Cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số

Trong thời đại hiện nay, việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số sẽ giúp các doanh nghiệp phát triển bền vững. Nhưng làm thế nào để phát triển văn hóa doanh nghiệp toàn diện? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay dưới đây!

I. Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số đang ngày cành diễn ra một cách mạnh mẽ, và bất cứ doanh nghiệp nào nếu không muốn bị tụt hậu đằng sau thì đều phải bắt tay vào thực hiện. Chuyển đổi số không phải là cứ áp dụng công nghệ là chuyển đổi số, mà nó còn xuất phát từ tư tưởng, văn hóa và con người.

Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số là một trong những yếu tố mà doanh nghiệp nào cũng nên tập trung vào xây dựng. Bởi nó là những tài sản vô hình của doanh nghiệp. Nó bao gồm toàn bộ các giá trị văn hóa đã được hình thành trong suốt quá trình phát triển và tồn tại của doanh nghiệp.

Văn hóa số sẽ được hình thành cùng với lộ trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, khi doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ vào trong quá trình vận hành. Công nghệ sẽ tác động và thay đổi cách thức liên kết trong và giữa các bộ phận, niềm tin và thái độ của mỗi nhân sự đối với tổ chức chung.

Theo giáo sư James L. Heskett khẳng định “Văn hóa doanh nghiệp có thể chiếm đến 20-30% về hiệu quả của doanh nghiệp.” Vì thế có thể nói, văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số đóng vai trò không nhỏ trong việc thay đổi môi trường làm việc của tổ chức.

Văn hóa doanh nghiệp cần được xây dựng thông qua nhiều hình thức khác nhau. Nó bao gồm việc thường xuyên tổ chức các hoạt động, đề ra chính sách và nhắc nhớ về các giá trị trung tâm mà công ty đang hướng đến. Để làm tốt những hoạt động trên, MISA AMIS xin gửi tặng bạn bộ tài liệu chuyên sâu: MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

II. Các yếu tố cấu thành nên văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số

Tùy vào đặc thù, mục đích kinh doanh mà các yếu tố văn hóa cũng trở nên khác nhau. Tuy nhiên, các tổ chức vẫn thường dựa trên các nền tảng cơ bản như sau:

1. Triết lý kinh doanh và quản lý

Triết lý kinh doanh được xem là yếu tố trọng yếu và ý nghĩa nhất. Nó là những triết lý về quản lý và kinh doanh căn bản, cốt lõi nhất.

Với một triết lý cụ thể, người đứng đầu sẽ có cơ sở để xây dựng bộ máy, định hướng hoạt động của doanh nghiệp. Nó cũng chi phối trực tiếp đến cách thức doanh nghiệp xử lý vấn đề hay truyền thông tới khách hàng.

Nó được xem như niềm tin và giá trị bền vững không thể nào thay đổi bất chấp ngoại cảnh và thời gian. Ví dụ, Vinamilk có triết lý kinh doanh: khách hàng là trung tâm và cố gắng đáp ứng mọi ngu cầu của khách hàng.

2. Động lực thúc đẩy tổ chức và cá nhân

Yếu tố quan trọng tiếp theo của văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số chính là động lực thúc đẩy nhân viên. Ngày nay, đứng trước sự cạnh tranh mạnh mẽ từ đối thủ, đội ngũ nòng cốt của tổ chức phải có sự nhận thức đúng đắn, cùng nhau tham gia vào các bước chuyển đổi số.

Các yếu tố về động lực này sẽ biểu hiện ra ngoài thông qua hành vi hàng ngày của mọi cá nhân trong doanh nghiệp. Từ đó, nó tạo nên tinh thần làm việc tập trung, sáng tạo hơn.

>> Xem thêm: Tổng hợp những phương pháp tạo động lực cho nhân viên hiệu quả nhất

3. Hệ thống trao đổi, xử lý thông tin

Hệ thống này sẽ đảm bảo những thông tin cần thiết cho doanh nghiệp thông qua việc thu thập, truyền đạt, xử lý và lưu trữ. Những thông tin nội bộ quan trọng cũng được gửi đến nhân viên một cách đồng bộ, người dùng dễ tiếp cận và sử dụng.

4. Thiết lập quy trình 

Doanh nghiệp sẽ hoạt động ổn định khi những chính sách, quy trình được tiến hành theo tiêu chuẩn chung. Đây là yếu tố khiến doanh nghiệp tăng khả năng đáp ứng những yêu cầu cao hơn về chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Khi mỗi người đều tuân thủ và thực hiện đúng theo quy định của công ty, văn hóa doanh nghiệp sẽ dần được hình thành. Đơn giản nhất, nó có thể là văn hóa luôn đi sớm trước 5 phút, nghỉ ngơi đúng giờ hay tiết kiệm, tái chế năng lượng xanh khi làm việc…

MISA AMIS Quy trình thuộc bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình liên phòng ban trên một nền tảng duy nhất.

Kết hợp cùng với những phần mềm quản lý công việc, trình ký từ xa trong bộ giải pháp, người quản lý cùng nhân viên có thể thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc thủ công rời rạc. Doanh nghiệp chuyển đổi công việc lên ứng dụng tự động hóa, tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí, nâng cao sự hài lòng của nhân viên và trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

5. Theo dõi những nghi thức, phong trào

Các nghi thức là bề nổi của văn hóa doanh nghiệp trong thời kỹ thuật số. Chúng sẽ phản ánh đời sống, sinh hoạt của nhân viên trong một công ty.

Mặc dù không ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh nhưng nó có những ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ yếu tố này, những đường lối, chính sách của công ty được thể hiện qua các hành động, sự kiện cụ thể.

Khi phổ biến ra bên ngoài, nó góp phần tạo nên hình ảnh tốt đẹp của công ty trước khách hàng, đối tác. Ngoài ra, nó cũng là minh chứng cho một tổ chức chuyên nghiệp, uy tín.

III. Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số

Không có doanh nghiệp nào có thể tồn tại mà thiếu đi yếu tố văn hóa, tư liệu, ngôn ngữ, thông tin nói chung. Chúng được gọi là tri thức doanh nghiệp. Nếu thiếu đi những hạt nhân này, doanh nghiệp sẽ rất khó để tồn tại và đứng vững.

Theo xu hướng chuyển đổi số hiện đại, văn hóa doanh nghiệp vẫn tiếp tục khẳng định những vai trò không thể thay thế. Nó tạo nên sự khác biệt và bứt phá của công ty so với đối thủ.

1. Tác động về mặt bên ngoài

• Tạo sự tin cậy, uy tín đến cho đối tác.
• Hấp dẫn nhân tài thông qua những hình ảnh, thông tin giới thiệu nổi bật ngay từ ban đầu.
• Trở nên khác biệt hoàn toàn so với những đối thủ cạnh tranh.
• Lấy được niềm tin quý giá của cộng đồng.
• Bảo vệ doanh nghiệp trước những điều tiêu cực, sự công kích từ bên ngoài.

2. Tác động bên trong doanh nghiệp

• Tạo dựng hình ảnh truyền thông có sức ảnh hưởng.
• Đoàn kết, gắn bó những cá nhân bên trong doanh nghiệp.
• Phát hiện kịp thời những tài năng để tiếp tục trau dồi thông qua những hoạt động văn hóa.
• Tăng hiệu suất, kết quả làm việc.
• Xây dựng cho nhân viên một niềm tự hào và tình yêu với công ty.

IV. Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số

1. Tuyên truyền và tạo dựng những giá trị chung

Để làm được điều này, nhà lãnh đạo phải xây dựng được giá trị cốt lõi, mục tiêu phát triển mà doanh nghiệp đang hướng tới. Từ đó, người đứng đầu truyền bá đến đội ngũ nhân viên và khiến họ tin tưởng vào những giá trị lâu bền. Những giá trị này phải được xem như nguyên tắc hướng dẫn công việc của nhân viên và ghi sâu vào tiềm thức của họ.

2. Chọn lọc nhân viên

Việc chọn đúng người, đúng kỹ năng cho công ty cũng không phải việc dễ dàng. Những nhà lãnh đạo sẽ phải lựa chọn người có kỹ năng, kiến thức nghiệp vụ phù hợp với tính chất công việc của công ty. Đồng thời, nhân viên phải có tính cách, giá trị đạo đức phù hợp với giá trị chung của công ty.

Thêm vào đó, việc tuyển dụng cần xây dựng các khung năng lực, ưu tiên những ứng viên có thể tư duy chuyển đối số và ứng dụng vào thực tế công việc. Những nhân viên có thể thực hiện cải tiến sẽ đem lại những kết quả bứt phá những nhân viên bị giới hạn về khả năng ứng dụng công nghệ.

>> Tìm hiểu ngay: Phần mềm theo dõi công việc nhân viên: Các loại phần mềm phổ biến nhất và ưu nhược điểm

3. Hội nhập

Sau khi tuyển chọn thành công, người quản lý cũng cần lựa chọn ra những tấm gương thích hợp để hướng dẫn cho nhân viên mới vào. Họ sẽ nhanh chóng hiểu được những thông tin chung như giá trị, nguyên tắc làm việc,… của công ty.

4. Đào tạo

Đào tạo là hoạt động không thể thiếu cho phép nhân viên nhìn nhận tổng quan về vị trí, vai trò của mình. Họ sẽ có ý thức trách nhiệm học tập thêm các kỹ năng, kiến thức cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc.

Quan trọng hơn, quá trình này giúp họ thấu hiểu văn hóa mà doanh nghiệp đang muốn xây dựng. Từ đó, họ nhanh chóng trở thành một phần của tập thể.

5. Tuyên truyền về những thành tích của công ty

Đây được xem là kiểu văn hóa truyền miệng ở mọi công ty. Những câu chuyện đáng tự hào sẽ góp phần làm hình ảnh về công ty trở nên gần gũi hơn, đem lại niềm tin cho nhân viên. Chúng có thể là những câu chuyện về lịch sử, người sáng lập, giám đốc điều hành hay là một thông điệp gửi tới đội ngũ. Hệ thống văn phòng số, là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.

6. Xây dựng hình tượng cá nhân tiêu biểu trong công ty

Những người có thành tích tiêu biểu được biểu dương, khen thưởng trong công ty chính là một minh chứng rõ nét về văn hóa trọng người tài. Nó tạo nên những động lực mạnh mẽ bên trong mỗi cá nhân để họ tiếp tục nỗ lực hơn nữa trong tương lại.

MISA AMIS Văn phòng số – Giải pháp tinh gọn môi trường làm việc hiện đại cho mọi quy mô doanh nghiệp

V. Kết luận 

Có thể nói, văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số đang trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Bởi lẽ, quá trình hội nhập, ứng dụng công nghệ không hề dễ dàng.

Nó yêu cầu sự tìm hiểu, đầu tư nghiêm túc về ngân sách, nhân sự và cải tiến toàn bộ quy trình làm việc. Trong đó, đội ngũ nhân viên chính là những người trực tiếp thực hiện, hoàn thành các bước chuyển đổi.

Việc xây dựng văn hóa chung giúp gắn kết và hướng mọi thành viên cùng tham gia vào nỗ lực chung. Như vậy, doanh nghiệp sẽ có sức mạnh để xây dựng hình ảnh tốt đẹp hơn trước công chúng cũng như đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.