn, mà là bước đi bắt buộc để tối ưu hóa vận hành, quản lý học viên và nâng cao trải nghiệm đào tạo. Trong số các giải pháp nổi bật hiện nay, MISA AMIS CRM được đánh giá là phần mềm CRM trong giáo dục toàn diện, phù hợp với cả trung tâm nhỏ và các tổ chức đào tạo lớn.

Những tính năng nổi bật bao gồm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.
• Quản lý thông tin học viên 360 độ: Lưu trữ chi tiết thông tin học viên, lịch sử tương tác, giao dịch, chăm sóc và phản hồi.
• CRM quản lý học viên hiệu quả: Theo dõi tiến độ học, lịch học, điểm số, học phí và các tương tác theo thời gian thực.
• Theo dõi tiến độ bán hàng/tuyển sinh: Quản lý tuyển sinh, theo dõi từng giai đoạn từ tiếp cận, tư vấn, chốt đăng ký, giúp tối ưu tỷ lệ chuyển đổi học viên
• Tự động hóa quy trình chăm sóc học viên/phụ huynh: Gửi email, SMS thông báo lịch học, khai giảng, nhắc học phí, chúc mừng sinh nhật,…
• Quản lý chiến dịch marketing: Kết nối với các kênh như Facebook, Zalo, email marketing, landing page… để triển khai và đo lường hiệu quả các chiến dịch tuyển sinh, quảng bá khóa họ
• Báo cáo – phân tích dữ liệu tuyển sinh và marketing: Hơn 40 loại báo cáo giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác.
• Kết nối hệ sinh thái: AMIS CRM có thể tích hợp với các phần mềm khác như kế toán, nhân sự, giúp đồng bộ dữ liệu và tối ưu vận hành toàn trường/trung tâm
• Chi phí hợp lý, dễ dàng mở rộng theo quy mô trung tâm, trường học.

Dùng thử phần mềm CRM

5. Kết luận

Tóm lại, CRM cho giáo dục không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý, mà còn là đòn bẩy chiến lược giúp các trung tâm đào tạo, trường học bắt kịp xu thế chuyển đổi số trong giáo dục một cách hiệu quả và bền vững. Việc ứng dụng phần mềm CRM trong giáo dục giúp tự động hóa quy trình tuyển sinh, nâng cao chất lượng chăm sóc học viên, đồng thời tối ưu vận hành và phân tích dữ liệu học tập.

Tuy nhiên, để phát huy tối đa hiệu quả, tổ chức giáo dục cần lựa chọn đúng giải pháp. Một phần mềm CRM phù hợp cho giáo dục cần đáp ứng các tiêu chí như dễ sử dụng, quản lý học viên hiệu quả, tích hợp đa chức năng và mở rộng linh hoạt theo quy mô hoạt động.