Dưới áp lực cạnh tranh toàn cầu và sự chuyển dịch trong môi trường làm việc, các kỹ năng quản lý nhân sự truyền thống tại Nhật Bản cũng đang có những điều chỉnh linh hoạt hơn để bắt kịp xu hướng thời đại. Không còn bó hẹp trong mô hình làm việc suốt đời hay thâm niên, cách người Nhật quản lý nhân sự hiện nay đã chú trọng nhiều hơn đến hiệu quả, sự gắn kết và tính chủ động của nhân viên. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cùng bạn tìm hiểu kỹ hơn về những điểm đặc trưng trong quản trị nhân sự kiểu Nhật và giá trị thực tiễn mà doanh nghiệp Việt có thể học hỏi, áp dụng.
1. Tôn trọng quyền được phát biểu ý kiến cá nhân
Người Nhật là đề cao vai trò và tiếng nói của nhân viên. Mặc dù đề cao thứ bậc trong các quyết định quan trọng, các công ty Nhật vẫn khuyến khích sự tham gia của người lao động vào quá trình làm việc và cải tiến nội bộ.
Tại Isuzu, chẳng hạn, toàn bộ công nhân viên đều được bầu đại diện tham gia hội đồng lao động. Cấu trúc này cho phép cả đại diện người lao động và đại diện cổ đông cùng thảo luận, góp ý, từ đó đảm bảo tiếng nói của mọi cấp bậc trong công ty được lắng nghe một cách dân chủ.
Bên cạnh đó, việc khuyến khích đề xuất sáng kiến và cải tiến liên tục cũng là nét đặc trưng trong quản lý nhân sự tại Nhật. Các nhóm “kiểm định chất lượng” (Quality Circles) được thành lập với sự tham gia của công nhân viên, họp định kỳ để cùng phân tích công việc, đề xuất giải pháp và hỗ trợ lẫn nhau.
Mô hình này không chỉ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn thúc đẩy tinh thần chủ động, tính gắn bó và sự hài lòng của nhân viên trong môi trường làm việc. Đây là nền tảng để nâng cao năng suất và tạo ra văn hóa doanh nghiệp lấy con người làm trung tâm.
2. Ưu tiên điều chuyển nhân sự tài năng giữa các bộ phận phòng ban
Một trong những đặc điểm rõ nét trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp Nhật Bản là chính sách luân chuyển nhân sự nội bộ (job rotation – jinji ido). Áp dụng chính sách điều chuyển nhân sự và đào tạo nhân viên tài năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí và nguồn lực.
Cách làm này giúp nhân viên hiểu sâu hơn về hoạt động tổng thể của doanh nghiệp, đồng thời phát triển tư duy đa chiều. Chẳng hạn, một nhân viên từ phòng kế toán có thể được điều sang phòng kinh doanh trong một thời gian để học cách nhìn nhận vấn đề từ góc độ khách hàng và thị trường.
Lợi ích của mô hình này là tạo ra đội ngũ nhân sự đa kỹ năng, có khả năng phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, giảm bớt “rào cản” chức năng trong nội bộ. Bên cạnh đó, việc thường xuyên thử thách nhân viên ở vị trí mới còn giúp phát hiện và bồi dưỡng năng lực lãnh đạo, nâng cao sự gắn bó với tổ chức.
Chính sách này cũng cho thấy sự đầu tư lâu dài của doanh nghiệp Nhật đối với nhân sự, thay vì chỉ khai thác ngắn hạn. Qua đó, công ty có thể xây dựng đội ngũ kế cận chất lượng, đồng thời giữ chân nhân tài trong một hệ thống quản trị linh hoạt và công bằng.
>>> Xem thêm: Mẫu báo cáo nhân sự mới nhất cho bộ phận HR
3. Giao tiếp văn minh với nhân viên
Giao tiếp văn minh với nhân viên là nét đặc trưng trong văn hóa quản lý nhân sự của doanh nghiệp Nhật Bản.
Trong các công ty Nhật, sự phân cấp rất rõ ràng, nhưng dù cấp trên – cấp dưới cách biệt về vai trò, họ vẫn giao tiếp với nhau bằng ngôn từ lịch thiệp, tránh lời lẽ gay gắt hoặc trực tiếp gây mất mặt. Cấp trên được kỳ vọng sẽ hướng dẫn, truyền đạt một cách kiên nhẫn và có trách nhiệm.
Người Nhật là tránh nói thẳng để không làm đối phương mất thể diện, đặc biệt trong không gian tập thể. Việc phê bình thường được đưa ra riêng tư, nhẹ nhàng, hướng vào hành vi chứ không chỉ trích cá nhân.
Văn hóa “báo cáo – liên lạc – thảo luận” (Hō-Ren-Sō) được áp dụng. Nhân viên thường xuyên báo cáo tiến độ, cập nhật thông tin cho cấp trên và cùng thảo luận để giải quyết vấn đề. Mục tiêu là duy trì sự minh bạch và tránh hiểu lầm.
4. Khuyến khích làm việc theo nhóm – Kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật
Tại nhiều doanh nghiệp Nhật Bản, làm việc theo nhóm không chỉ là phương pháp tổ chức công việc mà còn là cách nuôi dưỡng tinh thần gắn kết trong nội bộ. Các nhóm được xây dựng để khuyến khích hỗ trợ lẫn nhau, bù đắp kỹ năng giữa các thành viên và cùng chịu trách nhiệm về kết quả chung.
Việc tham gia nhiều nhóm khác nhau giúp nhân viên có cơ hội tiếp cận các góc nhìn mới, giảm sự nhàm chán trong công việc và nâng cao khả năng phối hợp. Mô hình này cũng góp phần thúc đẩy tinh thần đồng đội, cải thiện quan hệ giữa quản lý và nhân viên, đồng thời tạo động lực phát triển cá nhân trong môi trường tập thể.
Thực tiễn tại các doanh nghiệp Nhật cho thấy hình thức làm việc nhóm đã và đang mang lại nhiều hiệu quả thiết thực, cả về hiệu suất công việc lẫn sự gắn bó trong tổ chức.
5. Tạo môi trường làm việc tin cậy, tin tưởng lẫn nhau
Trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, sự tin cậy và tin tưởng lẫn nhau là nền tảng cho mối quan hệ bền vững giữa nhân viên và tổ chức. Các doanh nghiệp tại Nhật chú trọng xây dựng môi trường làm việc ổn định, nơi mọi người tôn trọng cam kết, giữ lời hứa và hành xử nhất quán.
Nhân viên được khuyến khích trung thực, cởi mở chia sẻ khó khăn, còn lãnh đạo luôn lắng nghe và phản hồi một cách thấu đáo. Điều này tạo nên một không khí làm việc mà ở đó, mỗi cá nhân đều cảm thấy an toàn khi đưa ra ý kiến, chủ động phối hợp và tin tưởng vào đồng nghiệp. Mối quan hệ lâu dài giữa người lao động và doanh nghiệp cũng xuất phát từ triết lý “cùng nhau phát triển”, trong đó niềm tin không được xây dựng bằng khẩu hiệu mà bằng hành động thực tế hằng ngày.
6. Biết cách giúp người khác hiểu công việc mình làm
Tại nhiều doanh nghiệp Nhật Bản, người quản lý luôn chú trọng việc hiểu rõ cách nhân viên thực hiện công việc thay vì chỉ giao nhiệm vụ. Họ thường xuyên lắng nghe, đặt câu hỏi đúng thời điểm và thể hiện sự quan tâm thực tế, từ đó kịp thời hỗ trợ khi cần thiết. Đồng thời, nhân viên cũng được khuyến khích trình bày công việc một cách cụ thể, giúp đồng nghiệp và cấp trên nắm bắt rõ giá trị công việc mình đang làm.
Cách tiếp cận này tạo ra sự thấu hiểu hai chiều, nâng cao tinh thần trách nhiệm và giúp môi trường làm việc trở nên cởi mở, gắn kết hơn. Khi cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe, nhân viên sẽ có động lực đóng góp mạnh mẽ hơn cho tổ chức.
7. Khuyến khích nhân sự tham gia vào việc đưa ra quyết định
Việc khuyến khích nhân viên tham gia vào quyết định là một phần trong triết lý quản trị sâu sắc của người Nhật, nhấn mạnh tính tập thể, trách nhiệm chung và sự đồng lòng trong tổ chức.
-
Nguyên tắc đồng thuận (Nemawashi): Trước khi đưa ra quyết định chính thức, các cấp quản lý Nhật thường tiến hành tham vấn trước với các cá nhân, nhóm liên quan để lắng nghe ý kiến và tạo sự đồng thuận. Điều này thể hiện sự tôn trọng và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào quá trình quản trị.
-
Ra quyết định theo nhóm (Ringi System): Các đề xuất (ringi-sho) thường được viết bởi cấp dưới, sau đó chuyển qua các cấp cao hơn để nhận phê duyệt. Nhân viên cấp dưới có cơ hội trực tiếp đưa ra quan điểm, thể hiện tính dân chủ trong doanh nghiệp.
-
Tôn trọng vai trò của nhân viên: Trong văn hóa Nhật, nhân viên được xem là một phần không thể thiếu trong sự phát triển của tổ chức. Việc cho phép họ đóng góp ý kiến giúp tăng tính cam kết và trách nhiệm với công việc.
Để ứng dụng hiệu quả những nguyên tắc quản lý nhân sự của người Nhật trong môi trường doanh nghiệp tại Việt Nam, bên cạnh yếu tố con người và văn hóa, việc ứng dụng công nghệ cũng đóng vai trò quan trọng.
Phần mềm quản lý nhân sự MISA AMIS HRM có thể trở thành trợ lý đắc lực trong việc duy trì các giá trị cốt lõi như minh bạch, gắn kết, phản hồi hai chiều và cải tiến liên tục – vốn là nền tảng trong cách người Nhật điều hành nhân sự.
Cụ thể, MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp:
-
Thiết lập quy trình phản hồi đa chiều giữa nhân viên và quản lý thông qua công cụ đánh giá định kỳ.
-
Tạo môi trường làm việc minh bạch với hệ thống lưu trữ và cập nhật hồ sơ nhân sự rõ ràng, dễ tra cứu.
-
Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên trong quản trị nội bộ nhờ tính năng khảo sát, góp ý linh hoạt.
-
Tăng hiệu quả công việc nhóm nhờ phân quyền rõ ràng, theo dõi hiệu suất minh bạch và công bằng.
-
Dễ dàng theo dõi quá trình phát triển, luân chuyển, đào tạo của từng cá nhân – điều rất phù hợp với tư duy “nhân viên là tài sản lâu dài” của các doanh nghiệp Nhật.
Tạm kết: Những chia sẻ trên đã phần nào cho thấy cách tiếp cận đặc trưng và hiệu quả của người Nhật trong quản lý nhân sự. Việc thấu hiểu và vận dụng linh hoạt các nguyên tắc này có thể giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ gắn bó, trách nhiệm và chủ động hơn trong công việc. Đây cũng là nền tảng quan trọng để phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
