Bài viết này cung cấp các biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị; biểu mẫu bảo dưỡng, bảo trì thiết bị; mẫu số theo dõi máy móc thiết bị gồm cả File Excel mẫu sẵn tải về!
1. Biểu mẫu quản lý máy móc, thiết bị
Biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị cần phải rõ ràng, đầy đủ thông tin để tối ưu hóa việc theo dõi, vận hành và tạo nền tảng cho quá trình bảo trì, bảo dưỡng thiết bị.
File Excel quản lý máy móc thiết bị thường bao gồm các mục thông tin sau:
- Tên thiết bị: Ghi rõ tên của từng loại máy móc, thiết bị để dễ nhận diện.
- Ký hiệu của máy: Sử dụng mã ký hiệu do nhà sản xuất cung cấp nhằm đảm bảo tính chính xác và đồng bộ.
- Mã số sản phẩm: Được doanh nghiệp tạo ra theo quy trình quản lý nội bộ, giúp dễ dàng truy xuất thông tin thiết bị.
- Vị trí đặt thiết bị: Ghi chú cụ thể vị trí mà thiết bị được lắp đặt hoặc sử dụng trong doanh nghiệp.
- Tính năng sử dụng: Mô tả ngắn gọn các chức năng chính của từng thiết bị.
- Nước sản xuất: Cung cấp thông tin về nguồn gốc xuất xứ của thiết bị, ví dụ: Nhật Bản, Đức, Việt Nam, v.v.
- Nhà cung cấp: Ghi rõ tên đơn vị hoặc doanh nghiệp đã cung cấp thiết bị.
- Thời gian sử dụng: Thời điểm bắt đầu đưa thiết bị vào vận hành để thuận tiện cho việc tính toán tuổi thọ.
- Tần suất hoạt động: Xác định chu kỳ hoạt động của thiết bị, ví dụ: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hay theo nhu cầu cụ thể.
- Ngày quản lý: Ghi nhận thời điểm thiết bị được đưa vào danh mục quản lý chính thức.
- Người quản lý: Xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý thiết bị này
Tải toàn bộ mẫu Excel quản lý thiết bị nhấn vào đây
Biểu mẫu quản lý thiết bị máy móc được sử dụng trong các trường hợp như:
- Với doanh nghiệp: thực hiện quản lý tài sản cố định, lên kế hoạch bảo trì thiết bị, phân bổ thiết bị hợp lý để vận hành, thực hiện báo cáo nội bộ về thông tin thiết bị,…
- Trong kế toán: Ghi nhận nguyên giá, tính khấu hao và quản lý giá trị còn lại của tài sản cố định, hạch toán các chi phí như chi phí bảo trì, sửa chữa, nâng cấp thiết bị; lập báo cáo tài chính về giá trị tài sản, chi phí vận hành và kiểm kê thiết bị; hỗ trợ kiểm toán.
2. Biểu mẫu bàn giao máy móc thiết bị
Khi bàn giao thiết bị bắt buộc phải có biên bản bàn giao giữa 2 bên, để đảm bảo quyền lợi cũng như tránh xảy ra tranh chấp. Biểu mẫu này khá đơn giản, bạn có thể tạo biểu mẫu bàn giao thiết bị theo nội dung:
- Quốc hiệu tiêu ngữ và ngày tháng năm lập biên bản bàn giao.
- Tên biên bản: BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ
- Thời gian lập biên bản: Điền đầy đủ thông tin về giờ, ngày tháng năm lập biên bản bàn giao.
- Thông tin bên A (bên giao): Họ và tên, chức vụ.
- Thông tin của bên B( bên nhận): Họ và tên, chức vụ.
- Thông tin về thông số kỹ thuật của máy móc thiết bị: Tên thiết bị, mã số thiết bị, ký hiệu thiết bị, thông số kỹ thuật, số lượng máy móc và tình trạng của thiết bị.
- Nội dung xác nhận đã kiểm tra đối chiếu sản phẩm đạt chuẩn và tiến hành ký kết bàn giao sản phẩm.
Tải toàn bộ mẫu Excel quản lý thiết bị nhấn vào đây
Biểu mẫu bàn giao máy móc thiết bị là tài liệu quan trọng để xác nhận trách nhiệm, đảm bảo tính minh bạch về thông tin thiết bị, phục vụ cho hoạt động kế toán và kiểm toán.
3. Biểu mẫu thông tin, lý lịch thiết bị
Biểu mẫu lý lịch thiết bị cung cấp thông tin toàn diện về lịch sử và tình trạng của thiết bị, lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng chính xác, là cơ sở dữ liệu để lập báo cáo tài sản, quản lý khấu hao và chi phí vận hành.
Một biểu mẫu thông tin, lý lịch của thiết bị bao gồm các mục nội dung sau:
- Thông tin cơ bản về thiết bị
- Tên thiết bị: Tên gọi chính thức của máy móc hoặc thiết bị.
- Mã số thiết bị: Mã định danh do doanh nghiệp hoặc nhà sản xuất đặt để quản lý dễ dàng.
- Nhóm thiết bị: Phân loại thiết bị theo công năng, ví dụ: máy sản xuất, máy văn phòng, thiết bị vận tải.
- Thông tin kỹ thuật
- Hãng sản xuất: Tên nhà sản xuất thiết bị.
- Nước sản xuất: Xuất xứ của thiết bị, thường liên quan đến tiêu chuẩn sản xuất.
- Thông số kỹ thuật: Các thông số chính như kích thước, công suất, hiệu suất, trọng lượng.
- Tính năng: Các chức năng chính mà thiết bị có thể thực hiện.
- Thông tin vận hành và bảo trì
- Ngày bắt đầu sử dụng: Ghi nhận thời gian thiết bị được đưa vào vận hành.
- Tình trạng hiện tại: Trạng thái hoạt động của thiết bị (mới, đang sử dụng, cần sửa chữa).
- Lịch sử bảo trì: Ghi nhận các lần bảo trì trước đó, bao gồm ngày bảo trì và nội dung thực hiện.
- Lịch bảo dưỡng định kỳ: Kế hoạch bảo dưỡng tiếp theo (thời gian, tần suất).
- Thông tin tài chính
- Giá trị thiết bị: Giá mua ban đầu hoặc giá trị định giá hiện tại.
- Khấu hao: Thông tin về phương pháp khấu hao, thời gian khấu hao còn lại.
- Chi phí vận hành: Ghi nhận chi phí vận hành hàng tháng hoặc định kỳ.
- Thông tin quản lý
- Người quản lý: Tên nhân sự hoặc phòng ban chịu trách nhiệm quản lý thiết bị.
- Vị trí đặt thiết bị: Địa điểm hoặc khu vực lắp đặt trong doanh nghiệp.
- Ngày kiểm tra: Thời gian thiết bị được kiểm tra gần nhất.
- Ghi chú khác
- Phụ kiện đi kèm: Danh sách các linh kiện hoặc phụ kiện kèm theo thiết bị.
- Lỗi đã phát hiện: Các lỗi thiết bị đã gặp phải trong quá trình sử dụng.
- Hướng dẫn sử dụng đặc biệt: Lưu ý khi vận hành hoặc bảo trì thiết bị.
Dưới đây là hình ảnh một biểu mẫu lý lịch thiết bị để bạn xem xét:
Tải toàn bộ mẫu Excel quản lý thiết bị nhấn vào đây
4. Biểu mẫu bảo trì bảo dưỡng thiết bị (File Excel)
Biễu mẫu bảo trì, bảo dưỡng thiết bị là loại giấy tờ quan trọng trong quản lý thiết bị của doanh nghiệp. Biểu mẫu bảo trì, bảo dưỡng không những cho biết kế hoạch bảo trì thiết bị mà còn hỗ trợ hoạch toán chi phí cho kế toán.
Một biểu mẫu bảo trì, bảo dưỡng thiết bị gồm các nội dung sau:
- Thông tin cơ bản của thiết bị
- Tên thiết bị: Ghi rõ tên máy móc cần bảo trì (ví dụ: Máy CNC, Máy nén khí).
- Mã số thiết bị: Mã định danh duy nhất để tránh nhầm lẫn giữa các thiết bị.
- Vị trí lắp đặt: Khu vực hoặc bộ phận trong doanh nghiệp nơi thiết bị được sử dụng.
- Người phụ trách: Tên nhân viên hoặc phòng ban chịu trách nhiệm quản lý thiết bị.
- Lịch trình bảo trì bảo dưỡng
- Ngày bảo trì gần nhất: Ghi nhận thời gian thiết bị được bảo trì lần gần nhất.
- Kỳ hạn bảo trì: Thời gian giữa các lần bảo trì (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý).
- Ngày bảo trì kế tiếp: Tự động tính toán hoặc nhập thủ công ngày bảo trì tiếp theo.
- Tần suất bảo dưỡng: Ghi rõ thiết bị cần bảo dưỡng định kỳ bao nhiêu lần trong năm.
- Nội dung bảo trì bảo dưỡng
- Hạng mục kiểm tra: Liệt kê các phần cần kiểm tra, như động cơ, linh kiện, dầu bôi trơn, hệ thống điện.
- Tình trạng thiết bị: Ghi nhận trạng thái thiết bị tại thời điểm bảo trì (tốt, cần sửa chữa, cần thay thế).
- Công việc thực hiện: Mô tả chi tiết công việc bảo trì như vệ sinh, thay linh kiện, cân chỉnh.
- Chi phí và tài nguyên sử dụng
- Chi phí bảo trì: Ghi nhận tổng chi phí cho từng lần bảo trì (tiền nhân công, linh kiện thay thế).
- Linh kiện sử dụng: Danh sách vật tư, phụ kiện được thay thế trong quá trình bảo trì.
- Thời gian thực hiện: Số giờ hoặc ngày cần thiết để hoàn thành bảo trì.
- Ghi nhận kết quả
- Kết quả kiểm tra: Ghi nhận trạng thái thiết bị sau bảo trì (đạt tiêu chuẩn, cần theo dõi thêm).
- Đề xuất: Các khuyến nghị cho lần bảo trì sau hoặc thay thế nếu thiết bị có dấu hiệu hư hỏng.
- Chữ ký xác nhận: Xác nhận của người thực hiện bảo trì và quản lý thiết bị.
Xem hình ảnh minh họa một biểu mẫu bảo trì, bảo dưỡng thiết bị dưới đây:
Để có thêm nhiều biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị cần thiết, bạn đăng ký tại đây để nhận được mail file tài liệu của MISA AMIS CRM nhé!
Phương pháp quản lý máy móc thiết bị trên phần mềm, khắc phục hạn chế của excel
1. Những bất cập khi quản lý máy móc trên file excel
Excel là công cụ được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Hiện nay có nhiều doanh nghiệp sử dụng excel để tạo biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị, tuy nhiên trong quá trình quản lý gặp nhiều khó khăn, cụ thể:
- Phần mềm excel được sử dụng rộng rãi trong các ngành nghề, tuy nhiên đối với một số ngành nghề đặc trưng như sử dụng nhiều máy móc chuyên dụng, các đội ngũ kỹ thuật tiếp xúc nhiều với công việc sửa chữa máy móc, nên việc thao tác bằng excel trên máy tính gặp nhiều khó khăn.
- Phần mềm excel không có khả năng kiểm soát được số lượng máy móc nhiều, vì thế chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít máy móc thiết bị.
- Tính bảo mật của công cụ excel vô cùng thấp, khi có thể xóa hoặc chỉnh sửa file mà không thể khôi phục lại được dữ liệu cũ.
- Excel không có khả năng lưu trữ tổng hợp dữ liệu mà lưu trữ riêng lẻ, khiến việc tổng hợp phân tích vấn đề gặp nhiều phiền toái. Đây cũng là lý do mà các doanh nghiệp lớn thường có xu hướng không lựa chọn phần mềm excel khi tạo biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị.
2. Quản lý máy móc thông minh trên phần mềm MISA AMIS CRM
Quản lý máy móc thiết bị luôn là khâu quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp, để tối ưu hóa năng suất hoạt động và đảm bảo các lợi ích cho doanh nghiệp. Sử dụng công cụ excel để quản lý thiết bị máy móc, khiến việc quản lý và bảo dưỡng thiết bị gặp nhiều khó khăn, nên hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp dùng phần mềm quản lý bán hàng để sử dụng với mục đích quản lý máy móc thiết bị.
Phần mềm MISA AMIS CRM là giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong công việc quản lý máy móc thiết bị.
- Quản lý số lượng máy móc, thiết bị trong nhiều kho hàng; ngày nhập/ xuất; hàng tồn kho, thời gian bảo hành
- Quản lý tình trạng máy móc, kịp thời sửa chữa
- Quản lý hồ sơ máy móc, đơn hàng, hợp đồng, báo giá, công nợ liên quan đến từng mặt hàng
- Quản lý thông tin khuyến mãi áp dụng cho từng sản phẩm, sale nhanh chóng kiểm tra, báo giá.
Để hình dung rõ hơn về những tính năng trên, mời anh chị click để xem ảnh minh họa.
Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng. Trong đó phải kể đến CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA… Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS CRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn trên con đường chuyển đổi số.
Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..
Xem thêm: Hướng dẫn lựa chọn phần mềm CRM phù hợp
Tổng kết
Có thể nhận thấy rằng việc tạo biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị trên phần mềm công nghệ sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ quá trình hoạt động của các thiết bị máy móc.
MISA AMIS CRM là một trong những phần mềm được ưa chuộng nhất hiện nay. Với nhiều tính năng vượt bậc về công nghệ, MISA AMIS CRM mang đến sự trải nghiệm tối ưu cho người dùng, giúp giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động của thiết bị, đồng thời kéo dài tuổi thọ của máy móc. Để tìm hiểu thêm về các tính năng của MISA AMIS CRM, bạn hãy tham khảo tại blog của MISA AMIS để biết thêm chi tiết nhé. Chúc bạn thành công.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
