Mẫu lập dự toán mua sắm hàng hóa giúp doanh nghiệp xác định trước nhu cầu mua, số lượng, đơn giá, ngân sách dự kiến và căn cứ phê duyệt trước khi triển khai mua sắm. Đây là cơ sở quan trọng để kiểm soát chi phí, hạn chế mua vượt ngân sách và đảm bảo hoạt động mua hàng minh bạch hơn.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ chia sẻ mẫu dự toán mua sắm hàng hóa chuẩn 2026, kèm hướng dẫn cách lập chi tiết để doanh nghiệp dễ áp dụng trong thực tế.
| [Tải miễn phí] MẪU LẬP DỰ TOÁN MUA SẮM HÀNG HOÁ CHUẨN 2026 |
1. Dự toán mua sắm hàng hóa là gì?
Dự toán mua sắm hàng hóa là bảng kế hoạch dự kiến về số lượng, chủng loại và chi phí cần thiết để mua sắm hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định, thường được lập trước khi doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức tiến hành mua sắm thực tế.
Nói cách khác, đây là bản “ước tính trước” về những gì cần mua, mua bao nhiêu, giá khoảng bao nhiêu, và tổng ngân sách cần chi, nhằm đảm bảo việc mua sắm có kế hoạch, tiết kiệm và đúng nhu cầu.
Theo khoản 7 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 định nghĩa chính xác và đầy đủ dự toán mua sắm hàng hoá như sau:
Dự toán mua sắm là dự kiến nguồn kinh phí để mua sắm trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền phê duyệt đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức, cá nhân khác; dự kiến nguồn kinh phí để mua sắm trong phạm vi nguồn tài chính hợp pháp của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập.
2. Hướng dẫn lập mẫu dự toán mua sắm hàng hóa chuẩn
Để mẫu dự toán mua sắm hàng hóa có tính khả thi và đủ căn cứ phê duyệt, doanh nghiệp cần lập dự toán dựa trên nhu cầu thực tế, dữ liệu giá thị trường, năng lực nhà cung cấp và ngân sách được phân bổ. Dưới đây là quy trình lập dự toán gồm 5 bước cơ bản.
Bước 1: Xác định nhu cầu & phạm vi
Trước khi lập dự toán, doanh nghiệp cần làm rõ mua hàng hóa gì, phục vụ mục đích nào, số lượng bao nhiêu và thời điểm cần sử dụng. Doanh nghiệp nên xác định các thông tin chính:
- Bộ phận đề xuất mua sắm: Phòng ban, chi nhánh, dự án hoặc đơn vị sử dụng hàng hóa.
- Mục đích mua sắm: Phục vụ sản xuất, kinh doanh, văn phòng, dự án, bảo trì, thay thế hoặc dự trữ.
- Danh mục hàng hóa cần mua: Tên hàng, quy cách, chủng loại, thông số kỹ thuật, đơn vị tính.
- Số lượng dự kiến: Dựa trên kế hoạch sử dụng, tồn kho hiện tại và nhu cầu phát sinh.
- Thời gian cần hàng: Ngày dự kiến mua, nhận hàng hoặc đưa vào sử dụng.
- Phạm vi ngân sách: Dự toán cho một phòng ban, một dự án, một kỳ mua sắm hay toàn doanh nghiệp.
Ví dụ: Phòng Hành chính lập dự toán mua 20 máy tính xách tay cho nhân sự mới trong quý I. Khi đó, cần nêu rõ cấu hình tối thiểu, số lượng, phòng ban sử dụng, thời gian cần bàn giao và ngân sách dự kiến.
Bước 2: Khảo sát giá & nhà cung cấp
Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần khảo sát giá để có căn cứ lập dự toán phù hợp với thị trường. Việc khảo sát nên thực hiện từ nhiều nguồn để tránh dự toán quá thấp, gây khó triển khai hoặc quá cao, làm tăng ngân sách không cần thiết. Doanh nghiệp có thể khảo sát qua:
- Báo giá từ nhà cung cấp hiện tại
- Báo giá từ nhà cung cấp mới
- Giá niêm yết trên website, sàn thương mại điện tử hoặc catalogue
- Dữ liệu mua hàng các kỳ trước
- Thông tin từ hợp đồng, đơn hàng đã phát sinh
Khi khảo sát nhà cung cấp, không nên chỉ so sánh theo giá thấp nhất. Doanh nghiệp cần đánh giá thêm chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành, chính sách thanh toán, chi phí vận chuyển và uy tín nhà cung cấp.
Thông thường, với các khoản mua sắm có giá trị lớn, doanh nghiệp nên thu thập tối thiểu 2 đến 3 báo giá để có cơ sở so sánh và thẩm định.
Bước 3: Lập bảng dự toán
Ở bước này, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ thông tin đã xác định vào bảng dự toán mua sắm hàng hóa. Một bảng dự toán cơ bản nên có các cột sau:
- STT
- Tên hàng hóa
- Quy cách/thông số kỹ thuật
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá dự kiến
- Thành tiền
- Nhà cung cấp tham khảo
- Thời gian cần mua
- Ghi chú/căn cứ báo giá
Công thức tính phổ biến: Thành tiền = Số lượng x Đơn giá dự kiến
Nếu có thuế, chi phí vận chuyển, lắp đặt hoặc chi phí phát sinh khác, doanh nghiệp nên tách riêng để dễ kiểm soát. Ví dụ:
| Hàng hóa | Số lượng | Đơn giá dự kiến | Thành tiền | Ghi chú |
| Máy tính xách tay | 20 | 15.000.000 | 300.000.000 | Theo báo giá NCC A |
| Chuột không dây | 20 | 250.000 | 5.000.000 | Mua kèm thiết bị |
| Balo laptop | 20 | 300.000 | 6.000.000 | Trang bị cho nhân sự mới |
Bước 4: Thẩm định & phê duyệt ngân sách
Sau khi lập bảng dự toán, hồ sơ cần được chuyển đến các bộ phận có liên quan để kiểm tra trước khi phê duyệt. Các nội dung cần thẩm định gồm:
- Tính hợp lý của nhu cầu: Hàng hóa có thực sự cần thiết không, số lượng có phù hợp không.
- Tính chính xác của đơn giá: Giá dự toán có phù hợp với báo giá và mặt bằng thị trường không.
- Tính đầy đủ của hồ sơ: Có báo giá, đề xuất mua sắm, bảng so sánh nhà cung cấp hoặc tài liệu liên quan không.
- Khả năng đáp ứng ngân sách: Khoản mua có nằm trong ngân sách được phân bổ không.
- Tuân thủ quy trình phê duyệt: Đúng người duyệt, đúng cấp duyệt và đúng hạn mức mua sắm.
Tùy quy mô doanh nghiệp, quy trình phê duyệt có thể đi qua trưởng bộ phận, phòng mua hàng, kế toán, tài chính và ban giám đốc. Với khoản mua nhỏ, quy trình có thể rút gọn. Với khoản mua lớn, doanh nghiệp nên có thêm bước so sánh báo giá và thẩm định nhà cung cấp.
Bước 5: Triển khai & kiểm soát thực hiện
Khi dự toán được phê duyệt, doanh nghiệp bắt đầu triển khai mua sắm theo đúng danh mục, số lượng, đơn giá và ngân sách đã được duyệt. Doanh nghiệp cần kiểm soát các nội dung sau:
- Tiến độ mua hàng: Đơn hàng đã đặt chưa, khi nào giao, có chậm so với kế hoạch không.
- Giá trị thực tế so với dự toán: Có vượt ngân sách không, nguyên nhân chênh lệch là gì.
- Chất lượng và số lượng hàng nhận: Có đúng quy cách, đúng số lượng, đúng cam kết với nhà cung cấp không.
- Chứng từ mua sắm: Hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
- Báo cáo sau mua sắm: Tổng chi phí thực tế, mức chênh lệch so với dự toán, nhà cung cấp đã chọn và các vấn đề phát sinh.
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nên lưu trữ toàn bộ hồ sơ dự toán và kết quả thực hiện để phục vụ đối chiếu ngân sách, kiểm toán nội bộ, đánh giá nhà cung cấp và lập dự toán cho các kỳ sau.
[Tải ngay] Mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel cho doanh nghiệp 2026
3. Tải mẫu lập dự toán mua sắm hàng hóa miễn phí
Để giúp doanh nghiệp lập dự toán nhanh hơn, MISA AMIS đã tổng hợp mẫu lập dự toán mua sắm hàng hóa với các trường thông tin cần thiết như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền…
Doanh nghiệp có thể tải mẫu miễn phí dưới đây và tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế của từng phòng ban, dự án hoặc kỳ mua sắm.
4. Một số lưu ý khi lập dự toán mua sắm hàng hóa
Dự toán chỉ thật sự hữu ích khi được lập chính xác và bám sát nhu cầu thực tế. Khi thực hiện, doanh nghiệp nên chú ý:
- Ước lượng sát nhu cầu thực tế: Dựa trên dữ liệu tiêu thụ các kỳ trước, điều chỉnh theo kế hoạch tăng trưởng để tránh thừa hoặc thiếu hàng.
- Luôn có ít nhất 3 báo giá hợp lệ: Giúp so sánh giá và chất lượng khách quan, tránh phụ thuộc một nhà cung cấp.
- Tính đầy đủ chi phí (TCO): Bao gồm giá mua, vận chuyển, lắp đặt, bảo trì, phụ phí phát sinh.
- Dự phòng biến động giá: Thêm 5-10% ngân sách dự phòng cho các mặt hàng có khả năng biến động mạnh.
- Chuẩn hóa thông số kỹ thuật: Đảm bảo các báo giá so sánh trên cùng tiêu chuẩn, tránh chênh lệch cấu hình gây sai lệch dự toán.
- Theo dõi và điều chỉnh liên tục: Cập nhật chênh lệch thực tế vs dự toán để tối ưu cho các kỳ sau.
Bạn có thể tham khảo checklist nhanh trước khi gửi duyệt dự toán mua sắm hàng hóa:
- Có ít nhất 3 báo giá hợp lệ cho từng hạng mục trọng yếu.
- Thông số kỹ thuật đồng nhất giữa các báo giá so sánh.
- Bảng dự toán có TCO & Dự phòng rõ ràng.
- Ghi rõ thuế suất/điều kiện giao hàng/thanh toán.
- Có 3 kịch bản ngân sách (Min-Base-Max).
- Hồ sơ đầy đủ: dự toán + báo giá + mô tả kỹ thuật + tổng hợp khảo giá.
5. Lập và kiểm soát dự toán mua sắm hiệu quả với AMIS Mua hàng
Sau khi lập dự toán mua sắm hàng hóa, doanh nghiệp cần theo dõi tiếp quá trình từ đề xuất nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, phê duyệt đến mua hàng thực tế. Nếu quản lý bằng Excel, email hoặc giấy tờ, dữ liệu dễ bị phân tán, khó cập nhật và khó kiểm soát.
AMIS Mua hàng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình mua sắm trên một nền tảng tập trung, từ đó lập dự toán chính xác hơn, phê duyệt minh bạch hơn và kiểm soát ngân sách mua hàng chặt chẽ hơn.
Cụ thể, AMIS Mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp:
- Tổng hợp nhu cầu mua sắm tập trung: Các phòng ban có thể lập yêu cầu mua hàng trực tiếp trên phần mềm. Bộ phận mua hàng dễ dàng tổng hợp nhu cầu theo mặt hàng, số lượng, thời điểm cần mua, bộ phận đề xuất, làm cơ sở lập dự toán sát với thực tế hơn.
- Lập dự toán dựa trên dữ liệu đầy đủ: Thay vì nhập liệu thủ công, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung thông tin yêu cầu mua, báo giá, nhà cung cấp và lịch sử mua hàng. Nhờ đó, việc xác định đơn giá dự kiến, tổng ngân sách và phương án mua sắm trở nên nhanh chóng, chính xác hơn.
- So sánh báo giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: AMIS Mua hàng hỗ trợ tổng hợp báo giá từ nhiều nhà cung cấp, đánh giá theo dữ liệu thực tế và gợi ý phương án lựa chọn phù hợp.
- Kiểm soát quy trình phê duyệt ngân sách: Doanh nghiệp có thể thiết lập luồng phê duyệt theo từng cấp, từng hạn mức hoặc từng loại hàng hóa. Nhờ đó, các khoản mua sắm được kiểm tra đúng thẩm quyền trước khi triển khai.
- Theo dõi tiến độ thực hiện dự toán: Nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái từng yêu cầu mua hàng, đơn mua, báo giá và thời gian giao. Từ đó, doanh nghiệp dễ kiểm soát kế hoạch mua sắm đang thực hiện đến đâu, có bị chậm tiến độ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến không.
- Liên thông dữ liệu với kế toán và các bộ phận liên quan: AMIS Mua hàng có thể kết nối với AMIS Kế toán, AMIS Bán hàng và các ứng dụng liên quan, giúp dữ liệu mua hàng, ngân sách, công nợ, thanh toán được đồng bộ hơn, giảm nhập liệu trùng lặp và hạn chế sai lệch số liệu.
Hơn 350.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Tập đoàn Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
6. Kết luận
Mẫu lập dự toán mua sắm hàng hóa là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động xác định nhu cầu, ngân sách, nhà cung cấp trước khi mua sắm. Để quản lý hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên kết hợp mẫu dự toán với công cụ số phù hợp. Điều này giúp hoạt động mua sắm minh bạch, đúng ngân sách, đúng tiến độ và dễ kiểm soát trong dài hạn.
