Việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm CRM ngày càng trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị và tối ưu hoạt động kinh doanh. Trong bài viết hôm nay, MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm CRM dành cho doanh nghiệp – từ những thao tác cơ bản đến các tính năng nâng cao – giúp nhà quản lý và đội ngũ kinh doanh nhanh chóng làm chủ công cụ, khai thác tối đa hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc.
1. Giới thiệu giao diện tổng thể của phần mềm CRM
Để trực quan hóa các thao tác, bài viết sẽ thực hiên ngay trên giao diện của AMIS CRM – giải pháp quản lý quan hệ khách hàng toàn diện do MISA phát triển, giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng và marketing.
Khi truy cập vào giao diện chi tiết của một khách hàng, bạn sẽ thấy được phân chia thành ba khu vực chính, mỗi khu vực đều có những chức năng riêng biệt phục vụ mục tiêu quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả:
1.1 Thanh bên trái
Hiển thị các thông tin tổng quan và chức năng nhanh bao gồm:
- Ảnh đại diện, tên khách hàng, xếp hạng và điểm hiện tại
- Thẻ phân loại, tình trạng phê duyệt và chức năng phê duyệt
- Phát hiện bản ghi trùng lặp
Các hành động nhanh như: thêm cuộc gọi, nhiệm vụ, lịch hẹn, gửi email/SMS, gọi điện trực tiếp, truy cập thông tin liên hệ và xem tóm tắt hồ sơ khách hàng
1.2 Khu vực trung tâm – Giao diện chính
Bao gồm 9 tab chức năng chính giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ hành trình khách hàng:
- Tổng quan khách hàng: Thống kê đơn hàng, giá trị giao dịch, công nợ, hạn mức tín dụng, chu kỳ mua hàng, sản phẩm đã mua và nội dung trao đổi gần nhất.
- Thông tin chi tiết: Hiển thị đầy đủ dữ liệu hồ sơ khách hàng.
- Liên hệ: Quản lý danh sách liên hệ liên quan đến khách hàng.
- Hoạt động: Ghi nhận các hoạt động liên quan đến khách hàng như cuộc gọi, lịch hẹn, nhiệm vụ.
- Bán hàng: Quản lý cơ hội bán hàng, báo giá, đơn hàng, hóa đơn, sản phẩm và các chi nhánh liên quan.
- Hỗ trợ: Danh sách thẻ tư vấn, chăm sóc khách hàng.
- Marketing: Quản lý chiến dịch, chương trình trả thưởng, SMS, email marketing và lộ trình đi tuyến.
- Ghi chú và đính kèm: Nơi lưu trữ tài liệu, ghi chú liên quan đến khách hàng
- Trao đổi: Tổng hợp toàn bộ nội dung trao đổi giữa khách hàng và nhân viên
====> Xem thêm: Zoho CRM – Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hiện đại
2. Chi tiết cách sử dụng phần mềm CRM
2.1 Quản lý Khách hàng
Việc quản lý khách hàng là một trong những tính năng cốt lõi giúp AMIS CRM hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt, chăm sóc và khai thác tốt nhất tiềm năng từ tập khách hàng hiện có. Dưới đây là các thao tác cơ bản và quan trọng trong quy trình quản lý khách hàng:
Thêm mới khách hàng: Vào phân hệ Khách hàng, nhấn Thêm, điền thông tin và Lưu. Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ nhập khẩu dữ liệu hàng loạt từ file Excel, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công khi chuyển đổi hệ thống hoặc xử lý số lượng lớn.
Quản lý khách hàng: Xem, sửa, xóa, gắn thẻ, bàn giao công việc, sinh đơn hàng/cơ hội/báo giá, gửi email/SMS, chia sẻ, xuất khẩu, gộp trùng, in nhãn thư…
Xem lịch sử giao dịch: Nhấn vào khách hàng để xem lịch sử hoạt động, mua hàng, liên hệ. Tại đây, bạn có thể xem toàn bộ lịch sử hoạt động như cuộc gọi, email, nhiệm vụ, lịch hẹn. Theo dõi lịch sử mua hàng, tương tác marketing, và các lần hỗ trợ đã thực hiện. Từ đó dễ dàng đánh giá mức độ quan tâm và tiềm năng chuyển đổi của từng khách hàng.
2.2 Quản lý Liên hệ
Thêm mới liên hệ: Để tạo một liên hệ mới truy cập phân hệ “Liên hệ” trên hệ thống, Nhấn nút “Thêm”, nhập các thông tin cần thiết như họ tên, email, số điện thoại, chức vụ, đơn vị công tác… Nhấn “Lưu” để hoàn tất.
Phần mềm cũng hỗ trợ nhập khẩu danh sách liên hệ hàng loạt từ file Excel hoặc chuyển đổi tự động từ khách hàng tiềm năng, giúp đồng bộ hóa dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
Giao diện liên hệ của phần mềm AMIS CRM
Quản lý liên hệ: Thiết lập giao diện, bộ lọc, xem lịch sử giao dịch, thêm cuộc gọi/nhiệm vụ/lịch hẹn, gửi email/SMS, cập nhật/xóa hàng loạt, quản lý thẻ, in/xuất khẩu, thùng rác, gắn thẻ, cập nhật thông tin, chọn vào chiến dịch, bàn giao công việc, sinh cơ hội/báo giá/đơn hàng, chọn lộ trình đi tuyến, email marketing, gộp trùng, in nhãn thư, chia sẻ, xóa.
Liên hệ là những cá nhân đại diện cho tổ chức, doanh nghiệp hoặc khách hàng tiềm năng mà bạn đang chăm sóc. AMIS CRM giúp bạn quản lý liên hệ một cách khoa học, hỗ trợ đầy đủ các tính năng phục vụ cho hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng.
2.3 Quản lý Cơ hội bán hàng
Cơ hội bán hàng là bước trung gian quan trọng trong quy trình bán hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi và chăm sóc những khách hàng tiềm năng đang cân nhắc mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Trên AMIS CRM, bạn có thể dễ dàng tạo và quản lý cơ hội bán hàng với đầy đủ tính năng hỗ trợ quá trình chốt sale hiệu quả.
Bạn có thể tạo cơ hội bán hàng từ hồ sơ khách hàng hoặc liên hệ: Truy cập vào chi tiết khách hàng hoặc liên hệ, chọn “Sinh cơ hội” và nhập các thông tin liên quan: tên cơ hội, sản phẩm quan tâm, giá trị ước tính, ngày kỳ vọng, người phụ trách… Nhấn “Lưu” để tạo mới cơ hội.
Giao diện cơ hội bán hàng của phần mềm CRM
Hệ thống AMIS CRM giúp bạn giám sát và tối ưu hiệu quả bán hàng thông qua các tính năng Quản lý và theo dõi cơ hội:
- Theo dõi tiến độ từng cơ hội qua các giai đoạn bán hàng trực quan (pipeline)
- Cập nhật trạng thái linh hoạt: Đang xử lý, Thắng, Thua…
- Phân tích lý do thắng/thua, giúp cải thiện quy trình tiếp cận và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi
- Chuyển đổi nhanh thành đơn hàng khi khách hàng đồng ý mua, đảm bảo liên kết liền mạch giữa bộ phận kinh doanh và hành chính
2.4 Quản lý Đơn hàng & Báo giá
Quy trình tạo và theo dõi đơn hàng hoặc báo giá đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát doanh thu, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động bán hàng. AMIS CRM cung cấp công cụ mạnh mẽ để doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các giao dịch thương mại với khách hàng.
Bạn có thể dễ dàng tạo đơn hàng hoặc báo giá từ khách hàng hoặc cơ hội bán hàng:
Truy cập hồ sơ khách hàng hoặc cơ hội đang theo dõi, chọn “Sinh đơn hàng” hoặc “Sinh báo giá”, nhập các thông tin cần thiết: sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, chiết khấu, điều khoản thanh toán… Nhấn “Lưu” để hoàn tất.
Giao diện quản lý khách hàng của phần mềm AMIS CRM
Sau khi đơn hàng được tạo, bạn có thể quản lý đơn hàng của mình bằng việc:
- Theo dõi trạng thái đơn hàng theo từng giai đoạn: chờ xác nhận, đã giao, đã thanh toán…
- Cập nhật thông tin đơn hàng khi có thay đổi về số lượng, giá trị, hoặc yêu cầu từ khách hàng
- Xuất hóa đơn nhanh chóng từ đơn hàng khi hoàn tất giao dịch
- Ghi nhận doanh số, phục vụ cho báo cáo và đánh giá hiệu quả bán hàng
2.5 Quản lý Hoạt động chăm sóc khách hàng
Hoạt động chăm sóc khách hàng là yếu tố then chốt giúp xây dựng mối quan hệ bền vững và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Với AMIS CRM, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi và ghi nhận mọi tương tác với khách hàng để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cơ hội nào.
Thêm mới hoạt động chăm sóc
Bạn có thể tạo các hoạt động như cuộc gọi, nhiệm vụ hoặc lịch hẹn từ nhiều vị trí khác nhau:
Tại hồ sơ khách hàng, liên hệ hoặc cơ hội bán hàng, chọn “Thêm hoạt động”, chọn loại hoạt động phù hợp (gọi điện, gặp mặt, gửi tài liệu, chăm sóc sau bán…) và nhập thông tin chi tiết: nội dung, thời gian, người phụ trách, kênh thực hiện. Sau đó, Nhấn “Lưu” để hệ thống ghi nhận.
Cách thêm hoạt động chăm sóc khách hàng trên giao diện quản lý khách hàng của AMIS CRM
Sau khi các hoạt động được tạo, bạn có thể theo dõi hoạt động và lịch sử tương tác:
- Xem toàn bộ lịch sử chăm sóc khách hàng dưới dạng dòng thời gian
- Nhận nhắc nhở tự động cho các hoạt động sắp đến hạn để không bỏ lỡ tương tác quan trọng
- Đánh giá mức độ chăm sóc của từng khách hàng dựa trên tần suất và loại hoạt động đã thực hiện
2.6 Quản lý Marketing & Chiến dịch
Chiến dịch marketing là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận, nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế. AMIS CRM giúp tự động hóa và đo lường hiệu quả các hoạt động marketing, từ đó tối ưu chi phí và tăng cơ hội chuyển đổi.
Để bắt đầu một chiến dịch: Truy cập phân hệ “Chiến dịch” trên AMIS CRM, nhấn “Thêm mới”, điền thông tin như tên chiến dịch, loại chiến dịch, thời gian diễn ra, mục tiêu… Gắn khách hàng hoặc liên hệ vào chiến dịch để xác định đối tượng nhận thông điệp.
Việc này giúp bạn quản lý hiệu suất theo từng nhóm khách hàng cụ thể, tối ưu hóa hiệu quả truyền thông.
Giao diện quản lý chiến dịch của phần mềm AMIS CRM
AMIS CRM cho phép gửi email hoặc SMS hàng loạt với nội dung được cá nhân hóa:
- Chọn danh sách khách hàng mục tiêu
- Soạn nội dung email hoặc SMS phù hợp với từng chiến dịch
- Thiết lập thời gian gửi, xem trước và nhấn “Gửi”
Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ thống kê tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, và các chỉ số phản hồi giúp bạn đánh giá mức độ hiệu quả của từng chiến dịch.
2.7 Báo cáo & Phân tích
Phân tích dữ liệu là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác và kịp thời. Với hệ thống báo cáo mạnh mẽ, AMIS CRM giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình kinh doanh, từ tiếp cận, chăm sóc đến chốt đơn và hậu mãi. Bạn có thể yêu cầu danh sách báo cáo mẫu, bảng dashboard quản trị theo thời gian thực hoặc hướng dẫn tạo báo cáo tùy chỉnh để phục vụ các mục tiêu phân tích sâu hơn.
Để truy cập và xem báo cáo tổng quan: Vào phân hệ “Báo cáo” trên thanh menu, chọn loại báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lý như: Doanh số bán hàng, Tình trạng cơ hội bán hàng, Tăng trưởng khách hàng, Hiệu quả hoạt động chăm sóc, Hiệu quả chiến dịch marketing và nhiều báo cáo chuyên sâu khác. Lọc dữ liệu theo thời gian, đơn vị kinh doanh, phòng ban hoặc nhân viên phụ trách để có cái nhìn chính xác theo từng cấp độ.
Giao diện báo cáo tổng quan của phần mềm AMIS CRM
AMIS CRM cho phép bạn tùy biến báo cáo theo mục tiêu sử dụng:
- Lọc dữ liệu linh hoạt, nhóm theo nhiều tiêu chí (thời gian, nhân viên, trạng thái…)
- Chọn hiển thị hoặc ẩn cột, sắp xếp lại cấu trúc bảng cho phù hợp với nhu cầu theo dõi
- Xuất khẩu dữ liệu sang Excel hoặc PDF để phục vụ báo cáo nội bộ, thuyết trình
- Lưu báo cáo yêu thích, di chuyển đến các thư mục quản lý báo cáo, hoặc xóa khi không còn sử dụng
Một số báo cáo quan trọng trên phần mềm CRM ở slide ảnh minh họa dưới đây:
2.8 Các tính năng hỗ trợ khác
Bên cạnh các chức năng chính về quản lý khách hàng, cơ hội và bán hàng, AMIS CRM còn tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất vận hành. Những tính năng bổ trợ này giúp AMIS CRM trở thành hệ sinh thái toàn diện, phù hợp cho mọi doanh nghiệp muốn tăng tốc chuyển đổi số.
Hệ thống hỗ trợ lọc và xử lý các bản ghi trùng lặp để đảm bảo cơ sở dữ liệu sạch và chính xác:
- Tự động kiểm tra trùng thông tin theo số điện thoại, email, tên khách hàng…
- Cho phép gộp các bản ghi trùng thành một hồ sơ duy nhất, giữ lại dữ liệu quan trọng và loại bỏ trùng lặp
- Giảm rủi ro chăm sóc nhầm hoặc trùng lặp khách hàng giữa các nhân viên
Giao diện quản lý ao cơ hội của phần mềm AMIS CRM
Khi có sự thay đổi nhân sự hoặc điều chỉnh phân công, AMIS CRM cho phép:
- Chuyển giao khách hàng, cơ hội hoặc liên hệ từ nhân viên cũ sang người phụ trách mới chỉ với vài thao tác
- Hệ thống giữ nguyên toàn bộ lịch sử tương tác, giúp nhân viên mới dễ dàng tiếp nhận và tiếp tục chăm sóc
AMIS CRM hỗ trợ tích hợp với nhiều nền tảng, giúp tối ưu quy trình và giảm thao tác thủ công:
- Đồng bộ với phần mềm AMIS Kế toán để liên kết dữ liệu đơn hàng – công nợ – hóa đơn
- Tích hợp tổng đài VoIP, giúp thực hiện và ghi lại cuộc gọi trực tiếp trên CRM
- Kết nối email cá nhân, cho phép gửi – nhận email và lưu trữ toàn bộ lịch sử trao đổi với khách hàng ngay trong phần mềm
3. Kết luận
Như vậy, trong bài viết hôm nay, MISA AMIS đã hướng dẫn cách dùng chi tiết các thao tác trên phần mềm CRM để quản lý chi tiết liên hệ, khách hàng, cơ hội, doanh số, báo cáo… giúp cho doanh nghiệp sắp xếp dữ liệu bài bản, chi tiết.
Với doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm MISA AMIS CRM, có thể tạo tài khoản dùng thử miễn phí để trải nghiệm và ứng dụng thực tế cho doanh nghiệp tại đây:
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
