Nhà phân phối là gì? Tiêu chí lựa chọn nhà phân phối

Nhà phân phối là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng. Đây cũng được coi là móc xích quan trọng trong chuỗi cung ứng. Vậy nhà phân phối là gì? Các tiêu chí lựa chọn? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu các thông tin sau.

Ngoài ra, ở cuối bài viết MISA có đính kèm bộ tài liệu Quản lý kênh phân phối giúp doanh nghiệp lựa chọn, xây dựng hệ thống kênh phân phối phù hợp, tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả hơn và tăng doanh số bán hàng.

Nhà phân phối là gì? Vai trò, đặc điểm

Khái niệm

Nhà phân phối là đơn vị chịu trách nhiệm mua sản phẩm từ công ty sản xuất và lưu trữ trong kho. Sau khi nhập hàng từ nhà sản xuất, đơn vị phân phối bán lại sản phẩm cho các kênh phân phối cụ thể. 

Vai trò

Họ xử lý việc vận chuyển hàng hóa và dịch vụ tới khách hàng và thường là trung gian giữa nhà sản xuất hoặc công ty và người tiêu dùng. Các đơn vị phân phối có thể cộng tác với một hoặc nhiều công ty trong cùng một thời điểm để tiếp thị, vận chuyển và bán các mặt hàng theo nhiều hình thức khác nhau. 

Nhà phân phối có thể nâng cao thị trường của công ty và tiếp cận với nhiều đối tượng người tiêu dùng hơn, và đôi khi cung cấp dịch vụ, hỗ trợ kỹ thuật hoặc bảo hành dưới danh nghĩa của công ty đó.

Thông thường, các doanh nghiệp sử dụng kết hợp nhiều hình thức phân phối khác nhau. Các đơn vị phân phối cũng có thể đóng vai trò là đại lý độc lập hoặc công ty kinh doanh. Nhà phân phối giúp một sản phẩm hoặc một công ty phát triển, tiếp cận thị trường thông qua mạng lưới đã thiết lập của họ mà doanh nghiệp có thể không đạt được. 

>> Xem thêm: Các kênh phân phối phổ biến nhất hiện nay

Ngoài nhà phân phối, các doanh nghiệp có thể cân nhắc các kênh phân phối sau:

• Nhà bán buôn: Nhập sản phẩm, hàng hóa trực tiếp từ nhà sản xuất với số lượng lớn. Sau khi nhập sản phẩm, hàng hóa về kho, họ bán lại cho người bán lẻ và hưởng lợi nhuận chênh lệch.
• Người bán lẻ: Nhập sản phẩm, hàng hóa từ nhà bán buôn, đại lý, chợ đầu mối hoặc siêu thị về bán. Người tiêu dùng, khách hàng mua sản phẩm, hàng hóa trực tiếp từ người bán lẻ.
• Đại lý và môi giới: Trung gian kết nối giữa nhà bán buôn, người bán lẻ và khách hàng,… Họ hưởng chiết khấu từ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối. Đại lý và môi giới có thể có kho hàng hóa hoặc chỉ đóng vai trò là trung gian.

7 loại hình nhà phân phối phổ biến

Nhà phân phối trực tiếp

Với đơn vị phân phối trực tiếp, doanh nghiệp sản xuất sản phẩm và trực tiếp bán cho người tiêu dùng. Đây là phương thức phân phối đơn giản nhất, không có trung gian giữa nhà sản xuất sản phẩm và người tiêu dùng.

Mặc dù đôi lúc phương thức này không thật sự đảm bảo tính hiệu quả kinh tế, bởi chúng còn tùy thuộc vào vị trí địa lý khác nhau, sản phẩm và khả năng phân phối hàng hóa của doanh nghiệp.

Lợi ích của phân phối trực tiếp có thể kể đến như tạo dựng niềm tin với khách hàng, kiểm soát chặt chẽ trải nghiệm của người tiêu dùng, qua đó cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời.

Phân phối trực tiếp, được gọi là kênh một cấp, thường cung cấp sản phẩm cho người tiêu dùng thông qua:

• Nhà máy sản xuất.
• Phương thức đặt hàng qua thư.
• Trang web thương mại điện tử.
• Gian hàng và cửa hàng.
• Bán hàng trực tiếp.

Phân phối trực tiếp là con đường ngắn nhất để giúp khách hàng tiếp cận sản phẩm. Với một vài lĩnh vực, việc áp dụng hình thức này là điều cần thiết như ngành ô tô, công nghệ và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp. 

Ví dụ: nếu mua một chiếc máy tính xách tay trực tiếp từ trang web của nhà sản xuất và sau khoảng 2 tuần. Người tiêu dùng đã nhận được hàng, thì có khả năng là hoạt động bán hàng và vận chuyển được thực hiện bởi nhà sản xuất mà không cần thông qua bất kỳ đối tác thứ 3 nào.

Nhà phân phối gián tiếp

Nhà phân phối gián tiếp đơn giản là bên sử dụng những gì liên quan đến các kênh khác ngoài phương thức trực tiếp để phân phối hàng hóa đến người tiêu dùng. Hình thức này phù hợp với các nhà sản xuất có dòng sản phẩm hoặc nguồn tài chính hạn chế.

Hoặc nhà phân phối gián tiếp phù hợp khi xuất hiện các nhà bán lẻ và nhà bán buôn chuyên về hàng hóa nằm trong danh mục sản phẩm của công ty sản xuất và được hỗ trợ khuyến mại nhất định. Các nhà sản xuất có thể gia nhập thêm một số kênh gián tiếp để tạo ra một mạng lưới phân phối lớn hơn nhằm tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn. 

Phân phối gián tiếp có thể có nhiều cách khác nhau, bao gồm:

• Nhà sản xuất – nhà bán lẻ – người tiêu dùng, như nhiều mặt hàng quần áo may sẵn, đồ điện tử và thực phẩm.
• Nhà sản xuất – nhà bán buôn – người tiêu dùng, như hàng hóa công nghiệp bán cho các cơ quan chính phủ.
• Nhà sản xuất – nhà bán buôn – nhà bán lẻ – người tiêu dùng, giống như hầu hết các loại hàng hóa kinh doanh hàng ngày, nơi có sự cạnh tranh cao giữa các nhãn hiệu khác.
• Nhà sản xuất – đại lý – nhà bán buôn – nhà bán lẻ – người tiêu dùng, thường các nhà sản xuất áp dụng đối với các sản phẩm được xác định vị trí địa lý hoặc khu vực cụ thể, như hàng hóa nông nghiệp.

Nhà phân phối độc quyền

Phân phối độc quyền là hình thức phân phối mà nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp chỉ ủy quyền cho một nhà phân phối duy nhất trong một khu vực cụ thể, với suy nghĩ tạo ra sự khan hiếm và độc quyền của một mặt hàng hoặc thương hiệu. Phân phối độc quyền thường được sử dụng với mục đích tiếp thị và phân phối các nhãn hiệu cao cấp. 

Ví dụ: một thương hiệu giày sang trọng cao cấp có thể chỉ bày bán sản phẩm của mình tại các cửa hàng flagships ở các khu vực đô thị lớn hay những nơi có vị trí đắc địa. Để mua được sản phẩm yêu thích, khách hàng cần đến trực tiếp cửa hàng đó để giao dịch. 

Các đơn vị phân phối độc quyền cho phép kiểm soát tốt hơn những gì liên quan đến nội dung là: các cuộc đàm phán hợp đồng, mức giá và phân phối sản phẩm bởi có ít cá thể tham gia hơn.

NPP chuyên sâu

Phương thức phân phối này được nhà sản xuất lựa chọn nhằm thâm nhập thị trường một cách triệt để, bằng cách bày bán ở càng nhiều kênh phân phối càng tốt. 

Ví dụ: một nhà sản xuất vòi tưới vườn có thể dự trữ sản phẩm của họ tại tất cả các cửa hàng bán lẻ thuộc bất kỳ quy mô nào trong suốt mùa xuân và mùa hè mà không cần phải đắn đo về đối tác của mình. 

Phân phối chuyên sâu thường bao gồm:

• Siêu thị.
• Trung tâm mua sắm.
• Cửa hàng bách hóa.
• Kho hàng.
• Cửa hàng bán lẻ Big-box (Đại siêu thị).
• Các trang web thương mại điện tử.

Phân phối chuyên sâu thường được bắt gặp với các sản phẩm giá cả phải chăng và được sử dụng rộng rãi, như kẹo cao su, nước ngọt, sản phẩm gia dụng và thực phẩm. Nó cung cấp khả năng tiếp cận người tiêu dùng hiệu quả nhất, tạo sự tin tưởng từ phía người mua. 

Nhà phân phối có chọn lọc

Phân phối có chọn lọc phù hợp với nhà sản xuất đang đắn đo giữa lựa chọn phân phối độc quyền và chuyên sâu, đồng thời đây cũng là hình thức phân phối được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. 

So với phân phối độc quyền, nhà phân phối chọn lọc giúp tăng khả năng hiện diện sản phẩm trên thị trường, qua đó nó cân bằng được việc lựa chọn các địa điểm cụ thể hoặc cơ hội bán hàng. 

Phương thức này giúp nhà cung cấp nắm quyền kiểm soát chặt chẽ hơn khi mà cảm giác độc quyền cao hơn so với phân phối chuyên sâu trong khi mang lại độ tiếp cận khách hàng cao hơn. Nhà phân phối chọn lọc cũng là lựa chọn hoàn hảo nếu như các sản phẩm phù hợp với những gì tổng thể đơn vị phân phối yêu cầu. 

Ví dụ, một công ty sản xuất đồng hồ cao cấp có thể hợp tác với chuỗi cửa hàng bán lẻ sang trọng để đạt được nhiều lượt tiếp cận hơn bên cạnh cửa hàng flagship của mình, mặt khác họ sẽ từ chối hợp tác với các kho hàng, hay siêu thị. Bởi lẽ khi đặt sản phẩm tại đây có thể làm giảm độ sang trọng của họ.

Nhà phân phối kép

Nhà phân phối kép là gì? Nhà phân phối kép là thường kết hợp cả phương thức trực tiếp và chọn lọc để tiếp cận đối tượng thị trường lớn hơn. Ví dụ, một nhà sản xuất điện thoại di động nổi tiếng có thể mở cửa hàng riêng nằm tại vị trí đắc địa trong khi vẫn hợp tác với các cửa hàng dịch vụ di động bán gói cước và phần cứng. 

Lợi ích của phân phối kép là tăng sức ảnh hưởng thị trường của doanh nghiệp bên cạnh việc duy trì doanh số bán hàng trực tiếp đến từ khách hàng.

Nhà phân phối đảo ngược

Thay vì cung ứng sản phẩm tới tay người dùng thì nhà phân phối đảo ngược sẽ vận chuyển hàng hóa từ người tiêu dùng trở lại nhà sản xuất. Quá trình này thường đi theo con đường từ người tiêu dùng đến trung gian và cuối cùng là doanh nghiệp, các sản phẩm được trả lại thường được sử dụng để tái chế, tân trang. 

Mặc dù phân phối đảo ngược là loại phân phối ít được sử dụng nhất, nhưng nó là một phương pháp và hoạt động kinh doanh đang phát triển.

 Dưới đây là một số ví dụ về phân phối đảo ngược:

• Tái sử dụng các sản phẩm, như vật liệu công nghiệp hoặc vật liệu xây dựng, thùng chứa vận chuyển và một số thiết bị điện tử.
• Tân trang các sản phẩm, như máy tính, đồ điện tử và một số đồ nội thất hoặc quần áo.
• Các sản phẩm tái chế, như giấy, nhựa và thủy tinh.

Đọc thêm: Phần mềm DMS là gì, hệ thống DMS nào tốt cho doanh nghiệp

Tiêu chí lựa chọn nhà phân phối

Vậy khi lựa chọn nhà phân phối, doanh nghiệp nên cân nhắc những tiêu chí là gì? MISA AMIS đưa ra ba tiêu chí dưới đây giúp các doanh nghiệp tham khảo để lựa chọn nhà phân phối phù hợp.

Cân nhắc mức tỷ lệ chia lợi nhuận

Điều đầu tiên, các nhà phân phối quan tâm (rất nhiều) về lợi nhuận. Khi nói đến việc tìm kiếm nhà phân phối tốt nhất cho nhu cầu cá nhân của mình, doanh nghiệp cần hiểu quy trình xác định tỷ suất lợi nhuận cho nhà phân phối mà họ đang cân nhắc hợp tác cùng là bao nhiêu. 

Các nhà quản lý chắc chắn sẽ muốn chọn một nhà phân phối phù hợp với ngân sách của họ để cả hai đều có lợi nhuận và không ai thiệt hơn. Đặt câu hỏi và tiến hành nghiên cứu để đảm bảo rằng hai bên sẽ có thể làm việc tốt cùng nhau và tỷ suất lợi nhuận của nhà phân phối cũng sẽ là thứ mà doanh nghiệp có thể đáp ứng được.

Sản phẩm phải bán được

Điều này không cần phải giải thích, nhưng đó là một khái niệm cực kỳ quan trọng cần nắm bắt: Các nhà phân phối muốn sản phẩm mình cung ứng sẽ bán được. Một nhà phân phối sẽ không kiếm được lợi nhuận với một sản phẩm mà không có ai mua. Và đó chính là lý do tại sao doanh nghiệp cần đảm bảo rằng sản phẩm của họ là sản phẩm thực sự sẽ bán được.

Thực hiện một số nghiên cứu về sự cạnh tranh mà sản phẩm có và xem nhà phân phối nào phù hợp để làm việc cùng. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý hiểu được những gì họ đang tìm kiếm, những gì người tiêu dùng muốn mua và cách doanh nghiệp có thể hoàn thiện sản phẩm của mình để phù hợp với thị trường đó. 

Yêu cầu kho chứa hàng đạt chuẩn

Nhà phân phối là cầu nối quan trọng giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, đây cũng được coi là móc xích quan trọng trong chuỗi cung ứng. Việc thừa hay thiếu hụt hàng hóa cũng gây nên các tác động tiêu cực tới thương hiệu. 

Ví dụ khi quá nhiều hàng hóa dư thừa trong kho sẽ khiến nhà phân phối không thể cập nhật những mẫu hàng mới ra mắt kịp, mặt khác nếu thiếu hụt hàng hóa sẽ gây ra tình trạng gián đoạn chuỗi cung ứng làm cho người tiêu dùng không tiếp cận được sản phẩm. Vì vậy, khi lựa chọn đơn vị phân phối, doanh nghiệp cần đảm bảo kho hàng của đối tác đạt chuẩn yêu cầu mà mình đưa ra.

Điều kiện để trở thành nhà phân phối

Chọn nhà phân phối cần đủ năng lực tài chính và kinh nghiệm phân phối hàng hóa để bán hàng cho doanh nghiệp sản xuất. Dưới đây là một số điều kiện để trở thành nhà phân phối.

Có giấy phép kinh doanh

Để trở thành nhà phân phối hợp pháp bạn cần đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan quản lý kinh doanh theo quy định pháp luật. Giấy đăng ký kinh doanh thể hiện đúng đủ các mặt hàng bạn phân phối.

Đủ vốn đầu tư

Một số ngành yêu cầu vốn đầu tư ban đầu lớn để mua hàng hóa hoặc thiết lập cơ sở hạ tầng phân phối. Đảm bảo bạn có vốn đủ để khởi đầu và duy trì hoạt động kinh doanh. Số vốn ban đầu cần thiết để trở thành một nhà phân phối sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như ngành công nghiệp, quy mô hoạt động, địa điểm, loại sản phẩm hoặc dịch vụ.

Đánh giá các chi phí liên quan đến vận chuyển, lưu trữ, thuê mặt bằng, quảng cáo, nhân viên, và các hoạt động kinh doanh khác. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về số vốn cần để duy trì hoạt động.

Vị trí thuận lợi

Vị trí thuận lợi là một yếu tố quan trọng trong việc trở thành một nhà phân phối thành công. Sự lựa chọn vị trí đúng sẽ ảnh hưởng mạnh đến hiệu suất kinh doanh của bạn. Các địa điểm bán hàng nên nằm gần các trung tâm thương mại, các khu vực dân cư tập trung, các khu công nghiệp hoặc các cơ sở sản xuất.

Giao thông thuận lợi để giao nhận hàng hóa.

Vị trí nên có hạ tầng phù hợp như điện, nước, internet và các tiện ích cần thiết khác để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của bạn.

Nhà phân phối cần có năng lực vận chuyển và giao nhận

Bạn cần có khả năng tổ chức vận chuyển và giao nhận hàng hóa từ nhà sản xuất đến các điểm bán lẻ hoặc khách hàng. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch vận chuyển, quản lý kho, và đảm bảo hàng hóa đến nơi đúng hẹn.

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà sản xuất

Mối quan hệ tốt giữa nhà phân phối và nhà sản xuất đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa liên tục và ổn định. Khi có mối quan hệ tin cậy, nhà sản xuất có thể ưu tiên cung cấp sản phẩm cho nhà phân phối trong trường hợp thiếu hụt hoặc tình hình khẩn cấp.

Có mối quan hệ tốt với nhà sản xuất giúp nhà phân phối có được giá nhập tốt, giúp hai bên thỏa thuận về các điều kiện hợp tác tốt hơn.

Mối quan hệ tốt với nhà sản xuất có thể giúp họ đưa ra đề xuất hoặc góp ý để cải tiến sản phẩm dựa trên thông tin từ thị trường.

Chất lượng dịch vụ

Chất lượng dịch vụ của nhà phân phối đóng vai trò quan trọng trong việc tạo sự hài lòng cho khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài với họ.

Quy trình quản lý mà nhà phân phối cần biết

Dưới đây là một số quy trình quản lý mà nhà phân phối cần biết và áp dụng:

Quản lý hàng tồn kho

Đây là quy trình quan trọng để duy trì sự cân đối giữa cung và cầu. Nhà phân phối cần xác định mức tồn kho an toàn, tối ưu hóa mức tồn kho và theo dõi sự dao động của hàng tồn kho để đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng cho khách hàng mà không gây lãng phí.

Quản lý giao nhận và vận chuyển

Đảm bảo rằng quy trình giao nhận và vận chuyển được thực hiện một cách hiệu quả và đúng hẹn. Nhà phân phối cần theo dõi lộ trình vận chuyển, đảm bảo an toàn hàng hóa và giảm thiểu thời gian chờ đợi cho khách hàng.

Quản lý quan hệ khách hàng

Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng là quan trọng. Quy trình này bao gồm tiếp nhận đơn đặt hàng, giải quyết thắc mắc, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Quản lý đối tác và nhà cung cấp

Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các đối tác chiến lược và nhà cung cấp là yếu tố quan trọng. Điều này bao gồm việc xây dựng thỏa thuận hợp tác, đàm phán điều kiện cung ứng, và giám sát hiệu suất của các đối tác.

Quản lý thông tin và dữ liệu

Tổ chức và quản lý thông tin liên quan đến đơn đặt hàng, lịch giao hàng, hàng tồn kho và tình hình kinh doanh. Sử dụng công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.

Quản lý tài chính

Theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm thu chi, doanh thu, lợi nhuận và tình hình tài chính tổng quan. Đảm bảo rằng tài chính được quản lý một cách bền vững và hiệu quả.

Quản lý chất lượng

Đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với chất lượng đã cam kết. Quy trình kiểm tra chất lượng, theo dõi phản hồi khách hàng và thực hiện các biện pháp cải tiến là quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Quản lý nhân sự

Nếu nhà phân phối có nhân viên, quản lý nhân sự là một phần quan trọng để đảm bảo rằng có đủ nhân lực, họ được đào tạo và hỗ trợ đúng cách để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

Quản lý thời gian và lịch trình

Xác định lịch trình cho các hoạt động quan trọng như đặt hàng, giao hàng, và kiểm tra hàng tồn kho để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện đúng thời hạn.

Phân tích và cải tiến

Đánh giá hiệu suất hoạt động kinh doanh, xác định các điểm mạnh và yếu, và đề xuất các biện pháp cải tiến để tối ưu hóa quy trình quản lý và tăng cường hiệu suất.

Tóm lại, các quy trình quản lý là cốt lõi của hoạt động kinh doanh của nhà phân phối và đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

Tải bộ ebook Quản lý kênh phân phối

Bộ ebook giúp doanh nghiệp lựa chọn, xây dựng hệ thống kênh phân phối phù hợp, tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả hơn và tăng doanh số bán hàng. Bộ tài liệu gồm 3 phần:

1. Phần 1: Bản chất và tầm quan trọng của kênh phân phối
2. Phần 2: Cấu trúc kênh phân phối
3. Phần 3: Lựa chọn và quản lý kênh phân phối

Tổng kết

MISA AMIS đã cung cấp cơ bản khái niệm nhà phân phối là gì. Qua đó, giúp bạn xem xét bảy loại hình nhà phân phối phổ biến đồng thời nêu tiêu chí lựa chọn nhà phân phối. Hy vọng bạn đọc hiểu rõ nhà phân phối là gì và triển khai hiệu quả chiến lược lựa chọn nhà phân phối cho doanh nghiệp mình.