Procurement – hoạt động mua sắm trong doanh nghiệp, thường đóng vai trò như “trái tim” đảm bảo mọi nguồn lực được cung cấp đầy đủ và đúng thời điểm. Hoạt động này không chỉ là mua hàng hóa mà trong nhiều trườn hợp là cả một chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.
Vậy Procuremant là gì? Thông qua bài viết này, MISA AMIS sẽ trình bày rõ về họa và quy trình mua sắm trong doanh nghiệp. Đặc biệt là quy trình mua sắm hàng hóa trên 50 triệu đồng đến dưới 100 triệu tại doanh nghiệp.
1. Procurement – Mua sắm trong doanh nghiệp là gì?
Procurement hay mua sắm trong doanh nghiệp không đơn thuần là việc trả tiền để lấy hàng hóa như trong đời sống cá nhân (Shopping/Purchasing), mà là một quy trình hệ thống.
Mua sắm trong doanh nghiệp là toàn bộ quá trình khảo sát, lựa chọn, thiết lập các điều khoản, chuẩn bị tài liệu và tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình từ một nguồn cung ứng bên ngoài, nhằm phục vụ cho hoạt động vận hành, sản xuất hoặc kinh doanh của tổ chức.
2. Các loại hình mua sắm trong doanh nghiệp
1. Mua sắm trực tiếp (Direct Procurement)
Doanh nghiệp “bắt tay” đàm phán thẳng với nhà cung cấp mà hoàn toàn không qua trung gian. Hình thức này phù hợp với các danh mục hàng hóa giá trị nhỏ, quy trình đơn giản, hoặc khi hai bên đã xây dựng được sợi dây tin cậy lâu năm.
2. Mua sắm cạnh tranh (Competitive Bidding)
Doanh nghiệp chủ động tạo ra một “sân chơi” sòng phẳng, mời nhiều nhà cung cấp cùng nộp hồ sơ chào giá để so sánh chéo. Phương pháp mua sắm này giúp doanh nghiệp đạt được mức giá và điều khoản thương mại tối ưu nhất.
3. Mua sắm qua đấu thầu (Tendering)
Quy trình lựa chọn nhà thầu nghiêm ngặt theo luật định hoặc quy chế quản trị nghiêm ngặt của tập đoàn.
Phương pháp này được chia làm hai nhánh: Đấu thầu rộng rãi (Public Tender – mở cửa cho toàn thị trường) và Đấu thầu hạn chế (Restricted Tender – chỉ mời các doanh nghiệp có hồ sơ năng lực chọn lọc).
4. Mua sắm qua hợp đồng dài hạn (Blanket/Long-term Contract)
Doanh nghiệp ký kết dài hạn với nhà cung cấp về mặt sản lượng kèm theo cơ chế giá cố định (hoặc biên độ giá thỏa thuận trước). Phương pháp này áp dụng cho các loại vật tư, dịch vụ có nhu cầu tiêu thụ liên tục và ổn định.
| [Tải ngay] Mẫu hợp đồng mua nguyên tắc mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp sản xuất chuẩn |
5. Mua sắm chiến lược (Strategic Sourcing)
Không dừng lại ở việc mặc cả giá, đây là tư duy quản trị chuỗi cung ứng ở cấp độ cao nhất. Doanh nghiệp chủ động chọn lọc, bắt tay với một vài nhà cung cấp cốt lõi để cùng nghiên cứu, phát triển và tối ưu hóa tổng chi phí sở hữu (TCO).
Phương pháp mua sắm này áp dụng với nguyên vật liệu mang tính “sống còn”, quyết định năng lực cạnh tranh hoặc chiếm tỷ trọng chi phí lớn nhất của doanh nghiệp.
6. Mua sắm điện tử (E-Procurement)
Đây là phương pháp mà doanh nghiệp chuyển đổi toàn bộ hành trình mua sắm từ thủ công (giấy tờ, email rời rạc) lên các nền tảng công nghệ và hệ thống quản trị chuyên dụng. Tất cả các bước từ gửi yêu cầu báo giá (RFQ), đấu thầu đến duyệt đơn hàng đều được xử lý realtime.
7. Mua sắm qua trung gian (Indirect/Third-party Procurement)
Doanh nghiệp ủy thác quyền tìm kiếm, thẩm định và đàm phán cho các đơn vị hoặc đại lý mua sắm chuyên nghiệp bên ngoài. Phương pháp này áp dụng khi doanh nghiệp bước vào một thị trường mới, các danh mục mua sắm quá chuyên sâu mà đội ngũ nội bộ chưa có kinh nghiệm.
>>Xem thêm: Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong doanh nghiệp, 8 bước chi tiết trong thực tế
3. So sánh các hình thức mua sắm phổ biến
| Tiêu chí | Đấu thầu | Mua sắm trực tiếp | Mua sắm qua hợp đồng dài hạn | Mua sắm qua trung gian | Mua sắm điện tử (E-procurement) |
| Tính minh bạch |
Cao, công khai thông tin và kết quả |
Thấp, ít công khai |
Trung bình, tùy thuộc vào hợp đồng gốc |
Tùy thuộc, phụ thuộc vào quy trình của bên trung gian |
Cao, có thể công khai và theo dõi quy trình realtime |
| Mức độ cạnh tranh |
Cao, nhiều nhà cung cấp cùng tham gia |
Thấp, chỉ một nhà cung cấp được lựa chọn |
Thấp, có thể mất tính cạnh tranh nếu liên tục gia hạn |
Trung bình, phụ thuộc vào số lượng nhà cung cấp |
Cao, nhiều nhà cung cấp có cơ hội tiếp cận và tham gia |
| Quy mô |
Lớn, phù hợp với các dự án phức tạp |
Nhỏ, phù hợp giao dịch đơn giản hoặc khẩn cấp |
Lớn, dành cho nhu cầu cung ứng liên tục, dài hạn |
Trung bình, tùy thuộc vào thị trường mục tiêu |
Trung bình đến Lớn, linh hoạt áp dụng cho nhiều loại hình mua sắm |
| Tính linh hoạt |
Thấp, quy trình cứng nhắc, tốn thời gian |
Cao, có thể ra quyết định và thực hiện nhanh chóng |
Trung bình, ít linh hoạt do các ràng buộc pháp lý của hợp đồng |
Cao, linh hoạt điều chỉnh theo nhu cầu thực tế |
Cao, quy trình xử lý nhanh chóng và hiệu quả |
| Chi phí & Thời gian |
Tốn kém & Mất thời gian |
Tiết kiệm |
Tối ưu theo thời gian |
Trung bình |
Tối ưu tối đa |
| Phù hợp cho |
• Các dự án lớn
• Yêu cầu tính minh bạch và cạnh tranh cao |
• Các giao dịch nhỏ, khẩn cấp
• Đối tác có mối quan hệ lâu dài |
• Nhu cầu vật tư liên tục
• Cần ổn định nguồn cung trong dài hạn |
• Khi doanh nghiệp cần kết nối với nhiều nhà cung cấp |
• Tổ chức cần quy trình nhanh
• Muốn tích hợp sâu với công nghệ |
| Mức độ giám sát & kiểm soát |
Cao, thường có sự giám sát rất chặt chẽ |
Thấp, ít yêu cầu giám sát phức tạp |
Trung bình, mức độ giám sát tùy thuộc vào các điều khoản hợp đồng |
Tùy thuộc, phụ thuộc hoàn toàn vào quy trình của trung gian |
Cao, có thể giám sát trực tuyến và lưu vết toàn bộ quy trình |
4. Các ngưỡng giá trị mua sắm trong doanh nghiệp (Cập nhật 2026)
Căn cứ theo khung pháp lý mới nhất gồm Luật Đấu thầu (hợp nhất số 22/2023, 57/2024, 90/2025) và Nghị định 214/2025/NĐ-CP, quy định về hình thức áp dụng theo từng hạn mức gói thầu cụ thể như sau:
Gói thầu siêu nhỏ (Đến 50 triệu đồng):
- Cơ chế: Miễn lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
- Thẩm quyền: Thủ trưởng đơn vị toàn quyền quyết định, tự chịu trách nhiệm bảo đảm hiệu quả kinh tế và lưu trữ đủ chứng từ theo quy định.
Gói thầu thuộc dự toán mua sắm (Đến 500 triệu đồng): Được phép áp dụng hình thức Chỉ định thầu.
Gói thầu tư vấn thuộc dự án (Đến 800 triệu đồng): Được phép áp dụng hình thức Chỉ định thầu.
Gói thầu hàng hóa, phi tư vấn, xây lắp, hỗn hợp thuộc dự án (Đến 2 tỷ đồng): Được phép áp dụng hình thức Chỉ định thầu.
Gói thầu hàng hóa thông dụng (Đã sẵn có trên thị trường): Áp dụng hình thức Chào hàng cạnh tranh.
Gói thầu quy mô lớn (Vượt hạn mức chỉ định thầu và chào hàng cạnh tranh): Bắt buộc áp dụng hình thức Đấu thầu rộng rãi (cơ chế mặc định) hoặc Đấu thầu hạn chế.
Từ 2026, các giá trị mua sắm có thay đổi:
- Tăng hạn mức gói dự toán mua sắm: Hạn mức chỉ định thầu được nâng từ mức cũ là 300 triệu đồng lên thành 500 triệu đồng.
- Tăng hạn mức gói thuộc dự án (Hàng hóa, xây lắp): Hạn mức chỉ định thầu được nâng mạnh gấp đôi, từ mức cũ là 1 tỷ đồng lên thành 2 tỷ đồng.
5. Hướng dẫn chi tiết quy trình mua sắm trên 50 triệu đến dưới 100 triệu đồng
Quy trình này áp dụng cho các hoạt động mua sắm thiết bị, hàng hóa có giá trị trong khoảng từ 50 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng. Mục tiêu là đảm bảo chọn được nhà cung cấp uy tín, giá cả cạnh tranh và đầy đủ tính pháp lý.
Bước 1: Tiếp nhận và phê duyệt đề nghị mua sắm
- Lập đề nghị: Đơn vị có nhu cầu trang cấp thiết bị lập Giấy đề nghị mua sắm (ghi rõ danh mục, thông số kỹ thuật, số lượng, mục đích sử dụng).
- Thẩm định: Phòng Kế hoạch – Tài vụ tiếp nhận, đối chiếu với kế hoạch ngân sách và quy định hiện hành.
- Phê duyệt: Phòng Kế hoạch – Tài vụ trình Thủ trưởng đơn vị phê duyệt chủ trương mua sắm.
Bước 2: Thực hiện lựa chọn nhà cung cấp (Mua sắm)
Sau khi có phê duyệt chủ trương, quy trình thực hiện như sau:
- Thu thập báo giá: Bộ phận Quản trị (Cơ sở vật chất) phối hợp với đơn vị có nhu cầu thu thập ít nhất 03 báo giá từ 03 đơn vị cung cấp khác nhau để đảm bảo tính cạnh tranh.
- Thành lập Hội đồng chọn giá:
Đại diện Lãnh đạo trường (Chủ tịch Hội đồng).
Trưởng phòng Kế hoạch – Tài vụ (Kế toán trưởng).
Đại diện Bộ phận Quản trị, Bộ phận Tài vụ.
Đại diện đơn vị có nhu cầu mua sắm.
- Lập Biên bản chọn giá: Hội đồng họp, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp có báo giá phù hợp nhất về cả chất lượng và giá cả.
- Ký kết hợp đồng: Nếu hàng hóa yêu cầu lắp đặt, cấu hình phức tạp, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng kinh tế. Nếu hàng hóa đơn giản, có thể thực hiện theo biên bản chọn giá và đơn đặt hàng.
Bước 3: Nghiệm thu
- Thành lập Hội đồng nghiệm thu: Lãnh đạo trường, Trưởng phòng Kế hoạch – Tài vụ, Bộ phận Quản trị, Bộ phận Tài vụ và đơn vị thụ hưởng.
- Nghiệm thu thực tế: Kiểm tra đối chiếu hàng hóa thực tế so với yêu cầu kỹ thuật, hợp đồng/biên bản chọn giá.
Bước 4: Bàn giao
- Lập Biên bản nghiệm thu và bàn giao.
- Kế toán tài sản lập Biên bản giao nhận tài sản cố định (nếu hàng hóa đạt tiêu chuẩn tài sản cố định theo quy định).
Bước 5: Hoàn tất thủ tục thanh toán
Phòng Kế hoạch – Tài vụ chịu trách nhiệm tập hợp toàn bộ hồ sơ bao gồm:
- Giấy đề nghị mua sắm (đã phê duyệt).
- 03 Bản báo giá.
- Biên bản chọn giá của Hội đồng.
- Hợp đồng kinh tế (nếu có) và Thanh lý hợp đồng.
- Hóa đơn tài chính, Biên bản nghiệm thu và bàn giao.
Thanh toán: Thực hiện giải ngân thanh toán cho đơn vị cung cấp theo điều khoản hợp đồng/thỏa thuận.
Lưu ý quan trọng để tối ưu quy trình mua sắm trong doanh nghiệp:
- Tính minh bạch: Luôn ưu tiên việc so sánh ít nhất 3 báo giá để tránh tình trạng chỉ định thầu sai quy định hoặc giá cao hơn thị trường.
- Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ (đặc biệt là Biên bản chọn giá và Biên bản nghiệm thu) cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác quyết toán và kiểm toán định kỳ.
- Số hóa: Đối với doanh nghiệp/tổ chức có quy mô lớn, việc áp dụng các phần mềm quản lý quy trình sẽ giúp tự động hóa khâu trình ký và lưu trữ hồ sơ, giảm thiểu thủ tục giấy tờ thủ công.
>>Xem thêm: KPI cho nhân viên mua hàng: Hướng dẫn xây dựng & triển khai hiệu quả [Kèm mẫu excel]
6. AMIS Quy trình và AMIS Mua hàng, bộ giải pháp tự động hóa quy trình mua sắm trong doanh nghiệp
Bộ giải pháp AMIS Quy trình & AMIS Mua hàng giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình mua sắm hàng hóa trên một hệ thống. Trong đó, AMIS Quy trình hỗ trợ thiết lập luồng đề xuất, phê duyệt và kiểm soát các bước; còn AMIS Mua hàng giúp quản lý nghiệp vụ mua hàng chi tiết từ yêu cầu mua, báo giá, nhà cung cấp đến đơn mua và tiến độ thực hiện.
Bộ giải pháp giúp toàn bộ luồng vận hành từ xác định nhu cầu, lập đề nghị báo giá, phê duyệt, ký kết hợp đồng đến kiểm tra hàng hóa và thanh toán đều được thực hiện nhanh chóng, chính xác và minh bạch trên cùng một nền tảng.
Với bộ giải pháp, doanh nghiệp có thể:
- Chuẩn hóa luồng đề nghị và phê duyệt mua hàng với AMIS Quy trình: Doanh nghiệp dễ dàng thiết lập các bước duyệt theo phòng ban, giá trị đơn hàng, nhóm hàng hóa hoặc cấp quản lý, đảm bảo mọi đề xuất mua hàng đều đi đúng người, đúng bước, đúng thẩm quyền.
- Tự động chuyển giao công việc giữa các bộ phận: Khi một bước được hoàn tất, hệ thống tự động chuyển tiếp đến người phụ trách tiếp theo như quản lý bộ phận, mua hàng, kho hoặc kế toán, giúp hạn chế bỏ sót việc và giảm thời gian chờ xử lý.
Điểm khác biệt nổi bật của AMIS Mua hàng và AMIS Quy trình nằm ở khả năng tích hợp AI thông minh hỗ trợ tư vấn thiết kế quy trình, giám sát tuân thủ và phân tích dữ liệu mua sắm. Nhờ đó, giải pháp đã được hơn 350.000 doanh nghiệp Việt tin dùng.
5 lợi ích tiêu biểu của MISA AMIS Mua hàng:
- Quản lý tập trung yêu cầu mua hàng với AMIS Mua hàng: Các phòng ban có thể tạo yêu cầu mua sắm trên hệ thống, ghi rõ mặt hàng, số lượng, mục đích sử dụng, thời gian cần hàng và ngân sách dự kiến, giúp bộ phận mua hàng tổng hợp nhu cầu nhanh và chính xác hơn.
- So sánh báo giá và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu: AMIS Mua hàng hỗ trợ quản lý thông tin nhà cung cấp, tổng hợp báo giá, theo dõi lịch sử giao dịch và đánh giá nhà cung cấp theo dữ liệu thực tế.
- Theo dõi tiến độ mua hàng tức thời: Nhà quản lý có thể nắm được đề nghị nào đang chờ duyệt, đơn mua nào đang thực hiện, hàng đã nhập kho chưa, từ đó kịp thời xử lý các điểm nghẽn.
- Liên thông dữ liệu phục vụ nhập kho, thanh toán và đối chiếu: Dữ liệu mua hàng được kết nối với các bộ phận liên quan như kho, kế toán, bán hàng, giúp giảm nhập liệu thủ công, hạn chế sai lệch chứng từ và hỗ trợ đối chiếu công nợ, chi phí chính xác hơn.
- Lưu trữ hồ sơ mua hàng đầy đủ, dễ truy xuất: Toàn bộ đề nghị mua hàng, báo giá, phê duyệt, hợp đồng, chứng từ nhập hàng và thông tin thanh toán được lưu tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu khi cần kiểm tra, đối chiếu hoặc kiểm toán nội bộ.
Hơn 350.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Tập đoàn Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Kết luận
Hoạt động mua sắm (Procurement) đóng vai trò nền tảng, là “trái tim” giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tối ưu hóa hiệu quả chi phí. Đặc biệt, với các gói thầu trên 50 triệu đồng, việc tuân thủ quy trình chặt chẽ, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính pháp lý và tối ưu hóa lợi ích kinh tế trong dài hạn.
Để nâng tầm hoạt động mua sắm, việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang số hóa là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp hiện đại. Với bộ giải pháp AMIS Quy trình & AMIS Mua hàng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự động hóa luồng đề xuất, phê duyệt, theo dõi tiến độ và lưu trữ hồ sơ một cách khoa học.
