Kaizen là gì? Những lợi ích phương pháp Kaizen mang lại

Người Nhật nổi tiếng với Kaizen – phương pháp cải tiến liên tục, được coi như triết lý kinh doanh làm nên thành công của nhiều công ty Nhật. Vậy bản chất Kaizen là gì? Điều gì đã khiến Kaizen được áp dụng rộng rãi tới vậy và đâu là cách áp dụng Kaizen hiệu quả? Cùng MISA AMIS HRM phân tích các nguyên tắc cốt lõi của triết lý này cũng như những bài học đắt giá đúc kết được từ quá trình Kaizen trong bài viết dưới đây.

TẢI NGAY MIỄN PHÍ – MINDMAP BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z

1. Kaizen là gì? 

Kaizen là một thuật ngữ trong tiếng Nhật, được cấu thành bởi chữ  改 (CẢI) và chữ 善 (TIẾN). Kaizen dịch ra là “cải tiến liên tục” hoặc “thay đổi để tốt hơn”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “CONTINUOUS improvement”. Đây vừa là triết lý vừa là một công cụ quản trị doanh nghiệp nói chung cũng như quản trị nhân sự nói riêng.

Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp liên tục có những cải tiến trong quy trình làm việc để tối ưu hiệu suất, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình. Việc triển khai triết lý này cần được áp dụng cho toàn thể doanh nghiệp từ cấp quản lý cho tới nhân viên.

Toyota là một minh chứng thành công trong việc áp dụng triết lý Kaizen. Vào năm 2007, Toyota sở hữu 9 nhà máy ở Bắc Mỹ và mở thêm một nhà máy mới ở Mississippi, thuê nhân công Mỹ với giá ngang bằng, thậm chí cao hơn hãng khác.

75% ô tô Toyota lắp ráp ở Bắc Mỹ với các bộ phận, nguyên liệu địa phương. Chỉ có 25% xe nhập khẩu từ Nhật và nơi khác. Trong khi các hãng xe khác của Mỹ phải chuyển sang sản xuất ở Trung Quốc, Ấn Độ. Thế nhưng Toyota vẫn lãi hơn 14 tỷ USD vào năm 2006, cạnh tranh mạnh mẽ với các thương hiệu của Mỹ.

Điều làm nên sự khác biệt ở đây là Kaizen. Phương pháp này giúp Toyota cắt giảm lãng phí trong quá trình sản xuất, bao gồm hàng tồn kho, thời gian sản xuất và thời gian chờ đợi. Các nhà máy tối ưu hiệu suất bằng cách sắp xếp không gian làm việc khoa học, hạn chế dư thừa lãng phí. Hệ thống quản lý và tận dụng xe chuyên chở nội bộ giúp Toyota tiết kiệm hàng ngàn USD cho việc mua xe chở hàng.

Áp dụng Kaizen phát huy hiệu quả rõ nét, giúp Toyota nâng cao hiệu quả lao động và giảm giá thành sản phẩm.

Sau đó, phương pháp này được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp lớn của Nhật Bản khác như Suzuki, Canon, Honda… Đến nay Kaizen đã trở thành một mô hình phổ biến trên toàn cầu, được áp dụng tại nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam. Kaizen được nhắc đến như một triết lý kinh doanh bắt đầu từ những cải tiến nhỏ, tăng dần liên tục và mang lại hiệu quả ấn tượng sau một thời gian dài.

2. Lợi ích của phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp

Khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích vô hình và hữu hình. 

2.1 Lợi ích hữu hình

• Tích lũy những cải tiến nhỏ liên tục trong thời gian dài để tạo nên những thành quả to lớn, giúp doanh nghiệp tăng trưởng. 
• Nâng cao năng suất lao động, giảm lãng phí trong quá trình sản xuất và vận hành doanh nghiệp. Cụ thể hơn, doanh nghiệp sẽ giảm thời gian chờ đợi trong quy trình, giảm thời gian vận chuyển, giảm số lượng hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, nâng cao kỹ năng cho người lao động. 

2.2 Lợi ích vô hình

• Khuyến khích người lao động đưa ra những ý tưởng cải tiến công việc.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể đoàn kết, tăng tính gắn kết trong nội bộ.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp hướng đến sự cải tiến liên tục, thói quen tiết kiệm trong từng công việc nhỏ và đề cao tính hiệu quả.

3. Các đặc điểm cơ bản của phương pháp Kaizen

• Là quy trình cải tiến có tính liên tục. 
• Giảm thiểu tối đa sự lãng phí, từ đó tập trung vào việc nâng cao năng suất cũng như thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
• Được triển khai dựa trên sự cam kết mạnh mẽ từ phía lãnh đạo cùng sự hưởng ứng nhiệt tình từ phía nhân viên.
• Nhấn mạnh, trọng tâm vào các hoạt động đội nhóm.  
• Công cụ triển khai hữu hiệu là thu thập và phân tích dữ liệu.

4. Kaizen 5S là gì?

Kaizen 5S còn được gọi là sản xuất tinh gọn. Đây là một phương pháp  hướng đến sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, khoa học và loại bỏ lãng phí trong sản xuất. Mỗi chữ S là viết tắt của một từ tiếng Nhật thể hiện tinh thần của triết lý này. Kaizen 5S bao gồm:

• Seri (Sàng lọc)
• Seiton (Sắp xếp)
• Seiso (Sạch sẽ)
• Seiketsu (Săn sóc)
• Shitsuke (Sẵn sàng)

Một số thuật ngữ thường gặp khi triển khai Kaizen:

• KSS (Kaizen Suggestion System): là hệ thống kiến nghị với mục đích nhấn mạnh vào những lợi ích trong việc xây dựng tinh thần và khích lệ sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính hoặc phi tài chính. Chương trình này thường áp dụng trong các doanh nghiệp có tổ chức hệ thống kiểu Mỹ.
• QCC (Quality Control Circles): mang nghĩa “nhóm chất lượng”, chỉ một nhóm nhỏ tình nguyện tham gia các hoạt động kiểm soát chất lượng, tự phát triển và giáo dục lẫn nhau về Kaizen nơi làm việc.
• JIT (Just In Time): nghĩa là “đúng thời hạn”, đại diện cho kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất thuộc một phần trong hệ thống sản xuất áp dụng tại Toyota. Hệ thống được thiết kế và hoàn thiện bởi Taiichi Ohno với mục tiêu chính là hạn chế lãng phí khi sản xuất.

5. Top 10 nguyên tắc cốt lõi khi áp dụng Kaizen trong quản trị nhân sự

Nguyên tắc 1: Tập trung vào lợi ích của khách hàng

Dựa trên nguyên tắc thị trường, các sản phẩm hay dịch vụ cần phải đáp ứng chính xác nhu cầu người tiêu dùng. Do vậy, Kaizen cần hướng tới mục tiêu quản trị và cải thiện chất lượng sản phẩm, không ngừng gia tăng ích lợi và loại bỏ các hoạt động không có mục đích phục vụ khách hàng cuối cùng.

Nguyên tắc 2: Liên tục cải tiến không ngừng

Thời đại càng phát triển thì khách hàng càng gia tăng nhu cầu cũng như yêu cầu dành cho các mặt hàng/dịch vụ, từ mẫu mã, chi phí cho tới tiêu chuẩn kỹ thuật. Bởi vậy, khái niệm hoàn thành (một sản phẩm, gói dịch vụ nào đó) không có nghĩa là công việc hoàn tất.

Để cạnh tranh được, các sản phẩm này cần cải tiến liên tục. Các sản phẩm cải tiến dựa trên mẫu có sẵn trước đó chắc hẳn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian cũng như chi phí hơn nhiều so với tạo ra sản phẩm mới. 

Nguyên tắc 3: Tạo văn hóa không đổ lỗi

Theo nguyên tắc này, các cá nhân có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao. Nếu xảy ra sai phạm trong quá trình tác nghiệm thì cần được quy trách nhiệm đúng người, đúng tội. Mỗi cá nhân cần phát huy năng lực một cách tối đa để cùng nhau sửa chữa, hoàn thiện vì mục tiêu chung của tập thể, hạn chế mọi tình huống đổ lỗi do những nguyên nhân không chính đáng. 

Nguyên tắc 4: Thúc đẩy văn hóa cởi mở trong nội bộ doanh nghiệp

Trong văn hóa Kaizen, nhân viên cần cần có sự can đảm, dám nhìn thẳng và chỉ ra thiếu sót, điểm yếu từ đồng nghiệp cũng như cấp trên. Đổi lại, nếu bản thân mình có thiếu sót, họ cũng cần chủ động tìm kiếm sự giúp đỡ từ những đồng nghiệp này. Doanh nghiệp cần tạo mạng lưới thông tin nội bộ để thuận tiện trong quá trình chia sẻ, trao đổi và cập nhật tin tức. 

Nguyên tắc 5: Khuyến khích teamwork

Doanh nghiệp nên cơ cấu nhân sự theo định hướng đội nhóm. Trong đó, nhóm trưởng cần có năng lực quản lý, lãnh đạo còn thành viên cần phối hợp và nỗ lực trau dồi bản thân. Teamwork không chỉ gắn kết các thành viên, mà nó còn giúp mọi người học hỏi được những điểm mạnh của đồng nghiệp, từ đó cùng nâng cao hiệu quả công việc.

Nguyên tắc 6: Kết hợp nhiều bộ phận trong cùng dự án

Về cơ bản, khi triển khai các dự án, mục tiêu, doanh nghiệp cần chắt lọc nhân sự nội bộ. Trong trường hợp cần thiết có thể sử dụng phương pháp thuê ngoài để đáp ứng yêu cầu công việc, nâng cao chất lượng nguồn lực. 

Nguyên tắc 7: Tích cực tạo lập và duy trì các mối quan hệ

Nếu đủ ngân sách, doanh nghiệp nên đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng liên quan tới giao tiếp cho cả nhân viên và quản lý. Đây cũng là cách để tạo dựng EVP doanh nghiệp, góp phần xây dựng niềm tin, lòng trung thành cũng như cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

Nguyên tắc 8: Rèn luyện và đề cao tính tự giác, ý thức kỷ luật

Nhật Bản vốn nổi tiếng với tinh thần kỷ luật cao và văn hóa Kaizen cũng vậy. Thay vì tuân thủ một cách máy móc, nhân sự cần có sự tự nguyện thích nghi các quy tắc chung, chấp nhận hy sinh quyền lợi của mình để đồng nhất với sứ mệnh của doanh nghiệp, đặt lợi ích công việc lên hàng đầu và thường xuyên tự đánh giá để kiềm chế điểm yếu cá nhân.

Nguyên tắc 9: Luôn cập nhật thông tin tới nhân viên

Nguyên tắc này yêu cầu doanh nghiệp thường xuyên chia sẻ thông tin tới nhân viên một cách đầy đủ và minh bạch. Nhân viên sẽ khó đạt được hiệu quả tối đa nếu không thấu hiểu tình hình doanh nghiệp và yêu cầu công việc. 

Nguyên tắc 10: Thúc đẩy hiệu quả và năng suất làm việc

Để thúc đẩy năng suất, khuyến khích động lực làm việc cho nhân viên, doanh nghiệp nên kết hợp biện pháp đa dạng. Các cách thức này đào tạo nội bộ, công nhận và khen thưởng thành tích kịp thời, trao quyền chủ động cho nhân viên…

Dùng ngay miễn phí

6. Quy trình 7 bước áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp 

Về cơ bản trình tự các bước triển khai Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA (Plan – Do – Check – Act) cụ thể như sau: 

Bước 1: Phân tích tình hình hiện tại và định vị mục tiêu Kaizen

Dựa trên nền tảng là những thay đổi nhỏ được cải tiến liên tục, Kaizen không cần kinh phí lớn, nhưng cần sự cam kết nỗ lực dài hạn từ phía người lãnh đạo và nhân viên. Trước hết, hãy chuẩn bị tinh thần cho toàn bộ tổ chức. Doanh nghiệp cần sáng suốt đánh giá tình trạng hiện tại, xác định rõ mục tiêu mà tổ chức mong muốn. Từ đó biết được nguồn lực có đáp ứng được không, định hướng là gì. 

Kaizen nên được triển khai thí điểm ở một bộ phận nhỏ trước khi mở rộng ra toàn doanh nghiệp. Việc này giúp tổ chức tránh được những sai lầm không đáng có.

Bước 2: Xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề

Sau khi đánh giá tình hình, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân của từng vấn đề. Cụ thể hơn: điều gì khiến quy trình sản xuất bị kéo dài, vì sao có tình trạng hàng tồn kho quá nhiều? Để trả lời những câu hỏi này một cách khách quan, doanh nghiệp phải thu thập các số liệu thực tế, tham khảo ý kiến từ nhiều nguồn khác nhau, trong một khoảng thời gian đủ dài. 

Bước 3: Xác định các giải pháp khả thi

Chỉ cần xác định được nguyên nhân cốt lõi, doanh nghiệp sẽ đưa ra được giải pháp để xử lý. Hãy khuyến khích tất cả nhân viên trong công ty đưa ra giải pháp hoặc ý tưởng, thay vì chỉ tập trung ở vài thành viên cốt cán. Từ đó doanh nghiệp lựa chọn ra một số giải pháp có tính khả thi nhất để lên kế hoạch triển khai. Các giải pháp này phải đáp ứng được các tiêu chí đánh giá có thể đo lường được.

Bước 4: Triển khai các giải pháp

Tại bước này doanh nghiệp sẽ triển khai Kaizen theo đúng kế hoạch đã thiết lập. Việc thực hiện Kazen phải có sự giám sát chặt chẽ từ cấp quản lý hoặc cán bộ phụ trách. Để Kaizen thực sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng chương trình thí điểm tại một số đội nhóm, thử nghiệm hiệu quả rồi mới áp dụng rộng rãi trên toàn tổ chức. 

Bước 5: Đo lường và đánh giá kết quả thực hiện

Trong suốt quá trình thực hiện Kaizen, các số liệu, kết quả cần được thu thập, đánh giá kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần so sánh kết quả trước và sau khi thực hiện Kaizen để nhìn ra hiệu quả. Hầu hết doanh nghiệp áp dụng Kaizen đều chuyển biến tích cực. 

Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp 

Quá trình Kaizen có thể không hoàn hảo, luôn có những nhược điểm cần khắc phục. Doanh nghiệp cần rút kinh nghiệm qua nhiều lần thực hiện, nhanh chóng cải thiện để tối ưu các bước trong Kaizen.

Bước 7: Lặp lại quy trình Kaizen đã tối ưu

Sau khi hoàn thành một quy trình Kaizen, doanh nghiệp cần quay lại từ bước 1. Mục đích của việc lặp lại là tiếp tục xác định các vấn đề tồn đọng và vấn đề mới phát sinh, tìm kiếm giải pháp tốt nhất. Đây cũng chính là tinh thần Kaizen – liên tục cải tiến.

7. Kết luận

Với những thông tin trên, hy vọng doanh nghiệp đã hiểu rõ Kaizen là gì và cách áp dụng Kaizen trong tổ chức hiệu quả. Kaizen phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất nói riêng và mọi loại hình kinh doanh khác. Với tinh thần không ngừng cải tiến, Kaizen không chỉ là một công cụ, mà là chìa khóa cho sự đổi mới và thành công bền vững.