Quản lý nhân sự Kiến thức nhân sự Mô hình 5S là gì? Quy trình thực hiện mô hình 5S...

Mô hình 5S xuất phát từ Nhật Bản được áp dụng tại nhiều công ty trên toàn thế giới. Mô hình này nổi tiếng vì những quy tắc chặt chẽ nhằm quản lý, sắp xếp nơi làm việc. 5S mang lại lợi ích gì? Làm thế nào để triển khai 5S thành công? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu thêm.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Mô hình 5S là gì?

Mô hình 5S là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc của Nhật Bản – quốc gia nổi tiếng với tính kỷ luật và hiệu suất cao trong lao động. 5S xuất phát từ công ty ô tô Toyota vào khoảng đầu – giữa thế kỷ 20. Trải qua thời gian, mô hình này đã chứng minh được hiệu quả của nó và trở nên phổ biến trên toàn thế giới, đặc biệt là tại các công ty sản xuất.

mô hình 5s
Các bước trong mô hình 5S

Đặc điểm của ngành sản xuất đó là kết hợp thể lực và trí lực trong quá trình làm việc. Hiệu quả thường được đánh giá theo khối lượng sản phẩm, năng suất của nhà máy, công xưởng, dây chuyền. Để đạt được kết quả tốt cần phụ thuộc nhiều vào ý thức kỷ luật của người lao động và hệ thống hóa quá trình lao động. 5S chính là mô hình giúp các doanh nghiệp sản xuất làm được điều này.

2. Ý nghĩa của hoạt động mô hình 5S 

Mô hình 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật được coi là cốt lõi của mô hình này:

  • S1 – SEIRI (Sàng lọc – Sort)

Bước đầu tiên là phải sàng lọc để loại bỏ những thứ không cần thiết, tránh gây sao lãng, cản trở công việc, chiếm dụng không gian. Ví dụ như những thiết bị, công cụ, giấy tờ nào là quan trọng hoặc có thể dọn bớt, thanh lý. Sàng lọc thể được thực hiện định kỳ trong doanh nghiệp, hoặc đầu ca làm việc thông qua các câu hỏi:

    • Mục đích của vật dụng này là gì?
    • Lần cuối cùng vật này được sử dụng là khi nào?
    • Vật dụng có thường xuyên được dùng đến không?
    • Ai là người sử dụng vật này?
    • Vật dụng này có nhất thiết phải đặt ở đây không?
  • S2 – SEITON (Sắp xếp – Set in order)

Bước thứ 2 là sắp xếp, đưa những thứ cần thiết cho công việc vào một tổ chức hệ thống nhất định. Mọi thứ cần được ở đúng vị trí, dễ tìm thấy, dễ phân biệt, dễ trả lại chỗ cũ sau khi sử dụng. Đây là một công đoạn quan trọng để các vật dụng, nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm luôn tuân theo trật tự.

  • S3 – SEISO (Sạch sẽ – Shine)

Bước 3 Sạch sẽ có thể được thực hiện hàng ngày và định kỳ. Nguyên tắc này nhắc nhở người lao động phải chú ý quan sát và giữ cho khu vực làm việc sạch sẽ để đảm bảo mỹ quan, thường xuyên vệ sinh công cụ, máy móc, thiết bị để đảm bảo vận hành an toàn.

  • S4 – SEIKETSU (Săn sóc – Standardized)

Nếu như 3S đầu tiên có tác dụng ngắn hạn thì Săn sóc sẽ là bước để nhìn lại và chuẩn hóa 3S. Tại bước này các quy định, tiêu chuẩn, phạm vi trách nhiệm của mỗi cá nhân khi thực hiện 3S được đặt ra, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm cho nhân viên. 

  • S5 – SHITSUKE (Sẵn sàng – Sustain)

Các thành viên cần ý thức được tầm quan trọng của việc tuân thủ 5S. Trong quá trình sản xuất, người lao động phải có tinh thần tự giác, sẵn sàng kết hợp các bước trong 5S để mang lại kết quả tích cực cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Mô hình OKR là gì? Quản trị mục tiêu theo kết quả then chốt

3. Lợi ích của mô hình 5S trong doanh nghiệp 

Áp dụng 5S mang lại hiệu quả rõ rệt cho các doanh nghiệp, cả về môi trường làm việc, ý thức nhân sự và hiệu quả lao động.

  • Tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, quy củ: Khu vực làm việc gọn gàng và được sắp xếp theo một trật tự nhất định sẽ tạo ra môi trường lý tưởng cho hoạt động sản xuất và vận hành. 
  • Đảm bảo sự an toàn tại nơi sản xuất và văn phòng: Khi các thiết bị, vật dụng, máy móc được sắp xếp đúng chỗ và được vệ sinh, bảo dưỡng thường xuyên sẽ giảm bớt nguy cơ tai nạn lao động. Bên cạnh đó việc phân loại rõ ràng, làm nổi bật các biển cảnh báo sẽ giúp tránh nhầm lẫn.
mô hình 5s
5S được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp sản xuất
  • Nâng cao ý thức kỷ luật cho người lao động: Phần lớn các bước trong 5S được thực hiện bởi chính người lao động. Tinh thần của 5S là đề cao sự tự giác, khả năng chấp hành kỷ luật và giúp nhân viên có trách nhiệm hơn với nơi mình làm việc.
  • Tiết kiệm chi phí, cải thiện năng suất: Khi mọi thứ đi vào trật tự thì quy trình làm việc cũng trở nên bài bản hơn, từ đó rút ngắn thời gian cho ra sản phẩm cuối cùng, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
  • Tạo tiền đề cho những sáng kiến: Môi trường làm việc tốt, cách thức lao động được tối ưu thì nhân viên sẽ có thời gian để nâng cao trình độ, có cảm hứng làm việc, đưa ra những sáng kiến cải tiến công việc.

MISA AMIS HRM xin tặng bạn link tải miễn phí

Các biểu mẫu thực hiện 5S Tại Đây

4. Các yếu tố để thực hiện mô hình 5S thành công 

Việc triển khai 5S hay bất cứ mô hình nào trong thực tế đều có những khó khăn nhất định so với lý thuyết. Để áp dụng 5S thành công, bạn hãy lưu ý các yếu tố sau:

Tất cả nên đồng lòng tham gia

Biến từng bước trong 5S trở thành một hoạt động thường ngày mà tất cả nhân viên đều tích cực tham gia. Đây là một lưu ý then chốt để 5S thực sự mang lại tác động toàn diện cho doanh nghiệp.

Lãnh đạo và quản lý cần hỗ trợ nhân viên

Cấp quản lý nên là những người đầu tiên thực hiện 5S và cam kết hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình triển khai. Sự tiên phong này sẽ khơi dậy tinh thần tuân thủ nghiêm túc cho toàn công ty.

Đào tạo nhân viên thực hiện 5S

Một khi thực hiện 5S, các nhân viên cần được giải thích rõ ý nghĩa và các bước của mô hình này để đưa vào thực tiễn một cách đúng đắn. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi đào tạo, hoặc có các khẩu hiệu, biển bảng về 5S tại nơi làm việc.

Cải tiến theo tình hình doanh nghiệp 

5 bước của 5S cần tuân thủ chặt chẽ theo quy trình, nhưng chi tiết bên trong có thể linh hoạt theo đặc điểm doanh nghiệp. Bên cạnh đó 5S cần không ngừng cải tiến để mang lại kết quả tích cực hơn nữa, thay vì chỉ thực hiện một lần và lặp lại y hệt.

5. 5 Bước thực hiện quy trình 5S 

Triển khai 5S trong công ty
Triển khai 5S trong công ty
  • Bước 1: Lập kế hoạch hành động:

Doanh nghiệp nên chọn ra các nhân sự phụ trách triển khai 5S bao gồm trưởng ban, phó ban, thư ký, giám sát hoặc 1 nhân sự duy nhất phụ trách toàn bộ nếu quy mô nhỏ. Những người này sẽ lên kế hoạch 5S cụ thể: phạm vi, thời gian, cách thức, quy trình, các công việc cần làm, giám sát, đánh giá…

  • Bước 2: Phát động chương trình:

Mọi thành viên trong phạm vi triển khai đều cần được truyền thông về chương trình. Công ty nên có văn bản hoặc các hình ảnh, biểu ngữ tại nơi làm việc để tuyên truyền 5S một cách dễ tiếp cận nhất. Bên cạnh đó nên có nhân sự có chuyên môn, hỗ trợ nhân viên hiểu đúng về 5S nếu có thắc mắc.

  • Bước 3: Triển khai thực hiện 5S:

Tiến hành các bước của 5S tại nơi làm việc và phải có sự giám sát chặt chẽ từ ban 5S. Nếu có bước nào gặp vướng mắc, cần giải đáp, cải thiện ngay và thông báo sự thay đổi cho mọi người.

  • Bước 4: Lặp lại hành động:

5S chỉ mang lại hiệu quả khi được thực hiện đều đặn, tạo thành thói quen cho mỗi người. Nhân viên phụ trách 5S cần nhắc nhở tập thể thực hiện đúng bước – đúng thời gian đã định và theo dõi liên tục xem có bước nào bị bỏ qua hay không.

  • Bước 5: Đánh giá định kỳ:

Sau một khoảng thời gian nhất định, thường là hàng tuần hoặc hàng tháng, ban 5S hoặc nhân viên phụ trách 5S cần nhìn nhận lại quá trình thực hiện. Từ đó các vấn đề phát sinh sẽ được nêu ra để thay đổi trong giai đoạn tới.

6. Ứng dụng mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu 

6.1 Lợi ích của 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu

Không chỉ hiệu quả với doanh nghiệp sản xuất, 5S còn phát huy ưu thế trong việc quản lý hồ sơ tài liệu. Hiện nay tại nhiều công ty, khối lượng giấy tờ rất lớn nhưng quy trình lưu trữ lại không bài bản, dẫn đến thất lạc, lộ thông tin tối mật hoặc nhầm lẫn nghiêm trọng.

Áp dụng 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu
Áp dụng 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu

Có thể nói, mô hình 5S chính là lời giải phù hợp cho bài toán về quản lý thông tin nêu trên. Lợi ích của việc áp dụng mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu đó là:

  • Mang lại một môi trường làm việc ngăn nắp, có tổ chức, thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý.
  • Hồ sơ tài liệu được quản lý một cách chặt chẽ, tăng tính bảo mật cho những thông tin liên quan đến công ty như hợp đồng đầu tư, hồ sơ nhân viên…
  • Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc cho nhân viên hành chính nhân sự.
  • Hình thành cho nhân viên thói quen làm việc khoa học, tinh thần kỷ luật và ý thức trách nhiệm cao.

6.2 Ứng dụng phần mềm AMIS Thông tin nhân sự để quản lý hồ sơ

Một trong những tiêu chí quan trọng để triển khai mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả, đó là doanh nghiệp cần có một hệ thống lưu trữ thông tin nhân sự khoa học, bài bản.

Hiện nay, MISA AMIS HRM đã phát triển thành công phần mềm AMIS Thông tin nhân sự, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các dữ liệu nhân sự trên cùng một nền tảng duy nhất. Với khả năng liên kết và tích hợp dữ liệu tốt, AMIS Thông tin nhân sự giúp tự động cập nhật các dữ liệu, hồ sơ nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian cho công tác quản lý thông tin.

mô hình 5S
AMIS Thông Tin Nhân Sự hỗ trợ thực hiện 5S trong quản lý giấy tờ

Khám phá tính năng aiMarketing

Với AMIS Thông tin nhân sự, việc tìm kiếm, sắp xếp và cập nhật hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục giấy tờ, các quá trình quản lý, phân bổ nhân sự. 

Dưới đây, MISA AMIS HRM gửi tặng bạn đọc Các biểu mẫu thực hiện 5S trong doanh nghiệp. Vui lòng để lại thông tin để nhận miễn phí


7. Kết luận 

Mô hình 5S đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và cả các doanh nghiệp khác muốn tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp. 5S thành công hay không phụ thuộc nhiều vào sự đồng lòng của cả tập thể và tính đều đặn mỗi ngày. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp công ty bạn triển khai 5S thuận lợi.

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 6 Trung bình: 5]