Kiến thức Quản lý nhân sự Tuyển dụng 5+ chiến lược nâng cao trải nghiệm ứng viên mà HR không...

5+ chiến lược nâng cao trải nghiệm ứng viên mà HR không thể bỏ qua

Nâng cao trải nghiệm ứng viên là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho nhà tuyển dụng ghi điểm trong mắt ứng viên, từ đó gia tăng khả năng “chốt” offer. Thị trường việc làm rộng mở đã đặt người lao động vào tâm thế chủ động kiếm tìm cơ hội của mình thay vì phải ngóng trông các doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao nếu không nắm bắt được tâm lý của các ứng cử viên này, doanh nghiệp có thể tuột mất nhân tài. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu  các chiến lược giúp nhà tuyển dụng đem đến những trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên. 

trải nghiệm ứng viên

1. Trải nghiệm ứng viên là gì?

Trải nghiệm ứng viên được hiểu là những cảm xúc, tâm lý của ứng viên khi tương tác với nhà tuyển dụng trong từng giai đoạn của quá trình tuyển dụng. Trải nghiệm này có thể được tạo nên từ một khoảnh khắc rất nhỏ như lần gặp gỡ đầu tiên với HR hay được rút ra từ quá trình tìm kiếm website tuyển dụng của doanh nghiệp. 

Trải nghiệm ứng viên không bắt đầu sau khi nộp đơn vào doanh nghiệp, mà được chứng minh là khởi nguồn từ thời điểm tìm kiếm về doanh nghiệp. Theo khảo sát của tập đoàn International Business Machines, 48% ứng cử viên cho biết họ đã phải tìm hiểu kỹ lưỡng về tổ chức tuyển dụng từ rất sớm, không chỉ những thông tin dễ kiếm trên internet, mà còn từ bạn bè, người thân. Từ đó, họ hình thành nhận thức về thương hiệu của nhà tuyển dụng và đưa ra đánh giá sơ bộ đầu tiên về môi trường này. 

2. Thực tế về trải nghiệm ứng viên trong các doanh nghiệp

Bức tranh toàn cảnh về thực trạng trải nghiệm ứng viên tại doanh nghiệp Việt Nam sẽ cho các nhà tuyển dụng biết khả năng đáp ứng của môi trường làm việc đến cảm nhận của những con người này như thế nào. Một nghiên cứu ở Việt Nam gần đây cho thấy kết quả chưa khả quan về cách chăm sóc ứng viên mà nhiều doanh nghiệp đang vận hành. Trong đó, dễ thấy nhất là trải nghiệm trong quá trình tuyển dụng chỉ đạt 68%. Thực trạng cho thấy các trải nghiệm chỉ ở mức độ khá, chưa có khía cạnh nào chạm đến mức độ tốt.

thực trạng trải nghiệm ứng viên trong doanh nghiệp

 

Lý do cho trải nghiệm hạn chế này chính là những nhà quản lý chưa thật sự để tâm đến tâm tư, tình cảm của nhân viên:

  • Chỉ có 40% lãnh đạo doanh nghiệp, quản lý cấp cao và quản lý nhân sự từng nghiên cứu, học về trải nghiệm nhân viên. Và chỉ 21% doanh nghiệp có bộ phận quản lý chuyên trách trải nghiệm ứng viên. 
  • Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ cấp tiến trong cơ chế quản lý còn hạn chế. Chỉ 54% doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản trị nhân sự (Human Resource Management) và ERP (Enterprise Resource Planning)
  • Quản lý nhân sự và lãnh đạo doanh nghiệp hầu như chưa tiếp cận với tư duy thiết kế trong khi đây là một trong những kỹ năng quan trọng trong xây dựng trải nghiệm nhân viên theo kinh nghiệm của các công ty trong thế giới.
  • Đa số doanh nghiệp còn giữ quan điểm bảo thủ, không chịu mở rộng, áp dụng công cụ mới trong quản lý, đặc biệt là không chịu lắng nghe tiếng nói, cảm xúc của nhân viên. Chỉ 48% doanh nghiệp làm khảo sát trải nghiệm nhân sự hàng năm, nhưng trong số các doanh nghiệp đó, có tới 88% thực hiện mỗi năm một lần hoặc ít hơn thế
  • Cuối cùng, không thể phủ nhận rằng Việt Nam còn thiếu nhiều tài liệu, cơ sở lý thuyết về cách xây dựng trải nghiệm nhân sự khoa học. Doanh nghiệp mới chỉ thực hiện theo bản năng, kinh nghiệm mà không có chiến lược cụ thể

Như vậy, có thể thấy rằng với cơ chế quản lý còn yếu kém, trải nghiệm ứng viên tại Việt Nam vẫn còn hạn chế, đòi hỏi thái độ quan tâm sâu sắc hơn từ phía các nhà quản lý. Phần tiếp theo, MISA AMIS sẽ cung cấp những phương thức hỗ trợ thúc đẩy trải nghiệm này. 

3. Cách nâng cao trải nghiệm ứng viên

Một điều các nhà tuyển dụng cần hiểu rằng, nhân viên sẽ không chỉ nộp hồ sơ vào một nơi duy nhất trong một lần tìm việc. Ai cũng cần nộp hồ sơ ít nhất 2 nơi làm việc để đảm bảo tỷ lệ xin việc thành công. Việc tìm ra các giải pháp nâng cao trải nghiệm ứng viên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn trở nên nổi bật trong số vô vàn cơ hội tìm đến ứng viên hiện nay. 

cách nâng cao trải nghiệm ứng viên

3.1 Cung cấp thông tin tuyển dụng chi tiết, rõ ràng

60% chính là số lượng người tìm việc bỏ ngang giữa chừng trong quá trình ứng tuyển tại một công ty do những bất cập trong quá trình tiếp cận. Và 83% ứng viên chia sẻ rằng bản thân sẽ tìm hiểu công việc nếu như nhà tuyển dụng đưa ra thông tin chi tiết về vị trí mà họ cần tìm kiếm trong thông tin tuyển dụng, hoặc Job Description (bản mô tả công việc). Biết công ty đang làm gì, mong muốn điều gì từ ứng viên cũng như quyền lợi mà mỗi ứng viên được nhận có thể giảm bớt sự nghi ngờ của những người tìm việc.

Tuy nhiên, hiện tại các doanh nghiệp Việt Nam lại rất thiếu kỹ năng trong việc viết Job Description. Trên nền tảng Facebook – một trong những kênh tuyển dụng phổ biến nhất ở thời điểm hiện tại – có thể thấy rất nhiều trường hợp đưa mô tả công việc không rõ ràng về quyền lợi, mức lương cho nhân viên, thậm chí còn đòi hỏi nhân viên phải “inbox” để nhận chi tiết công việc. Đó là một thiếu sót vô cùng lớn cho nhà tuyển dụng, bởi không ai sẵn sàng đặt bản thân vào một trải nghiệm không rõ ràng, có thể tốn thời gian, hoặc thậm chí ảnh hưởng tài chính của họ.

Để cải thiện khả năng viết mô tả công việc hãy nhớ các tips sau đây: 

  • Đừng chỉ đưa vị trí làm việc và mô tả nhiệm vụ, các nhà tuyển dụng luôn cần cung cấp quyền lợi, mức lương minh bạch trên mô tả công việc. Nếu mức lương không cố định và tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa đôi bên, cũng hãy đề cập rõ tới vấn đề này. 
  • Cần nêu rõ yêu cầu đặc biệt cho nhân viên trong mô tả công việc. Yêu cầu đặc biệt chính là các yêu cầu về sức khoẻ, tính cách, mức độ rủi ro trong công việc mà nhân viên phải nắm vững. Biết được điều này, nhân viên có thể cân nhắc với thể trạng của mình trước khi đưa ra quyết định, thay vì phải mất nhiều thời gian mới biết họ không phù hợp với công việc đưa ra. 
  • Đa dạng hình thức truyền tải là yếu tố thu hút ứng viên. Trung bình một người chỉ dành 5 – 10s sự tập trung cho bài viết. Bởi vậy, nếu mô tả công việc không hấp dẫn từ thời điểm đầu tiên thì ứng viên sẽ không nán lại!

Xem thêm: 

 3.2 Thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng khi tiếp xúc với ứng viên

Quy tắc ứng xử phản ánh văn hoá doanh nghiệp, phản ánh thương hiệu cá nhân của các nhà quản lý và nâng cao sự uy tín cho chính doanh nghiệp. AMIS MISA xin cung cấp một số tips giúp doanh nghiệp nâng cao tác phong chuyên nghiệp này trong các vòng tuyển dụng: 

  • Đăng tuyển: phản hồi nhanh chóng với các thắc mắc của ứng viên 
  • Phản hồi ứng viên: Cần xây dựng mẫu email chuyên nghiệp đầy đủ tiêu đề, nội dung truyền tải; không gửi sai đối tượng tiếp nhận. 
  • Phỏng vấn và đánh giá: Đảm bảo đón ứng viên đúng giờ, mặc trang phục lịch sự khi phỏng vấn ứng viên. Đặc biệt, không thể hiện thái độ tiêu cực hoặc coi thường ứng viên khi đối phương có những quan điểm khác biệt với giá trị doanh nghiệp theo đuổi.  

3.3 Tăng tương tác với ứng viên

81% ứng viên chia sẻ rằng trải nghiệm của họ về một công ty cũng ảnh hưởng bởi mức độ thông báo, cập nhật trạng thái của doanh nghiệp về mùa tuyển dụng. Tương tác với ứng viên không chỉ giới hạn trong các buổi gặp gỡ phỏng vấn, mà kéo dài trong suốt quy trình tuyển dụng – từ việc giải đáp thắc mắc của ứng viên khi đăng tuyển, gửi mail xác nhận cho ứng viên, hẹn lịch phỏng vấn, đánh giá ứng viên. 

tăng tương tác với ứng viên

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp còn “kiệm lời” với chính những người đến với mình. Phản hồi về kết quả phỏng vấn hay thi tuyển chậm trễ, không giải đáp các thắc của ứng viên kịp thời, thậm chí không phản hồi mail cho những người không trúng tuyển là những thực trạng ảnh hưởng đến trải nghiệm ứng viên.

Lời khuyên của MISA dành cho các nhà quản lý là hãy tôn trọng những người đã dành thời gian đến với doanh nghiệp của bạn: 

  • Trong mùa tuyển dụng, hãy phân công một nhóm nhân sự chuyên phụ trách trả lời phản hồi của ứng viên kịp thời, đảm bảo các nhân viên này hiểu tường tận về yêu cầu của công ty đặt ra cho người ứng tuyển. 
  • Đảm bảo phản hồi mail cho cả những người không trúng tuyển để không làm mất thời gian của ứng viên, cũng như duy trì thái độ chuyên nghiệp, có trước có sau. 
  • Sẵn sàng kết nối trực tiếp với ứng viên để trả lời thắc mắc kịp thời
  • Gửi lời khích lệ và hỏi thăm dành cho người ứng tuyển thông qua email hoặc bài viết trên page doanh nghiệp

Tương tác với ứng viên cũng giống như một hành trình kết nối, làm thân, không nên để ứng viên cảm thấy họ bị bỏ rơi trong cuộc hành trình tìm kiếm ngôi nhà phù hợp cho mình.

Nhà tuyển dụng cần tích cực kết nối với các ứng cử viên tiềm năng để tăng trải nghiệm ứng viên

3.4 Tối ưu website tuyển dụng

Không phải chỉ mạng xã hội và website tuyển dụng cộng đồng được người lao động ưa chuộng khi tìm kiếm việc làm, bởi theo nghiên cứu, 89% người thừa nhận rằng họ quan tâm đến website tuyển dụng của doanh nghiệp – một tài sản quý giá để họ cập nhật các thông tin nhanh, chính xác nhất, đi kèm với các thông tin giúp họ hiểu về văn hoá doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp nên sử dụng cơ hội đó để biến trang web doanh nghiệp thành một nền tảng tuyển dụng chuyên nghiệp, giống như một siêu thị cung cấp đầy đủ trợ giúp, câu trả lời dành cho thắc mắc của ứng viên. 

Tuy nhiên, xây dựng một website doanh nghiệp không phải một nhiệm vụ dễ dàng ngày trong ngày một, ngày hai, chứ chưa nói đến việc phải tối ưu hoá nền tảng này trở thành nơi đăng ký việc làm cho nhân viên. Các doanh nghiệp phải làm việc với đội kỹ thuật để dựng website, sắp xếp vị trí các tính năng, thiết kế sao cho đẹp mắt và khoa học,… quy trình có thể mất một, hai tháng để hoàn thiện, hoặc nhiều hơn nếu doanh nghiệp quá bận cho các công việc khác. 

Tuy nhiên, phần mềm tuyển dụng đã ra đời để khắc phục thiếu sót này. Trong đó, AMIS tuyển dụng là một trong các phần mềm được hơn 80% doanh nghiệp hiện tại sử dụng để thiết lập website. 

  • Về tính năng thiết lập website: AMIS Tuyển dụng cung cấp cho mỗi doanh nghiệp một website tuyển dụng miễn phí để doanh nghiệp có thể đăng tin tuyển dụng tại nền tảng này. Điểm đặc biệt là doanh nghiệp hoàn toàn có thể tùy chỉnh giao diện, bố cục web và hình ảnh như mong muốn. 
  • Về tính năng liên kết: Đừng chỉ đợi ứng viên tìm mình, hãy chủ động săn tìm ứng viên – Đó là điều AMIS tuyển dụng vẫn đang làm để hỗ trợ doanh nghiệp. AMIS Tuyển dụng liên kết tin tuyển dụng của doanh nghiệp với các mạng xã hội phổ biến như Facebook, Linkedin và các sàn tuyển dụng uy tín như Vietnamworks, TopCV,… để đăng tin và lấy hồ sơ ứng viên tự động. 
  • Về khả năng theo dõi ứng viên: Phần mềm AMIS tuyển dụng được thiết lập để tự động kiểm tra lịch sử ứng tuyển của ứng viên. Khi nhận hồ sơ ứng viên, HR sẽ soi chiếu các thông tin này để kiểm tra xem ứng viên từng phỏng vấn vị trí nào tại doanh nghiệp trước đây hay chưa.
  • Về lưu trữ tệp ứng viên tiềm năng: Những hồ sơ ứng chưa đáp ứng nhu cầu sẽ được lưu trữ trong Talent Pools doanh nghiệp, phục vụ việc tận dụng nguồn lực trong các đợt tuyển dụng về sau của doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: Talent Pool là gì? Bí quyết tạo nguồn ứng viên hiệu quả trong tuyển dụng nhân sự

 AMIS tuyển dụng tối đa hoá ưu thế tuyển dụng của doanh nghiệp

Đăng ký trải nghiệm AMIS Tuyển dụng hoàn toàn miễn phí 

3.5 Tôn trọng thời gian của ứng viên

Theo khảo sát của LinkedIn, mất 2 -3 tháng để một người tìm việc được một doanh nghiệp nhận vào làm việc, tuy nhiên, đối với các nhân tài hàng đầu, con số này chỉ là 10 ngày. Hãy nhớ rằng, thị trường càng rộng mở, cách thức làm việc càng linh hoạt thì ứng viên càng có nhiều cơ hội chủ động nhiều hơn. Bởi vậy, nếu như doanh nghiệp kéo dài thời gian tuyển dụng không hợp lý thì sẽ làm mất đi ưu thế cạnh tranh của chính mình, trực tiếp đẩy nhân tài về phía đối thủ trên thị trường. 

Như vậy, để đảm bảo thời gian của ứng viên, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình tuyển dụng tinh gọn và hiệu quả. Một quá trình tuyển dụng từ trước đến nay vẫn luôn tuân theo các bước: đăng tin tuyển dụng – sàng lọc hồ sơ ứng viên – liên hệ phỏng vấn – thi tuyển (nếu có) – trao đổi offer. Cá biệt, nhiều ứng viên lại mong muốn kiểm tra sự nhẫn nại của nhân viên với thủ tục, quy trình phức tạp. Đây là một con dao hai lưỡi, bởi nếu như doanh nghiệp của bạn chưa có vị thế trên thị trường, thì ứng viên sẽ không sẵn sàng để bỏ thời gian cho việc cạnh tranh khốc liệt như thế. Bởi vậy, lời khuyên cho các doanh nghiệp còn đang “chập chững” hoặc tầm trung, là hãy cân nhắc tối ưu các vòng để vừa tìm được nhân tài, vừa không khiến người ta phải sợ hãi với trải nghiệm ứng viên mà bạn tạo nên từ quy trình đồ sộ, cồng kềnh đó. 

Còn đối với các doanh nghiệp lớn, đôi khi những ông lớn cũng có thể gặp trục trặc với quy trình ứng tuyển của mình. khi quy mô tuyển dụng lớn, lượng hồ sơ mỗi lần gửi về có thể lên tới hàng trăm hoặc hàng nghìn bộ gây khó khăn cho bộ phận HR sàng lọc. Tuy nhiên, khó khăn này vẫn có thể khắc phục được với AMIS tuyển dụng, khi phần mềm được sinh ra để hỗ trợ doanh nghiệp sàng lọc ứng viên tự động theo tiêu chí được doanh nghiệp thiết lập ban đầu. Bên cạnh đó, phần mềm cũng sẽ tự động gửi email thông báo, xếp lịch phỏng vấn,… cho hàng ngàn ứng viên cùng lúc giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất doanh nghiệp

Đăng ký trải nghiệm AMIS Tuyển dụng hoàn toàn miễn phí 

5/5 - (1 bình chọn)

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này