7 kỹ năng của giám sát bán hàng không thể bỏ qua

Trên thực tế, chức vụ giám sát bán hàng cũng chính là người đảm nhận trách nhiệm lãnh đạo nhóm kinh doanh của một tổ chức. Dưới sự hướng dẫn của họ, nhóm sẽ thực hiện nhiệm vụ được phân công một cách hiệu quả hơn. 

Theo số liệu nghiên cứu đã chỉ ra rằng, 75% giám sát bán hàng sẽ đạt được thành công trên sự nghiệp của họ nhờ vào việc sở hữu hàng loạt những kỹ năng mềm phục vụ cho công việc. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu Top những kỹ năng của giám sát bán hàng.

1. Khả năng phân tích số liệu, dự báo mục tiêu bán hàng dựa trên phân tích

Nguyên lý hoạt động

Theo khảo sát, khả năng phân tích số liệu của giám sát bán hàng sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến các hoạt động sau:

• Đưa ra các quyết định dựa trên số liệu thu nhập được: Giúp bạn minh bạch về định hướng mà nhóm của bạn cần thực hiện trong quý tới và cụ thể về những gì cần đạt được. 
• Tăng khả năng đáng tin cậy: Bằng việc cung cấp được những con số cụ thể về doanh thu, chi phí, hao tổn,… trong một khoảng thời gian nhất định cho ban lãnh đạo của tổ chức.

Để có thể tiến hành phân tích hiệu quả về sản phẩm cũng như hoạt động kinh doanh của tổ chức, giám sát bán hàng thường phân tích một vài chỉ tiêu chính như:

Thị phần bán hàng của doanh nghiệp 

Thị phần bán hàng được hiểu là phần sản phẩm mà doanh nghiệp tiêu thụ được so với tổng khối lượng sản phẩm trên thị trường. Chỉ tiêu này sẽ giúp giám sát bán hàng kiểm định được về chất lượng cũng như giá thành sản phẩm mà tổ chức cung cấp đã đáp ứng được thị hiếu người tiêu dùng hay chưa để từ đó đề bạt phương án cải thiện sản phẩm lên ban lãnh đạo của doanh nghiệp. 

Năng suất lao động bình quân của nhân viên bán hàng

Giúp giám sát bán hàng xác định được năng suất lao động của đội nhóm mà mình quản lý đã hiệu quả hay chưa từ đó đưa ra phương án giúp tăng năng suất lao động từ đó đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: Market Share là gì? Cách đo lường thị phần chính xác nhất

Thông thường, dự báo bán hàng sẽ được thành lập dựa trên các tiêu chí như: loại mô hình kinh doanh, ngành, độ dài của chu kỳ bán hàng,… Giám sát bán hàng có thể tham khảo một số chiến lược dự báo bán hàng phổ biến nhất sau để hỗ trợ cho quá trình quản trị và thực hiện nhiệm vụ giám sát được giao.

Dự báo theo hướng khách hàng tiềm năng

Phương pháp này dựa vào việc am hiểu mối quan hệ của tệp khách hàng tiềm năng với công ty của bạn. Để có thể xây dựng được dự báo, bạn phải phân tích từng nguồn khách hàng tiềm năng và chỉ định giá trị cho nguồn đó dựa trên những gì mà các khách hàng tiềm năng tương tự đã làm trong quá khứ.

Dự báo giai đoạn cơ hội

Đây là phương pháp dựa trên nguyên lý xác định những điều tương tự đã xảy ra trong quá khứ và sự ảnh hưởng của các nhân tố gây tác động tới hoạt động bán của doanh nghiệp. Một số yếu tố tác động tới hoạt động bán của tổ chức: Yếu tố thay đổi theo mùa ( Seasonal Demand), những mặt hàng mang tính chất xu hướng,…

>> Xem thêm: Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuẩn như thế nào?

Ví dụ: Hoạt động bán hàng tại những doanh nghiệp thời trang thường có tính chất thời vụ. Do đó, giám sát bán hàng phải tiến hành phân tích số liệu dựa trên nhu cầu của người tiêu dùng tại từng thời điểm nhất định sao cho cung cấp đủ số lượng mặt hàng cần thiết, đáp ứng đủ KPI được cấp trên giao phó. 

Cách cải thiện

Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc  phân tích, dự báo bán hàng mà giám sát bán hàng mà bạn cần chú ý, bao gồm:

• Đánh giá xu hướng lịch sử
• Kết hợp các thay đổi: Một số yếu tố sẽ ảnh hưởng tới doanh số bán mà bạn cần chú ý như: Giá bán, nhu cầu và số lượng khách hàng tiềm năng, các chương trình khuyến mãi mà doanh nghiệp thực hiện, các kênh bán hàng đang tham gia,…
• Dự đoán xu hướng thị trường: Điều này sẽ ảnh hưởng lớn đối với các sản phẩm mang tính thời vụ, có giá trị ngắn hạn như mặt hàng thời trang, phụ kiện,…

>> Xem thêm: Top 16 phần mềm marketing online giúp DN chuyển đổi khách hàng tiềm năng hiệu quả

2. Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược 

Nguyên lý hoạt động

 Việc lập kế hoạch giúp giám sát bán hàng duy trì mô hình kinh doanh thành công và không bỏ sót bất cứ một hạng mục công việc cần phải thực hiện nào. 

Một kế hoạch bán hàng được xây dựng chi tiết, dễ thực hiện, được đính kèm với tài liệu quy trình, kịch bản sẽ đảm bảo tất cả các thành viên trong đội ngũ bán hàng  đều có kiến thức và những kỹ năng nguyên môn nhất định phục vụ cho công việc.

Thông thường, kết cấu của một kế hoạch bán hàng sẽ bao gồm:

• Dự báo bán hàng và thiết lập mục tiêu
• Nghiên cứu thị trường và khách hàng
• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng và quan hệ đối tác

Kỹ năng của giám sát bán hàng sẽ được đánh giá cao hơn khi kế hoạch bán hàng của bạn đảm bảo những yếu tố sau:

• Truyền đạt mục tiêu của doanh nghiệp tới nhóm bán hàng mà bạn quản lý
• Đưa ra được định hướng cụ thể cho đội ngũ nhân viên của mình
• Phác thảo, đề cập tới vai trò cụ thể của từng cá nhân trong đội ngũ của mình
• Tiến hành theo dõi, điều chỉnh kế hoạch bán hàng kịp thời sao cho phù hợp với thị trường, phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty

Cách cải thiện

Để có thể cải thiện kỹ năng lập kế hoạch, giám sát bán hàng nên chú ý tới một số vấn đề sau:

• Xác định bức tranh lớn của doanh nghiệp: Việc hiểu rõ mục tiêu dài hạn của tổ chức sẽ giúp nhà quản trị có thể lập kế hoạch và xây dựng chiến lược kinh doanh đúng hướng hơn
• Xây dựng một quy trình kinh doanh rõ ràng sẽ giúp bạn có được sự minh bạch và nhận thức tốt hơn về cách đạt được mục tiêu của mình
• Đánh giá các yếu tố thực tế: Việc xác định các yếu tố thực tế mà đội nhóm của bạn có thể gặp phải trong quá trình kinh doanh sẽ giúp nhà quản trị xác định được: Sự cần thiết của các nguồn bổ sung, nhu cầu sử dụng nhân sự để có thể tuyển dụng kịp thời, những vấn đề nào mà nhân viên dưới quyền của bạn không thể xử lý,…

3. Kỹ năng lãnh đạo

Nguyên lý hoạt động

Là một giám sát bán hàng,trách nhiệm của bạn không chỉ là giám sát nhân viên dưới quyền trong quá trình kinh doanh, mà còn phải thúc đẩy tinh thần, cung cấp cho họ các nguồn lực và công cụ cần thiết để thực hiện tốt công việc của mình.

Bên cạnh đó, khả năng lãnh đạo hiệu quả cũng cho phép bạn hiểu rõ hơn về điểm mạnh, điểm yếu từ đó xây dựng được phương pháp phù hợp để cải thiện, đào tạo giúp khắc phục những thiếu sót của họ của từng nhân viên. 

Một số tiêu chí quan trọng được thể hiện qua khả năng lãnh đạo của một giám sát bán hàng:

• Tạo sự tin cậy cho nhân viên 
• Tạo động lực, truyền cảm hứng giúp gia tăng hiệu suất làm việc
• Ủy quyền cho nhân viên 
• Tư duy sáng tạo, tìm ra các phương thức làm việc mới
• Khả năng quản lý thời gian

Cách cải thiện

Để giúp cải thiện kỹ năng lãnh đạo giám sát bán hàng, anh/chị có thể tham khảo một số cách sau:

• Phát triển nhận thức tình huống: Khả năng nhìn thấy trước và đưa ra các đề xuất để tránh các vấn đề tiềm ẩn là vô giá đối với một nhà lãnh đạo. Khả năng này cũng giúp bạn nhận ra những cơ hội mà người khác bỏ qua, điều này chắc chắn sẽ khiến bạn được công nhận.
• Khả năng truyền tải thông điệp với người đối diện, khả năng giải quyết xung đột của nhân viên. 
• Xây dựng một môi trường lao động mang tính kỷ luật cao bằng việc tham khảo phương pháp làm việc của các doanh nghiệp lớn trên thị trường.

4. Khả năng đào tạo, quản lý hiệu suất và cố vấn

Nguyên lý hoạt động

Thông thường, với tư cách là một giám sát bán hàng bạn cần hỗ trợ nhóm của mình thông qua việc đào tạo kỹ năng chuyên môn, thực hiện mục tiêu và đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực. Ngoài ra, điều quan trọng là phải duy trì sự quan tâm đến khả năng phát triển của từng nhân viên kinh doanh.

>> Xem thêm: Hướng dẫn đào tạo bán hàng: Xây dựng một đội ngũ bán hàng tăng doanh số hiệu quả

Việc đào tạo cho nhân viên bao gồm các hoạt động: 

• Truyền tải kiến thức chuyên môn về các khía cạnh như tâm lý người tiêu dùng, đặc tính nổi bật của sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp, 
• Kinh nghiệm thực tế mà giám sát bán hàng đã trau dồi được để nâng cao doanh số, tăng độ hài lòng của khách hàng,…

Bên cạnh đó, quản lý hiệu suất là kỹ năng sẽ giúp bạn có thể giám sát hiệu quả công việc của đội ngũ để từ đó có căn cứ ủy quyền, đào tạo, đánh giá giúp nhóm làm việc năng suất, hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu đã đề ra.

Cách cải thiện

Các khía cạnh có thể tham khảo để cải thiện Khả năng đào tạo và cố vấn của một giám sát bán hàng bao gồm  như:

• Nghiên cứu hành vi, tư duy của những người đi trước: Bằng cách phân tích tư duy của các tấm gương lớn trong ngành bán hàng, bạn chọn ra những mẹo hữu ích và có thể áp dụng được trong môi trường bán hàng.
• Xác định tiềm năng của mỗi cá nhân trong đội nhóm mà bạn chịu trách nhiệm quản lý để có thể tiến hành đào tạo, cải thiện giúp tăng khả năng chuyên môn, bổ sung kỹ năng mềm hỗ trợ cho hoạt động bán của đội nhóm. 
• Xây dựng phương án đào tạo phù hợp nhất đối với từng nhân viên để nâng cao năng lực làm việc và truyền tải thành công kinh nghiệm thực tế của giám sát bán hàng tới người lao động. 
• Đo lường kết quả và xem hiệu quả của quá trình đào tạo 

5. Kỹ năng giao tiếp 

Nguyên lý hoạt động

Nhìn chung, kỹ năng giao tiếp là kỹ năng thiết yếu của hầu hết tất cả các vị trí công việc. Riêng đối với một giám sát bán hàng, giao tiếp tốt sẽ giúp bạn:

• Cung cấp thông tin bán hàng một cách chính xác
• Ủy thác các nhiệm vụ và công việc tương ứng
• Xác định các điểm mâu thuẫn và cung cấp cố vấn để cải thiện chúng
• Động viên nhóm bán hàng
• Xây dựng mối quan hệ với khách hàng 

>> Xem thêm: Kỹ năng xây dựng mối quan hệ khách hàng (Customer Relationship)

Cách cải thiện

Số liệu nghiên cứu của Objective Management Group đã chỉ ra rằng: Chỉ 47% giám sát bán hàng có khả năng giao tiếp ở mức Khá. Để có thể  cải thiện kỹ năng này, giám sát bán hàng có thể xem xét các phương pháp sau:

• Lắng nghe và tiếp thu
• Luôn chuẩn bị trước mọi cuộc họp: Đảm bảo rằng bạn biết mình đang nói về điều gì và nắm rõ tất cả những vấn đề mà  mình sẽ đề cập. Điều này sẽ giúp bạn tự tin truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, chính xác hơn., Làm việc hướng tới mục tiêu chung: Khi các cá nhân cùng thực hiện nhiệm vụ và hướng tới mục tiêu chung đội nhóm/ tổ chức sẽ tạo ra mối liên kết chặt chẽ giữa mọi người; mối quan hệ đồng nghiệp lúc này sẽ trở nên gắn bó hơn, có thể dễ dàng thấu hiểu và phối hợp với nhau..  Cố gắng thu hút sự tham gia của tất cả các thanh viên trong đội ngũ mà bạn quản lý vào các hoạt động chung của tổ chức.  
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp: Trong nhiều trường hợp, việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp như ánh mắt, cử chỉ tay chân sẽ giúp bạn trở nên tự tin hơn, giúp người đối diện chú ý hơn tới thông tin mà bạn cung cấp. Bên cạnh đó, việc sử dụng cử chỉ cũng thể hiện rằng bạn đang lắng nghe đối phương và chú tâm vào câu chuyện đang diễn ra.  

6. Kỹ năng quản trị Quan hệ khách hàng (CRM) 

Nguyên lý hoạt động

Quản trị quan hệ khách hay còn gọi là CRM là phương pháp giúp doanh nghiệp xác định và tiếp cận với khách hàng một cách có hệ thống giúp tăng hiệu quả của quá trình chăm sóc khách hàng mà doanh nghiệp xây dựng.

Trong bối cảnh chuyển đổi số  diễn ra mạnh mẽ như hiện nay , các công ty thường sử dụng công cụ CRM để trợ giúp cho quá trình quản trị khách hàng của doanh nghiệp mình. Thông qua hệ thống CRM, giám sát bán hàng dễ dàng kiểm soát được các chỉ tiêu liên quan tới tình hình kinh doanh của tổ chức. 

Bên cạnh đó, CRM còn cung cấp một loạt lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Xây dựng, thực hiện báo cáo tự động liên quan tới các chỉ tiêu: Doanh số, tình hình kinh doanh, thu chi,…
• Soạn báo giá, tạo hợp đồng mua bán, gửi email phục vụ cho các chiến dịch marketing,… được thực hiện tự động trên hệ thống
• Quy trình bán hàng bài bản, nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân
• Dữ liệu của khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp được lưu trữ toàn bộ trên hệ thống giúp quá trình tìm kiếm trở nên đơn giản, dễ dàng hơn bao giờ hết.

Chỉ 56% giám đốc bán hàng có kỹ năng CRM và CRM có thể coi như là một hệ thống giúp quá trình quản trị quan hệ khách hàng trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. Vì vậy, để có thể nâng cao kỹ năng của giám sát bán hàng cũng như bắt kịp xu hướng Chuyển đổi số, mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống CRM hoàn chỉnh để trợ giúp cho quá trình bán được diễn ra suôn sẻ hơn. 

Cách cải thiện

Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) không hề đơn giản nhưng bạn có thể cải thiện nó và tăng độ hài lòng của người tiêu dùng bằng một số hình thức sau:

• Xác định rõ đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới 
• Cá nhân hóa dịch vụ khách hàng càng nhiều càng tốt: Báo cáo chỉ ra rằng 48% khách hàng chi tiêu nhiều hơn khi các nỗ lực thương mại điện tử được cá nhân hóa được thực hiện
• Tích hợp Hệ thống CRM cho doanh nghiệp: Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào quản trị quan hệ khách hàng sẽ doanh nghiệp tương tác với khách hàng một cách dễ dàng hơn thông qua việc truy cập thông tin của tệp khách hàng trong bất kỳ thời điểm nào. Bên cạnh đó, việc áp dụng hệ thống CRM sẽ dễ dàng đáp ứng được  nhu cầu của người tiêu dùng một cách cá nhân hóa, từ đó gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.

Ví dụ: Thông qua hệ thống CRM, bạn sẽ xác định được thói quen sử dụng mạng xã hội, thói quen tiêu dùng cũng như xác định rõ tệp khách hàng tiềm năng  từ đó bạn sẽ có căn cứ để xây dựng chương trình bán phù hợp với từng đối tượng cụ thể. 

7. Kỹ năng tổ chức

Nguyên lý hoạt động

Xuất phát từ yêu cầu công việc của một giám sát bán hàng, bạn cần biết cách xây dựng, tổ chức đội nhóm, thiết lập quy trình, giao việc, thực hiện các buổi chia sẻ, đào tạo, …Để triển khai được những hoạt động trên, đòi hỏi bạn phải rèn luyện khả năng tổ chức, điều phối, sử dụng nguồn lực một cách tối ưu, hiệu quả mà vẫn tiết kiệm. 

Cách cải thiện

Bạn có thể cải thiện kỹ năng tổ chức bằng cách: 

• Lập danh sách các nhiệm vụ, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên theo từng tiêu chí: thời gian, mức quan trọng,…
• Tạo một bảng thời gian biểu cụ thể và nêu rõ nhiệm vụ cần phải thực hiện trong từng khoảng thời gian nhất định
• Thường xuyên giao tiếp với nhân viên cấp dưới sẽ giúp bạn phát hiện ra những vấn đề còn tồn động để có thể xử lý và cải thiện nhanh chóng, kịp thời

8. Tổng kết

Giám sát bán hàng là một công việc yêu cầu cao, bên cạnh những hiểu biết về ngành hàng, về thị trường, về người tiêu dùng còn đòi hỏi nhiều về các kỹ năng mềm. Việc xác định ngay từ ban đầu và không ngừng rèn luyện sẽ là “bàn đạp” để bạn tiến xa hơn trong tương lai. 

Tác giả: Tường Minh Linh Thư