Trong doanh nghiệp, khi có nhu cầu mua sắm vật tư, nguyên liệu mới, các bộ phận sẽ phải làm đề xuất mua hàng theo quy định. Ban lãnh đạo hay bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm phê duyệt, cung cấp hàng hóa phù hợp.
Vì vậy, trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết cách viết phiếu đề xuất và 7 bước cần có trong một quy trình đề xuất mua vật tư hoàn chỉnh.
I. Đề xuất mua hàng là gì?
Hiểu đơn giản, đề xuất mua hàng là hoạt động yêu cầu công ty bổ sung thêm thiết bị, nguyên liệu, công cụ hỗ trợ công việc.
Phiếu đề xuất mua hàng được lập trong trường hợp này là văn bản hành chính nêu rõ lý do, mục đích mua sắm và các thông tin như: tên vật phẩm, số lượng, mẫu mã…
II. Tại sao doanh nghiệp cần chuẩn hóa mẫu đơn và quy trình đề nghị mua hàng?
Việc đề xuất mua hàng hóa, vật tư phải thông qua mẫu phiếu yêu cầu minh bạch và một quy trình phê duyệt rõ ràng. Bất kỳ phòng ban, bộ phận nào muốn đổi mới thiết bị đều cần tuân thủ quy trình đề xuất mua sắm, gửi đơn lên các cấp lãnh đạo phê duyệt.
Điều này giúp ban lãnh đạo cùng các bộ phận chuyên trách nắm bắt được nhu cầu thực tế để cân đối với nguồn lực hiện có. Đồng thời, quy trình đề xuất mua hàng cũng cho phép doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, giảm thiểu tình trạng thất thoát ngân sách hay tư lợi cá nhân.
>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
III. Những lưu ý khi lập phiếu đề nghị mua hàng
1. Lưu ý về nội dung
Để soạn mẫu đề xuất mua hàng chính xác, người lập phiếu cần cung cấp đầy đủ những nội dung quan trọng sau:
- Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của công ty/doanh nghiệp.
- Thời gian lập phiếu (ngày/tháng/năm)
- Họ, tên người lập phiếu hoặc tên bộ phận/phòng ban đang đề xuất mua hàng.
- Lý do/Mục đích đề xuất.
- Tên, số lượng và đơn vị tính của hàng hóa (kg, ống, cuộn…)
- Dự toán đơn giá của hàng hóa trên mỗi đơn vị.
- Chữ ký của lập phiếu.
- Chữ ký của bộ phận/giám đốc có quyền hạn quyết định, phê duyệt yêu cầu.
Đối với phần nội dung, người lập phiếu nên lưu ý đề cập mục đích mua hàng ngay tại tên phiếu. Ví dụ, một số đơn đề nghị mua vật tư phổ biến là: Đơn đề nghị mua thêm máy máy tính để bàn cho phòng Marketing, Phiếu đề xuất mua máy in cho phòng Nhân sự….
2. Lưu ý về hình thức thể hiện
Phiếu đề xuất mua hàng là văn hành hành chính, bởi vậy các doanh nghiệp cũng cần chú trọng đảm bảo hình thức chỉn chu.
Thông tin nên được trình bày dưới dạng bảng tính logic, dễ hiểu khi có nhiều danh mục hàng hóa để bộ phận mua hàng dễ dàng kiểm toán. Ngoài ra, đơn đề xuất luôn phải có đủ quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị, thời gian, mục đích mua sắm.
IV. Tổng hợp các mẫu đề xuất mua hàng chuẩn nhất hiện nay
Từ những lưu ý trên, MISA AMIS đã tổng hợp 3 mẫu phiếu đề xuất mua hàng tiêu chuẩn dưới đây. Các doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay hoặc điều chỉnh một số nội dung dựa trên đặc thù hoạt động của mình.
V. Quy trình đề xuất mua vật tư, nguyên liệu cho doanh nghiệp
Xây dựng quy trình đề xuất mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro thất thoát, kiểm soát chặt chẽ chất lượng hàng hóa.
1. Gửi yêu cầu mua hàng
Cá nhân hoặc phòng ban phát sinh nhu cầu mua thêm, đổi mới vật tư, thiết bị tiến hành soạn phiếu đề xuất mua hàng. Phiếu được trình lên cấp quản lý cao hơn hoặc bộ phận phụ trách để chờ quyết định phê duyệt.
2. Xem xét phê duyệt yêu cầu mua hàng
Phiếu đề xuất mua vật tư được xem xét dưới hai trường hợp:
- Phê duyệt thành công: Ban lãnh đạo đồng ý yêu cầu, bộ phận mua tiếp nhận đơn và bắt đầu tìm kiếm hàng hóa theo đúng đề xuất.
- Từ chối phê duyệt: Ban lãnh đạo không đồng ý yêu cầu, phiếu đề xuất sẽ được trả về cho cá nhân hoặc bộ phận lập phiếu kèm theo lý do từ chối. Cá nhân, bộ phận đó có thể chỉnh sửa những sai sót để tiếp tục gửi đơn lần hai.
Trên thực tế, bước ký duyệt thường tốn nhiều thời gian của nhân sự vì phải chờ đợi, di chuyển nhiều lần. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đơn giản hóa thủ tục, nâng cao năng suất làm việc với phần mềm tự động hóa quy trình.
MISA AMIS Quy trình là một trong những ứng dụng thiết lập, kết nối quy trình liên phòng ban toàn diện nhất. Người dùng chỉ cần chọn mẫu quy trình, đính kèm phiếu đề xuất để gửi yêu cầu lên cấp trên hay chuyển sang bộ phận khác.
Tất cả các thao tác ký duyệt được tối ưu nhờ MISA AMIS Quy trình kết nối với MISA AMIS WeSign – giải pháp ký tài liệu số từ xa. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện những quy trình liên kết như đề xuất mua hàng, đề xuất thanh toán một cách nhanh chóng ở bất kỳ đâu, loại bỏ lãng phí thời gian, chi phí.
3. Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp
Mỗi loại hàng hóa đều có nhiều nhà cung cấp khác nhau. Bộ phận mua hàng cần căn cứ vào những tiêu chí nhất định để chọn ra danh sách 3 đến 5 đơn vị phù hợp:
- Chất lượng vật phẩm đạt tiêu chuẩn.
- Nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và thành tựu trong lĩnh vực.
- Giá cả sản phẩm cạnh tranh so với thị trường.
- Nhà cung cấp và doanh nghiệp đạt được sự đồng thuận về phương thức thanh toán: thanh toán sau khi nhận hàng, thanh toán trước 50%,…
4. Lựa chọn và phê duyệt nhà cung cấp
Sau khi chọn ra một số đơn vị, phòng mua hàng gửi lại danh sách cho ban lãnh đạo xét duyệt. Trong đó, ban lãnh đạo tiến hành cân nhắc, quyết định nhà cung cấp dựa trên cơ sở:
- So sánh báo giá với điều kiện mua hàng của các bên cung cấp.
- So sánh báo giá của nhà cung cấp cũ với các nhà cung cấp mới hiện có.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp
5. Lập hợp đồng mua hàng và ký duyệt hợp đồng
Doanh nghiệp chỉ chuyển đến bước này nếu đã thống nhất được đơn vị cung cấp tốt nhất. Nhân viên mua hàng lập hợp đồng bao gồm thông tin báo giá, điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng.
Theo đó, nhà cung cấp phải tiến hành bàn giao đúng loại hàng hóa và đủ số lượng ghi trong hợp đồng. Phòng mua hàng cũng có trách nhiệm kiểm tra, giám sát chất lượng đơn hàng trước khi nhập kho.
6. Doanh nghiệp nhận hàng, nhập kho
Bộ phận mua hàng phối hợp cùng bộ phận kho kiểm định chất lượng hàng hóa nhập kho. Tiêu chuẩn kiểm tra căn cứ vào thông tin trên hợp đồng như số lượng, đơn vị. thông số kỹ thuật,…
Những sản phẩm không đạt chuẩn sẽ được thống kê chi tiết, chuyển ngược lại phòng mua hàng tiến hành đổi/trả hàng.
7. Kế toán hoàn tất thủ tục
Phòng mua hàng gửi toàn bộ chứng từ, hóa đơn, hợp đồng với nhà cung cấp tới bộ phận kế toán. Nếu thông tin chuẩn xác, kế toán viên sẽ lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp. Nếu không, kế toán sẽ phản hồi lại phòng mua hàng để bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin.
VI. Kết luận
Trên đây là những thông tin về khái niệm, vai trò, cách thức lập phiếu cùng quy trình đề xuất mua hàng mà doanh nghiệp cần biết. Hy vọng doanh nghiệp đã nắm được những lưu ý quan trọng và ứng dụng hiệu quả vào công việc.
Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất của MISA AMIS để không bỏ lỡ các kiến thức quản lý, vận hành bộ máy tinh gọn hữu ích nhất!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
