Insightly CRM là gì? Có nên sử dụng Insightly CRM?

Insightly CRM giúp phục vụ khách hàng tốt hơn, nâng cao hiệu suất công việc và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây là công cụ đắc lực do nhiều doanh nghiệp đánh giá. Tuy nhiên, mỗi phần mềm CRM trên thị trường hiện nay đều có ưu – nhược điểm nhất định và cần được cân nhắc kỹ trước khi đưa vào sử dụng.

Trong bài viết dưới đây, MISA sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về Insightly CRM. Các nội dung về tính năng, chi phí, ưu – nhược điểm, và quan trọng nhất, là trả lời câu hỏi liệu Insightly CRM có phù hợp cho doanh nghiệp của bạn sẽ được đề cập trong bài viết này.

1. Insightly CRM là gì?

Insightly CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management) được phát triển bởi Insightly, Inc. – Một công ty cung cấp giải pháp công nghệ có trụ sở tại California, Hoa Kỳ. 

Cho đến hiện tại, Insightly CRM đã có hơn 1.5 triệu người dùng và được cho là phần mềm CRM phổ biến nhất dành cho khách hàng của Google và Office 365.

Với giao diện thân thiện, dễ thao tác và sự kết nối thông minh giữa các tính năng, Insightly CRM sẽ là một lựa chọn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMBs) đang tìm kiếm giải pháp tinh gọn để quản lý chăm sóc khách hàng.

Tham khảo thêm: Top 12 phần mềm chăm sóc khách hàng tốt nhất 2023.

2. Các tính năng nổi bật của Insightly CRM

Nhìn chung, Insightly CRM có đầy đủ các tính năng cơ bản cần có của một phần mềm CRM, bao gồm:

1. Quản trị dữ liệu khách hàng
2. Quản trị leads và các cơ hội hợp tác tiềm năng
3. Quản trị công việc và các dự án
4. Báo cáo và phân tích dữ liệu
5. Liên lạc với khách hàng bằng email

Ngoài ra, Insightly CRM còn cho phép người dùng đồng bộ tài khoản của mình với Google Suite và Microsoft Office, giúp bạn quản lý dữ liệu giữa các nền tảng dễ dàng hơn.

2.1 Quản trị dữ liệu khách hàng: Contacts và Organization

Nói một cách đơn giản, tính năng quản trị dữ liệu khách hàng của các phần mềm CRM là một quyển sổ liên lạc lưu trữ toàn bộ thông tin quan trọng về khách hàng của bạn. Một phần mềm CRM tốt phải giúp bạn lý dữ liệu khách hàng nhanh chóng và hiệu quả.

Bạn có thể truy cập tính năng quản trị dữ liệu khách hàng trong Insightly CRM qua giao diện Contacts và Organization. Phần Contacts giúp bạn lưu trữ các thông tin liên quan đến khách hàng cá nhân hay đại diện các tổ chức bạn đang làm việc cùng. 

Những thông tin này bao gồm thông tin liên lạc, chức vụ, địa điểm làm việc, ngày đặc biệt liên quan đến khách hàng và miêu tả cơ bản về khách hàng.

Tương tự với Contacts, giao diện Organization cũng là nơi bạn lưu trữ thông tin về các doanh nghiệp bạn đang hợp tác thay vì các cá nhân cụ thể.

Ngoài ra, để giúp bạn tìm kiếm thông tin khách hàng dễ dàng hơn, Insightly CRM cho phép bạn tìm kiếm và phân chia Contacts/Organizations theo Tags, danh sách bạn đang theo dõi hoặc theo thời gian.

Bên cạnh việc giúp bạn truy cập các thông tin cơ bản như tên, số điện thoại, email, phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng Insightly còn cho phép bạn cập nhật các thông tin liên quan đến doanh nghiệp đối tác như người đại diện, các hoạt động giao dịch giữa hai bên, ghi chú, tài liệu liên quan và thậm chí là các tin tức về đối tác được đồng bộ từ Google News.

2.2 Quản trị Leads và các cơ hội: Leads và Opportunity

Tính năng quản trị leads và các cơ hợp tiềm năng có lẽ là tính năng cốt lõi của các phần mềm CRM, và nên được cân nhắc kỹ trước khi bạn quyết định đưa một phần mềm vào sử dụng.

Giao diện Leads của Insightly CRM khá giống Contacts và cũng bao gồm một số thông tin cơ bản như tên, số điện thoại, nơi làm việc. Bên cạnh đó, Insightly CRM còn cập nhật giúp bạn nguồn lead (từ các mạng xã hội, WOM, Email marketing,…) cũng như trạng thái liên hệ với lead.

Tương tự như bên Contacts hay Organizations, bạn cũng sẽ có thể dùng tags hoặc filter để tìm kiếm thông tin leads theo các mục khác nhau (Vừa xem, Đang theo dõi, Leads đã đóng, Leads chưa đóng,…)

Nếu như bạn vẫn đang dùng các spreadsheets để theo dõi lead, cũng như tổng hợp bằng tay nguồn lead, tình trạng lead thì chắc chắn tính năng này của Insightly CRM sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian, công sức và nguồn lực.

? Lưu ý: Insightly CRM sẽ không tự động cập nhật thông tin Leads (các khách hàng tiềm năng) trong giao diện Contacts (các khách hàng đã chuyển đổi). Để đưa thông tin Leads vào Contacts, bạn phải nhấp vào Lead mà bạn muốn chuyển đổi, chọn Action ⇒ Convert Lead, sau đó nhập các thông tin cần thiết và nhấn Save

Bên cạnh Leads thì tính năng cơ hội (Opportunity) cũng là một tính năng quan trọng của Insightly CRM giúp bạn sắp xếp và quản lý các dự án, cơ hội hợp tác tiện lợi và linh hoạt hơn.

Giao diện Opportunity của Insightly CRM cho phép bạn theo dõi các cơ hội hợp tác theo dạng Sale Funnel, bao gồm Prospecting (Có tiềm năng) – Qualification (Thẩm định) – Need Analysis (Nghiên cứu nhu cầu) – Proposal (Đề xuất) – Negotiation (Đàm phán) – Closed (Đóng). 

Với cách hiển thị này, bạn có thể theo dõi tiến độ và đưa ra nhận định tổng quan về hiệu quả của của công việc bán hàng một cách nhanh chóng

Đặc biệt, khi bạn nhấp vào từng cơ hội, bạn sẽ thấy một bảng dữ liệu chi tiết sẽ hiện ra. Bảng dữ liệu này chứa một số thông tin cơ bản về cơ hội bạn đang theo dõi, tiến độ dự án, khả năng thành công và định giá cơ hội nếu thành công.

2.3 Quản lý công việc: Task, Project và Scheduling

Một phần mềm CRM tốt không chỉ giúp bạn quản lý các thông tin của khách hàng mà còn phải cho phép bạn theo dõi các đầu việc, dự án và lịch trình liên quan đến các khách hàng, đối tác đó một cách hiệu quả.

Trong Insightly CRM, tính năng này sẽ nằm ở giao diện Tasks, Project và Scheduling. Đúng như tên gọi, giao diện Tasks sẽ cho phép bạn tạo những đầu việc cần làm, người phụ trách, tiến độ, hạn hoàn thành cũng như một số thông tin miêu tả khác.

Bên cạnh Tasks thì bạn chắc chắn không thể không tận dụng tính năng Projects của Insightly CRM. Tính năng này cho phép bạn theo dõi tiến độ của từng dự án theo các mốc thời gian bao gồm:

• Planning (Lên kế hoạch)
• Thiết kế (Design)
• Phát triển (Develop)
• Hoàn thành (Completed)

Ngoài ra, bạn còn có thể thêm các đầu việc (Tasks) và sự kiện (Events) liên quan đến dự án ngay trong giao diện chính của tính năng này.

Một điểm lợi của Insightly CRM chính là tất cả các đầu việc và mốc thời gian bạn vừa tạo trong Task/Projects sẽ được phần mềm này tổng hợp và tích hợp vào giao diện Calendar. Việc này đảm bảo rằng bạn sẽ xong bỏ sót bất kỳ đầu việc nào trong những trường hợp bận rộn cũng như trường hợp có nhiều dự án đang triển khai cùng một lúc.

? Mẹo: Bạn có thể đồng bộ Calendar của Insightly CRM với Google Calendar để quản lý các đầu việc dễ dàng hơn.

2.4 Báo cáo và phân tích dữ liệu: Report và Dashboards

Phân tích dữ liệu khách hàng và báo cáo là một việc không thể thiếu nếu bạn muốn cải thiện các hoạt động Marketing và Bán hàng của doanh nghiệp.

Insightly CRM cung cấp cho bạn khá nhiều các loại mẫu báo cáo có sẵn như báo cáo công việc (Task Reports), báo cáo về doanh nghiệp đối tác (Organizational Reports), báo cáo dự án (Project Reports),… 

Tuy nhiên, điểm hạn chế ở đây là Insightly CRM không cho phép bạn tự tạo những báo cáo hoàn toàn mới dựa trên những số liệu cụ thể mà bạn mong muốn. Để khắc phục điều này, bạn có thể xuất dữ liệu ra file Excel hoặc CSV, sau đó sử dụng một số công cụ Trí tuệ doanh nghiệp (Business Intelligence) như Microsoft Power BI để xử lý dữ liệu.

Tương tự với Reports, tính năng Dashboard của Insightly CRM cũng cho bạn một số mẫu Dashboard có sẵn, bao gồm Opportunity Dashboard, Projects Dashboard và Leads Dashboards. Các Dashboards này sẽ giúp bạn trực quan hóa các chỉ số về doanh thu, tỷ lệ thành công của các dự án, tình trạng liên hệ leads, nguồn leads,…

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tạo ra một Dashboard mới hoặc chỉnh sửa các Dashboard có sẵn dựa trên nhu cầu của bản thân.

2.5. Liên lạc với khách hàng qua Email

Sau khi hoàn tất đồng bộ Email với Insightly CRM, bạn có thể sửa dụng phần mềm này để gửi email cho khách hàng và đối tác của mình. Insightly cũng có sẵn một số mẫu Email, tuy nhiên các mẫu email này đều bằng tiếng Anh và còn khá đơn giản.

Một trong những nhược điểm lớn nhất của Insightly CRM có lẽ là Email Marketing. Để triển khai các chiến dịch Email Marketing từ phần mềm này, bạn sẽ phải bỏ thêm chi phí để tích hợp MailChimp của Insightly hoặc xuất dữ liệu thủ công và sử dụng các phần mềm gửi Email khác.

3. Chi phí triển khai Insightly CRM

Một trong những yếu tố tiên quyết bạn phải cân nhắc khi chọn lựa giữa các phần mềm CRM là chi phí triển khai. Như hầu hết các phần mềm SaaS khác, Insightly CRM cung cấp cho người dùng 3 gói sử dụng.

Gói Plus

• Chi phí: $29 – $35/người sử dụng/tháng. 
• Tính năng: bạn có thể truy cập các tính năng cơ bản của Insightly CRM; tuy nhiên, bạn sẽ không thể tùy chỉnh một số tính năng như Dashboards, Insight Cards,…

Gói Professional

• Chi phí: $49 – $59/người sử dụng/tháng. 
• Tính năng: bạn có thể sử dụng gần như toàn bộ các tính năng đã được nhắc đến trong bài. Tuy nhiên phần Dashboard và các phần mềm tích hợp sẽ có một số giới hạn về lượt sử dụng (Ví dụ bạn chỉ có thể điều chỉnh 100 Insight Cards)

Gói Enterprise

• Chi phí: $99 – $129/người sử dụng/tháng
• Tính năng: bạn sẽ được truy cập tất cả những tính năng của Insightly CRM không giới hạn

Ngoài ra, Insightly CRM còn có gói miễn phí giới hạn cho 2 người sử dụng và cho phép bạn truy cập một số tính năng cơ bản như quản lý thông tin khách hàng, leads, công việc và các dự án.

Chi phí này được xem là cao hơn nhiều so với các phần mềm CRM Việt Nam. Với nhu cầu tương đương thì sử dụng MISA AMIS CRM sẽ có lợi hơn về mặt chi phí. Theo đó, chi phí sử dụng MISA AMIS CRM chỉ rơi vào 80.000-120.000 VNĐ/người dùng/tháng, tương đương $3 – $5/người dùng/tháng, ít hơn 7 – 10 lần so với Insightly CRM.

4. Ưu – Nhược điểm của Insightly CRM

Sẽ không có một phần mềm CRM hoàn hảo, chỉ có phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Để giúp bạn dễ dàng hơn khi đưa ra quyết định, MISA AMIS đã tổng hợp một số ưu – nhược điểm của Insightly CRM trong bảng dưới đây:

	Ưu điểm	Nhược điểm
Giao diện	– Đơn giản, dễ dùng cho người mới	– Không đẹp mắt, chuyên nghiệp bằng một số phần mềm CRM khác như Zoho CRM hay Hubspot CRM
Tính năng	– Có hầu hết các tính năng cơ bản của một phần mềm CRM – Cho phép dễ dàng tìm kiếm thông tin bằng Tags, Filters – Đồng bộ thông tin giữa các tính năng (ví dụ Projects, Tasks với Calendars, Contacts với Organization,…) – Cho phép nhập/xuất dữ liệu bằng các dạng file phổ thông như Excel, CSV, hoặc từ Google Workspace/Microsoft Workspace  – Không tích hợp chức năng quản lý các chiến dịch Marketing như Email Marketing, Social Media Marketing,…	– Không tạo được báo cáo như ý muốn mà phải sử dụng reports có sẵn của Insightly CRM
Chi phí	– Có bản miễn phí dành cho tối đa 2 người dùng	– Tính năng bản miễn phí khá hạn chế – Đắt hơn so với một số phần mềm CRM khác như: + Zoho CRM: $14/người dùng/tháng cho bản Tiêu chuẩn). + MISA AMIS CRM: 80.000-120.000 VNĐ/người dùng/tháng, tương đương $3-5/người dùng/tháng.
Ngôn ngữ	– Hầu hết là tiếng Anh phổ thông, tuy nhiên vẫn có một số thuật ngữ thuộc chuyên ngành Sales – Marketing	– Không có bản tiếng Việt, nên để sử dụng Insightly CRM một cách hiệu quả bạn sẽ cần một số vốn tiếng Anh nhất định

5. Insightly CRM có phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Câu trả lời là tùy vào nhu cầu, mục đích sử dụng và tính chất doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ/vừa (SMBs) thì Insightly CRM có thể là một lựa chọn phù hợp. 

Lý do là vì Insightly CRM cho phép bạn tích hợp hầu hết các chức năng cần có của một phần mềm CRM, từ quản lý khách hàng, quản lý leads đến email và phân tích dữ liệu.

Đặc biệt, Insightly CRM có giao diện thân thiện và dễ sử dụng nên sẽ phù hợp với các doanh nghiệp chỉ cần chức năng quản lý thông tin và quan hệ khách hàng cơ bản.

Tuy nhiên, nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp lớn với nhiều dữ liệu khách hàng phức tạp thì MISA AMIS CRM có thể là những lựa chọn hợp lý hơn.

Cụ thể, các phần mềm này sẽ cho bạn nhiều tính năng chuyên nghiệp hơn để xử lý nhiều dữ liệu lớn cùng một lúc với giá cả phải chăng hơn. MISA AMIS CRM sẽ đặc biệt phù hợp nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp tại Việt Nam và muốn có một giao diện thân thiện bằng tiếng Việt.

Phần mềm MISA AMIS CRM đáp ứng toàn bộ nhu cầu chuyển đổi số trong hoạt động quản lý bán hàng của doanh nghiệp:

• Quản lý danh sách khách hàng tập trung, tránh sai sót & mất mát
• Tự động tiếp nhận tiềm năng từ đa kênh (webform, Facebook, Zalo,…) và phân bổ cho nhân viên kinh doanh
• Quản lý danh mục hàng hóa, chiết khấu, tồn kho, công nợ
• Giao và quản lý tình hình thực hiện chỉ tiêu doanh số
• Quản lý và đánh giá đội ngũ kinh doanh theo thời gian thực
• Liên thông với phần mềm kế toán – giúp công việc liên bộ phận kinh doanh – kế toán thông suốt, liền mạch.
• Gửi email marketing, SMS brandname, Voice IP,…
• Không giới hạn dung lượng data lưu trữ.

6. Lời kết

Thật không dễ để đưa ra quyết định áp dụng một nền tảng công nghệ mới cho doanh nghiệp của bạn. Tôi nên chọn phần mềm nào? Những tính năng này có phù hợp hay không? Chi phí bao nhiêu là hợp lý?…

Hy vọng bài viết đã giải đáp giúp bạn những thắc mắc về Insightly CRM cũng như đưa ra quyết định có áp dụng phần mềm này cho doanh nghiệp của bạn hay không.

Tác giả: Lê Lam