Kiến thức Quản lý nhân sự Quản lý nhân sự từ xa – Lợi ích, thách thức...

[2021+] Quản lý nhân sự từ xa – Lợi ích, thách thức & bí quyết vận hành hiệu quả

Dịch COVID-19 chính là yếu tố thay đổi hoàn toàn thói quen làm việc ở mọi doanh nghiệp, bắt buộc nhân sự và ban lãnh đạo phải năng động và linh hoạt hơn. Do đó, các nhà quản lý trong doanh nghiệp đặc biệt nên quan tâm các kỹ năng khả năng quản lý nhân sự từ xa, để đảm bảo rằng luồng việc được diễn ra trôi chảy, nhuần nhuyễn trong phòng ban, kể cả trong thời gian giãn cách. 

>> Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Năm 2022

Quản lý nhân sự từ xa
Quản lý nhân sự từ xa
Mục lục Hiện

1. Quản lý nhân sự từ xa – Khó hay dễ?

Chế độ làm việc linh hoạt chính là phương pháp mà rất nhiều nhân viên yêu thích, đặc biệt khi họ sẽ được chủ động về thời gian, không gian và cách thức làm việc. 

Đại dịch COVID-19 chính là lý do khiến thế giới rơi vào ‘hỗn loạn’, với khả năng lây lan của bệnh cực kỳ nhanh, khiến tất cả các doanh nghiệp đều phải kích hoạt chế độ 50-50 hoặc làm việc từ xa 100% ngay tại nhà.

Do vậy, để thích ứng với bối cảnh này, ban lãnh đạo, CEO & các nhà quản lý cần tìm hiểu thêm về cách quản trị nhân viên làm việc từ xa hiệu quả, để đảm bảo rằng hoạt động doanh nghiệp, doanh số và các công việc thường ngày trong phòng ban vẫn luôn được giữ vững.

Tính tới thời điểm năm 2021, công việc được phân loại theo ba nhóm nhân sự:

  • Nhân sự được linh hoạt trong lập kế hoạch và thời gian làm việc, hay còn gọi là làm theo ca
  • Nhân sự được linh hoạt trong địa điểm hoàn thành công việc (Có thể làm toàn thời gian, hoặc bán thời gian)
  • Nhân sự được linh hoạt trong các mối quan hệ ràng buộc hợp đồng, phương thức làm việc và hợp tác với công ty.

Trong thời điểm bùng phát lớn đại dịch COVID-19, phần lớn các doanh nghiệp đều đang thiên về 2 cách làm việc phía dưới, với mục tiêu đảm bảo khối lượng và chất lượng công việc, với chi phí thấp nhất tới nhân sự, để có thể đảm bảo lượng vốn xoay vòng dành cho doanh nghiệp.

Phương pháp quản trị này phần nhiều cũng khiến các nhân viên cảm thấy lo lắng, bất an, do biết rằng không thể đảm bảo được công việc của mình trong doanh nghiệp, kể cả khi đã có hợp đồng lao động dài hạn.

Hơn thế nữa, tuy được làm tại nhà, nhưng thời gian làm việc sẽ dài hơn so với ở công ty, đặc biệt khi bối cảnh kinh tế khủng hoảng do đại dịch, công việc sản xuất, kinh doanh trở nên rất khó khăn, tác động trực tiếp tới nguồn thu nhập của cả doanh nghiệp và cá nhân.

Do vậy, đây chính là bối cảnh mà cả người lao động và sử dụng lao động đều phải tự thấu hiểu về tính chất công việc, bối cảnh thị trường để đưa ra giải pháp giải quyết công việc tốt nhất!

1.1. Thúc đẩy sự tương tác với nhân viên

Không chỉ trực tuyến, đây là hoạt động tương tác giữa bộ phận nhân sự giữa các phòng ban đặc biệt khó kể cả khi làm việc offline. Do vậy, bài toán tương tác với nhân viên lại càng trở nên nan giải khi nhân viên HR không thể trực tiếp nhìn thấy mặt người nghe, body-language, cử chỉ thái độ để đoán được cảm xúc người dùng

Do vậy, để xử lý được vấn đề này dứt điểm, bộ phận quản lý nhân sự trực tuyến hãy:

Bắt đầu buổi họp với những câu chuyện vui vẻ, xúc tích, chia sẻ cuộc sống trong giai đoạn giãn cách xã hội. Tốt nhất, hãy thể hiện sự quan tâm với mọi người trước khi đi vào vấn đề công việc. Đây cũng chính là cách để tất cả mọi người cùng thư giãn, có cảm giác thoải mái trước khi thực sự bắt tay vào làm việc.

Biến công nghệ trực tuyến trở thành lợi thế: đây là một điểm mạnh mà mọi nhà quản lý nhân sự nên tận dụng, bởi một khi nhân sự đã mở máy tính lên rồi, hoàn toàn có thể thúc đẩy các bảng hỏi, khảo sát và các trò chơi vui nhộn (như kahoot!) để đem lại cảm giác thoải mái trong thời gian nghỉ, thay vì là một khoảng ‘im lặng dài vô bờ bền’.

Đưa thông tin theo nhiều cách khác nhau, trên nhiều loại phương tiện: Chính là cách để đảm bảo rằng nhân sự thực sự lắng nghe bài trình bày dài từ 45 phút đến 90 phút qua mạng. Qua đó, nhà quản lý nhân sự có thể kết hợp sử dụng nhiều loại video, slide trình chiếu với chiều dài siêu ngắn nhưng với nội dung sáng tạo để cuốn hút người nghe, thay vì bài thuyết trình đầy chữ, dài lê thê.

Cách thúc đẩy sự sáng tạo khi làm việc từ xa (Tham khảo bởi Kathryn Haydon), đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Thay vì phòng ốc văn phòng công sở như bình thường, nay nhân sự đã được làm việc thoải mái, tự do ngay ở nhà.

Do đó, đây chính là lúc quản lý nhân sự có thể chia sẻ các phương pháp ‘brainstorm’ thu thập ý tưởng, và phổ biến cho nhân viên, qua đó họ có thể nghĩ về các ý tưởng mới cho công việc ngay khi đang làm việc nhà, giặt giũ, dọn dẹp nhà cửa… 

>> 5 bước xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên hiệu quả

1.1. 5 bí quyết quản lý nhân sự từ xa hiệu quả

Các hoạt động nhân sự truyền thông nội bộ (PR, HR, …) để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, bao gồm việc giao tiếp trực tuyến với nhân viên thường xuyên, thông qua các phòng lớn (Zoom Meeting), trước khi nhân viên vào các phòng nhỏ (Break Out Room), để đảm bảo nhân sự có thể chia sẻ phản hồi, cảm nhận được môi trường ảo làm việc năng động.

Duy trì các nghiệp vụ cơ bản như chấm công – tính lương, điểm danh đầu giờ, cuối giờ, để giảm thiểu cảm giác nhân sự cảm thấy bị ‘lãng quên’

Tôn trọng thời gian làm việc của nhân viên, xây dựng văn hóa làm việc online, hạn chế ‘quấy rầy’ hay làm phiền nhân sự sau giờ làm việc, để chắc chắn rằng nhân viên không cảm thấy bị ‘bóc lột’ sau giờ làm việc

Truyền đạt thông tin minh bạch, thôi qua Online Meeting hoặc qua email, đặc biệt với các thông tin nội bộ quan trọng. Đây là lúc nhân sự sẽ ‘năng nổ’ mở mail hơn, qua đó các thông tin quan trọng được truyền tải sẽ được đưa đi rõ ràng, chính xác.

Thuyết trình, thể hiện buổi họp năng động, tránh sử dụng slide nhàm chán, làm mất tinh thần nhân viên.

Lợi ích khi quản lý hiệu quả từ xa

2. Lợi ích khi quản lý nhân sự hiệu quả từ xa

Sau khi đọc hết bài viết này, AMIS MISA đảm bảo sẽ hỗ trợ các anh chị quản lý nhân sự hiểu được thêm về cách để quản lý từ xa hiệu quả hơn, với hàng loạt các lợi ích quan trọng như su:

2.1. Quản lý nhân sự từ xa hiệu quả hơn

Thực hiện nhập khẩu, kiểm soát thông tin, công việc minh bạch khi sử dụng chính xác yêu cầu về nền tảng và hệ thống thông tin. 

Đây chính là thời điểm để doanh nghiệp thực sự học hỏi, đọc hiểu và sử dụng các hệ thống phần mềm quản trị, hỗ trợ cho công việc tốt hơn. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự đúng cách, bộ phận HR sẽ không phải có các buổi họp thường xuyên, đơn giản hóa trong quy trình thực hiện nghiệp vụ nhân sự.

2.2.  Đẩy mạnh hiệu quả công việc

Đây là một hiệu quả đáng ngạc nhiên khi làm việc tại nhà. Tuy nhiên, khi nhân viên được đào tạo kỹ năng năng suất & chất lượng công việc hiệu quả, hoàn toàn có thể đẩy mạnh chất lượng công việc, khi nhân sự tập trung, không có sự xao nhãng do tần suất lớn của các buổi họp giữa giờ.

2.4. Tăng sự gắn bó của nhân viên tới doanh nghiệp

Nghe tưởng như vô lý, nhưng nhân sự cũng sẽ có cái tôi riêng và hoàn toàn không muốn bị kiểm soát công việc chặt chẽ. Thay vì đó, phần lớn nhân viên đều mong muốn rằng quản lý trực tiếp sẽ theo dõi và tập trung đánh giá trên chất lượng công việc, thay vì các vấn đề diễn ra hàng ngày.

3. Thách thức khi quản lý nhân sự từ xa

Sự ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-19 có tác động đặc biệt tiêu cực tới thói quen làm việc thông thường, có thể kể đến một số thách thức như sau:

  • Sao nhãng, không tập trung trong công việc, do có quá nhiều việc nhà diễn ra xung quanh
  • Cảm giác cô lập, cô đơn, đặc biệt ở bộ phận nhân viên mới, suy giảm năng suất công việc trực tiếp
  • Khó khăn trong giao tiếp và hợp tác, kể cả họp nhóm thường xuyên, cũng khó có thể phát huy được hiệu quả công việc và đánh giá hiệu suất
  • Khó đảm bảo ranh giới giữa công việc và cuộc sống
  • Giới hạn trong nền tảng công nghệ, khó khăn trong những nghiệp vụ kể cả cơ bản nhất
  • Quản lý nhân sự từ xa khó khăn, khó theo dõi quá trình phát triển & thành tựu của nhân viên

4. Bí quyết quản lý hiệu quả làm việc từ xa

4.1. Hỗ trợ nhân sự tăng hiệu quả làm việc từ xa

Có thể thấy, ngoài việc giám sát và đánh giá hiệu quả công việc khi làm việc online, các anh chị quản lý nhân sự cần đảm bảo thúc đẩy, kích thích năng suất của nhân sự. Qua đó, các anh chị quản lý nên lưu ý hỗ trợ các bạn nhân sự có những thói quen tốt sau:

  • Thói quen 1: Thiết lập ranh giới rõ ràng
  • Thói quen 2: Duy trì sự tập trung
  • Thói quen 3: Bền bỉ một cách sáng tạo
  • Thói quen 4: ‘Những người thấu hiểu người khác luôn giành chiến thắng’
  • Thói quen 5: Minh bạch một cách có chủ đích

4.2. Lịch trình làm việc hiệu quả tại nhà

Về bản chất, cả nhà quản lý nhân sự và nhân viên đều nên có lịch trình làm việc tại nhà rõ ràng, để tránh cảm giác lạc lõng, mất định hướng, đặc biệt khi các bạn phải tự tạo động lực để đảm bảo luồng công việc trôi chảy:

4.2.1 Lên lịch trình làm việc

Đây chắc hẳn là thói quen mà không phải bạn nào cũng yêu thích, đặc biệt với những ai thường xuyên tương tác trực tiếp với sếp, và không phải tự xây dựng một kế hoạch làm việc nhân.

Tuy nhiên, để làm việc ở nhà hiệu quả, các anh chị bắt buộc phải có thói quen này. Bí kíp ở đây chính là, hãy xen kẽ việc mình thích và ‘ghét’ cùng một thời điểm, đặt mục tiêu rằng một ngày sẽ phải hoàn thành mấy hạng mục, và đầu công việc. Qua đó, nhân sự có thể tự tạo động lực để có thể làm việc một mình tốt hơn

4.2.2. Thực hiện thói quen tốt để mở đầu ngày mới

  • Tập Yoga buổi sáng
  • Bữa sáng đầy đủ dưỡng chất
  • Chạy một vòng quanh nhà
  • Làm việc nhà như phơi quần áo, lau nhà … 

Chính là những cách để nhân sự có thể khởi đầu một ngày mới đầy tốt đẹp, đầy hứng khởi để bắt đầu công việc buổi sáng. 

Thông thường, lịch trình làm việc của các doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ 8h đến 5h30 chiều, qua đó, các bạn nhân sự chỉ cần dậy sớm hơn một chút để có thể làm những việc này, để đảm bảo nhà cửa luôn thoáng mát, sạch sẽ, vì một không gian sống & làm việc tốt hơn.

4.2.3. Biết khi nào là thời gian chết của bạn

Chắc chắn rằng, sẽ có một thời điểm trong ngày nhân sự sẽ không thể nào làm việc hiệu quả, đặc biệt khi làm việc tại nhà, có thể kể đến sau giờ ngủ trưa, đầu giờ sáng hoặc cuối giờ chiều… Do vậy, điểm mấu chốt để làm việc hiệu quả hơn chính là biết những thời điểm ‘chết’ này, để có thể thực hiện những công việc không quan trọng như là: 

  • Tổ chức lại file trên máy tính
  • Soạn thảo văn bản không quá quan trọng
  • Gửi email hàng loạt … 

Ngoài ra, nhân viên có thể linh động hơn với lịch trình làm việc trong ngày, qua đó đảm bảo rằng có thể thực hiện công việc trong thời điểm có nhiều năng lượng nhất.

4.2.4. Gộp các cuộc họp lại

Đây là một trong những bí kíp quan trọng để đảm bảo rút ngắn được các nội dung cuộc họp, tiết kiệm thời gian để nhân sự có thể làm việc được hiệu quả hơn. 

Hơn nữa, nhân viên nên nhớ rằng, để có thể làm việc trực tiếp được với sếp là một điều khá khó khăn. Vì vậy, tốt nhất, hãy chuẩn bị thật nhiều câu hỏi để hỏi ban lãnh đạo bất cứ khi nào có thể tổ chức được các cuộc họp từ xa.

4.2.5. Thiết lập giờ hành chính

Đây là một trong những công việc đặc biệt quan trọng, nhất là khi nhân viên phải làm việc tại nhà, do vậy sẽ không có ‘giờ đến – giờ về’. Do vậy, quản lý nhân sự tốt nhất nên thông báo mở thời gian làm việc theo đúng quy củ, để đảm bảo không lạm dụng thời gian làm việc, gây tác động xấu tới trạng thái làm việc và tinh thần của nhân viên.

4.3. Phương pháp tập trung và tránh sao nhãng

4.3.1.Sử dụng quy luật năm giây

Quy luật 5 giây chính là để thể hiện ý chí làm việc, qua đó bản thân nhân sự sẽ chỉ cần 5 giây để đưa ra quyết định xem có nên làm hay không, và sau đó sẽ hoàn toàn không suy nghĩ thêm về vấn đề này. 

Đây là một quy luật khá thú vị để tránh sự chán nản, chần chừ ở bộ não. Bởi càng nghĩ nhiều, sẽ càng có nhiều thời gian để phân tích, trở nên lười biếng và dễ thụ động hơn. 

Do vậy, quản lý nhân sự nên khuyến khích nhân viên đặt ra quy luật 5 giây này để đảm bảo hiệu suất khi làm việc.

4.3.2. Kết hợp tiếng ồn trắng

Đó chính là sử dụng những âm thanh, âm nhạc dễ chịu để tăng sự tập trung của bộ não, có thể kể đến tiếng tivi nhiễu sóng nhẹ nhàng, nhạc nhẹ, tiếng mưa, tiếng sóng vỗ, tiếng suối chảy hay tiếng máy sấy tóc (Tuần suất nhỏ). 

Đây chính là cách để tăng cường sự tập trung, tăng hiệu quả khi làm việc. Qua đó, người lao động có thể phân biệt giữa ranh giới công việc – cuộc sống nhờ những tiếng ồn đơn giản này.

4.3.3. Tăng rào cản

Một trong những lý do khiến nhân sự không thể thực hiện công việc hiệu quả chính là sự rào cản của mạng xã hội, khiến tâm trí trở nên lơ đễnh. Để giải quyết được bài toán này, có thể kể đến một số phương pháp như sau:

  • Tắt tất cả các chuông báo và thông báo
  • Gỡ các ứng dụng ra khỏi điện thoại, hoặc xếp vào thư mục để việc tìm kiếm chúng trở nên khó khăn hơn
  • Đặt thời gian thoát ra tự động để buộc phải đăng nhập lần nữa
  • Tải bản thu gọn, và các phiên bản ít công dụng hơn của những ứng dụng mạng xã hội phổ biến. Những phiên bản này có thể chậm chạp, khó chịu, và không hề tiện nghi khi sử dụng, do vậy, nhân viên sẽ ít dùng hơn

Ngoài ra, các bạn nhân viên có thể tham khảo một số phương pháp đơn giản như Podomoro, Ngồi thẳng lưng lên hay Thở bằng một bên mũi, để đảm bảo tăng thêm sự tập trung, lấy lại sự thoải mái dễ chịu khi làm việc quá căng thẳng.

>> Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

4.4. Tạo ra sự cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc tại nhà

Không chỉ dành cho nhân viên, đây còn chính là điều mà các anh chị quản lý nhân sự nên cố gắng tuân thủ, để có thể có cuộc sống tốt nhất thích nghi với bối cảnh Bình thường mới.

Hơn thế nữa, các quản lý cũng chính là ‘tấm gương’ tới tất cả các nhân sự trong doanh nghiệp. Do vậy, điều quan trọng nhất ở đây chính là các anh chị quản lý phải  cũng phải duy trì những thói quen này, qua đó để tạo ra môi trường làm việc ảo phù hợp nhất

  1. Tắt camera hết giờ làm việc, giữ thói quen sinh hoạt hàng ngày, ngồi làm việc và đứng lên đúng giờ giấc, để tránh sự mệt mỏi chán nản, nhất là với thời gian ở nhà quá lâu.
  2. Ngừng kết nối mạng, tắt thiết bị và ‘tắt’ cả suy nghĩ về công việc,  để phục hồi năng lượng của cơ thể trước/ sau giờ làm việc
  3. Nếu bạn bắt buộc phải làm việc vào cuối tuần hay sau giờ làm việc, tốt nhất hãy hẹn lịch gửi mail, để mọi người không có suy nghĩ rằng bạn làm việc 24/7, gây áp lực với nhân viên và sếp hoàn toàn có thể ‘ép’ nhân viên làm thêm nhiều việc hơn nữa.

4.5. Hỗ trợ nhân sự có thiết bị làm việc tốt nhất tại nhà

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng để đảm bảo rằng nhân sự có đủ khả năng, thiết bị chuyên môn cũng như sự hỗ trợ để có thể làm việc tại nhà, và đây cũng chính là phương cách để nhân sự có thể chủ động quản lý nhân sự tốt.

4.5.1. Cài đặt các trang thiết bị quan trọng

Nhân sự tốt nhất cần có một máy tính và một điện thoại kết nối mạng tại nhà để có thể đảm bảo công cụ làm việc hiệu quả. Bộ phận Quản lý nhân sự ở một số doanh nghiệp lớn có thể cung cấp cho nhân sự trong thời gian làm việc tại nhà, đặc biệt với các công ty công nghệ, phần mềm..

4.5.2. Đảm bảo có đủ ứng dụng trực tuyến

Khi làm việc tại nhà, nhân sự cần đảm bảo quyền lợi được tham gia vào không gian làm việc, hệ thống cơ sở hạ tầng trực tuyến, với các yêu cầu cụ thể như sau:

  • Các công cụ lên lịch trình và ứng dụng xem lịch làm việc
  • Các công cụ và phần mềm theo dõi hiệu suất
  • Các nền tảng để tuyển dụng trực tuyến, hoặc kiểm soát công việc của nhân viên làm việc tự do
  • Các công cụ chia sẻ tài liệu
  • Các dịch bảo mật hoặc VPN
  • Các công cụ chia sẻ các hợp đồng kỹ thuật số
  • Các nền tảng về tài chính và hồ sơ
  • Các công cụ nhắn tin tức thời
  • Phần mềm quản lý dự án
  • Công cụ để họp hành/ hợp tác trực tuyến

Việc lắp đặt hệ thống làm việc từ xa dày đặc này có thể gây phát sinh chi phí lớn, đặc biệt khi các anh chị nhân sự chưa hiểu rõ nghiệp vụ và hướng dẫn sử dụng các tính năng. Do vậy, đây chính là lúc để liên hệ với các doanh nghiệp tư vấn quản trị nhân sự chuyên nghiệp, với bề dày kinh nghiệm sản xuất, lắp đặt và triển khai hệ thống trực tuyến.

Để lại thông tin, đăng ký dùng thử AMIS HRM miễn phí trong 15 ngày, với cực nhiều chương trình ưu đãi hợp lý, cùng với sự tương thích hoàn hảo của phần mềm với nghiệp vụ nhân sự cần thực hiện.

Ngoài ra, bộ phận nhân sự cũng nên công bố các thông tin quan trọng để hỗ trợ nhân sự có thể tự lắp đặt và sắp xếp góc làm việc hợp lý tại nhà, điển hình với một số lưu ý quan trọng như sau:

  • Vị trí làm việc hợp lý, có thể là phòng riêng hoặc trực tiếp trong phòng ngủ, tuy nhiên, chỗ ngồi nên thoải mái với phần bối cảnh riêng tư để đảm bảo có thể họp online thuận tiện
  • Chỗ ngồi yên tĩnh, ít tiếng ồn, tránh xa khu vực bếp và phòng khách, để có thể tập trung làm việc
  • Wifi lắp đặt đầy đủ trong nhà để tiện kết nối tới phòng ban. Đây là một yếu tố đặc biệt quan trọng. Trong trường hợp nhân sự không có wifi, bộ phận quản lý cần xây dựng những quy chế riêng tới nhóm này, có thể lên công ty nếu cần thiết, để đảm bảo hiệu quả công việc

Trên đây chính là những cách hỗ trợ cả quản lý nhân sự và nhân viên có thể duy trì sự bền bỉ trong sáng tạo, đẩy mạnh năng suất làm việc ngay khi ở nhà mà không cần có sự thúc đẩy của môi trường công sở.

Duy trì các thói quen này, còn có thể giúp nhân sự vượt qua sự cô lập, cô đơn thường ngày, cũng chính là cách quản lý nhân sự đảm bảo rằng không ‘bỏ rơi’ bất cứ ai khi làm việc độc lập tại nhà, hỗ trợ tăng năng suất toàn doanh nghiệp.

Tiếp theo, xin kính mời các anh chị chủ doanh nghiệp tham khảo các phương pháp tạo ra môi trường làm việc & quản lý cuộc họp và các hoạt động từ xa, để đảm bảo rằng tinh thần của toàn thể đội ngũ nhân viên luôn phấn chấn thoải mái nhất.

Quản lý họp trực tuyến từ xa
Quản lý họp trực tuyến từ xa

5. Quản lý cuộc họp trực tuyến từ xa

Thực hiện bài thuyết trình trực tuyến thực sự không hề dễ dàng (Đặc biệt với những ai đã từng trải nghiệm rồi). Bởi, nhân sự sẽ bị ảnh hưởng từ rất nhiều vấn đề như tốc độ đường truyền mạng không ổn định, người nghe không sẵn sàng nghe vì có quá nhiều các công việc khác xen lẫn vào … 

Do vậy, điều cốt yếu ở đây chính là khi quyết định tổ chức sự kiện hoặc các buổi thuyết trình trực tuyến, nhà quản lý nhân sự sẽ cần thiết lập nền tảng thật tốt để đảm bảo rằng nhân sự thuyết trình không bị gián đoạn khi trình bày thông tin quan trọng.

Trước khi bắt đầu bất cứ cuộc họp nào, các anh chị quản lý tốt nhất nên tự hỏi một số câu hỏi quan trọng như sau:

  • Cuộc họp này có cần diễn ra không?
  • Ai thật sự cần tham gia cuộc họp này?
  • Chúng ta có cần sử dụng video để họp trực tuyến không?
  • Kết quả mong muốn của cuộc họp này là gì?
  • Khi nào nên họp để đưa ra được kết quả tốt nhất?

Dường như, đây đều là những vấn đề cơ bản, tuy nhiên lại đặc biệt quan trọng để đảm bảo rằng quản lý nhân sự đang không lãng phí thời gian của nhân viên cũng như của chính đội ngũ cấp quản lý. Ngoài ra, các anh chị nên tham khảo tiếp một số vấn đề sau để đảm bảo rằng, cuộc họp từ xa đang diễn ra hiệu quả.

5.1. Một số lưu ý để cuộc họp từ xa diễn ra hiệu quả

  • Có checklist cụ thể những công việc quan trọng nhất
  • Đặt ra câu hỏi gợi mở, để lấy ý kiến cả team
  • Đặt ra các mốc thời gian hợp lý
  • Lấy ý kiến của nhiều bên tham gia

5.2. 7 quy tắc quan trọng để các buổi họp mặt trực tuyến được diễn ra hiệu quả

Quản lý nhân sự cần đảm bảo rằng mọi người đều tham dự đúng giờ, bởi việc tạm dừng, chào mừng người mới vào khá khó khăn, đặc biệt khi họp trực tuyến

Sử dụng nút im lặng, tắt mic khi cần, để đảm bảo rằng người nói không bị làm ồn hay rè loa. Đây chính là quy tắc đặc biệt quan trọng để buổi họp trực tuyến diễn ra hiệu quả 

Hãy có đủ trang thiết bị quan trọng để nói, đặc biệt là mic, tai nghe, để đảm bảo rằng phần âm thanh hoạt động tốt, không bị trục trặc

Tránh bị ngược sáng: không nên ngồi ở chỗ mà ánh sáng chiếu tới từ đằng sau. Thay vào đó, hãy cố gắng tìm vị trí mà nguồn sáng ở phía sau camera và chiếu thẳng mặt.

Đừng chia sẻ quá đà, thu dọn phòng ốc sạch sẽ. Hãy cân nhắc về những gì mọi người có thể thấy trong không gian đằng sau bạn. Hãy chắc chắn rằng đã giấu hết các thông tin cá nhân trên máy tính khi chia sẻ mặt hình (Bí kíp: Hãy sử dụng virtual background, bối cảnh ảo, tính năng mới nhất của Zoom)

Tắt hết các thông báo, những sao nhãng âm thầm. Tốt nhất, hãy tắt hết chuông thông báo, tin nhắn nhảy trên thiết bị của bạn. Tắt bất cứ màn hình nào khác để không bị sao nhãng.

Ăn mặc phù hợp: áp dụng cho cả các bạn tham gia cuộc họp thực tế hay ảo. Hãy luôn có vẻ ngoài chuyên nghiệp.

5.3. 4 mô hình để quản lý cuộc họp từ xa hiệu quả

5.3.1. Người điều phối

Thông thường, mô hình này sẽ áp dụng khi họp ngành dọc, hoặc dành cho các sự kiện lớn, qua đó  bộ phận nhân sự HR sẽ phải trực tiếp đứng ra chủ trì cuộc họp.

Qua đó, với mô hình này, một điều phối viên duy nhất sẽ giữ vai trò chủ trì và điều hành toàn bộ. Khi tới công việc của các bộ phận liên quan, sẽ nhường sân khấu cho những người được chỉ định. 

Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình quản lý cuộc họp từ xa nay chính là người điều phối bắt buộc phải có chuyên môn rất vững, khả năng sử dụng công nghệ tốt, để có thể điều hướng và duy trì cuộc họp hiệu quả.

5.3.2. Mô hình ý chính

Đây còn gọi được gọi là các bài thuyết trình, trình bày ý tưởng hoặc kế hoạch nhiệm vụ cho cả năm làm việc. Và sẽ có phần FAQ – Câu hỏi & trả lời khi kết thúc chương trình. 

Đây là mô hình cuộc họp khá ít gặp, thường sẽ chỉ xảy ra khi mới bắt đầu dự án/ nội dung nào đó, và sẽ cần đến sự hỗ trợ của những người tham gia, mỗi khi các thành viên (và cả diễn giả) gặp bất cứ vấn đề gì về kỹ thuật khi diễn ra buổi họp.

5.3.3. Mô hình thảo luận nhóm

Đây chính là những buổi thảo luận mở, tiếng anh còn có tên là ‘brainstorming’. Tuy nhiên, mô hình họp này sẽ không quá hiệu quả khi thực hiện online, do không thể tương tác được với bất cứ người nào khác. 

Do vậy, để thực hiện được dạng thảo luận nhóm online, sẽ cần đến người điều hướng cực kỳ khéo léo, yêu cầu mọi người tắt mic, từng người phát biểu một, và thư ký cuộc họp sẽ phải ghi xuống tất cả các ý kiến quan trọng được phát sinh trong buổi họp

5.4. Tạo lập danh sách các việc cần trao đổi trực tuyến

  • Tập trung vào điều quan trọng nhất
  • Nêu lên những câu hỏi gợi mở
  • Đặt ra các mốc thời gian hợp lý
  • Lấy ý kiến của những bên tham gia

5.5. Lý do khiến các buổi họp trực tuyến kém chất lượng

Lý do khiến các buổi họp trực tuyến kém hiệu quả là bởi phần lớn người tham dự không học các kỹ năng để điều hành buổi họp qua mạng hiệu quả, chuẩn chỉnh.

  • Dễ bị phân tán, bận tâm bởi các vấn đề khác
  • Công nghệ không đáp ứng, gây phiền hà, khó sử dụng với những người tham dự
  • Thiếu sự phản hồi, tương tác của những người tham dự
  • Không bị quy trách nhiệm, nếu tham gia họp muộn, thoát ra ngoài sớm không báo trước… 
  • Giao tiếp một chiều, người nói tự đọc slide một mình

6. Tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa

Tưởng như không quan trọng, nhưng đây lại chính lúc bộ phận quản lý tranh thủ tái cấu trúc lại bộ máy, tìm đến cấu trúc nhân sự tốt hơn, cũng như tìm kiếm những tài năng mới, đem lại giá trị tốt hơn cho doanh nghiệp.

Ngay sau khi dịch bệnh COVID-19 kết thúc, các doanh nghiệp có sự chuẩn bị trước về mặt hạ tầng hệ thống, nguồn nhân lực hiệu quả, chính là nhóm công ty có điều kiện tuyệt vời để bùng nổ doanh số ngay sau khi hết lệnh giãn cách và làm việc từ xa. 

Hơn thế nữa, nhưng công ty nào đã thích ứng tốt và làm việc hiệu quả từ xa, thì việc trao đổi trực tiếp lại càng trở nên dễ dàng. Cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp đó qua đó đã linh hoạt hơn rát nhiều, có thể chuyển trạng thái, tăng tốc nhanh nhất có thể.

Vậy, để có thể tiến trình này diễn ra hiệu quả, đội ngũ quản lý nhân sự cần xem xét một vài khía cạnh quan trọng để xây dựng đội ngũ đa dạng, sâu sát, làm việc hiệu quả hơn nhiều lần so với thời điểm trước khi dịch bệnh diễn ra.

Vậy, bí mật nào để tuyển dụng đội ngũ mới hiệu quả?

6.1.1. Ngành dọc, ngành ngang

Tưởng chừng như không liên quan, nhưng xác định được cơ cấu cấu số lượng nhân sự ngành dọc ngành ngang là bài toán cực kỳ quan trọng ở tất cả các doanh nghiệp hiện nay, để đảm bảo bộ máy nhân sự có đủ chất xám và đà thúc đẩy để làm việc hiệu quả hơn. 

Tìm hiểu thêm về Quy mô nhân sự ngành dọc, ngành ngang tại đây

Sự đa dạng và sự sâu sát (diversity and inclusion) vốn là những chủ đề nóng trong thị trường kinh doanh trong thời điểm hiện nay. Qua đó sự đa dạng có thể hiểu rằng:

Sự đa dạng trong nhân khẩu học, tuổi tác, giúp kích thích năng suất làm việc 

Sâu sát, phong phú trong trải nghiệm, sẽ giúp tăng thêm độ chuyên sâu của công việc trong cả đội nhóm

Tuy nhiên, để xây dựng đội ngũ này, chính là bao gồm rất nhiều ý tưởng và cái tôi lớn trong cùng một tập thể. Do vậy, một đội ngũ thật sự đa dạng thường sẽ phải làm việc rất chăm chỉ để hiểu được nhau tốt hơn. Đây chính là điều tốt, để giải quyết mâu thuẫn, và cũng chính là để đưa ra giải pháp công việc tốt nhất.

Trong bối cảnh xã hội hỗn loạn, tuyển dụng và làm việc từ xa trở nên đặc biệt quan trọng, vậy, bộ phận nhân sự nên ưu tiên nhóm nhân sự nào để phát huy hiệu quả công việc sớm nhất?

  • Ưu tiên sự chủ động học hỏi, làm việc và tìm kiếm thông tin. Qua đó nhóm nhân sự này có thể chủ động từ tìm hiểu thông tin và triển khai công việc ngay tại nhà
  • Tìm kiếm sự đa dạng về quan điểm, thay vì chỉ lựa chọn những nhân sự chỉ suy nghĩ theo một màu, để tăng chất lượng công việc ở tất cả các đội nhóm
  • Chấp nhận nhóm nhân sự có ‘gap year’, khi quyết định không làm bất cứ công việc nào. ‘Gap year’ – Đây chính là thời gian tự phục hồi năng lượng bản thân, rất quan trọng, rất nhiều nhân sự có được những trải nghiệm mới hoàn toàn và sự cảm nhận khi làm việc tốt hơn. Do vậy, bộ phận nhân sự không nên từ chối các nhân sự có thời gian nghỉ ngơi ở giữa các công việc.

6.1.2. Cần chuẩn bị gì để tuyển dụng nhân sự từ xa hiệu quả?

  • Lựa chọn phông nền, bối cảnh (Virtual Background) phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
  • Chuẩn bị sẵn sàng mọi thông tin ứng viên có thể hỏi
  • Kết hợp sử dụng đạo cụ, hoặc một slide trình chiếu nào đó để có thể giới thiệu qua về doanh nghiệp với ứng viên 
  • Đảm bảo rằng công nghệ không phải là rào cản khi tuyển dụng, tốt nhất hãy sử dụng phần mềm AMIS MISA HRM, nền tảng quản trị nguồn nhân lực hợp nhất, với ứng dụng AMIS Tuyển dụng đặc biệt phù hợp với người dùng.

6.1.3. AMIS Tuyển dụng – Phần mềm quản lý tuyển dụng từ xa

AMIS Tuyển dụng từ tước đến nay đã được biết đến với khả năng tăng tới 52% công suất làm việc với quy trình tự động hóa tuyển dụng. Qua đó, AMIS Tuyển dụng có khả năng: 

  • Liên thông với tất cả các nền tảng Mạng tuyển dụng trực tuyến đang có hiện nay
  • Tăng hiệu quả tuyển dụng, giảm 22% chi phí nhờ có AMIS nắm bắt tức thời mọi báo cáo tuyển dụng, thông số và tỷ lệ rõ ràng
  • Nâng tầm thương hiệu tuyển dụng, tăng 118% lượng ứng viên quan tâm, tích hợp website tuyển dụng miễn phí, thành phần cốt lõi để xây dựng Thương hiệu tuyển dụng hiệu quả, uy tín.

7. Phần mềm quản lý nhân sự từ xa

7.1. MISA AMIS Platform

Một trong những vấn đề lớn nhất hiện nay của doanh nghiệp Việt Nam để có thể thích ứng với dịch bệnh chính là rào cản về công nghệ, nền tảng hệ thống và quản trị doanh nghiệp kém. Do vậy, MISA AMIS Platform chính là một trong những giải pháp để có thể xử lý triệt để được vấn đề này.

AMIS HRM, nền tảng quản trị nguồn nhân lực hợp nhất, chính là một trong những nền tảng công nghệ số doanh nghiệp cần để có thể thực sự lập kế hoạch quản trị nhân sự hiệu quả, với 5 phân hệ nổi trội: 

AMIS Tuyển dụng: Như đã giới thiệu ở trên, đây chính là giải pháp doanh nghiệp cần để tối ưu hiệu quả tuyển dụng, tìm kiếm nhân tài tốt với chi phí tốt hơn, giảm thiểu tỉ lệ định biên nhân sự.

AMIS BHXH: Kết nối trực tiếp với cổng BHXH Việt Nam, tối giản hóa nghiệp vụ và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.

AMIS Chấm công – Tính lương: Tất cả những gì bộ phận nhân sự cần để dễ dàng khởi tạo, nhập dữ liệu, xuất báo cáo và xuất phiếu chi lương nhanh nhất!

7.3. Khách hàng thành công khi sử dụng  MISA AMIS

Đây chính là nền tảng quản lý nhân sự và quản trị doanh nghiệp được các khách hàng tin tưởng sử dụng. Hiện nay có hơn 12.000 doanh nghiệp ở mọi quy mô, lĩnh vực đang sử dụng MISA AMIS Platform vào công việc hàng ngày cũng như sử dụng để quản lý doanh nghiệp.

Công ty TNHH Sàn gỗ Povar Việt Nam chính là một trong những Câu chuyện khách hàng nổi bật của AMIS MISA. Hiện Povar đã chuyển đổi toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp online với hệ thống các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng và quản lý công việc. 

Tất cả các nghiệp vụ này đều được thực hiện trên nền tảng MISA AMIS nhằm đảm bảo được tính liên thông dữ liệu cao nhất. Người làm công tác quản lý cũng dễ dàng nắm bắt và ra quyết định nhờ các báo cáo tổng quan hay đầy đủ, chi tiết của từng bộ phận trên một ứng dụng duy nhất thay vì phải trao đổi, kiểm tra riêng từng phòng ban.

Hiện nay, chủ doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản để trải nghiệm miễn phí toàn bộ các nghiệp vụ của Nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS Platform.

Để lại thông tin, trải nghiệm 15 ngày miễn phí cùng AMIS HRM

CTA dùng thử

8. Tổng kết

Có thể thấy, phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS chính là một trong những giải pháp cấp thiết bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp đặc biệt cần đến để đảm bảo tính minh bạch, đơn giản hóa và tiết kiệm thời gian quy trình thực hiện nghiệp vụ. 

Để lại thông tin, bộ phận nhân sự tại AMIS MISA sẽ liên hệ với anh chị chủ doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất.

CTA nhận tư vấn

8.1. Nguồn tham khảo

  • ‘Quản lý nhân sự hiệu quả khi làm việc từ xa – ROHIT BHARGAVA’ – Phát hành bởi nhà xuất bản công thương
  • ‘Editorial – Flexible employment relationships and careers in times of the COVID-19 pandemic – Daniel Spurka, Caroline Straubb, Switzerland’ – ScienceDirect
Hội thảo Quản trị nguồn nhân lực: Tối ưu hiệu suất - Đẩy mạnh tốc độ - Triển khai nghiệp vụ phúc lợi & đãi ngộ
Chia sẻ bài viết hữu ích này