Quản lý nhân sự Giải pháp HRM Mô hình 5S – chìa khóa vàng giúp tối ưu quy trình...

Mô hình 5S – chìa khóa vàng giúp tối ưu quy trình quản lý hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp

Mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu không chỉ là một phương pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp hệ thống hóa các thông tin nhân sự và những giấy tờ liên quan một cách khoa học, bài bản, mà nó còn giúp cho bộ phận HR tiết kiệm được thời gian đáng kể khi làm việc. Vậy mô hình 5S thực chất là gì, và nó có ý nghĩa như thế nào đối với công tác quản lý hồ sơ nhân sự? Làm thế nào để áp dụng mô hình này một cách hiệu quả nhất? Chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Áp dụng mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu
Áp dụng mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu

>> Kho tài liệu dành cho các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp: Tài chính – Kế toán, Sale – Marketing, Quản lý nhân sự, Quản lý điều hành, Chuyển đổi số

Khái niệm mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu

Mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu xuất phát từ phương pháp quản lý hệ thống, và nó được xuất phát từ Nhật Bản – một trong những quốc gia vốn nổi tiếng với sự gon gàng, ngăn nắp và những quy trình làm việc bài bản, chỉn chu. 5S là viết tắt của 5 từ bắt đầu bằng chữ cái “S” trong tiếng Nhật. Dưới đây, chúng ta sẽ cùng phân tích ý nghĩa của chúng dưới góc độ liên quan tới quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp:

S1: Seiri (Sort – Sàng lọc)

S1 trong quy trình 5S chính là bước xem xét để chọn lựa và loại bỏ những tài liệu, hồ sơ không cần thiết, không liên quan. Nguyên tắc của việc sàng lọc này chính là tách biệt các tài liệu không/chưa cần đến khỏi những hồ sơ, giấy tờ quan trọng và cần thiết. S1 thường phải được tiến hành định kỳ và tương đối thường xuyên.

S2: Seiton (Set in order – Sắp xếp)

Sắp xếp là hành động bố trí và phân bổ các loại giấy tờ thành từng khu vực một cách khoa học và hợp lý để dễ nhận biết, dễ tìm kiếm, dễ trả lại đúng vị trí sau khi dùng. Nguyên tắc chung của S2 là các loại hồ sơ, giấy tờ có những tính chất, đặc điểm tương tự nhau thì sẽ được xếp chung cùng một khu vực, vị trí, kèm theo đặc điểm nhận dạng chung, có dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần phải tuân thủ triệt để, vì chỉ cần một hoặc một số giấy tờ được để lộn xộn, không đúng vị trí, là nó có thể ảnh hưởng tới toàn bộ bố cục nơi cất giữ hồ sơ, tài liệu của bạn.

S3: Seiso (Shine – Sạch sẽ)

S3 là giữ vệ sinh nơi làm việc và nơi lưu trữ tài liệu. Một không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp và sạch sẽ sẽ góp phần làm tăng hiệu quả làm việc.

S4: Seikestu (Standardize – Săn sóc)

S4 là phải thường xuyên kiểm tra, rà soát và thống kê định kỳ các tệp tài liệu. S4 giúp đảm bảo duy trì được các tiêu chuẩn về sự sạch sẽ và ngăn nắp. Trong quá trình kiểm tra, rà soát, nếu phát hiện những giấy tờ bị phân loại chưa hợp lý, hay các hồ sơ chưa đúng tiêu chuẩn, thì cần phải xử lý và sắp xếp lại ngay.

S5: Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng)

S5 là mức độ cao nhất và khó thực hiện nhất trong mô hình 5S, đó là chính là tạo thói quen cho tất cả mọi nhân viên khi quản lý tài liệu đều tuân thủ theo quy tắc và luôn sẵn sàng cung cấp tài liệu nhanh chóng mỗi khi cấp trên yêu cầu.

Misa Amis xin gửi tặng bạn link tải miễn phí Các biểu mẫu thực hiện 5S Tại Đây

Mô hình 5S là phương pháp quản lý xuất phát từ Nhật Bản
Mô hình 5S là phương pháp quản lý xuất phát từ Nhật Bản

Thực trạng về quản lý hồ sơ tài liệu trong các doanh nghiệp

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều có nhiều lỗ hổng trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu, làm rò rỉ thông tin, thất lạc các tài liệu quan trọng, gây tổn thất nặng nề cho công ty. Nếu như các doanh nghiệp start-up với quy mô mô nhỏ thường chưa có một quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu bài bản, vẫn còn thực hiện một cách rời rạc, thì các doanh nghiệp lớn lại gặp vấn đề với một khối lượng hồ sơ khổng lồ, khó khăn trong việc sắp xếp và tìm kiếm.

Tuy nhiên, tựu chung lại, Misa Amis xin liệt kê những “nỗi đau” chung nhất, phổ biến nhất trong công tác quản lý hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

  • Tài liệu để lộn xộn: Không có tủ chứa riêng, không phân loại hồ sơ, giấy tờ, hóa đơn, hợp đồng, tài liệu chung…dẫn đến khó tìm kiếm khi cần.
  • Không có người quản lý tài liệu rõ ràng: thiếu người đảm nhận nhiệm vụ sắp xếp, quản lý tài liệu, vì thế bất cứ ai cũng có thể tìm kiếm và sử dụng tài liệu của công ty hoặc khi cần thì lại không biết nên gặp ai để tìm kiếm.
  • Văn phòng làm việc bề bộn, không biết cách để sắp xếp cho khoa học, hay chỉ để đối phó với cấp trên.
  • Mất nhiều thời gian trong việc quản lý hồ sơ
Thuc-trang-quan-ly-ho-so-tai-lieu-trong-doanh-nghiep
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý hồ sơ tài liệu một cách lộn xộn, thiếu khoa học

Lợi ích của việc áp dụng mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu

Có thể nói, mô hình 5S chính là lời giải phù hợp nhất cho bài toán về quản lý thông tin, giấy tờ trong doanh nghiệp. Các lợi ích của việc áp dụng mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu đó là:

  • Mang lại một môi trường làm việc ngăn nắp, có tổ chức, thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý của công ty, doanh nghiệp.
  • Hồ sơ tài liệu được quản lý một cách chặt chẽ, tăng tính bảo mật cho những thông tin liên quan đến công ty như hợp đồng đầu tư, hồ sơ nhân viên hay những thông tin quan trọng khác.
  • Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc cho nhân viên trong công ty.
  • Hình thành nên văn hóa công ty với những con người có kỷ luật, có tính tập thể và có tinh thần luôn học hỏi điều mới.
Thuc-trang-quan-ly-ho-so-tai-lieu-trong-doanh-nghiep
Mô hình 5S trong quản lý hồ sơ hiệu giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian

Với việc thực hiện và dụng thành công mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu sẽ giúp cho công ty có một môi trường làm việc chuyên nghiệp từ đó dễ dàng thu hút nhân sự có kỹ năng và chuyên môn tốt về cho công ty.

Triển khai mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu như thế nào cho hiệu quả?

Ứng dụng phần mềm Thông tin nhân sự để quản lý hồ sơ

Một trong những tiêu chí quan trọng để triển khai mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả, đó là doanh nghiệp cần có một hệ thống lưu trữ thông tin nhân sự khoa học, bài bản.

Hiện nay, Misa Amis đã phát triển thành công phần mềm Amis Thông tin nhân sự, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các dữ liệu nhân sự trên cùng một nền tảng duy nhất. Với khả năng liên kết và tích hợp dữ liệu tốt, Amis Thông tin nhân sự giúp tự động cập nhật các dữ liệu, hồ sơ nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian cho công tác quản lý thông tin.

Với Amis Thông tin nhân sự, việc tìm kiếm, sắp xếp và cập nhật hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục giấy tờ, các quá trình quản lý, phân bổ nhân sự.

Tìm hiểu các tính năng chi tiết của Amis Thông tin nhân sự

Khám phá tính năng aiMarketing

Vai trò của các bộ phận trong quản lý hồ sơ tài liệu

Để áp dụng mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu một cách hiệu quả và khoa học thì cần sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và thái độ thực hiện của nhân viên công ty. Mỗi bộ phận sẽ có sẽ có một nhiệm vụ khác nhau.

  • Ban quản lý: Cần đưa ra một chu trình khép kín, tạo điều kiện và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện. Đồng thời, ủng hộ và có những khích lệ đối với những nhân viên áp dụng tốt kỹ năng 5s trong quản lý hồ sơ tài liệu.
  • Quá trình đào tạo cần nghiêm túc và thực tế: Cần có những quy định xử phạt và khen thưởng rõ ràng để nhân viên có mục tiêu phấn đấu. Đồng thời, việc đào tạo cần gắn liền với thực tế hiện tại của công ty để có thể xử lý kịp thời những vấn đề về quản lý tài liệu đang tồn tại.
  • Nhân viên tự nguyện tham gia và có tinh thần học hỏi: Thái độ của nhân viên là điểm mấu chốt quyết định việc áp dụng mô hình 5S có thành công hay không. Do đó, tinh thần làm việc của nhân viên rất quan trọng. Sau khi mô hình 5S được áp dụng thì cần duy trì nó với những tiêu chuẩn cao hơn để có thể đạt được những kết quả tốt hơn, đưa công ty vào quy củ từ đó giúp hoạt động bền vững hơn.

Dưới đây, Misa Amis xin gửi tặng bạn đọc tài liệu về Các biểu mẫu thực hiện 5S trong doanh nghiệp:


 1,558 

Chia sẻ bài viết hữu ích này