Đánh giá nhân sự là gì? Các phương pháp đánh giá nhân sự hiệu quả

Đánh giá nhân sự là công tác không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp nhằm nhìn nhận đúng chất lượng và khai thác tối đa nguồn lực hiện tại. Bên cạnh đó đánh giá còn giúp nhân viên cải thiện năng lực và góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu các tiêu chí và phương pháp đánh giá phù hợp.

1. Đánh giá nhân sự là gì?

Đánh giá nhân viên là một công việc quan trọng của nhà quản lý hoặc bộ phận nhân sự để giám sát và kiểm tra năng lực của nhân viên, bao gồm các kỹ năng làm việc, kết quả công việc, thái độ làm việc, mối quan hệ nơi làm việc… Từ đó có thể đánh giá chính xác về nhân viên và định hướng phát triển hoặc thưởng phạt phù hợp.

Đánh giá nhân lực là hoạt động tổng thể để đánh giá nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, thường được triển khai định kỳ. Mục tiêu của đánh giá nhân sự có thể phân chia như sau:

• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên tương ứng với kết quả làm việc của họ.
• Đánh giá năng lực, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ nhân viên.
• Đánh giá tiềm năng phát triển trong tương lai của nhân viên.
• Đánh giá về động lực làm việc của nhân viên.

>>> Xem thêm: Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc định biên nhân sự hiệu quả

2. Vai trò của đánh giá nhân sự

Công tác đánh giá nhân sự có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Dù là doanh nghiệp nhỏ, vừa hay hơn thì đánh giá nhân sự cũng nên được chú trọng nhằm:

• Gắn kết giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung.
• Đánh giá chính xác hiệu quả trong công việc.
• Nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc về lâu dài.
• Định hướng con đường phát triển, thăng tiến dành cho nhân viên.
• Làm cơ sở cho các chính sách lương thưởng.
• Làm cơ sở cho các quyết định về nhân sự: tuyển dụng chính thức, thăng chức, điều chuyển, sa thải…

3. Khi nào cần đánh giá nhân sự?

Nhiệm vụ của đánh giá là để xét duyệt sự hoàn thành nhiệm vụ, mức độ phù hợp với công việc và công ty của nhân viên theo định kỳ. Đây là một nghiệp vụ không thể thiếu để các nhà quản lý có thể nâng cao hiệu quả chất lượng làm việc và khắc phục các vấn đề thiếu sót.

Khi được đánh giá chính xác, việc quy hoạch nhân sự có tính minh bạch, chính xác hơn và người lao động có thể phát huy tối đa năng lực của mình. Người được đánh giá đúng sẽ cảm thấy được ghi nhận và có động lực làm việc hơn.

>>> Xem thêm: Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc chính xác nhất

4. Quy trình đánh giá nhân sự

Bước 1: Thiết lập mục tiêu đánh giá nhân sự

Đầu tiên hãy xác định mục tiêu của việc đánh giá nhân sự là gì. Có thể là nhằm xem xét một vài nhân sự cụ thể có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và trở thành nhân viên chính thức hoặc được thăng chức hay không.

Đối với đánh giá định kỳ, mục tiêu thường là xem xét nhân viên đã hoàn thành công việc ở mức độ nào, có sự phát triển về năng lực hay không. Điều này được thể hiện qua các con số cụ thể tùy trường hợp, như doanh thu đạt được, số khách hàng chăm sóc thành công, số nhiệm vụ hoàn thành, tỉ lệ hoàn thành…

Bước 2: Chọn phương pháp đánh giá nhân sự

Từ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xác định được các chỉ số cần đo lường và chọn ra phương pháp đánh giá nhân sự phù hợp. Hiện nay các phương pháp được sử dụng nhiều nhất là hiệu suất KPI, thẻ điểm cân bằng BSC, thang điểm năng lực, 360 độ, MBO, OKR… Mỗi phương pháp có những ưu điểm riêng và tập trung vào một vài chỉ số nhất định.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải áp dụng một phương thức cho toàn bộ nhân viên, mà cần linh hoạt bởi mỗi phòng ban, bộ phận có tính chất công việc khác nhau.

Bước 3: Tiến hành đánh giá nhân sự

Để đánh giá nhân sự, trước hết cần nêu rõ cách thức đánh giá, thời gian tiến hành cho quản lý và nhân viên nắm được. Việc này sẽ giúp mọi người trong công ty hiểu được quy trình chung và các tiêu chí, giúp cho việc đánh giá được diễn ra liên tục, sát sao.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các biểu mẫu đánh giá chi tiết để ghi nhận kết quả. Hiện nay một số doanh nghiệp đã chuyển sang phần mềm đánh giá, nhằm cải tiến độ chính xác, minh bạch. Dù sử dụng biểu mẫu thông thường hay phần mềm, thì công việc đánh giá nhân sự nên được triển khai đồng đều và định kỳ. Người đánh giá cần giữ tinh thần khách quan, công bằng, tránh thiên vị.

Bước 4: Nghiệm thu kết quả đánh giá

Kết quả đánh giá có thể được phê duyệt qua nhiều cấp và kết quả cuối cùng cần được thông báo đầy đủ cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ được khả năng của mình và có sự thay đổi để phát huy kết quả tốt hoặc cải thiện kết quả yếu kém.

Một lưu ý quan trọng trong việc nghiệm thu kết quả đánh giá đó là tiếp nhận các phản hồi. Đôi khi người được đánh giá chưa hoàn toàn đồng ý với kết quả, họ có quyền phản hồi và thông thường bộ phận nhân sự hoặc quản lý sẽ tiếp nhận, giải quyết. Quá trình phản hồi giúp bản đánh giá có tính hai chiều và góp phần giảm sai sót trong các kỳ tiếp theo.

Bước 5: Sử dụng kết quả đánh giá để cải thiện chất lượng nhân sự

Nhà quản trị sẽ sử dụng kết quả đánh giá để đưa ra những quyết định về nhân sự. Cụ thể đó là quyết định tuyển dụng đối với nhân viên thử việc, quyết định thăng chức, tăng lương, quyết định thuyên chuyển, sa thải, quyết định khen thưởng, kỷ luật…

Các chỉ số trong bản đánh giá cũng là minh chứng rõ ràng nhất cho hiệu suất nhân sự toàn công ty. Nhà quản trị sẽ nhìn vào đó để xem mục tiêu tổng thể và quá trình thực hiện có sự ăn khớp với nhau không. Từ đó họ sẽ có kết luận và giải pháp cho các vấn đề: mục tiêu đặt ra đang khả thi hay quá tầm, có nên điều chỉnh hay không; nhân sự đang làm việc tốt hay tệ và làm thế nào để phát huy hoặc thay đổi.

>>> Xem thêm: Mẫu định biên nhân sự cho bộ phận HR – Tải Miễn Phí

5. Những tiêu chí đánh giá nhân sự hiệu quả

Khách quan, rõ ràng, hạn chế cảm tính

Để đánh giá nhân viên hiệu quả, người làm nhân sự cần xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá rõ ràng, tốt nhất là có tính định lượng hơn là định tính. Dựa vào hệ thống các tiêu chí này, nhà quản lý sẽ có cơ sở để quyết định nhân viên đó có đủ tiêu chuẩn để làm việc hay không.

Nếu các tiêu chí không rõ ràng hoặc mang quá nhiều tính định tính sẽ dẫn đến việc các nhà quản lý đánh giá một cách tùy hứng và tất yếu sẽ đẩy nhân tài ra khỏi công ty. Nhờ có tiêu chí rõ ràng nên nhân viên cũng biết mình đã làm được những gì, cách thức làm việc, rút kinh nghiệm từ những việc đã làm để làm việc hiệu quả hơn.

Có tính tổng quan

Để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, nhà quản lý cần đánh giá toàn bộ quá trình chứ không chỉ kết quả. Hơn nữa, nhà quản lý cần đánh giá, quan sát toàn diện để đưa ra kết quả chính xác; đưa ra những ví dụ cụ thể về điểm mạnh, điểm yếu cần khắc phục. Có nhiều phương pháp để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên như sử dụng thẻ điểm, KPI, phương pháp trung tâm đánh giá và nhiều phương pháp khác.

Có sự linh hoạt

Nhà quản lý dễ dàng đánh giá các nhân viên của mình dựa trên các tiêu chí đánh giá được xác định trước. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào các tiêu chí định lượng, bỏ qua các yếu tố định tính thì sẽ không đánh giá được toàn diện, đầy đủ.

Do đó, cần đánh giá nhân viên một cách linh hoạt với những tiêu chí tùy thuộc vào vị trí công việc. Không nhất thiết phải đánh giá nhân viên cho các vị trí khác nhau với cùng một tiêu chí.

Tự đánh giá, phản hồi

Người lãnh đạo không nên phán xét, đánh giá cấp dưới với cái nhìn áp đặt. Nhà quản lý nên để có hạng mục cho nhân viên tự đánh giá, để họ tự ý thức được các nhiệm vụ của mình và chủ động hơn. Nhờ đó, đánh giá hai chiều sẽ tạo ra sự khách quan và hiệu quả công việc cao hơn.

6. Những phương pháp phổ biến trong việc đánh giá nhân sự 

Đánh giá nhân sự theo KPI

KPI (Key Performance Indicator – Chỉ số đo lường hiệu suất) là phương pháp được áp dụng rất phổ biến cho tất cả phòng ban trong công ty bởi sự linh hoạt, dễ tùy biến. KPI thường có tính chất lặp lại theo kỳ.

Bởi tính chất công việc khác nhau nên các bộ KPI cụ thể sẽ khác nhau. Công ty cần đưa ra các tiêu chí, chỉ số KPI phù hợp để đo lường một cách chính xác và công bằng. 

>>> Xem thêm: 9 phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả nhất

Đánh giá nhân sự theo MBO

MBO (Management by Objectives – quản trị theo mục tiêu) là phương pháp hướng đến tính tự giác của nhân viên, xác định lộ trình phát triển cá nhân và thúc đẩy họ hoàn thiện bản thân để đạt được mục tiêu đề ra. Nhân viên nên giao tiếp với quản lý để phát triển các mục tiêu dựa trên phương pháp thiết lập mục tiêu SMART (các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn).

Kết hợp phương pháp MBO vào các quy trình nhân sự giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên, luôn cam kết với các mục tiêu và làm rõ con đường phía trước.

Đánh giá nhân sự theo OKR

OKR (Objective and Key Results – Mục tiêu và Kết quả then chốt) là phương thức đánh giá hiệu quả công việc cách linh hoạt. Khác với KPI thường cố định, OKR có thể thay đổi mục tiêu và các con số kết quả kỳ vọng tùy vào từng thời điểm. 

OKR xoay quanh các mục tiêu ở cấp độ công ty, phòng ban, cá nhân và quan trọng là các kết quả then chốt cần đạt được. Từ đó đưa ra các hành động cụ thể để triển khai. 

Đánh giá 360 độ

Đánh giá 360 độ là một cách để nhân viên nhận được đánh giá bí mật, ẩn danh từ người quản lý, đồng nghiệp, khách hàng và những người xung quanh họ. Phương pháp này yêu cầu 10-12 người điền vào mẫu phản hồi, hỏi ẩn danh về năng lực, kỹ năng, hiệu quả trong công việc…

Thông qua phương pháp này, nhân viên được đánh giá một cách đa chiều, khách quan về năng lực làm việc, kỹ năng, hiệu quả trong công việc, thái độ và sự phù hợp với doanh nghiệp.

Đánh giá bằng phân phối bắt buộc (Incident Method)

Đánh giá bằng phân phối bắt buộc là phương pháp phân loại nhân viên theo tỉ lệ % cố định. Ví dụ 50% nhân viên khá, 40% nhân viên tốt, 10% nhân viên yếu, đưa ra quy chế thưởng – phạt hoặc biện pháp với từng nhóm. 

Phương pháp này có ưu điểm là thúc đẩy nhân viên nỗ lực, nâng cao chất lượng của cả tập thể. Tuy nhiên nhược điểm là có thể tạo sự ganh đua quá mức, giảm tinh thần hợp tác nhóm, gây áp lực căng thẳng nếu tỷ lệ quá gắt gao.

Đánh giá bằng bảng điểm (Graphic Rating Scale)

Phương pháp đánh giá bằng bảng điểm có thể áp dụng cho nhiều bộ phận, vị trí. Tuy nhiên cần lưu ý rằng thang điểm sẽ có sự khác biệt do tính chất công việc khác nhau và cần được xây dựng một cách cẩn trọng.

Sau khi chấm điểm theo tiêu chí, năng lực của nhân viên được đánh giá theo thang điểm tốt, khá, trung bình, yếu  hoặc đạt, không đạt. Qua điểm số có thể so sánh nhân viên với nhau, đồng thời có thể xác định khía cạnh cần được bồi dưỡng, phát triển thêm đối với mỗi cá nhân.

Nhân viên tự đánh giá

Thông qua phương pháp này, nhân viên tự đánh giá năng lực làm việc, thái độ và kỹ năng trong công việc của mình bằng hệ thống các câu hỏi đa dạng. Tự đánh giá thường được thực hiện kèm theo các phương pháp đánh giá khác nhằm đảm bảo tính khách quan.

Sau đó, nhân viên tiếp tục thảo luận với người quản lý trong cuộc gặp mặt trực tiếp. Buổi làm việc này sẽ giúp làm rõ những bất cập, khuyết điểm còn tồn tại. Từ đó, hai bên sẽ đưa ra hướng khắc phục và giải quyết vấn đề.

7. Những sai lầm thường gặp khi đánh giá nhân sự và giải pháp

Công tác đánh giá nhân sự ngày càng được chú trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức với quy mô nhân viên lớn. Để việc đánh giá trở nên thực sự hiệu quả, nhà quản lý nên tránh các sai lầm sau:

• Đánh giá không theo một quy chuẩn cụ thể nào, dựa nhiều vào ý nghĩ chủ quan, dẫn đến khiếu nại, bất bình, bất ổn trong tổ chức.
• Áp dụng một kiểu đánh giá cho toàn bộ nhân sự, không phù hợp với tính chất công việc, bất công và thiếu linh hoạt.
• Chỉ nhìn kết quả gần đây, không xem xét cả quá trình, thiếu công bằng
• Thiếu quy trình cụ thể và không phân định trách nhiệm rõ ràng. Do đó không xác định được nhân viên tự đánh giá hay quản lý nào phụ trách, chờ đợi lâu không được phê duyệt.
• Không công bố kết quả cho nhân viên, khiến họ không thể cải thiện bản thân và phát huy khả năng được.
• Thu thập dữ liệu đánh giá thủ công, mất thời gian nhập liệu. Hệ thống file đánh giá cồng kềnh mà lại không chính xác, không đồng bộ.

Nếu bạn gặp phải một trong số những khó khăn trên, AMIS Đánh Giá sẽ là giải pháp hữu ích để cải thiện ngay. AMIS Đánh Giá thuộc bộ quản trị nhân sự MISA AMIS HRM, hỗ trợ đầy đủ cho nghiệp vụ đánh giá nhân sự. 

Phần mềm cho phép thiết lập phương thức đánh giá linh hoạt, đa dạng cho nhiều phòng ban. Khi đến kỳ đánh giá, hệ thống sẽ thông báo đến quản lý và toàn bộ nhân viên liên quan để đảm bảo tiến độ.

Bên cạnh đó hệ thống báo cáo trên phần mềm cũng rất hiện đại, mang đến cái nhìn từ chi tiết đến tổng thể về năng lực nhân viên và cả phòng ban. Đặc biệt, để tạo nên báo cáo, người dùng có thể tự nhập dữ liệu, hoặc AMIS Đánh Giá sẽ tự động liên kết với phần mềm bán hàng, công việc, thông tin nhân sự để lấy dữ liệu, giảm thời gian thao tác đáng kể.

Dùng ngay miễn phí

8. Kết luận

Đánh giá nhân sự ngày càng trở nên quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Quá trình này giúp doanh nghiệp hiểu rõ chất lượng nguồn lực, góp phần khai thác nhân lực một cách hiệu quả. Không những vậy, quá trình đánh giá còn thúc đẩy nhân viên phát triển năng lực bản thân, góp phần phát triển doanh nghiệp.