[Tải Miễn Phí] Biểu mẫu quản lý, bảo trì máy móc thiết bị file Excel chuẩn nhất

Quy trình quản lý máy móc thiết bịcập nhật mới nhất năm 2025 có nhiều thay đổi, đặc biệt là  xu hướng ứng dụng công nghệ giúp tự động hóa, trí tuệ nhân tạo, AI phân tích… giúp cho quy trình vận hành máy móc hiệu quả.

Khi cần theo dõi, quản lý máy móc thiết bị, doanh nghiệp cần chú ý những mục nào? Trong bài viết hôm nay, MISA AMIS sẽ chia sẻ cung cấp các biểu mẫu quản lý bảo trì máy móc thiết bị file Excel chuẩn nhất. Hy vọng kiến thức bổ ích này sẽ giúp ích nhiều trong việc vận hành tại doanh nghiệp.

Tìm hiểu phần mềm quản lý bảo hành, bảo trì hiệu quả nhất hiện nay

1. Tổng hợp biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị trên Excel

1.1. Biểu mẫu quản lý danh mục thiết bị

Biểu mẫu quản lý danh mục máy móc thiết bị giúp theo dõi thông tin thiết bị như tên, mã, loại, nhà cung cấp,… Đồng thời, hỗ trợ tra cứu nhanh và kiểm soát tài sản dễ dàng, tiện lợi.

Danh mục quản lý máy móc thiết bị bao gồm:

Ví dụ về biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị:

Biểu mẫu quản lý thiết bị máy móc được sử dụng trong các trường hợp như:

• Với doanh nghiệp: thực hiện quản lý tài sản cố định, lên kế hoạch bảo trì thiết bị, phân bổ thiết bị hợp lý để vận hành, thực hiện báo cáo nội bộ về thông tin thiết bị,…
• Trong kế toán: Ghi nhận nguyên giá, tính khấu hao và quản lý giá trị còn lại của tài sản cố định, hạch toán các chi phí như chi phí bảo trì, sửa chữa, nâng cấp thiết bị; lập báo cáo tài chính về giá trị tài sản, chi phí vận hành và kiểm kê thiết bị; hỗ trợ kiểm toán.

1.2. Biểu mẫu bàn giao máy móc thiết bị

Tác dụng của biểu mẫu bàn giao là ghi nhận thông tin bàn giao thiết bị giữa các bộ phận hoặc cá nhân để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm sử dụng. Biểu mẫu này khá đơn giản, bạn có thể tạo biểu mẫu bàn giao thiết bị theo nội dung:

• Quốc hiệu tiêu ngữ và ngày tháng năm lập biên bản bàn giao.
• Tên biên bản: BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ
• Thời gian lập biên bản: Điền đầy đủ thông tin về giờ, ngày tháng năm lập biên bản bàn giao.
• Thông tin bên A (bên giao): Họ và tên, chức vụ.
• Thông tin của bên B( bên nhận): Họ và tên, chức vụ.
• Thông tin về thông số kỹ thuật của máy móc thiết bị: Tên thiết bị, mã số thiết bị, ký hiệu thiết bị, thông số kỹ thuật, số lượng máy móc và tình trạng của thiết bị.
• Nội dung xác nhận đã kiểm tra đối chiếu sản phẩm đạt chuẩn và tiến hành ký kết bàn giao sản phẩm.

Biểu mẫu bàn giao máy móc thiết bị là tài liệu quan trọng để xác nhận trách nhiệm, đảm bảo tính minh bạch về thông tin thiết bị, phục vụ cho hoạt động kế toán và kiểm toán.

1.3. Biểu mẫu thông tin, lý lịch thiết bị

Biểu mẫu lý lịch thiết bị là nơi lưu trữ thông tin chi tiết về thiết bị: ngày mua, đơn vị sử dụng, tình trạng,… Nhờ đó, biểu mẫu giúp theo dõi vòng đời thiết bị dễ dàng hơn. Đây là cơ sở dữ liệu để lập báo cáo tài sản, quản lý khấu hao và chi phí vận hành.

Một biểu mẫu thông tin, lý lịch của thiết bị bao gồm các mục nội dung sau:

1. Thông tin cơ bản về thiết bị

• • Tên thiết bị: Tên gọi chính thức của máy móc hoặc thiết bị.
  • Mã số thiết bị: Mã định danh do doanh nghiệp hoặc nhà sản xuất đặt để quản lý dễ dàng.
  • Nhóm thiết bị: Phân loại thiết bị theo công năng, ví dụ: máy sản xuất, máy văn phòng, thiết bị vận tải.

2. Thông tin kỹ thuật

• • Hãng sản xuất: Tên nhà sản xuất thiết bị.
  • Nước sản xuất: Xuất xứ của thiết bị, thường liên quan đến tiêu chuẩn sản xuất.
  • Thông số kỹ thuật: Các thông số chính như kích thước, công suất, hiệu suất, trọng lượng.
  • Tính năng: Các chức năng chính mà thiết bị có thể thực hiện.

3. Thông tin vận hành và bảo trì

• • Ngày bắt đầu sử dụng: Ghi nhận thời gian thiết bị được đưa vào vận hành.
  • Tình trạng hiện tại: Trạng thái hoạt động của thiết bị (mới, đang sử dụng, cần sửa chữa).
  • Lịch sử bảo trì: Ghi nhận các lần bảo trì trước đó, bao gồm ngày bảo trì và nội dung thực hiện.
  • Lịch bảo dưỡng định kỳ: Kế hoạch bảo dưỡng tiếp theo (thời gian, tần suất).

4. Thông tin tài chính

• • Giá trị thiết bị: Giá mua ban đầu hoặc giá trị định giá hiện tại.
  • Khấu hao: Thông tin về phương pháp khấu hao, thời gian khấu hao còn lại.
  • Chi phí vận hành: Ghi nhận chi phí vận hành hàng tháng hoặc định kỳ.

5. Thông tin quản lý

• • Người quản lý: Tên nhân sự hoặc phòng ban chịu trách nhiệm quản lý thiết bị.
  • Vị trí đặt thiết bị: Địa điểm hoặc khu vực lắp đặt trong doanh nghiệp.
  • Ngày kiểm tra: Thời gian thiết bị được kiểm tra gần nhất.

6. Ghi chú khác

• • Phụ kiện đi kèm: Danh sách các linh kiện hoặc phụ kiện kèm theo thiết bị.
  • Lỗi đã phát hiện: Các lỗi thiết bị đã gặp phải trong quá trình sử dụng.
  • Hướng dẫn sử dụng đặc biệt: Lưu ý khi vận hành hoặc bảo trì thiết bị.

Dưới đây là hình ảnh một biểu mẫu lý lịch thiết bị để doanh nghiệp tham khảo:

1.4. Biểu mẫu bảo trì bảo dưỡng thiết bị (File Excel)

Mục đích của biểu mẫu bảo trì bảo dưỡng thiết bị là ghi nhận lịch sử bảo trì, sửa chữa, thay thế linh kiện và hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì định kỳ, giảm thiểu rủi ro hỏng hóc.

Một biểu mẫu bảo trì, bảo dưỡng thiết bị gồm các nội dung sau:

1. Thông tin cơ bản của thiết bị

• • Tên thiết bị: Ghi rõ tên máy móc cần bảo trì (ví dụ: Máy CNC, Máy nén khí).
  • Mã số thiết bị: Mã định danh duy nhất để tránh nhầm lẫn giữa các thiết bị.
  • Vị trí lắp đặt: Khu vực hoặc bộ phận trong doanh nghiệp nơi thiết bị được sử dụng.
  • Người phụ trách: Tên nhân viên hoặc phòng ban chịu trách nhiệm quản lý thiết bị.

2. Lịch trình bảo trì bảo dưỡng

• • Ngày bảo trì gần nhất: Ghi nhận thời gian thiết bị được bảo trì lần gần nhất.
  • Kỳ hạn bảo trì: Thời gian giữa các lần bảo trì (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý).
  • Ngày bảo trì kế tiếp: Tự động tính toán hoặc nhập thủ công ngày bảo trì tiếp theo.
  • Tần suất bảo dưỡng: Ghi rõ thiết bị cần bảo dưỡng định kỳ bao nhiêu lần trong năm.

3. Nội dung bảo trì bảo dưỡng

• • Hạng mục kiểm tra: Liệt kê các phần cần kiểm tra, như động cơ, linh kiện, dầu bôi trơn, hệ thống điện.
  • Tình trạng thiết bị: Ghi nhận trạng thái thiết bị tại thời điểm bảo trì (tốt, cần sửa chữa, cần thay thế).
  • Công việc thực hiện: Mô tả chi tiết công việc bảo trì như vệ sinh, thay linh kiện, cân chỉnh.

4. Chi phí và tài nguyên sử dụng

• • Chi phí bảo trì: Ghi nhận tổng chi phí cho từng lần bảo trì (tiền nhân công, linh kiện thay thế).
  • Linh kiện sử dụng: Danh sách vật tư, phụ kiện được thay thế trong quá trình bảo trì.
  • Thời gian thực hiện: Số giờ hoặc ngày cần thiết để hoàn thành bảo trì.

5. Ghi nhận kết quả

• • Kết quả kiểm tra: Ghi nhận trạng thái thiết bị sau bảo trì (đạt tiêu chuẩn, cần theo dõi thêm).
  • Đề xuất: Các khuyến nghị cho lần bảo trì sau hoặc thay thế nếu thiết bị có dấu hiệu hư hỏng.
  • Chữ ký xác nhận: Xác nhận của người thực hiện bảo trì và quản lý thiết bị.

Để có thêm nhiều biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị cần thiết, bạn đăng ký tại đây để nhận được mail file tài liệu của MISA AMIS CRM nhé!

2. Giải pháp quản lý máy móc thiết bị hiệu quả và khắc phục hạn chế của excel

2.1. Những bất cập khi quản lý máy móc thiết bị bằng Excel

Excel là công cụ được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Hiện nay có nhiều doanh nghiệp sử dụng excel để tạo biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị, tuy nhiên trong quá trình quản lý gặp nhiều khó khăn, cụ thể:

• Dữ liệu dễ sai sót, khó kiểm soát khi danh sách thiết bị lớn

Dễ sai sót: Excel là công cụ rất mạnh, nhưng khi sử dụng để quản lý dữ liệu thiết bị, người dùng dễ mắc phải các lỗi nhập liệu, nhất là khi thực hiện các phép toán thủ công. Những lỗi này có thể bao gồm việc nhập sai số liệu, cập nhật thiếu thông tin hoặc nhập trùng lặp. Hệ quả là, dữ liệu quản lý trở nên không chính xác, gây khó khăn trong việc ra quyết định và làm giảm hiệu quả công việc.

Khó kiểm soát khi danh sách thiết bị lớn: Khi số lượng thiết bị tăng lên, bảng tính Excel trở nên khó quản lý. Việc theo dõi các thông tin như tình trạng thiết bị, thời gian bảo trì, chi phí sửa chữa,… sẽ trở nên rối rắm. Cả bộ phận liên quan đều cần truy cập và cập nhật dữ liệu, nhưng với một bảng tính lớn, việc tìm kiếm, kiểm tra và cập nhật thông tin sẽ mất thời gian, dẫn đến việc quản lý không hiệu quả.

• Dữ liệu dễ sai sót, khó kiểm soát khi danh sách thiết bị lớn

Thiếu tính đồng bộ và chia sẻ hiệu quả: Với Excel, khi nhiều bộ phận cần truy cập và chỉnh sửa dữ liệu, việc đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận trở nên phức tạp. Mỗi bộ phận có thể lưu trữ dữ liệu của mình dưới dạng file riêng biệt, dẫn đến tình trạng dữ liệu bị phân tán, khó kiểm soát và thiếu sự nhất quán.

Rủi ro khi có sự thay đổi từ nhiều người dùng: Khi nhiều người dùng cùng thay đổi dữ liệu trong Excel cùng lúc, việc đồng bộ hóa giữa các bộ phận sẽ gặp khó khăn, dễ dẫn đến mâu thuẫn hoặc xung đột thông tin. Điều này có thể khiến các bộ phận không cập nhật kịp thời tình trạng thiết bị, gây ra sự chậm trễ trong các quyết định quan trọng.

• Thiếu tính năng tự động cảnh báo bảo trì, sửa chữa

Khó cảnh báo kịp thời: Phụ thuộc vào người quản lý phải thường xuyên kiểm tra các ô dữ liệu hoặc phải thiết lập các công thức phức tạp để kiểm tra ngày bảo trì và phát hiện khi nào thiết bị cần được bảo dưỡng. Tuy nhiên, việc này dễ bị bỏ sót hoặc trì hoãn.

Thiếu tính năng tự động hóa: gây ra tình trạng chậm trễ trong việc duy trì và kiểm soát tình trạng máy móc.

• Tính bảo mật kém

Tính bảo mật của công cụ excel vô cùng thấp, khi có thể xóa hoặc chỉnh sửa file mà không thể khôi phục lại được dữ liệu cũ. Chính vì vậy việc thất thoát dữ liệu là điều khó tránh khỏi khi chỉ quản lý bằng file excel đơn giản.

2.2. Giải pháp tối ưu: Quản lý máy móc thiết bị bằng phần mềm AMIS CRM

Mang đến sự tiện lợi và an tâm tuyệt đối cho khách hàng của bạn với tính năng Tra cứu thông tin Bảo hành – Bảo trì được tích hợp ngay trên Cổng thông tin khách hàng của MISA AMIS CRM.

Giờ đây, thay vì phải chờ đợi phản hồi qua điện thoại hay email, khách hàng có thể hoàn toàn chủ động:

• Kiểm tra tức thì: Nắm bắt nhanh chóng tình trạng, thời hạn còn lại và toàn bộ lịch sử bảo hành, bảo trì của sản phẩm.
• Minh bạch thông tin: Truy xuất chi tiết các lần sửa chữa, linh kiện đã thay thế và các ghi chú quan trọng.
• Tiết kiệm thời gian: Giảm thiểu thời gian chờ đợi, giúp khách hàng tự giải quyết các thắc mắc thông thường một cách nhanh chóng 24/7.
• Tính năng này không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong dịch vụ hậu mãi của doanh nghiệp bạn.

Dùng ngay miễn phí

Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng. Trong đó phải kể đến CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA… Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS CRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn trên con đường chuyển đổi số.

Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..

Xem thêm: Hướng dẫn lựa chọn phần mềm CRM phù hợp

Tổng kết

File excel quản lý bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị có thể coi là phương án “chữa cháy” để quả lý thủ công. Tuy nhiên nó chỉ đảm bảo với quy mô doanh nghiệp nhỏ, lượng máy ít và khách hàng chưa nhiều. Với doanh nghiệp lớn cần đảm bảo chặt chẽ kế hoạch bảo hành, bảo trì thiết bị nhất định cần có phần mềm quản lý thông minh.

Giống như bài viết đưa ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn phần mềm MISA AMIS CRM để quản lý thiết bị cũng như các nghiệp vụ khác trong bán hàng. Hy vọng doanh nghiệp luôn có quy trình vận hành máy móc thiết bị đảm bảo tốt khâu chăm sóc khách hàng và sản phẩm.