Trong quá trình làm việc, hầu hết doanh nghiệp đều phát sinh nhu cầu mua sắm thiết bị, nguyên liệu hay vật tư văn phòng. Lúc này, các các nhân cần sử dụng phiếu đề xuất thanh toán để gửi yêu cầu và nhận lại chi phí từ công ty.
Vậy phiếu đề xuất thanh toán là gì? Quy trình thanh toán được thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
| Tải ngay Template miễn phí: Bộ 35 mẫu quy trình quản lý doanh nghiệp năm 2023 |
I. Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Phiếu đề xuất thanh toán là biểu mẫu hành chính đề nghị công ty thanh toán những khoản tiền đến hạn hoặc những khoản đã chi nhưng chưa được tạm ứng.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường thấy 3 mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến nhất là:
- Giấy đề nghị thanh toán hay giấy đề nghị tạm ứng tiền căn cứ vào hợp đồng giữa doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân,
- Giấy đề nghị thanh toán mẫu C37-HD được ban hành kèm Thông tư 107. Mẫu này chủ yếu dùng trong kế toán của những đơn vị hành chính, sự nghiệp.
- Giấy đề nghị thanh toán mẫu 05-TT ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC. Mẫu 05-TT được dùng trong kế toán của các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa.
II. Các trường hợp doanh nghiệp cần sử dụng phiếu đề xuất thanh toán
Đề xuất thanh toán chỉ hợp lệ khi chi phí dùng vào mục đích chung, phục vụ hoạt động của tổ chức hay đội ngũ nhân viên. Đồng thời, công tác chi tiền phải có sự đồng ý, chỉ đạo từ cấp trên.
Nếu chưa có sự đồng ý hay khoản tiền không dùng đúng mục đích, đề nghị thanh toán của cá nhân sẽ bị coi như vô hiệu.
Như vậy, giấy đề nghị thanh toán có hiệu lực trong các trường hợp sau:
- Người lao động đã ứng trước tiền mua sắm để đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy nhưng chưa có tạm ứng, chưa được thanh toán.
- Người phụ trách gửi yêu cầu thanh toán cho những khoản đã chi có đính kèm chứng từ xác minh.
- Đề nghị thanh toán được dùng làm căn cứ, ghi sổ kế toán.
>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
III. Mẫu đề xuất thanh toán theo quy định mới nhất năm 2023
Mẫu giấy đề nghị thanh toán có nhiều phiên bản được quy định tại những văn bản pháp luật khác nhau. Tuy nhiên, đề xuất thanh toán đều có các nội dung quan trọng sau:
- Tên doanh nghiệp, tên bộ phận lập đơn đề nghị chi tiền.
- Họ, tên của cá nhân trực tiếp lập mẫu đề xuất.
- Tổng số tiền cần được thanh toán (ghi rõ bằng chữ và số).
- Mục đích sử dụng chi phí cần được thanh toán
- Danh sách chứng từ gốc, hóa đơn gốc hoặc bản sao chứng minh yêu cầu thanh toán hợp lệ.
- Phương thức nhận lại khoản chi: Tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu chọn chuyển khoản người làm đơn cần ghi rõ thông tin chủ sở hữu, số tài khoản.
TẢI NGAY 3 MẪU ĐỀ XUẤT THANH TOÁN MỚI NHẤT 2023
IV. Quy trình thanh toán cơ bản trong doanh nghiệp
Theo Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy định về thanh toán theo nguyên tắc kế toán là:
- Kế toán phải ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, khoản chi, xuất, nhập tiền/ngoại tệ để tính ra số quỹ và từng tài khoản ở ngân hàng giúp kiểm tra, đối chiếu chính xác.
- Những khoản tiền mà doanh nghiệp và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp sẽ được quản lý cũng như hạch tiền như tiền của doanh nghiệp.
- Kế toán muốn thu, thu phải có phiếu thu, phiếu chi và đầy đủ chữ ký từ người có thẩm quyền theo quy định.
Vì vậy, khi cần thanh toán hoặc tạm ứng, người lao động cần phối hợp với kế toán thực hiện những bước dưới đây:
1. Lập phiếu đề xuất thanh toán
Người lao động phát sinh nhu cầu thanh toán một khoản chi phí đã chi vì công việc chung sẽ chuẩn bị tài liệu đề nghị thanh toán gồm có:
- Phiếu đề nghị theo đúng quy định của pháp luật và công ty xác nhận lưu hành nội bộ.
- Tổng hợp chứng từ bản gốc, bản sao của hóa đơn, biên bản giao nhận hàng…
- Hợp đồng ký kết giữa các bên liên quan.
- Các chứng từ khác nếu có.
Người lao động trình toàn bộ hồ sơ đề nghị thanh toán lên cấp quản lý phê duyệt. Sau đó tiếp tục gửi sang bộ phận kế toán để chờ xác nhận.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp
2. Kế toán tiếp nhận và kiểm tra
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, thời gian cùng tính pháp lý của bộ hồ sơ đề nghị thanh toán. Trong trường hợp giấy tờ đáp ứng đầy đủ điều kiện kiểm duyệt sẽ được chuyển lên kế toán trưởng phê duyệt. Ngược lại, hồ sơ sẽ bị hoàn trả về cho người lập yêu cầu cùng lý do từ chối.
3. Duyệt đề xuất thanh toán
Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp mà kế toán trưởng có thể là người duyệt thanh toán hoặc giám đốc. Ở bước này, giám đốc cũng thực hiện phê duyệt hoặc từ chối đề nghị thanh toán, kèm theo lý do khi trả về các cấp bên dưới.
4. Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi
Kế toán lập phiếu cùng ủy nhiệm chi để gửi lên kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ nhận phiếu ủy nhiệm chi sẽ xuất tiền cho kế toán thanh toán.
5. Đối soát, lưu hồ sơ
Tiếp theo, dựa trên phiếu thu, chi được duyệt, bộ phận kế toán sẽ thực hiện ghi lưu trữ hồ sơ bao gồm:
- Phiếu thu, phiếu chi được lập 3 liên là thủ quỹ, người thanh toán, kế toán.
- Ủy nhiệm chi có chữ ký, đóng dấu.
- Chứng từ xác minh kế toán đã khớp dữ liệu với thủ quỹ và với phía ngân hàng.
- Toàn bộ hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc thanh toán.
Trước đây, các bước thanh toán thường thực hiện thủ công, cần cấp trên đến văn phòng ký duyệt. Điều này khiến cho người lao động tốn nhiều thời gian chờ đợi tiền hoàn ứng. Bộ phận kế toán cũng phải quản lý, lưu trữ nhiều tài liệu giấy tờ phức tạp.
Chính vì vậy, Công ty Cổ phần MISA đã phát triển phần mềm MISA AMIS Quy trình – giải pháp thiết lập, kết nối liên phòng ban toàn diện. Với MISA AMIS Quy trình, người dùng dễ dàng chạy các quy trình nội bộ như đề xuất thanh toán, tạm ứng, xuất kho… đến bộ phận kế toán.
Tất cả các bước thực hiện hay đầu mối phụ trách của từng giai đoạn đều được hiển thị trực tiếp trên màn hình. Khi cấp trên phê duyệt hay từ chối, phần mềm sẽ gửi thông báo tự động đến các bên liên quan. Nhờ đó, người dùng không cần mất thời gian di chuyển, chờ đợi thủ tục mà có thể hoàn tất quy trình ở bất kỳ đâu một cách nhanh chóng, tiện lợi.
V. Kết luận
Trên đây là những thông tin mà MISA AMIS muốn cung cấp cho các doanh nghiệp về mẫu đề xuất thanh toán. Hi vọng doanh nghiệp đã hiểu hơn về đề nghị thanh toán, từ đó quản lý các bước chi tiền nhanh chóng, dễ dàng hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
