Kế hoạch truyền thông – 8 bước xây dựng kèm mẫu kế hoạch

Để tiếp cận nhóm khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã triển khai xây dựng kế hoạch truyền thông chi tiết. Vậy kế hoạch truyền thông là gì? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về thuật ngữ này và các bước xây dựng kế hoạch truyền thông kèm mẫu chi tiết nhất.

I. Kế hoạch truyền thông là gì?

Lập kế hoạch truyền thông là bước quan trọng phải thực hiện trước khi bắt tay vào một chiến lược truyền thông thực sự. Thông qua việc hoạch định từng chiến lược, hành động chi tiết, tổ chức sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu mà mình mong muốn.

Mục tiêu của một chiến dịch truyền thông đó chính là nâng cao nhận thức của cộng đồng về một vấn đề mà doanh nghiệp hướng tới, đó có thể là những lợi ích, giá trị mà doanh nghiệp đem lại.

Trước khi bắt tay vào việc lập kế hoạch truyền thông, một số câu hỏi cần được làm rõ như sau:

• Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng chiến dịch truyền thông? (Mục đích của doanh nghiệp là gì?)
• Doanh nghiệp muốn truyền tải thông điệp tới ai? (Đối tượng mà doanh nghiệp hướng tới là ai?)
• Điều gì mà doanh nghiệp mong muốn truyền tải? (Thông điệp của doanh nghiệp là gì?)
• Doanh nghiệp truyền tải thông điệp như thế nào? (Những kênh mà doanh nghiệp sẽ sử dụng là gì?)
• Đối tác của doanh nghiệp là ai và những việc cần làm để sử dụng các kênh đó? (Doanh nghiệp phân phối nội dung như thế nào?)

Bằng việc trả lời những câu hỏi trên, các nhà tiếp thị phần nào tạo dựng được bảng action plan, đưa ra những chỉ dẫn cụ thể để truyền tải thông điệp tới đúng đối tượng. Phần còn lại của kế hoạch truyền thông sẽ bao gồm 3 bước:

• Thực hiện action plan. Thiết kế thông điệp và phân phối chúng tới đúng đối tượng.
• Đánh giá kế hoạch truyền thông và điều chỉnh cho phù hợp nếu cần thiết.
• Duy trì tiến độ chiến dịch.

Với thị trường ngày càng biến động, các doanh nghiệp cần liên tục cập nhật chiến lược truyền thông của mình. Các tổ chức phục vụ hay kết nối với cộng đồng sẽ cần chú trọng điều này hơn cả.

Bởi lẽ các doanh nghiệp luôn nhu cầu tạo dựng và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông và với những người chủ chốt trong cộng đồng. Nhu cầu này vẫn tồn tại ngay cả khi mục đích, đối tượng, thông điệp hay các kênh thay đổi. Vì vậy, tùy thuộc vào kinh nghiệm của tổ chức, kế hoạch truyền thông cần được đánh giá và sửa đổi một cách liên tục.

Đọc thêm: 12+ biểu mẫu kế hoạch sự kiện chi tiết (kèm file tải)

II. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch truyền thông?

Một kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhắm mục tiêu truyền thông một cách chính xác. Nó cung cấp bức tranh toàn cảnh nhằm xác định đối tượng mà tổ chức cần tiếp cận và làm thế nào để đạt được điều đó.

Bất kỳ một tổ chức nào cũng đều mong muốn xuất hiện trước mặt khách hàng mục tiêu với hình ảnh trau chuốt nhất. Để làm được điều này, họ cần tiến hành xây dựng kế hoạch truyền thông dài hạn, qua đó biết được các nhiệm vụ cần thực hiện nhằm nâng cao hồ sơ của mình.

Mọi thứ đều dễ dàng hơn khi có sẵn bản kế hoạch. Thông thường, câu hỏi lớn nhất mà các nhà tiếp thị luôn đặt ra khi triển khai chiến dịch truyền thông đó chính là liệu đâu là thời điểm thích hợp để truyền tải thông điệp?

Câu trả lời sẽ được giải đáp nếu như các nhà tiếp thị dành một chút thời gian để lập kế hoạch khi bắt đầu xây dựng chiến dịch, điều này giúp họ có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau.

III. Khi nào doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch truyền thông?

Ngay sau khi doanh nghiệp bắt đầu lập kế hoạch cho các mục tiêu và hoạt động của mình, các nhà tiếp thị cũng nên bắt tay vào lập kế hoạch các hoạt động để truyền đạt chúng. Chiến dịch truyền thông thành công là một quá trình liên tục, không phải là một sự kiện chỉ diễn ra một lần.

Truyền thông tỏ ra hữu ích ở mọi thời điểm trong quá trình phát triển của một tổ chức – nó có thể giúp công chúng biết tới doanh nghiệp, khơi gợi sự quan tâm đến một chương trình nào đó hoặc giúp thu hút các nguồn đầu tư mới.

IV. Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông

Cho dù bạn đang tạo một kế hoạch tiếp thị truyền thông hay một kế hoạch truyền thông chiến lược, các bước dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một chiến lược truyền thông hoàn chỉnh.

1. Tiến hành phân tích tình hình doanh nghiệp

Phân tích tình hình doanh nghiệp giúp đánh giá khả năng và sức khỏe tổng quát trong tổ chức. Đó là cách lý tưởng để nắm bắt rõ thực trạng truyền thông của doanh nghiệp. Qua đó có thể tìm thấy những thông tin cần thiết, hữu ích bằng việc tiến hành đánh giá.

Để thu thập thông tin liên quan từ phân tích tình hình doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo ý kiến ​​của các trưởng bộ phận, người đứng đầu quy trình và các nhân viên nội bộ khác.

Để thực hiện phân tích một cách hiệu quả, bạn cần xem xét cả môi trường bên trong và bên ngoài. Một số công cụ hữu hiệu hỗ trợ trong quá trình này có thể kể đến như sau:

1.1. Phân tích SWOT

Mô hình SWOT giúp phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp để xây dựng chiến lược kinh doanh, marketing,… Thông qua phân tích SWOT, doanh nghiệp sẽ nhìn rõ mục tiêu của mình cũng như các yếu tố trong và ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.

>> Xem thêm: SWOT là gì? 7 bước phân tích SWOT hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp

1.2. Phân tích PEST

Mô hình PEST nghiên cứu những yếu tố để làm nên một doanh nghiệp thông qua 4 khía cạnh. Chúng bao gồm: Politics (P): chính trị, Economics (E): kinh tế, Social (S): xã hội, Technology (T): công nghệ. Là 4 yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động kinh doanh của 1 doanh nghiệp.

Vậy nên, mô hình này trực tiếp ảnh hưởng tới tổ chức mà không phân biệt bạn có quy mô lớn hay nhỏ. Nó không chỉ ảnh hưởng đến quá trình vận hành, hoạt động của doanh nghiệp mà còn là toàn bộ nền kinh tế. PEST là một mô hình thực sự cần thiết cho các doanh nghiệp, giúp họ đưa ra chiến lược hiệu quả và phù hợp trong tương lai.

Việc phân tích PEST một cách khoa học và đánh giá khách quan đem lại rất nhiều lợi ích. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp thấu hiểu môi trường kinh doanh mà còn lên được những kế hoạch dự phòng. Như vậy, nó tạo ra tiền đề cho doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.

>> Xem thêm: Phân tích sự thành công khi áp dụng mô hình PEST của Vinamilk

1.3. Phân tích bản đồ nhận thức (Perceptual Map)

Bản đồ nhận thức là một thủ thuật được các nhà tiếp thị áp dụng để hiểu được cách khách hàng tiềm năng cảm nhận và suy nghĩ về sản phẩm, dịch vụ hay thậm chí là một thương hiệu. Bên cạnh đó, các phân đoạn thị trường của doanh nghiệp cũng được thể hiện rõ trên perceptual map, cho phép các nhà tiếp thị phân tích đối thủ cạnh tranh của mình là ai.

2. Xác định mục tiêu

Sau khi biết được vị trí của mình đang ở đâu, các doanh nghiệp có thể tìm thấy hướng đi riêng của mình. Tại bước này, họ cần xác định được mục tiêu của mình. Hãy cân nhắc kỹ càng kết quả mà bạn mong muốn đạt được từ chiến dịch truyền thông. Những điều này sẽ trở thành mục tiêu của tổ chức khi phát triển một kế hoạch truyền thông.

Hãy đảm bảo rằng mục tiêu của doanh nghiệp cần tuân thủ theo mô hình SMART để thiết lập mục tiêu hiệu quả theo 5 tiêu chí: Specific (Cụ thể) – Measurable (có thể Đo lường được) – Actionable (Tính Khả thi) – Relevant (Sự Liên quan) – Time-Bound (Thời hạn đạt được mục tiêu).

>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng mục tiêu Marketing theo mô hình SMART

3. Khoanh vùng đối tượng mục tiêu

Bạn đang cố gắng tiếp cận ai? Biết rõ đối tượng mục tiêu giúp bạn có thể lập kế hoạch truyền thông một cách hợp lý. Để truyền tải và tiếp cận các nhóm đối tượng mục tiêu khác nhau, bạn cần kết hợp sử dụng đa dạng kênh và phương thức, đồng thời lựa chọn nội dung phù hợp cho mỗi khán giả.

Có rất nhiều cách để khoanh vùng đối tượng mục tiêu của một chiến dịch truyền thông, hay phương thức liên hệ tới họ. Tuy nhiên, công việc đầu tiên mà một nhà tiếp thị cần làm đó là chọn lựa nhóm đối tượng để tập trung vào.

Để phân phối thông điệp tới đúng khán giả của mình, bạn cần phân chia họ thành các nhóm có chung các đặc điểm sau:

• Nhân khẩu học: Thông tin thống kê cơ bản về con người, chẳng hạn như giới tính, tuổi tác, dân tộc, thu nhập, v.v.
• Địa lý: Đối tượng khách hàng sinh sống hoặc làm việc trong một vùng miền, tỉnh thành, địa phương giống nhau.
• Việc làm: Những người cùng trong một lĩnh vực công việc cụ thể thường có những điểm chung nhất định, qua đó giúp doanh nghiệp phân phối nội dung phù hợp tới từng nhóm.
• Hành vi: Phân nhóm đối tượng mục tiêu theo hành vi yêu cầu doanh nghiệp hiểu về những hành vi của khách hàng. Những hành vi này có thể liên quan đến cách khách hàng và doanh nghiệp tương tác với nhau.
• Tâm lý: Các yếu tố phân khúc tâm lý hơi khó xác định hơn so với những đặc điểm khác vì các yếu tố tâm lý mang tính chủ quan. Đôi khi, để gây ảnh hưởng đến một nhóm đối tượng, bạn phải nhắm thông điệp của mình vào những người mà họ sẵn sàng lắng nghe.

Để hiểu hơn về điều này, hãy cùng xét tới ví dụ sau:

Vào những năm 1970, Nestle đã nỗ lực điều hướng hành vi của những bà mẹ thuộc thế giới thứ ba, cụ thể là nhắn gửi thông điệp hãy thay thế sữa mẹ bằng sữa bột vì sự phát triển toàn diện của trẻ nhỏ trên các phương tiện truyền thông.

Việc làm này đã tạo ra làn sóng phẫn nộ của người dân, khi đó Nestle bị buộc tội truyền tải những thông tin sai lệch về giá trị dinh dưỡng của sữa mẹ. Hầu hết các bậc cha mẹ không đủ tiền mua sữa công thức sau khi hết mẫu dùng thử miễn phí, và nhiều gia đình thậm chí không có nước sạch để pha với sữa, điều này dẫn đến một lượng lớn trẻ sơ sinh tử vong không đáng có.

Thay vì nhắm mục tiêu vào Nestle hay các chuyên gia y tế được thuê để giúp thương hiệu kinh doanh, những người phản đối nhắm vào khách hàng của Nestle trên khắp thế giới, tiến hành tẩy chay các sản phẩm của hãng sữa này trong hơn mười năm. Cuối cùng, công ty đã đồng ý thay đổi các hoạt động của mình.

4. Truyền tải thông điệp

Khi khởi tạo bất kỳ một thông điệp nào, hãy cân nhắc nội dung, tâm trạng, ngôn ngữ và thiết kế của chúng. Bạn cần ghi nhớ thông điệp của mình với khán giả, lập kế hoạch nội dung cho thông điệp là điều cần thiết để truyền tải tới đối tượng hiệu quả nhất.

Nội dung

Năm 1980, việc đưa ví dụ về lợi ích của việc biết chữ thông qua những người thành công vào quảng cáo trên TV đã đạt nhiều hiệu quả lớn. Quảng cáo TV đã thu hút nhiều đối tượng tham gia các chương trình xóa mù chữ.

Hay đối với nhiều đoạn quảng cáo khác lại tiếp cận theo hướng khác, chúng đánh vào những khó khăn của những người không biết chữ. Cả hai quảng cáo đều được tạo ra để làm nổi bật tầm quan trọng của việc biết chữ.

Tâm trạng

Hãy cân nhắc những cảm xúc mà bạn muốn thu hút.

Tâm trạng của thông điệp sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cách mọi người phản ứng với nó. Nhìn chung, nếu tâm trạng quá cực đoan, tiêu cực, quá sợ hãi, hay cố gắng khiến nhóm đối tượng mục tiêu cảm thấy quá tội lỗi, rất có thể sẽ tạo ra những ý kiến trái chiều hoặc thậm chí là không một ai để tâm tới chúng.

Để biết được cách cân bằng tâm trạng trong thông điệp của mình, các nhà tiếp thị có thể mất một khoảng thời gian học từ những kinh nghiệm cá nhân. Tuy nhiên cần nhớ rằng việc giữ cho giọng điệu của thông điệp tích cực thường sẽ tiếp cận được nhiều người hơn là khơi gợi lên những cảm giác tiêu cực như sự sợ hãi hoặc tức giận.

Ngôn ngữ

Có hai cách hiểu đối với ngôn ngữ. Một là ngôn ngữ thực tế – tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Hàn Quốc, tiếng Ả Rập,… Thứ hai là phong cách ngôn ngữ bạn sử dụng – trang trọng hay không, đơn giản hay phức tạp, đề cập đến những số liệu rõ ràng hay những thông tin mơ hồ, khó hiểu.

Đối với cách hiểu thứ nhất, bạn có thể giải quyết bằng cách sử dụng ngôn ngữ chính thức và ngôn ngữ của đối tượng mà bạn mong muốn tiếp cận trong các ấn phẩm, hoặc cung cấp bản dịch nói trên các phương tiện truyền phát.

So với ngôn ngữ thực tế thì cách hiểu thứ hai lại phức tạp hơn nhiều. Nếu thông điệp của bạn quá thân mật, khán giả có thể cảm thấy bạn đang không tôn trọng họ hoặc tệ hơn, rằng bạn đang cố tình tỏ ra thân mật để gần gũi với họ.

Mặt khác, nếu thông điệp của bạn quá trang trọng, nhóm đối tượng sẽ nghĩ rằng bạn quá xa cách hay khó có thể tiếp cận. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để diễn đạt điều bạn muốn nói một cách rõ ràng.

Các kênh truyền tải thông điệp

Các nhóm mục tiêu của bạn đọc, nghe, xem, tiếp nhận thông tin ở đâu? Hãy chắc chắn rằng thông điệp của mình được phân phối đến đúng đối tượng. Một số kênh truyền tải nội dung có thể kể tới:

• Tờ rơi, brochure.
• Tài liệu quảng cáo – Các mặt hàng như mũ lưỡi trai, áo phông và cốc có thể đóng vai trò là kênh hiệu quả cho thông điệp của bạn.
• Mạng xã hội: Facebook, Twitter và YouTube,…
• Thông cáo báo chí và họp báo.
• Truyền miệng.
• Sự kiện cộng đồng hay quốc gia.
• Phim ảnh, âm nhạc.
• Triển lãm nghệ thuật.

5. Lường trước mọi trở ngại

Mặc dù các hoạt động truyền thông giờ đây đã được thực hiện theo đúng kế hoạch, tuy nhiên các nhà tiếp thị vẫn cần tính tới mọi rủi ro có thể xảy ra. Rủi ro này có thể đến từ những việc rất nhỏ như quên gửi thông cáo báo chí qua email hoặc quên ghi số điện thoại hay thông tin cần thiết.

Mắc lỗi chính tả đơn giản trên các tài liệu truyền thông, hoặc phóng viên lấy sai thông tin quan trọng. Những sai phạm này có nguy cơ khiến doanh nghiệp lâm vào tình trạng khủng hoảng truyền thông, tác động tiêu cực tới bộ mặt của tổ chức.

Để hạn chế rủi ro, hãy nghĩ đến các vấn đề có thể xảy ra để có phương án giải quyết. Kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông nên là một phần bắt buộc của bất kỳ chiến dịch marketing nào.

Như vậy, bạn sẽ biết phải làm gì khi các vấn đề phát sinh xảy ra. Kế hoạch xử lý khủng hoảng cũng cần chỉ rõ ai chịu trách nhiệm về một vấn đề nhất định.

6. Xây dựng mối quan hệ với các phương tiện truyền thông

Một phần không thể thiếu trong bất kỳ một kế hoạch truyền thông nào đó chính là xây dựng mối quan hệ với các đại diện truyền thông. Đó có thể là các cá nhân hay tổ chức có tầm ảnh hưởng nhất định trong cộng đồng, nơi mà đối tượng mục tiêu của bạn tập trung.

Để thiết lập mối quan hệ bền chặt, bạn cần phải đưa ra lý do vì sao họ phải giúp bạn một cách hợp lý. Những đối tượng có thể giúp bạn truyền bá thông điệp của mình rất đa dạng như KOL, influencer, các nhà hoạt động cộng đồng, cơ quan truyền thông, báo chí,…

7. Tạo dựng Action plan

Nhiệm vụ tiếp theo mà bạn cần làm đó là tập hợp lại tất cả thông tin thành một bản kế hoạch chỉ rõ những việc cần làm. Tại giai đoạn này, phần lớn kế hoạch của bạn đã hoàn thành và có thể sẵn sàng để đưa vào hành động thực tế.

Việc cần làm là bạn có thể tổng hợp các hành động quan trọng, và liên hệ với những người phụ trách chính hoặc hỗ trợ trong toàn bộ chiến dịch để thông báo về trách nhiệm của họ.

8. Đánh giá kế hoạch truyền thông

Liên tục theo dõi và đánh giá kế hoạch truyền thông của mình để biết chắc rằng liệu chiến dịch có đang đi đúng hướng hay không. Nếu không, hãy nhanh chóng sửa chữa và ghi chú lại để tránh mắc lại sai lầm trong lần sau.

V. Mẫu kế hoạch truyền thông

Tải ngay một số mẫu kế hoạch truyền thông phổ biến nhất hiện nay.

VI. Tổng kết

Như vậy, trong bài viết trên MISA AMIS đã cung cấp tới bạn những thông tin chi tiết về chiến lược xây dựng kế hoạch truyền thông. Qua đó, đưa ra các bước xây dựng một kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh kèm mẫu chi tiết.

Hy vọng bạn đã học hỏi được những kiến thức hữu ích về hoạt động quan trọng này, từ đó giúp triển khai hiệu quả chiến lược xây dựng kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp mình. MISA AMIS chúc các bạn thành công!