Tìm hiểu về sơ đồ quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Quản lý nhân sự là một trong những hoạt động cần thiết của doanh nghiệp và việc quản lý sơ đồ nhân sự sao cho hiệu quả luôn là một vấn đề nan giải của các doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu chi tiết về sơ đồ quản trị nhân sự trong bài viết dưới đây.

1. Sơ đồ quản lý nhân sự là gì?

Sơ đồ quản lý nhân sự là một chuỗi các bước và hoạt động được thực hiện để quản lý, phát triển và duy trì nguồn lực nhân sự trong một tổ chức. Các bước chính trong quy trình quản lý nhân sự là: tuyển dụng và tuyển chọn, đào tạo và phát triển, đãi ngộ và giữ chân nhân viên. 

Một sơ đồ quản lý nhân sự khoa học, thông minh sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được nguồn lực, thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên, tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong tổ chức.

2. Tầm quan trọng của sơ đồ quy trình quản lý nhân sự

Khi có sơ đồ quản lý nhân sự, việc quản lý nhân sự sẽ trở nên rõ ràng, cụ thể và tránh được nhiều những rủi ro gây ảnh hưởng đến công ty. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong:

• Hỗ trợ quy trình làm việc hiệu quả: Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự giúp định rõ các bước cần thực hiện và chuẩn hóa quy trình làm việc. Điều này giúp tăng tính hiệu quả và đảm bảo rằng các hoạt động nhân sự được thực hiện đúng cách và theo quy trình đã được thiết lập.
• Tăng cường quản lý và kiểm soát: Sơ đồ quản lý nhân sự cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn toàn diện về quy trình làm việc và các vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận. Điều này giúp họ kiểm soát hoạt động nhân sự một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót và xung đột.
• Tăng tính nhất quán và đồng nhất: Sơ đồ quản lý nhân sự định rõ các quy trình chuẩn và quy tắc để thực hiện các hoạt động nhân sự. Điều này đảm bảo tính nhất quán và đồng nhất trong việc thực hiện công việc giữa các bộ phận và các nhân viên trong tổ chức.
• Đơn giản hóa cấu trúc tổ chức: Sơ đồ quản lý nhân sự giúp hiểu rõ các mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Điều này giúp đơn giản hóa cấu trúc tổ chức và tạo ra sự minh bạch trong phân công nhân sự.
• Tăng cường đào tạo và phát triển: Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự có thể được sử dụng như một công cụ để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên. Bằng cách xem xét các vai trò và trách nhiệm trong sơ đồ, tổ chức có thể xác định được kỹ năng và kiến thức cần thiết cho mỗi vai trò và cung cấp các chương trình đào tạo phù hợp.

3. Mẫu sơ đồ quản lý nhân sự 

Bước 1: Quản lý hoặc đại diện phòng ban, bộ phận có nhu cầu bổ sung nhân sự gửi yêu cầu đến phòng nhân sự.

Bước 2:  Phòng nhân sự tiếp nhận yêu cầu, xem xét có cần tuyển dụng thêm hay không.

• Nếu có sẽ sang bước 3 phân tích đặc thù vị trí cần tuyển để lên mô tả công việc.
• Nếu không sẽ sang bước 4 để thuyên chuyển nhân viên đang có vào vị trí cần người.

Bước 3: Phòng nhân sự tổng hợp các thông tin, phân tích đặc thù công việc, chỉ tiêu tuyển dụng mới. Sau đó quyết định tuyển mới hoàn toàn hay thuê nhân sự tạm thời.

Bước 4: Phòng nhân sự điều chuyển nhân viên đang có sang vị trí đang thiếu người.

Bước 5: Phòng nhân sự triển khai các công việc để tuyển dụng nhân sự mới, bao gồm đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, lựa chọn và chính thức tuyển dụng…

Bước 6: Phòng nhân sự quyết định nhân sự nào sẽ đảm nhận vị trí nào, tiến hành các chương trình đào tạo hội nhập, hướng dẫn công việc cho người mới. Lưu ý: cần phải thiết lập được tiêu chí đánh giá công việc, hiệu suất và phân tích nhu cầu đào tạo của người mới.

Bước 7: Cân nhắc có cần đào tạo thêm cho nhân viên hay không.

• Nếu không thì nhân viên mới có thể triển khai công việc ngay.
• Nếu có thì phòng nhân sự lên kế hoạch đào tạo cụ thể.

Bước 8: Đánh giá chất lượng công việc của nhân viên mới

• Nếu kết quả không tốt, cần áp dụng chương trình đào tạo và quay lại sơ đồ từ bước 7.
• Nếu nhân viên có kết quả tốt, cần đánh giá khả năng duy trì hiệu suất tốt của nhân viên, đồng thời xem xét chế độ khen thưởng phù hợp. Bên cạnh đó có thể cân nhắc thiết lập các chỉ tiêu, hiệu suất mới ở mức cao hơn cho nhân viên. Sau bước này quay lại sơ đồ từ bước “Thiết lập chỉ tiêu đánh giá hiệu quả”.

4. Các giai đoạn trong sơ đồ quy trình quản lý nhân sự 

Mỗi tổ chức có thể áp dụng sơ đồ quản lý nhân sự khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu và phạm vi của tổ chức. Đây là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự giám sát chặt chẽ để đem lại lợi ích cho người lao động và doanh nghiệp. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn thường bao gồm 4 giai đoạn chính như sau: 

4.1 Giai đoạn 1: Tuyển dụng nhân sự 

Tuyển dụng là hoạt động tìm kiếm và thu hút các ứng viên đến phỏng vấn. Tùy thuộc vào mức độ và nhu cầu của công ty mà công ty sẽ có những mẫu tuyển dụng khác nhau tuy nhiên đây là khâu đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân sự. 

Sau khi xác định mục tiêu tuyển dụng và sàng lọc hồ sơ ứng viên thì dưới đây là các bước chuẩn bị cho buổi tuyển dụng nhân sự: 

• Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn: Xây dựng một danh sách câu hỏi phỏng vấn phù hợp với vị trí tuyển dụng và mục tiêu của bạn. Các câu hỏi có thể liên quan đến kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ làm việc và sự phù hợp với công việc.
• Xác định quy trình phỏng vấn: Quyết định các bước và giai đoạn của quy trình phỏng vấn, bao gồm phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn nhóm hoặc bài tập thực tế. Điều này giúp bạn đánh giá năng lực và phù hợp của ứng viên trong các tình huống khác nhau.
• Chuẩn bị tài liệu phỏng vấn: Chuẩn bị các tài liệu cần thiết như bảng câu hỏi, biểu mẫu đánh giá và thông tin về công ty để chia sẻ với ứng viên trong quá trình phỏng vấn.
• Xác định địa điểm và thời gian: Đặt lịch và xác định địa điểm cho buổi phỏng vấn. Đảm bảo rằng địa điểm thuận tiện và phù hợp với quy mô buổi phỏng vấn.
• Thông báo cho ứng viên: Liên hệ với ứng viên đã được chọn để thông báo về thời gian, địa điểm và các chi tiết khác liên quan đến buổi phỏng vấn. Điều này giúp ứng viên chuẩn bị tốt hơn và đảm bảo sự hiện diện đúng giờ.
• Kiểm tra lại thông tin ứng viên: Trước khi buổi phỏng vấn diễn ra, hãy xem xét lại thông tin và hồ sơ của ứng viên để có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị các câu hỏi cụ thể.
• Thực hiện buổi phỏng vấn: Trong buổi phỏng vấn, ghi chép và đánh giá ứng viên dựa trên câu hỏi và tiêu chí đã xác định trước đó. Lắng nghe kỹ và tạo một môi trường thoải mái để ứng viên có thể thể hiện tốt nhất.
• Đánh giá và lựa chọn ứng viên: Đánh giá kết quả của buổi phỏng vấn và so sánh ứng viên dựa trên tiêu chí tuyển dụng. Chọn ứng viên phù hợp nhất và thông báo cho họ về kết quả.
• Gửi lời cảm ơn: Gửi lời cảm ơn đến tất cả các ứng viên đã tham gia buổi phỏng vấn, bất kể kết quả. Điều này cho thấy sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn.

  

4.2 Đào tạo và sử dụng nhân sự

Trong giai đoạn này, quá trình đào tạo và phát triển nhân viên sẽ được thực hiện song song với việc lập kế hoạch cho nguồn nhân lực mới. Sự thành công của nguồn nhân lực sẽ phụ thuộc vào chất lượng của quá trình đào tạo, vì vậy đây là một lĩnh vực đòi hỏi đầu tư kỹ lưỡng.

Mỗi nhân viên sẽ trải qua quá trình kiểm tra và đánh giá về chất lượng và hiệu suất công việc của mình, nhằm đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp nhất.

Sau khi hoàn tất quá trình đào tạo, các nhà quản lý sẽ phải tạo ra kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả, bằng cách giao quyền và phân công công việc một cách hợp lý. Điều này đảm bảo rằng nhân sự mới sẽ có thể áp dụng kiến thức và kỹ năng của mình để hoàn thành công việc và tăng cường hiệu suất làm việc.

4.3 Giữ chân nhân tài

Chính sách về lương thưởng và phúc lợi đóng vai trò quan trọng trong thu hút và giữ chân nhân sự tài năng. Ngoài mức lương, các gói phúc lợi bổ sung như chăm sóc sức khỏe, nghỉ phép, phụ cấp, du lịch cần được cân nhắc. Việc thưởng hiệu suất hàng tháng, hàng quý cũng là điểm cần xem xét. Đồng thời, doanh nghiệp cần tuân thủ trách nhiệm về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.

Bên cạnh đó văn hóa doanh nghiệp cũng góp phần đáng kể trong việc giữ chân nhân tài. Các hoạt động đào tạo, gắn kết cần được chú trọng để nhân viên hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp, tăng cường sự đoàn kết và thúc đẩy tinh thần cống hiến tự nguyện.

4.4 Đào thải nhân sự

Đào thải nhân sự là quá trình loại bỏ hoặc chấm dứt hợp đồng lao động của một nhân viên trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là một quyết định cần được xem xét kỹ lưỡng và thường được thực hiện trong các trường hợp như:

• Hiệu suất làm việc kém: Khi nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc hoặc không đạt được mục tiêu đề ra, tổ chức có thể đưa ra quyết định đào thải để thay thế bằng một người có năng lực và hiệu suất làm việc tốt hơn.
• Vi phạm quy định và chính sách công ty: Nếu nhân viên vi phạm các quy định và chính sách nội bộ của công ty, đào thải có thể được áp dụng như một biện pháp kỷ luật.
• Tái cơ cấu tổ chức: Trong quá trình tái cơ cấu, công ty có thể cần giảm thiểu số lượng nhân viên để cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm chi phí. Đào thải nhân sự là một phương pháp thường được sử dụng trong trường hợp này.
• Suy thoái kinh tế: Trong tình hình kinh tế khó khăn, khi doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính, có thể có nhu cầu cắt giảm nhân sự để giảm chi phí và duy trì hoạt động.

Quá trình đào thải nhân sự cần tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và thỏa thuận hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên. Ngoài ra, việc đảm bảo tính công bằng và tôn trọng quyền lợi của nhân viên trong quá trình đào thải cũng rất quan trọng.

5. Các bước chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự ISO

Hiện nay nhiều doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO. Điều này đồng nghĩa với việc thực hiện các bước quản trị nhân sự một cách khoa học, có hệ thống chặt chẽ và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn và nguyên tắc quy định trong ISO 9001. Dưới đây là các bước giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình theo ISO mà bạn đọc có thể tham khảo:

Bước 1: Phân tích thực trạng quy trình quản lý nhân sự

Để tiến hành chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần xác định bối cảnh và thực trạng hoạt động quản lý nhân sự hiện tại. Sau đó tiến hành so sánh với các tiêu chuẩn ISO. Khi xác định được bối cảnh của vấn đề quản trị nhân sự, doanh nghiệp sẽ cân nhắc, điều chỉnh, cải tiến và bổ sung hệ thống để bảo đảm chất lượng sẽ phù hợp với tiêu chuẩn ISO.

Bước 2: Thành lập ban quản lý chất lượng

Triển khai quy trình theo tiêu chuẩn ISO cần sự phối hợp của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Bởi vậy cần phải thành lập một ban quản lý dự án, bao gồm lãnh đạo quản lý các cấp và nhân viên có kiến thức về Bộ tiêu chuẩn ISO.

Việc phân tích, xác nhận các tiêu chuẩn quan trọng, lên kế hoạch tổ chức thực hiện quá trình chuẩn hóa sẽ do ban quản lý chịu trách nhiệm hoàn toàn.

Bước 3: Xây dựng quy trình và hệ thống tài liệu liên quan

Trọng tâm của quá trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO chính là việc hệ thống hóa các quy trình quản lý. Các quy trình cần phải được chuẩn hóa bao gồm:

• Quy trình tuyển dụng
• Quy trình đào tạo và phát triển nguồn lực
• Quy trình đánh giá nhân viên
• Quy trình khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm

Ngoài ra, cần phải xây dựng hệ thống văn bản và tài liệu bao gồm:

• Chính sách đãi ngộ
• Nội quy công ty
• Lộ trình phát triển và thăng tiến cho từng vị trí
• Quy định về kỷ luật và khen thưởng
• Quy định về sa thải

Bước 4: Áp dụng quy trình quản lý nhân sự

Khi hoàn thiện xây dựng các quy trình và hệ thống một cách toàn diện, ban quản lý ISO cần phổ biến thông tin này tới bộ phận nhân sự và bắt đầu quá trình đào tạo, hướng dẫn đội ngũ nhân viên về cách triển khai. Quyền hạn, nghĩa vụ và nhiệm vụ của các cá nhân liên quan phải được xác định rõ ràng để tránh chồng chéo trong thực hiện.

Bước 5: Đánh giá quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO

Để đánh giá về quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO, hệ thống quản lý nhân sự cần được theo dõi liên tục trong quá trình triển khai. Việc đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra những vấn đề chưa được hoàn thiện trong quy trình để cải tiến và khắc phục. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi nhân viên nội bộ trong công ty hoặc do đơn vị thứ ba có chuyên môn về ISO thực hiện.

Bước 6: Đăng ký chứng nhận tiêu chuẩn ISO

Doanh nghiệp cần phải chọn đơn vị uy tín và có đầy đủ quyền hạn về pháp lý để đăng ký chứng nhận ISO. Lúc này doanh nghiệp mới chính thức được công nhận quy trình quản lý nhân sự đạt tiêu chuẩn ISO.

Bước 7: Duy trì chứng nhận tiêu chuẩn ISO

Chứng nhận tiêu chuẩn ISO sẽ có hiệu lực trong vòng 3 năm. Trong thời gian này doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá định kỳ để đảm bảo tổ chức vẫn tuân thủ đúng các yêu cầu mà ISO đặt ra, đồng thời cải tiến việc thực hiện quy trình để nâng cao hiệu quả quản lý. 

6. Kết luận 

Trên đây là những thông tin chi tiết về sơ đồ quản lý nhân sự mà bạn đọc có thể tham khảo, áp dụng cho doanh nghiệp mình. Việc xây dựng được một sơ đồ mạch lạc, chặt chẽ sẽ giúp cho công tác quản trị nhân sự diễn ra suôn sẻ, góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức.