Nhân lực được xem như xương sống, đóng vai trò chủ chốt trong việc quyết định sự sống còn của một doanh nghiệp. Trong cuộc chạy đua cách mạng công nghiệp 4.0, chuyển đổi số trong quản trị nhân sự được coi là giải pháp giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất, năng lực cạnh tranh cũng như giữ chân nhân tài.
Vậy chuyển đổi số đối với hoạt động quản trị nhân sự là gì? Làm sao để giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu suất? Đâu là lộ trình, giải pháp để thực hiện hiệu quả? Hãy cùng MISA AMIS khám phá trong bài viết này.
1, Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì?
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là quá trình ứng dụng các giải pháp công nghệ để thay đổi phương thức làm việc, vận hành – quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Trong quá trình này, các công việc thủ công trước đây như chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất, đào tạo, tuyển dụng sẽ được số hóa thay thế bằng các công cụ hiện đại.
Một số đặc điểm của quá trình này là tối ưu hóa quy trình nhân sự, tăng cường trải nghiệm của nhân viên, nâng cao năng suất cũng như cắt giảm thời gian, chi phí. Chuyển đổi số trong lĩnh vực nhân sự không phải là “thay người thành máy”, cũng không phải cắt bỏ hoàn toàn mà là tinh gọn và tối ưu nguồn nhân lực đang có.
2. Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số trong quản trị nhân sự?
Như đã đề cập ở trên, nhân sự là nguồn lực quý giá nhất của doanh nghiệp. Họ là những người trực tiếp tham gia vào công việc sản xuất, kinh doanh và đóng góp quan trọng vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, nhân viên cũng yêu cầu cao hơn về văn hóa doanh nghiệp, trải nghiệm khi làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, điều này lại thường bị doanh nghiệp bỏ qua. Thực tế, tại nhiều doanh nghiệp, công tác quản trị nhân sự vẫn tồn tại rất nhiều vấn đề ảnh hưởng đến năng suất, trải nghiệm của nhân viên, công việc của đội ngũ HR.
Khó khăn thường gặp của đội ngũ HR
- Chấm công: Nhiều doanh nghiệp có bộ phận sản xuất (làm việc theo ca), nhân viên thường xuyên đi thị trường, việc chấm công thủ công sẽ gây ra khá nhiều rắc rối cho bộ phận C&B trong việc ghi nhận công.
- Tính lương: Tính lương trên excel, nếu doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, hệ số lương khác nhau, cộng thêm các khoản đi ca, làm thêm,… khiến HR tốn rất nhiều thời gian, công sức.
- Lưu trữ thông tin nhân viên: Thông tin nhân viên được trên Excel, dữ liệu nhân viên bị rời rạc, việc cập nhật thực hiện thủ công, không đồng bộ với bộ phận khác.
- Tuyển dụng: Thực hiện tuyển dụng thủ công, dữ liệu ứng viên rời rạc, không đồng bộ.
- Thủ tục thuế, BHXH: Các thủ tục về thuế TNCN, báo tăng giảm BHXH được thực hiện thủ công, khó nắm bắt những chính sách mới, tốn nhiều thời gian công sức di chuyển đến các cơ quan có liên quan.
Khó khăn của nhân viên
- Chấm công: Thủ tục xin nghỉ phép, thay đổi ca, cập nhật công đều được thực hiện thủ công, thậm chí cần có xác nhận của quản lý.
- Lương & đãi ngộ liên quan: Bảng lương và các khoản khấu trừ, đãi ngộ liên quan đôi khi chưa được hiển thị rõ ràng, dễ hiểu, chính xác trong bảng lương hàng tháng.
Điều này khiến nhân viên tốn nhiều thời gian, công sức để kiểm tra, cập nhật thông tin và vô tình ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ khi làm việc tại công ty.
Khó khăn từ phía lãnh đạo
- Khó nhìn ra bức tranh tổng thể toàn bộ nhân sự một cách chính xác.
- Thiếu dữ liệu để đưa ra những chiến lược điều chỉnh và phát triển nguồn nhân lực sẵn có một cách hợp lý và tiết kiệm nhất.
Chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán trên hiệu quả để nâng cao mức độ hài lòng nhân viên, nâng cao năng suất và duy trì tính cạnh tranh. Chính vì vậy, khi quy mô mở rộng và phát sinh nhiều bất cập, doanh nghiệp sẽ cần chuyển đổi số công tác quản trị nhân sự càng sớm càng tốt.
3. Quy trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Để hoạt động chuyển đổi số quản trị nhân sự đi đến thành công, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng một quy trình với từng bước đi rõ ràng.
Dưới đây là các bước để xây dựng và triển khai chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực.
3.1. Xác định mục tiêu chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Quá trình chuyển đổi số quản trị nhân sự bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được khi thực hiện nó. Thông thường, mục tiêu này sẽ gắn liền với mục tiêu kinh doanh và được đo lường bằng giá trị kinh doanh mà nó tạo ra.
Ví dụ, mục tiêu chuyển đổi số có thể là tối ưu hóa quy trình tuyển dụng để giảm thời gian tìm kiếm ứng viên phù hợp. Từ đó, giảm chi phí tuyển dụng, cải thiện doanh thu bằng cách tuyển dụng ứng viên phù hợp.
3.2. Phân tích và đánh giá tình trạng hoạt động quản trị nhân sự
Sau khi đã xác định mục tiêu, doanh nghiệp tiến hành phân tích chi tiết về tình trạng của hoạt động quản trị nhân sự. Điều này bao gồm việc đánh giá các quy trình, hệ thống và công cụ sử dụng.
Đánh giá hiệu suất hiện tại: Xem xét các quy trình quản trị nhân sự hiện tại và đo lường hiệu suất của chúng. Chẳng hạn như thời gian tính lương hàng tháng, tỷ lệ nghỉ việc,…
Xác định các quy trình, công việc cần cải tiến: Xác định các quy trình mà hiệu suất không đạt được mục tiêu hoặc có thể cải thiện. Điều này có thể là do quy trình thủ công, sự thiếu linh hoạt, hoặc sự phụ thuộc vào giấy tờ và tài liệu vật lý. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định các quy trình có thể tối ưu hóa thông qua sự tự động hóa hoặc sử dụng công nghệ mới.
Xác định các giải pháp mới: Xác định các công cụ và hệ thống công nghệ mới có thể giúp cải thiện quy trình quản trị nhân sự. Điều này có thể bao gồm các giải pháp giúp chuyển đổi số trong quản trị toàn diện như phần mềm quản trị nhân sự AMIS HRM, hỗ trợ số hóa các hoạt động từ chấm công, tính lương, tuyển dụng, quản lý thông tin nhân sự, BHXH,…
3.3. Xây dựng kế hoạch chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Với mục tiêu và tình trạng hoạt động quản trị nhân sự, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chi tiết để chuyển đổi số. Kế hoạch này nên bao gồm các bước cụ thể và thời gian triển khai.
Ví dụ, nếu bạn muốn tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, kế hoạch có thể bao gồm việc triển khai phần mềm quản lý tuyển dụng như AMIS Tuyển dụng và đào tạo nhân viên sử dụng nó trong vòng 1 tháng.
3.4. Triển khai giải pháp công nghệ
Triển khai các giải pháp công nghệ là bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Điều này bao gồm việc cài đặt và tích hợp các hệ thống, công cụ và phần mềm cần thiết để hỗ trợ quá trình chuyển đổi số quản trị nguồn nhân lực.
Ví dụ, khi triển khai phần mềm chấm công, doanh nghiệp cần đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu chấm công cho từng bộ phận từ khối văn phòng cho đến kinh doanh, thị trường,…
3.5. Hỗ trợ và đào tạo nhân viên
Nhân viên là yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Họ cần được hỗ trợ và đào tạo để sử dụng các công cụ và hệ thống mới một cách hiệu quả. Chính vì vậy, nếu triển khai bất kỳ giải pháp nào, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên cách sử dụng hiệu quả.
3.6. Thử nghiệm và đánh giá
Sau khi triển khai các giải pháp, doanh nghiệp cần tiến hành thử nghiệm để đảm bảo tính đáp ứng của hệ thống.
Giai đoạn này giúp phát hiện và khắc phục các lỗi hoặc vấn đề trước khi triển khai toàn diện. Thu thập phản hồi từ nhân viên và các bộ phận liên quan và điều chỉnh theo cách phù hợp là điều cần thiết.
3.7. Triển khai toàn diện
Khi hoàn thành thử nghiệm, doanh nghiệp có thể tiến hành triển khai hệ thống và quy trình số hóa cho toàn bộ tổ chức. Giai đoạn này, doanh nghiệp cần đảm bảo mọi người đều tuân thủ quy trình và sử dụng phần mềm một cách chính xác.
3.8. Xây dựng văn hóa số hóa
Bản chất của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự nằm ở việc tạo ra văn hóa số hóa.
Doanh nghiệp cần tạo môi trường thúc đẩy nhận thức và thái độ tích cực đối với chuyển đổi số trong tổ chức. Đồng thời, khuyến khích sự hợp tác và thay đổi thái độ của nhân viên về công nghệ và sự thay đổi.
4. Giải pháp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự toàn diện và hiệu quả
Ở quy mô, lĩnh vực khác nhau, mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng trong công tác quản trị nhân sự. Chính vì vậy, các phần mềm hỗ trợ chuyển đổi số nhân sự cần đáp ứng linh hoạt các yêu cầu đó.
Tuy nhiên, đó mới chỉ là điều kiện cần. Thực tế, khi áp dụng các phần mềm quản trị nhân sự, phần lớn các doanh nghiệp đều gặp những vấn đề như:
- Không kết nối dữ liệu với Kinh doanh, HR phải nhập liệu doanh số của Sales để tính lương.
- Không kết nối dữ liệu với Kế toán, HR phải gửi đề nghị chi lương hay thanh toán các khoản chi phí liên quan đến nhân sự thủ công.
- Không kết nối dữ liệu với các phần mềm Công việc, khó khăn trong việc đánh giá KPI cho nhân sự.
- Người lãnh đạo khó nhìn ra bức tranh toàn cảnh về nhân sự (chi phí, doanh số, hiệu suất,…) để có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực phù hợp.
Do đó, điều kiện đủ để chuyển đổi số nhân sự một cách hiệu quả, đó là phần mềm cần kết nối được với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS bao gồm phân hệ Quản trị nhân sự được đánh giá là bộ giải pháp chuyển đổi số nhân sự toàn diện nhất hiện nay.
MISA AMIS đáp ứng yêu cầu quản trị nhân sự của doanh nghiệp ở mọi quy mô đồng thời có khả năng liên thông, kết nối dữ liệu với các phân hệ khác trong nền tảng để tự động hóa rất nhiều quy trình liên phòng ban.
- Cung cấp gần 10 ứng dụng, hỗ trợ bộ phận HR số hóa mọi nghiệp vụ, cung cấp cho nhân sự trải nghiệm liền mạch từ thời điểm ứng tuyển cho đến khi trở thành nhân viên chính thức: Tuyển dụng, Chấm công, Tính lương, Thông tin nhân sự, Mục tiêu, Đánh giá, BHXH, Thuế TNCN,…
- Kết nối dữ liệu với Kế toán, Kinh doanh, Văn phòng số,… để giảm thiểu các thao tác thủ công, phối hợp chặt chẽ liên phòng ban.
- Kết nối dữ liệu với AMIS Bán hàng để tự động tính lương cho nhân sự theo doanh số,…
- Kết nối dữ liệu với AMIS Công việc để đánh giá nhân viên theo KPI.
- Kết nối với AMIS Quy trình để tự động chạy tất cả các quy trình từ Phỏng vấn, Tiếp nhận thử việc, Tiếp nhận nhân viên mới cho đến Tăng lương, Bổ nhiệm,…
- Kết nối với AMIS WeSign để tự động hóa quy trình ký kết hợp đồng, tài liệu.
- Kết nối với các nền tảng khác bên ngoài MISA AMIS như Thuế TNCN, BHXH,… đội ngũ nhân sự tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và nâng cao năng suất làm việc.
- Hệ thống báo cáo trực quan, đa chiều, đội ngũ quản lý cập nhật tức thời mọi chỉ số về nhân sự để kịp thời đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời.
Đặc biệt, MISA AMIS có giao diện thân thiện, đảm bảo tất cả nhân sự trong doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu quả mà không cần mất quá nhiều thời gian đào tạo. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự thành công.
Với chi phí hợp lý, triển khai dễ dàng và đem đến hiệu quả nhanh chóng, MISA AMIS chính là giải pháp mọi doanh nghiệp đều cần để chuyển đổi số nhân sự thành công.
5. Kết luận
Với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm và triển khai chuyển đổi số trong quản trị nhân sự cho cho hơn 250.000 khách hàng, MISA AMIS sẽ là giải pháp phù hợp, hiệu quả nhất mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Trải nghiệm miễn phí hoặc đăng ký tư vấn để được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia MISA AMIS nhé.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
