Gợi ý 4 phương pháp phỏng vấn hiệu quả thường gặp cho HR

Việc tuyển dụng đúng người cho vị trí đang trống của công ty không hề đơn giản. Mặc dù tuyển dụng nhân sự không hề khó nhưng để tìm được đúng người thì khá là khó. Chính vì thế, ngay từ khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần biết cách khai thác câu hỏi để hiểu rõ về mức độ phù hợp của ứng viên với công ty. Dưới đây là một số phương pháp phỏng vấn được sử dụng nhiều thời gian gần đây.

1. Phương pháp phỏng vấn là gì?

Phương pháp phỏng vấn là cách thức phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đưa ra để đánh giá năng lực, khả năng của ứng viên. Cách thức đó có thể là đặt câu hỏi hoặc là một tình huống. 

Dù đó có là cách thức nào, thì mục đích của phương pháp này là thu thập thông tin như điểm mạnh, điểm yếu,… của ứng viên, nhằm để doanh nghiệp tìm ra người phù hợp nhất.

2. Gợi ý 4 phương pháp phỏng vấn phổ biến

Hiện nay, các doanh nghiệp có khá nhiều các phương pháp để phỏng vấn. Một số các phương pháp dễ hiểu, dễ nhớ nhất thì sẽ được giới thiệu sau đây. Mỗi loại sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau và tùy và mục đích sử dụng phương pháp đó sẽ rất hữu ích.

2.1 Theo nội dung phỏng vấn ứng viên

2.1.1. Phỏng vấn ứng viên qua hành vi – Behavioral interview

Đối với phương pháp này nhà tuyển dụng sẽ đặt câu hỏi cho ứng viên để kiểm tra năng lực của ứng viên. Các câu hỏi sẽ tuân theo kỹ thuật đặt câu hỏi STAR (Situation – Task – Action – Result). 

Bản chất của con người rất khó để thay đổi, nên nhiều nhà tuyển dụng tin rằng những hành động, sự việc và cách phản ứng của ứng viên sẽ lặp lại trong tương lai. Nhiều người cho rằng tìm hiểu về quá khứ của ứng viên chính là sự dự đoán về tương lai của ứng viên đó.

• Ưu điểm: Phương pháp này khá phổ biến, dễ áp dụng, nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu được nhiều điều về ứng viên như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng sáng tạo, . . .
• Nhược điểm: Đây là hình thức thu thập thông tin sơ cấp, ứng viên có xu hướng thổi phồng về bản thân nhằm được đánh giá cao.

Phương pháp này vì đơn giản và tính xác thực chưa cao, nên nhà tuyển dụng chỉ áp dụng với việc phỏng vấn những vị trí công việc bình thường. Một số vị trí công việc có thể dùng phương pháp này để phỏng vấn như: lao động phổ thông, nhân viên tập sự, nhân viên mới ra trường,…

2.1.2. Phỏng vấn ứng viên qua tình huống – Case interview

Khác với hình thức phỏng vấn hành vi, phòng vấn tình huống là phương pháp không cho ứng viên có sự chuẩn bị trước. Ứng viên phải dựa vào năng lực của mình để xử lý tình huống sao cho tốt nhất. Nhà tuyển dụng có thể dựa vào cách thức bạn xử lý để chấm điểm. Các nhà tuyển dụng sẽ thấy được khả năng hiểu vấn đề, thấy được tư tưởng và cách xử lý.

• Ưu điểm: Cách xây dựng tình huống này sẽ được xây dựng trên các tiền đề trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ và khả năng giải quyết những vấn đề thực xảy ra tại công ty.
• Nhược điểm: Chỉ đánh giá được kỹ năng mà ứng viên có và chưa đánh giá được toàn diện ứng viên để xét ứng viên có phù hợp hay không như thái độ ứng viên. Doanh nghiệp cần áp dụng thêm những phương pháp khác.

Phương pháp phỏng vấn này đưa ứng viên vào tình huống được thiết lập để ứng viên xử lý đánh giá kiến thức, kỹ năng cũng như kinh nghiệm của ứng viên. Vì vậy nó phù hợp với tuyển dụng những vị trí cụ thể và có tính đặc thù như: nhân viên kế toán, nhân viên tuyển dụng, . . .

2.1.3. Phỏng vấn ứng viên gây áp lực – Stress interview

Phương pháp gây áp lực là dựa vào việc nhà tuyển dụng liên tục tạo sức ép lên ứng viên. Điều đó nhằm để ứng viên bộc lộ bản chất của ứng viên có là người biết kiềm chế, biết đối phó với áp lực không. Nhà tuyển dụng sẽ liên tục đặt câu hỏi một cách dồn dập, ngắt lời, hỏi vặn,…

Cách thức này sẽ khiến các ứng viên lộ bản chất thật của bản thân. Nhà tuyển dụng có thể phát hiện những sơ hở của ứng viên ngay trong buổi phỏng vấn. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng chắt lọc được những ứng viên chất lượng nhất.

• Ưu điểm: Giúp nhà tuyển dụng có thể tìm ra được ứng viên chất lượng, khiến ứng viên lộ rõ bản chất không thể thổi phồng bản thân. Nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt tâm lý của đối phương khi đứng trước áp lực.
• Nhược điểm: Phương pháp này đôi khi sẽ khiến ứng viên có cái nhìn không mấy thiện cảm với công ty. Hình tượng của công ty trên thị trường sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực.

Phương pháp này tạo áp lực cao phù hợp áp dụng với những vị trí thường xuyên làm việc dưới áp lực như quản lý, giám đốc,…

2.1.4. Phỏng vấn ứng viên bằng mẹo – Puzzle interview

Phương pháp phỏng vấn bằng mẹo sẽ đặt ứng viên vào những tình huống mà không có lời giải. Điều đó có nghĩa là dù bạn chọn cách thức nào, thì nó cũng sẽ mất đi một khía cạnh của vấn đề. Cách thức này buộc ứng viên phải tìm ra một cách giải quyết sáng tạo chưa từng có và giúp nhà tuyển dụng đánh giá được tài trí, khả năng sáng tạo của ứng viên. Phương pháp này ngày càng phổ biến và trở thành trào lưu trên thế giới của ngành nhân sự.

• Ưu điểm: Có thể thử tài trí của ứng viên, tìm ra được những ứng viên xuất sắc cho vị trí ứng tuyển.
• Nhược điểm: Vì tình huống thuộc tình huống khó, nên rất ít ứng viên có thể trả lời được. Các thức này chỉ phù hợp sử dụng khi đã lọc được một nhóm ứng viên tiềm năng bằng những phương pháp khác.

Phỏng vấn bằng mẹo phù hợp tuyển dụng một số vị trí đặc thù, yêu cầu khả năng nhạy bén và tính sáng tạo cao. Những nhân viên làm việc tại vị trí cần tuyển phải sáng tạo luôn đổi mới, ví dụ như Marketing, truyền thông.

>>> Tìm hiểu thêm: Top 12 phần mềm quản lý nhân sự online tốt nhất

2.2 Phỏng vấn ứng viên theo hình thức phỏng vấn

2.2.1. Phỏng vấn ứng viên trực tiếp – Face to face interview

Đây là hình thức phỏng vấn truyền thống và có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Nhà tuyển dụng sẽ hẹn ứng viên một cuộc gặp mặt trực tiếp. Địa điểm đó có thể là tại văn phòng công ty hoặc có thể một địa điểm khác. Khi gặp mặt trực tiếp với ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ có một cái nhìn trực quan hơn đối với ứng viên về tính cách và khả năng giao tiếp.

Nhà tuyển dụng khi phỏng vấn có thể đánh giá bao quát ứng viên thông qua ngôn ngữ ở thể (body-language), ánh mắt, thái độ. Ứng viên có thể thổi phồng bản thân hoặc cũng có thể nói dối, nhưng ngôn ngữ cơ thể thì không thể nói dối.

• Ưu điểm: Cách thức này giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quát khi phỏng vấn ứng viên thông qua ngôn ngữ cơ thể và biểu đạt cảm xúc của ứng viên.
• Nhược điểm: Việc phỏng vấn trực tiếp sẽ không tạo thuận lợi cho ứng viên tham gia phỏng vấn khi phải di chuyển. Đôi khi họ sẽ xảy ra sự cố ngoài ý muốn.

Phương pháp phỏng vấn này phù hợp với những yêu cầu của công ty khi tuyển dụng với vị trí quan trọng và doanh nghiệp xác định cần tuyển dụng với thời gian gắn bó lâu dài thì phỏng vấn trực tiếp là phù hợp.

2.2.2. Phỏng vấn ứng viên qua điện thoại – Phone interview

Phỏng vấn qua điện thoại là phương pháp phỏng vấn nhanh và tiện lợi nhất. Nhà tuyển dụng chỉ cần gọi điện thoại từ văn phòng và thực hiện phỏng vấn với ứng viên ngay lập tức, ứng viên không cần tới công ty.

• Ưu điểm: phỏng vấn qua điện thoại rất tiện lợi và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức của cả nhà tuyển dụng và ứng viên.
• Nhược điểm: Nhà tuyển dụng khi phỏng vấn qua điện thoại rất dễ bị đánh lừa khi ứng viên có thể sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc có người trợ giúp. Ngoài ra, vì phỏng vấn quan điện thoại nên nhà tuyển dụng không thể quan sát ngôn ngữ cơ thể của ứng viên.

Phỏng vấn qua điện thoại phù hợp với những vị trí tuyển dụng và làm việc từ xa như: tuyển dụng cộng tác viên hoặc freelancer. Mối quan hệ của doanh nghiệp với ứng viên là cộng tác vì vậy tính gắn bó không bền chắc.

2.2.3. Phỏng vấn ứng viên qua internet – Online interview

Với hình thức này, nhà tuyển dụng sẽ sử dụng một phần mềm có thể kết nối với ứng viên. Công nghệ ngày nay vô cùng tiên tiến, nên nó sẽ có rất nhiều ứng dụng và phần mềm giúp cho người phỏng vấn và ứng viên tiện hơn.

• Ưu điểm: Phỏng vấn online giúp tiết kiệm thời gian và cách thức vận hành hiện đại.
• Nhược điểm: Độ hiệu quả và chính xác chưa cao bằng phỏng vấn trực tiếp.

Phỏng vấn qua internet vốn giống và phù hợp với những đối tượng của phương pháp phỏng vấn qua điện thoại, việc sử dụng qua nền tảng internet vì đây là dựa vào công nghệ giúp cuộc phỏng vấn diễn ra mang tính chuyên nghiệp hơn và nhà tuyển dụng có thể thấy được ứng viên của mình.

Phần mềm AMIS Tuyển dụng cung cấp tính năng phỏng vấn online, phỏng vấn từ xa giúp doanh nghiệp dễ dàng phỏng vấn chuyên nghiệp hơn. Kết quả thi tuyển cũng được cập nhật nhanh chóng vào phần mềm để nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi.

2.3 Phương pháp phỏng vấn theo số lượng ứng viên

2.3.1. Phỏng vấn theo nhóm – Group interview

Hình thức phỏng vấn này, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành phỏng vấn cả nhóm cùng một lúc. Điều đó để giải quyết một vấn đề được đưa ra trong một khoảng thời gian cho phép. Lúc đó, nhà tuyển dụng sẽ quan sát các ứng viên và đánh giá từng người có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không.

Trong quá trình này các ứng viên sẽ được thể hiện khả năng của bản thân như khả năng nắm bắt vấn đề, hiểu vấn đề, khả năng phân tích, khả năng thuyết phục người khác, . . .

• Ưu điểm: có thể thấy được khả năng làm việc nhóm của các ứng viên, phân loại những người có khả năng lãnh đạo và giao tiếp giỏi.
• Nhược điểm: Bên cạnh những người có khả năng dẫn dắt và thuyết phục, đôi khi những người giỏi lại không có khả năng trình bày. Đây cũng là điểm bất cập ở phương pháp phỏng vấn này.

Phỏng vấn nhóm phù hợp với việc đánh giá khả năng làm việc nhóm của ứng viên. Qua đó doanh nghiệp tìm ra những ứng viên có yếu tố là người dẫn dắt, thuyết phục người khác. Phương pháp này phù hợp với tìm kiếm vị trí lãnh đạo đội nhóm.

2.3.2. Phỏng vấn cá nhân – Personnal interview

Hình thức phỏng vấn cá nhân được áp dụng khá nhiều. Nhà tuyển dụng sẽ phỏng vấn 1-1 với từng ứng viên trao đổi trực tiếp giúp ứng viên giảm áp lực khi phải đối mặt với nhiều người.

• Ưu điểm: Phỏng vấn cá nhân giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ cá nhân hơn, từ đó có những đánh giá sâu đối với từng cá nhân. Doanh nghiệp rất có thể tìm ra được một nhân tố tiềm ẩn của ứng viên.
• Nhược điểm: với phương pháp này thì không có sự cạnh tranh giữa các ứng viên, nên doanh nghiệp khó có thể so sánh được các ứng viên với nhau.

Phỏng vấn cá nhân phù hợp để nhà tuyển dụng có thể có cá nhìn đa chiều từ ứng viên, hiểu sâu về ứng viên. Từ đó doanh nghiệp nhìn nhận ra những đặc điểm cá nhân của ứng viên, đánh giá xem ứng viên có phù hợp với vị trí đang tuyển dụng không. Phương pháp này phù hợp với những vị trí cần có chuyên môn cao như kế toán, kỹ thuật viên,…

2.4 Phương pháp phỏng vấn ứng viên theo cấu trúc phỏng vấn

2.4.1. Phỏng vấn theo mẫu

Nhà tuyển dụng sẽ chuẩn bị một danh sách câu hỏi để cho ứng viên trả lời. Bảng hỏi trong trường hợp này chính là công cụ để nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên. Bảng hỏi sẽ chú trọng đánh giá đến kiến thức, kỹ năng và thái độ mà công ty đang cần.

Qua trả lời câu hỏi, năng lực của ứng viên sẽ được chuẩn hóa để đánh giá và so sánh với những ứng viên khác.

• Ưu điểm: Vì được chuẩn hóa nên dễ dàng so sánh với các ứng viên với nhau.
• Nhược điểm: Vì đánh giá theo mẫu nên thiếu sự linh hoạt, cả người phỏng vấn và ứng viên đều không thoải mái đối với các thức phỏng vấn này.

Phỏng vấn theo mẫu do đã có bảng câu hỏi đã được chuẩn hóa, các câu trả lời của ứng viên sẽ đánh giá năng lực của ứng viên. Việc đánh giá như phương pháp này phù hợp với những vị trí yêu cầu liên quan nhiều đến kỹ năng cứng như kỹ sư, lập trình viên,…

2.4.2 Phỏng vấn tự do

Nhà tuyển dụng sẽ chuẩn bị những câu hỏi trước khi phỏng vấn. Khác với hình thức phỏng vấn theo mẫu, các câu hỏi này sẽ đa dạng và không được chuẩn hóa. Nhà tuyển dụng dựa vào từng câu trả lời của ứng viên để lựa chọn câu hỏi tiếp theo.

• Ưu điểm: Giúp nhà tuyển dụng dễ dàng hiểu được tính cách của ứng viên.
• Nhược điểm: Vì là những câu hỏi khác nhau nên đôi khi sẽ xảy ra những sự bất công đối với nhiều ứng viên vì có câu hỏi dễ khó.

Phương pháp phỏng vấn tự do giúp ứng viên cảm thấy thoải mái từ đó phát huy hết khả năng của mình. Các câu hỏi mà ứng viên nhận được sẽ tùy vào câu hỏi trước của ứng viên. Phương pháp này phù hợp tuyển dụng những vị trí cần kỹ năng mềm cao như bán hàng, nhân viên tư vấn,. . . 

3. Một số lưu ý để cuộc phỏng vấn giữa 2 bên thành công

Để có được một buổi phỏng vấn thành công, nhà tuyển dụng cần lưu ý một số điều như sau:

• Trước khi tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của mình bao gồm: vị trí cần tuyển, những yêu cầu mà vị trí tuyển cần,…
• Cần xây dựng trước những câu hỏi dựa trên những yêu cầu từ vị trí cần tuyển. Từ những câu hỏi chuẩn bị trước có mục đích như vậy sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu kỹ về ứng viên của mình, xem họ có thực sự phù hợp với vị trí cần tuyển không.
• Trước khi hẹn phỏng vấn với ứng viên, nhà tuyển dụng cần lọc ra CV của những ứng viên không phù hợp. Từ đó có thể giảm số lượng ứng viên cần phỏng vấn không cần thiết.
• Cần xác định rõ thời gian và địa điểm tiến hành cuộc phỏng vấn để nhà tuyển dụng và ứng viên có thể chuẩn bị và tham gia đúng thời gian, đúng địa điểm. Ứng viên và nhà tuyển dụng tránh đợi chờ, sai địa điểm phỏng vấn.
• Một số công việc khác tùy vào nhu cầu mỗi doanh nghiệp cần. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù khác nhau về yêu cầu phỏng vấn. Nên chú ý, xem xét và báo trước tới ứng viên để ứng viên có thể chuẩn bị.

4. Nâng cao hiệu quả phỏng vấn với phần mềm AMIS Tuyển dụng của MISA

Tuyển dụng ứng viên theo cách truyền thống có thể gây ra nhiều trải nghiệm không tốt với ứng viên, khiến họ có ấn tượng xấu về công ty. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi số trong tuyển dụng bằng cách dùng phần mềm công nghệ. Trong số nhiều giải pháp, AMIS Tuyển dụng là phần mềm được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng bởi nó có nhiều tính năng hiện đại, giúp quá trình tuyển dụng, phỏng vấn chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

Phần mềm AMIS Tuyển dụng nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể MISA AMIS HRM. Bộ sản phẩm còn có các tính năng khác gồm AMIS Chấm công, AMIS Tiền lương, AMIS Thông tin nhân sự,….

Phần mềm giúp quá trình phỏng vấn, tuyển dụng trở nên đơn giản hơn, hiệu quả hơn với các tính năng như:

• Tự động đăng tin tuyển dụng lên các kênh Vietnamworks, Vieclam24h, Facebook hay Linkedin,…
• Hồ sơ, CV ứng viên sẽ tự động chuyển về phần mềm, trên một ứng dụng duy nhất nên dễ tổng hợp.
• Tính năng scan CV giúp HR tiết kiệm thời gian, không tốn công nhập liệu các trường thông tin.
• Tổ chức thi tuyển và phỏng vấn online chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm ứng viên.
• Tự động gửi email kết quả phỏng vấn, tránh để ứng viên phải chờ đợi lâu.
• Dễ dàng đánh giá được vị trí nào mang đến hiệu quả cao, xác định được chi phí cho việc tuyển dụng nhân sự.

Đừng bỏ qua: TOP website đăng tin tuyển dụng uy tín nhất cho doanh nghiệp

Những ưu điểm của phần mềm AMIS Tuyển dụng

Phần mềm có nhiều tính năng tích hợp, hỗ trợ nhân viên HR thực hiện nhiều tác vụ khác nhau mà không tốn thời gian, công sức.

• Phần mềm liên kết với các tính năng khác như: Thông tin nhân sự, chấm công, tính lương…. trong bộ MISA AMIS HRM nên dễ dàng lưu trữ thông tin, hồ sơ nhân viên, quản trị nhân viên toàn diện.
• Sản phẩm là một giải pháp của MISA – Công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam với 28 năm kinh nghiệm và nhận rất nhiều giải thưởng danh giá.
• Phần mềm hỗ trợ làm thương hiệu tuyển dụng với website đăng tin miễn phí được gửi tặng khi Anh/Chị kích hoạt sử dụng sản phẩm.
• Rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng sản phẩm, trong đó có thể kể đến: Công ty Minh An Việt, Công ty thương mại Thái Linh,….

Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng, giảm chi phí nhân sự, phần mềm tuyển dụng là giải pháp không thể bỏ qua trong thời đại công nghệ như hiện nay. Anh/Chị có thể đăng ký dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm dưới đây hoặc liên hệ hotline 0904 885 833 
để được tư vấn cụ thể hơn.

Dùng ngay miễn phí

Kết luận

Chúng ta có thể thấy mỗi phương pháp phỏng vấn lại có những ưu nhược điểm nhất định. Một nhà tuyển dụng giỏi cần khéo léo, linh hoạt sử dụng hoặc có thể kết hợp các phương pháp tuyển dụng sao cho đạt hiệu quả tốt nhất. MISA AMIS hy vọng những thông tin trên đây đã giúp các nhà tuyển dụng có một buổi phỏng vấn thành công.