Nếu giao nhiệm vụ cho nhân sự một cách hợp lý, công việc của bạn sẽ đạt hiệu quả như mong đợi và ngược lại. Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ gợi ý cho bạn cách phân công công việc hiệu quả nhất và các biểu mẫu được sử dụng phổ biến.
1. Phân công công việc là gì?
Phân công công việc là kỹ năng phân tích, sắp xếp, giao nhiệm vụ, quyền hạn để thực hiện công việc cho các thành viên trong nhóm. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà một người quản lý cần thực hiện đối với nhân viên của mình. Người phân công phải đảm bảo được tính minh bạch, phù hợp để gia tăng sự gắn kết và để đạt được kết quả tốt nhất.
Cùng với việc phân chia thì nhà quản lý cần phải hỗ trợ và cung cấp nguồn lực, phương tiện cũng như tạo điều kiện tốt nhất cho người được phân công có thể thực hiên công việc. Việc nắm rõ được mong muốn về kết quả cũng sẽ giúp các nhân viết nắm rõ được công việc mà bản thân mình đang làm.
2. Lợi ích của việc phân công công việc
Trong doanh nghiệp việc hiểu rõ về vai trò của việc phân chia công việc sẽ giúp ích rất nhiều cho cả quản lý và nhân viên.
2.1 Đối với người giao việc
- Giảm được áp lực công việc cho bản thân
- Có thêm thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng khác
- Tạo được sức ảnh hưởng, sự tin tưởng tuyệt đối với nhân viên của mình
- Hoàn thành tốt mục tiêu công việc đề ra
- Nâng cao việc kế thừa nguồn nhân lực
- Thể hiện khả năng quản lý
- Xác định được điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự
2.2 Đối với người được phân việc
- Được làm đúng công việc yêu thích, tạo hứng thú làm việc
- Có cơ hội thể hiện bản thân và học hỏi thêm chuyên môn
- Nắm bắt được công việc và có kế hoạch hành động phù hợp để đạt được mục tiêu
- Nâng cao giá trị bản thân
- Có thêm động lực, tinh thần làm việc tốt hơn, tạo sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành tốt công việc được giao.
2. Ưu điểm của phân công công việc đối với tập thể
Khi phân chia công việc hợp lý ở trong nhóm hoặc tập thể sẽ mang lại rất nhiều lợi ích tác động tích cực đến công việc chung của cả nhóm cũng như các cá nhân khác. Dưới đây là một vài lợi ích cụ thể.
- Các thành viên trong nhóm có thể phát huy tối đa năng lực
Các thành viên khi phát huy tối đa năng lực của mình sẽ là cách hiệu quả nhất giúp nâng cao năng suất làm việc. Vì thế quản lý cần phân công nhiệm vụ rõ ràng dựa trên điểm mạnh và khả năng của mỗi người. Đồng thời phải luôn sẵn sàng, thiện trí để người được giao nhiệm vụ được cảm thấy thoải mái và được tôn trọng từ đó mới tận tâm làm việc.
- Phát triển năng lực của các thành viên
Bên cạch lợi ích là các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả hơn, thì việc phân công công việc sẽ giúp các thành viên được nâng cao năng lực chuyên môn của mình hơn. Hiểu rõ thế mạnh của các thành viên và giao nhiệm vụ đúng người đúng việc vừa giúp tăng hiệu quả công việc vừa giúp nhân sự có thể khai phá tiềm năng của bản thân hiệu quả hơn.
- Tiết kiệm chi phí
Khi giao nhiệm vụ phù hợp với các thành viên trong nhóm, điều này giúp tập thể, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được cho phí. Bởi khi nhiệm vụ phù hợp thì thời gian hoàn thành công việc sẽ nhanh và chất lượng hơn từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí thực hiện dự án, công việc cũng sẽ giảm đi nhiều.
- Đảm bảo tiến độ công việc đúng hạn
Nêu phân công công việc không hợp lý sẽ khiến tiến độ công việc bị đình trệ, giảm chất lượng công việc, tốn rất nhiều thời gian. Chính vì thể mà nhóm cần thảo luận, bàn bạc cùng nhau để đưa ra những nhiệm vụ phù hợp đối với các thành viên để có thể hoàn thành công việc đúng hạn.
4. Khó khăn trong phân chia công việc cho nhân viên
Mặc dù phân công công việc mang lại những lợi ích rõ rệt nhưng nhiều nhà quản lý vẫn chưa phân việc thực sự hiệu quả, có thể kể đến những lý do chính dưới đây:
4.1 Lối suy nghĩ: “Phân công công việc là chuyển giao hẳn việc cho người khác”
Harvey Mackay, người sáng lập MackayMitchell Envelope Co., từng nói rằng: “Các nhà quản lý thường nhầm lẫn phân công công việc với chuyển giao công việc. Vì vậy, họ không làm điều đó, và họ sẽ lãng phí thời gian của bản thân cũng như thời gian và nguồn lực của công ty.”
Đây không phải là dấu hiệu của sự yếu kém, đây là cơ hội để người quản lý chứng minh năng lực và thể hiện khả năng lãnh đạo của mình. Lúc này, người quản lý có vai trò như người dẫn dắt, họ cần cho cấp dưới của mình biết nên thực hiện các công việc nào và cách thức thực hiện những công việc đó.
Phân công công việc không chỉ dừng lại ở giao việc, vì trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về người quản lý. Họ cần giám sát và đưa ra những tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc cụ thể dựa trên năng lực và nguyện vọng của mỗi cá nhân.
4.2 Người quản lý cho rằng họ có thể làm tốt hơn người khác
Người quản lý có thể lựa chọn không giao việc vì họ cho rằng nhân viên của mình không hoàn thành tốt công việc được giao bằng mình. Sự thiếu tin tưởng này dẫn đến việc người quản lý có suy nghĩ: “Cách đơn giản là tự mình làm mọi thứ”. Đây thực sự là quan niệm sai lầm, thời gian sẽ minh chứng khi họ dần có sự tăng tiến về khối lượng công việc và cấp bậc. Điều cần làm nhất là xây dựng lòng tin của người quản lý vào cấp dưới của mình và trao cho họ cơ hội để thể hiện năng lực làm việc.
4.3 Người quản lý lo lắng rằng phân chia việc gây lãng phí thời gian hơn là tự làm chúng
Một trở ngại khác khi quyết định phân công công việc là có thể mất nhiều thời gian hơn để hướng dẫn người khác cách thực hiện một nhiệm vụ hơn là chỉ tự mình làm.
Và mặc dù điều đó có thể đúng vào lần đầu tiên khi bạn bắt đầu kỹ năng phân việc, nhưng dần dần, thời gian bạn phải dành cho nhiệm vụ đó giảm đi khi nhân viên của bạn đã dần thành thạo công việc được giao, và bản thân bạn đã tiết kiệm được thì giờ khi không còn phải trực tiếp thực hiện những nhiệm vụ đó nữa. Với thời gian này, bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn, như lên định hướng chiến lược, đào tạo hoặc phát triển nhân sự – những việc mà các nhà lãnh đạo phải làm và không thể chuyển giao.
5. Nguyên tắc khi phân chia công việc
Một rào cản phổ biến khác đối với phân công công việc là các nhà quản lý không chắc chắn họ nên và không nên giao những nhiệm vụ nào. Trong khối lượng công việc của một người quản lý, đặc biệt là những người quản lý mới, họ khó phân biệt đâu là những nhiệm vụ nên tự làm và đâu là những nhiệm vụ nên ủy thác.
Nguyên tắc khi giao việc:
- Để phân chia công việc hiệu quả và phù hợp, người giao việc cần nắm rõ các nguyên tắc sau đây:
- Đảm bảo phân chia đúng việc cho đúng người, đúng năng lực và thời điểm.
- Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng.
- Luôn đề cao tính công bằng và hợp lý.
- Luôn giám sát tiến độ.
- Yêu cầu thành viên phản hồi và báo cáo công việc.
Nhà chiến lược kinh doanh và nghề nghiệp Jenny Blake khuyên: bạn nên tiến hành kiểm tra các nhiệm vụ của mình bằng cách sử dụng các quy tắc dưới đây để tìm ra nhiệm vụ nào của bạn nên được ủy quyền:
- Tiny (Việc nhỏ): Nhiệm vụ nhỏ là những việc nhỏ chỉ mất một khoảng thời gian ngắn để hoàn thành nhưng lại tăng lên nhanh chóng theo thời gian. Đây có thể là những việc mà cấp dưới hoàn toàn có thể làm thay bạn dễ dàng, ví dụ như: lên lịch họp, đặt chuyến bay cho các chuyến công tác, xóa email spam khỏi hộp thư đến…
- Tedious (Tẻ nhạt): Các nhiệm vụ nhàm chán là những công việc không cần nhiều chất xám, mang tính lặp, chẳng hạn như sao chép và dán thông tin khách hàng tiềm năng từ công cụ tự động hóa tiếp thị vào CRM. Các nhiệm vụ tẻ nhạt đòi hỏi ít kỹ năng và có thể dễ dàng được giao phó.
- Time-consuming (Tốn thời gian): Các công việc tốn nhiều thời gian rất phù hợp để chia nhỏ công việc thành nhiều nhiệm vụ con và giao cho người khác.
- Teachable (Có thể đào tạo được): Những nhiệm vụ mà không đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn để thực hiện sẽ rất phù hợp để giao cho nhân sự khác phụ trách.
- Terrible at (Không đủ chuyên môn): Ví dụ nếu bạn không có kỹ năng thiết kế đồ họa, và bạn phải mất gấp sáu lần thời gian để thiết kế banner cho các bài đăng trên blog mà sản phẩm vẫn không thực sự chuyên nghiệp. Vậy tốt hơn hết bạn nên giao nhiệm vụ đó cho một người có chuyên môn để thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Time-sensitive (Nhạy cảm về thời gian): Liệu có là tốt nếu bạn xử lý tất cả các nhiệm vụ thuộc một dự án cần ưu tiên chạy tiến độ? Nếu bạn thực sự không đủ thời gian để xoay sở nó một mình, hãy chia việc cho các thành viên khác trong nhóm cũng hỗ trợ.
Bạn cũng có thể tham khảo nguyên tắc giao việc khoa học và được áp dụng phổ biến trên thế giới theo ma trận Eisenhower: Ma trận Eisenhower – Quản trị thời gian hiệu quả để thành công
6. Các bước để phân công công việc cho nhân viên hiệu quả
Để phân chia công việc một cách hiệu quả thì dưới đây là các bước để doanh nghiệp có thể áp dụng để phân chia công việc cho nhân viên cả mình một cách tốt nhất.
Bước 1: Xác định mục tiêu rõ ràng
Xác định mục tiêu là điều dầu tiên mà quản lý cần xác định được để phân chia công việc hiệu quả. Bằng cách đó thì quản lý có thể giải thích cho nhân viên của mình hiểu rõ được công việc được giao và xác định được những công việc cần ưu tiên. Ngoài ra việc nắm rõ mục tiêu còn giúp đưa ra những tiêu chí để đo lường hiệu quả làm việc đối với từng thành viên trong quá trình làm việc.
Bước 2: Phân công dựa trên năng lực
Để đảm bảo sự công bằng và tránh sự tranh cãi không đang có của các thành viên, thì người giao việc cần nắm rõ được điểm mạnh và điểm yếu của từng người. Chính vì thế mà giao việc đúng người, giúp hiệu quả công việc đạt tốt nhất mà người thực hiện cũng thấy thoải mái và vui vẻ.
Đồng thời người quản lý cũng nên đưa ra những danh sách công việc với những yêu cầu cụ thể để các thành viên có thể lựa chọn thêm được những nhiệm vụ phù hợp. Điều này giúp nâng cao sự chủ động mà phát huy khả năng sáng tạo của nhân viên trong công việc. Cùng với đó quản lý cũng cần lên kế hoạch dự phòng.
Bước 3: Đưa ra Dealine hoàn thành công việc
Cần xác định được các mốc thời gian cần hoàn thành công việc của mỗi cá nhân tương ứng với các đầu việc. Khi xác định được thời gian cần hoàn thiện thì quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và có cái nhìn bao quát hơn. Cùng với đó là nhân sự sẽ bố trí và phân bổ thời gian để hoàn thành công việc của mình.
>> Xem thêm: Chiến lược cân bằng công việc và cuộc sống để hạnh phúc và thành công
Bước 4: Hướng dẫn và cung cấp thông tin cần thiết
Khi giao việc hãy chủ động hướng dẫn và đưa cho người thực hiện nhuwngc thông tin cần thiết. Ngoài việc truyền tải mục tiêu và đưa ra những kỳ vọng thì người quản lý cần đồng hành, theo dõi để kịp thời nhắc nhở hoặc giúp đỡ xử lý những khó khăn vướng mắc đang gặp phải. Nhờ vậy mà nhân viên sẽ không phải rơi vào tình trạng thiếu thông tin khi làm việc.
Bước 5: Chia sẻ công việc
Ôm đồm quá nhiều việc sẽ mang đến kết quả không như mình mong muốn. Việc chia sẽ sẽ giúp quản lý sẽ giảm tải được khối lượng công việc và cũng là cơ hội để nhân viên có thể thể hiện được năng lực làm việc của mình. Cùng với đó là trong quá trình làm việc quản lý khôn nên can thiệp sâu vào công việc cua rnhana viên, điều này chỉ khiến nhân viên cảm thấy không được tin tưởng. Hãy để nhân viên thoải mái thể hiện năng lực làm việc và thể hiện những kỹ năng mềm của mình. Nếu còn thiếu sót thì đây sẽ là bài học để họ rút kinh nghiệm.
Bước 6: Trao quyền cho nhân viên
Để tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên hoàn thành công việc, quản lý cần trao quyền và cung cấp nguồn lực cũng như những công cụ cần thiết để hỗ trợ.
Bước 7: Duy trì mối liên kết giữa các thành viên
Mỗi người được giao nhiệm vụ có thể là khác nhau. Nhưng môi trường làm việc nhóm thì các công việc và thành viên cần kết nối với nhau. Vì vậy, quản lý cần duy trì sự tương tác để giúp đỡ tinh thần giúp đỡ nhau giữa các thành viên khi thực hiện nhiệm vụ.
Bước 8: Linh hoạt điều phối
Trong quá trình thực hiện công việc, người quản lý cần xem xét và đưa ra đánh giá rõ ràng để linh hoạt điều phối nhân lực khi xuất hiện những rủi ro không mong muốn ảnh hưởng đến tiến độ làm việc.
Bước 9: Đo lường đánh giá và điều chỉnh
Dừa vào tiến độ cũng như kết quả hoàn thành công việc, quản lý sẽ đánh giá điểm mạnh, yếu của từng nhân viên từ đó đưa ra những quyết định điều chỉnh phù hợp.
Bước 10: Ghi nhận kết quả
Hãy ghi nhận kết quả và khích lệ tinh thần cống hiến của nhân viên khi đã hoàn thành tốt công việc của mình. Nhờ đó mà họ cảm thấy được trân trọng và tự tin hơn vào năng lực của mình cho những nhiệm vụ tiếp theo.
Nếu bạn không chắc chắn nên giao nhiệm vụ cho ai, bước đầu, hãy công khai đưa ra danh sách các đầu việc và cho phép nhân viên của bạn chủ động đề xuất nhận nhiệm vụ phù hợp với năng lực và điểm mạnh. Điều này không những giúp nâng cao tính chủ động, sáng tạo của nhân viên mà còn giúp bạn xây dựng hình ảnh một người “sếp” tâm lý, biết lắng nghe cấp dưới của mình.
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ
Mẫu danh sách làm việc nhóm[/caption]
7.2 Mẫu phân chia công việc biểu đồ Gantt
7.3 Mẫu nhiệm vụ dự án
8. Phân công công việc hiệu quả nhờ MISA AMIS Công Việc
Xác định, phân loại được đúng công việc nào người quản lý nên chủ động hoàn thành, công việc nào nên giao phó, là thành công bước đầu. Nhưng sau đó, bạn thực hiện phân công cho nhân viên như thế nào? Qua đâu? Kiểm soát nó ra sao? Liệu bạn có đang giao việc đa kênh như Skype, Zalo, Gmail, … rồi khi tìm lại gặp khó khăn để xác định việc đó đã giao qua đâu, nhân viên của bạn cũng sẽ gặp tình trạng tương tự vì có quá nhiều nhóm và công cụ trao đổi. Hệ quả là cả bạn và nhân viên dễ dàng bị trôi việc, trễ deadline và mất nhiều giờ để tìm kiếm thông tin thất lạc, vô hình chung hiệu quả và năng suất công việc bị ảnh hưởng đáng kể.
Một phần mềm quản lý công việc sẽ khắc phục được hoàn toàn vấn đề trên cho nhà quản lý cùng các cộng sự. AMIS Công Việc là một trong những nền tảng phổ biến nhất tại Việt Nam bởi những tính năng phân công giao việc vô cùng thông minh và tối ưu cho người dùng:
- Giao – nhận việc tập trung, nhất quán trên một nền tảng, tiện lợi khi tra cứu và tìm kiếm các thông tin, đầu việc đã giao
- Công việc được sắp xếp theo mô hình Eisenhower giúp dễ dàng xác định những nhiệm vụ phù hợp để giao phó
- Người được giao việc nhận thông báo tức thời trên mọi thiết bị (PC, laptop, mobile, tablet) khi có một nhiệm vụ mới được giao đi.
- Tự động tạo lập báo cáo trực quan về khối lượng công việc đã phân chia trên từng nhân viên cùng các báo cáo về tiến độ, hiệu suất giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá và tái phân bổ công việc nếu cần.
- AMIS Công việc cho phép người dùng thêm và đồng bộ nhiệm vụ từ AMIS Bán hàng (phần mềm quản lý nhân viên sale) từ đó giúp trưởng phòng kinh doanh dễ dàng quản lý được tiến độ thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh.
Nhờ có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ, hơn 170.000 doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm AMIS Công Việc đã tối ưu hóa quy trình phân công, giao việc và cải thiện đáng kể năng suất công việc.
9. Tạm kết
Hy vọng qua bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn tìm ra cách thức cũng như kỹ năng phân công công việc hợp lý, hiệu quả nhất. Hãy thử áp dụng ngay hôm nay để quá trình quản lý của bạn mang lại kết quả như mong đợi. MISA AMIS chúc bạn thành công!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
