Ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển mạnh, vấn đề quản lý hàng hóa được tối ưu hơn khi có thể sử dụng các phần mềm công nghệ để thống kê, tính toán thay thế cho việc ghi chép bằng sổ sách. Việc sử dụng file Excel để quản lý bán hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để nâng cao hiệu suất bán hàng. Liệu rằng việc quản lý sản phẩm bằng file Excel có thực sự hiệu quả, mang lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp hay không? Chúng ta cùng tìm hiểu kỹ hơn về những ưu nhược điểm khi tạo file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm nhé!
I. Các mẫu file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm
Để giúp người bán hàng mỹ phẩm có được một quy trình quản lý hàng hóa hiệu quả, dưới đây là các mẫu file Excel hoàn chỉnh về hệ thống quản lý bán hàng mỹ phẩm.
1. Biểu mẫu danh mục sản phẩm
Nhập danh sách sản phẩm vào bảng danh mục để bạn có thể phân loại hàng hóa dễ dàng hơn. Trong trường hợp bạn kinh doanh nhiều loại mặt hàng mỹ phẩm, việc phân loại các sản phẩm cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và có thể đánh giá được hiệu suất của sản phẩm. Ở mục danh sách sản phẩm, bạn có thể nhập các thông tin sau:
- Số thứ tự.
- Mã số hay ký hiệu của sản phẩm.
- Tên sản phẩm.
- Đơn vị tính(hộp, thỏi, cái,…)
- Màu sắc sản phẩm.
- Phân loại nhóm sản phẩm (nhóm chăm sóc da mặt, body).
- Ghi chú các chi tiết cần thiết nếu có.
2. Nhập số liệu đơn đặt hàng
Trong phần nhập liệu đơn đặt hàng, bạn cần nhập chi tiết tất cả các đơn đặt hàng để quản lý dễ dàng hơn. Cụ thể:
- Số thứ tự.
- Ngày tháng nhập sản phẩm.
- Mã sản phẩm.
- Tên từng loại sản phẩm.
- Số lượng.
- Đơn giá nhập sản phẩm.
- Tổng tiền.
- Tên đơn vị cung cấp.
3. Nhập thông tin hàng hóa xuất
Trong biểu mẫu xuất hàng cho ngành mỹ phẩm, nên bổ sung đầy đủ các trường thông tin sau để đảm bảo tuân thủ quy định quản lý mỹ phẩm (Nghị định 93/2016/NĐ-CP và Thông tư 06/2011/TT-BYT):
- Ngày tháng xuất sản phẩm khỏi kho
- Mã sản phẩm / SKU
- Tên sản phẩm
- Số lô sản xuất (Batch Number) – bắt buộc với mỹ phẩm
- Màu sắc / dung tích
- Số lượng xuất
- Đơn giá – Thành tiền
- Hạn sử dụng (Expiry Date)
- PAO – Period After Opening (thời hạn sử dụng sau khi mở nắp: 6M, 12M, 24M)
- Kênh bán (cửa hàng, Shopee, TikTok Shop, Lazada, fanpage, website)
- Khách hàng – Địa chỉ – Ghi chú
Mỹ phẩm là mặt hàng có yêu cầu truy xuất nguồn gốc theo lô, đặc biệt khi có sự cố cần thu hồi. Việc thiếu trường “số lô” và “PAO” có thể khiến chủ kinh doanh không kiểm soát được rủi ro tồn kho và pháp lý.
4. Báo cáo tồn kho
Để nắm bắt chính xác số lượng sản phẩm, thì việc làm báo cáo tồn kho là điều hết sức cần thiết. Dưới đây là bản báo cáo hàng tồn kho hoàn chỉnh.
- Số thứ tự.
- Mã sản phẩm.
- Tên sản phẩm.
- Đơn vị tính (hộp, cái, thỏi).
- Màu sắc sản phẩm.
- Số lượng tồn kho.
- Ghi chú đặc biệt.
5. Báo cáo bán hàng
Trong hoạt động kinh doanh, một bản báo cáo bán hàng chi tiết là điều cần thiết giúp người bán nắm bắt được tình hình kinh doanh, doanh thu của mình. Bản báo cáo bán hàng gồm có:
- Số thứ tự.
- Mã hàng hóa.
- Tên sản phẩm.
- Đơn vị tính.
- Số lượng bán.
- Tổng doanh thu sau khi bán.
- Ghi chú về công nợ nếu có.
Để tải đầy đủ file Excel quản lý hàng hóa, nhận ngay tại đây
Mời anh chị xem trước biểu mẫu qua các hình ảnh dưới đây
Nếu thấy biểu mẫu Excel này phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy bấm vào ảnh để tải về đầy đủ.
Lưu ý dành cho chủ shop đang phát triển
File Excel ở trên phù hợp khi bạn vận hành 1 kênh bán với dưới 300 đơn/tháng. Nếu shop của bạn đang bán đồng thời trên cửa hàng vật lý + Shopee + TikTok Shop, bạn sẽ sớm gặp những vấn đề như: phải nhập đơn thủ công 3 lần, khó tổng hợp tồn kho thực, dễ quên hạn sử dụng từng lô.
Trong trường hợp này, bạn có thể tham khảo cách các giải pháp phần mềm CRM chuyên dụng giải quyết bài toán đồng bộ đa kênh.
II. Những lưu ý khi sử dụng file Excel để quản lý công việc bán hàng
Sử dụng file Excel để quản lý công việc bán hàng mỹ phẩm được nhiều người lựa chọn bởi đây là phần mềm có sẵn và tiện ích. Tuy nhiên để tối ưu hóa lợi ích khi quản lý công việc bán hàng trên Excel, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:
1. Người dùng phải hiểu biết về các hàm Excel
Excel là công cụ phổ biến nhưng tiềm ẩn rủi ro sai sót cao khi xử lý dữ liệu kinh doanh. Theo nghiên cứu “The Importance of Spreadsheet Controls” của ICAEW (Viện Kế toán Công chứng Anh và xứ Wales, 2017), một tỷ lệ lớn bảng tính được sử dụng trong doanh nghiệp có chứa lỗi, phần lớn xuất phát từ thao tác thủ công và công thức phức tạp.
Vì vậy, để hạn chế sai sót khi quản lý bán hàng mỹ phẩm bằng Excel, người dùng cần:
- Nắm vững các hàm cơ bản: VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF, IF lồng nhau
- Thiết lập Data Validation để hạn chế nhập sai trường dữ liệu
- Sử dụng Conditional Formatting để cảnh báo hạn sử dụng sắp hết
- Khoá các ô công thức để tránh chỉnh sửa nhầm
Mặt khác file Excel có dung lượng lưu trữ ít, thời gian lưu trữ bị hạn chế và chỉ phù hợp với những đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ, ít mặt hàng. Khi có nhu cầu kinh doanh quy mô lớn, số lượng mặt hàng tăng cao, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm thông minh để tối ưu hóa khả năng quản lý đồng bộ.
2. Sao lưu dữ liệu trên thiết bị khác
Việc tạo file Excel quản lý bán hàng sản phẩm thường gặp phải một số sự cố, chẳng hạn như không may lỡ tay ấn nhầm nút xóa, máy tính hỏng,…. Sẽ khiến dữ liệu bị mất đi và khó có thể khôi phục được. Do đó, bạn nên sao lưu dữ liệu thành nhiều bản khác nhau, để hạn chế việc dữ liệu bị mất, gây tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
3. Tận dụng tính năng tự động hoá mới của Excel và Google Sheets
Từ năm 2024, Microsoft Excel đã tích hợp Copilot và Google Sheets có Gemini – hai trợ lý AI giúp người dùng tự động phân tích doanh số, gợi ý công thức, tạo biểu đồ chỉ bằng câu lệnh tiếng Việt. Với chủ shop mỹ phẩm, đây là cơ hội để tăng năng suất khi:
- Yêu cầu AI tự tính tỷ lệ tồn kho theo từng dòng sản phẩm
- Nhờ AI gợi ý cảnh báo lô hàng sắp hết hạn
- Tạo báo cáo doanh thu tuần / tháng tự động
Tuy nhiên, các tính năng AI này chỉ hỗ trợ thao tác trên file – chưa thay thế được khả năng đồng bộ đa kênh hay quản lý quan hệ khách hàng mà phần mềm chuyên dụng mang lại. Người dùng cũng cần trả phí để sử dụng được tính năng này chứ không hề miễn phí.
III. Ưu nhược điểm khi dùng Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm
File Excel quản lý bán hàng được sử dụng rộng rãi trong các ngành nghề hiện nay. Bởi nó có thể giải quyết được các vấn đề quản lý hàng hóa thủ công, gây mất thời gian. Hãy cùng tìm hiểu những ưu nhược điểm khi dùng file Excel quản lý bán hàng, để biết đây có phải là giải pháp tối ưu nhất hiện nay không nhé.
1. Ưu điểm của việc quản lý bán hàng bằng Excel
Ưu điểm nổi bật của việc sử dụng bảng tính để quản lý hàng hóa là tính phổ biến và dễ tiếp cận, có thể lựa chọn:
- Microsoft Excel (thuộc bộ Microsoft 365): có bản quyền, mức phí thay đổi theo gói đăng ký dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp
- Google Sheets: miễn phí với tài khoản Google cá nhân, làm việc trực tuyến và chia sẻ dễ dàng
Cả hai công cụ đều cho phép chia sẻ dữ liệu nhiều người dùng, đồng bộ trên điện thoại, laptop, máy tính bảng – chỉ cần thiết bị có kết nối internet. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí ban đầu cho các chủ shop mới khởi nghiệp ngành mỹ phẩm.
Đối với việc quản lý hàng hóa trên Excel, chỉ cần thiết bị điện tử có kết nối mạng, là bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa một số chi tiết các thông tin đã nhập trước đó. Có thể sử dụng Excel dễ dàng trên điện thoại di động, laptop.
2. Những hạn chế khi sử dụng Excel để quản lý bán hàng
File Excel được đánh giá là khá tiện ích và mang lại nhiều lợi ích khi sử dụng. Tuy nhiên, về cơ bản khi sử dụng Excel để quản lý bán hàng vẫn còn những hạn chế sau.
Phần mềm phức tạp, khó sử dụng
Để thực hiện chính xác các thao tác nghiệp vụ trên ứng dụng Excel, đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng dùng các hàm tính thuần thục. Bởi khi nhập liệu bằng cách thủ công sẽ dễ dẫn đến các sai sót, mà chỉ cần có một lỗi sai nhỏ cũng có thể khiến toàn bộ dữ liệu hệ thống bị lệch, khiến công việc kinh doanh bị đảo lộn.
Mặt khác các bản mẫu trong Excel đều được dùng chung cho các ngành nghề khác nhau, không đầy đủ các tính năng quản lý đối với một mặt hàng nhất định. Do đó, việc thiết lập kế hoạch kinh doanh gặp nhiều khó khăn nhất định.
Dung lượng lưu trữ dữ liệu ít
Hạn chế của việc quản lý hàng hóa bằng Excel ảnh hưởng đến công việc kinh doanh đó là khả năng lưu trữ dữ liệu rất ít và không thể lưu trữ trong một thời gian dài. Trong quá trình nhập liệu thủ công nếu không may lỡ tay ấn thoát mà chưa kịp sao lưu, hoặc lỡ tay nhấn nút xóa, hay file Excel bị lỗi sẽ khiến dữ liệu bị mất, và sẽ khó khôi phục lại được dữ liệu. Điều này sẽ gây ra những tổn thất nặng nề nếu dữ liệu không thể khôi phục lại.
Quản lý bán hàng bằng Excel chỉ phù hợp với những người kinh doanh nhỏ lẻ, những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Do lưu lượng được lưu trữ trong Excel thường rất ít, không thể đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản của những doanh nghiệp có quy mô lớn.
Không tự động cập nhật báo cáo kinh doanh
Một nhược điểm khác của Excel khiến việc kinh doanh bị đình trệ, gặp nhiều khó khăn đó là hệ thống không có tính năng báo cáo tự động. Khi có sự thay đổi về mặt số liệu cũng không được cập nhật liên tục tới các phòng ban, mà phải phụ thuộc vào việc cập nhật của quản lý kho sau đó mới chuyển về các bộ phận liên quan.
Doanh nghiệp sẽ rất khó để nắm bắt và theo dõi sát được tình hình kinh doanh, số lượng tồn kho vào cuối tháng. Do Excel không hỗ trợ báo cáo tự động tình hình kinh doanh. Đây cũng là lý do mà các doanh nghiệp lớn thường có xu hướng lựa chọn các phần mềm công nghệ hiện đại, để tối ưu hóa quy trình quản lý hiệu suất kinh doanh. Sự góp mặt của phần mềm công nghệ giúp công việc quản lý kinh doanh trở nên dễ dàng hơn, hoàn toàn khắc phục được những hạn chế mà Excel mang lại.
IV. Khi nào doanh nghiệp mỹ phẩm nên “tốt nghiệp” Excel?
Excel là người bạn đồng hành tuyệt vời ở giai đoạn khởi nghiệp. Nhưng khi quy mô kinh doanh chạm đến những ngưỡng nhất định, công cụ này sẽ trở thành điểm nghẽn cản trở tốc độ phát triển. Dưới đây là 4 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp mỹ phẩm cần chuyển đổi sang giải pháp quản lý chuyên dụng:
| Dấu hiệu | Mô tả | Hệ quả nếu vẫn dùng Excel |
|---|---|---|
| Vượt 500 đơn / tháng | Khối lượng dữ liệu tăng nhanh | File chậm, dễ bị lỗi/treo, mất dữ liệu |
| Bán trên 3 kênh trở lên | Đa kênh online + offline | Mất 2-3 giờ/ngày nhập đơn thủ công |
| Team từ 3 người cùng nhập liệu | Cộng tác đa người dùng | Xung đột phiên bản, ghi đè dữ liệu |
| Quản lý 200+ SKU với nhiều lô | Mỹ phẩm có batch & PAO khác nhau | Khó truy xuất khi cần thu hồi lô |
Khi xuất hiện ít nhất 2 trong 4 dấu hiệu trên, doanh nghiệp nên cân nhắc giải pháp CRM chuyên biệt. Với ngành mỹ phẩm – vốn đặc thù về quản lý lô, hạn sử dụng và chăm sóc khách hàng quay lại – MISA AMIS CRM là một trong những lựa chọn được nhiều founder chuỗi mỹ phẩm Việt tin dùng, nhờ các tính năng:
- Đồng bộ đơn hàng từ Shopee, TikTok Shop, Lazada về một dashboard duy nhất
- Quản lý kho tập trung kiểm soát được tình trạng tồn kho, sản phẩm bán chạy, dự báo bán hàng,…
- Cung cấp lịch sử mua hàng chi tiết – nền tảng cho remarketing nhóm khách hàng cũ (vốn đóng góp tỷ lệ doanh thu lặp lại cao trong ngành mỹ phẩm)
- Kết nối API với hệ sinh thái MISA (AMIS Kế toán, AMIS aiMarketing,..) và các công cụ ngoài như Mailchimp, Voice IP
- Trợ lý AI hỗ trợ đắc lực phân tích, dự báo kinh doanh, trích xuất nhanh thông tin khách hàng, sáng tạo nội dung bán hàng, tạo đơn tự động,…
Nhận tư vấn miễn phí giải pháp CRM dành cho mỹ phẩm
V. Câu hỏi thường gặp về file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm
1. File Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm gồm những mục nào là đủ?
Một file Excel chuẩn cho ngành mỹ phẩm cần có tối thiểu 5 sheet: danh mục sản phẩm (kèm số lô, PAO, hạn sử dụng), nhập kho, xuất kho, tồn kho và báo cáo doanh thu. Thiếu sheet “số lô” sẽ rất khó truy xuất khi cần thu hồi hàng.
2. Quản lý bán hàng mỹ phẩm bằng Excel có những hạn chế gì?
Excel khó đồng bộ đơn hàng đa kênh (Shopee, TikTok Shop, Lazada), dễ xung đột khi nhiều người cùng nhập liệu và không tự động cảnh báo hạn sử dụng theo lô. Khi vượt 500 đơn/tháng hoặc có team từ 3 người, Excel bắt đầu quá tải.
3. Làm sao để cảnh báo hạn sử dụng mỹ phẩm tự động trên Excel?
Bạn dùng tính năng Conditional Formatting kết hợp hàm =TODAY() để tô màu các ô có hạn sử dụng còn dưới 90 ngày. Cách này khả thi nhưng phải set thủ công cho từng dòng sản phẩm và không cảnh báo qua điện thoại như phần mềm chuyên dụng.
4. Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý bán hàng mỹ phẩm?
Khi shop của bạn đạt 1 trong 4 dấu hiệu: vượt 500 đơn/tháng, bán trên 3 kênh trở lên, team từ 3 người cùng nhập liệu, hoặc quản lý trên 200 SKU. Lúc này, một giải pháp CRM chuyên dụng sẽ giúp tiết kiệm 2-3 giờ/ngày so với Excel.
VI. Tổng kết
Trên đây là các mẫu file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm mà MISA AMIS đã sưu tầm và tổng hợp. Hy vọng với những thông tin chia sẻ trên, sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể hơn về việc sử dụng file Excel để quản lý bán hàng. Khi có nhu cầu cần được tư vấn về phần mềm quản lý bán hàng tối ưu nhất, đáp ứng được các đầy đủ nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay đến MISA AMIS để được tư vấn hỗ trợ nhé. Chúc bạn gặt hái được nhiều thành công!
