Kế hoạch mua hàng giúp doanh nghiệp xác định đúng nhu cầu, ngân sách, thời điểm mua và nhà cung cấp phù hợp trước khi phát sinh đơn hàng. Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp hạn chế tình trạng mua thừa, mua thiếu, tồn kho cao, chậm tiến độ sản xuất hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ chia sẻ mẫu kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp 2026, kèm hướng dẫn lập kế hoạch và các lỗi thường gặp cần tránh để tối ưu hoạt động mua sắm.
| [Tải miễn phí] MẪU KẾ HOẠCH MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 2026 |
1. Kế hoạch mua hàng cần có những nội dung nào?
Kế hoạch mua hàng là tài liệu hoặc lộ trình giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu mua sắm, thời điểm, số lượng, ngân sách và nhà cung cấp cho từng loại hàng hóa/dịch vụ nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, tối ưu chi phí.
Mục tiêu lập kế hoạch là định hướng rõ ràng cho quá trình xây dựng kế hoạch, nhằm đảm bảo mọi hoạt động được triển khai đúng hướng, hiệu quả và phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
Một số mục tiêu chính khi lập kế hoạch:
- Xác định nhu cầu cụ thể (về hàng hóa, nhân lực, tài chính, thời gian…)
- Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí
- Phân công công việc rõ ràng và kiểm soát tiến độ
- Giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện
- Đảm bảo hoạt động liên tục, nhất quán với mục tiêu chung của tổ chức
Mỗi một kế hoạch mua hàng của các doanh nghiệp đều có những nội dung tuỳ chỉnh khác nhau nhưng chủ yếu các nội dung chính sẽ bao gồm:
- Danh mục hàng hóa/dịch vụ cần mua
- Số lượng và thời gian mua dự kiến
- Ngân sách dự kiến
- Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp
- Hình thức và điều kiện mua hàng (giá cả, thanh toán, giao hàng…)
- Phân công trách nhiệm và tiến độ thực hiện
- Rủi ro và phương án xử lý
Xem thêm: Mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel cho doanh nghiệp chuẩn 2026
2. Hướng dẫn lập mẫu kế hoạch mua hàng hiệu quả
Lập kế hoạch mua hàng là bước đi đầu tiên và mang tính chiến lược trong quy trình mua sắm của doanh nghiệp. Một kế hoạch mua hàng bài bản không chỉ giúp tối ưu chi phí, chủ động nguồn cung mà còn góp phần đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn.
Để lập kế hoạch mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai theo các bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng
Đây là bước nền tảng, giúp kế hoạch mua hàng bám sát thực tế. Phòng mua hàng cần phối hợp với các bộ phận như sản xuất, kho, kỹ thuật, hành chính… để tổng hợp đầy đủ nhu cầu.
- Gửi biểu mẫu đề xuất mua hàng đến các bộ phận liên quan.
- Thu thập thông tin: loại hàng hóa, mục đích sử dụng, số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Ưu tiên các mặt hàng cấp thiết, tránh mua hàng không có nhu cầu thực.
- Kiểm tra lại tồn kho trước khi lên kế hoạch mua mới.
Ví dụ: Phòng sản xuất dự kiến cần 500kg nguyên liệu A trong tháng tới, trong kho hiện còn 100kg → Lập kế hoạch mua bổ sung 400kg.
Bước 2: Lập bảng kế hoạch chi tiết
Sau khi tổng hợp nhu cầu, bộ phận mua hàng tiến hành lập bảng kế hoạch chi tiết với đầy đủ thông tin để tiện theo dõi và trình duyệt.
Nội dung cần có trong bảng kế hoạch:
- STT: Số thứ tự
- Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ tên, mã hàng nếu có
- Đơn vị tính: Kg, cái, bộ, lít…
- Số lượng dự kiến mua
- Thời điểm cần sử dụng: Theo tuần/tháng
- Ngân sách dự kiến: Dựa vào giá mua năm trước hoặc báo giá tham khảo
- Nguồn ngân sách: Ngân sách phòng ban, dự án hoặc công ty chi trả
Mẹo: Nên chia thành bảng theo từng kỳ: theo tháng, theo quý để dễ kiểm soát và điều chỉnh.
Bước 3: Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có được mức giá tốt, chất lượng ổn định và hạn chế rủi ro trong giao hàng.
Các hoạt động cần thực hiện:
- Tìm kiếm nhà cung cấp mới nếu chưa có sẵn
- Lấy báo giá từ ít nhất 2–3 đơn vị để so sánh
- Đánh giá các tiêu chí:
- Uy tín, thương hiệu
- Giá cả, chiết khấu
- Điều khoản thanh toán
- Thời gian và phương thức giao hàng
- Chính sách bảo hành, đổi trả
Kết quả đánh giá sẽ được ghi chú lại để chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất cho từng mặt hàng.
Bước 4: Phân công thực hiện và xác định tiến độ mua hàng
Khi kế hoạch được phê duyệt, cần phân công rõ ràng nhiệm vụ và thời hạn cho từng bước trong quá trình mua hàng để tránh chậm trễ.
Nội dung phân công nên gồm:
- Người phụ trách theo dõi từng đơn hàng
- Thời gian hoàn tất việc đặt hàng
- Thời hạn giao nhận
- Người tiếp nhận, kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa
- Đầu mối thanh toán và lưu trữ chứng từ
Gợi ý: Có thể sử dụng phần mềm quản lý mua hàng như AMIS Mua hàng để tự động hóa quy trình mua hàng và kiểm soát tiến độ chặt chẽ.
Bước 5: Theo dõi, cập nhật và điều chỉnh kế hoạch
Sau khi kế hoạch đi vào thực hiện, bộ phận mua hàng cần theo dõi sát sao tiến độ để đảm bảo đơn hàng được giao đúng, đủ và đúng chất lượng.
Nội dung cần cập nhật:
- Trạng thái từng mặt hàng: Đã đặt hàng / Chờ giao / Đã nhận / Hoàn tất
- Lý do trễ hạn (nếu có): Nhà cung cấp thiếu hàng, thời tiết, vận chuyển…
- Ghi chú điều chỉnh: tăng/giảm số lượng, thay đổi nhà cung cấp
- Tổng hợp báo cáo định kỳ gửi ban giám đốc hoặc các bộ phận liên quan
Lưu ý: Sau mỗi đợt mua hàng, nên đánh giá lại hiệu quả kế hoạch để cải tiến cho những lần tiếp theo.
Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng quy trình mua hàng chuẩn trong doanh nghiệp
3. Tải mẫu kế hoạch mua hàng miễn phí
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu kế hoạch mua hàng chuẩn, dễ sử dụng và có thể áp dụng ngay cho doanh nghiệp mình, thì đừng bỏ qua tài liệu dưới đây. Chúng tôi đã thiết kế mẫu kế hoạch mua hàng đầy đủ các trường thông tin cần thiết, phù hợp với cả doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
Mẫu kế hoạch mua sắm tài sản cố định
Mẫu kế hoạch mua sắm tài sản vật tư văn phòng
4. Các lỗi thường gặp khi lập kế hoạch mua hàng và cách khắc phục
Kế hoạch mua hàng nếu được lập thiếu dữ liệu hoặc thiếu phối hợp giữa các bộ phận có thể khiến doanh nghiệp mua sai nhu cầu, tăng tồn kho, gián đoạn sản xuất và khó kiểm soát chi phí. Dưới đây là những lỗi phổ biến doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch mua hàng.
Không xác định rõ nhu cầu thực tế
- Biểu hiện: Kế hoạch mua hàng được lập dựa trên ước lượng, cảm tính hoặc số liệu cũ, chưa đối chiếu với nhu cầu của các bộ phận như sản xuất, kho, kinh doanh, vận hành.
- Hậu quả: Doanh nghiệp dễ mua thừa gây tồn kho, chiếm dụng vốn hoặc mua thiếu khiến hoạt động sản xuất, kinh doanh bị gián đoạn.
- Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần thu thập đề nghị mua hàng từ các bộ phận liên quan, đối chiếu với tồn kho thực tế, kế hoạch sản xuất và dữ liệu tiêu thụ trước đó để xác định nhu cầu mua chính xác hơn.
Thiếu dữ liệu tồn kho chính xác
- Biểu hiện: Bộ phận mua hàng không nắm được số lượng tồn kho thực tế, hàng đang đặt, hàng sắp về hoặc mức tồn kho tối thiểu của từng mặt hàng.
- Hậu quả: Doanh nghiệp có thể đặt hàng không phù hợp, dẫn đến dư thừa nguyên vật liệu, thiếu hàng khi cần gấp hoặc phát sinh chi phí lưu kho không cần thiết.
- Cách khắc phục: Cần cập nhật tồn kho định kỳ, kiểm kê và đối soát dữ liệu thường xuyên. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho có cảnh báo tồn kho tối thiểu, đồng thời phân quyền nhập, xuất kho rõ ràng để hạn chế sai lệch số liệu.
Không có tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp rõ ràng
- Biểu hiện: Doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp theo thói quen, giá rẻ hoặc quan hệ sẵn có mà chưa đánh giá đầy đủ về chất lượng, thời gian giao hàng, năng lực cung ứng, chính sách thanh toán và dịch vụ hậu mãi.
- Hậu quả: Rủi ro giao hàng trễ, hàng kém chất lượng, chi phí phát sinh cao hoặc phụ thuộc quá nhiều vào một nhà cung cấp.
- Cách khắc phục: Doanh nghiệp nên xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp, lưu trữ hồ sơ và cập nhật lịch sử giao dịch thường xuyên. Với các mặt hàng quan trọng, nên có ít nhất 2 đến 3 nhà cung cấp dự phòng để giảm rủi ro đứt gãy nguồn cung.
Không lập kế hoạch theo chu kỳ phù hợp
- Biểu hiện: Hoạt động mua hàng diễn ra dồn dập, bị động hoặc không theo chu kỳ rõ ràng, khiến doanh nghiệp khó kiểm soát ngân sách, dòng tiền và sức chứa kho bãi.
- Hậu quả: Doanh nghiệp dễ phát sinh tình trạng tồn kho cao, thiếu hàng cục bộ, chi phí mua gấp tăng hoặc ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, giao hàng.
- Cách khắc phục: Cần lập kế hoạch mua hàng theo tuần, tháng, quý tùy đặc thù từng nhóm vật tư, hàng hóa. Doanh nghiệp có thể kết hợp kế hoạch mua định kỳ với mức tồn kho tối thiểu, điểm đặt hàng lại hoặc phương pháp JIT để tối ưu thời điểm mua.
Thiếu phân công rõ ràng và không theo dõi tiến độ
- Biểu hiện: Quy trình mua hàng không xác định rõ ai phụ trách từng bước như lập đề nghị, duyệt nhu cầu, tìm nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, kiểm tra chứng từ và thanh toán.
- Hậu quả: Công việc dễ bị chậm, thiếu minh bạch, khó truy trách nhiệm khi phát sinh sai sót, thậm chí tiềm ẩn rủi ro gian lận trong mua sắm.
- Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, thiết lập thời hạn xử lý và theo dõi tiến độ theo từng đơn hàng. Việc sử dụng phần mềm hoặc biểu mẫu quản lý tập trung sẽ giúp các bên cập nhật trạng thái kịp thời, xử lý phát sinh nhanh hơn và kiểm soát quy trình mua hàng minh bạch hơn.
5. Lập kế hoạch mua hàng hiệu quả, chính xác với AMIS Mua hàng
Sau khi lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ quá trình thực hiện từ lập yêu cầu mua, phê duyệt, lấy báo giá, chọn nhà cung cấp đến theo dõi tiến độ đơn. Nếu quản lý bằng Excel, email hoặc trao đổi rời rạc, bộ phận mua hàng dễ mất nhiều thời gian nhập liệu, khó kiểm soát tiến độ.
AMIS Mua hàng là giải pháp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình mua hàng, quản lý tập trung các yêu cầu mua sắm và lập kế hoạch mua hàng nhanh chóng, chính xác hơn. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từng khâu mua hàng, tối ưu chi phí và đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh.
AMIS Mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp:
- Tổng hợp yêu cầu mua hàng tập trung: Các phòng ban có thể lập yêu cầu mua hàng mọi lúc, mọi nơi. Toàn bộ nhu cầu được ghi nhận trên một hệ thống, giúp bộ phận mua hàng có dữ liệu đầy đủ để lập kế hoạch, dễ dàng kiểm tra đối chiếu.
- Số hóa đầy đủ quy trình mua hàng: Phần mềm hỗ trợ quản lý các bước từ yêu cầu mua, xét duyệt, tổng hợp báo giá, lựa chọn nhà cung cấp đến theo dõi đơn mua. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các bước phê duyệt theo nhu cầu quản lý thực tế.
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng: Hệ thống quản lý tập trung thông tin nhà cung cấp, hỗ trợ so sánh báo giá, đánh giá nhà cung cấp theo dữ liệu thực tế và gợi ý phương án lựa chọn phù hợp, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mua hàng.
- Theo dõi tiến độ mua hàng tức thời: Nhà quản lý có thể cập nhật trạng thái các đơn mua hàng mọi lúc, mọi nơi, biết yêu cầu nào đã duyệt, đơn nào đang xử lý, nhà cung cấp nào đang giao hàng để kịp thời điều phối khi phát sinh chậm trễ.
- Liên thông với AMIS Bán hàng, AMIS Kế toán…: Dữ liệu mua hàng có thể kết nối linh hoạt với các phân hệ liên quan để trao đổi thông tin nhanh hơn, giảm nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu giữa mua hàng, kế toán, bán hàng được đồng bộ hơn.
Hơn 350.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Tập đoàn Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
6. Kết luận
Mẫu kế hoạch mua hàng giúp doanh nghiệp chủ động xác định nhu cầu, ngân sách, thời điểm mua và nhà cung cấp phù hợp. Khi kế hoạch được xây dựng rõ ràng, doanh nghiệp có thể hạn chế rủi ro mua thừa, mua thiếu, tồn kho cao hoặc gián đoạn hoạt động.
Để nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp nên kết hợp mẫu kế hoạch với quy trình theo dõi tập trung và công cụ quản lý phù hợp, giúp hoạt động mua hàng minh bạch, đúng tiến độ và tối ưu chi phí hơn.
