Kiến thức Quản lý nhân sự Kaizen là gì? Ứng dụng kaizen trong quản trị nhân sự tại...

Kaizen là gì? Ứng dụng kaizen trong quản trị nhân sự tại doanh nghiệp

Kaizen là gì? – Kaizen là thuật ngữ tiếng Nhật dùng để chỉ triết lý quản trị, được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng. Với tinh thần không ngừng cải tiến, triết lý này hiện nay đã nhân rộng giá trị ra rất nhiều lĩnh vực cũng như quốc gia khác nhau. Cùng MISA AMIS phân tích các nguyên tắc cốt lõi của triết lý này cũng như những bài học đắt giá đúc kết được từ quá trình kaizen của Toyota trong bài viết dưới đây. 

kaizen la gi

Xem thêm:

>> Áp dụng mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu

>> 6 bước quy trình quản lý nhân sự khoa học, bài bản

>> BSC và KPIs – Bộ công cụ đo lường hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp

1. Kaizen là gì? Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp Kaizen?

1.1 Kaizen là gì?

khái niệm kaizen
Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là cải tiến liên tục

Kaizen là một thuật ngữ trong tiếng Nhật, được cấu thành bỡi chữ  改 (CẢI) và từ 善 (TIẾN). Kaizen dịch ra là “cải tiến liên tục” hoặc “thay đổi để tốt hơn”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement”. Đây vừa là triết lý vừa là một công cụ quản trị doanh nghiệp nói chung cũng như quản trị nhân sự nói riêng. 

>> Xem thêm: Quản trị nhân sự là gì? Vai trò của cán bộ ngành quản trị nhân sự đối với doanh nghiệp

Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp liên tục có những cải tiến trong quy trình làm việc để tối ưu hiệu suất, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt đa năng lực của mình. Việc triển khai triết lý này cần được áp dụng cho toàn thể doanh nghiệp từ cấp quản lý cho tới nhân viên.

Case study thành công nhất của Kaizen phải kể đến Toyota, nơi phương pháp này đã trở thành văn hóa doanh nghiệp. Nhờ sự cải tiến liên tục, doanh nghiệp này vẫn thu về hơn 14 tỷ USD trong năm 2006 trong bối cảnh hàng loạt nhà sản xuất ô tô tại Mỹ phải chuyển tới Trung Quốc và Ấn Độ để tối giản chi phí. 

Phương pháp này về sau được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp lớn tại Nhật Bản khác như Suzuki, Canon, Honda và cho tới ngày nay dần được triển khai rộng rãi tại nhiều quốc gia, nhiều lĩnh vực, trong đó có Việt Nam. 

1.2 Lợi ích của phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp

Về mặt lợi ích, việc tận dụng Kaizen vào quản trị doanh nghiệp mang lại không chỉ những ích lợi hữu hình mà trong dài hạn còn mang tới những giá trị vô hình. 

Đối với lợi ích hữu hình, Kaizen giúp doanh nghiệp “tích tiểu thành đại”, tích lũy dần từng cải tiến nhỏ để về lâu dài tạo nên những thành quả lớn lao, đáng kể. Đồng thời, phương pháp này giúp các công ty giảm thiểu tối đa mọi sự lãng phí như hàng tồn kho, hàng kém chất lượng hay thời gian chờ đợi vận chuyển,… Từ đó gia tăng năng suất làm việc cũng như vận hành doanh nghiệp. 

Đối với giá trị vô hình, việc cải tiến liên tục là nguồn động lực thúc đẩy nhân sự đưa ra các sáng kiến, giải pháp để cải tiến hiệu quả. Từ đó, tinh thần làm việc tập thể cũng như tính gắn kết nội bộ cũng được thắt chặt. Nếu áp dụng hiệu quả, phương pháp này sẽ góp phần lớn trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết. 

2. Các đặc điểm và chương trình Kaizen cơ bản 

2.1 Năm đặc điểm cơ bản của phương pháp Kaizen

Phương pháp cải tiến này cần được tiếp cận theo quá trình với một số đặc điểm cơ bản như sau:

  • Là quy trình cải tiến có tính LIÊN TỤC; 
  • Giảm thiểu tối đa sự lãng phí, từ đó tập trung vào việc nâng cao năng suất cũng như thỏa mãn yêu cầu của khách hàng; 
  • Được triển khai dựa trên sự cam kết mạnh mẽ từ phía lãnh đạo cùng sự hưởng ứng nhiệt tình từ phía nhân viên; 
  • Nhấn mạnh, trọng tâm vào các hoạt động đội nhóm;  
  • Công cụ triển khai hữu hiệu là thu thập và phân tích dữ liệu.

Theo đó, một khi quá trình cải tiến sẽ kéo theo kết quả cũng có thay đổi tích cực. Khi kết quả không như ý muốn, nguyên nhân khả năng cao bắt nguồn từ quá trình và các quản lý cần nhận biết, có hình thức sửa chữa và phục hồi các lỗi sai này. 

2.2 Năm chương trình Kaizen căn bản

  • 5S: bao gồm Seri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng). Đây là chương trình áp dụng trong việc tạo dựng môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, khoa học.
chương trình 5S
5S là chương trình áp dụng trong việc tạo dựng môi trường làm việc gọn gàng, khoa học
  • KSS (Kaizen Suggestion System): là hệ thống kiến nghị với mục đích nhấn mạnh vào những lợi ích trong việc xây dựng tinh thần và khích lệ sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính hoặc phi tài chính. Chương trình này thường áp dụng trong các doanh nghiệp có tổ chức hệ thống kiểu Mỹ.
  • QCC (Quality Control Circles): mang nghĩa “nhóm chất lượng”, chỉ một nhóm nhỏ tình nguyện tham gia các hoạt động kiểm soát chất lượng, tự phát triển và giáo dục lẫn nhau về Kaizen nơi làm việc.
  • JIT (Just In Time): nghĩa là “đúng thời hạn”, đại diện cho kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất thuộc một phần trong hệ thống sản xuất áp dụng tại TOYOTA. Hệ thống được thiết kế và hoàn thiện bởi Taiichi Ohno với mục tiêu chính là hạn chế lãng phí khi sản xuất.
  • Bảy công cụ thống kê: bao gồm 
  1. Flowchart, 
  2. Cause and Effect Diagram (biểu đồ đánh giá hiệu quả), 
  3. Checksheet (phiếu kiểm tra), 
  4. Histogram (biểu đồ phân bổ), 
  5. Pareto Diagram (biểu đồ phân loại nhân tố ảnh hưởng đến sản phẩm),
  6. Scatter diagram (biểu đồ phân tán)
  7. Control chart (biểu đồ kiểm soát), 

>> Xem thêm: Áp dụng mô hình 5S trong quản lý hồ sơ, tài liệu

3. 10 nguyên tắc cốt lõi khi áp dụng Kaizen trong quản trị nhân sự

1. Tập trung vào lợi ích của khách hàng

Dựa trên nguyên tắc thị trường, các sản phẩm hay dịch vụ cần phải đáp ứng chính xác nhu cầu người tiêu dùng. Do vậy, Kaizen cần hướng tới mục tiêu quản trị và cải thiện chất lượng sản phẩm, không ngừng gia tăng ích lợi và loại bỏ các hoạt động không có mục đích phục vụ khách hàng. 

2. Liên tục cải tiến không ngừng

giá trị cốt lõi của kaizen
Cải tiến không ngừng là giá trị cốt lõi của Kaizen

Thời đại càng phát triển thì khách hàng càng gia tăng nhu cầu cũng như yêu cầu dành cho các mặt hàng/dịch vụ, từ mẫu mã, chi phí cho tới tiêu chuẩn kỹ thuật. Bởi vậy, khái niệm hoàn thành (một sản phẩm, gói dịch vụ nào đó) không có nghĩa là công việc hoàn tất. Để cạnh tranh được, các sản phẩm này cần cải tiến liên tục. Các sản phẩm cải tiến dựa trên mẫu có sẵn trước đó chắc hẳn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian cũng như chi phí hơn nhiều so với tạo ra sản phẩm mới. 

3. Tạo văn hóa “không đổ lỗi”

Theo nguyên tắc này, các cá nhân có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao. Nếu xảy ra sai phạm trong quá trình tác nghiệm thì cần được quy trách nhiệm đúng người, đúng tội. Mỗi cá nhân cần phát huy năng lực một cách tối đa để cùng nhau sửa chữa, hoàn thiện vì mục tiêu chung của tập thể, hạn chế mọi tình huống đổ lỗi do những nguyên nhân không chính đáng. 

4. Thúc đẩy văn hóa cởi mở trong nội bộ doanh nghiệp

nguyên tắc khi áp dụng Kaizen
Kaizen khuyến khích môi trường mở trong doanh nghiệp

Trong văn hóa Kaizen, nhân viên cần cần có sự can đảm, dám nhìn thẳng và chỉ ra  thiếu sót, điểm yếu từ đồng nghiệp cũng như cấp trên. Đổi lại, nếu bản thân mình có thiếu sót, họ cũng cần chủ động tìm kiếm sự giúp đỡ từ những đồng nghiệp này. Doanh nghiệp cần tạo mạng lưới thông tin nội bộ để thuận tiện trong quá trình chia sẻ, trao đổi và cập nhật tin tức. 

Đây cũng là một trong những nguyên tắc được tận dụng trong các phần mềm thuộc hệ quản trị sinh thái hợp nhất AMIS HRM. Đây là hệ thống các phần mềm bao quát mọi nghiệp vụ nhân sự từ thông tin nhân sự cho tới tuyển dụng, tính lương, chấm công,… 

Mỗi phần mềm sẽ thực hiện một nghiệp vụ riêng nhưng đều có những đặc điểm chung như:

  • Cho phép nhân sự chủ động trong giao tiếp với lãnh đạo: chủ động cập nhật thông tin và gửi yêu cầu cá nhân lên cấp trên, từ đó tinh gọn quy trình, thủ tục nhân sự.
  • Phúc lợi & Đãi ngộ minh bạch: Hỗ trợ tra cứu thông tin lương, thuế TNCN, BHXH. Đảm bảo an toàn thông tin cá nhân
  • Được đánh giá khách quan: Cống hiến được ghi nhận rõ ràng, nâng cao nghiệp vụ thông qua đào tạo trực tuyến.

Ngoài ra, AMIS HRM còn có những tính năng mạnh mẽ và vượt trội trong các nghiệp vụ như:

  • Tuyển dụng: Liên kết với hàng loạt các sàn tuyển dụng như TopCV, Vietnamworks,….để thu hút hồ sơ ứng viên, cho phép đăng tin tuyển dụng hàng loạt, tự động gửi email đặt lịch ứng viên, hỗ trợ xây dựng website tuyển dụng chuyên nghiệp
  • Chấm công: Hỗ trợ các nghiệp vụ chấm công tự động, áp dụng cho nhiều hình thức chấm công khác nhau
  • Tính lương: Tự động lấy dữ liệu tính lương, gửi báo cáo tình hình biến động lương theo thời gian tùy chọn, có thể tính lương theo nhiều hình thức khác nhau: theo doanh thu, theo sản phẩm,…

5. Khuyến khích teamwork

Doanh nghiệp cần xây dựng và cơ cấu nhân sự theo định hướng để có thể thành lập các đội nhóm làm việc với nhau về sau. Trong đó, nhóm trưởng cần có năng lực quản lý, lãnh đạo còn thành viên cần phối hợp và nỗ lực trau dồi bản thân. 

Việc teamwork không chỉ củng cố được sự kết nối giữa các thành viên trong cùng một dự án/phòng ban hay trong toàn doanh nghiệp, mà nó còn giúp cho mọi người học hỏi được những điểm mạnh của đồng nghiệp, từ đó cùng nhau nâng cao hiệu quả trong công việc.

>> Xem thêm: Lộ trình xây dựng quy trình quản lý nhân sự khoa học

6. Kết hợp nhiều bộ phận trong cùng dự án

Về cơ bản, khi triển khai các dự án, mục tiêu, doanh nghiệp cần chắt lọc nhân sự nội bộ và khi cần thiết có thể sử dụng phương pháp thuê ngoài để gia tăng sức mạnh cho mình. 

7. Tích cực tạo lập và duy trì các mối quan hệ

Nếu đủ ngân sách, doanh nghiệp nên đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng liên quan tới giao tiếp cho cả nhân viên và quản lý. bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý. Đây cũng là cách để tạo dựng EVP doanh nghiệp, góp phần xây dựng niềm tin, lòng trung thành cũng như cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

>> Xem thêm: 5+ bí quyết giao tiếp môi trường công sở, yếu tố tạo dựng văn hóa doanh nghiệp

8. Rèn luyện và đề cao tính tự giác, ý thức kỷ luật

Nhật Bản vốn nổi tiếng với tinh thần kỷ luật cao và văn hóa Kaizen cũng vậy. Thay vì tuân thủ một cách máy móc, nhân sự cần có sự tự nguyện thích nghi các quy tắc, luật lệ của xã hội; chấp nhận hy sinh quyền lợi của mình để đồng nhất với sứ mệnh của doanh nghiệp; đặt lợi ích công việc lên hàng đầu và thường xuyên tự đánh giá để kiềm chế điểm yếu cá nhân.

9. Luôn cập nhật thông tin tới nhân viên

Nguyên tắc này yêu cầu doanh nghiệp duy trì và minh bạch trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin với nhân viên. Bởi họ sẽ khó có thể đạt được hiệu quả tối đa nếu không thấu hiểu tình hình doanh nghiệp và yêu cầu công việc. 

10. Thúc đẩy hiệu quả và năng suất làm việc

Để thúc đẩy năng suất, doanh nghiệp nên kết hợp đa dạng các biện pháp từ đào tạo nội bộ, khen thưởng cho tới phân quyền cụ thể, công nhận thành tích,…

4. Quy trình 7 bước áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp 

Về cơ bản trình tự các bước triển khai Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA (Plan – Do – Check – Act) cụ thể như sau: 

  • Bước 1: Phân tích tình hình hiện tại và định vị mục tiêu 
  • Bước 2: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định gốc rễ, nguyên nhân của vấn đề
  • Bước 3: Dựa vào cơ sở phân tích để xác định các biện pháp khả thi
  • Bước 4: Triển khai các biện pháp 
  • Bước 5: Đo lường và đánh giá kết quả thực hiện các biện pháp 
  • Bước 6: Xây dựng hoặc sửa đổi bộ tiêu chuẩn, đề phòng tái diễn sai lầm
  • Bước 7: Xem xét đánh giá quá trình và xác định mục tiêu, dự án tiếp theo

5. Hai bài học lớn từ phương pháp ứng dụng Kaizen trong quản lý nhân sự của Toyota

ứng dụng kaizen trong quản lý nhân sự của Toyota
Hai bài học lớn từ phương pháp ứng dụng Kaizen trong quản lý nhân sự của Toyota

5.1 Cắt giảm chi phí, không tinh giản nguồn lực

Trong suốt 150 năm vận hành, Toyota đã duy trì một chiến lược đi ngược với phần đông doanh nghiệp khác. Đó là không cắt giảm con người mà cắt giảm chi phí hoạt động. 

Trong khoảng thời gian khủng hoảng tài chính châu Á những năm 1997, nhiều doanh nghiệp bên bờ vực phá sản và ưu tiên hàng đầu là sa thải bớt nhân sự. Toyota thì quyết định ngược lại và duy trì nguyên số nhân lực đương thời. 

Quyết định trên khiến doanh nghiệp chịu lỗ 4 năm liên tục nhưng đổi lại, họ đã tạo dựng được nền tảng niềm tin vững chắc nơi nhân viên. Và vì thế, trong suốt những năm tháng khó khăn nhất, Toyota vẫn sở hữu những nhân viên trung thành và cống hiến hết mình để vực dậy doanh nghiệp.

Tương tự trong bối cảnh những năm gần đây khi Đại dịch COVID diễn ra, nhiều doanh nghiệp cũng ưu tiên cắt giảm nhân lực thay vì chi phí hoạt động dẫn tới tình trạng nhân sự nhảy việc hoặc thiếu hụt nhân lực trầm trọng. Không ít doanh nghiệp trong khoảng thời gian này “xuống dốc không phanh” và buộc phải đóng cửa. 

Trên thực tế, vẫn có giải pháp để doanh nghiệp tối ưu chi phí, tăng cường kết nối nội bộ thay vì phải cắt giảm nguồn lực như cách Toyota đã làm. Đó là tận dụng các phần mềm quản trị nhân sự như bộ phần mềm thuộc hệ sinh thái AMIS HRM

  • Với mỗi nghiệp vụ, doanh nghiệp đều có thể nắm bắt biến động nhân sự nhanh chóng qua hệ thống hơn 50 báo cáo trực quan, cập nhật mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.
  • Tiết kiệm và tối ưu chi phí, thời gian làm việc: tăng hơn 52% năng suất và giảm hơn 22% chi phí với AMIS Tuyển dụng; tăng 35% tỷ lệ nhân viên gắn bó với bộ giải pháp AMIS C&B,…

Đăng ký trải nghiệm AMIS HRM hoàn toàn miễn phí

5.2 Luôn tạo ra các tình huống để thúc đẩy nhân viên sáng tạo

Quan điểm của các nhà lãnh đạo Toyota cho rằng tình huống khó sẽ kích thích nhân viên, giúp họ có điều kiện và thời cơ để phát huy tối đa giá trị tiềm ẩn. Với doanh nghiệp này, con người là yếu tố cốt lõi để phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, đầu tư và đào tạo nhân viên luôn là một trong những mục tiêu chiến lược hàng đầu mà Toyota coi trọng. 

Có thể thấy, khi áp dụng Kaizen, các doanh nghiệp cần một sự ưu ái rất lớn dành cho nhân sự, điều mà các startup hoặc các công ty trong thời kỳ khó khăn, khủng hoảng thường bỏ qua. Với những phân tích trên, hy vọng doanh nghiệp sẽ có những góc nhìn mới hơn cũng như tích lũy được thêm những kinh nghiệm đắt giá để quá trình lãnh đạo doanh nghiệp nói chung, quản trị nhân sự nói riêng tạo hiệu quả đột phá. 

Xem thêm: 

  1. Mẫu file excel quản lý thông tin nhân sự mới nhất 2022
  2. Quản trị nguồn nhân lực quốc tế là gì?
5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này